MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y PROVISIÓN DE DATOS Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica Gobierno de Cantabria

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1 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y PROVISIÓN DE DATOS TREW@ Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica Gobierno de Cantabria

2 Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica Información del documento Aprobación Nombre: Omm5843 ; gab8572 Marzo 2011 Preparado Firma: Fecha: Nombre: Guadaltel mayo 2011 Revisado Firma: Fecha: Nombre: Aprobado Firma: Fecha: Control de Cambios Versión Fecha Descripción del cambio Borrador 0.1 Enero abril 2011 Desarrollo del manual 1.0 Mayo 2011 Revisión y certificación Guadaltel v01r03 Mayo ª Revisión y certificación Guadaltel v01r04 Mayo ª Revisión y certificación Guadaltel V01r05 Mayo 2011 Revisión Gobierno de Cantabria V01R06 Junio 2011 Revisión Gobierno de Cantabria Manual de administración y provisión de datos TREW@. Gobierno de Cantabria. Página 2 de 38

3 Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica Tabla de contenido 1. CONSIDERACIONES INICIALES CONFIGURACIONES PREVIAS Y REQUISITOS DE ADMINISTRACIÓN PROVISIÓN DE DATOS PROVISIÓN DE DATOS EN TREW@ ACCESO A LA AGENDA DE TRAMITACIÓN CONEXIÓN AL SISTEMA BOTONES COMUNES EN LAS PANTALLAS SIGNIFICADO DE LOS COLORES UTILIZADOS MENU PRINCIPAL MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS /TIPOS DE EXPEDIENTES Y VERSIONES DEL PROCEDIMIENTO MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / PROCEDIMIENTOS VERSIONES DEL PROCEDIMIENTO MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / TIPOS DE INDICACIÓN DE LA FICHA DEL PROCEDIMIENTO MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / CADUCIDADES EN EL PROCEDIMIENTO MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / FASES Y METAFASES MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / TRANSICIONES PERMITIDAS ENTRE FASES / EVENTOS MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS /TIPOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / NORMATIVAS MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS / TAREAS MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS /TAREAS EN FASE MENÚ DOCUMENTOS MENÚ DOCUMENTOS /TIPOS DE DOCUMENTOS MENÚ DOCUMENTOS /DOCUMENTOS PERMITIDOS EN EL PROCEDIMIENTO MENÚ DOCUMENTOS /PLANTILLAS PARA LA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS MENÚ DOCUMENTOS /DEFINICIÓN DE VARIABLES MENÚ DOCUMENTOS /TIPOS DE PÁRRAFOS MENÚ USUARIOS MENÚ USUARIOS / USUARIOS DEL TRAMITADOR MENÚ USUARIOS / PERFILES DE USUARIOS MENÚ USUARIOS / DEFINICIÓN DE FIRMANTES MENÚ USUARIOS / DISPOSICIONES PARA LA FIRMA MENÚ USUARIOS / PUESTOS DE TRABAJO MENÚ USUARIOS / TIPOS DE ORGANISMOS MENÚ USUARIOS / TIPOS DE ORGANIZACIÓN MENÚ USUARIOS / TIPOS DE IDENTIFICADOR MENÚ USUARIOS / ORGANISMOS Y EMPLEADOS Menú Relaciones Menú Otras tablas de configuración MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN/CONDICIONES/ACCIONES/AVISOS MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /DEFINICIÓN DE PARÁMETROS MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /RAZONES DE INTERÉS MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /TIPOS DE CONTACTO (INTERESADOS) Manual de administración y provisión de datos TREW@. Gobierno de Cantabria. Página 3 de 38

4 7.5 MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /TIPOS DE VÍA MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /PROVINCIAS Y MUNICIPIOS MENÚ OTRAS TABLAS DE CODIFICACIÓN /PAÍSES MENÚ CONFIGURACIÓN MENÚ CONFIGURACIÓN / SISTEMAS MENÚ CONFIGURACIÓN / COMPONENTES MENÚ CONFIGURACIÓN / ERRORES DE LA TRAPI MENÚ CONFIGURACIÓN / CONFIGURACIÓN DE LAS PANTALLAS MENÚ CONFIGURACIÓN / CONFIGURACIÓN DE LOS SISTEMAS MENÚ CONFIGURACIÓN / CAMBIAR DE SISTEMAS Anexo: guía rápida de despliegue de procedimientos... 55

5 Sección 1 Consideraciones Generales 1. CONSIDERACIONES INICIALES La plataforma de gestión de expedientes está diseñada con el objetivo de que los desarrollos de procedimientos realizados, sean independientes entre sí y que sean independientes de la evolución futura de la propia Plataforma (Agenda, Oficina Virtual, Motor de tramitación Trew@ y Portafirmas). Es una plataforma construida con componentes desarrollados en J2EE y de código abierto y además permite alta disponibilidad y escalabilidad. La plataforma de gestión de expedientes del Gobierno de Cantabria que sustenta los procedimientos de arquitectura java está compuesta por tres entornos (desarrollo, preexplotación y explotación). El entorno de desarrollo tiene como finalidad permitir a los analistas y desarrolladores de las aplicaciones comprobar la adecuada ejecución del código de las aplicaciones así como testear la integración de la aplicación con los diferentes servicios de integración que pueda requerir dicha aplicación. El entorno de pre-explotación permite que el Jefe de Proyecto o Analista responsable y los usuarios finales del procedimiento puedan comprobar las funcionalidades esperadas de la aplicación y permitir a los administradores del sistema comprobar el comportamiento y la integración con el resto de los elementos de la plataforma en unas condiciones similares a las esperadas en el entorno de explotación. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 5 de 55

