PROTOCOLO DE COMPRA N 5/2008 TECNOLOGÍAS PARA UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD ENLACES AL BICENTENARIO

Transcripción

1 PROTOCOLO DE COMPRA N 5/2008 SISTEMAS DE AUDIO PARA SALAS DE CLASES TECNOLOGÍAS PARA UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD ENLACES AL BICENTENARIO Para Establecimientos Educacionales de la Red Enlaces Mineduc Entre: MINEDUC Red Enlaces y NOMBRE EMPRESA

2 I N D I C E 1. INTRODUCCIÓN 3 2. EXTENSIÓN GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO Y SERVICIO TECNICO 3 3. ESPECIFICACIÓN DEL SISTEMA DE AUDIO 4 4. PROCEDIMIENTOS PARA DESPACHO, RECEPCIÓN Y GARANTÍA TÉCNICA NOTIFICACIÓN A LA EMPRESA PARA EL DESPACHO DE SISTEMAS DE AUDIO A LAS BODEGAS REGIONALES DESPACHO Y RECEPCIÓN DE SISTEMAS DE AUDIO EN LAS BODEGAS REGIONALES PAGO DE LOS SISTEMAS DE AUDIO PRESTACIÓN DEL SERVICIO TÉCNICO DE GARANTÍA SOLICITUDES DE CAMBIO DE EQUIPO O COMPONENTES 8 Julio de de 8

3 1. INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado N 5/2008 Sistemas de Audio Tecnologías para una Educación de Calidad, Enlaces al Bicentenario, regula los aspectos administrativos complementarios y de producción de los Sistemas de Audio, los procedimientos para el despacho y entrega de los Sistemas de Audio, la recepción de éstos en los lugares que determine el comprador y el pago del equipamiento adquirido mediante la Orden de Compra generada por el MINEDUC a través del portal electrónico vigente para las compras vía Convenio Marco. Los aspectos administrativos indicados en este Protocolo tienen por objeto fijar los procedimientos que regularán el cumplimiento de los servicios de provisión de sistemas de audio por parte de NOMBRE EMPRESA, especialmente en todos los aspectos que serán complementarios a las bases de Convenio Marco y a la Orden de Compra. Los aspectos de producción indicados en este Protocolo tienen por objeto especificar detalladamente los componentes que serán utilizados en la producción de sistemas de audio, consistentes en un subwoofer con amplificador interno y dos parlantes satétiles. En relación a los procedimientos, en este Protocolo se establecen: a) El procedimiento por el cual Enlaces notificará a la Empresa Proveedora los destinos finales, a lo largo de todo el país o según lo indicado en los documentos del proceso de compra directa, de los sistemas de audio adquiridos y los plazos de entrega para cada notificación. b) Los procedimientos para el despacho y la recepción de los equipos en bodegas regionales de acuerdo a lo indicado por el Ministerio para esta compra, incluyendo los procedimientos para resolver los posibles problemas que se presenten durante la recepción de los equipos y los canales formales de comunicación para estos efectos. c) El procedimiento por el cual la Empresa Proveedora notificará al Ministerio de Educación de la entrega conforme de los equipos y el procedimiento para el pago total o parcial de estos bienes. d) El procedimiento para la solicitud y prestación del servicio técnico de garantía de los equipos entregados. e) Procedimiento para efectuar solicitudes de cambio técnico en el equipo o sus componentes. Las entidades involucradas en estos procedimientos son: a) El MINISTERIO DE EDUCACIÓN (en adelante MINEDUC), comprador del equipamiento a entregar, representado por ENLACES, Centro de Educación y Tecnología. b) La Empresa Proveedora de los Sistemas de Audio (en adelante La Empresa o NOMBRE EMPRESA), empresa responsable de proveer, despachar y entregar los equipos en las bodegas regionales que determine ENLACES. c) Las BODEGAS REGIONALES, lugar de entrega del equipamiento destinado a establecimientos educacionales. Las bodegas regionales están ubicadas en las capitales regionales de las regiones 4, 5, RM, 6, 7, 8, 9, 10 y 14. d) Los ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES (en adelante EE s), destinatarios finales del equipamiento. El presente documento se entenderá parte de las condiciones estipuladas en la Orden de Compra emitida por el Ministerio de Educación a través del Portal de Compras Públicas. 2. EXTENSIÓN DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO Y SERVICIO TECNICO En acuerdo a lo dispuesto en las Bases Administrativas y Condiciones Contractuales del Convenio Marco por Video Proyectores y Equipamiento Audiovisual, que regulan las compras de estos bienes por Convenio Julio de de 8

