REGLAMENTO PARA EL PAGO DE KILOMETRAJE DE VEHICULOS PROPIEDAD DE LOS FUNCIONARIOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO

Transcripción

1 REGLAMENTO PARA EL PAGO DE KILOMETRAJE DE LOS VEHICULOS PROPIEDAD DE LOS FUNCIONARIOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO Artículo 1. El presente Reglamento regula el uso de vehículos propiedad de funcionarios del Instituto, utilizados en virtud de contrato de arrendamiento, para la realización y cumplimiento de actividades y funciones oficiales dentro del territorio nacional, con el correspondiente reconocimiento de pago por el kilometraje recorrido. Artículo 2. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por: 1. Reglamento: El presente Reglamento sobre pago de kilometraje a funcionarios. 2. INCOP: Instituto. 3. Propietario: El funcionario del INCOP propietario del vehículo arrendado sujeto al pago de tarifa por kilometraje. 4. Tarifa: Los montos establecidos por la Contraloría General de la República para el pago de kilometraje. 5. Contrato: Documento suscrito por el propietario del vehículo y el Gerente General, en su condición de representante legal del INCOP, en que se formalizaa la relación de arrendamiento y se estipulan los derechos y obligaciones a cargo de las partes. 6. Sistema: El sistema de pago de kilometraje. 7. Formulario de Solicitud de ingreso al pago de kilometraje a funcionarios del INCOP : documento de presentación obligatorio por medio de la cual el propietario solicita su ingreso al sistema. 8. Formulario de Autorización de viaje con vehículo particular : Es aquel documento o boleta por medio de la cual se autoriza una gira con vehículo particular el cual debe estar inscrito en el sistema. 9. Formulario de Liquidación de gastos de kilometraje : Es el formulario de autorización para el cobro de la totalidad de las giras realizadas en un mismo mes calendario y consta de la suma de todos los formularios de Autorización de viaje con vehículo particular, las cuales deben ser anexadas a este documento. -1-

2 -2- Instituto Artículo 3. Cuando en el desempeño de labores propias del INCOP, no se cuente con vehículos oficiales disponibles, o bien la Gerencia General considere que su uso resulta inconveniente, se podrá contratar el arrendamiento del vehículo propiedad del funcionario, de conformidad con la normativa del presente reglamento. Artículo 4. Bajo ninguna circunstancia, la remuneración o facilidad que pueda representar el pago de kilometraje, será considerado como beneficio, mejora salarial, salario en especie o, en alguna forma, parte del contrato de trabajo, ni dará lugar a derechos adquiridos a favor del funcionario arrendante, lo cual quedará expresamente establecido en el Contrato de Arrendamiento del Vehículo. Artículo 5. El funcionario que solicita ingresar al sistema, deberá presentar debidamente completo el formulario denominado Solicitud de ingreso al pago de kilometraje a funcionarios del INCOP y firmar un contrato con el INCOP. El anterior formulario deberá ser presentado para su visto bueno a la Gerencia General. En el formulario debe constar la anuencia de su superior encargado, quien deberá calificar la necesidad y conveniencia del pago del kilometraje y hacer indicación expresa y taxativa de la clase de trabajo(s) y actividad(es) a la que se va destinar el uso del vehículo. En caso de aceptación de la solicitud por la Gerencia, se procederá a la firma del contrato entre las partes previo cumplimiento de lo dispuesto en el artículo siguiente. Por ningún motivo se autorizará el pago de kilometraje con ocasión de trámites de tipo personal, tales como liquidaciones de viáticos, cobro del kilometraje, retiro de cheques personales, u otros asuntos que no presenten un interés institucional demostrado, lo anterior, aún y cuando estoss trámites deban por su naturaleza realizarse en instalaciones del INCOP. Estos gastos deberán correr por cuenta del funcionario. Artículo 6. La formalización del contrato podrá realizarse siempre y cuando el propietario cumpla al menos, con los siguientes requisitos: a) Que el vehículo sea de su propiedad y esté debidamente inscrito en el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores o cuente el funcionario con un contrato de LEASING FINANCIERO a su nombre. Para acreditar este hecho, deberá presentar la

