DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA DEL INS. PROV de abril del 2017

Transcripción

1 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA DEL INS PROV de abril del 2017 Contratación Exceptuada 2017PP-E17010M-UC Adquisición de Servicios de Soporte Técnico para la Plataforma Microsoft. PLIEGO DE CONDICIONES El Instituto Nacional de Seguros recibirá ofertas por escrito, hasta las 10:00 horas del 09 de mayo del 2017, para la contratación de servicios citados, con todo gasto pago e impuestos incluidos, conforme a las siguientes condiciones y especificaciones: CAPITULO I: ASPECTOS TÉCNICOS I. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO: RENGLON ÚNICO. Soporte técnico con el fabricante tipo premier. Contratar un máximo de 160 horas anuales, en servicios de soporte técnico del fabricante para productos Microsoft que actualmente se utilicen en el Instituto y cuyas versiones estén vigentes durante el ciclo de vida definido por el fabricante. Productos Microsoft en uso actualmente en el INS: Ítem Nombre 1 Windows 10 y superior 2 Windows Server 2008 y superior 3 Microsoft Office 2007y superior 4 SQL Server 2008 y superior 5 IIS 6 y superior 6 Visual Studio 2005 y superior 7 Share Point 2007 y superior en las siguientes ediciones para los casos que aplique Estándar, Enterprise, professional, foundation. 8 Office 365 ProPlus 9 Dynamics CRM Página 1 de 19

2 Nota importante: La lista indicada no limita al INS para el uso de esta contratación, a fin de solicitar el servicio de soporte a productos Microsoft que adquiera en el futuro, durante la vigencia del contrato; en el tanto se encuentren dentro del período de vida útil que publica Microsoft para cada producto. 1. Se requieren los siguientes servicios: a. Administración de Cuenta y Servicios Preventivos. Contraparte administrativa para la coordinación y administración de las labores propias del Soporte Técnico a la Plataforma Microsoft así como Servicios preventivos que ayuden al INS a planificar y hacer preparaciones para una eficaz administración de Sistemas y Operaciones. b. Atención de fallas vía telefónica (en español): El Oferente deberá tener una disponibilidad de soporte técnico en atención de fallas vía telefónica durante los siete días de la semana las 24 horas del día (24X7), que asegure la atención oportuna de fallas. c. Soporte técnico en infraestructura: Soporte técnico en productos Microsoft por especialistas en infraestructura tecnológica que asisten al personal del INS en la implementación de nuevas soluciones derivadas de las necesidades del negocio. Esto incluye la asistencia técnica a través de servicios de planificación y soporte a la infraestructura tecnológica Institucional mediante la identificación de riesgos operacionales mitigando problemas potenciales antes de que se active una incidencia. También el dar recomendaciones que permitan mejorar el desempeño y rendimiento de las herramientas que conforman la Plataforma tecnológica Institucional. d. Asistencia en Soporte a Desarrollo: Asistencia técnica al grupo de desarrolladores del INS en la creación y desarrollo de aplicaciones que realiza el Instituto sobre la plataforma Microsoft. También recomendaciones y asesoramiento en mejores prácticas que mejoren el desempeño de las aplicaciones soportadas por dicha Plataforma. e. Revisiones (Health Check): Revisiones de soporte a la plataforma Institucional para identificar posibles fallas tanto de rendimiento o seguridad de manera que brinden soluciones para mejorar la implementación de las herramientas e identificar oportunidades para aumentar la disponibilidad de los sistemas y simplificar el mantenimiento. Página 2 de 19