4 Marco, y con el objeto de cautelar el cabal y oportuno cumplimiento, por un lado, en la entrega de los sistemas de audio adquiridos por el MINEDUC, y, por otro, en la prestación del servicio de garantía técnica posterior, la Empresa entregará al MINEDUC una garantía financiera adicional y complementaria cuyo alcance y vigencia cautelará el cumplimiento de la Orden de Compra más allá de la fecha de expiración de la garantía entregada por La Empresa a la DCCP y más allá de la vigencia de dicho Convenio Marco. Las condiciones de esta garantía son las siguientes: Garantía de Cumplimiento de la Orden de Compra: La Empresa, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la Orden de Compra, entregará al Ministerio de Educación cuatro Boletas de Garantías Bancarias o Vales Vistas, por la suma de $.- (.. millones de pesos), por concepto de garantizar el cumplimiento de la orden de compra y de las condiciones especiales de servicio asociados a la Orden de Compra Nº Número Orden de Compra. La Empresa entregará las cuatro Boletas de Garantía Bancaria tomadas a nombre de la Subsecretaría de Educación, bajo el concepto Para garantizar el cumplimiento de la Orden de Compra Nº Número Orden de Compra, de acuerdo al siguiente desglose: - Una Boleta de Garantía Bancaria por $. (.. millones de pesos) con una vigencia de seis meses. - Una Boleta de Garantía Bancaria de igual tipo y destinatario, por $.- ( millones de pesos) con vigencia de dieciocho meses. - Una Boleta de Garantía Bancaria de igual tipo y destinatario, por $...- (.. millones de pesos) con vigencia de treinta meses. - Una Boleta de Garantía Bancaria de igual tipo y destinatario, por $...- (.. millones de pesos) con vigencia de cuarenta meses. NOMBRE EMPRESA faculta al Ministerio de Educación a hacer efectiva estas garantías en caso de cualquier incumplimiento de las obligaciones que emanan del contrato de compraventa celebrado entre ambos, en virtud del Convenio Marco, relacionado con la entrega de los sistemas de audio en los lugares notificados por el Ministerio de Educación o con el servicio de garantía técnica posterior. Estas garantías serás liberadas por el MINEDUC y devueltas a La Empresa, a contar de veinte (20) días corridos contados desde la fecha de término de la vigencia estipulado en cada Boleta de Garantía Bancaria, siempre y cuando La Empresa haya cumplido cabalmente la Orden de Compra y la garantía técnica de los bienes y el MINEDUC haya autorizado el o los pagos por el total del monto correspondiente a los bienes adquiridos. 3. ESPECIFICACIÓN DEL SISTEMA DE AUDIO El siguiente es el detalle de especificaciones técnicas del sistema de audio adquirido por el MINEDUC a través del portal de Chilecompra, de acuerdo a la oferta técnica publicada por La Empresa en el Catálogo Marco de Video Proyectores y Equipamiento Audiovisual existente en el portal Chilecompra: Producto : Sistema de Audio MARCA MODELO Especificaciones del Producto : Sistema de Audio Marca XXXXXXX modelo XXXXXXX Potencia Subwoofer de XXXXXXX watts RMS Potencia parlantes satélites de XXXXXXX watts RMS cada uno Entradas de sonido RCA (Letf y Right) Control de volumen frontal en el subwoofer / en control independiente Control de bajos y agudos frontal / en control independiente Julio de de 8