6 El entorno de explotación permite a la aplicación prestar los servicios a los ciudadanos y usuarios para los que se diseñó. Las distintas empresas que desarrollan procedimientos accederán al entorno de desarrollo de una manera ordenada e independiente. De esta forma, es responsabilidad del Gobierno de Cantabria administrar adecuadamente dicho entorno para que esto sea posible. Es objeto de este documento, determinar qué tareas deben formar parte del procedimiento de provisión de datos Trew@ para que sean ejecutadas por Mastín. 1.1 CONFIGURACIONES PREVIAS Y REQUISITOS DE ADMINISTRACIÓN Se enumeran en este apartado el conjunto de configuraciones previas y requisitos de administración que deben establecerse previamente y estar disponibles para el funcionamiento de cualquier despliegue sobre la Plataforma. Algunos de los puntos enumerados a continuación son necesarios en tiempo de definición del procedimiento o al menos en tiempo de carga del procedimiento en el motor Trew@ para completar dicha definición. Por un lado, en el motor de tramitación Trew@ debe existir: Al menos un sistema lógico definido en el que se importarán los procedimientos. Los sistemas lógicos se definirán uno por procedimiento o grupo de procedimientos que formen parte de un mismo proyecto. Debe tenerse en cuenta para los siguientes apartados del documento que el código del sistema en el que se importe un procedimiento debe coincidir con el que venga definido en el xml del procedimiento. [Recomendación: intentar organizar cuantos más procedimientos mejor dentro del mismo sistema para reducir mantenimiento de los mismos] Estructura de Organismos, aquellos que tendrán asociado algún procedimiento a instanciar desde la Plataforma o tengan empleados, puestos de trabajo o firmantes asociados. Debe tenerse en cuenta que para el funcionamiento correcto de los firmantes de documentos, los organismos deben tener los atributos de provincia y tipo definidos. Dicha estructura de organismos debe estar colgada de un organismo raíz, en adelante, Gobierno de Cantabria. Usuario Trew@ que representará al usuario virtual de trabajo del ciudadano desde la Oficina Virtual de la Plataforma, en adelante, usuario CIUDADANO. Que será el usuario Trew@ de referencia que se usará en la Oficina para todos los procedimientos, esto significa que habrá que asignarle los perfiles necesarios de cada procedimiento. Como los perfiles a usar en los modelados se han prefijado, a priori, al usuario CIUDADANO habría que asociarle cada perfil PF_CIUDADANO que deberá estar dado de alta en cada sistema lógico y por tanto es el que se usará en los modelados de las fases en las que interviene el ciudadano. Puestos de Trabajo, como mínimo el correspondiente al usuario CIUDADANO descrito anteriormente, PT_CIUDADA, que se asociará a al organismo Gobierno de Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 6 de 55

7 Cantabria para su posterior definición como Firmante de documentos. Además el resto de puestos de trabajo establecidos a priori. El puesto de trabajo genérico (PT_ CIUDADA) se utilizará como empleado genérico del organismo raíz, asociándolo al usuario CIUDADANO. Así se homogeneiza y no hay que solicitarlo en la provisión de datos, simplemente se tendrá que especificar qué documentos deben ser firmados por el mismo. De la misma forma se establecerá como firmante genérico el correspondiente al puesto de trabajo PT_CIUDADA y organismo Gobierno de Cantabria. Catálogo de razones de interés existentes por defecto. Deberá configurarse en OV y darse de alta en Trew@ al menos la razón de interés genérica que usará la oficina virtual para asociar el interesado al expediente que se da de alta, ésta se establece con valor INTERESADO. Usuarios de conexión de la plataforma (oficina y agenda). A estos usuarios deberá darse al menos un perfil en cada sistema lógico existente, para que la conexión de la plataforma pueda hacer uso de los datos de esos sistemas. Se fijan los usuarios AGENDA_C y OFICINA_C como usuarios genéricos de conexión de la plataforma para la agenda de tramitación y oficina respectivamente. Estos usuarios además de ser usuarios de BBDD con permisos y sinónimos a las vistas filtradas de Trew@, deben estar dados de alta en las HAT al menos con el perfil TR_R_USUARIO del sistema por defecto TREW@. Adicionalmente tendrán un perfil USU_TREW@_XXXX (dónde XXXX es acrónimo del sistema lógico) que deberá crearse en cada sistema nuevo. Esto se configura de forma genérica, por tanto sólo involucrará a los administradores de los sistemas más que a los desarrolladores propios. La regla general es que por cada sistema nuevo, deberá crearse el perfil genérico, nombrado anteriormente, de conexión para la plataforma que deberán asignar tanto al usuario de la oficina (si procede que la oficina vea estos sistemas) como al de la agenda. Si tuviéramos un sistema nuevo, por ejemplo DGDIT, le crearíamos a ese sistema un perfil USU_TREW@_DGDIT que asignaríamos tanto al usuario de la agenda ( AGENDA_C ) como al de la oficina ( OFICINA_C ) para que tengan acceso a este sistema nuevo. Por otro lado, puntos: deben estar previamente configurados y establecidos los siguientes Usuarios de conexión para los despliegues desarrollados. Por cada sistema lógico se deberá crear un usuario de conexión a Trew@, para hacer uso del motor mediante la API por parte del desarrollo. Este usuario además de ser usuario de BBDD deberá darse de alta en las HAT con el perfil genérico en el sistema nombrado anteriormente (esto es similar a los usuarios de conexión a la agenda, salvo que el perfil se le dará sólo en el sistema en cuestión). Este usuario le utilizarán todos los procedimientos que se desplieguen bajo ese sistema lógico. En nuestro ejemplo, dicho usuario se denominará T_XXXX (donde XXXX es el acrónimo del sistema lógico). Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 7 de 55

