Programa d Arranjament d habitatges Eina de gestió Manual d ús

Transcripción

1 de l eina de gestió del programa d arranjament d habitatges per a la gent gran de la província de Barcelona Edició

2 0.- Introducció Aquesta eina he estat pensada per simplificar, agilitzar i garantir l enviament dels informes de derivació (en endavant, sol licituds) dels municipis adherits al programa d arrajaments. Amb aquesta finalitat, l eina permet enviar les sol licituds, tramitar les baixes que es puguin produir així com també fer consultes sobre l estat dels informes tramitats. Pel que fa a les diferents seccions de l eina, aquestes s han basat en l informe de derivació amb el que s ha treballat en les diferents edicions precedents però intentant simplificar i fer més àgil la complimentació d aquests. Abans de procedir a la instal lació de l eina en el vostre equip, és recomana seguir els consells següents: Llegir atentament aquest manual abans d iniciar el procediment d instal lació de l eina. Aquesta és una eina mono-usuari: és imprescindible que aquesta sigui únicament instal lada en un equip per cada municipi. Aquest requeriment és per evitar que es dupliquin els codis de les sol licituds que es generaran de forma automàtica. Es recomana fer regularment una còpia de seguretat en un altre dispositiu extern al vostre equip per evitar pèrdues sobtades d informació. En cas que us canviïn l equip informàtic, podeu desar la carpeta on resideix l eina i restaurar-la al nou equip. Per tal de garantir el correcte procediment d enviament dels informes de derivació, es requereix disposar en el vostre equip dels softwares següents: navegador (Explorer o Chrome), MS Excel i descompressor d arxius (tipus 7-zip).

3 1.- Instal lació de l eina en el nostre equip informàtic Abans d iniciar el procés d instal lació de l eina, es recomana crear una carpeta on la desarem. Quan seleccionem l enllaç de la pàgina web d arranjaments, accedirem a un formulari de sol licitud que haurem d omplir per tal de rebre els arxius que conformen l eina. Una vegada haguem omplert el formulari, rebrem un avís de confirmació amb l enllaç a partir del qual accedirem als arxius de l eina. Al seleccionar l enllaç, ens descarregarà els arxius que conformen l eina. Assistent per a l extracció Seguidament, seleccionarem l arxiu [EinaArranjaments.Exe]. Seleccionarem [Extraer todos] [Siguiente]. S obrirà el camp que ens permetrà seleccionar la ubicació on desarem els arxius que conformen l eina i mitjançant [Examinar] seleccionarem la carpeta que haurem creat per desar l eina. [Siguiente] i [Finalizar]. Avancem... Si no hem creat la carpeta a l inici del procés, ara és el moment de fer-ho.

4 En acabar el procés, ens retornarà a la pàgina on han estat desats els arxius. Per accedir a l eina i començar a treballar amb aquesta, accedirem a través de [EinaArranjaments.exe]. Aquest accés anirà acompanyat amb la icona identificativa del programa:

5 2.- Iniciant l eina per primera vegada Quan utilitzem l eina per primera vegada, aquesta ens demanarà que identifiquem la persona responsable del programa en el municipi (el coordinador/a de serveis socials). Aquesta persona rebrà els avisos de totes les sol licituds trameses així com també de les baixes que des del municipi es puguin tramitar. Aquesta persona serà la responsable de la signatura de les fitxes de sol licitud Escriptori de treball: funcionalitats de l eina Crear un informe de derivació Aquesta opció permet editar una nova sol licitud d arranjaments. 2.- Formalitzar el tràmit d enviament de sol licituds Mitjançant aquesta opció, es formalitza l enviament de les sol licituds. La realització d aquesta acció implica que la sol licitud estat editada prèviament mitjançant crear un informe de derivació i desat i validat. 3.- Consultar informes A través d aquesta opció, es pot accedir a la consulta de totes les sol licituds (informes de derivació) tramitades fins a la data. La consulta es podrà filtrar segons els estats següents:

6 - Sol licituds pendents de validar - Sol licituds pendents d enviar - Sol licituds enviades - Sol licituds donades de baixa - Totes les sol licituds 4.- Consultar i modificar dades de l administrador/a de l eina Permet modificar i desar les dades corresponents al coordinador/a de serveis socials del municipi. Seleccionada l acció que volem executar, premerem [continuar].

7 3.2.- Escriptori de treball: crear un nou informe de derivació Pàgina 1 de 9: Dades de la persona sol licitant Les dades de la persona referent del programa correspon a les dades de la persona que formalitza aquesta sol licitud i qui rebrà mitjançant correu electrònic avís de confirmació de l enviament de la sol licitud. Al llarg de les 9 pàgines que conformen el formulari de sol licitud, s identifiquen alguns camps ombrejats en blau que són de caràcter obligatori. Pàgina 2 de 9: Dades de la persona sol licitant En el cas que la persona titular del informe de derivació sigui la mateixa persona de contacte, únicament caldrà seleccionar l opció que així ho indica. D aquesta manera es replicaran les dades de la pàgina 1. Quan la unitat de convivència estigui integrada per més d un membre, caldrà incorporar-los mitjançant [+]. Si, per error, cal suprimir algun dels membres, aquesta acció es farà mitjançant [-]. Una vegada confirmat el procés, el valor quedarà anul lat. En cap cas podrà es podrà anul lar el primer membre.