5 4. PROCEDIMIENTOS PARA DESPACHO, RECEPCIÓN, FACTURACIÓN Y GARANTÍA La Empresa NOMBRE EMPRESA se compromete a realizar el despacho de los sistemas de audio en todas las regiones del país y a brindar el servicio técnico de garantía de acuerdo a las condiciones indicadas en este documento. A continuación se establecen los mecanismos que regulan los procesos de despacho, recepción, facturación y prestación del servicio técnico de garantía a lo largo del país; se distinguen los siguientes cuatro procedimientos, que se detallan a continuación: Notificación a La Empresa de los destinos finales para el despacho de sistemas de audio. Despacho y recepción de los sistemas de audio en las bodegas regionales. Notificación de recepción en las bodegas regionales y facturación de los sistemas de audio. Servicio técnico de garantía de los sistemas de audio NOTIFICACIÓN A LA EMPRESA PARA EL DESPACHO DE SISTEMAS DE AUDIO El MINEDUC, a través de ENLACES, no antes de diez (10) días corridos a partir de la fecha de la Orden de Compra, comenzará a notificar a La Empresa, en forma total o gradual, la cantidad de sistemas de audio a entregar en las bodegas regionales mediante una Orden de Entrega de Sistemas de Audio. El documento Orden de Entrega de Sistemas de Audio indicará la cantidad de equipos a entregar distribuidos en las bodegas regionales donde se recepcionarán los equipos, especificando los siguientes antecedentes: Bodega Regional receptora: Dirección de la bodega regional Comuna y Región Nombre y teléfono de persona contacto en la bodega regional Cantidad de Sistemas de Audio a entregar en la bodega regional La notificación de despacho mediante la Orden de Entrega de Sistemas de Audio será efectuada por ENLACES a La Empresa mediante correo electrónico y carta a la dirección de La Empresa. La notificación de bodegas regionales receptoras para el despacho de quipos se entenderá recibida por La Empresa a contar del día hábil siguiente a la fecha de envío de la carta y, a partir de dicho momento, comenzará a contar el plazo de entrega de los sistemas de audio DESPACHO Y RECEPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE AUDIO La empresa entregará los sistemas de audio en las bodegas regionales indicadas en la Orden de Entrega de Sistemas de Audio, en un plazo no superior a 45 días corridos desde cada notificación. En los casos en que La Empresa no cumpla con la entrega efectiva en el plazo indicado, el MINEDUC podrá aplicar la multa establecida en las Bases Administrativas y Condiciones Contractuales del Convenio Marco correspondiente. Esta multa podrá, a discreción del MINEDUC, ser rebajada de la factura al momento del pago correspondiente, o hecha efectiva contra las Garantías de Cumplimiento de la Orden de Compra entregadas por La Empresa. Si La empresa se ve afectada por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor que impidan la entrega de los sisteams de audio dentro de los plazos establecidos en este Protocolo, deberá informar por correo electrónico o carta de esta situación al MINEDUC adjuntando los antecedentes que respaldan la ocurrencia de estos hechos. El MINEDUC evaluará la situación y, si corresponde, ampliará el plazo de entrega por un término equivalente a la duración del impedimento, informando su respuesta por correo electrónico o carta a La Empresa en un plazo no superior a diez días hábiles desde su recepción. Julio de de 8

