Ayuda del usuario final de OrgPublisher

Transcripción

1 Ayuda del usuario final de OrgPublisher

2 Tabla de contenidos Tabla de contenidos Cómo usar el organigrama... 5 Cómo saber si está trabajando con un organigrama para cliente ligero o PluginX... 6 Novedad en OrgPublisher... 7 Adición de una categoría de grupos... 7 Impresión del EChart publicado como PDF Mejoras de la impresión utilizando la vista previa de impression Vista previa en estilo libro Vista previa de estilo muro Utilización de la búsqueda mediante barra de herramientas con los resultados de la Búsqueda rápida Utilización de la opción Búsqueda intelligent Visualización de la pantalla emergente de la subordinación de matriz Visualización de una cadena de commandos Funciones generales de vistas y organigramas Abrir un organigrama protegido con contraseña Abrir y mantener abierta la Vista de estilo Ajustar anchos de columna y fila en vistas Buscar información con la Vista de árbol Buscar información con la Vista de lista Copiar la Vista de resumen Copiar un hipervínculo a una persona del organigrama Descripción de la leyenda de organigrama Descripción de los subtítulos de vista de perfil Enviar el organigrama a Microsoft PowerPoint Establecer principio de organigrama Incrustar o copiar organigramas Ir al principio del organigrama mostrado Ordenar la vista de lista Seleccionar opciones de detalle Utilizar el desplazamiento de hacer clic y arrastrar /13/2015 2

3 Tabla de contenidos Mejora de desplazamiento de OrgPublisher Utilizar los indicadores de símbolo en la Vista de árbol Utilizar OrgPublisher en modo de accesibilidad Ver el Perfil emergente Buscar y trabajar con grupos Abrir un grupo seleccionado en la vista de organigrama Agregar un nuevo grupo a la ficha Mis grupos Adición de un grupo mediante el menú del botón derecho del ratón.. 32 Agregar una persona a un grupo en la ficha Mis grupos Buscar en organigramas Cómo resaltar resultados de la búsqueda o grupos en la Vista de organigrama Editar una definición de grupo desde la ficha Mis grupos Eliminar un grupo de la ficha Mis grupos Eliminar una persona de un grupo en la ficha Mis grupos Enviar correo electrónico a un grupo de la ficha Mis grupos Exportar e importar grupos desde la ficha Mis grupos Exportar un grupo Importar un grupo Guardar perfiles lado a lado como un grupo Utilización de la ficha Mis grupos en el diálogo Buscar Ver resultados de búsquedas en Microsoft Excel Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Crear y editar una lista de personalización de página estilo libro Enviar el organigrama a Microsoft PowerPoint Imprimir la leyenda de un organigrama Impresión de un gráfico de análisis de la fuerza de trabajo Personalización de la información del encabezado y del pie de página impreso Realizar una vista previa de un organigrama de estilo libro e imprimirlo.. 48 Realizar una vista previa de un organigrama de estilo muro e imprimirlo 51 Seleccionar las páginas que desea imprimir en la vista previa de estilo libro Trabajar con planificación organizativa para administradores /13/2015 3

4 Tabla de contenidos Abrir un organigrama de planificación Administración de organigramas de planificación Crear nuevo organigrama de planificación Selección de niveles para organigramas de planificación Eliminar un organigrama de planificación Guardar un organigrama de planificación Trabajar con planificación de sucesión para administradores Adición a un recuadro de un Candidato a la sucesión Búsqueda de recuentos de sucesión de personas Búsqueda de sucesores en un recuadro Creación de perfiles lado a lado Creación de un nuevo organigrama de planificación Guardar perfiles lado a lado como un grupo Impresión de una matriz de nueve recuadros Visualización de la matriz de nueve recuadros /13/2015 4

5 Cómo usar el organigrama Cómo usar el organigrama En estas páginas encontrará información que le ayudará a aprovechar las numerosas funciones del organigrama publicado con OrgPublisher. Puede que todas estas funciones no se encuentren disponibles, en función de las opciones elegidas por su administrador de organigramas. Nota: Los organigramas en tiempo real publicados tienen funciones de búsqueda de un solo campo; no disponen de las funciones de búsqueda compleja o por grupos y para guardar Mis grupos. Además, los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función de informes de resumen. Si como administrador va a publicar organigramas de modelado o sucesión activados para planificación, el organigrama publicado contendrá una barra de herramientas específica con un botón de Planificación. Este botón podría tener una apariencia diferente en función de si el organigrama publicado está activado para modelado y sucesión de organigramas o solo para una de las opciones de planificación. Haga clic en el botón si usted o planificadores designados desean crear, abrir y eliminar organigramas de planificación para la planificación de modelado o sucesión organizativa. En un organigrama de planificación se proporciona ayuda en línea adicional para el planificador. Consulte el tema Trabajar con OrgPlan para administradores. Al abrir un organigrama publicado en el navegador, podrá ver un organigrama que incluya fotografías y otra información relevante. Además, podrá ver una Vista de lista, que se utiliza con frecuencia como lista telefónica actualizada; una Vista de perfil, que muestra con frecuencia una fotografía e información adicional sobre un empleado; o la Vista de resumen, que proporciona información numérica como el importe de ventas en dólares, los porcentajes o una versión gráfica de los totales del resumen. Si el administrador de organigramas activa las funciones, se puede enviar un organigrama a Microsoft PowerPoint mediante la función de vista previa y también visualizar los resultados de la búsqueda en Microsoft Excel. Según las funciones que el administrador haya activado, podrá realizar diversas tareas mediante los botones de la barra de herramientas o utilizar la Vista de búsqueda, a la que se accede mediante la Vista de lista, para crear y guardar sus propios grupos y utilizar muchas otras funciones. Los organigramas en tiempo real no cuentan con las siguientes funciones: informes analíticos/de resumen búsqueda compleja búsqueda basada en grupos 3/13/2015 5

6 Cómo usar el organigrama Al abrir un organigrama en tiempo real, no puede llevar a cabo búsquedas complejas para crear grupos, acceder a reportes de resumen o guardar sus propios grupos. Cómo saber si está trabajando con un organigrama para cliente ligero o PluginX El administrador de organigramas puede haber publicado el organigrama para clientes ligeros, en cuyo caso el uso de algunas funciones puede ser limitado. Haga clic en el botón OrgPublisher de la barra de herramientas. El cuadro de texto Acerca de indica si está utilizando un organigrama PluginX o para clientes ligeros. El formato de organigrama de cliente ligero permite al administrador publicar un organigrama sin agregar controles adicionales a su PC, pero algunas de las funciones de OrgPublisher no estarán completamente activadas. Consulte los detalles en la lista siguiente. Hay varias razones por las que debe saber si está trabajando con un organigrama para clientes ligeros. En función de las opciones elegidas por el administrador, todas las vistas estarán disponibles excepto la Vista de árbol. Puede copiar un organigrama con solo utilizar las opciones de menú Editar>Seleccionar todo>copiar de su navegador. Puede copiar únicamente los registros visibles de una lista de resultados de la búsqueda seleccionando la lista y utilizando la opción de menú Editar>Copiar. La Vista de búsqueda no contiene un panel Vista de lista independiente. No puede mover las vistas ni cambiar el tamaño de las mismas. Puede utilizar el botón Imprimir de la barra de herramientas para imprimir solo la Vista de organigrama como estilo libro, mediante un documento PDF (Portable Document Format) de Adobe. Se puede hacer clic en enlaces del organigrama o de la Vista de perfil, pero no estará disponible la lista de Smart Links (una lista de todos los enlaces asociados a ese campo). La ficha Mis grupos no estará disponible y no podrá guardar ni editar grupos especiales en el cliente ligero. La función Enviar mensaje a grupo no estará disponible. No podrá utilizar el zoom en la Vista de organigrama. Si tiene cualquier duda sobre su organigrama, consulte al administrador del mismo. 3/13/2015 6

7 Novedad en OrgPublisher Ayuda del usuario final de OrgPublisher Novedad en OrgPublisher OrgPublisher incluye las nuevas funciones indicadas a continuación. Con las nuevas funciones de la Vista previa de impresión puede mejorar el diseño de los organigramas impresos. Si así lo habilita su administrador, podrá enviar un EChart publicado a PDF para imprimirlo, ver una pantalla emergente para informes con varias relaciones y mucho más. Adición de una categoría de grupos Ahora puede agregar categorías de grupo a su organigrama para así clasificar aquellos grupos que presenten un tema común, como por ejemplo, en el caso de una empresa multinacional, grupos por país o elementos de Recursos Humanos como jubilaciones o grupo étnico. 1. Abra la ficha Grupos del cuadro de diálogo Buscar haciendo clic en haciendo clic en el botón Búsqueda Grupos. avanzada y seleccionando la ficha 2. Haga doble clic en el nombre del grupo para el que desea crear una categoría. Se abrirá el cuadro de diálogo del Editor de grupos. 3. En el campo Categoría opcional, escriba el nombre de la categoría que desea añadir. El nombre de la categoría aparecerá en el Campo de búsqueda del registro que muestra el criterio de grupo seleccionado. Nota: No es posible realizar búsquedas en el nombre de la categoría. El Valor, o nombre del grupo, es el campo en el que pueden realizarse búsquedas. 3/13/2015 7

8 Novedad en OrgPublisher Figure Haga clic en Guardar. La ficha Grupos vuelve a mostrarse con el nuevo nombre de la categoría, y con el nombre del grupo con sangría debajo del mismo. Cuando se encuentra seleccionada, el nombre de la Categoría aparece resaltada en color verde. Figure 2. Cuando se encuentra seleccionado, el nombre del Grupo aparece resaltado en color verde. 3/13/2015 8

9 Novedad en OrgPublisher Figure Repita los pasos 2-4 para agregar categorías adicionales. Si desea utilizar una categoría existente, haga clic en la flecha desplegable del campo Categoría y seleccione el nombre que desea utilizar. Figure 4. La Vista de grupos muestra los grupos con sangría bajo el nombre de la categoría asociada. La lista Vista de grupos muestra primero los nombres de categoría en orden alfabético, seguidos del grupo asociado con el nombre de la categoría en orden alfabético, y a continuación los grupos sin categorías en orden alfabético. 3/13/2015 9

10 Novedad en OrgPublisher Figure 5. Impresión del EChart publicado como PDF Cuando el EChart publicado se encuentra abierto y se muestra el botón Enviar a PDF se muestra en la barra de herramientas, puede imprimir el organigrama como PDF. Nota: Esta función está disponible únicamente para ECharts publicados, pero puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 1. Abra el organigrama publicado. Asegúrese de que el botón Enviar a PDF se encuentra habilitado, tal y como se resalta en el ejemplo que aparece a continuación. 2. Haga clic en el botón para crear un archivo PDF del organigrama. Se abrirá un cuadro de diálogo que le permitirá seleccionar el Número de niveles de organigrama que desea imprimir. Además, podrá seleccionar si desea o no Incluir índice, una versión de la Vista de lista. 3. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de realizar sus selecciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Descarga de archivo. Podrá Abrir el PDF de forma inmediata o Guardar el documento en la carpeta que seleccione. 3/13/

11 Novedad en OrgPublisher Cuando abra el PDF el índice aparecerá al principio del documento, en caso de que optara por incluir un índice. A continuación aparecerá el organigrama publicado, mostrando el número de niveles que hubiera seleccionado. Mejoras de la impresión utilizando la vista previa de impression Las funciones de Vista previa de impresión de OrgPublisher se han mejorado para proporcionar más opciones de impresión de organigramas. Podrá ver más información de todas las mejoras en los temas Obtener una vista previa de un organigrama estilo libro y Obtener una vista previa de un organigrama estilo muro. Al trabajar con un organigrama de Cliente ligero publicado, OrgPublisher ofrece también una opción emergente de seleccionar el número de niveles que desea imprimir. Vista previa en estilo libro Las vistas previas de estilo muro y de estilo libro ahora contienen un botón Configuración de impresión cliente de impresión. para facilitarle el acceso a su La vista previa de Estilo libro ahora ofrece la posibilidad de imprimir todos los niveles del organigrama utilizando el botón Niveles. El cuadro de diálogo Configuración de impresión en estilo libro incluye el botón Encabezado/pie de página para abrir el cuadro de diálogo Opciones de impresión de encabezado/pie de página para configurar la visualización del encabezado y el pie de página. Vista previa de estilo muro La Vista previa de estilo muro se ha configurado para incluir los controles de vista previa y de impresión en la parte superior de la ventana. Los controles contienen también una sección con miniaturas que le dan una idea de la apariencia que tendrá su organigrama cuando seleccione un diseño determinado. Figure 6. 3/13/