3 certificación correspondiente del vehículo, con no más de un mes de expedida al momento de su presentación y cuando corresponda, una copia certificada del contrato de LEASING suscrito por el funcionario. (Así modificado por Acuerdo 2-Sesión No del 28/07/2011, Oficio No. 100 de J.D. Publicado en la Gaceta No. 169 del 02/09/2011). b) Que se encuentree al día en el pago de los derechos de circulación. Deberá adjuntar copia del recibo correspondiente y dar fe de la expedición del marchamo. c) Que su licencia para conducir se encuentre vigente y presentar copia de este documento. d) Que el vehículo deberá ser adecuado a la clase de trabajo a que se va a destinar. e) Que el modelo del vehículo no sobrepase los quince años de uso. f) Que el odómetro del vehículo funcione perfectamente. g) El vehículo deberá contar con pólizas del Instituto Nacional de Seguros, cuyas coberturas respondan razonablemente, a juicio de la Administración, por lesiones o muertes, y por daños a la propiedad de terceras personas. Se deberá presentar fotocopia de la respectiva póliza y cuando sea el caso, de los documentos de renovación. Para los documentos solicitados en los incisos a), b), c) y g) del presente artículo, el propietario deberá aportar fotocopia certificada o confrontadas con los originales de los mismos, que pasarán a integrarse al expediente respectivo que al efecto llevará el Área de Servicios Generales. En caso de vencimiento o variación de los documentos indicados en los incisos a), b), c) y g) del presente artículo, es responsabilidad del propietario su actualización. Para ello dispondrá de 10 días hábiles, contados a partir del vencimiento de los documentos, para presentarlos ante el Área de Servicios Generales. -3-

4 Artículo 7. Una vez que el Área de Servicios Generales ha verificado el cumplimiento de los anteriores requisitos y conformado el expediente respectivo, lo comunicará a la Gerencia indicándole si es posible o no suscribir el respectivo contrato. En caso de aprobarse la suscripción del contrato, este tendrá una vigencia de un año, prorrogable en forma anual previa presentación y verificación de los requisitos establecidoss en el artículo 7 de este reglamento. Será causal de terminación del contrato, el incumplimiento de los requisitos establecidos en este artículo, así como también se entenderá por finalizado en caso de renuncia del servidor, despido, jubilación y permisos con o sin goce de salario. Artículo 8º Para la aplicación del contrato, antes de cada programación de giras, el propietario deberá llenar la fórmula denominada Autorización para uso de vehículo particular que deberá contar con la aprobación del jefe inmediato correspondiente. Posteriormente someterá dicho formulario al trámite de liquidación al encargado de Servicios Generales tal como lo establece el artículo 14. En caso de viaje de urgencia o imprevisto, previa comunicación al jefe superior, podrá presentarse la fórmula de autorización con 3 días hábiles máximo posterior a la realización del viaje, debidamente justificado. El propietario deberá información mínima: a) Firma Jefe Superior b) Hora de salida. c) Lugares a visitar. d) Hora de llegada. e) Cargo. reportar mediante formulario, la siguiente f) Número de placa del vehículo. g) Motivo de la gira -4-

5 h) Nombre, firma y número de cédula i) Firma encargado de transporte. La gira efectuada sin el cumplimiento de los requisitos establecidos, será por cuenta y riesgo del propietario, y este, en ningún caso podrá reclamar el reconocimiento de pago por kilometraje recorrido. (Así modificado por Acuerdo 1-Sesión No del 4 de agosto de Oficio No Publicado en la Gaceta No. 171 del 2/9/2010). Articulo 9. El pago de kilometraje se calculará de acuerdo a las tarifas de arrendamiento de vehículos a funcionarios de la Administración autorizados por la Contraloría General de la República, y en cuanto a distancias, la Tabla Oficial de distancias emitida por el MOPT. Articulo 10. No existirá obligación para el INCOP de garantizar un mínimo de kilómetros por recorrer y remunerar, de manera que sólo se reconocerán aquellos que hayan sido efectivamente recorridos que se encuentren debidamente justificados y documentados y se ajusten a las tarifas vigentes. Articulo 11. Sólo se aceptarán distancias mayores a las establecidas por las tablas cuando se demuestre fehacientemente que la variación obedeció a desvíos ordenados por la autoridad competente, cierres de carreteras u otras causa análogas ajenas a los funcionarios; en cuyo caso, se deberá anotar la justificación correspondiente en el formulario de Liquidación de gastos de kilometraje. Artículo 12. Los gastoss en que incurra el propietario al hacer uso del vehículo, como por ejemplo, el pago de lubricantes, combustibles, materiales, mantenimiento, reparaciones, repuestos, derechos de circulación, infracciones de tránsito, seguro obligatorio y otros seguros, así como el pago del deducible en caso de accidentes, gastos legales y otros no cubiertos por las pólizas, correrán por cuenta del propietario. Artículo 13. Para hacer efectivo el cobro por kilometraje recorrido, cada interesado deberá confeccionar una liquidación mensual, en la formula denominada Liquidación de gastos de kilometraje. -5-