8 Pàgina 3 de 9: Qüestionari de limitacions d autonomia Únicament caldrà seleccionar els camps en cas afirmatiu. Pàgina 4 de 9: Qüestionari de limitacions d autonomia El botó [tancar informe] permet desar els canvis i tancar l edició de l informe de derivació i seguir treballant en aquest posteriorment. També permet finalitzar l edició de l informe de derivació sense desar els canvis. Pàgina 5 de 9: Qüestionari de limitacions d autonomia Pàgina 6 de 9: Qüestionari de limitacions d autonomia Quan la persona tingui reconeguda la resolució LAPAD, caldrà indicar el GRAU i/o el NIVELL.

9 Pàgina 7 de 9: Dades sobre les actuacions sol licitades Seleccioni únicament aquelles actuacions que sol licita. Caldrà seleccionar com a mínim una actuació d entre les que figuren a la pàgina 7 i 8. Pàgina 8 de 9: Dades sobre les actuacions sol licitades En el cas que l actuació sol licitada no s ajusti a cap de les definides, caldrà indicar-ho en l espai d observacions. En aquest cas, l actuació haurà d ajustar-se a l objecte del programa. Pantalla 9: Règim de tinença de l habitatge Únicament quan es tractin d habitatges de lloguer caldrà complimentar les dades de l arrendador i les de l arrendatari. L eina permet replicar les dades de la persona titular de la sol licitud quan aquesta sigui la persona titular del contracte.

10 Pantalla 9bis: Opcions de gravació Caldrà seleccionar l opció desar i validar l informe si posteriorment volem formalitzar l enviament de les sol licituds. Seleccionar aquesta opció no permetrà fer cap modificació posterior. (*) Quan vulguem formalitzar el tràmit d enviament de les sol licituds, haurem d haver seleccionat en aquest apartat [Desar i validar l informe]

11 3.3.- Escriptori de treball: formalitzar l enviament de les sol licituds Per poder fer l enviament de les sol licituds telemàticament cal prèviament haver creat un nou informe de derivació (a través de l escriptori de treball) i haver-lo desat i validat (pantalla 9bis: opcions de gravació). Creat l informe, cal accedir a l escriptori de treball i seleccionar [Formalitzar l enviament de les sol licituds] i [continuar]. Opció per formalitzar l enviament de la sol licitud Accedirem a una nova finestra informativa que indicarà els passos a seguir. Seleccionarem [Endavant]. A l executar aquesta acció, s estaran enviant a l adreça arranjaments@diba.cat tots els informes de derivació que estiguin desats i validats i que no hagin estat enviats amb anterioritat Aquest procés pot trigar uns segons, i finalitzarà amb l arrencada del programa Excel, el qual generarà un full amb la relació dels informes de derivació que hauran estat enviats en aquell moment. Aquest full haurà d imprimir-se i haurà d enviar-se degudament signat i segellat a l adreça arranjaments@diba.cat. L acceptació dels informes de derivació per part de la Diputació quedarà subjecta a la recepció d aquest document.

12 3.4.- Escriptori de treball: Consulta d informes Llista amb els informes que compleixen el criteri seleccionat Opcions de filtratge Pantalla Consulta informes A través d aquesta pantalla es pot accedir a la consulta de les sol licituds així com també consultar el seu estat. Des d aquesta pantalla es poden tramitar les baixes de les sol licituds enviades. Tornar a la pantalla inicial Accions a realitzar sobre l element de la llista seleccionat Nota: aquelles sol licituds que no hagin estat enviades (mitjançant l acció Formalitzar el tràmit d enviament de sol licitud) no podran donar-se de baixa. Des d aquesta pantalla, l eina permet generar els informes de derivació en format imprimible per al seu arxiu i/o impressió Escriptori de treball: sol licitar baixa del informe seleccionat Pantalla Consulta d informes Per a la tramitació de la baixa d un dels expedients enviats, cal filtrar la cerca d expedients segons mostrar enviats i [mostrar informe seleccionat]. Opció que permet sol licitar la baixa de l element seleccionat Posteriorment, seleccionem l element que volem donar de baixa i seguidament seleccionem [sol licitar baixa de l informe seleccionat]. Pantalla Formulari notificació de baixes Per formalitzar la baixa de l expedient seleccionat caldrà seleccionar el motiu i la fase en la que es troba la sol licitud en el moment de sol licitar la baixa. Per finalitzar el procés de baixa, caldrà prémer [processar baixa i tancar].

13