12 Novedad en OrgPublisher Las miniaturas muestran un elemento de información sobre la herramienta, que presenta el porcentaje de zoom necesario para que el organigrama quepa en una página. La primera miniatura muestra el ajuste predeterminado actual para la vista previa. Las miniaturas se ordenan situando al principio aquella que presenta un porcentaje más alto (menos reducción). Sin embargo, si una miniatura está dentro del 5% de la miniatura que la precede, OrgPublisher comprobará cuál es la miniatura más cuadrada, emplazándola al principio de la lista. Haga clic en la miniatura que desea utilizar, y su diseño se mostrará en el panel de vista previa. Figure 7. El diseño predeterminado del organigrama en la vista previa de Estilo muro está basada en el número de niveles mostrados en la Vista de organigrama. Si se muestran dos niveles: o Si hay 8 o menos subordinados directos, se utiliza el diseño 1 del organigrama. o Si hay 8 o más subordinados directos, se utiliza el diseño 4 del organigrama. Si se muestran 3 o más niveles, se utiliza el diseño 2 del organigrama. 3/13/

13 Novedad en OrgPublisher Si acepta la configuración de vista previa Estilo muro predeterminada, no se realiza ningún tipo de comprobación con respecto al tamaño del organigrama cuando se abre la vista previa. Si selecciona una de las miniaturas de Estilo muro sugeridas, OrgPublisher comprobará si el organigrama debe reducirse en un 50% para que quepa en una única página al obtener la vista previa. En caso de ser así, el zoom se define en el 80%. En el resto de casos, la opción predeterminada es zoom para ajustar. Además, la vista previa de Estilo muro incluye nuevos botones: - abre el cuadro de diálogo Configuración de impresión de su sistema para seleccionar la impresora, el tamaño del papel, la orientación y el origen. - elimina todas las modificaciones realizadas en el diseño de vista previa, y vuelve al diseño predeterminado de OrgPublisher. - presenta opciones, en función del diseño seleccionado, de optimización del diseño de organigrama de la página. Recuadros compactos: reduce el tamaño del recuadro, el tamaño del campo y las líneas de las flechas de navegación; reduce la sombra del recuadro. Usar fuente estrecha: cambia la fuente a Arial Narrow 8 puntos. Situar a los empleados en el recuadro con el gerente: activa la función Creación automática; disponible únicamente cuando está visible un recuadro de nodo de hoja. Ocultar campos secundarios: activa el modo de Creación compacta. Personalizar: habilitada si está seleccionada la opción Ocultar campos secundarios; abre el cuadro de diálogo Seleccione los campos que desea imprimir, mostrando los campos de recuadro para mostrarlos u ocultarlos. El valor predeterminado es imprimir únicamente el título y el nombre del recuadro. Nota: Si en el organigrama se utilizó el Editor de Diseño avanzado del recuadro, las opciones Ocultar campos secundarios y Personalizar no estarán disponibles. Figure 8. 3/13/

14 Novedad en OrgPublisher - abre la barra de herramientas formato de Vista previa de estilo libro para definir el principio del organigrama, seleccionar el diseño, mover recuadros, etc. Utilización de la búsqueda mediante barra de herramientas con los resultados de la Búsqueda rápida La función sencilla de búsqueda de barra de herramientas del organigrama publicado se ha modificado para que proporcione resultados más detallados. 1. Escriba una o varias palabras o iniciales en el campo de la barra de herramientas Buscar. Figure Haga clic en el botón Ir para empezar a desplazarse por el organigrama. Esta función buscará de recuadro en recuadro la siguiente instancia de un registro correspondiente. Aparecerá una lista de los resultados coincidentes en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda rápida bajo la barra de herramientas. Los caracteres introducidos para la búsqueda aparecerán en negrita. Figure Podrá seleccionar un registro directamente, o hacer clic en el botón Detalles para visualizar más información de los resultados mostrados. Haga clic en el botón Lista encontrados. para volver a visualizar únicamente los registros 3/13/

15 Novedad en OrgPublisher 4. Para volver a utilizar búsquedas anteriores, haga clic en la flecha abajo y seleccione el elemento de búsqueda que desee. Para borrar la lista de búsqueda, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el botón y seleccione Borrar lista. Utilización de la opción Búsqueda intelligent El cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda rápida puede utilizarse en una opción de Búsqueda inteligente al anclar los resultados de la búsqueda a la Vista de búsqueda. 1. Escriba una o varias palabras o iniciales en el campo de la barra de herramientas Buscar. 2. Haga clic en el botón Ir para empezar a desplazarse por el organigrama. Esta función buscará de recuadro en recuadro la siguiente instancia de un registro correspondiente. Aparecerá una lista de los resultados coincidentes en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda rápida bajo la barra de herramientas. Los caracteres introducidos para la búsqueda aparecerán en negrita. Figure Haga clic en el botón Tachuela del cuadro de diálogo. Se abrirá la Vista de búsqueda, mostrando la lista de Resultados de la búsqueda rápida. 3/13/

16 Novedad en OrgPublisher Figure 12. Cuando ancle los Resultados de la búsqueda rápida a la Vista de búsqueda, OrgPublisher identifica este método como el modo Búsqueda inteligente por la apariencia del botón en forma de V. Pase el cursor del ratón sobre el botón para ver una sugerencia que le indicará cómo cambiar al modo Búsqueda avanzada. 4. Podrá seleccionar un registro directamente, o hacer clic en el botón Detalles para visualizar más información de los resultados mostrados. Haga clic en el botón Lista encontrados. para volver a visualizar únicamente los registros Si selecciona el botón Detalle, la Vista de búsqueda inteligente muestra columnas de datos adicionales. Figure Podrá realizar una búsqueda de nuevo incorporando nuevas letras a la búsqueda original y haciendo clic en el botón Ir. 3/13/

17 Novedad en OrgPublisher 6. En cuanto haya seleccionado los registros que desee, también puede seleccionar la ficha Grupos para guardar como grupo, enviar los resultados a Microsoft Excel resultados al portapapeles para copier los resultados en la Vista de perfil los resultados de la búsqueda, enviar los y pegar a otra aplicación, colocar, y mucho más. 7. Cuando haya completado sus tareas de Búsqueda inteligente, haga clic en el botón Modo de búsqueda para devolver la Vista de búsqueda a su visualización original, o en Búsqueda avanzada, tal y como se identifica mediante la etiqueta al pasar el cursor por encima del ratón. Figure 14. Puede hacer clic en el botón de nuevo para volver al modo Búsqueda inteligente. Figure 15. Visualización de la pantalla emergente de la subordinación de matriz Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 1. Abra un organigrama que contenga varios iconos de relaciones o de subordinación de matriz. 2. Mueva el cursor sobre el icono de subordinación de matriz en un recuadro. Aparece la pantalla emergente Subordinación de matriz, incluyendo a esa persona y a todas las instancias de subordinación. 3. Podrá mover el cursor para acercar la pantalla emergente, o podrá anclar la pantalla emergente de subordinación de matriz a la Vista de búsqueda haciendo clic en el botón Tachuela. 3/13/

18 Novedad en OrgPublisher Visualización de una cadena de commandos Nota: Esta función no está disponible en los organigramas de planificación de Modelado y Sucesión. El modo Cadena de comandos está disponible en el Modo de vista de la aplicación OrgPublisher y en el organigrama publicado que utiliza PluginX o EChart, incluido el organigrama publicado con planificación habilitada. No está disponible en los organigramas publicados de modelado ni de sucesión, ya que estos organigramas están destinados a reasignar las responsabilidades y cargos. Si está trabajando en la aplicación, asegúrese de que se encuentra en el Modo de vista de la aplicación, en caso de que no esté trabajando con un organigrama publicado. 1. Seleccione el recuadro del organigrama que contiene la persona cuya cadena de comandos desee visualizer. Figure El botón Mostrar cadena de comandos está habilitado en la barra de herramientas Principal. Haga clic en él para ver la cadena de comandos de esta persona, la jerarquía de subordinación ascendente a partir de esta persona dentro del organigrama. La Vista de organigrama cambiar para mostrar la cadena de comandos de la persona seleccionada a partir del recuadro seleccionado y hasta el principio del organigrama. 3/13/

19 Novedad en OrgPublisher Nota: En esta vista influye el número de niveles mostrados. Si la cadena de comandos abarca tres niveles, pero el organigrama está configurado para mostrar solo dos, solo se muestran los primeros dos niveles de la cadena de comandos. Figure Haga clic en el botón de nuevo para volver a mostrar todo el organigrama. Si está abierta la Vista de lista, la lista cambia para reflejar las personas en los recuadros que ahora se muestran. 3/13/

20 Funciones generales de vistas y organigramas Funciones generales de vistas y organigramas Seleccione uno de los elementos siguientes si desea ver las instrucciones para realizar cada acción. Abrir un organigrama protegido con contraseña Según cómo haya publicado el organigrama el administrador, puede que necesite una contraseña para abrirlo. 1. El cuadro de texto Introducir contraseña se abre cuando se accede a un organigrama protegido desde el navegador. 2. Si conoce la contraseña para abrir el organigrama, introdúzcala en el campo Contraseña. 3. Si la opción Recordar mi contraseña está activada y en el futuro quiere abrir el archivo protegido sin tener que introducir la contraseña de nuevo, active esta casilla de verificación. 4. Haga clic en Desbloquear para abrir el organigrama. 5. Si no dispone de contraseña, haga clic en Cancelar y póngase en contacto con la persona que haya publicado el organigrama que desea abrir. Abrir y mantener abierta la Vista de estilo Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. Si el administrador ha establecido más de un estilo disponible, podrá abrir y mantener abierta la Vista de estilo mientras trabaja en el organigrama publicado. 1. Haga clic en el botón Vista de estilo para mostrar la lista de estilos del organigrama. La Vista de estilo se abre en el lado izquierdo de la ventana de OrgPublisher. 2. Resalte uno de los estilos de la lista y haga clic en la "tachuela" situada en la esquina superior derecha de la vista. Esto le facilitará el acceso a la Vista de estilo mientras trabaja. 3. Cuando cierra la Vista de estilo se muestra una flecha a la derecha del nombre del estilo en la barra Estilo. En la esquina superior derecha, la barra de estilos también muestra el nombre de grupo, si está incluido en el organigrama. 3/13/

21 Funciones generales de vistas y organigramas Si su administrador ha habilitado la opción, también puede ver la lista de estilos como opciones de ficha. Ajustar anchos de columna y fila en vistas Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 1. Para cambiar el tamaño de una columna o el ancho de la fila en la Vista de lista, Vista de perfil, Vista de resumen o Vista de árbol, coloque el cursor en la columna o el encabezado de la fila en la línea que separa una columna o fila de la siguiente. Haga clic y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón. El cursor cambia de aspecto. 2. Arrastre la línea de la columna o de la fila hasta el ancho que desee y suelte el botón del ratón. El tamaño de la columna o de la fila cambiará. Buscar información con la Vista de árbol Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. Puede utilizar la Vista de árbol para localizar información en la Vista de organigrama, o para ver información del gráfico en formato de esquema. Si aún no está abierta, haga clic en el botón Vista de árbol de la barra de herramientas. La Vista de árbol se abre en el lado derecho de la ventana del organigrama. 1. En la Vista de árbol, seleccione la persona, el trabajo o el campo personalizado que desea encontrar en el organigrama. 2. Haga clic en la persona, el trabajo o el campo personalizado. 3. El organigrama se volverá a centrar y se resaltará en rojo el registro que coincida en la Vista de organigrama. Buscar información con la Vista de lista Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. Para utilizar la Vista de lista para localizar información en el organigrama, haga clic en el nombre, posición o campo personalizado en la Vista de lista que desee encontrar. El organigrama se volverá a centrar y resaltará el registro que coincida en el organigrama. 3/13/

22 Funciones generales de vistas y organigramas Para utilizar la Vista de organigrama para buscar información en la Vista de lista, haga clic en el nombre, en la posición o en el campo del organigrama. El registro que coincida se resaltará en la Vista de lista. Copiar la Vista de resumen Es posible copiar información de la Vista de resumen de Microsoft Windows. a otras aplicaciones Nota: Puede que el administrador haya desactivado esta función. Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función de informes de resumen. 1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la Vista de resumen. 2. Seleccione Copiar resumen en la lista de opciones. OrgPublisher resalta la información de resumen. 3. Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas. 4. Abra la aplicación de Windows y haga clic en el botón Pegar. Se mostrará la información de resumen en la nueva aplicación. Copiar un hipervínculo a una persona del organigrama En función de la forma en la que su administrador publicó su organigrama, podrá copiar el vínculo a una persona en el organigrama publicado si publica en y accede el organigrama publicado desde un servidor. Podrá copiar el vínculo del Nombre, el Puesto o el Título del recuadro de la persona. 1. Abra el organigrama publicado y haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de una persona, el cargo o el título del recuadro. Aparecerá una lista de opciones de menú. 2. Seleccione la opción Copiar hipervínculo a persona o Copiar hipervínculo a recuadro. 3. Abra una aplicación que pueda reconocer y utilizar los hipervínculos, como por ejemplo un cliente de correo electrónico, y pegue el vínculo en la aplicación. Se mostrará el texto del hipervínculo. Podrá, por ejemplo, copiar un vínculo a una de las personas del organigrama, pegar el vínculo a un mensaje de correo electrónico, y enviar este correo electrónico a un supervisor que deberá revisar la información del recuadro del organigrama de esta persona. El supervisor hace clic en el vínculo, y se 3/13/

