INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS Departamento de Proveeduría INS. PROV de enero 2017

Transcripción

1 INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS Departamento de Proveeduría INS PROV de enero 2017 Señores Proveedores Presente Referencia: Compra de Materiales N I17001M - Instructivo para la Adquisición de Materiales de Construcción Para Mantenimiento Físico y Remodelación de la Red de Oficinas Institucionales. Estimados señores: El Departamento Proveeduría del Instituto Nacional de Seguros, con sustento en el Instructivo para la Adquisición de Materiales Genéricos de Construcción - Mantenimiento Físico y Remodelación de la Red de Oficinas autorizado por la Contraloría General de la República en oficio DJ-0231 del 15 de julio 2009 (07498), prorrogado por el mismo Órgano Contralor en sus oficios DJ-2078 del 28 de mayo 2010 (04964), DCA-1455 del 21 de junio 2012 (06107) y DCA del 19 de agosto 2016 (10897), y lo solicitado por la Sub-Dirección de Servicios Generales, le invita a presentar su oferta - según el listado adjunto - de aquellos materiales que como proveedor tiene a disposición. CONDICIONES GENERALES: 1. La recepción de las ofertas y muestras será hasta las 14:00 horas del 17 de enero El acto de apertura se realizará en el edificio de Oficinas Centrales del INS, en el Auditorio de Planta Baja, a partir de las 9am, según el siguiente detalle: 18 de enero 2017, del renglón 001 al renglón de enero 2017, del renglón 124 al renglón de enero 2017, del renglón 252 al renglón 370. En virtud de lo anterior, las ofertas y sus respectivas copias deberán presentarse en sobres individuales debidamente separados, según el detalle antes citado para cada día, de acuerdo a los renglones en los que participe. Estos deberán venir sellados y rotulados para los renglones a los cuales presenta su propuesta. Por cuanto, cada día de apertura se Página 1 de 9

2 abrirán solamente los sobres para los renglones correspondientes de acuerdo a la distribución antes indicada. A modo de ejemplo, y para mayor claridad las ofertas únicamente se recibirán de la siguiente manera: Un sobre cerrado que contenga la oferta y copias para los renglones cotizados que abarcan el primer día de apertura (Renglones N 1 al N 123). Un sobre cerrado que contenga la oferta y copias para los renglones cotizados que abarcan el segundo día de apertura (Renglones N 124 al N 251). Un sobre cerrado que contenga la oferta y copias para los renglones cotizados que abarcan el tercer día de apertura (Renglones N 252 al N 370). En el Anexo N 3 se suministra un formulario el cual obligatoriamente debe ser utilizado por el oferente marcando con una X en la casilla correspondiente (COTIZA / NO COTIZA) para cada renglón, el cual debe ser colocado de manera visible afuera del sobre de la oferta del día al que corresponda, según el detalle antes señalado. En dicho formulario no debe anotarse precios. 3. La oferta debe presentarse en el mostrador del oficial de público del Departamento Proveeduría, ubicado en el piso Nº8 del edificio de Oficinas Centrales antes de la hora y fecha señaladas para la recepción de ofertas, en sobre cerrado y con dos copias idénticas. Tanto en la oferta original como en las copias se deberán adjuntar los catálogos o fichas técnicas de los materiales ofertados. En caso de no contar con la ficha técnica correspondiente se debe aportar junto con la oferta, muestra del producto cotizado (una muestra por cada renglón), debidamente rotulada con el nombre del oferente, número de concurso y número de renglón al que corresponde. Lo anterior para que se pueda corroborar el cumplimiento técnico de dichos materiales de una manera ágil. Presentación de las muestras: Deben ser entregadas junto con la oferta en el mostrador del oficial de público del Departamento de Proveeduría, ubicado en el piso Nº8 del edificio de Oficinas Centrales antes de la hora y fecha señaladas para la recepción de ofertas. Para la devolución de las muestras en el momento que corresponda, el Oferente deberá presentar una nota en el Departamento Proveeduría, solicitando dicha devolución, la cual será enviada por parte de la Proveeduría a la Unidad Usuaria, quienes coordinarán con el Oferente la devolución de las mismas. Las muestras de las ofertas no adjudicadas podrán retirarse una vez que el concurso adquiera firmeza, para lo cual, el Oferente contará con 10 días naturales a partir de la Página 2 de 9

