EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Asesoweb Profesional es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada.vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.

2 CONCEPTOS BÁSICOS TABLAS BASE Formularios Tipos de expedientes EXPEDIENTES Introducción Listados Fechas

3 CONCEPTOS BÁSICOS El módulo GESTIÖN DE EXPEDIENTES, es la herramienta que ASESOWEB PROFESIONAL, S.L. propone para el seguimiento, control, mantenimiento, facturación y archivo de los diversos expedientes que se llevan en un despecho. Su integración con FACTURACIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES, la hacen una gran auxiliar para el despacho, todo ello sin embargo no impide que la aplicación por sí misma, sea el complemento ideal para cualquier despacho que trate con expedientes, administraciones, plazos administrativos, etc.. Mediante la creación de expedientes tipo, conseguimos mantener una unidad de criterio que hará que sea quien sea la persona del despacho que tome un tema, este sea tratado siempre de la misma manera; automatizándolo y evitando errores. La aplicación permite, además, la obtención de listados de clientes y expedientes, para su seguimiento Por último el programa permite llevar una agenda de tiempos, realizada con el fin de controlar cuanto se ha dedicado a cada cliente, permitiendo varios tipos de anotaciones, listados acotados por cliente, tipo de anotación, etc. 17

4 TABLAS BASE Formularios En la aplicación de Gestión de Expedientes, Formularlo es el documento redactado por el despacho, o adquirido a través de Asesoweb Profesional, que es un modelo básico de redacción, y que es usable en varios expedientes distintos Se inscriben dentro de esta denominación los modelos de Estatutos de Sociedades, contratos de arrendamiento, de compra-venta, de constitución de comunidades de bienes o sociedades civiles, instancias, escritos, etc. El formulario se redacta, mediante un editor de textos propio, como plantilla para poder ser usado y manipulado posteriormente. Se puede importar desde cualquier editor de texto ó editarlo directamente; se le da nombre, se graba y queda listo para usarse; la copia modificada quedará asociada al expediente correspondiente.

5 Tipos de expedientes Una de las diferencias fundamentales de la aplicación de Gestión de Expedientes frente a otras de las existentes en el mercado no es sólo su facilidad de uso o su integración con el resto de las aplicaciones de Asesoweb Profesional, sino la posibilidad de crear tipos de expedientes de puedan ser usados por todos los usuarios de un mismo despacho. De esta forma podemos crear un tipo de expediente, donde introduciremos cada uno de los pasos, formularios, documentos, pagos y cobros que haya que realizar, y cada vez que vayamos a realizar un expediente inscrito en ese tipo podremos ver y recoger cada uno de los procesos inscritos en el tipo de expediente. Con un ejemplo, podemos decir que para tramitar un expediente de alta en autónomos necesitaremos que el cliente nos traiga fotocopia del D.N.I., de la cartilla de la Seguridad Social, del modelo 036, deberemos cumplimentar el modelo TA.0521 y presentarlo en las oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social. Con estos datos creamos un tipo denominado ALTA EN EL RÉGIMEN DE AUTÓNOMOS, y le introducimos todos los documentos que nos tienen que entregar, todos los modelos a rellenar y los trámites a realizar, incluso hasta el precio a cobrar, y si vamos a pedir alguna provisión de fondos. Cuando viene un cliente y nos solicita que realicemos ese trámite no es necesario que recordemos todo, sino que con tan sólo crear un expediente del tipo señalado, la aplicación nos dirá cada uno de los pasos a realizar, y de los documentos a pedir, e incluso podremos recuperarlos de los documentos del cliente, o podremos coger el impreso de nuestra base de datos, o las instancias y modelos de nuestro almacén de formularios. Con este sistema, incluso un empleado que comienza a trabajar en nuestra oficina tiene un método seguro de atención a los clientes, además de permitir un seguimiento del mismo, que nos permita conocer en cualquier momento cual es la situación del mismo, si se encuentra finalizado o pendiente de la realización de algún trámite.

6 Definiremos, cada expediente paso a paso, usando los documentos, impresos y formularios ya introducidos mediante las herramientas de introducción, indicaremos los trámites a realizar e incluiremos los movimientos económicos asociados al expediente. Definiremos los tipos de expedientes que después vamos a usar. Crearemos los tipos de documentos más habituales, los asociaremos al área a la que pertenezcan, definiremos como se facturaran y si queremos fijaremos los honorarios a aplicar. Si el expediente esta creado, aquí lo seleccionaremos para modificarlo.

7 Asociaremos al expediente los diversos documentos que se deberán usar, su origen (cliente, administración, notaria etc.) y la ruta de internet (si la tiene) donde descargarlo. Ahora asociaremos los formularios

8 Indicaremos los trámites necesarios para el expediente Indicaremos los plazos, la descripción detallada de cada tramite y si son fijos los honorarios y suplidos del mismo.

9 Como ya se ha indicado anteriormente estos movimientos económicos se refieren tanto a los suplidos que se generen en la gestión de este tipo de expedientes como a las provisiones de fondos que se hayan de solicitar en los distintos momentos de existencia del trámite, y no viene referido tanto al apartado de honorarios que ya han sido recogidos directamente en el apartado de introducción del expediente para los que se facturan de forma completa, como en el apartado de trámites en el caso de que se facture dependiendo de los que se realicen. En este apartado, y para una mejor distinción en el tipo de expediente, se ha introducido la expresión cobros del despacho para referirse a aquellas provisiones de fondos que haya que solicitar cuando se vaya a tramitar un expediente de este tipo, y la expresión pagos del despacho para referirse a los suplidos que hayan de pagarse en el despacho. Tipos de expedientes creados. Una vez definidos los tipos de expedientes, es el momento de darles utilidad, mientras más precisos hayamos sido a la hora de definirlos, mayor facilidad tendremos al usarlos y mayor rendimiento les sacaremos.

10 INTRODUCCIÓN DE EXPEDIENTES Encontraremos esta pantalla: Las diversas tareas, se realizaran una vez seleccionado el expediente, mediante las pestañas inferiores. En esta ficha seleccionaremos el tipo de expediente que vamos a asociar al cliente, sus datos a efecto de comunicaciones y la situación del expediente, desde Iniciado a Resuelto, pasando por todas las fases intermedias

11 En los datos de facturación se le asignan los honorarios que le correspondan, se controlan los datos económicos del expediente que se introduce a través de las pestañas Suplidos y Provisiones, que ya veremos una vez terminado, se procede a su facturación y se indica donde quedará archivado, para su posterior localización física en el archivo.

12 Mediante esta pantalla, controlaremos toda la documentación asociada al expediente; tanto los documentos que cuando creamos el tipo de expediente le indicamos como necesarios para la resolución del expediente, como los que además sean específicos para cada caso. Controlaremos las fechas de solicitud y de recepción, indicaremos los recibidos, además de quien debe proporcionárnoslo.

13 En este lugar se encuentran los formularios que habremos asociados al expediente y que o bien los habremos creado o nos lo habrán proporcionado el organismo correspondiente

14 Ahora controlaremos los trámites, sus vencimientos y su cumplimento Controlaremos las cantidades solicitadas como provisión, su importe y el ingreso de las mismas.

15 Controlaremos las cantidades pagadas como suplido y su importe.