23 Funciones generales de vistas y organigramas abre el organigrama en la ubicación de dicha persona dentro del organigrama. Nota: Si en un recuadro hay varias personas, OrgPublisher abre el recuadro y selecciona la primera persona que aparezca. Descripción de la leyenda de organigrama La leyenda de organigrama le informa sobre los iconos y los colores utilizados en el organigrama, y sustituye la leyenda de grupo de la versión anterior de OrgPublisher. Figure 18. Cada icono tiene el nombre del grupo asociado. Los colores personalizados incluyen una etiqueta que describe el uso de los mismos en el organigrama. Descripción de los subtítulos de vista de perfil En función del administrador de organigramas, se podrán ver los subtítulos en la Vista de perfil. Los subtítulos ayudan a organizar los campos de datos para una mejor comprensión y visualización. Abra la Vista de perfil, si está disponible en el organigrama. Figure 19. La Vista de perfil muestra subtítulos, con una sangría de un espacio, con los correspondientes campos con una sangría de dos espacios y colocados en una lista bajo los subtítulos. Los subtítulos agrupan la información del mismo tipo para una rápida comprensión de los datos disponibles. También puede ver los subtítulos como opciones de ficha. 3/13/

24 Funciones generales de vistas y organigramas Enviar el organigrama a Microsoft PowerPoint Se puede copiar el organigrama directamente a Microsoft PowerPoint y así obtener gráficos de mayor calidad y una mayor flexibilidad en las presentaciones. Toda la información que puede ver en el organigrama de OrgPublisher se envía a PowerPoint. Nota: Esta función desactiva las opciones de encabezado y pie de página, así como también el índice y la leyenda de icono de grupo para organigramas estilo libro. Además, no estarán disponibles los botones de número de página en círculos y de detalle con la opción de copia en PowerPoint. 1. En la barra de herramientas principal, haga clic en el botón Enviar a PowerPoint. Se abre el cuadro de lista Vista previa en PowerPoint. 2. Seleccione el botón de opción Vista previa de organigrama de muro o Vista previa en estilo libro. Haga clic en Aceptar. Se abre la ventana Vista previa en Microsoft PowerPoint. 3. Realice sus modificaciones en la vista previa Estilo muro o Estilo libro. Si hace clic en Configuración en la Vista previa estilo libro, se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de PowerPoint en estilo libro. Siga el procedimiento Vista previa e impresión de un organigrama estilo libro para seleccionar la configuración de PowerPoint. 4. Haga clic en Enviar. Se abre el cuadro de diálogo Enviar a PowerPoint. 5. En la sección Rango de páginas seleccione las páginas que desea enviar a PowerPoint, Página actual, Todas las páginas o Páginas, y escriba los números de página o rango. 6. En la sección Opciones del organigrama, seleccione las funciones opcionales que desea enviar a PowerPoint. Entre estas funciones se incluyen Mostrar botones de detalle, Título de organigrama, que le permitirá elegir entre El título es parte de la imagen o El título es parte de la diapositiva y Fondo de organigrama, que le permite elegir El fondo es parte de la imagen o El fondo es parte de la diapositiva. 7. En la sección Opciones de PowerPoint, la opción predeterminada es Utilizar la presentación actualmente abierta (si la hay). Si no tiene abierta ninguna presentación o si desea elegir otra presentación, desactive la selección de esa casilla de verificación. 8. En la sección Opciones de la imagen, seleccione si desea Copiar como metarchivo o Copiar como mapa de bits. 9. Una vez seleccionadas todas las opciones que desee utilizar, haga clic en Aceptar. Se abre Microsoft PowerPoint y el organigrama aparece incrustado en las diapositivas. 3/13/

25 Funciones generales de vistas y organigramas Nota: Al obtener una vista previa como Organigrama de muro no está disponible la opción Mostrar botones de detalle. Establecer principio de organigrama Mediante este botón puede seleccionar cualquier recuadro que desee como principio del organigrama. El número de empleados del organigrama solo se establece para reflejar el recuento desde el principio del organigrama seleccionado hacia abajo. Nota: Puede que el administrador haya desactivado esta función. 1. Para establecer el principio del organigrama, seleccione el recuadro que desee ver al principio de la Vista de organigrama. 2. Haga clic en el botón Establecer principio de organigrama. 3. Cambiará la posición del organigrama para centrar la Vista de organigrama utilizando el nuevo principio de organigrama. 4. Para volver a ver el organigrama completo, haga clic en el botón Mostrar organigrama completo. Incrustar o copiar organigramas Puede incrustar un organigrama en otro documento compatible con la automatización COM. También puede utilizar Vista previa de un organigrama estilo muro para copiar un organigrama modificado. Nota: Puede que el administrador haya desactivado esta función. También puede copiar la vista previa en Microsoft PowerPoint y abrir los resultados de la búsqueda en Microsoft Excel. 1. Resalte un recuadro o una jerarquía de recuadros para seleccionar una parte de un organigrama. 2. Haga clic en el botón Copiar. 3. Abra la aplicación de Windows y haga clic en el botón Pegar. Se mostrará en el documento una copia del organigrama. Ir al principio del organigrama mostrado Nota: Puede que el administrador haya desactivado esta función. 3/13/

26 Funciones generales de vistas y organigramas Puede volver al principio del nivel del organigrama actual en la Vista de organigrama después de haberse desplazado a un recuadro específico o haber realizado una búsqueda. Seleccione Ver en la barra de menú y, a continuación, Ir al principio del organigrama mostrado en el menú desplegable. También puede usar el botón Ir al principio del organigrama mostrado de la barra de herramientas. OrgPublisher mostrará el recuadro al principio del nivel de detalle actual y los recuadros de los subordinados correspondientes. Ordenar la vista de lista Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 4. Abra la Vista de lista mediante la selección de Ver en el menú Principal y, a continuación, Vista de lista en la lista de opciones. También puede hacer clic en el botón Vista de lista de la barra de herramientas. 5. Haga clic en el encabezado de columna por el que desea ordenar. Al publicar el organigrama se conservará el orden. Por ejemplo, haga clic en el nombre completo para ordenar la lista alfabéticamente por nombre. 6. Haga clic en el encabezado de un campo numérico, como por ejemplo un número de teléfono, para ordenar la lista numéricamente, o en una columna de fecha para ordenar la lista por fecha. El formato de fecha debe ser AAAA/MM/DD. Además, la Vista de búsqueda está disponible dentro de la Vista de lista, e incluye funciones muy parecidas a las del cuadro de diálogo Buscar. Las columnas mostradas en la Vista de lista determinan las columnas mostradas en la Vista de búsqueda. Seleccionar opciones de detalle Utilice estos botones para moverse hacia abajo o hacia arriba en la Vista de organigrama según un árbol jerárquico específico. El campo Nivel personalizado determina cuántos niveles se muestran en el organigrama al mismo tiempo. Un botón con una flecha hacia abajo permite moverse hacia abajo en el organigrama. Si hay niveles de organigrama por encima del área visualizada, una flecha hacia arriba permitirá moverse hacia el principio. Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 3/13/

27 Funciones generales de vistas y organigramas 1. Para utilizar los niveles personalizados de detalle, establezca primero el número de niveles personalizados que se deben mostrar. 2. Haga clic en el botón Detalle anterior/posterior para activar o desactivar esta función. 3. Desplácese por el organigrama hasta que vea la flecha de detalle posterior. 4. Haga clic en la flecha para desplazarse hacia abajo en el organigrama. 5. Haga clic en la flecha arriba para desplazarse hacia atrás en el organigrama. Otras maneras de desplazarse por un organigrama son: Buscar siguiente Principio del organigrama Vista de lista Buscar Desplazamiento Utilizar el desplazamiento de hacer clic y arrastrar Cuando el cursor del ratón se sitúa en un área en blanco en la Vista de organigrama, el cursor cambia a un icono en forma de mano. Otra manera de navegar por un organigrama grande es utilizar la opción de desplazamiento de hacer clic y arrastrar. Esta opción siempre está habilitada, y no es posible desactivarla. Haga clic y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón. La mano se cierra y le permite desplazarse por los niveles del organigrama arrastrando o moviendo la rueda del ratón en la dirección en la que desee mover la Vista de organigrama. Por ejemplo, si desea ver el final de un nivel de organigrama, tendrá que mover hacia arriba la Vista de organigrama. Haga clic en la mano del segundo plano de la vista y arrastre hacia arriba. Mejora de desplazamiento de OrgPublisher El desplazamiento por organigramas ahora está actualizado, con un tacto similar a la de un ipod. Al arrastrar para mover un organigrama, tendrá la 3/13/

28 Funciones generales de vistas y organigramas apariencia de un lanzamiento. Al soltar el ratón, el organigrama seguirá moviéndose con un movimiento lento gradual hasta su nueva posición. Utilizar los indicadores de símbolo en la Vista de árbol Puede utilizar la Vista de árbol para buscar información en la Vista de organigrama, o visualizar la información de organigrama en un formato de esquema, si el administrador ha indicado que esté disponible la Vista de árbol en el organigrama publicado. Los símbolos de la Vista de árbol indican si los componentes adicionales del organigrama pueden verse o si una rama está contraída en el formato de resumen. Abra la Vista de árbol haciendo clic en el botón Vista de árbol de la barra de herramientas. Si no ve este botón, el administrador del organigrama no habrá activado la disponibilidad de esta vista. La Vista de árbol se abre en el lado derecho de la ventana del organigrama. Los símbolos utilizados en la Vista de árbol, su función y ubicación son: Símbolo Función Ubicación en el árbol + Un componente está contraído y puede expandirse para mostrar más componentes haciendo clic en el signo más Esquina de la rama conectada al componente del organigrama - componente está expandido y puede contraerse haciendo clic en el signo menos > Si hace doble clic en el recuadro que contiene el signo mayor que estarán disponibles más recuadros para su visualización Esquina de la rama conectada al componente del organigrama Recuadro de organigrama Utilizar OrgPublisher en modo de accesibilidad Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. El software JAWS de lectura para ciegos y personas con discapacidades visuales para Windows puede acceder a organigramas PluginX de OrgPublisher (versiones 5 y posteriores). Los organigramas PluginX admiten las siguientes funciones mediante el teclado. Funciones Comando Descripción de teclado Buscar Tecla F Abre el cuadro de diálogo Introducir texto de búsqueda. Equivale a la búsqueda en Todos los campos; por ejemplo, escriba un nombre o un apellido, un puesto o un título de recuadro. Pulse la barra espaciadora o la tecla Intro para comenzar la búsqueda, o bien pulse la tecla Tabulador para acceder al botón Cancelar. Buscar Tecla N Realiza una función de búsqueda de registro siguiente si ya se siguiente ha realizado una búsqueda anteriormente. Ampliar Ctrl+ Aumenta un nivel el factor de zoom. 3/13/

29 Funciones generales de vistas y organigramas Reducir Ctrl- Reduce un nivel el factor de zoom. Nota: Las teclas de acceso directo de JAWS, tales como F para el siguiente campo de un formulario y L para la lista siguiente, están desactivadas. Los organigramas accesibles PluginX de OrgPublisher no contienen campos de formulario, listas, enlaces ni tablas. Si utiliza un nivel de aumento elevado, observará que JAWS tarda un poco más en leer la pantalla. Puede desplazarse por el organigrama mediante las teclas arriba, abajo, izquierda y derecha de su teclado. La función de detalle anterior/posterior para otro nivel se realiza automáticamente. Al abrir un organigrama, el recuadro del principio aparece seleccionado automáticamente. Siempre debe estar seleccionado un recuadro. Al aplicar los botones de detalle en un "espacio en blanco", no se anula la selección del recuadro activo. Solo se puede seleccionar un recuadro cada vez. Los "árboles" jerárquicos no están disponibles. Para acceder a un gemelo de un recuadro del principio seleccionado con un botón de detalle anterior, primero haga clic en la flecha hacia arriba y, a continuación, en la flecha hacia la derecha o hacia la izquierda. Si el gemelo solicitado no existe, el recuadro original permanecerá seleccionado. Si se está ejecutando JAWS y se utiliza la tecla de tabulación para cambiar a otra aplicación, se puede perder el foco del organigrama. Para volver a la aplicación, pulse Alt TAB para ir a otra aplicación y, a continuación, vuelva a pulsar Alt TAB. Ver el Perfil emergente El Perfile emergente es una manera rápida de consultar la información más importante del empleado sin abrir la Vista de perfil. El Perfil emergente está anclado arriba a la derecha o, en función de la ubicación de la Vista de organigrama, arriba a la izquierda, del elemento de datos sobre el que esté el ratón. 1. Mueva el cursor del ratón sobre un elemento de datos (una persona, un puesto, un título de recuadro) del organigrama y deje que aparezca la información emergente. Se abrirá el Perfil emergente. Si el número de campos mostrados así lo requiere, se mostrará una barra de desplazamiento vertical. El Perfil emergente muestra el esquema del organigrama de colores seleccionado. En función del administrador de organigramas, el perfil puede incluir también subtítulos con campos asociados incluidos en una lista bajo el subtítulo. 2. Cuando haya acabado de consultar la información en el Perfil emergente, haga clic en cualquier otra parte del organigrama para cerrarlo. 3/13/

