ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE EL SALVADOR DIRECCIÓN DE ANIMACIÓN TERRITORIAL

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR AUTORIZACIONES. Como parte del Método Scout se estableció desde sus inicios que el Movimiento Scout es vida al Aire Libre y aprender haciendo es por dicho motivo que nuestros Grupos y unidades establecen dentro de sus programas y actividades algunas salidas de la sede buscando nuevos ambientes que nos permitan ofrecer a nuestros educandos el Programa Scout de una mejor forma. Es por dicha razón que mes a mes estamos deseosos de realizar actividades como Visitas a Grupos o unidades de nuestro distrito o de otros, Excursiones de un día, Caminatas, Campamentos, Servicio a la Comunidad y toda una gran variedad de eventos y las actividades FIJAS Y VARIABLES que solo están dentro de la imaginación de los Educadores o facilitadores adultos del Método Scout. Queremos por lo tanto dar una serie de pasos organizados que nos permitan gestionar de una forma fácil y rápida los permisos respectivos; asegurándonos además de brindar a nuestros educandos todas las comodidades y seguridad respectiva. Por tal motivo deseamos establecer los procesos que identifican Como, el Por que y a quien debemos presentar los Permisos así como la documentación requerida. I. PARA QUIEN ES ESTE MANUAL. Este manual es exclusivamente para todos aquellos Grupos Scout, miembros de los Grupos Activos que estén debidamente reconocidos e inscritos en la ASES (Asociacion De Scouts de El Salvador); portadores de su Carnet o Credencial para el periodo en que se desarrolla la actividad y que cumplen además lo establecido en el Reglamento Interno de la ASES que se refiere a la Obtención de calidad de Asociado y que dice; La calidad de miembro se obtiene al momento en que es inscrito por un Grupo Scout u organismo de la Estructura Nacional. II. A QUIEN PRESENTAR EL PERMISO DE LA ACTIVIDAD. a. El responsable de Grupo (Coordinador de Grupo) es la primera etapa del proceso y será la persona que en primera instancia deberá revisar y autorizar las salidas, presentadas por los responsables de las unidades en Consejo de Grupo y que a su vez formen parte del Programa o ciclo de programas.utilizar para ello los Formularios FSALS00 o FSALS01, FSALS02, FSALS03, FSALS04, FSALS05, FSALS06.- b. El Comité de Grupo a través de la Comisión de Campismo y a solicitud del/a Responsable del Grupo Scout ; deberá proceder a la revisión del permiso verificando que la unidad o el /la responsable de la Actividad tome en cuenta las recomendaciones emanadas de la ASES. c. Si el Distrito Scout cuenta con el/la Comisionado/a Distrital, el es la persona a quien la Asociación de Scouts de El Salvador, le ha delegado para recibir toda la documentación de parte del Responsable del Grupo Scout. El es la persona que una vez revisada la solicitud, debiendo verificar que se han tomado encuenta todas las medidas que se describen en el Capitulo Procesos a Verificar en la realización de Actividades Scout y posteriormente procederá a emitir o a negar el Permiso respectivo. d. Si en el Distrito Scout no se cuenta con el/la Comisionado/a Distrital, el/la Responsable de Grupo presentara al/la Comisionado/a Provincial Scout la respectiva solicitud. 1/5

2 e. Si tampoco existiese el/la Comisionado/a Scout Provincial, deberá presentarse directamente al/la Director/a de Animación Territorial, en la Oficina Scout Nacional. III. CUANDO PRESENTAR EL PERMISO DE LA ACTIVIDAD. a. Si la salida o actividad es en el entorno del Grupo y este se entiende en un radio no mayor a 15 kms. Además si es de un solo día (De 6:00 AM 6 PM.) deberá hacerse la notificación Escrita al /la Comisionado distrital Scout en el Formulario FSALS00. b. El Comité de Grupo y el Responsable del Grupo son los responsable directo de velar por la seguridad de los/las jóvenes. El proceso incluye las actividades, debiendo siempre notificar al Comisionado de Distrito Scout de la Actividad a realizar especificando en la solicitud,objetivos y Metas a cumplir, breve descripción de las actividades, lugar, la unidad o unidades que participan, el numero de participantes, responsable de la actividad identificando su teléfono, medio