3 f. Pruebas y Pilotos de implementación de productos. Con el fin de obtener una retroalimentación en torno a las mejores prácticas tendientes tanto a procesos como infraestructura en general de la Plataforma Microsoft con que actualmente cuenta el Instituto, se realizarán sesiones de trabajo, talleres y laboratorios con la participación activa tanto del personal del Departamento de Gestión de Servicios Tecnológicos y de Telecomunicación como de los desarrolladores del Departamento de Mantenimiento de Sistemas. Dichas sesiones permitirán a los técnicos y desarrolladores de la Institución, obtener las mejores prácticas para prevenir o solucionar potenciales problemas en la infraestructura Microsoft o para el adecuado uso de las herramientas; tanto de Soporte como de Desarrollo. Las mismas servirán como complemento a las soluciones que los técnicos de la empresa adjudicataria brinden tanto a problemas en las diferentes herramientas como a actividades de diseño, afinamiento, análisis, pruebas de funcionalidad y otros. Las sesiones serán teórico-prácticas y aplicables al entorno de la actual plataforma Institucional. g. Acceso a Servicios Informativos Acceso ilimitado a la página Web Microsoft Premier Online (MPO), desde donde se pueda acceder a servicios actualizados de información en la Plataforma Microsoft. También se deberá incluir el acceso a TechNet Plus para al menos 4 funcionarios del Instituto. EL Oferente debe proveer acceso a la página Web oficial de Microsoft a la que los técnicos y desarrolladores del INS podrán acceder a los recursos de información de Microsoft, tales como noticias de último momento, alertas sobre problemas críticos, novedades a productos, parches y base de conocimiento. h. Acceso a parches especializados: Acceso a parches del fabricante para soluciones específicas que no estén disponibles públicamente, y que se encuentren dentro del ciclo de vida de los productos. Página 3 de 19

4 i. Acceso directo a los desarrolladores Acceso directo a los desarrolladores de software de Microsoft y al código fuente para los productos actuales y futuros que permita: el conocimiento especializado de la arquitectura de los productos actuales de manera que facilite las migraciones hacia nuevos productos o versiones. Que permita también la resolución rápida e integral de problemas de soporte de productos, los desperfectos y las correcciones de código ( hotfixes ). 2. El Instituto se reserva el derecho de requerir los servicios objeto de este contrato, cualquier día del año y a cualquier hora, incluyendo días feriados y asuetos II. REQUISITOS GENERALES TÉCNICOS PARA OFERENTE: A. El Oferente deberá indicar el costo del servicio para el primer año de soporte técnico, así como para cada uno de los (3) tres años posteriores posibles a renovar, esto para fines presupuestarios. La Administración se reserva el derecho de renovar los próximos (3) tres años. B. Reporte de Solicitudes de Servicio: El Oferente debe indicar un número de teléfono y dirección electrónica para que el técnico del INS realice las solicitudes de servicio cuando estas sean requeridas, no obstante el oferente debe contar con un sistema automatizado para la recepción de solicitudes de servicio, ya sea sometimiento de casos, atención de fallas vía telefónica. Este sistema debe generar reportes de las estadísticas y debe tener la capacidad de recibir incidencias, escalarlas y darles seguimiento. C. Sometimiento de Casos. Acceso a página Web desde donde se colocarán solicitudes en caso de errores, cuya solución requiere la atención de especialistas en la materia. El Oferente debe indicar en su oferta la dirección de la página Web, desde donde los técnicos de Soporte o los desarrolladores del Instituto puedan colocar una solicitud o caso. III. CONDICIONES GENERALES TECNICAS PARA EL ADJUDICATARIO: 1. Deberá generar documentación requerida por la Institución, tales como: Manuales de proceso, Procedimientos, diccionarios de datos entre otros. El formato y estilo de esta documentación será indicado por el Instituto. Página 4 de 19

