Procedimiento de Almacén de mantenimiento

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna Procedimiento de Almacén de mantenimiento I. Introducción La tendencia mundial en las empresas apunta hacia la minimización de inventarios de todo tipo en planta, sin embargo la necesidad de resguarda, mover y manipular materiales o productos no desaparecerá. Podrán variar volúmenes de materiales a mover simultáneamente, pero se incrementará la frecuencia de movimiento, por lo tanto la necesidad del correcto almacenaje y manejo de materiales persistirá independientemente del usuario. II. Objetivos Promover la confiabilidad del equipo y extender su período de vida a través de la compra, fabricación y almacenaje de partes. Asegurar que las refacciones necesarias estén disponibles cuando se necesiten y así minimizar los paros por descomposturas o para mantenimiento. Reducir inventarios, costos de ordenar y aceptación, y reducir costos de almacenamiento.

2 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna III. Políticas de almacenes de mantenimiento Los materiales y/o refacciones deben estar disponibles para el programa de mantenimiento y para cualquier falla fortuita. La accesibilidad de los materiales y/o refacciones será de fácil verificación cualitativa y cuantitativa Los materiales y/o refacciones tendrán una ubicación correcta, accesibilidad y seguridad en el manejo de las partes almacenadas. El almacenista será responsable de recibir, verificar y salvaguardar los materiales y productos que serán empleados en la empresa. El almacenista proporcionará a las áreas funcionales que lo requieran de los materiales y/o refacciones que necesiten para cumplir con sus cometidos, en la cantidad y oportunidad que se demanden previa presentación de la OT respectiva El almacenista mantendrá actualizados los inventarios de las existencias F-13 El almacenista mantendrá en orden y con limpieza las áreas designadas para los materiales y/o refacciones. El almacenista proporcionara la información necesaria a las áreas funcionales cuando estas así lo soliciten. Cada material y/o refacción debe contar con su ficha técnica, codificación, además de los letreros y señalamientos visuales necesarios para su rápida ubicación y accesibilidad (anexo 4) Por prudencia, siempre deberá haber al menos una persona de mantenimiento que tenga acceso a todos los lugares donde se almacenen las partes para mantenimiento. Esta persona ha de estar facultada para disponer de esos recursos. El jefe de mantenimiento debe definir qué partes deben estar en el almacén central, cuáles en almacén de mantenimiento (si existe) y cuáles en el mismo lugar donde se necesitan. Para equipo altamente crítico, debería tenerse a la mano en cualquier momento todo lo necesario para su reparación o servicio normal de mantenimiento. En el caso de almacenes únicos, es común que los almacenistas dependan de mantenimiento, ya que es responsabilidad de mantenimiento el vigilar que los materiales y/o refacciones siempre estén en condiciones óptimas de operación, debe verificar en cuanto a características, tamaños, versiones, calidad, cantidad, operabilidad, etc. En caso de que se tengan convenios con proveedores, estos designan un área específica para resguardo de los materiales y/o refacciones destinados a nuestra empresa. El proveedor abastece a planta de acuerdo a programa. Se recomienda manejar bajo esta modalidad los materiales regulares de consumo. Los proveedores que estén en este caso serían primeramente certificados como proveedores confiables. Que el proveedor maneje Su almacén en un espacio que se le facilite en la planta, esto es un esquema de suministro bajo consignación.

3 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna El jefe de mantenimiento debe contar con la posibilidad de decidir sobre la adquisición de materiales y/o refacciones críticos y tener control directo sobre su resguardo para poder cumplir con su responsabilidad de manera más competitiva, sin tener que pasar por los procedimientos burocráticos típicos. La requisición debe ser lo más simple posible, conviene que contenga una copia para certificar por un lado qué se pidió y por otro qué se recibió, o en su defecto señalar alguna situación especial. En cuanto al punto de autorización, se recomienda que haya dos personas con esta facultad.

4 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna IV- Diagrama de proceso Responsable Actividad Jefe de Mantenimiento 1.-Programa de manttto F-7 2.-Bitácora de MP F-3 4.-Bitácora de M.C. F-2 3.-Solicitud de mantto F-1 SI 5.- PRESUPUESTO NO 6.-Solicitud de autorización 7.-Requisición y/o Orden de compra F-11 Compras 8.-Catálogo de proveedores F Licitación Almacén de mantenimiento 10.- control de materiales y refacciones 11.- Informe mensual de entradas y salidas 13.-Resguardos de herramientas F-13 F-24 F Vale de salida F-4