30 Funciones generales de vistas y organigramas Si su administrador lo ha habilitado, también podrá ver el Perfil emergente por fichas. 3/13/

31 Buscar y trabajar con grupos Ayuda del usuario final de OrgPublisher Buscar y trabajar con grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados tienen funciones de búsqueda de un solo campo; no disponen de las funciones de búsqueda compleja o por grupos y para guardar Mis grupos. Seleccione uno de los elementos siguientes si desea ver las instrucciones para realizar cada acción. Abrir un grupo seleccionado en la vista de organigrama Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. Su organigrama podría contener varios grupos. OrgPublisher muestra los grupos únicamente de uno en uno, pero puede seleccionar uno y abrir otro rápidamente. 1. Haga clic en la etiqueta del grupo en la barra Estilo. Aparecerá la Vista de grupos. Figure Haga clic en el grupo que desee visualizar. La Vista de grupos se cierra y se muestra la jerarquía de grupos seleccionada en la Vista de organigrama. Los usuarios finales pueden crear grupos en el organigrama publicado mediante la Vista de búsqueda. 3/13/

32 Buscar y trabajar con grupos Agregar un nuevo grupo a la ficha Mis grupos Para agregar un nuevo grupo al organigrama, realice una búsqueda por criterios seleccionados y guarde los resultados como un grupo. Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. 1. Para realizar la búsqueda, utilice una de las fichas del cuadro de diálogo Buscar del cuadro de diálogo Buscar o utilice el panel Vista de búsqueda en la Vista de lista. 2. Cuando el resultado de la búsqueda sea el que desea, haga clic en el. Se abrirá el cuadro de texto Introduzca un nombre de grupo. 3. Escriba el nombre del grupo. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Buscar o Vista de búsqueda muestran el nuevo grupo en la ficha Mis grupos. Adición de un grupo mediante el menú del botón derecho del ratón 1. En la Vista de organigrama, seleccione el nombre de la persona que desea añadir al nuevo grupo. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la persona. Se abrirá el cuadro de texto Seleccione un grupo. 3. Haga clic en Nuevo grupo. Se abrirá el cuadro de texto Introduzca un nombre de grupo. 4. Escriba el nombre del grupo. Haga clic en Aceptar. El cuadro de texto se cerrará, se creará el nuevo grupo y se añadirá el nombre a la Vista de grupos. Agregar una persona a un grupo en la ficha Mis grupos Puede agregar una persona a un grupo directamente desde la Vista de organigrama. Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. 1. En la Vista de organigrama, seleccione el nombre de la persona que desea añadir a un grupo existente. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la persona y seleccione la opción Agregar persona al grupo. Se abrirá el cuadro de texto Seleccione un grupo. 3/13/

33 Buscar y trabajar con grupos 3. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un grupo de la lista desplegable. 4. Haga clic en Aceptar. El cuadro de texto se cerrará y se incluirá la persona en el grupo seleccionado. Buscar en organigramas Nota: Los organigramas en tiempo real publicados tienen funciones de búsqueda de un solo campo; no disponen de las funciones de búsqueda compleja o por grupos y para guardar Mis grupos. Puede realizar búsquedas en organigramas para buscar información mediante el cuadro de diálogo Buscar o la Vista de búsqueda. Se puede especificar el texto, el campo o el componente del organigrama que se desea buscar. El cuadro de diálogo Buscar y Vista de búsqueda incluyen una función "Similar a" para aumentar las posibilidades de una búsqueda correcta para un campo de texto. Las búsquedas pueden distinguir entre mayúsculas y minúsculas y coincidir con todo el campo o una parte de este. Puede buscar nombres de empleados, puestos o títulos de recuadro en todo el organigrama o en parte del mismo. La disponibilidad de esta función de búsqueda depende del formato de publicación y de las opciones elegidas por el administrador de organigramas. También puede ver la lista de resultados de una búsqueda en Microsoft Excel. 1. Haga clic en el botón Buscar. Se abre el cuadro de diálogo Buscar en la ficha Nombre. 2. Si la palabra que está buscando forma parte de un puesto, seleccione la ficha Puesto, etc. Si selecciona la ficha Grupos, haga clic en el grupo y, a continuación, seleccione Buscar ahora. Los pasos siguientes se aplican a las búsquedas de Nombre, Puesto, Título del recuadro y Todos los campos. 3. Escriba el texto que desea buscar. Si ha seleccionado un recuadro determinado de la Vista de organigrama, el cuadro de diálogo Buscar activa la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado. De esta forma comienza la búsqueda en dicho punto del organigrama. Si desea buscar en todo el organigrama, haga clic en la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado para desactivarla. 4. Haga clic en la flecha desplegable Coincidir y seleccione cómo desea que coincidan los datos. Las opciones variarán según el tipo de datos que esté buscando. La lista desplegable indica dónde buscar en el campo. Las opciones son: Cualquier parte del campo Coincide con todo el campo 3/13/

34 Principio del campo Similar a Ayuda del usuario final de OrgPublisher Buscar y trabajar con grupos Por ejemplo, se busca en el Título del recuadro la palabra "Administrativo". Si selecciona Cualquier parte del campo, se encontrarán nombres de puesto tales como Auxiliar administrativo, Auxiliar administrativo de dirección y Director de servicios administrativos. Si se selecciona Coincide con todo el campo, solo se encontrarán los cargos que consten de la palabra "Administrativo". Si se selecciona Inicio del campo, solo se encontrarán los nombres de puestos que comiencen por la palabra "Administrativo". La opción Similar a solo está disponible para campos de texto. Por ejemplo, si como palabra de búsqueda se escribe "adminstr", solo se encontrarán los cargos que consten de la palabra "Administrativo". 5. Seleccione Coincidir mayúsculas y minúsculas, si corresponde. 6. Haga clic en Buscar ahora. 7. Se mostrará una lista de los registros que coincidan en el área de resultados de la búsqueda en el panel inferior. Podrá: Ordenar cualquier columna de los resultados de la búsqueda. Hacer clic en cualquier registro para que OrgPublisher busque a la persona en el organigrama. Si ha seleccionado un recuadro determinado de la Vista de organigrama, el cuadro de diálogo Buscar activa la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado. Haga clic en el botón Copiar lista portapapeles y, a continuación, pegue la lista en cualquier otra aplicación de Windows. Haga clic en el botón Guardar grupo como para crear un grupo en la ficha Mis grupos. El grupo solo estará disponible en el organigrama publicado. Seleccionar Agregar a la lista a continuación en la sección Opciones de búsqueda para realizar una segunda búsqueda en estos resultados. Seleccione Buscar dentro de la lista a continuación en la sección Opciones de búsqueda para agregar resultados de búsqueda adicionales a la lista. Si elige Agregar a lista o Buscar dentro de la lista a continuación, siga estos pasos para precisar el resultado de la primera búsqueda. 1. Seleccione la ficha adecuada para realizar la segunda búsqueda. 2. Introduzca los criterios de búsqueda y las opciones de coincidencia. 3. Haga clic en Buscar ahora. 4. Los resultados de la búsqueda se modificarán. 8. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Buscar. También puede Utilizar la opción de búsqueda inteligente en la Vista de búsqueda. 3/13/

35 Buscar y trabajar con grupos Cómo resaltar resultados de la búsqueda o grupos en la Vista de organigrama Puede utilizar la función de resaltado de organigrama para resaltar resultados de la búsqueda en la Vista de organigrama, o atenuar recuadros que no forman parte del resultado de la búsqueda haciendo clic en el botón Resaltar resultados de la búsqueda en el organigrama en la Vista de búsqueda. 1. Abra la Vista de búsqueda. 2. Seleccione los criterios de búsqueda y haga clic en Ir para iniciar la búsqueda. 3. Cuando se muestren los resultados de la búsqueda en la Vista de búsqueda, haga clic en el botón Resultados de la búsqueda del proyector en el organigrama. Los recuadros de la Vista del organigrama que no formen parte de los resultados de la búsqueda aparecerán atenuados. 4. Si desea resaltar un grupo concreto de su organigrama, haga clic en la ficha Grupos o Mis grupos de la Vista de búsqueda. Podrá resaltar cualquier grupo, a excepción del grupo Todos. Seleccione el grupo y haga clic en el botón Resultados de la búsqueda del proyector en el organigrama. El grupo se resaltará en el organigrama. 5. Haga clic en el botón de nuevo para deshabilitar la función de resaltado de los resultados de la búsqueda. Nota: Al imprimir un organigrama con la función de resaltado habilitada, si su impresora no es compatible con AlplaBlend, el organigrama impreso mostrará todos los recuadros de la misma forma que anteriormente. Si tiene algún tipo de pregunta, póngase en contacto con su administrador de TI. Editar una definición de grupo desde la ficha Mis grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. 1. Haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas, o abra el panel Vista de búsqueda de la Vista de lista. Haga clic en la ficha Mis grupos. 2. Haga clic en el botón Editar definición de grupo para abrir el cuadro de diálogo Editor de grupos. 3/13/

36 Buscar y trabajar con grupos 3. Para agregar criterios de búsqueda, haga clic en Agregar para copiar la última línea de criterios y, a continuación, modifíquela utilizando los campos Y/O, Campo de búsqueda, Comparar, Valor y Correspondencia con mayúsculas o minúsculas. Seleccione los valores de cada campo y elija la opción de la lista desplegable que desee utilizar. 4. Cuando haya agregado todos los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar ahora para realizar la búsqueda. Si está modificando un grupo existente, los resultados se agregarán a esa lista. Si está creando un grupo nuevo, el panel de resultados mostrará los registros que coincidan. 5. Para eliminar un criterio de grupo existente, resáltelo y haga clic en Eliminar. 6. Para guardar los cambios efectuados en un grupo existente, haga clic en Guardar. Para guardarlos en un grupo nuevo, haga clic en Guardar como. 7. Puede seguir creando criterios para grupos adicionales o hacer clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Editor de grupos y volver a la Vista de búsqueda. Eliminar un grupo de la ficha Mis grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. Solo puede eliminar grupos desde la ficha Mis grupos. Los grupos generales no se pueden editar, excepto para buscar. Nota: Al eliminar un grupo no aparece ningún mensaje de advertencia. Compruebe que ha seleccionado el grupo correcto antes de hacer clic en el botón Eliminar. 1. Abra el panel Vista de búsqueda de la Vista de lista. También puede hacer clic en el botón Buscar 2. Seleccione la ficha Mis grupos. 3. Haga clic una vez en el grupo que desee eliminar. de la barra de herramientas. 4. Haga clic en el botón Eliminar definición de grupo. El grupo se eliminará inmediatamente de los grupos existentes. Eliminar una persona de un grupo en la ficha Mis grupos Para quitar o eliminar una persona de un grupo puede utilizar el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho en la Vista de búsqueda. 3/13/

37 Buscar y trabajar con grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. 1. Abra la Vista de lista y haga clic en el panel Vista de búsqueda. 2. Haga clic en la ficha Mis grupos y seleccione el grupo que desee modificar. La lista de miembros del grupo aparecerá en el panel inferior. 3. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la persona que desee eliminar del grupo. 4. Seleccione Eliminar persona del grupo en la lista de opciones. El nombre se eliminará del grupo. Nota: La opción "Deshacer" no está disponible con este proceso. Si elimina una persona por error, podrá buscarla en el organigrama y volver a agregarla al grupo. Enviar correo electrónico a un grupo de la ficha Mis grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. Si el administrador ha asociado una dirección de correo electrónico a un puesto, recuadro o nombre del organigrama, y existen grupos en el organigrama, podrá enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo. Nota: OrgPublisher utiliza de forma predeterminada un número máximo de "20" direcciones de correo electrónico. El administrador de organigramas podrá sustituir este número por uno mayor o menor. 1. Abra el panel Vista de búsqueda de la Vista de lista. 2. Haga clic en la ficha Mis grupos y seleccione el grupo al que desee enviar un correo electrónico. (También puede seleccionar sus criterios de búsqueda para crear y guardar un grupo para enviar el mensaje de correo electrónico.) 3. Haga clic en el botón Enviar mensaje a grupo. OrgPublisher abrirá su cliente de correo electrónico y mostrará las direcciones de correo electrónico en el campo Para. 4. Escriba el mensaje y envíe el correo electrónico de la forma habitual. 3/13/