de traslado, hora de inicio y finalización de la Actividad y adquiriendo el compromiso de portar correctamente el Uniforme Scout de acuerdo a lo que establece el Manual del Uniforme Scout de la ASES y a mantener una conducta apegada a la Promesa y Ley Scout. c. Para la realización de todo tipo de fiestas y excursiones para recaudaciones o no de fondos y que debe realizarse fuera del local de reuniones del Grupo se deberá presentar solicitud Escrita por parte del Responsable del Grupo y Avalada con su firma y sello por el Presidente del Comité de Grupo identificando Objetivos y Metas a cumplir, breve descripción de las actividades, lugar de desarrollo de la Actividad, la unidad o unidades que participan, Grupos invitados, si el evento es solo para miembros reconocidos por la ASES o es abierta, el numero de participantes esperados,responsable de la actividad identificando su teléfono, medio de traslado, hora de inicio y finalización de la Actividad, si se utilizara o no el uniforme Scout, a mantener una conducta apegada a la Promesa y Ley Scout en todo su texto, a la no venta de bebidas embriagantes, que se ha comunicado oportunamente a la Policía Nacional Civil y a las autoridades Civiles correspondientes (Alcaldía Municipal); para garantizar la tranquilidad y seguridad de los asistentes, que se cuenta con la presencia de al menos un Medico para atender cualquier tipo de emergencia que se presente así como un vehiculo para el traslado a Centro Asistencial. IV. TIEMPO DE ENTREGA. a. En cualquiera de los casos la autoridad que avalara la salida a nivel de Distrito, Provincia o Dirección de Animación Territorial deberá estar informada con al menos 15 días de anticipación. b. Los/as Comisionados de distrito, Provincia deberán solicitar el permiso para la realización de sus actividades con un tiempo de anticipación mínimo de 2 meses. V. NEGACION DEL PERMISO. a. Por la realización de los 4 Eventos Nacionales; no se aceptaran solicitudes de salida 30 días antes de la realización de cualquier evento Nacional de la Unidad o Rama (Manada, Scout, Caminantes y Rovers). b. Cuando no se cumpla con los procesos que en este manual de establecen. a. Por su presentación extemporánea (15 días).- b. Por situación de declaración de Alerta Nacional Emitida por la Dirección de Protección Civil, Seguridad Publica, Ministerio de Salud y cualquier institución del Gobierno de El Salvador. 2/5

3 c. Por considerar el representante de la Asociacion de Scouts de El Salvador (Comisionado de Distrito, Provincial o Animación Territorial) que el lugar no presta las medidas de seguridad adecuadas por estar sujeto a posibles deslizamientos, inundaciones, etc. VI. SUSPENSIÓN DE LOS PERMISOS. Con la única finalidad de proteger y salvaguardar la vida de todos los miembros de nuestra Asociacion de Scouts de El Salvador y aun cuando ya se hubiese autorizado una Actividad ( Campamento, Excursión, Caminata, Acantonamiento o de cualquier tipo ) y atendiendo recomendaciones e Informes de ultima Hora emanados por la Dirección de Protección Civil, Comité de Emergencia, Ministerio de Seguridad Publica y avalado por la Jefatura Scout Nacional y/o Dirección Nacional los permisos deberán ser suspendidos de inmediato notificándole al Grupo, Unidad, Equipo,etc el motivo de la suspensión ya sea de forma Escrita, vía telefónica, personal o por cualquier otro medio disponible de contacto. Esto incluye a los que ya estén realizándose. VII. CASOS ESPECIALES. a. Si el/la Comisionado/a Scout de Distrito forme parte activa de un Grupo Scout de su mismo Distrito no podrá autorizar actividades, salidas o permisos a su mismo Grupo/Unidad y para ello deberá presentarlo al/a Comisionado/a Scout de la Provincia para su revisión y aprobación. b. Si el/la Comisionado/a de la Provincia forme parte activa de un Grupo Scout de su misma Provincia no podrá autorizar actividades, salidas o permisos a su mismo Grupo/Unidad y para ello deberá remitirlo a la Dirección de Animación Territorial para revisar la documentación y emitir el permiso respectivo. c. Todos los Grupos Scout que asisten a Eventos Nacionales programados y Dirigidos por la ASES no requieren permiso alguno del/la Comisionado/a de Distrito, ni de Provincia, ni