5 2. El Instituto se reserva el derecho de manipular y divulgar todos los documentos, que los técnicos generen relacionados con la plataforma tecnológica del Instituto y de las labores que realizan en este. Para ello todos los documentos que se generen deben entregarse con copia en versión electrónica de procesador de texto Word 2007 o superior, sin restricciones de edición de ningún tipo. 3. Es obligatorio presentar reportes de servicio para los casos de asistencia técnica telefónica y casos atendidos vía Web. De igual forma deben presentar el informe mensual entregado en los tres primeros días hábiles del mes siguiente. Posterior a la finalización del último mes de cada período anual de vigencia del contrato, se requerirá la entrega del informe anual. 4. Los técnicos que laboren para del Instituto, deberán manejar de manera discrecional toda aquella información relacionada con la configuración y accesos de los distintos servidores, a la cual tuvieran acceso eventualmente. 5. Cuando los técnicos se encuentren laborando para la Institución, deberán conducirse de manera respetuosa y correcta; el Instituto se reserva el derecho de solicitar la sustitución inmediata del técnico que incumpla con este punto. 6. Acuerdo de confidencialidad de la información: El Adjudicatario tendrá acceso a información sobre operaciones, clientes y otros aspectos del Instituto y debe comprometerse a cumplir lo siguiente: El Adjudicatario no podrá divulgar la información considerada como confidencial, a la que tenga acceso a personas distintas que las nombradas por la Subdirección de Informática para el control de la ejecución del contrato. El Adjudicatario utilizará la información, exclusivamente para los efectos de realizar las labores de soporte técnico indicadas en el presente cartel. Las restricciones de que se trata esta cláusula en cuanto a divulgación o uso de la información no se aplicará a aquellos casos en que la información sea requerida por la Ley o Autoridad competente. 7. Garantía de los trabajos de Atención de fallas vía telefónica (en español): Página 5 de 19

6 El Adjudicatario debe garantizar que la solución a la falla para atender los requerimientos que reporte el INS no generará problemas posteriores, de manera tal que de ocurrir los mismos, deberá proceder a su corrección sin que el tiempo que implique tal corrección se compute como un gasto adicional para el INS. Para ello, una vez puesta en producción la solución, el encargado de la administración por parte del INS, emitirá la aceptación de la solución. Dicha solución tendrá una garantía de 30 días naturales posteriores a su aceptación, plazo en el cual, de determinarse por parte del administrador del INS, alguna inconsistencia en el funcionamiento del servicio, originada en la implementación de la solución a la falla, se informará de inmediato al adjudicatario, para que en el término de ocho horas se pronuncie sobre la viabilidad de corregir la misma o si está no tiene solución. De ser posible la corrección, tal como se indica supra, el tiempo que se dedique a la misma no se imputará al Instituto. Caso contrario, corresponderá al administrador del INS definir si se necesita restaurar el estado anterior a la implementación de la solución propuesta, o no. De optar por restaurar al estado original, el tiempo que se reportó para la atención del requerimiento, se descontará del consumido. Vencido el plazo de garantía para un caso específico, cualquier inconsistencia que se genere, se reportará como un nuevo caso, para brindarle seguimiento y solución al mismo." La garantía no cubre problemas ocasionados por accidente, abuso o uso incompatible con los términos del presente requerimiento que sean imputables al INS, o que sean resultado de acontecimientos que escapan del control razonable del Adjudicatario. 8. Las sesiones técnicas para las pruebas y pilotos de implementación de productos, se podrán realizar en las oficinas, tanto del INS como en las del Adjudicatario. 9. El INS se reserva el derecho de incorporar nuevas herramientas a la Plataforma Microsoft existente actualmente en la Institución. IV. REQUISITOS GENERALES TÉCNICOS PARA EL ADJUDICATARIO: 1. Coordinación y administración del contrato. Página 6 de 19

7 El Adjudicatario deberá asignar mínimo una (1) persona que se encargue de planificar la entrega de los servicios de soporte técnico contratados. El mismo, estará en continuo contacto vía telefónica o por correo y disponible a reuniones o sesiones de trabajo, con un funcionario asignado por el Departamento Gestión de Servicios Tecnológicos y Telecomunicaciones. El coordinador designado por el adjudicatario para llevar a cabo las funciones de control y administración del contrato deberá realizar al menos las siguientes labores: a. Sesión inicial de orientación y planificación: Se realizará una sesión inicial conjuntamente con el o los funcionarios designados por el Departamento de Gestión de Servicios Tecnológicos y Telecomunicaciones del Instituto, con el fin de oficializar la puesta en marcha del contrato. En ésta sesión se definirán aspectos generales, información requerida por ambas partes y se establecerá en conjunto el plan de entrega de los servicios adquiridos. b. Escalamiento de fallas: El profesional propuesto por el adjudicatario deberá, en caso de requerirse, escalar los problemas a los niveles más altos dentro de la organización técnica con el fin de contribuir a la eficiente y efectiva solución del problema o problemas planteados. c. Reuniones e informes de estado de los servicios brindados: Periódicamente se presentarán diversos informes según lo requiera la administración del Departamento de Gestión de Servicios Tecnológicos y Telecomunicaciones del INS donde se detallarán los servicios brindados durante el período anterior. De igual forma, se realizarán reuniones periódicas para analizar las actividades propias del servicio proporcionado, revisión y/o modificación del plan de entrega de los servicios de Soporte Técnico, monitoreo del grado de satisfacción del cliente, y cualquier actividad adicional que se requiera en relación con la prestación de los servicios que se suscribirán. d. Control de Calidad: El coordinador designado por la empresa adjudicataria deberá velar porque los servicios solicitados en este cartel estén a satisfacción del Instituto Nacional de Seguros. El coordinador designado por el adjudicatario, deberá contar con: Grado universitario de Bachiller en Informática, Computación o Administración de empresas. Página 7 de 19