6 -6- Instituto Artículo 14. La liquidación mensual reflejada en el formulario denominado Liquidación de gastos de kilometraje, debe ser presentada a la Unidad de Servicios Generales, a más tardar dentro de los 5 días hábiles del mes calendario inmediato siguiente. La liquidación de gastos por kilometraje deberá ir acompañada con la totalidad de los formularios de Autorización Viaje con Vehículo Particular del mes respectivo. Esta liquidación mensual debe ser firmada por el encargado de Servicios Generales. (Así modificado por Acuerdo 1-Sesión No del 4 de agosto de Oficio No Publicado en la Gaceta No. 171 del 2/9/2010). Artículo 15. Si la liquidación indicada en el artículo 14 no se presenta a la Unidad de Servicios Generales en el plazo establecido, los subsiguientes desplazamientos no se podrán realizar bajo este sistema, y será suficiente causa para que no se reconozca su pago. (Así modificado por Acuerdo 1- Sesión No del 4 de agosto de Oficio No Publicado en la Gaceta No. 171 del 2/9/2010). Artículo 16. El propietario solamente deberá usar su vehículo para el propósito para el que fue autorizado en forma específica mientras esté en el desempeño de sus funciones. Cuando sea necesario transportar a otros servidores, así como materiales y equipos que no excedan la capacidad del vehículo, el propietario que arriende su vehículo al INCOP bajo el sistema, deberá transportarlos bajo los términos del contrato. Artículo 17. El propietario conducirá el vehículo por su cuenta y riesgo y asumirá la responsabilidad civil y penal que se pudiere originar en accidentes en que intervenga; consecuentemente, el INCOP no asumirá ni aceptará responsabilidad alguna por los daños causados al vehículo, a terceras personas o sus bienes en caso de accidente y únicamentee asumirá la responsabilidad de indemnizar a sus funcionarios por concepto de Riesgos Profesionales y conforme al régimen jurídico aplicable cuando utilicen su vehículo en ejecución del contrato para cumplir sus funciones. Artículo 18. Se establecen las siguientes prohibiciones para los usuarios:

7 a) No utilizar el vehículo arrendado para otras actividades que no sean acordes con el objetivo de la correspondiente gira. b) No podrán iniciar una nueva programación de gira sin antes haber efectuado la liquidación de la programación anterior. c) No podrán apartarse de la ruta establecida, salvo razones que lo justifiquen, pues en caso contrario no se reconocerá el pago de kilometraje. Artículo 19. El INCOP podrá rescindir unilateralmentee y sin responsabilidad de su parte, el contrato de arrendamiento cuando el interés público, criterios de oportunidad y conveniencia así lo exijan, o bien cuando el incumplimiento a las disposiciones contenidas en el presente reglamento así lo ameriten. Toda decisión sobre el particular será formalmente notificada y comunicada al funcionario contratante. Artículo 20. Cuando se determine que en la ejecución del contrato se incurre en violación de las disposiciones reglamentarias, el funcionario responsable podrá ser corregido disciplinariamente por el INCOP, según corresponda. Artículo 21. El contenido del presente reglamento se tiene por incorporado a los contratos de arrendamiento que se suscriban con los funcionarios del INCOP. Artículo 22. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. * * * APROBADO POR ACUERDO 2-SESION No CELEBRADA EL 30 DE MAYO DE OFICIO No. 085 DE J.D. PUBLICADO EN LA GACETA No.124 DEL VIERNES 27 DE JUNIO DE