5 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Autor: Jose Luis Toral Luna V- Actividades Secuencia Actividad 1 El jefe de mantenimiento utilizara el programa de mantenimiento de F-7 donde tendrá cuantificado las refacciones a utilizar. 2 El jefe de mantenimiento registrará las OT en bitácora de mantenimiento preventivo F-3 para su control correspondiente. 3 El jefe de mantenimiento tomará en cuenta todas las solicitudes de mantenimiento F-1 4 El jefe de mantenimiento registrará todas las solicitudes de mantenimiento F-2, independientemente si sean realizadas, esto con la finalidad de incluirlas para el siguiente ejercicio fiscal. 5 De acuerdo al presupuesto de mantenimiento se realizaran los trabajos de mantenimiento. 6 El jefe de mantenimiento en coordinación con el usuario gestionara autorización de compra. 7 El jefe de mantenimiento con base al presupuesto anual de mantenimiento podrá ejercer las partidas autorizadas, elaborando en su caso la requisición y/o orden de compra F-11 para la adquisición de materiales y/o refacciones. 8 El jefe de almacén y/o departamento de compras con base a catalogo de proveedores F-12, hace las invitaciones correspondientes 9 De acuerdo a las políticas de la empresa (en caso de empresas gubernamentales apegarse a la Ley de Adquisiciones) realiza licitación. 10 El responsable del almacén deberá dar de alta todos los ingresos de materiales y/o refacciones F El responsable del almacén registrara todas las salidas de materiales y/o refacciones a través del vale de salida F-4, en todos los casos los suministrara previa presentación de la OT por parte del técnico de mantenimiento y/o contratista.

6 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna Relación de formatos de mantenimiento Clave Nombre F-0 Orden de trabajo F-1 Solicitud de mantenimiento F-2 Bitácora de solicitud de mantenimiento F-3 Bitácora de mantenimiento preventivo F-4 Vale de almacén F-7 Programa de mantenimiento preventivo F-11 Requisición y/o orden de compra F-12 Catalogo de Proveedores F-13 Control de materiales y refacciones F-24 Informe mensual de entradas y salidas F-25 Resguardos de herramientas

7 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna ORDEN DE TRABAJO F-0 Edificio Área Local Folio Fecha de inicio Fecha de termino DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO No. Ecco. Recursos Nombre del técnico y/o contratista preguntar por: Prioridad Tipo de mantenimiento Concepto MATERIALES Y/O REFACCIONES Unidad Cantidad P.U Importe Fecha Costo total de materiales y/o refacciones REGISTRO DE TIEMPO Hora inicio Hora termino T. utilizado Costo HH Importe Costo total de Mano de obra Costo total de Materiales y mano de obra INDICACIONES DE SEGURIDAD OBSERVACIONES EVALUACIÓN DEL SERVICIO Excelente Muy bien Bien Regular Malo Pésimo Nombre y firma RECIBO DE CONFORMIDAD Cargo CAUSA DE LA FALLA Mecánica Neumática Hidráulica Eléctrica Electrónica Intrínseca Extrínseca

8 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna SOLICITUD DE MANTENIMIENTO F-1 Edificio Area Local No. OT Fecha Hora DESCRIPCION DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Nombre DATOS DEL EQUIPO No. Ecco. ver a: Nombre y firma de quien reporta Nombre y firma de quien recibe

9 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna BITÁCORA DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO F-2 Fecha Numero OT Descripción del servicio de mantenimiento edificio área prioridad Quien solicita Quien realiza Fecha termino

10 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO F-3 Fecha Numero OT Especialidad Tiempo estimado Fecha de solución Nombre del técnico y/o contratista Observaciones

11 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna VALE DE SALIDA F-4 Folio Fecha No. OT No. Inventario No. de parte Articulo Unidad Cantidad Sol. Recibida P.U Importe Nombre y firma de quien entrega Nombre y firma de quien recibe

12 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna F-7C PROGRAMA DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Especialidad: Equipos e instalaciones electricas (03) ENE FEB MAZ ABR MAY JUN JUL AGT SEP OCT NOV DIC No. Ecco. 1 x x 2 x x 3 x x 4 x x 5 x x 6 x x 7 x x 8 x x 9 x x 10 x x 11 x x 12 x x 13 x x 14 x x 15 x x 16 x x 17 x x 18 x x 19 x x 20 x x

13 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN DE MANTENIMIENTO Autor: Jose Luis Toral Luna REQUISICIÓN Y/O ORDEN DE COMPRA F-11 Folio Fecha U. presup. Partida Concepto Unidad Cantidad P.U Importe Observaciones: Quien solicita Quien autoriza CATALOGO DE PROVEEDORES F-12 ESPECIALIDAD No. PERSONA FISICA Y/O RAZON TEL DIRECCION MAIL CONTACTO