8 Dirección y/o administración de al menos 2 contratos de Servicios en TI en diferentes empresas del país o extranjeras. Para demostrar lo anterior debe presentar curriculum vitae con copia de los títulos académicos. Esta persona no podrá ser uno de los técnicos que dará los servicios de soporte. Con este contacto, el personal de INS podrá definir agendas de trabajos o proyectos para llevar a cabo trabajos de implementación de nuevas soluciones, migraciones, mantenimientos preventivos, diagnósticos, pruebas de seguridad y cualquier otro trabajo que considere necesario. 2. Cada vez que el Instituto genere una solicitud de servicio y esta sea atendida por el Adjudicatario, el técnico que atienda la solicitud deberá generar un reporte detallado del servicio que se realizó. Este reporte deberá contener al menos: número de reporte, nombre del especialista, fecha y hora, duración de las labores, descripción de las labores realizadas, especificación técnica y puntualmente todos los pasos que realizó para finalizar la solicitud. El tiempo que el técnico invierta en la elaboración del reporte detallado de servicio no tendrá costo alguno para el Instituto. Al inicio del contrato el coordinardor del contrato (por parte del Adjudicatario) y el encargado del contrato en Informática por parte del INS, definirán el machote para la presentación del reporte de servicio y podrán incluirse otros aspectos adicionales. 3. El Adjudicatario debe elaborar, presentar y ejecutar planes de mantenimiento preventivo, los cuales deberán cubrir los aspectos que el Instituto considere necesarios. Los planes deberán ser entregados a la contra parte técnica del instituto para su aprobación, y deberá ser aplicados cuando el instituto lo determine. La elaboración de dichos planes no tendrá costo alguno para el Instituto, ni consumirá horas del presente contrato, su ejecución se hará utilizando las mismas horas adquiridas por este contrato. 4. Informes Mensual: El adjudicatario deberá entregar mensualmente un informe de las labores realizadas en el período anterior el cual deberá contener: a. Cantidad de solicitudes atendidas. b. Fecha en que se presentó el problema. c. Calidad de la atención. d. Tiempo de atención dedicada a cada solicitud (hasta su resolución) e. Tipo de servicio entregado (Sometimiento de casos, atención de fallas vía telefónica). f. Técnico o técnicos a cargo de atender la falla presentada. Página 8 de 19

