DRIVE DE GOOGLE: almacenar ficheros y carpetas en la nube. BLOQUE PRIMERO: INTRODUCCIÓN Y EL AREA DE TRABAJO

Transcripción

1 DRIVE DE GOOGLE: almacenar ficheros y carpetas en la nube. Similar a otros servicios de internet como podría ser dropbox, onedrive, box, icloud, mega... y algunos más, drive de google, es un servicio gratuito, que para usar no necesita más que una cuenta de google en cualquiera de sus versiones, la profesional, la educativa, o la gratuita, que tienen la mayoría de los usuarios. Como recomendación también destacar que podemos instalar la versión de PC para tener los ficheros tanto en la nube como en local, y que en el navegador que mejor funciona es con Google Chrome, como es normal, el navegador de Google. Vamos a seguir el siguiente guión para ir trabajando con la aplicación Drive: BLOQUE PRIMERO: INTRODUCCIÓN Y EL AREA DE TRABAJO Contenido del vídeo: Para acceder a drive podemos hacerlo de diferentes maneras: 1. Desde gmail.com, con el icono que encontramos arriba a la derecha INSERTAR ICONO. Se comenta de pasada que más aplicaciones tiene google en este botón y como se pueden gestionar las mismas, moverlas, etc. Botón aplicaciones google jesusbedmar.es

2 2. Con su enlace directamente, Google Drive que si estamos logueados accederemos directamente, o de lo contrario, tendremos que hacerlo, usuario y contraseña, y listo. Una vez dentro la interfaz tiene estas tres grandes y diferenciadas áreas: La barra superior azul: Nos muestra un potente buscador, el icono desplegable de las aplicaciones de google, una campana para cuando tenemos alarmas y el usuario logueado. En la línea de abajo, la ruta de la unidad, y opciones de visualización y configuración. Los modos de visualización y orden, se ven en el vídeo, y entramos en las opciones de configuración:

3 Además cuando tengamos elementos o carpetas seleccionados, entre Mi unidad y el boton de modo de vista, insertará más iconos. Se ve más adelante. Destacar de estas opciones la de convertir archivos al formato del editor de google Docs. Es mejor convertirlos porque así trabajas en formato nativo de google docs, y tiene las siguientes ventajas que se me ocurran a bote pronto: 1. No ocupan espacio como ya se comento de tus Gigas de usuario, del espacio que te concede google para almacenaje en tu nube. 2. Puedes compartir el fichero y que en ese proceso de que varios usuarios lo visualicen y editen el formato sea fiel al trabajo que se hizo, no se pierdan características de tablas, formatos, etc... que si se perderían de trabajar en formatos como pueden ser los de microsoft. 3. Si necesitas formatos de otro tipo, puedes utilizar el guardar como... y almacenar en formatos con otras extensiones: docx, xls, pdf... En cuanto a la sincronización, es útil, permite trabajar sin conexión, pero ojo a en que ordenadores habilitas esto, que sean ordenadores de casa, de trabajo, pero no públicos. También destacar que si en casa, en la oficina, sois varios los usuarios de gmail, esta opción solo funciona con un usuario, al menos a la fecha de elaborar este artículo. Las otras opciones no merecen mucho comentario. La barra lateral izquierda verde: Disponemos de las opciones: Mi unidad: es interesante porque es una especie de desplegable en el que ves las carpetas que tienes creadas, si es que existen. Es muy recomendable tener carpetas para ser organizados, aunque el buscador hará el trabajo de localizar ficheros, carpetas, y subcarpetas.

4 Nuevo, tiene todas estas opciones, como hemos visto en el vídeo: Las opciones son muy intuitivas las comentamos de pasada. Crear carpeta, y subcarpetas. Subir ficheros de todo tipo, por ejemplo los pdfs. Se señala que relación tendrá luego con la versión de drive de escritorio. Puedes subir Carpetas igualmente, con todo el contenido de las mismas. Podemos crear ficheros de texto, hojas de cálculo, y presentaciones, como elementos básicos de google, que tienen como característica destacada que al ser formatos nativos de google, NO OCUPAN SITIO EN TUS GIGAS DE ALMACENAMIENTO, con lo que es muy recomendable usar estos formatos. Y por último, existen más tipos de elementos que podríamos añadir a Drive, pero al ser un curso de iniciación simplemente se indican. opciones son: Muy de pasada, para no hacerlo muy pesado, las