14 INFORME MENSUAL DE MATERIALES Y REFACCIONES F13 Nombre del ítem: Proveedor Nombre Domicilio MES tel ESPECIALIDAD RUTINA fecha entrada referencia entrada referencia salida referencia existencia p.u. importe

15 INFORME MENSUAL DE MATERIALES Y REFACCIONES F-24 Nombre del ítem: Proveedor Nombre Domicilio MES tel ESPECIALIDAD RUTINA fecha entrada referencia entrada referencia salida referencia existencia p.u. importe

16 RESGUARDO DE HERRAMIENTAS F-25 NOMBRE DEL TRABAJADOR FECHA No. NOMBRE DEL ARTICULO No. INVENTARIO No. PARTE COSTO nombre y firma de quien entrega nombre y firma de quien recibe Fecha de revisión Nombre del evaluador Observaciones

17 Relación de anexos Anexo Nombre 2 Nomenclatura y codificación de equipos de mantenimiento preventivo 4 Nomenclatura y codificación de los materiales, refacciones y herramientas

18 Anexo 2 Nomenclatura y codificación de equipos de mantenimiento preventivo Levantamiento de inventarios (F-6) Finalidades. Con el inventario podemos estar en condiciones de determinar y conocer los equipos o conjuntos a los cuales daremos mantenimiento. El inventario básicamente cumple tres funciones. 1.- Conocer a que equipo hay que dar mantenimiento. 2.- Estar en condiciones de pedir a los proveedores del equipo y/o a los fabricantes, los catálogos de partes, manuales de operación, manuales de mantenimiento, planos para instalación y demás información que suministran. 3.- Estar en condiciones de poder registrar los datos en el formato del inventario que servirán de referencia y control en las cuales se hará la programación y control de ejecución del mantenimiento preventivo. El formato incluye los datos necesarios para el mantenimiento, que deben ser requisitadas en todas sus partes. Es de suma importancia consignar los datos con toda precisión y completos, pues la omisión de un número o de una letra en el modelo o en el número de serie puede cambiar totalmente el significado de la información o pedido de refecciones que se solicite a los fabricantes. Se sugiere al responsable de mantenimiento que sea precisamente el quien levante el inventario y/o apoyarse con su personal, pues solo una vez se hará dicho levantamiento, este debe ser preciso y veraz en todos sus aspectos. De lo anterior se desprende que los inventarios serán la fuente de información para los programas de mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo, así como de su control. Preparación del personal. Se hace necesario proporcionar un adiestramiento a los responsables de mantenimiento para las tomas de inventarios, con el objeto de llegar a un acuerdo en cuanto a la denominación del equipo, maquinaria, herramientas, partes constituidas de maquinas o herramientas y refecciones.

19 Momento y tiempo oportunos. Deberá tener precaución de comprobar que quede funcionando el equipo cuando haya sido necesario desconectarlo para recabar datos, pues alguna vez se han dejado desconectados que hubo necesidad de parar para tomar los datos de las placas. Para hacer el inventario en las subestaciones eléctricas, deberá interrumpirse los servicios, utilizando el recurso de la planta de emergencia, para no dejar sin suministro de energía las zonas de los edificios que así ameriten. Análisis de los recursos. Una vez levantado el inventario deberá hacerse el análisis del mismo, es decir, considerar que maquinaria, equipo o conjuntos podemos reparar con los recursos técnicos y herramientas de que se dispone la unidad en cuestión, esto deberá determinar la lista de maquinaria y al equipo al que si podamos dar mantenimiento preventivo y correctivo, y por otro lado la lista de maquinaria y equipo que no podemos atender por falta de recursos; y deberán atenderse por falta de recursos la mano de obra altamente especializada, capacidad técnica, herramienta apropiada, equipo de medición, refacciones y dinero. Igualmente deberá considerarse, al adquirir herramienta especializada, si se justifica la inversión por su necesidad y el uso frecuente que vaya a tener pues de lo contrario será mejor recurrir a contratistas especializados para la reparación de ciertos equipos. Los catálogos, manuales, planos, diagramas y folletos de los fabricantes, deben considerarse como una ayuda técnica de gran importancia y deben estar siempre al alcance. El responsable de mantenimiento al hacer el análisis de un problema deberá decidir si ejecuta el trabajo con su personal o si lo contrata, en caso de que exista en la región. Debe tenerse presente que la información registrada y la experiencia será la fuente para determinar el renglón de refacciones. La programación ha sido fundamentalmente lo que el fabricante del equipo ha considerado para su mayor duración y eficiencia. La programación que se sugiere es, como ya se dijo, la que el fabricante propone, pero deberá considerarse solo como una guía, pues equipos gemelos operando en circunstancias iguales de carga pero con la variante del medio ambiente, requerirán modificaciones en cuanto a las programaciones propuestas. En consecuencia, la programación del fabricante es una guía para el Jefe de mantenimiento pero deberá modificarla de acuerdo a las circunstancias, ilustraremos de la siguiente forma: determinamos que el ajuste de las bandas trapezoidales en un