9 g. Técnico del INS que fungió como supervisor en la atención del problema. h. Tipo de problema. i. Detalle de la solución, entre otros. j. El saldo de horas disponibles 5. Informe Anual. El oferente adjudicatario deberá entregar al final del periodo un informe con al menos: Estadísticas de los reportes generados mensualmente por plataforma y el total de reportes generados durante el año de contrato. Problemas presentados con más frecuencia. CAPITULO II: ASPECTOS FORMALES I. CONDICIONES GENERALES FORMALES DEL OFERENTE: A. Ofertas: La Administración aceptará hasta un máximo de una (1) oferta base. No se aceptarán ofertas alternativas. B. Para el presente concurso, no se debe rendir garantía de participación. C. Forma de pago: Mediante un único pago anual por el 100% del monto adjudicado. La verificación del servicio brindado se realizará mediante los informes mensuales que se solicitan en el apartado IV REQUISITOS GENERALES TÉCNICOS PARA EL ADJUDICATARIO, numeral 4. Trámite 20 días naturales posteriores a la presentación de la factura (a satisfacción del INS), previa inclusión de la solicitud de pago por parte del Contratista. El Instituto Nacional de Seguros realiza la cancelación de bienes y servicios a través del sistema S.I.N.P.E; por ello el Oferente deberá indicar en su oferta el número de cuenta cliente (IBAN 22 caracteres) y el nombre del banco en el que desea sean depositados los pagos por medio de transferencia electrónica, con la sola indicación de esa información se tomará por cierta y válida y el Oferente asumirá la responsabilidad si la información proporcionada resulta incorrecta. En la tramitación del pago regirá lo dispuesto en la Ley N Ofertas en moneda extranjera se cancelarán en colones al tipo de cambio de referencia para la venta del colón con respecto al dólar calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente en la fecha efectiva del pago. Página 9 de 19

10 Para efectos de pago únicamente se tramitará las facturas cuyo desglose y monto coincidan con la adjudicación. En ese sentido para someter la factura a trámite de pago, el Adjudicatario debe detallar en la factura lo siguiente: a. Las partidas y cantidades o servicios entregados, con la indicación en cada línea del código material SIFA (del INS) que corresponde. b. Detallar en cada línea el costo unitario y total, el cual debe coincidir con la orden de compra. c. Indicar cuando corresponda, las líneas cuya entrega es parcial. d. Indicar en la factura el número de la orden de compra. En caso que por el sistema de facturación no sea posible incluir ese detalle en la factura, debe adjuntarlo como anexo, de tal forma que sean claros los materiales a cancelar. Por lo anterior, de incumplir con lo requerido, cualquier atraso en el trámite de pago será responsabilidad del Adjudicatario. D. Para consultas de orden formal pueden efectuarse al teléfono extensiones 3735 con la analista María de la Paz Rodríguez Zúñiga y de orden técnico con Jenny Pereira Obando a la extensión 3860 del Departamento de Gestión de Servicios Tecnológicos y Telecomunicaciones. II. REQUISITOS FORMALES QUE DEBEN CUMPLIR LOS OFERENTES A. Presentación de la oferta: En el Área de atención al público del Departamento Proveeduría, ubicado en el piso Nº8 del edificio de Oficinas Centrales, a más tardar a la fecha y hora señalados, para tal efecto, prevalece la hora indicada en el reloj marcador de este Departamento. B. Modificaciones y correcciones: Toda corrección, modificación o anotación en la oferta, debe ser realizada mediante nota aparte y debe entregarse en el Departamento Proveeduría antes de la fecha y hora prevista para la apertura de ofertas. C. A partir del cartel, el Oferente, debe describir de forma completa, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, así como indicar en su oferta que posee capacidad financiera, especificaciones técnicas y experiencia, para satisfacer el objeto a contratar (artículo Nº54 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). Página 10 de 19

11 D. Para los contratos a ejecutar en el país, el Oferente extranjero podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante de casas extranjeras, en cuyo caso, debe hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta. En ese caso, el Oferente deberá incorporar una declaración de someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato, con renuncia a su jurisdicción. (Artículo N 64 del RLCA). E. El Oferente podrá cotizar precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio (Artículo 27 RLCA). F. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcial o totalmente o declarar desierto o infructuoso el presente concurso (Art 27 RLCA) G. Lugar de notificaciones: El Oferente debe indicar en su oferta un lugar cierto para recibir notificaciones del presente concurso; teléfono, facsímil, correo electrónico, dirección física. En caso de omisión de cualquier dato se entenderán y tomarán como válidos los que consten en la oferta (Artículo N 148 del RLCA). H. Impuestos: El Oferente debe señalar claramente los impuestos a que esta afecto el servicio e indicar si están o no incluidos en el precio. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. I. Cédula: El Oferente debe indicar en su oferta su número de cédula jurídica o personal, según sea el caso; de contar con el documento físico deberá adjuntar fotocopia del mismo. J. El Oferente debe mantener actualizado en su registro en el Sistema Mer-link el número de cuenta cliente (IBAN 22 caracteres) e indicar la moneda a la cual corresponde (dólares o colones). K. Declaraciones Juradas y Certificaciones: El Oferente deberá adjuntar a su propuesta: 1. El Oferente nacional debe aportar declaración jurada, que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevén los artículos N 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Página 11 de 19