8 Para el caso del procedimiento de ejemplo en el que el sistema lógico se llama DGDIT, dicho usuario de conexión del procedimiento de ejemplo GONCE será T_DGDIT. Componentes habilitantes de Administración Electrónica, tales como firma y registro. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 8 de 55

9 Otros componentes, tales como Alfresco, weboffice y weboffice_pdf. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 9 de 55

10 Cada sistema existente en el motor debe configurarse con los anteriores componentes, según proceda. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 10 de 55

11 Configuración de las constantes tanto del sistema como particulares del procedimiento. (ver Manual de Integración) Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 11 de 55

12 Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 12 de 55

13 Cabe destacar como requisito principal que el procedimiento debe estar disponible en el motor de tramitación para poder ser instanciado por las herramientas de la Plataforma como se especifica más adelante en este mismo documento. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 13 de 55

14 1.2 PROVISIÓN DE DATOS Previamente a realizar la provisión de usuarios en Trew@ debe haberse aprobado por el Director General de la DGDIT la correspondiente solicitud de uso del gestor de expedientes presentada por el órgano gestor. NOTA: La parte administrativa de envío de documentación está en proceso de eliminación. Para realizar la validación administrativa se está trabajando en permitir el anexo de documentos dentro del flujo de validación definido vía Portal TIC PROVISIÓN DE DATOS EN TREW@ En TREW@ la carga de usuarios se realiza por MASTIN vía la herramienta de administración de TREW@ (en adelante HAT) (se detalla su funcionamiento en este manual). El documento de solicitud de alta de usuarios firmado por el responsable de la unidad que solicita el alta, llega a los responsables de la DGDIT para el despliegue y desarrollo de procedimientos y éstos lo validan y abren el cambio correspondiente para que MASTIN lo realice de forma manual a través de la HAT. Se ha definido un fichero Excel Provisión de datos TREW@ en el que el órgano gestor incluirá toda la información necesaria para aprovisionar el motor de tramitación TREW@ vía la HAT y adjuntará como parte de la solicitud de alta de datos de TREW@. El usuario o los responsables de las aplicaciones deben generar la solicitud de alta de datos en TREW@ del modo siguiente: o Envío del fichero de carga de usuarios en formato Excel1 a los responsables del DGDIT para el despliegue y desarrollo de procedimientos. o Los documentos impresos directamente desde este documento Excel y debidamente firmados, por el Director General o Secretario General competente, deben enviarse a los responsables de la DGDIT para el despliegue y desarrollo de procedimientos. o Una vez haya sido recibido el formulario y la lista en formato Excel por el los responsables de la DGDIT para el despliegue y desarrollo de procedimientos, los administradores de la HAT procederán a la provisión de datos necesaria. NOTA: La parte administrativa de envío de documentación está en proceso de eliminación. Para realizar la validación administrativa se está trabajando en permitir el anexo de documentos dentro del flujo de validación definido vía Portal TIC. [Recomendación: en este punto pueden validarse todos los elementos que se establecen como genéricos y homogéneos, así como detectar y aprobar nuevos datos a incluir en las entidades en las que debe verificarse esto mismo. Es decir, comprobar que se usan Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 14 de 55

15 los perfiles de tramitación preestablecidos, los puestos de trabajo, etc. y también detectar si se necesitan nuevas razones de interés, normativas, etc.] Administradores de usuarios. Herramienta de administración de Trew@ (HAT) Realización de las labores técnicas para el alta y la gestión de los datos requeridos ACCESO A LA AGENDA DE TRAMITACIÓN Todos los usuarios que vayan a acceder a la agenda de tramitación serán usuarios corporativos del Gobierno que ya existen en el directorio LDAP. La autenticación en la Agenda se realiza por certificado electrónico y/o por autenticación LDAP a nivel de usuario y contraseña. El acceso de los usuarios a la agenda de tramitación se realiza por el Área de Seguridad y Usuarios a través del directorio LDAP vía la aplicación usermgr. Para habilitar el acceso de los usuarios a la agenda de tramitación en el directorio LDAP se debe vincular el usuario a la rama agenda_corp.usuarios. Nota: A todos los usuarios para los que se solicita el alta en TREW@ se les debe dar de alta en LDAP. Aplicación Agenda_corp. Perfil: usuarios Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 15 de 55

16 2 MENÚS Y OPCIONES PARA LA PROVISIÓN DE DATOS A TRAVÉS DE LA HERRAMIENTA DE ADMINISTRACIÓN DE TREW@ HAT. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 16 de 55