3 citada firmeza. Después de este período la Administración dispondrá libremente de ellas. Las muestras de las ofertas adjudicadas las mantendrá el Instituto para ser utilizadas como referencia al momento de recibir el producto. Después de entregado el producto, para su retiro, el Adjudicatario contará con 10 días naturales a partir de la recepción definitiva a satisfacción. Después de este período la Administración dispondrá libremente de ellas. Para la revisión técnica de los materiales ofertados de acuerdo a las descripciones presentadas, serán enviados al Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, quienes serán los encargados de verificar el cumplimiento técnico de las líneas ofertadas. 4. La oferta deberá presentarse en el orden de los renglones establecido en el Anexo Nº 1 y utilizando el formato suministrado en el cuadro Nº 1, para lo cual debe indicarse la marca del producto ofrecido, la especificación técnica del mismo donde se aprecie la característica igual o superior indicada en el cartel, el monto unitario sin impuesto, el impuesto correspondiente (en una columna independiente) y el monto total. IMPORTANTE: Se debe cotizar en la misma unidad de medida que se detalla en cada caso. Se solicita incluir únicamente el detalle de los renglones para los cuales se está participando. Al respecto se debe tomar en cuenta lo siguiente: En cada caso se deben referir las marcas de los productos ofrecidos. Cuando se coticen productos de marcas diferentes a las referenciadas en el cartel se debe adjuntar a la oferta la ficha técnica respectiva y en caso de no contar con la ficha técnica correspondiente se debe aportar la muestra según lo indicado en el punto N 3. El embalaje de la muestra debe permitir la visualización del artículo sin que para ello deba manipularse o retirarse el empaque. Cualquier costo inherente al producto debe estar incorporado en el costo unitario, el cual para efectos comparativos se considerará sin el impuesto de ventas. La oferta debe presentarse obligatoriamente utilizando el siguiente formato: Página 3 de 9

4 Cuadro 1. Formato que debe emplear el oferente para presentar oferta. Renglón N Código Marca y nombre del producto ofertado Especificación técnica que demuestre o supere la calidad solicitada Aporta hoja técnica o muestra Precio Bruto unitario (sin impuesto de ventas) Impuesto de ventas Precio Neto Total 5. Si el material cotizado está exento de impuestos así debe indicarse en cada renglón (según formato en cuadro N 1) y aportar la documentación que respalde lo indicado. 6. Solo se deberá presentar una oferta por cada línea de producto solicitado, no se aceptará más de una oferta. La oferta deberá respetar estrictamente las especificaciones de cada producto. En caso de no cumplirse técnicamente no se considerará para la adjudicación. 7. Al momento de la apertura de ofertas podrán ingresar al Auditorio, donde se realizará el acto, los representantes de la empresa, no obstante, solo el representante confirmado por la empresa de acuerdo al poder presentado ante esta Proveeduría para el proceso de inscripción en el Registro de Proveedores Específico, podrá ofrecer mejoras y/o realizar observaciones durante el acto de apertura. Si al momento de la apertura el representante confirmado inicialmente por la empresa ha cambiado, el oferente deberá aportar con la oferta el documento legal respectivo donde el oferente indique expresamente el nombre completo y calidades de la nueva persona facultada para actuar en su nombre. 8. Plazo de Entrega: El plazo máximo de entrega es de 10 días hábiles, a excepción del renglón N 313, al cual se le otorga 20 días hábiles. Para todos los efectos legales se tendrá por iniciado a partir del día siguiente a la notificación de la Orden de Compra o aviso de entrega. El plazo de entrega indicado como inferior a un día, cero días o inmediato, se entenderá como un día hábil para efectos de valoración y ejecución. (Art. 68 RLCA). De no cumplir con el plazo de entrega establecido en esta invitación, se le aplicará las sanciones que se indican en el punto 5 Cláusulas Penales, del Instructivo original aprobado por la Contraloría General de la República. Página 4 de 9