de Animación Territorial por considerar que el Director del Evento asignado por la ASES ha realizado y cumplido todos los requisitos que aquí se establecen ; debiendo únicamente el Comité de Grupo así como el Responsable del Grupo/ Unidad participante asegurarse de cumplir con las disposiciones emanadas del/a Director/a del evento y de la misma ASES. d. Los Grupos Scout que asisten a eventos Provinciales y Distritales no requieren permiso del/a Comisionado/a Scout de Distrito, ni de Provincia, ni de Animación Territorial por considerar que el Director del Evento asignado por el Distrito o Provincia ha sido autorizado por la ASES d realizado y cumplido todos los requisitos que aquí se establecen ; debiendo únicamente el Comité de Grupo así como el Responsable del Grupo/ Unidad participante asegurarse de cumplir con las disposiciones emanadas del/a Director/a del evento y de la misma ASES. e. Los/as Comisionados/as Provinciales y Distritales deben cumplir con los procesos y las regulaciones de este documento para la realización de todo tipo de Eventos, los cuales deberá presentar a la Dirección de Animación Territorial y a la Dirección de Eventos debiendo presentar además la información adicional propia de este tipo de eventos que le sea solicitada. Debiendo además presentarlo por lo menos con un tiempo no menor de 2 meses para su revisión y autorización respectiva y que no interfiera con los Eventos Nacionales. f. Toda Salida de Grupo, de unidad, de Equipo, de Patrulla así como Eventos de Distrito, Provinciales deberán presentar una vez terminado el mismo; un informe utilizando para ello FSALSC07. a la autoridad Scout que le emitió el permiso o autorización respectiva. 3/5

4 VIII. PROCESOS QUE DEBEN REALIZARSE Y VERIFICARSE. En este Capitulo se incluyen algunos de los procesos o pasos que deben verificarse para la realización exitosa de las actividades fijas o variables que las unidades (Manada, Scouts, Caminantes, Rovers), Grupos Scout, Distritos y Provincias deseen realizar. La guía de procesos les ayudara a asegurar la calidad de sus actividades tal forma que nos ayude a entregar programas Scout que incluyan los Elementos del Método Scout, rodeados de la atmosfera de la Promesa y Ley Scout buscando la formación integral de nuestros miembros. Los Pasos que a continuación se describen pretende ser una Lista de Chequeo y pasos a seguir para la obtención pronta de los permisos. Estos pasos son: a. Que la actividad forme parte del Ciclo de Programa de la unidad, Grupo, Distrito o Provincia. b. Asegurar que el responsable o director de la Actividad conoce y han visitado el lugar, identificando claramente los lugares de aprovisionamiento de alimentos, unidad medica mas cercana, Puesto de la Policía Nacional, Zonas de riesgo y de Evacuación en caso de Emergencia, Existencia de Agua Potable, Energía Eléctrica, Teléfono, Duchas y Letrinas, Acceso a vehículos, Clima, manejo de la basura, seguridad. c. Que el programa es Desafiante, Útil, Recompensante, Atractivo y Seguro para los intereses de los/las jóvenes y que además tiene Objetivos Generales y Específicos así como metas y actividades a desarrollar y cumplir. d. Que la base de la actividad es la Promesa y Ley Scout. e. Que se cuente con el permiso Escrito del Propietario del terreno. f. Que ha elaborado Croquis del lugar, vías de acceso y lugares de salida ante una posible evacuación. Debe ser proporcionado al momento de hacer la solicitud de la actividad. g. Que el menú de todos los participantes es balanceado y responde a las necesidades nutricionales de los/as jóvenes, igualmente de rehidratación. h. Que la asistencia de los adultos este garantizada, en la cantidad adecuada al número de participantes. Un adulto por seisena ( 4-6 niños/as), por patrulla ( 6-8 muchahos/as). Para Caminantes y Rovers al menos un adulto por cada 5 jóvenes y siempre un mínimo de 2 adultos por salida. i. Que la Policía Nacional Civil, ha sido notificada y se podría contar con seguridad en el desarrollo de la actividad o en caso de Emergencia debiendo proporcionar a la autoridad Scout copia de dicho Documento y su compromiso. j. Que Hospitales, Unidades de Salud, Centro Atención de Emergencias y Clínicas han sido