17 2. CONEXIÓN AL SISTEMA. La pantalla que permite la conexión a la aplicación de administración de Trew@ es la siguiente: Deberá indicarse perfil de conexión Trew@_DGDIT configurado en las HAT, además de usuario y clave facilitados por parte de la DGDIT para la administración de sistemas. Al entrar se muestra al usuario un diálogo mediante el que se solicita la elección del sistema que se va a administrar. Es obligatorio elegir uno para trabajar con la aplicación, esto permite que las pantallas de administración del motor trabajen sólo con el sistema elegido, no accediendo a datos de otros sistemas. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 17 de 55

18 Desde el menú principal de la aplicación (Configuración/Cambiar de Sistema) también podemos llamar a esta pantalla que nos permitirá cambiar de sistema. 2.1 BOTONES COMUNES EN LAS PANTALLAS. Botón, al pulsarlo, se mostrarán todos los campos que pueden ser insertados en dicho registro. Hay que tener en cuenta que por motivos de espacio y para visualizar la información con mayor claridad, en algunas pantallas multiregistro puede que no se muestren todos los campos que se insertan, para visualizar estos campos bastaría con utilizar el botón Editar que se detalla a continuación. Botón, con este botón podemos editar la datos correspondientes al registro que tengamos seleccionado, también es posible utilizarlo para visualizar datos que no se muestran en los multiregistros. Botón, permite eliminar el registro seleccionado. Botón, nos permite buscar registros filtrando por los campos que aparecen al pulsar el botón. Para realizar la búsqueda seleccionamos un operador de la lista desplegable e introducimos el valor en el campo correspondiente. Una vez introducidos los criterios de búsqueda en aquellos campos por los que deseemos filtrar pulsaremos el botón de aceptar, en ese momento la aplicación muestra los registros que cumplan los criterios y el propio botón de búsquedas aparecerá en rojo para advertirnos que existe un filtro establecido en la pantalla. Para eliminar el filtro disponemos de un botón que aparecerá a la derecha del botón de filtrado, siempre y cuando tenga Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 18 de 55

19 algún filtro activo, o bien hacer una nueva consulta sin ningún criterio de búsqueda. También disponemos en la parte superior derecha de varios iconos que nos aportan información del sistema donde nos encontramos (TREW@) y el usuario (TREW@V101D) que está conectado, más un botón para salir de las pantallas de administración. 2.2 SIGNIFICADO DE LOS COLORES UTILIZADOS. El uso de colores sobre los campos de una ventana ayuda a identificar algunas de sus propiedades. En las ventanas de alta y edición, el color del campo puede ser: Fondo verde Oscuro, indica que es obligatorio introducir un valor en el campo. Fondo verde claro, indica que el campo es opcional. Fondo gris, indica que el usuario no puede introducir ningún valor en él, ni tampoco nos permite la edición de dicho campo. En las ventanas con multiregistros: Fondo del registro blanco, situación normal del registro, indica que no esta seleccionado. Fondo del registro verde claro, nos resalta el registro donde tenemos posicionado el cursor. Fondo del registro verde oscuro, una vez posicionados sobre el registro y hacer click sobre él, tomara esto color para indicarnos que es el registro seleccionado. 2.3 MENU PRINCIPAL. Este menú, situado en la parte izquierda, nos permite seleccionar la ventana de las pantallas de administración de Trew@ a la que queremos navegar. Está compuesto por varios niveles que se irán desplegando según vayamos abriendo sus diferentes nodos. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 19 de 55

20 Para incrementar el espacio de visualización de las pantallas de administración, una vez seleccionado el nodo correspondiente en el menú, se abrirá dicha pantalla y se ocultará automáticamente el menú en la parte izquierda. Para volver a desplegar el menú bastará con desplazar el cursor hasta el límite izquierdo de la pantalla. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 20 de 55

21 3. MENÚ DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS Toda la información del menú de definición de procedimientos se carga automáticamente al importar el XML (o.zip en caso de ir acompañado de plantillas de documentos) del procedimiento excepto los apartados: 3.1 Tipos de expedientes y versiones del procedimiento. Debe estar previamente creado el tipo de expediente para poder asociar éste a cada procedimiento importado mediante una versión. Este tipo de expediente será TE_XXXX (dónde XXXX sería un acrónimo del procedimiento), es decir, estableceremos un tipo de expediente por cada procedimiento importado llamándose al primero de forma que identifique el procedimiento. Esta relación entre el procedimiento importado y el tipo de expediente, puede establecerse igualmente desde la opción descrita en el apartado 3.2, una vez importado el procedimiento. Para que el procedimiento importado esté disponible en la plataforma, debe establecerse esta relación entre tipo de expediente y procedimiento. 3.3 Tipos de indicación de la ficha y 3.8 normativas. Deben estar dadas de alta previamente y forman parte de las entidades que pueden suministrarse en la exportación de entidades del sistema, para que los desarrolladores las utilicen en los modelados de los procedimientos y detallar esta información para los mismos. IMP! Pasos a dar para realizar la importación de un XML de un procedimiento: 1º Importar el XML (o.zip en caso de ir acompañado de plantillas de documentos). 2º Si es un procedimiento nuevo, crear una versión asociada al procedimiento indicando el tipo de expediente correspondiente y fecha a partir de la cual el procedimiento estará vigente. 3º Desbloquear el procedimiento. (ver apartado 3.2) 3.1 Menú Definición de procedimientos /Tipos de expedientes y versiones del procedimiento Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de expedientes. Además permite establecer para cada tipo de expediente las versiones del procedimiento que debe seguir. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 21 de 55