38 Buscar y trabajar con grupos Nota: Al enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo, OrgPublisher busca el primer campo personalizado de tipo Correo electrónico. Si decide utilizar más de una dirección de correo electrónico en su organigrama, la dirección de correo electrónico principal debe encontrarse en primer lugar en el orden de secuencia de campos personalizados. Exportar e importar grupos desde la ficha Mis grupos Nota: Los organigramas en tiempo real publicados no disponen de la función Mis grupos. Para importar correctamente un grupo, el número, el tipo y el orden de los campos personalizados del organigrama que recibe la importación deberán coincidir exactamente con el número, el tipo y el orden de los campos personalizados del organigrama desde el que se exportó el grupo. El grupo Todos no se puede exportar ni importar. Si se importan nombres de grupos duplicados, OrgPublisher anexará al nombre los números 1, 2, 3, etc. El proceso de importación no sobrescribirá los grupos. Al exportar grupos que hagan referencia a otros grupos, compruebe que las referencias sean las correctas. Si el grupo al que se hace referencia no está incluido en la importación, el grupo en cuestión no se importará y aparecerá un mensaje de error. Exportar un grupo 1. Abra el panel Vista de búsqueda en Vista de lista, o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas. Haga clic en la ficha Mis grupos para ver los nombres de los grupos. 2. Haga clic en el botón Exportar grupos. Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar grupos a exportar. 3. Haga clic en Seleccionar todo si desea exportar todos los grupos. Puede anular la selección de las casillas de verificación de los grupos que no desee exportar o hacer clic en Borrar todo para anular la selección de todos los grupos. 4. Escriba el archivo al que desee exportar los grupos, como por ejemplo un archivo en una unidad de red, o selecciónelo mediante la opción Examinar. Escriba un nombre para los archivos de grupo y haga clic en Abrir. La extensión del archivo es OCG, (Group Data Files, archivos de datos de grupo). 3/13/

39 Buscar y trabajar con grupos 5. Haga clic en Exportar para enviar los grupos al archivo seleccionado. Aparecerá un mensaje para indicarle si los grupos se han exportado correctamente. Importar un grupo 1. Abra el panel Vista de búsqueda de la Vista de lista, o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas. Haga clic en la ficha Mis grupos para ver los nombres de los grupos. 2. Haga clic en el botón Importar grupos. Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar grupos a importar. 3. Introduzca el archivo desde el que desee importar los grupos o selecciónelo mediante la opción Examinar. Se mostrarán los nombres de los grupos del archivo seleccionado. 4. Haga clic en Seleccionar todo para importar a su PC todos los grupos que se muestran. Puede cancelar la selección de los grupos que no desee importar o hacer clic en Borrar todos si el número de grupos es demasiado elevado y solo desea seleccionar algunos de ellos. 5. Haga clic en Importar. Aparecerá un mensaje que indica que los grupos se han importado correctamente. Los grupos seleccionados se mostrarán en la ficha Mis grupos. Guardar perfiles lado a lado como un grupo Es posible crear grupos de los perfiles mostrados y anclados lado a lado. 1. Seleccione los perfiles que desea utilizar como perfil lado a lado y, a continuación, haga clic en el botón Guardar este grupo de personas como un grupo Nuevo. Se abrirá el cuadro de diálogo del Editor de grupos. 2. El Nombre del grupo predeterminado se muestra como Perfil del grupo. Puede conservar este nombre o escribir encima de él el nombre que desee. 3. Haga clic en Guardar. El cuadro de diálogo Editor de grupos se cierra y el nuevo grupo se incluye en la Vista de grupos. Podrá seleccionar el nombre de grupo en la Vista de grupos para mostrar las personas seleccionadas en la Vista de organigrama. Utilización de la ficha Mis grupos en el diálogo Buscar Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 3/13/

40 Buscar y trabajar con grupos No solo puede buscar la información de un organigrama publicado, también puede guardar los resultados de la búsqueda como un grupo. Los grupos guardados por los usuarios finales se muestran en la ficha Mis grupos de la Vista de búsqueda del organigrama publicado. Podrá buscar y crear un grupo mediante la Vista de búsqueda de la misma forma en la que puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar. El grupo Todos, predeterminado de OrgPublisher, se muestra automáticamente en la ficha Mis grupos. Nota: Al trabajar con un organigrama de un tamaño muy elevado, podrá añadir nuevos grupos, pero no podrán modificarse ni eliminarse los grupos existentes. El nuevo grupo no podrá mostrarse en la Vista de organigrama. 1. Abra un organigrama publicado en su navegador. 2. Abra la Vista de lista y seleccione el panel Vista de búsqueda. Tiene a su disposición tres fichas, Buscar, Grupos y Mis grupos. La ficha Buscar le permite buscar información específica en el organigrama. Podrá copiar la lista de resultados o guardar la lista como grupo. La ficha Grupos contiene los grupos creados por el administrador de OrgPublisher antes de publicar el organigrama. La ficha Mis grupos muestra todos los grupos guardados por usted, como usuario final, más el grupo Todos predeterminado. 3. Si aún no lo ha hecho, realice la búsqueda utilizando la Vista de búsqueda. 4. Cuando el resultado de la búsqueda sea el que desea, haga clic en Guardar como grupo. Se abrirá el cuadro de diálogo Introduzca un nombre de grupo. 5. Escriba el nombre del grupo y haga clic en Aceptar. Se abrirá la ficha Mis grupos y se mostrará el nombre del nuevo grupo. Estarán disponibles además varios botones. El botón Nueva definición de grupo abre el cuadro de diálogo Editor de grupos para agregar una nueva definición de grupo. El botón Eliminar definición de grupo elimina un grupo seleccionado, y el botón Editar definición de grupo abre el cuadro de diálogo Editor de grupos para editar una definición de grupo existente. Si se ve obligado acambiar sus PC, los botones exportar e importar permiten la transferencia de grupos de usuarios finales de un equipo a otro. Consulte el procedimiento Exportación e importación de grupos para obtener más información. 6. Para mostrar un grupo determinado en el organigrama publicado, abra la Vista de grupos haciendo clic en la etiqueta grupos de la barra Estilo de OrgPublisher. 3/13/

41 Buscar y trabajar con grupos Ver resultados de búsquedas en Microsoft Excel Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. Puede abrir y ver la lista de resultados de una búsqueda directamente en Microsoft Excel. Toda la información que puede ver en la lista de resultados de OrgPublisher se copia en Excel. 1. Abra la Vista de lista del organigrama. 2. Seleccione el panel Vista de búsqueda. 3. Realice la búsqueda que desee u ordene los registros como sea necesario. Haga clic en el botón Microsoft Excel en la parte inferior de la vista. Se abre Microsoft Excel con la lista de registros del organigrama. 4. También puede abrir la ficha Grupos de la Vista de búsqueda, seleccionar un grupo, y hacer clic en el botón de Microsoft Excel grupos en Microsoft Excel. para abrir la lista de Abra los resultados de la búsqueda desde el cuadro de diálogo Buscar de Microsoft Excel. 1. Abra el cuadro de diálogo Buscar haciendo clic en el botón Buscar de la barra de herramientas, o mediante la selección de Editar en el menú y Buscar en la lista de opciones. Se abre el cuadro de diálogo Buscar en la ficha Nombre. 2. Realice la búsqueda que desee y, a continuación, haga clic en el botón de Microsoft Excel resultados de la búsqueda.. Se abre Microsoft Excel y muestra la lista de 3. También puede abrir la ficha Grupos del cuadro de diálogo Buscar, seleccionar un grupo y hacer clic en el botón de Microsoft Excel para abrir la lista de grupos en Microsoft Excel. 3/13/

42 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Seleccione uno de los elementos siguientes si desea ver las instrucciones para realizar cada acción. Crear y editar una lista de personalización de página estilo libro Puede crear una lista de recuadros para imprimirla al principio de las páginas de su organigrama impreso Estilo de libro. Nota: Puede que el administrador de organigramas haya desactivado esta función. 1. En la Vista de organigrama, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre o recuadro que desea que aparezca al principio de una página en su organigrama impreso Estilo libro. Este recuadro debe ser un recuadro lógico desde un punto de vista jerárquico, como por ejemplo el recuadro de un gerente. No es posible seleccionar el recuadro de un ayudante como principio de una página. 2. Seleccione Principio de página (impresión en estilo libro) en la lista de opciones. Cuando abra la Vista previa de impresión en estilo libro, se mostrará el recuadro seleccionado al principio de la página de la jerarquía seleccionada. 3. Seleccione Archivo en el menú y Vista previa de impresión en la lista desplegable. Se abrirá el cuadro de lista Tipo de vista previa de impresión. También puede hacer clic en el botón Vista previa de impresión barra de herramientas. de la 4. Seleccione el botón de opción Vista previa de impresión en estilo libro y haga clic en Aceptar. Se abrirá la ventana Vista previa de impresión en estilo libro. 5. Haga clic en Configuración. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de impresión en estilo libro. 6. Seleccione Lista de personalización de páginas. Se abrirá el cuadro de texto Lista de personalización de página en estilo libro. 7. Podrá suprimir un nombre, o cualquier otra página personalizada, desde la lista de personalización mediante la activación de la casilla de verificación correspondiente y, a continuación, haciendo clic en Eliminar elementos seleccionados. El nombre se eliminará de la lista y esa página personalizada dejará de mostrarse en el panel de vista previa. 3/13/

43 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos 8. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios, o en Cancelar para descartarlos. Enviar el organigrama a Microsoft PowerPoint Se puede copiar el organigrama directamente a Microsoft PowerPoint y así obtener gráficos de mayor calidad y una mayor flexibilidad en las presentaciones. Toda la información que puede ver en el organigrama de OrgPublisher se envía a PowerPoint. Nota: Esta función desactiva las opciones de encabezado y pie de página, así como también el índice y la leyenda de icono de grupo para organigramas estilo libro. Además, no estarán disponibles los botones de número de página en círculos y de detalle con la opción de copia en PowerPoint. 1. En la barra de herramientas principal, haga clic en el botón Enviar a PowerPoint. Se abre el cuadro de lista Vista previa en PowerPoint. 2. Seleccione el botón de opción Vista previa de organigrama de muro o Vista previa en estilo libro. Haga clic en Aceptar. Se abre la ventana Vista previa en Microsoft PowerPoint. 3. Realice sus modificaciones en la vista previa Estilo muro o Estilo libro. Si hace clic en Configuración en la Vista previa estilo libro, se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de PowerPoint en estilo libro. Siga el procedimiento Vista previa e impresión de un organigrama estilo libro para seleccionar la configuración de PowerPoint. 4. Haga clic en Enviar. Se abre el cuadro de diálogo Enviar a PowerPoint. 5. En la sección Rango de páginas seleccione las páginas que desea enviar a PowerPoint, Página actual, Todas las páginas o Páginas, y escriba los números de página o rango. 6. En la sección Opciones del organigrama, seleccione las funciones opcionales que desea enviar a PowerPoint. Entre estas funciones se incluyen Mostrar botones de detalle, Título de organigrama, que le permitirá elegir entre El título es parte de la imagen o El título es parte de la diapositiva y Fondo de organigrama, que le permite elegir El fondo es parte de la imagen o El fondo es parte de la diapositiva. 7. En la sección Opciones de PowerPoint, la opción predeterminada es Utilizar la presentación actualmente abierta (si la hay). Si no tiene abierta ninguna presentación o si desea elegir otra presentación, desactive la selección de esa casilla de verificación. 8. En la sección Opciones de la imagen, seleccione si desea Copiar como metarchivo o Copiar como mapa de bits. 3/13/

44 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos 9. Una vez seleccionadas todas las opciones que desee utilizar, haga clic en Aceptar. Se abre Microsoft PowerPoint y el organigrama aparece incrustado en las diapositivas. Nota: Al obtener una vista previa como Organigrama de muro no está disponible la opción Mostrar botones de detalle. Imprimir la leyenda de un organigrama Nota: Puede que el administrador haya desactivado esta función. La leyenda del organigrama no se muestra en la vista previa de impresión Estilo libro. Sin embargo, sí que se imprime Si utiliza varios elementos personalizados en el organigrama, puede elegir imprimir la leyenda cuando imprima el organigrama mediante el Asistente para impresión o la Vista previa de impresión. 1. Abra el Asistente para impresión haciendo clic en el botón Imprimir o, si tiene esta opción desactivada, seleccione Archivo en el menú principal y, a continuación, Opciones de impresión de la lista desplegable y Usar asistente para impresión de la lista de opciones. Se abrirá el Asistente para impresión. 2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo para imprimir el organigrama como mural o en estilo libro. 3. El último cuadro de diálogo le permite elegir entre las opciones de encabezado o de pie de página. Si selecciona la casilla de verificación Incluir leyenda, la leyenda aparecerá en cada página impresa del organigrama. 4. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente e imprimir el organigrama. Si utiliza la opción Vista previa de impresión y aparece una leyenda en el organigrama, puede utilizar el botón Imprimir leyenda en la vista previa del estilo Organigrama de muro y activar la casilla de verificación Imprimir leyenda del cuadro de diálogo Configuración de la vista previa estilo libro. La leyenda se imprime en una sola página en Estilo muro y en todas las páginas en Estilo libro. Tal vez sea necesario ajustar el tamaño de la leyenda en el organigrama para que no se imprima sobre los recuadros. Impresión de un gráfico de análisis de la fuerza de trabajo Cuando el Asistente para impresión está habilitado es posible imprimir gráficos. Cada gráfico se imprimirá en una página. 1. En la Vista de resumen, seleccione la ficha Gráficos. 3/13/