5 Compartido conmigo: de las opciones más potentes de Drive, impresionante el como puedes trabajar, y compartir elementos aún para gente que no cuenta con cuenta en gmail. Google Fotos, otra opción de gmail, para almacenar las fotos, no es el objeto de este curso, pero tiene unas prestaciones que te dejarán con la boca abierta. Si quieres investigar... dispone de aplicaciones en itunes y en la play store, muy recomendada. Reciente: los elementos utilizados más recientemente, es útil para ir directamente a los elementos más utilizados, y más actuales. Destacado: como nuestros favoritos o elementos más importantes, al señalar elementos con estrella, podremos localizarlos desde aquí, es como un acceso rápido. Papelera: Todos los elementos que elimines, en realidad no se eliminan del todo, hasta transcurridos 30 días. Es decir, si eliminas algún elemento y acudes a la papelera dentro de esos 30 días podrás restaurar "lo borrado", si superas ese plazo google lo habrá eliminado automáticamente. Adquirir más almacenamiento: algo obvio, pero para usuarios de a pie, normales, no creo que puedas llenar en ficheros ofimáticos, 15 gigas, y menos aún si usas los nativos. Hay que destacar que si tu tipo de cuenta es de educación, no tienes limitaciones de espacio, a los 15 gigas que los usuarios "gratis" disponen, frente a los 30 gigas de las cuentas profesionales de empresa. Para finalizar el menú izquierdo verde, dispone de la opción para obtener la versión de escritorio de drive, bastante recomendada si vas a subir ficheros de otro tipo, como pdf, u otras extensiones, y para tener además una copia de seguridad de lo que tenemos en la nube. Entraremos en más profundidad en la versión de escritorio de Drive. Opciones de la parte central de la pantalla Se contienen los elementos, y desde esta parte principal, podremos gestionar, y trabajar con todos los elementos, desde abrirlos, moverlos, editarlos, etiquetarlos, buscarlos, y un largo etc.

6 BLOQUE SEGUNDO: Trabajando con carpetas, subcarpetas, y archivos. La importancia del compartir Contenido del vídeo: cómo crear carpetas, elementos? Diferentes estructuras: Trabajo, Personal, Ocio. Otras estructuras, para los pequeños estudiantes, estructurar los directorios, y así ir almacenando sus trabajos en cada año educativo, o desde que ya utilicen estas tecnologías. La barra superior, cuando tenemos elementos seleccionados, y el botón derecho del ratón sobre los elementos. cómo abrirlos, editarlos, moverlos? Los aspectos básicos son muy intuitivos, así que no profundizaré más, pero lo de compartir, puede inducir a confusión así que procedo a hacer una pequeña guía con capturas de pantalla por si aclara un poco más. COMO COMPARTIR ELEMENTOS Y SUS VENTAJAS? El compartir documentos tiene una utilidad impresionante, sirvan de ejemplo los siguientes: Trabajo encargado en un colegio a un grupo de niños. Cada uno debe trabajar sobre un aspecto, imaginemos trabajos sobre un pintor famoso es encomendado al grupo para que trabajen. Pues cada niño podría dividir la temática, y creando un fichero compartido con permisos de edicion, todos podrían aportar su parte, uno la vida, otro las obras, otro exposiciones, otro influencias... Cada uno desde casa aportará su parte, y el documento se generará colaborativamente, evitando las reuniones de niños que tan improductivas son al final.

7 Pensemos en una empresa, que utilizan siempre una plantilla de documento, por ejemplo para anunciar un determinado producto. Si compartimos el fichero con los compañeros, todos podrán actualizarlo, mejorarlo, etc. Partamos de una documento que queremos que pueda ver cualquier presentación, por ejemplo unos masajes de shiatsu que doy a domicilio. Puedes hacer la presentación, compartirla con todos tus contactos por correo y facilitarles ese documento compartido como solo lectura (el enlace), y tendrá plena difusión. Veamos pues como se comparte un documento, y que opciones de configuración tiene: 1º Para compartir, como siempre hay diferentes maneras, señalaré 3, que no quiere decir que no existan más: 1. Situando el puntero del ratón sobre el elemento a compartir, botón derecho, y vemos dentro de las opciones el compartir:

8 2. Otra, en la barra superior, una vez seleccionado el fichero sobre el que queremos trabajar, pulsamos el icono del clic tumbado, y nos habilita el enlace para compartir: 3. Abriendo el fichero, pulsando el icono grande que hay en la parte de arriba que pone compartir. Todas estas maneras de compartir, nos llevan a la configuración que tiene estas opciones más detalladas Las opciones avanzadas. Al habilitar el compartir, el sistema nos preguntará con quién queremos compartir, siendo las opciones estas: No: solo pueden acceder usuarios específicos: es fácil, nadie accederá a menos que en la casilla personas introduzcamos su correo y ya definamos que puede hacer con el fichero: Editarlo (podrá hacer cambios en él, como vimos en el vídeo, pueden comentar (hacer comentarios al margen derecho del documento), o solo verlo (sin realizar ningún tipo de cambio). Esta es la opción ideal, es segura, y solo trabajarán con el

9 fichero los que tu habilites. Cualquiera con el enlace puede editar, si compartes el enlace, que es esa ruta larga que ves cualquiera que lo tenga podrá editarlo. Altamente peligroso si no es de tu confianza. Con permiso para comentar, sólo podrán hacer comentarios, los ficheros no se verán modificados.

10 Cualquiera con el enlace puede ver, opción ideal si quieres que tu contenido llegue a muchas personas y no puedan modificarlo de ningún modo. Ideal para productos que vendas, anuncios que quieras hacer, enseñar presentaciones, tarifas de precios hechas con la hoja de cálculo, etc.

11 Y para finalizar en la pantalla de arriba, si te fijas, aunque no se ve muy bien, existe un "Avanzada", en color gris atenuado, que nos lleva al uso Avanzado de ese compartir los enlaces Esta pantalla es muy potente porque al final, te resume como tienes definido el compartir, y puedes realizar cambios, añadir personas, quitar permisos, etc...