22 Para que un procedimiento pueda funcionar en en su sistema lógico, es necesario asociarlo a un tipo de expediente mediante una versión del mismo. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 22 de 55

23 Bloque Tipos de Expedientes Muestra los tipos de expedientes ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Al entrar se mostraran todos los tipos de expedientes definidos en el sistema en el que nos encontremos. Abreviatura: abreviatura del tipo de expediente. Es única dentro del sistema en el que se ha definido. Descripción: breve descripción del tipo de expediente. Vigente?: indica si el tipo de expediente está vigente o no. Bloque Versiones del Procedimiento Muestra las versiones de procedimientos relacionadas con el expediente en el que estamos situados. Descripción: breve descripción de la versión. Fecha Vigor: fecha en la que entra en vigor la versión del procedimiento. Abreviatura Procedimiento: abreviatura del procedimiento asociado a la versión. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Descripción Procedimiento: breve descripción del procedimiento. 3.2 Menú Definición de procedimientos / Procedimientos versiones del procedimiento Es necesario realizar el desbloqueo manual del procedimiento una vez cargado a través del XML. Para ello hay que desbloquearlo a través de esta opción del menú eligiendo el procedimiento, editándolo y desactivando la casilla bloqueado. Esta opción de bloqueo del procedimiento permite además inhabilitar el mismo para que no puedan instanciarse desde la plataforma, es por ello que en una importación se bloquea y se requiera intervención para el Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 23 de 55

24 desbloqueo (a modo de verificación por parte del usuario administrador de que el procedimiento nuevo o actualizado puede estar de nuevo disponible). La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. 3.3 Menú Definición de procedimientos / Tipos de Indicación ión de la Ficha del Procedimiento La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. A través de esta opción se permite detallar la información del procedimiento que se muestra a la ciudadanía a través de la ficha de la oficina Virtual. 3.4 Menú Definición de procedimientos / Caducidades en el Procedimiento La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. 3.5 Menú Definición de procedimientos / Fases y Metafases La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 24 de 55

25 información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. 3.6 Menú Definición de procedimientos / Transiciones permitidas entre fases / Eventos La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. 3.7 Menú Definición de procedimientos /Tipos de Actos Administrativos La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. 3.8 Menú Definición de procedimientos / Normativas La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Desde este nodo del menú tenemos acceso a las siguientes pantallas: Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de normativas. Además, para cada tipo de normativa se podrán definir las distintas normativas que rigen los procedimientos. Bloque Tipos de normativas Muestra los tipos de normativas ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Abreviatura: abreviatura del tipo de normativa. Es única en Trew@. Descripción: breve descripción del tipo de normativa. Obsoleto?: indica si el tipo de normativa está obsoleto o no. Este campo no se puede editar. NO APLICA Código w@nda. Bloque Normativas Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 25 de 55

26 Muestra las normativas que rigen los procedimientos para el tipo de normativa en el que estamos situados y permite el mantenimiento de las mismas. Título: título de la normativa. Descripción: breve descripción de la normativa. Fecha Vigor: fecha en vigor de la normativa. Número: número de la normativa. Año: año de la normativa. Tipo de publicación: abreviatura del tipo de publicación. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Fecha publicación: fecha de publicación de la normativa. Nº publicación: número de publicación de la normativa. Ámbito de la ley: abreviatura del ámbito de la ley. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. NO APLICA Código w@nda: código de identificación w@nda del tipo de publicación. Este campo no se puede editar. La clave única de esta entidad, queda definida por el tipo de normativa, el ámbito de la ley, el número el año y el título. 3.9 Menú Definición de procedimientos / Tareas Existen 2 tipos de tareas: manipulación de escritos y manipulación de datos. Esta información se carga automáticamente al importar el xml, salvo la asociación con los firmantes de cada tipo de documento. Manipulación de escritos. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de documentos que se pueden dar en cualquier procedimiento. Además es necesario definir los firmantes por cada tipo de documento. El mismo tipo de documento puede estar asociado en diferentes fases de diferentes procedimientos. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 26 de 55

27 Pestaña Firmantes Muestra los firmantes definidos para el tipo de documento en el que estamos situados. Esta información viene incluida en el Excel de provisión de datos para dicho procedimiento y se integra en la HAT a través de esta opción. Puesto de Trabajo: será el puesto de trabajo que ocupa el firmante. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Unidad Orgánica: es el organismo al que pertenece el firmante. Este campo no se puede editar. Provincia: es la provincia del organismo al que pertenece el firmante. Este campo no se puede editar. Inicio de Vigencia: fecha de inicio de vigencia del firmante. Este campo no se puede editar. Fin de Vigencia: fecha final de vigencia del firmante. Este campo no se puede editar. Orden: orden del firmante dentro del organismo. Etiqueta: valor de la etiqueta en el pie de firma. Editable?: indica si el pie de firma es editable para ese firmante Menú Definición de procedimientos /Tareas en Fase La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 27 de 55