45 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos 2. Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Principal. Se abrirá el Asistente para impresión. Si dispone de más de un gráfico, cada uno de ellos se imprimirá en una página. 3. Seleccione Vista de resumen y haga clic en Siguiente. Figure Haga clic en Finalizar para imprimir el gráfico. El gráfico impreso muestra el contenido de la ficha Gráficos, como por ejemplo una leyenda o categorías. Impresión de una matriz de nueve recuadros Si está incluida en el organigrama publicado, podrá imprimir la Matriz de nueve recuadros si se ha habilitado el Asistente para impresión. 1. Abra su organigrama y, a continuación, abra la Matriz de nueve recuadros. 2. Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Principal. Se abrirá el Asistente para impresión. 3. Seleccione Matriz de nueve recuadros y haga clic en Siguiente. Figure Haga clic en Finalizar para imprimir la vista. La Matriz de nueve recuadros incluye las designaciones de cada recuadro, como por ejemplo Alto rendimiento-alto potencial o Rendimiento medio-bajo potencial. 3/13/

46 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Personalización de la información del encabezado y del pie de página impreso La opción de impresión Encabezado y de pie de página le permite visualizar una Etiqueta de grupo, modificar el Título del organigrama y la Fecha y hora impresas en el encabezado, así como seleccionar los datos que desea mostrar en el pie de página, como por ejemplo el número de personal, el número de vacantes, el nombre del archivo y su ubicación. También puede personalizar la información de la fuente, como por ejemplo el tipo, el tamaño y el color del encabezado y del pie de página de un organigrama OrgPublisher publicado. Los pies pies de página personalizados se imprimen sobre cualquier otra información existente en el pie de página. 1. Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. Se abrirá el Asistente para impresión. 2. Si en el organigrama aparecen varias vistas, seleccione la vista que desee imprimir. Haga clic en Siguiente. 3. Seleccione el botón de opción Organigrama de muro o Estilo de libro. Haga clic en Siguiente. Si ha seleccionado Organigrama de muro, avance hasta el Paso Si ha seleccionado Estilo de libro, complete sus selecciones en el cuadro de diálogo Configuración. Haga clic en Siguiente. 5. Haga clic en Encabezado/pie de página para abrir el cuadro de diálogo Opciones de impresión de encabezado/pie de página. 3/13/

47 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Figure Realice sus selecciones en las fichas Encabezado y Pie de página, como por ejemplo Fecha y hora, Etiqueta de grupo. 3/13/

48 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Figure La sección Personalización de fuentes, presente en ambas fichas del cuadro de diálogo, muestra un ejemplo de la fuente actualmente utilizada para el organigrama impresor. Puede cambiar la fuente del encabezado o del pie de página, o de ambos elementos. Haga clic en Selecc. fuente. Se abre el cuadro de diálogo Fuente. 8. Seleccione la Fuente, el Estilo de fuente y el Tamaño de su texto. Su selección se mostrará en el panel Ejemplo del cuadro de diálogo. 9. Puede aplicarle, además, Efectos tales como el Subrayado o Color. 10. Cuando haya realizado sus selecciones, haga clic en Aceptar para aceptar sus cambios y cerrar el cuadro de diálogo Fuente. 11. Haga clic en Finalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir de su sistema. 12. Compruebe la configuración de impresión e imprima su organigrama. Realizar una vista previa de un organigrama de estilo libro e imprimirlo Puede realizar una vista previa de los organigramas antes de imprimirlos para comprobar cómo se ajustan a las páginas. La Vista de organigrama es la 3/13/

49 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos única de la que se puede realizar una vista previa. La ventana Vista previa de impresión le permite realizar ajustes precisos de un organigrama para su impresión, por ejemplo moviendo recuadros o una selección de recuadros o cambiando el diseño del organigrama. Mediante la barra de herramientas podrá cambiar las estructuras de recuadro, cambiar estructuras y utilizar el zoom para aumentar o reducir. Puede establecer un tamaño de fila determinado o seleccionar opciones de optimización. Si tiene el Asistente para impresión seleccionado en las Opciones de impresión, y selecciona Archivo, Vista previa de impresión, se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de vista previa de impresión, instándole a seleccionar Vista previa de impresión estilo libro o Vista previa de organigrama de muro. La selección predeterminada es el tipo de vista previa que utilizó por última vez. Nota: Si opta por imprimir una leyenda del organigrama en su organigrama, no se mostrará en la Vista previa de impresión estilo libro. Sin embargo, sí que se imprime. 1. Seleccione Archivo en la barra de menú y, a continuación, Vista previa de impresión en el menú desplegable. También puede hacer clic en el botón Vista previa de impresión de la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de vista previa de impresión. 2. Seleccione el botón de opción Vista previa de impresión en estilo libro y haga clic en Mostrar vista previa. Se abrirá el cuadro de diálogo Vista previa de impresión estilo libro, y se mostrará el organigrama tal y como se imprimirá en cada página. El panel superior mostrará miniaturas de cada página. El panel inferior mostrará la página seleccionada. La opción Vista previa de impresión estilo libro permite dar formato a páginas individuales. Cada página se muestra en una miniatura. 3. La barra de Menú de Vista previa de impresión contiene botones que permiten imprimir, modificar la configuración de impresión en estilo libro o cancelar la vista previa. Botón Acción realizada Haga clic en este botón para imprimir el organigrama. Este botón abrirá el cuadro de diálogo Imprimir de su sistema. Haga clic este botón para abrir el cuadro de diálogo Configuración de impresión del sistema, para seleccionar la impresora, el tamaño del papel, la orientación y el origen. Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo Configuración de impresión en estilo libro. También puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de impresión de encabezado/pie de página, la lista de personalización de páginas o habilitar la función Imprimir la leyenda de un organigrama. Este botón cierra el cuadro de diálogo Vista previa de impresión estilo libro. 3/13/

50 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Botón Acción realizada Haga clic en este botón para imprimir únicamente las páginas seleccionadas. Haga clic en este botón para acceder a la página Sugerencias de impresión de OrgPublisher para obtener ideas sobre cómo imprimir su organigrama con éxito. 4. Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Vista previa para cambiar la estructura de la página impresa, el número de niveles que se imprimirá en cada página y utilizar el zoom en un porcentaje seleccionado por página. Pulsante Azione eseguita Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 1, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama colocado en una línea horizontal. De esta manera se crean organigramas más cortos y anchos. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 2, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama colocado en una fila vertical. De esta manera se crean organigramas más estrechos y altos. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 3, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama con los recuadros colocados uno al lado de otro. De esta manera se crean organigramas más compactos. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 4, la de nivel inferior del organigrama (solo muestra dos niveles) colocada en una línea horizontal a lo ancho de la página, en tantas líneas como sean necesarias para mostrar el nivel inferior. El número de recuadros a lo ancho se puede determinar automáticamente, o bien se puede establecer en un número específico. Haga clic en este botón para seleccionar el número de niveles que desee mostrar en la lista desplegable. Haga clic en este botón para establecer el porcentaje de zoom con el que se mostrará el organigrama. El valor predeterminado es Zoom para ajustar. Haga clic en este botón para situar a los empleados en recuadros individuales por debajo del recuadro del supervisor. (Funciona igual que la opción Creación automática.) Haga clic en este botón para situar a los empleados en un recuadro por debajo del recuadro del supervisor. (Funciona igual que la opción Creación automática.) Haga clic en este botón para situar a los empleados en recuadros individuales en el mismo recuadro que el supervisor. (Funciona igual que la opción Creación automática.) Haga clic en este botón para restablecer los organigramas con los empleados y supervisores en creación normal. 5. Haga clic en Imprimir para imprimir el organigrama. Este botón abrirá el cuadro de diálogo Imprimir de su sistema. 6. También puede cerrar la Vista previa de impresión sin imprimir el organigrama haciendo clic en Cancelar. 3/13/

51 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Realizar una vista previa de un organigrama de estilo muro e imprimirlo Puede realizar una vista previa de los organigramas antes de imprimirlos para comprobar cómo se ajustan a las páginas. Solo se puede realizar una vista previa de una Vista de organigrama antes de imprimir. Los cambios realizados en la ventana Vista previa permiten ajustar con mayor precisión el organigrama para imprimirlo. Por ejemplo, puede mover recuadros o una selección de recuadros o bien cambiar la estructura del organigrama. Mediante la barra de herramientas, podrá mover recuadros, cambiar estructuras de recuadros, utilizar el zoom para aumentar o reducir y mover recuadros. Nota: Tenga en cuenta que las líneas de conexión se mueven con los recuadros. OrgPublisher no es una herramienta de dibujo, por lo que no deberá mover el recuadro desde o por encima del recuadro del supervisor porque lo atravesará la línea de supervisión. Si selecciona el recuadro inicial de una jerarquía, todos los recuadros supervisados se moverán con él. Al mover recuadros, recuerde estas reglas básicas: Las líneas verticales se mueven con los recuadros. Los recuadros de cualquiera de los extremos de una fila deben estar al final, ya que las esquinas de las líneas horizontales y verticales que los enlazan pertenecen a esos recuadros. Si se mueven recuadros fuera de los estándares de trazado jerárquico de OrgPublisher, se pueden obtener resultados inesperados. Estos estándares garantizan que los organigramas de OrgPublisher se puedan ver sin necesidad de explicaciones escritas y se puedan comprender en cualquier parte del mundo. Si tiene el Asistente para impresión seleccionado en las Opciones de impresión y selecciona Archivo, Vista previa de impresión, se muestra el cuadro de texto Tipo de vista previa de impresión, instándole a seleccionar Vista previa de organigrama de muro o Vista previa de impresión estilo libro. 1. Abra la Vista previa de impresión seleccionando Archivo en el menú Vista previa de impresión de la lista de opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de vista previa de impresión. También puede hacer clic en el botón Vista previa de impresión barra de herramientas. de la 3/13/

52 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Figure La selección predeterminada es el tipo de vista previa que utilizó por última vez. Si no utiliza el Asistente para impresión, OrgPublisher supone que se imprimirá como organigrama de estilo muro. Haga clic en Aceptar para aceptar el tipo de Vista previa de organigrama de muro. Se abrirá la Vista previa de impresión. Figure 26. 3/13/

53 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Nota: La vista en miniatura podría aparecer en blanco al obtener la vista previa de organigramas grandes u organigramas que muestran todos los niveles con un nivel de zoom inferior al 1%. Pase el cursor sobre el área de la miniatura para ver una descripción de la opción de diseño. La vista previa mostrará ahora la barra de Menú y las miniaturas para los diseños de vista previa. Las miniaturas muestran un elemento de información sobre la herramienta, que presenta el porcentaje de zoom necesario para que el organigrama quepa en una página. La primera miniatura muestra el ajuste predeterminado actual para la vista previa. Las miniaturas se ordenan situando al principio aquella que presenta un porcentaje más alto (menos reducción). Sin embargo, si una miniatura está dentro del 5% de la miniatura que la precede, OrgPublisher comprobará cuál es la miniatura más cuadrada, emplazándola al principio de la lista. Figure 27. Haga clic en la miniatura que desea utilizar, y su diseño se mostrará en el panel de vista previa. 3/13/

54 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Figure 28. La barra Menú contiene botones que le permiten imprimir, mover de página a página, aplicar zoom y cambiar de la vista de una página a la vista de dos páginas. Se han añadido botones adicionales para la optimización de la página y opciones avanzadas. Entre los botones de la barra Menú se incluyen: Botón Acción realizada Haga clic en este botón para imprimir el organigrama. Si ha seleccionado Asistente para impresión en Opciones de impresión, este botón abrirá el Asistente para impresión. Si no ha seleccionado Asistente para impresión, este botón abrirá el cuadro de diálogo Imprimir del sistema. Haga clic este botón para abrir el cuadro de diálogo Configuración de impresión del sistema, para seleccionar la impresora, el tamaño del papel, la orientación y el origen. Si el organigrama se va a imprimir en varias páginas, haga clic en este botón para ver la página siguiente. Si el organigrama se va a imprimir en varias páginas, haga clic en este botón para ver la página anterior. Este botón solo está activado después de haber hecho clic en Siguiente. Este botón indica que el organigrama se puede imprimir en varias páginas. Haga clic en Siguiente para ver una vista previa de la 3/13/