6 Los sistemas de audio deberán ser entregados embalados en cajas selladas. Junto con cada entrega, la Empresa debe incluir un instructivo simple en el que se explique el procedimiento e información requerida para solicitar el servicio de garantía técnica. El instructivo para el servicio de garantía debe ser confeccionado por la Empresa y visado por ENLACES con anterioridad al inicio de los despachos. La recepción conforme del equipamiento será dada exclusivamente por la persona de contacto de la bodega regional, designada por Enlaces, mediante la firma y timbre de la recepción conforme en la Guía de Despacho. La Empresa deberá agotar los mecanismos para la resolución de conflictos interactuando directamente con las bodegas regionales y la empresa de transporte a cargo de la entrega en los destinos finales. Sólo en aquellas situaciones de conflicto en que se agotaron las instancias de solución directa, La Empresa podrá escalarlas a la contraparte definida en la Red Enlaces del MINEDUC. Será responsabilidad de La Empresa comunicarse previamente con las bodegas regionales y con las personas identificadas como contacto para coordinar la fecha y hora de entrega de los equipos; siendo esta comunicación de exclusiva responsabilidad de La Empresa. Al momento de la recepción la persona designada por Enlaces en la bodega regional, se encargará de: Verificar la llegada en buenas condiciones de cada una de las cajas, es decir que estén selladas, que no se aprecien huellas de golpes o roturas. Además deberá chequear que el número de cajas coincida exactamente en cantidad y tipo especificadas en la guía de despacho y documentos anexos si los hubiere. Cualquier observación o diferencia deberá ser anotada en la guía de despacho previo a la firma. Escribir la fecha de recepción, su nombre y RUT, firmar y timbrar la Guía de Despacho; de preferencia, para mayor confirmación sobre el resultado de la entrega de bienes, podrá consignar la guía escribiendo: APROBADO, en caso de coincidir los artículos recibidos con el detalle de artículos contenidos en la Guía de Despacho y no haberse detectado anomalías en las cajas. o PENDIENTE, en caso de NO coincidir los artículos recibidos con el detalle de artículos contenidos en la Guía de Despacho o haberse detectado algún tipo de anomalía. En el caso de consignar como PENDIENTE la guía de despacho, la persona designada deberá escribir en la guía de despacho de manera clara y precisa los artículos y cantidad faltantes y/o las anomalías detectadas. Una copia de la Guía de Despacho deberá quedar en poder de la bodega regional. Cualquier observación hecha por el responsable de coordinar la recepción del equipamiento en la Guía de Despacho se asumirá del conocimiento de La Empresa y deberá ser subsanada totalmente por ésta en un plazo no superior a diez días hábiles. En caso que esto así no suceda, el MINEDUC podrá aplicar la multa señalada en el punto 4.2, por cada día de retraso en el cumplimiento de esta obligación PAGO DE LOS SISTEMAS DE AUDIO La Empresa podrá requerir al MINEDUC el pago de los bienes adquiridos en una o más facturaciones, debiendo ser la última de ellas no inferior al 10% del monto total de la Orden de Compra correspondiente. Cada pago se concretará de acuerdo a los plazos y procedimientos fijados por el Ministerio de Educación. Julio de de 8