28 4. MENÚ DOCUMENTOS Toda la información del menú de documentos se carga automáticamente al importar el XML del procedimiento. Las plantillas usadas en la generación de escritos vienen junto con el fichero de definición del procedimiento (.zip generado por y serán editadas mediante WebOffice desde la agenda que es el caso de la plataforma del Gobierno de Cantabria. 4.1 Menú documentos /Tipos de documentos La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. Ver apartado Menú Definición de procedimientos / Tareas Manipulación de escritos. 4.2 Menú documentos /Documentos permitidos en el procedimiento La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. Ver apartados del Menú Definición de procedimientos / Tareas Manipulación de escritos. 4.3 Menú documentos /Plantillas para la generación de documentos NO APLICA, no se utiliza esta opción. 4.4 Menú documentos /Definición de variables La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. En una plantilla hay que dar da alta variables ej. $$var1$$ cuyo valor se obtiene al invocar a la clase correspondiente que recoge/calcula dicho valor. El identificador de la variable es único en el sistema en el que se ha definido. 4.5 Menú documentos os /Tipos de párrafos NO APLICA, no se utiliza esta opción. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 28 de 55

29 5. MENÚ USUARIOS 5.1 MENÚ USUARIOS / USUARIOS DEL TRAMITADOR. Los datos para dar de alta en Trew@ vendrán dados en el Excel Provisión de datos de Trew@ Los pasos para dar de alta un usuario son los siguientes: 1.- Crear el usuario. 2.- Asociar el usuario con los perfiles del sistema lógico que necesite para realizar la tramitación de un procedimiento. 3.- Asociar igualmente uno de los perfiles del sistema por defecto Trew@ (TR_R_USUARIO o TR_R_ADMINISTRADOR) necesario para que el usuario pueda trabajar con la agenda de tramitación. 4.- Asociar el usuario con el o los puestos de trabajo. Para dar de alta un nuevo usuario: al pulsar el botón Nuevo, aparecerá la siguiente pantalla en la que hay que rellenar los datos que se dan en el Excel Provisión Datos de Trew@. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 29 de 55

30 Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los usuarios. Se podrán definir los permisos y los perfiles que tendrá el usuario. Se permiten añadir uno o varios perfiles de usuario de una vez, accediendo desde el botón Nuevo. Bloque USUARIOS Muestra los usuarios ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Usuario: identificador del usuario. Este campo no se puede modificar para un usuario existente. (no necesario)clave: Si el usuario que se conecta es el propietario, al hacer doble click en este campo, se mostrará una nueva ventana que le permitirá introducir una clave y ver cómo se guardaría en la base de datos y viceversa. Nombre: nombre del usuario. Primer Apellido: primer apellido del usuario. Segundo Apellido: segundo apellido del usuario. Sexo: sexo del usuario. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 30 de 55

31 Nº identificación: tipo de documento identificador del usuario (DNI/NIF, Pasaporte, NIE y Otros) y el número del documento. Fecha Alta: fecha de alta del usuario en el sistema. Fecha Baja: fecha de baja del usuario en el sistema. (no necesario) Anag. Fiscal: anagrama fiscal del usuario. correo electrónico del usuario. (no necesario) Imagen de la Firma: Botón, al pulsar el botón, aparecerá un cuadro de diálogo para incorporar la imagen desde el directorio especificado. Si se elige una imagen, se mostrará en el campo Imagen y se rellenarán los campos Nombre de la imagen y Formato de la imagen. También se activarán los botones de y. Botón, al pulsar el botón (que se activará cuando exista una imagen definida para la firma), aparecerá un cuadro de diálogo para descargar la imagen al directorio especificado. Esta utilidad no está disponible en cliente-servidor. Botón, al pulsar el botón (que se activará cuando exista una imagen definida para la firma), se eliminará la imagen, el nombre y el formato. En este momento, al no existir ninguna imagen, se desactivará este botón y. (no necesario) Nombre de la imagen: nombre de la imagen de la firma (Se inserta cuando se incorpora la imagen). (no necesario) Formato de la imagen: formato de la imagen de la firma (Se inserta cuando se incorpora la imagen). PESTAÑA PERFILES DE USUARIO Muestra las funciones que podrá desempeñar el usuario en el que estamos situados. Nombre: nombre del perfil de usuario. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Descripción: breve descripción del perfil de usuario. Este campo no se puede editar. Sistema: código identificativo del sistema (aplicación que utiliza Trew@) para el que se define el perfil. Este campo no se puede editar. PESTAÑA EMPLEADOS Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 31 de 55

32 Muestra los puestos de trabajo que ocupa el usuario en el que estamos situados (los datos de donde es empleado el usuario). Este bloque es sólo de consulta. Puesto de Trabajo: breve descripción del puesto de trabajo. Unidad orgánica: breve descripción del organismo al que pertenece el puesto de trabajo. Provincia: provincia a la que pertenece el organismo. Tipo: tipo del empleado. Los posibles valores son: Funcionario y Laboral. F. Nombramiento: fecha de ocupación del puesto por el usuario. F. Cese: fecha de baja del usuario en el puesto. Tratamiento: texto de tratamiento para los documentos (D., Dª, Ilmo., etc.) Referencia: texto de referencia para el usuario (para variables, etc.) Ejemplo datos de un usuario en Trew@. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 32 de 55

33 5.2 MENÚ USUARIOS / PERFILES DE USUARIOS La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Esta información vendrá en el fichero de importación del procedimiento como parte de definición del mismo. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los perfiles que pueden tener los usuarios. Bloque Perfiles de Usuarios muestra los perfiles de usuarios ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Nombre: nombre del perfil de usuario. Es único dentro del sistema en el que se ha definido. Descripción: breve descripción del perfil de usuario. Sistema: código identificativo del sistema (aplicación que utiliza Trew@). Los valores se Seleccionan a partir de una lista de valores. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 33 de 55