55 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Botón Acción realizada página. Después de hacer clic en este botón, cambiará a Dos páginas. Haga clic para volver a la vista previa de una página. Si el organigrama se va a imprimir en varias páginas, este botón le permitirá ver dos páginas a la vez en la ventana de vista previa. Este botón sólo se activa después de haber hecho clic en Siguiente. Después de hacer clic en este botón, cambiará a Una página para volver a la vista previa de una página. Este botón cierra el cuadro de diálogo Vista previa de impresión estilo organigrama de muro. Haga clic en este botón para acceder a la página web Sugerencias de impresión de OrgPublisher para obtener ideas sobre cómo imprimir su organigrama con éxito. Haga clic en este botón para seleccionar el número de niveles que desee mostrar en la lista desplegable. Haga clic en este botón para visualizar las opciones de casilla de verificación para optimizar las casillas de organigrama de una página. Las opciones varían en función del diseño seleccionado. Recuadros compactos: reduce el tamaño del recuadro, el tamaño del campo y las líneas de las flechas de navegación, reduce la sombra del recuadro. Usar fuente estrecha: cambia la fuente a Arial Narrow 8 puntos. Situar a los empleados en el recuadro con el gerente: activa la Creación automática; disponible únicamente cuando al menos está visible un recuadro de nodo de hoja. Situar a los empleados en el recuadro debajo del gerente: muestra los empleados subordinados en un recuadro debajo del gerente asignado. Ocultar campos secundarios: activa el Modo de construcción compacto. Personalizar: opción habilitada si está seleccionada la opción Ocultar campos secundarios; abre el cuadro de diálogo Seleccione los campos que desea imprimir, mostrando los campos de recuadro que se deben mostrar u ocultar. La opción predeterminada es imprimir únicamente el título y el nombre del recuadro. Haga clic en este botón para visualizar la barra de herramientas Avanzadas de la vista previa. Haga clic en este botón para ocultar la barra de herramientas Avanzadas de la vista previa. La vista previa de Estilo muro contiene la barra de herramientas Avanzadas, que ofrece opciones adicionales de flexibilidad y control. Entre los botones de la barra de herramientas se incluyen: Pulsante Azione eseguita Haga clic en este botón para invertir la última acción. Se puede utilizar más veces para deshacer acciones adicionales Haga clic en este botón para copiar el organigrama mostrado en la vista previa a otra aplicación. Las fotografías de este organigrama también se copian utilizando este botón. Al hacer clic en este botón se designa el recuadro seleccionado como principio del organigrama del estilo seleccionado. Haga clic en este botón para mostrar todo el organigrama desde el recuadro más alto de la jerarquía. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 1, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama colocado en una línea horizontal. De esta manera se crean organigramas más cortos y anchos. 3/13/

56 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Pulsante Azione eseguita Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 2, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama colocado en una fila vertical. De esta manera se crean organigramas más estrechos y altos. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 3, la estructura con el nivel inferior de cada rama del organigrama con los recuadros colocados uno al lado de otro. De esta manera se crean organigramas más compactos. Haga clic en este botón para seleccionar Estructura 4, la de nivel inferior del organigrama (solo muestra dos niveles) colocada en una línea horizontal a lo ancho de la página, en tantas líneas como sean necesarias para mostrar el nivel inferior. El número de recuadros a lo ancho se puede determinar automáticamente, o bien se puede establecer en un número específico. Haga clic en este botón para mover toda la Vista de organigrama hacia la izquierda. Haga clic en este botón para mover toda la Vista de organigrama hacia la derecha. Haga clic en este botón para mover toda la Vista de organigrama hacia arriba. Haga clic en este botón para mover toda la Vista de organigrama hacia abajo. Haga clic en este botón para establecer el porcentaje de zoom con el que se mostrará el organigrama. Haga clic en este botón para mostrar u ocultar el texto del encabezado. Haga clic en este botón para mostrar u ocultar el texto del pie de página. Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo Opciones de impresión de encabezado/pie de página y seleccionar las opciones de impresión. Haga clic en este botón para imprimir la leyenda de un organigrama. Haga clic en este botón para mostrar u ocultar los botones de navegación en la impresión. 3. Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Vista previa de impresión para definir el principio del organigrama, mostrar todo el organigrama, cambiar la estructura del organigrama impreso, mover recuadros individuales, mover el organigrama hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo, ampliar y reducir el zoom, mostrar u ocultar encabezados y pies de página, imprimir la leyenda de un organigrama e incluso abrir el cuadro de diálogo Opciones de impresión de encabezado/pie de página. 4. Para obtener una visión más clara del organigrama, mueva el cursor hasta cualquier posición del organigrama y haga clic. El organigrama se amplía cada vez que hace clic en él hasta que llena la página. Al hacer clic en una visualización a página completa, se reduce para mostrar todo el organigrama tal y como se imprimirá. También puede utilizar los botones Ampliar y Reducir para ampliar y reducir el organigrama. 5. Haga clic en Imprimir para imprimir el organigrama. Si ha seleccionado Asistente para impresión en Opciones de impresión, este botón abrirá el Asistente para impresión. Si no ha seleccionado Asistente para impresión, este botón abrirá el cuadro de diálogo Imprimir del sistema. 3/13/

57 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos 6. También puede cerrar la Vista previa de impresión sin imprimir el organigrama haciendo clic en Cerrar o Esc. Seleccionar las páginas que desea imprimir en la vista previa de estilo libro En la Vista previa de impresión no tiene por qué imprimir todo el libro, puede seleccionar las páginas que desea imprimir. 1. Seleccione Archivo en la barra de menú y, a continuación, Vista previa de impresión en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de vista previa de impresión. También puede hacer clic en el botón Vista previa de impresión de la barra de herramientas. 2. Haga clic en Mostrar vista previa. Se abrirá el cuadro de diálogo Vista previa de impresión estilo libro, y el organigrama se mostrará tal y como se imprimirá para cada página. El recuadro con el borde amarillo indica la vista actual mostrada en la vista previa. Consulte el procedimiento Vista previa e impresión de un organigrama estilo libro para obtener información sobre las tareas adicionales que puede realizar. 3. Haga clic en el botón para habilitar la selección de páginas concretas para imprimirlas. Se abre el cuadro de diálogo Modo de impresión selectiva habilitado para informarle de que está habilitado el modo de impresión selectiva. Puede optar por que no se muestre el mensaje de nuevo mediante la activación de la casilla de verificación No volver a mostrar este cuadro de diálogo. Figure 29. Las miniaturas de la página presentan ahora un icono de impresora. 3/13/

58 Realizar vistas previas de organigramas e imprimirlos Figure Seleccione las páginas que NO desea imprimir. El icono de impresión cambia. Figure Si opta por no imprimir solo las páginas seleccionadas, haga clic en. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de una impresora utilizando el menú contextual. Las opciones que tendrá a su disposición son Seleccionar todas las páginas para imprimirlas y Borrar todas las páginas. Si opta por imprimir únicamente las páginas seleccionadas, haga clic en. 3/13/

59 Trabajar con planificación organizativa para administradores Trabajar con planificación organizativa para administradores Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. Con OrgPublisher Premier puede publicar un organigrama web para la planificación de modelos organizativos y para la planificación de la sucesión. Este tema trata la planificación organizativa. Consulte el tema Trabajar con la planificación de sucesión para obtener información sobre los organigramas de sucesión. Los planificadores tendrán la posibilidad de crear un nuevo organigrama de planificación, modificar un organigrama existente o eliminar un organigrama utilizando el botón Planificación. Nota: Cuando cree un organigrama de planificación, asegúrese de que el recuadro que haya seleccionado como principio del organigrama sea correcto. Una vez creado el organigrama de planificación no es posible expandir desde el principio del organigrama establecido. Figure 32. Los organigramas de planificación no contienen una ficha Mis grupos independiente en la Vista de búsqueda. Sin embargo, si ya tiene grupos en la ficha Mis grupos del organigrama de PluginX, estos grupos se copiarán al organigrama de planificación. Los organigramas de planificación pueden guardarse en la unidad de disco duro local del usuario final o en su servidor web, en una subcarpeta que crea automáticamente OrgPublisher. Los usuarios finales podrán ver una lista de los organigramas de planificación creados tanto por ellos mismos como por sus subordinados. Si más de un usuario intenta abrir el mismo organigrama, aparecerá un mensaje que indicará que hay otro usuario modificando el organigrama y estará disponible una opción de solo lectura. Cuando se abran los organigramas de planificación en OrgPlan estarán disponibles un menú y una barra de herramientas especiales. Los organigramas de planificación aparecen siempre en el Modo de creación. El Modo de creación no refleja ningún tipo de formato especial, como por ejemplo visualización de elementos a varios niveles, subordinados en el mismo recuadro que su gerente ni la configuración de diseño de recuadro avanzada. Además de la mayoría de funciones de organigrama básicas, tal y como se describe en el tema Ayuda del usuario final de OrgPublisher. El menú y la barra de herramientas del organigrama habilitado para planificación incluye además diversas opciones destinadas a los 3/13/

60 Trabajar con planificación organizativa para administradores planificadores, que le permiten crear, modificar o eliminar los organigramas de planificación, así como generar un informe de cambios o visualizar un historial de revisiones. Además de esto, se aplican diversas normativas relativas a los organigramas de planificación. Seleccione uno de los elementos siguientes si desea ver las instrucciones para realizar cada acción. Abrir un organigrama de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. 1. Abra el organigrama activado para planificación en el navegador web. Haga clic en el botón Planificación. 2. Seleccione la opción Abrir organigramas de planificación en la lista de opciones. 3. Haga clic una vez en la definición del organigrama de planificación que desea abrir. Se abre el organigrama seleccionado en la misma ventana del navegador. 4. Para volver al organigrama activado para planificación, haga clic en el botón Atrás. Administración de organigramas de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. Durante la visualización de un organigrama de planificación habilitado podrá administrar los organigramas de planificación. Cuando haga clic en el botón Ejecutar organigramas de planificación por primera vez, se abrirá el cuadro de diálogo Crear un organigrama convencional. Si ya existe un organigrama de planificación, verá la lista de organigramas existentes. Puede crear un nuevo organigrama de planificación, seleccione el organigrama que desea abrir organigrama que desea eliminar., o seleccione el 3/13/

61 Trabajar con planificación organizativa para administradores Crear nuevo organigrama de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. 1. Abra el organigrama habilitado para planificación en el navegador web y haga clic en el botón Planificación. (Este botón podría variar en función del tipo de organigramas de planificación seleccionado.) 2. Seleccione la opción Crear nuevo organigrama de planificación en la lista de opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo organigrama de planificación. El cuadro de diálogo indica el principio del organigrama de planificación, como por ejemplo "Este organigrama incluirá los recuadros desde (nombre) hacia delante." Por ejemplo, el administrador del organigrama podría publicar el organigrama para que trabajara desde su recuadro en adelante. 3. El nombre del organigrama de planificación será, de forma predeterminada, "OrgPlan para", y asigna nombre a la primera persona del organigrama, así como el nombre del organigrama original. Si no desea aceptar el nombre predeterminado, escriba el nombre del organigrama. 4. Si el administrador del organigrama aún no ha habilitado esta función, podrá activar la casilla de verificación Proteger este organigrama por contraseña para solicitar una contraseña siempre que se abra el organigrama. 5. Escriba la Contraseña y, a continuación, Vuelva a escribir la contraseña. 6. Puede limitar el número de niveles que tienen disponibles los planificadores mediante la activación de la casilla de verificación Restringir tamaño del organigrama de planificación. 7. Si desea que se muestre en su escritorio un acceso directo al organigrama de planificación, active la casilla de verificación Crear un acceso directo al organigrama en mi escritorio de Windows. 8. Haga clic en Crear y editar el organigrama. El navegador abre el organigrama OrgPlan con la Barra de herramientas Insertar y los botones Generar un informe de cambios y correo electrónico habilitados. El organigrama de planificación se guardará en la carpeta especificada cuando se publicó el organigrama original. Los organigramas de planificación de PluginX pueden guardarse en la unidad de disco duro local o en el servidor web. 3/13/

62 Trabajar con planificación organizativa para administradores Nota: Si guarda varios organigramas de planificación en la misma carpeta web, deberá especificar carpetas de almacenamiento independientes para conservar la seguridad del nombre de usuario y de la contraseña. Cuando cree un organigrama de planificación, asegúrese de que el recuadro que ha seleccionado como principio del organigrama es correcto. Una vez creado el organigrama de planificación no estará disponible la expansión desde el principio del organigrama designado. Los organigramas de planificación no contienen una ficha Mis grupos independiente en la Vista de búsqueda. Sin embargo, si ya tiene grupos en la ficha Mis grupos del organigrama de PluginX, estos grupos se copiarán al organigrama de planificación. Selección de niveles para organigramas de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. Al crear un nuevo organigrama de planificación puede determinar el número de niveles que desea permitir en el organigrama de planificación. 1. En el organigrama con planificación habilitada publicado, haga clic en el botón Planificación organizativa. Este botón podría variar en función de si se ha habilitado o no la Planificación de sucesión. Si existen organigramas de planificación, se abre el cuadro de diálogo Organigramas de planificación organizativa con una lista de los organigramas de planificación existentes. Haga clic en el botón Nuevo. Si actualmente no existe ningún organigrama de planificación, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Nuevo organigrama de planificación organizativa. 2. Active la casilla de verificación Restringir tamaño del organigrama de planificación. 3. Utilice la flecha abajo para seleccionar el número de niveles que desee Limitar el tamaño del organigrama a. 4. Haga clic en Crear y editar el organigrama para abrir el nuevo organigrama de planificación. 3/13/

63 Trabajar con planificación organizativa para administradores Eliminar un organigrama de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. 1. Abra el organigrama activado para planificación en el navegador web. Haga clic en el botón Planificación. 2. Haga clic en de la lista de opciones. Aparecerá una lista de todos los organigramas de planificación. 3. Seleccione la definición del organigrama de planificación que desee eliminar. Aparecerá un mensaje que le indicará que no se puede deshacer la tarea, y que compruebe si desea eliminar el organigrama de planificación. 4. Haga clic en Sí. Aparecerá un mensaje que le indicará que se ha eliminado el organigrama seleccionado. Guardar un organigrama de planificación Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de planificación. Al publicar un EChart protegido utilizando la función OrgPlan, podrá almacenar los organigramas de planificación en el ordenador del usuario final o en el servidor web EChart. Los organigramas de planificación pueden compartirse a través de correo electrónico al utilizar la opción de PC del usuario final. Al utilizar la opción de servidor, cada usuario final tiene acceso automáticamente a la información del organigrama de planificación existente dentro o debajo del recuadro de usuario en la jerarquía. Guardar los organigramas de planificación en el servidor hace que se puedan compartir muy fácilmente pero tal vez haga más vulnerable la información que contienen. Resulta esencial que la carpeta en que están almacenados disponga de la correcta protección. 1. En el organigrama de planificación, seleccione Archivo en el menú Principal, y a continuación, Preferencias en la lista de opciones. Se abre el cuadro de diálogo Preferencias. 3/13/