20 conjunto motor ventilador, deberá verificarse cada 60 días; si al termino de los mismos encontramos que no requiere ajuste, y al siguiente ciclo de inspección tampoco requiere ajuste, esto significa que podemos ampliar el ciclo de inspección, es decir, que podríamos determinar que esa inspección fuera cada 120 días. Por lo contrario, si a los 60 días encontramos que las bandas están desajustadas, y al segundo periodo de inspección las bandas están nuevamente desajustadas; esto nos indica que debemos reducir probablemente a 30 días nuestra frecuencia de inspección. Factores que intervienen en la programación del mantenimiento. 1. Universo de acción (inventarios de equipos, instalaciones, etc.). 2. Determinación de las acciones de mantenimiento ( qué se realizará?). 3. Establecimiento de frecuencias de revisión (periodo de revisión). 4. Determinación de las cargas de trabajo (cantidad de trabajo). 5. Determinación de la fuerza de trabajo (mano de obra, cuantitativamente). 6. Asignación de cargas de trabajo. 7. Evaluación del recurso humano (cualitativamente). 8. Adiestramiento y capacitación. 9. Disposición de materiales, refacciones y herramienta. 10. Disposición de recursos financieros. 11. Establecimiento de un sistema de mantenimiento. 12. Control y evaluación del proceso. Periodo o frecuencia de revisión. Es el tiempo que transcurre entre una y otra revisión de los puntos y partes que se van a verificar en cada equipo sometido a mantenimiento. El periodo de revisión se establece en función a una serie de factores. 1. Tipo de mantenimiento establecido. 2. Tipo de instalaciones. 3. Giro de la empresa. 4. Recomendaciones del fabricante. 5. Condiciones ambientales de la localidad. 6. Ubicación geográfica de la organización. 7. Producto que maneja el equipo. 8. Disponibilidad de recursos. 9. Experiencia técnica del personal de mantenimiento. 10. Historia clínica del equipo. 11. Tiempo de operación del equipo. 12. Antigüedad del equipo. 13. Disponibilidad del equipo de reserva.

21 Para la asignación del número económico de los equipos a inventariar, se recomiendan los siguientes pasos: 1.- Definir las especialidades, ejemplo: CLAVE EQUIPOS E INSTALACIONES 01 Obra civil 02 Equipos e instalaciones médicos 03 Equipos e instalaciones eléctricos. 04 Equipos e instalaciones de casa de máquinas 05 Equipo e instalaciones de aire acondicionado y refrigeración. 06 Equipo e instalaciones de lavandería. 07 Equipo e instalaciones de cocina. 08 Equipo e instalaciones de tratamiento de aguas 09 Equipo e instalaciones de telecomunicaciones. 10 Equipos e instalaciones de seguridad e higiene. 11 Equipos e instalaciones de oficina. 12 Elevadores Herramientas del Departamento de Mantenimiento Inyectoras de plástico 17 Maquinas herramientas n 2.- Agrupar los equipos por especialidad, ejemplo la especialidad 05 comprende los siguientes equipos con sus correspondientes números económicos: No. Ecco. EQUIPOS E INSTALACIONES 05-1 Ventilador axial 05-2 Manejadora de aire 05-3 Chiller 05-4 Torre de enfriamiento 05-5 Ventilador centrifugo 05-6 Ventilador centrífugo 05-7 Mini split 05-8 Camara fría 05-9 Unidad condensadora de aíre n

22 3.- Se sugiere usar claves en frecuencia de programación, como se ve en la siguiente tabla: CLAVE FRECUENCIA 0 Horas 1 Diario 2 Semanal 3 Quincenal 4 Mensual 5 Trimestral 6 Semestral 4.- Como se observa en el formato 7 La actividad Limpieza general con trapos y secar sin utilizar líquidos o químicos. Se interpreta como la actividad 1 que debe realizarse mensualmente. Así mismo la actividad verificar tornillos y tuercas de cierre de todos los componentes metálicos. Se interpreta como la actividad 5 que debe realizarse semestralmente.