notificados y que podrán dar apoyo Médico en caso de ser solicitado. Es necesario ubicar los centros hospitalarios privados como parte de una contingencia. k. Que en el lugar del Campamento existirá al menos un Vehículo para casos de Emergencia y que se necesite evacuar a algún joven a tiempo completo. l. Que se ha verificado, que el conductor y vehículo a utilizar para transportar a todos los participantes cumple con las leyes de transito. m. Que se cuenta con todas las fichas médicas actualizadas de los participantes según formato que forma parte de este documento. n. Que se asegure la existencia del Botiquín de Primeros Auxilios. o. Que en caso que el programa tenga actividades acuáticas como son el uso de piscinas, ríos o lagos asistan Guardavidas de una institución legalmente autorizada y en la cantidad adecuada al número de participantes. La Cantidad de Guardavidas lo define la institución que presta el Servicio. Deberá adjuntarse copia del recibo cancelado para tal fin. 4/5

5 IX. SANCIONES. p. Que todos los participantes, sus inscripciones en la Asociación de Scouts de El Salvador. estén vigentes y cuentan además con el Seguro Médico. q. Que los participantes portaran correctamente el Uniforme; atendiendo lo que estipula el Manual del Uniforme Scout de la Asociación de Scouts de El Salvador. r. Que cuentan con el Equipo adecuado de Campismo (Tiendas, Equipo de Cocina, etc.) según la actividad a desarrollar. s. El Comité de Grupo y el Responsable del Grupo que no se acampe en la orilla de ríos, lagos, esteros o mar que en caso de repuntes, crecidas, llenas, etc. se han guardado todas las reglas de seguridad adicionales. El baño en el mar no esta autorizado para Lobatos, Scout, y Caminantes. t. Si dentro de las actividades deberán hacer uso de Lanchas de cualquier tipo deberá certificarse que todos los que aborden dicho medio de transporte poseen su chaleco Salvavidas debidamente colocado y ajustado al tamaño de su cuerpo. Que este esta en buen estado y Certificado por la institución de Servicio Autorizado. Debe respetarse la Capacidad de las lanchas y nunca sobrepasarla. Se recomienda como norma de seguridad dejar un 30 % de no utilización. Ejemplo: Si la lancha es para 10 personas solo deberán subirse 7. u. Que se ha tomado encuenta el pronóstico Meteorológico e informes del Servicio Meteorológico Nacional a través del Servicio Nacional de Estudios Territoriales SNET. v. Que no exista restricción de ningún tipo por parte del Comité de Emergencia Nacional, Dirección de Protección Civil y autoridades. w. Que se tomen encuenta y se garanticen las precauciones necesarias si se desea realizar fuegos y fogatas. (Viento, maleza, arboles,etc). x. En época de invierno deberá tomarse medidas y precauciones adicionales por deslizamientos, inundaciones, crecidas de ríos y lagos. y. No se autoriza el uso de Artefactos Pirotécnicos en ninguna actividad del programa Scout así como el manejo de Lámparas a base de Combustible. z. El responsable de la Actividad por parte del Grupo Scout deberá poseer Certificado de Cargo emitido por el Jefe Scout Nacional. ( Este literal iniciara su vigencia a partir del día 1 de Junio de 2009 ).- aa. Que se ha informado a los jóvenes sobre el tipo de ropa a utilizar atendiendo a las indicaciones sobre el clima que esperan tener en el desarrollo del Evento. bb. Que los Padres de Familia serán notificados oportunamente de la actividad en reunión de Padres de Familia especialmente convocados para tal fin y entregado los permisos respectivos con un tiempo mínimo de 15 días antes de su realización. cc. Todos los participantes deben estar inscritos en la ASES. dd. Al terminar la Actividad debemos asegurarnos de dejar totalmente limpio, aseado el lugar e inclusive mejor de cómo lo hemos encontrado y no ser contaminantes ni destructores del medio ambiente. El incumplimiento de estos procedimientos por los diferentes responsables de las actividades generara la aplicación de las sanciones que establece el Reglamento Interno de la Asociación de Scouts de El Salvador. X. SALIDAS INTERNACIONALES. Las salidas internacionales tienen un procedimiento diferente y deberá realizarse directamente con la Dirección de Animación Territorial. 5/5