34 Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 34 de 55

35 5.3 Menú USUARIOS / DEFINICIÓN DE FIRMANTES. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los firmantes definidos. Además se definirán los firmantes Sustitutos o Delegados de esos firmantes definidos, así como los documentos delegados. Muestra los firmantes ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Organismos / Firmantes Definidos: muestra todos los organismos definidos en estructura de árbol, indicando así si depende o no de otro organismo. Se mostrará también los firmantes que hay definidos para cada uno de ellos (también en estructura de árbol: Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 35 de 55

36 Principal, Delegados y Sustitutos). Al hacer doble click en un firmante concreto, se cargan los datos de dicho firmante en el bloque. La estructura es la siguiente: Un firmante principal puede tener firmantes sustitutos y/o delegados. o Un firmante delegado puede tener firmantes sustitutos. En el árbol, los firmantes vendrán con un icono que indicará el tipo del firmante: Icono Icono Icono, indica que es firmante principal., indica que es firmante delegado., indica que es firmante sustituto. Puesto de Trabajo: puesto de trabajo seguida de la unidad orgánica del firmante. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Inic. vigencia: fecha de inicio de la vigencia del firmante. Fin vigencia: fecha de finalización de la vigencia del firmante. Tipo: tipo del firmante. Los posibles valores son: Principal, Sustituto y Delegado. Disposición que le permite firmar, muestra la disposición de firma que permite firmar al firmante. Se mostrará en una lista de valores. Por el momento en la plataforma del Gobierno de Cantabria, únicamente existe el valor DECRETO GOBIERNO DE CANTABRIA. Los posibles valores de esta entidad estarán preestablecidos y en caso de que haya que añadir algún valor adicional será de forma ordenada. Sustituto o Delegado de..., muestra los datos del puesto de trabajo del firmante del cual es firmante sustituto o delegado. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 36 de 55

37 PESTAÑA OTROS DATOS. Muestra algunos datos del bloque superior de firmantes definidos como son la disposición de la firma (texto y tipo) más los datos del firmante al que sustituye o el que delega en el firmante que tengamos seleccionado. Para modificar estos campos debemos editar el firmante en el bloque correspondiente. PESTAÑA SUSTITUTOS. Muestra los datos de los firmantes que son sustitutos del firmante en el que estamos situados. Puesto de Trabajo: puesto de trabajo del firmante sustituto. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Unidad Orgánica: organismo del firmante sustituto. Este campo no se puede editar. Provincia: provincia del organismo del firmante sustituto. Este campo no se puede editar. Inicio de Vigencia: fecha de inicio de la vigencia del firmante sustituto. Fin de Vigencia: fecha de finalización de la vigencia del firmante sustituto. Texto: texto de la disposición de firma del firmante sustituto. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Tipo: tipo de la disposición. Los posibles valores son: Decreto, Orden, Otros. Este campo no se puede editar. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 37 de 55

38 PESTAÑA DELEGADOS. Muestra los datos de los firmantes que son delegados del firmante en el que estamos situados. Puesto de Trabajo: puesto de trabajo del firmante delegado. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Unidad Orgánica: organismo del firmante delegado. Este campo no se puede editar. Provincia: provincia del organismo del firmante delegado. Este campo no se puede editar. Inicio de Vigencia: fecha de inicio de la vigencia del firmante delegado. Fin de Vigencia: fecha de finalización de la vigencia del firmante delegado. Texto: texto de la disposición de firma del firmante delegado. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Tipo: tipo de la disposición. Los posibles valores son: Decreto, Orden, Otros. Este campo no se puede editar. PESTAÑA DOCUMENTOS DELEGADOS Muestra los documentos delegados, si el firmante es delegado. Nombre: nombre del documento que se delega. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Descripción: breve descripción del tipo de documento que se delega. Este campo no se puede editar. Inicio de vigencia: fecha de inicio de la vigencia de la delegación del documento. Fin de vigencia: fecha de finalización de la vigencia de la delegación del documento. Sistema: código identificativo del sistema (aplicación que utiliza Trew@). Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. PESTAÑA EMPLEADOS DEL PUESTO. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 38 de 55

39 Muestra los empleados (usuarios) del puesto de trabajo. Este bloque es de sólo consulta. Usuario: código del empleado. Nombre: nombre del empleado Primer apellido: primero apellido del empleado. Segundo apellido: segundo apellido del empleado. Tipo: tipo de empleado. Los posibles valores son: Funcionario y Laboral. F. Nombramiento: fecha de nombramiento del empleado en el puesto. F. Cese: fecha de baja el empleado en el puesto. 5.4 MENÚ USUARIOS / DISPOSICIONES PARA LA FIRMA. La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT En el caso del Gobierno de Cantabria se indicará una disposición genérica para todas las firmas. DECRETO GOBIERNO DE CANTABRIA. Existe la posibilidad de que este dato sea usado por parte de los desarrolladores (para variables en documentos o decisiones en el procedimiento -condiciones-) para establecer el protocolo de ampliación de las mismas. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los textos para las firmas acerca de decretos, orden, etc., que serán las disposiciones que permiten al usuario firmar. 5.5 MENÚ USUARIOS / PUESTOS DE TRABAJO. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los puestos de trabajo. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 39 de 55