12 2. El Oferente nacional debe aportar declaración jurada que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales, incluyendo el tributo establecido en la Ley del Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley 9024). 3. El Oferente nacional jurídico debe aportar certificación original o copia certificada de la personería legal y la naturaleza y propiedad de las acciones, actualizada y vigente al momento de la apertura (preferiblemente con no más de un mes de haber sido emitida). Cuando la propiedad de las acciones esté en poder de una persona jurídica, igualmente debe indicarse la propiedad de las acciones. 4. El Oferente nacional en cumplimiento del Artículo 22 de la Ley N 8783 "Reforma Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N 5662, Ley Pensión para Discapacitados con Dependientes N 7636, Ley Creación del ICODER, N.º 7800, Ley Sistema Financiero Nacional para Vivienda N 7052 y Ley Creación Fondo Nacional de Becas, debe presentar junto con su oferta una certificación vigente de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, en la que se indique que está al día en el pago de las cuotas ante la FODESAF. L. Desglose del precio: El Oferente debe indicar en su oferta el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen (Mano de obra, insumos, gastos administrativos, utilidad) (Concordancia al artículo N 26 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). En caso que el servicio (mano de obra) y suministros estén afectados por el Impuesto de Ventas, el Oferente deberá indicarlo en su oferta de manera clara y separadamente cada rubro que la compone M. El INS se reserva el derecho de verificar toda la información aportada por el Oferente. III. CONDICIONES GENERALES FORMALES DEL ADJUDICATARIO: A. Vigencia del contrato: Será por un año; con prórrogas automáticas por períodos anuales hasta un máximo de tres (3) renovaciones; salvo que el Instituto comunique al Contratista, con un mes de antelación al vencimiento de la anualidad respectiva, su deseo de no renovar el contrato. Página 12 de 19

13 No obstante, lo anterior el Instituto se reserva el derecho de aplicar en cualquier momento lo dispuesto por los artículos Nº210 al 212 y del 214 al 216, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. B. Inicio del contrato: El inicio del contrato se dará un día hábil posterior a la notificación de la Orden de Compra, Pedido u oficio que remita la Administración al Adjudicatario informando el inicio respectivo. Por lo tanto, el plazo de entrega, así como el régimen de responsabilidad de las partes correrá a partir de dicho inicio, aún y cuando el contratista no haga retiro de dicha documentación. C. Conforme corresponda, el Adjudicatario deberá cumplir de forma estricta, las obligaciones laborales y de seguridad social, incluyendo el pago de salario mínimo. Cualquier incumplimiento en la observación de esta cláusula, faculta al Instituto para resolver el contrato, sin perjuicio de la aplicación de la garantía de cumplimiento, así como de acceder a las instancias administrativas y judiciales para el resarcimiento pleno de los daños y perjuicios ocasionados. D. Especies fiscales: De conformidad con lo que establece el artículo 272 inciso 2) del Código Fiscal, se requerirá el aporte de las especies fiscales que corresponda, a fin de brindar la formalización contractual y/o pedido u orden de compra respectiva. Adicionalmente con respecto a las especies fiscales es importante advertir lo indicado por la Contraloría General de la República en su oficio No DCA del 06 de mayo 2011 y No DCA-1227 del 11 de mayo 2011, con respecto a los contratos cuyo valor sea indeterminado o de cuantía inestimable, al respecto sostuvo el órgano contralor lo siguiente: la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, en atención a una consulta gestionada por esta Contraloría General, señaló en oficio No. DGT del 06 de abril de 2011 que todo documento que se emita dentro del proceso de contratación administrativa y que sea productor de efectos jurídicos, siempre que se encuentre dentro del supuesto tipificado en la normativa, debe cancelar el monto correspondiente por concepto de especies fiscales. Específicamente en el caso de los contratos de cuantía inestimable, indica esa Dirección que según lo dispuesto por el artículo 273 del Código Fiscal aplicará el impuesto del timbre por los documentos de actos o contratos cuyo valor sea indeterminado, o cuya cuantía sea inestimable, debiendo pagarse éste conforme lo establece el artículo 244, es decir la suma de (cincuenta colones). Página 13 de 19