64 Trabajar con planificación organizativa para administradores Figure 33. Este cuadro de diálogo muestra las ubicaciones predeterminadas definidas por el administrador de TI. Si cuenta con los permisos necesarios, podrá optar por almacenar el organigrama de planificación en una unidad local o en una ubicación de red. 2. Escriba o explore hasta la carpeta del servidor en la que desea almacenar los organigramas de planificación, y asegúrese de que la carpeta es segura, es decir, accesible para el servidor EChart pero no a peticiones HTTP. Si tiene dudas sobre la seguridad, póngase en contacto con su administrador de TI. 3. Haga clic en Aceptar para guardar en la carpeta especificada y volver al organigrama de planificación. Si tiene dudas sobre la seguridad, póngase en contacto con su administrador de TI. Nota: Los planificadores podrían observar un error al enviar un organigrama de planificación creado en un equipo local con Microsoft Vista. Se recomienda que los administradores utilicen una ubicación de servidor segura. 3/13/

65 Trabajar con planificación de sucesión para administradores Trabajar con planificación de sucesión para administradores Nota: Este tema solo está destinado a los administradores de organigramas de sucesión. Con OrgPublisher Premier, podrá publicar un organigrama basado en web para la planificación de sucesión. Los organigramas de planificación de sucesión trabajan en estrecha colaboración con la Matriz de nueve recuadros y los Perfiles lado a lado. El administrador de planificación puede crear un organigrama de planificación por medio del botón Planificación de sucesión. Los administradores de planificación podrán crear un nuevo organigrama de sucesión, o bien modificar o eliminar uno ya existente. Los usuarios finales, los individuos seleccionados y los planificadores podrán crear y compartir organigramas de sucesión. OrgPublisher asigna automáticamente formato especial a los tipos de cargo de sucesor. Los planificadores podrán modificar los campos de datos mostrados en la Vista de organigrama. Los campos de datos que no pueden modificarse se muestran en la Vista de perfil. Los organigramas de planificación de sucesión pueden guardarse en la unidad de disco duro local del usuario final o en su servidor web, en una subcarpeta que crea automáticamente OrgPublisher. Los usuarios finales podrán ver una lista de los organigramas de planificación creados tanto por ellos mismos como por sus subordinados. Si más de un usuario intenta abrir el mismo organigrama, aparecerá un mensaje que indicará que hay otro usuario modificando el organigrama y estará disponible una opción de solo lectura. Los organigramas de planificación siempre están en Modo de creación. El menú y la barra de herramientas ofrecen a los usuarios finales diversas opciones, que les permiten modificar y guardar los organigramas de planificación, así como generar un informe de cambios o visualizar un historial de revisiones. Adición a un recuadro de un Candidato a la sucesión Al crear un organigrama de planificación de sucesión, el organigrama se abre sin información jerárquica incluida, dado que este tipo de organigrama está diseñado para ayudarle en la planificación de sucesores para posiciones concretas dentro de su empresa. Puede arrastrar y colocar personas desde su recuadro actual hasta el recuadro del cargo para el que son candidatos. Posteriormente podrá cambiar el tipo de posición de forma manual. 3/13/

66 Trabajar con planificación de sucesión para administradores Búsqueda de recuentos de sucesión de personas El Recuento de sucesión de personas utiliza el Id. de empleado y el tipo de posición de <SC> para determinar si una persona es candidata para más de un puesto. Es posible que su organización quiera ver todas las personas que son candidatas para más de un puesto. Es posible que también desee crear grupos que muestren personas candidatas para 2, 3 puestos, etc. Nota: Los resultados únicamente muestran el registro <SC>, y no una entrada para el puesto estándar del sucesor. Además, esta búsqueda es compuesta. La opción de búsqueda de recuento de sucesión de persona primero examina los datos para buscar todos los registros <SC> del organigrama. En los registros <SC> resultantes se busca una segunda vez, para comprobar si alguno de los Id. de empleado aparecen en la lista más de una vez. Debe contar con Id. de empleado precisos de cada registro en sus datos para poder utilizar esta opción. En la barra de menú, seleccione Buscar en las opciones desplegables o abra el panel Vista de búsqueda en la Vista de lista. También puede hacer clic en el botón Buscar de la barra de herramientas.. 1. Abra el cuadro de diálogo Buscar haciendo clic en. 2. Si ha seleccionado un recuadro específico en la Vista de organigrama, el cuadro de diálogo Buscar activa la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado. De esta forma comienza la búsqueda en dicho punto del organigrama. Si desea buscar en todo el organigrama, haga clic en la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado para desactivarla. 3. Si está utilizando la Vista de búsqueda y desea iniciar su búsqueda desde un recuadro concreto de un organigrama, primero debe seleccionar una Vista de organigrama y, a continuación, activar la casilla de verificación Buscar bajo. De esta forma comienza la búsqueda en dicho punto del organigrama. 4. Seleccione la ficha Todos los campos. 5. En el campo Buscar, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar Recuento del sucesor de personas. También puede pulsar la tecla de la primera letra del campo al que se desea desplazar a través de la lista. 6. En el campo Para, escriba el número en el que desea buscar. Por ejemplo, si desea ver cuántos cargos contienen más de un sucesor, escriba el número En el campo Coincidir, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar >= Mayor o igual que. 3/13/

67 Trabajar con planificación de sucesión para administradores 8. Haga clic en Buscar ahora o en Ir. OrgPublisher realiza la búsqueda y muestra los registros que coinciden en el panel inferior. 9. Puede guardar los resultados de la búsqueda como grupo o efectuar una búsqueda adicional. Los perfiles lado a lado están limitados a seis perfiles simultáneos, en caso de que ancle los perfiles en la Vista de búsqueda. Búsqueda de sucesores en un recuadro Esta opción de búsqueda contiene una lista de personas de un recuadro que contiene un número de sucesores seleccionado, y le ayuda a localizar dónde no tiene sucesores o dónde tiene demasiados sucesores para una posición concreta. 1. Abra el cuadro de diálogo Buscar mediante la selección de Editar en la barra de menú y, a continuación, Buscar en las opciones desplegables, o abra el panel Vista de búsqueda en la Vista de lista. También puede hacer clic en el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. Si ha seleccionado un recuadro específico en la Vista de organigrama, el cuadro de diálogo Buscar activa la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado. De esta forma comienza la búsqueda en dicho punto del organigrama. Si desea buscar en todo el organigrama, haga clic en la casilla de verificación Buscar en el recuadro seleccionado para desactivarla. 3. Si está utilizando la Vista de búsqueda y desea iniciar su búsqueda desde un recuadro concreto de un organigrama, primero debe seleccionar una Vista de organigrama y, a continuación, activar la casilla de verificación Buscar bajo. De esta forma comienza la búsqueda en dicho punto del organigrama. 4. Seleccione la ficha Todos los campos. 5. En el campo Buscar, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar Sucesor(es) en el recuadro. También puede pulsar la tecla de la primera letra del campo al que se desea desplazar a través de la lista. 6. En el campo Para, escriba el número de sucesores de un recuadro que desee buscar. Por ejemplo, si desea ver todos los recuadros que contienen más de un sucesor, escriba el número En el campo Coincidir, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar = Igual a. 8. Haga clic en Buscar ahora o en Ir. OrgPublisher realiza la búsqueda y muestra los registros, sucesores y gerentes que coinciden en el recuadro en el panel inferior. 3/13/

68 Trabajar con planificación de sucesión para administradores 9. Puede guardar los resultados de la búsqueda como grupo o efectuar una búsqueda adicional. Creación de perfiles lado a lado La Vista de perfil lado a lado le permite consultar varios perfiles de forma simultánea. Cada perfil contiene una tachuela que retiene el perfil en la vista. Esta función está disponible en el organigrama publicado si el administrador de su organigrama ha creado un organigrama de planificación de sucesión. Cuando haya seleccionado los perfiles lado a lado que desee utilizar podrá crear un grupo nuevo. Los perfiles lado a lado pueden imprimirse mediante la selección de la Vista de perfil en el Asistente para impresión. 1. Abra la Vista de perfil. Aparecerá el perfil del recuadro principal. 2. Seleccione el nombre, el cargo o el título de recuadro en el organigrama que desee visualizar en la Vista de perfil lado a lado. 3. Haga clic en el botón tachuela de la esquina superior derecha para anclar el perfil. El perfil quedará anclado y desplazado hacia la derecha, y se creará un marcador de posición en la izquierda destinado al siguiente perfil. 4. Haga clic en el nombre de otra persona, en su cargo o en el título de su recuadro (en función de los datos para los que esté creando el perfil; desea comparar campos de datos similares) para llenar el marcador con la información de la persona seleccionada. 5. Si se aplica la tachuela al perfil añadido, ambos perfiles con la tachuela aplicada se desplazarán hasta la derecha, y aparecerá un marcador de posición adicional. Figure 34. 3/13/

69 Trabajar con planificación de sucesión para administradores 6. Siga realizando sus selecciones y aplicando tachuelas a los perfiles que desee mediante la repetición de los pasos 2 y 3. Creación de un nuevo organigrama de planificación Si la publicación se realiza mediante OrgPublisher Premier, los administradores de planificación podrán crear un nuevo organigrama de planificación de la sucesión, modificar un organigrama existente o eliminar un organigrama de planificación. Mientras se encuentran en el organigrama de planificación de la sucesión, los usuarios finales podrán agregar y eliminar sucesores del organigrama, pero no podrán cambiar la estructura del organigrama. 1. Abra el organigrama habilitado para planificación en el navegador web y haga clic en el botón Planificación de sucesión. 2. Seleccione Crear nuevo organigrama de planificación de sucesión. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo organigrama de planificación de sucesión. Si un organigrama de planificación de sucesión actual no existe, el cuadro de diálogo se abrirá en cuanto haga clic en el botón. 3. Si no desea aceptar el nombre predeterminado, escriba el nombre del organigrama. 4. Si el administrador del organigrama aún no ha habilitado esta función, podrá activar la casilla de verificación Proteger este organigrama por contraseña para solicitar una contraseña siempre que se abra el organigrama. 5. Escriba la Contraseña y, a continuación, Vuelva a escribir la contraseña. 6. Si desea que se muestre en su escritorio un acceso directo al organigrama de planificación, active la casilla de verificación Crear un acceso directo al organigrama en mi escritorio de Windows. 7. Haga clic en Crear y editar el organigrama. El navegador abre el organigrama de planificación de sucesión con la barra de herramientas Insertar y los botones Generar un informe de cambios y correo electrónico habilitados. Consulte el procedimiento Generación de un informe de cambios para obtener información detallada. Guardar perfiles lado a lado como un grupo Es posible crear grupos de los perfiles mostrados y anclados lado a lado. 1. Seleccione los perfiles que desea utilizar como perfil lado a lado y, a continuación, haga clic en el botón Guardar este grupo de personas como un grupo nuevo. Se abrirá el cuadro de diálogo del Editor de grupos. 3/13/

70 Trabajar con planificación de sucesión para administradores 2. El Nombre del grupo predeterminado se muestra como Perfil del grupo. Puede conservar este nombre o escribir encima de él el nombre que desee. 3. Haga clic en Guardar. El cuadro de diálogo Editor de grupos se cierra y el nuevo grupo se incluye en la Vista de grupos. Podrá seleccionar el nombre de grupo en la Vista de grupos para mostrar las personas seleccionadas en la Vista de organigrama. Impresión de una matriz de nueve recuadros Si está incluida en el organigrama publicado, podrá imprimir la Matriz de nueve recuadros si se ha habilitado el Asistente para impresión. 1. Abra su organigrama y, a continuación, abra la Matriz de nueve recuadros. 2. Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Principal. Se abrirá el Asistente para impresión. Figure Seleccione Matriz de nueve recuadros y haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en Finalizar para imprimir la vista. La Matriz de nueve recuadros incluye las designaciones de cada recuadro, como por ejemplo Alto rendimiento-alto potencial o Rendimiento medio-bajo potencial. Visualización de la matriz de nueve recuadros Si está disponible en el organigrama publicado, podrá visualizar la Matriz de nueve recuadros. La matriz se mostrará en el organigrama, o el botón Matriz de nueve recuadros estará habilitado en la barra de herramientas. Abra el organigrama. Si no se muestra la matriz, haga clic en el botón Matriz de nueve recuadros. Se abrirá la Matriz de nueve recuadros. 3/13/

71 Trabajar con planificación de sucesión para administradores Figure 36. 3/13/