5 9. Declaraciones: El Oferente nacional debe aportar declaración jurada, que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevén los artículos N 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales, incluyendo el tributo establecido en la Ley del Impuesto de las Personas Jurídicas (Ley 9024). 10. En el caso que no aporte muestras del bien, no aporte todos los documentos y/o requisitos solicitados en este pliego de condiciones, conjuntamente con la oferta o no se encuentre al día con las obligaciones obrero patronales con la C.C.S.S, según consulta que efectuará la Administración, se valorará según la normativa aplicable en el caso que corresponda la solicitud de la subsanación pertinente. 11. Garantía de cumplimiento: En las adjudicaciones individuales (es decir por adjudicatario), cuyo monto supere el nivel de adjudicación de Proveeduría, se solicitará garantía de cumplimiento de conformidad a lo estipulado en el punto N 17 del Instructivo original aprobado por la Contraloría General de la República. 12. Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: En caso que proceda el Adjudicatario deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se indique la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad económica para la cual está concursando. El INS podrá revisar las condiciones del seguro durante toda la vigencia de la contratación para comprobar el aseguramiento. 13. Multa: En caso de atraso en la entrega de alguna de las líneas o grupo o parte de ellas, el adjudicatario deberá pagar al Instituto el 2,5% del monto total adjudicado en cada línea o grupo o parte de ellas por cada día hábil de atraso, hasta completar un máximo del 25% del total adjudicado en la línea o el grupo de ellas. 14. De conformidad con lo que preceptúa el artículo 22 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, de ser aplicable, el Adjudicatario garantiza al Instituto el efectivo goce del bien o derecho que le transmita, así como el resarcimiento de todos los daños y perjuicios ocasionados, en caso que alguna deuda tributaria suya le afecte. 15. Ante el incumplimiento del contratista con los estándares de calidad dichos para el bien o servicio, el Instituto procederá, según corresponda, con la aplicación de las multas o cláusulas penales definidas, la ejecución de garantía de cumplimiento, la resolución contractual; así como la aplicación de las sanciones que establece la Ley de Contratación Administrativa en su artículo 100 inciso d); sin perjuicio del reclamo en la vía correspondiente de los saldos al descubierto por los daños y perjuicios ocasionados. Página 5 de 9

6 16. Facturas: Debidamente autorizadas por la Administración Tributaria, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y su Reglamento, así como del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta según corresponda. 17. Vigencia de las ofertas: Se entenderán vigentes por el plazo máximo para emitir el acto de adjudicación a partir de la apertura de ofertas, salvo indicación en contraria de manera expresa en la oferta. 18. Plazo para adjudicar: El acto de adjudicación será emitido en un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la apertura de ofertas. 19. Forma de pago: 10 días naturales posteriores al recibo de conformidad del suministro entregado. El Instituto Nacional de Seguros realiza la cancelación de bienes y servicios a través del sistema S.I.N.P.E; por ello el Oferente deberá indicar en su oferta el número de cuenta cliente (SINPE 17 dígitos) y el nombre del banco en el que desea sean depositados los pagos por medio de transferencia electrónica, con la sola indicación de esa información se tomará por cierta y válida y el Oferente asumirá la responsabilidad si la información proporcionada resulta incorrecta. 20. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual. Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación, adquieren la obligación de no incurrir directa ni indirectamente en actos de corrupción con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato. Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación inició desde el proceso de formación de la Decisión Inicial citada en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa. Para los efectos de esta cláusula, se entenderá que los agentes indirectos de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción. Asimismo, de acuerdo con la ley, la figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación. Se consideran actos de corrupción los siguientes: Página 6 de 9