7 Para efectos de autorizar cada pago, La Empresa deberá acreditar la recepción total y conforme en cada bodega regional de los sistemas de audio considerados en la facturación. Para ello, deberá adjuntar a la factura correspondiente, las copias originales de las guías de despacho con la consignación de recepción Aprobada de las diferentes bodegas regionales, junto al nombre, RUT y firma de la persona encargada de la recepción, más el timbre de la bodega regional. El proveedor deberá entregar a Enlaces una planilla electrónica con el detalle de entrega en las bodegas regionales. Los aspectos a incluir en dicha planilla, serán acordados entre Enlaces y la Empresa. Será requisito para la autorización del pago final la recepción total y conforme del 100% de los sistemas de audio adquiridos PRESTACIÓN DEL SERVICIO TÉCNICO DE GARANTÍA La empresa prestará el servicio técnico de garantía de acuerdo a las siguientes condiciones: a) Período de garantía: 36 meses, a partir de la fecha de recepción conforme en las bodegas regionales, indicada en la guía de despacho. b) Modalidad: Carry-In (en las oficinas del proveedor del servicio) en las capitales regionales. Los proveedores del servicio en las capitales regionales, deben corresponder a empresas que efectivamente brindan servicio técnico. c) El período de garantía regirá a contar de la fecha de recepción conforme de los equipos por parte del comprador. d) El servicio debe incluir la reparación o reemplazo del equipo o de cualquier componente de éste que no funcione correctamente. e) En aquellos casos en que se detecte una falla cubierta por la garantía dentro de un plazo de 30 días corridos posteriores a la recepción conforme, el proveedor deberá reemplazar el equipo por uno nuevo de idénticas características. f) En aquellos casos en que un equipo presente fallas, cubiertas por la garantía, por tercera vez, en un período de 12 meses, el proveedor deberá reemplazar dicho equipo por uno nuevo. g) En aquellos casos en que la reparación del equipo no sea posible, el proveedor del servicio deberá reemplazarlo por un equipo de características idénticas al defectuoso y a plena satisfacción del establecimiento educacional. h) Cuando se realicen reemplazos de equipos, el proveedor del servicio deberá dejar constancia escrita de dichos reemplazos. i) En aquellos casos en que por motivos de fuerza mayor no sea posible proveer equipos o componentes de reemplazo idénticos a los defectuosos (p.ej. si se ha discontinuado su producción), el proveedor podrá solicitar al comprador reemplazar los equipos o componentes originales por equipos o componentes de características iguales o superiores. Sin perjuicio de lo anterior, el comprador se reserva la facultad de aprobar o rechazar la solicitud de cambios. j) Cuando se produzcan reemplazos, el tiempo de garantía de los componentes o equipos de reemplazo corresponderá al tiempo de garantía que le restaba a los componentes o equipos defectuosos. k) Cualquier costo en que incurra el proveedor del servicio técnico producto de la reparación o reemplazo del equipo y/o de sus componentes, será de cargo de la empresa proveedora. l) El lugar de recepción del equipo será por defecto el lugar de retiro de éste una vez que se haya efectuado la reparación. m) La gestión de las solicitudes de garantía técnica será efectuada directamente por cada establecimiento educacional beneficiario. n) La empresa deberá entregar trimestralmente un reporte en formato electrónico con el detalle de las garantías técnicas otorgadas durante el periodo. El formato de estos reportes será acordado con el comprador con posterioridad a la adjudicación. Tiempos de Respuesta: o) El tiempo transcurrido entre la recepción de un equipo defectuoso por parte del proveedor en alguna de sus oficinas regionales y el diagnóstico definitivo y correcto de la falla, no deberá Julio de de 8

8 superar los 5 días hábiles. p) El tiempo transcurrido entre la recepción de un equipo defectuoso por parte del proveedor y la aceptación conforme de la solución por parte del establecimiento educacional (ya sea mediante reparación o reemplazo) no deberá superar los 10 días hábiles. q) En caso que por causas extremas no puedan cumplirse los plazos máximos, el proveedor del servicio deberá solicitar autorización al comprador para ampliar el plazo, y además deberá informar a la institución educacional sobre dicha situación. Asistencia Telefónica: r) Atención de solicitudes de garantía: Atención telefónica al número NÚMERO TELEFÓNICO. s) Horario de Atención: Lunes a Viernes de 8:00 a 18:00 horas SOLICITUDES DE CAMBIO DE EQUIPO O COMPONENTES Ante situaciones de fuerza mayor, debidamente justificadas y documentadas, la Empresa podrá solicitar reemplazar el equipo original o componentes de él, por otro de características iguales o superiores. Sin perjuicio de lo anterior, el comprador se reserva la facultad de aprobar o rechazar la solicitud de cambios. Enlaces podrá requerir la realización de una verificación técnica del equipo o componentes propuesto como reemplazo. Para estos efectos, La Empresa deberá poner a disposición de Enlaces el equipo o componente de reemplazo, en el lugar que Enlaces indique. El presente documento se entrega legalizado ante Notario Público. NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE EMPRESA Julio de de 8