23 Anexo 4 Nomenclatura y codificación de los materiales, refacciones y herramientas Para especificar la clasificación pueden emplearse caracteres alfanuméricos de manera combinada, además de elaborar el Código de barras asociado a dicha clave alfanumérica. Es deseable que para conocer el estado que guardan las refacciones en su aspecto cuantitativo se empleen lectores ópticos conectados a una red de computadoras que den la información a tiempo real. Por ejemplo para identificar una válvula de seguridad de un generador de vapor. Cada refacción tendrá asociada su clave de ubicación en el almacén para su rápida ubicación. Número del equipo Número progresivo Especialidad Ubicación de la refacción A3 (NOMENCLATURA)

24 Para efectos de codificación los casilleros serán señalados mediante claves que pueden ser coordenadas cartesianas que indiquen una posición espacial. coordenadas A B C D E A3 4

25 Herramientas: Por ejemplo para identificar una tarraja para tuberías utilizada generalmente por los plomeros Se menciona en el anexo 2, que las herramientas le corresponde la especialidad 14, por lo tanto esta herramienta el número que le corresponde es: Subespecilidad: Especialidad 01 Electricidad 02 Mecánica 03 Plomería 04 Pintura 05 Jardinería 06 Neumática 07 Hidráulica 08 Electrónica Número progresivo (NOMENCLATURA)

26 GLOSARIO Orden de trabajo Bitácora Programa de mantenimiento Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Predictivo Mantenimiento autónomo Mantenimiento Preventivo Inventario Historial Documento básico para el control de las actividades d mantenimiento. Registro de control de incidencias, proporciona medios útiles para evaluar el desempeño de un alumno; el alumno debe contar con instrucciones claras sobre como recopilar y registrar la información Es la planificación y registro de las actividades del mantenimiento preventivo e, la que se detallan la frecuencia y tiempos de ejecución. Este mantenimiento se realiza una vez que falla en el objeto técnico ha sucedido. Este corrige los daños presentados y que en la mayoría de los casos son órdenes urgentes a ejecutar. Es fácil de comprender por que debe evitarse este tipo de mantenimiento debido a los costos, tiempos y daños mayores que generan para los objetos técnicos. Este mantenimiento tiene como objetivo el detectar futuras fallas a través del uso de instrumentos ó análisis de calidad, desempeño, esfuerzo, etc. Sobre las cuales puede basarse los programas de mantenimiento predictivo. Pilar del TPM se basa actividades básicas de mantenimiento realizadas por los operados de las maquinas Se llama así al mantenimiento que se realiza a través de planes de mantenimiento, mediante el uso de estrategias u órdenes de mantenimiento programadas. Esto tiene como objetivo principal eliminar la posibilidad de un paro de producción inesperado, además de reducir los gastos o costos innecesarios debido a reparaciones o sustitución de sistemas y pérdidas de producción. Registro descriptivo permanente de los equipos de una empresa, sobre el cual se basa la planeación, programación, adquisición de partes y la ejecución. Registro de la recopilación, en forma permanente, de la información básica y especifica de todas las acciones de mantenimiento tanto preventivas como correctivas realizada a los equipos.

27 Hoja de revisión Contratista Mediante este registro se puede determinar y/o decidir con el transcurso del tiempo, el estado físico-funcional del equipo, necesidad de reemplazo, análisis costo beneficio, etc. Formato usado para asegurar que todos los pasos y acciones importantes en una operación sean realizados Persona física o jurídica que asume contractualmente ante el promotor, con medios humanos y materiales, propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con sujeción al proyecto y al contrato. José Luis Toral Luna; Ingeniero Industrial en Producción del Instituto Tecnológico de Querétaro; Con Maestría en Seguridad e Higiene Ocupacional; Actualmente y desde hace 18 años, docente en la Carrera de Mantenimiento Industrial de la Universidad Tecnológica de Querétaro. Experiencia laboral,17 años como Jefe de Mantenimiento en el Instituto Mexicano del Seguro Social (Siglo XXI, Estado de Puebla y Estado de México), Contratista de mantenimiento en Industria del Hierro, Agroasemex y Terminal de Autobuses de Querétaro; participación en el diseño de la Norma Técnica de Competencia Laboral en Administración de los servicios de mantenimiento a los equipos electromecánicos, del Consejo Nacional de Certificación y Competencia Laboral, CONOCER; Airborne Ultrasound level 1 UE systems y Diseño de software de Administración del Mantenimiento ( jtoralluna@gmail.com