7 a. El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; b. El ofrecimiento o el otorgamiento, que directa o indirectamente las personas que participen en el presente proceso de contratación hagan a un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para ese funcionario o para otra persona o entidad, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; c. La realización por parte de un funcionario del Instituto o una persona que ejerza funciones públicas, de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios indebidos para sí mismo o para un tercero; d. El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula; e. La participación como autor, co-autor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula, y; f. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto disponen el Código Penal y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, número Cuando el Instituto o una autoridad judicial costarricense o del extranjero, previa aplicación del debido proceso, compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, deberá pagar al Instituto una indemnización punitiva por una suma igual al total del precio cobrado al INS por la ejecución del contrato, incluyendo ampliaciones y extensiones. Cuando el participante en el proceso de contratación no haya sido adjudicado, la indemnización punitiva será de una suma igual al monto de su oferta original. Estas indemnizaciones se aplicarán sin perjuicio de otras sanciones de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa aplicables al obligado por esta cláusula, o a otras personas o a los funcionarios del Instituto o de otros entes públicos o privados que participen en los actos de corrupción. Página 7 de 9

8 La potestad del Instituto para requerir el pago de la indemnización prescribe en 10 años, contados desde la fecha de adjudicación del contrato tratándose de los culpables no adjudicados, o desde la fecha de terminación del contrato tratándose de los culpables que hayan resultado adjudicados. Con la sola presentación de la oferta, los participantes en el proceso de contratación admiten la facultad del Instituto de ejecutar el cobro de las indemnizaciones en Costa Rica o en cualquier otra jurisdicción. Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen. Esta cláusula tiene como referencias la Convención Interamericana Contra la Corrupción, aprobada por Costa Rica mediante la Ley número 7670, el Convenio de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobado por Costa Rica mediante la Ley número 8557, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, número 8422, y la Ley Contra la Delincuencia Organizada, número 8754, por lo que, cuando sea necesario, la aplicación de esta cláusula debe interpretarse o integrarse según lo que disponen dichas normas. Con la presentación de la oferta el oferente acepta sin restricción la presente cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual. 21. Especies Fiscales: De conformidad con lo establecido en el artículo 272 del Código Fiscal, se requerirá el aporte de las especies fiscales que corresponda, a fin de brindar la formalización contractual y/o pedido u orden de compra respectiva. 22. El oferente nacional deberá aportar certificación original o copia certificada de la personería legal y la naturaleza y propiedad de las acciones, actualizada y vigente al momento de la apertura (preferiblemente con no más de un mes de haber sido emitida). Cuando la propiedad de las acciones esté en poder de una persona jurídica, igualmente debe indicarse la propiedad de las acciones. 23. En caso de ser empresa PYMES: El oferente deberá presentar certificación vigente a la fecha de apertura de ofertas, emitida por el Ministerio de Economía Industria y Comercio en el cual se constate lo anterior. 24. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcial, total o declarar desierto o infructuoso el presente concurso. Página 8 de 9

9 25. De conformidad con el Código de Trabajo, el Código de la Niñez y la Adolescencia (N 7739) y demás normativa relacionada, el adjudicatario no podrá incorporar en su equipo de trabajo mano de obra infantil. 26. Entrega de los Suministros: Los materiales adjudicados se deberán entregar en el Almacén de existencias INS ubicado diagonal al Colegio Técnico profesional de Gravillas, Desamparados. La recepción de la mercadería será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. Las recepciones se harán previa cita, a los teléfonos Ext / 8202 / 8204 / 8205 con los funcionarios Cynthia Artavia, Katherine Flores, Walter Barrantes u Omar Carmona, respectivamente. Los aspectos no contemplados anteriormente, se regirán por lo dispuesto en el Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción -mantenimiento físico y remodelación de la red de oficinas, también por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y normas conexas que sean aplicables. Atentamente, Original Firmado por Msc. Francisco Cordero Fallas Jefe, Departamento de Proveeduría INS Hecho por: ENN Revisado por: CGR Cc.: Archivo / Consecutivo Página 9 de 9