14 No obstante, aclara esa Dirección que dado que en estos contrato, el hecho generador de la obligación tributaria lo constituye además las órdenes de compra o pedido que se emitan durante la ejecución contractual, el impuesto al timbre deberá cancelarse también según la estimación que corresponda a cada una de éstas, de acuerdo con las cantidades y montos concretos. Así las cosas, considerando que en este caso nos encontramos ante una contratación de cuantía inestimable, será de frente a cada orden de compra o pedido que se emitan durante la ejecución contractual, que corresponderá cubrir el monto correspondiente."... (Oficio N DCA-1181 del 06 de mayo de 2011 y en igual sentido el oficio N DCA-1227 del 11 de mayo de 2011.) No se omite indicar que el cálculo de conversión de divisa a moneda nacional debe efectuarse con respecto al tipo de cambio de venta, vigente al día del pago respectivo. E. Conforme corresponda, el adjudicatario deberá cumplir de forma estricta, sus responsabilidades desde que en calidad de Patrono le corresponde, tales como las obligaciones laborales y de seguridad social, incluyendo el pago de salario mínimo. Cualquier incumplimiento en la observación de esta cláusula, faculta al Instituto a resolver el contrato sin responsabilidad alguna para el INS y sin perjuicio de la aplicación de la garantía de cumplimiento, multas, así como de acceder a las instancias administrativas y judiciales para el resarcimiento pleno de los daños y perjuicios ocasionados. F. De conformidad con lo que preceptúa el artículo 22 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, de ser aplicable, el adjudicatario garantiza al Instituto el efectivo goce del bien o derecho que le transmita, así como el resarcimiento de todos los daños y perjuicios ocasionados, en caso de que alguna deuda tributaria suya le afecte. G. Ante el incumplimiento del contratista con los estándares de calidad dichos para el bien o servicio, el Instituto procederá, según corresponda, con la aplicación de las multas o cláusulas penales definidas, la ejecución de garantía de cumplimiento, la resolución contractual; así como la aplicación de las sanciones que establece la Ley de Contratación Administrativa en su artículo 100 inciso d); sin perjuicio del reclamo en la vía correspondiente de los saldos al descubierto por los daños y perjuicios ocasionados. Página 14 de 19

15 H. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual. Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación, adquieren la obligación de no incurrir directa ni indirectamente en actos de corrupción con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato. Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación inició desde el proceso de formación de la Decisión Inicial citada en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa. Para los efectos de esta cláusula, se entenderá que los agentes indirectos de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción. Asimismo, de acuerdo con la ley, la figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación. Se consideran actos de corrupción los siguientes: a. El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; b. El ofrecimiento o el otorgamiento, que directa o indirectamente las personas que participen en el presente proceso de contratación hagan a un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para ese funcionario o para otra persona o entidad, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; Página 15 de 19

16 c. La realización por parte de un funcionario del Instituto o una persona que ejerza funciones públicas, de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios indebidos para sí mismo o para un tercero; d. El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula; e. La participación como autor, co-autor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula, y; f. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto disponen el Código Penal y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, número Cuando el Instituto o una autoridad judicial costarricense o del extranjero, previa aplicación del debido proceso, compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, deberá pagar al Instituto una indemnización punitiva por una suma igual al total del precio cobrado al INS por la ejecución del contrato, incluyendo ampliaciones y extensiones. Cuando el participante en el proceso de contratación no haya sido adjudicado, la indemnización punitiva será de una suma igual al monto de su oferta original. Estas indemnizaciones se aplicarán sin perjuicio de otras sanciones de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa aplicables al obligado por esta cláusula, o a otras personas o a los funcionarios del Instituto o de otros entes públicos o privados que participen en los actos de corrupción. La potestad del Instituto para requerir el pago de la indemnización prescribe en 10 años, contados desde la fecha de adjudicación del contrato tratándose de los culpables no adjudicados, o desde la fecha de terminación del contrato tratándose de los culpables que hayan resultado adjudicados. Con la sola presentación de la oferta, los participantes en el proceso de contratación admiten la facultad del Instituto de ejecutar el cobro de las indemnizaciones en Costa Rica o en cualquier otra jurisdicción. Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen. Página 16 de 19

17 Esta cláusula tiene como referencias la Convención Interamericana Contra la Corrupción, aprobada por Costa Rica mediante la Ley número 7670, el Convenio de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobado por Costa Rica mediante la Ley número 8557, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, número 8422, y la Ley Contra la Delincuencia Organizada, número 8754, por lo que, cuando sea necesario, la aplicación de esta cláusula debe interpretarse o integrarse según lo que disponen dichas normas. Con la presentación de la oferta el oferente acepta sin restricción la presente cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual. I. Plazo para la emisión de la Orden de Compra: La emisión de la orden de compra se regirá según lo dispuesto en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Para las contrataciones directas y exceptuadas, el plazo correrá a partir de la formalización contractual. IV. REQUISITOS GENERALES FORMALES PARA EL ADJUDICATARIO: A. Facturas: El Adjudicatario debe cumplir con lo dispuesto por el artículo N 18 del Reglamento de la Ley General del Impuesto sobre las Ventas. B. Garantía de Cumplimiento: Será responsabilidad del Adjudicatario presentar la garantía, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la firmeza del acto adjudicado, el cual se produce según los plazos estipulados en el Manual para de Aplicación del Reglamento para Contrataciones exceptuadas de los procedimientos ordinarios de Contratación Administrativa del INS. 1. NOTA IMPORTANTE: Para mayor facilidad del Adjudicatario, el Instituto Nacional de Seguros está emitiendo garantías de cumplimiento por lo que podrá apersonarse para su trámite en la Sede Central del INS o cualquiera de sus Sedes. a) Monto: 5% del monto anual adjudicado. Página 17 de 19

18 b) Vigencia: Debe mantenerse vigente durante todo el plazo de vigencia del objeto contractual y extenderse hasta por dos meses (60 días naturales) adicionales a la finalización del mismo. c) Forma de rendir las garantías: Debe ajustarse a lo estipulado en el artículo N 24 del Manual de aplicación del Reglamento para Contrataciones Exceptuadas de los Procedimientos Ordinarios de Contratación Administrativa del INS. C. Entrega de documentos: El Adjudicatario debe entregar los siguientes documentos en el Departamento Proveeduría: 1. Copia (por ambos lados) de la garantía de cumplimiento cuando ésta sea depositada en la Custodia de Valores. 2. Especies Fiscales: Copia del entero de Gobierno que acredite el pago de las especies fiscales o en su defecto las especies respectivas. 3. Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: En caso que proceda el Adjudicatario deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se indique la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, misma que debe validar la actividad económica para la cual está concursando. D. Acta de recepción: El Adjudicatario o su Representante deberá suscribir el acta de recibo de los servicios, al momento de la entrega conforme lo establece el artículo N 48 del Manual de Aplicación del Reglamento para Contrataciones Exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación administrativa del INS. E. Coordinación del Servicio: La documentación asociada a este servicio y factura deberán ser entregados en el Departamento de Producción, en el piso 10 de Oficinas Centrales ubicadas en San José, Costa Rica calle 9 avenida 7 a la señora Jenny Pereira Obando, Telefono Página 18 de 19

19 La oferta podrá formularse en el mismo orden de numeración indicado anteriormente, señalando en cada caso el número de requisito y / o condición que se conteste. Los aspectos no contemplados anteriormente, se regirán por lo dispuesto en el Reglamento de Contrataciones Exceptuadas de los Procedimientos Ordinarios de Contratación Administrativa del INS, la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y Normas conexas que sean aplicables. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA ORIGINAL FIRMADO POR Licda.Carmen Lidia Gonzalez Ramirez Subjefe Página 19 de 19