40 Muestra los puestos de trabajo ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Código: código del puesto de trabajo. Es único en Trew@. Nombre: descripción abreviada del puesto de trabajo (nombre). Descripción: descripción del puesto de trabajo. 5.6 MENÚ USUARIOS / TIPOS DE ORGANISMOS. La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de organismos. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 40 de 55

41 5.7 MENÚ USUARIOS / TIPOS DE ORGANIZACIÓN. La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de organización para el caso de la entidad jurídica. 5.8 MENÚ USUARIOS / TIPOS DE IDENTIFICADOR. La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de identificador fiscal/personal (NIF, CIF, etc.) 5.9 MENÚ USUARIOS / ORGANISMOS Y EMPLEADOS. La información que debe incluirse en Trew@ a través de esta opción viene indicada en el Excel de provisión de datos de Trew@. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 41 de 55

42 IMPORTANTE. Es necesario definir para cada organismo la estructura orgánica básica necesaria para la gestión de los procedimientos a cargar. Al dar de alta la estructura del organismo, es obligatorio indicar el campo PROVINCIA y TIPO para el correcto funcionamiento de la selección de firmantes de documentos. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los organismos. Además permite el mantenimiento de los puestos de trabajo asociados al organismo, de los empleados de dicho puesto y consultar los componentes asociados al organismo. Muestra los organismos definidos ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. Árbol de organismos: muestra todos los organismos definidos en estructura de árbol, indicando así si depende o no de otro organismo. Al hacer click en un organismo concreto, se cargan los datos de dicho organismo en el bloque. Código: código del organismo. Es único en Trew@. Nombre: denominación corta del organismo (nombre). Descripción: denominación del organismo. Orden de prelación: orden de prelación del organismo. Vigente desde... hasta: fechas de inicio y fin de vigencia del organismo. identificador En el Excel de provisión de datos se corresponde con el atributo de Unidad de registro. Tipo de organismo: abreviatura del tipo de organismo. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Tipo: tipo del organismo. Los posibles valores son: Delegación Provincial, Servicios Centrales, Centros Adscritos y Empresa Externa. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 42 de 55

43 Nº de identificación (CIF): código de identificación fiscal del organismo. Se puede detallar algo más, indicando el tipo de organización (que es el primero de los tres campos y se selecciona a partir de una lista de valores) y el dígito de control. Depende de...: muestra los datos del organismo del que depende. NO APLICA Ciw@: código de identificación w@nda del organismo. Este campo no se puede editar. Tipo de vía: nombre del tipo de vía pública. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores (Avenida, Calle...) Nombre de la vía: nombre de la vía pública. Número, Letra, Esc. Piso y Pta: datos asociados a la dirección. CP: código postal del municipio. Provincia: provincia del organismo. Se selecciona a partir de una lista de valores. Municipio: municipio del organismo. Se selecciona a partir de una lista de valores que contendrá todos los municipios o, sólo los de la provincia seleccionada (en el caso de haber indicado una provincia en el campo anterior). Teléfono(s): número o números de teléfono del organismo. Teléfono(s) móvil: número o números de teléfono móvil del organismo. Fax(es): número o números de fax del organismo. dirección de correo electrónico del organismo. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 43 de 55

44 PESTAÑA DIRECCIÓN Y DATOS DE CONTACTO. Muestra la dirección y datos de contacto del organismo que tengamos seleccionado. Estos campos se insertan y modifican desde la vista de edición del bloque de organismos. PESTAÑA PUESTOS DE TRABAJO. Muestra los puestos de trabajo asociados al organismo en el que estamos situados. Código: código del puesto de trabajo. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Nombre: nombre del puesto de trabajo. Este campo no se puede editar. Descripción: descripción del puesto de trabajo. Este campo no se puede editar. PESTAÑA EMPLEADOS DEL PUESTO. Muestra los empleados del puesto de trabajo en el que estamos situados. Usuario: código de usuario del empleado. Los valores se seleccionan a partir de una lista de valores. Primer apellido: primer apellido del empleado. Este campo no se puede editar. Segundo apellido: segundo apellido del empleado. Este campo no se puede editar. Nombre: nombre del puesto de trabajo. Este campo no se puede editar. Tipo: tipo de empleado. Los posibles valores son Funcionario o Laboral. F. Nombramiento: fecha de ocupación del puesto de trabajo. F. Cese: fecha de baja del usuario en el puesto de trabajo. Referencia: texto de referencia para el usuario (para variables, etc.) Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 44 de 55

45 Tratamiento: texto de tratamiento para los documentos (D.,Dª, Ilmo., etc.) PESTAÑA COMPONENTES. Muestra los componentes instalados en el organismo en el que estamos situados. Este bloque es de sólo consulta. 6. Menú Relaciones La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. 7. Menú Otras tablas de configuración 7.1 Menú Otras tablas de codificación/condiciones/acciones/avisos La información de las Condiciones/Acciones y avisos se carga al importar el XML del procedimiento. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar las condiciones, acciones y avisos, además de los posibles parámetros de entrada definidos para las condiciones, acciones o avisos. Muestra las condiciones, acciones y avisos que podrán ser utilizadas en la definición de las transiciones, de documentos permitidos y de bloques permitidos. 7.2 Menú Otras tablas de codificación /Definición de Parámetros Los parámetros no sólo se usan para las variables sino también para asociarlos a los bloques que representan las tareas de manipulación de datos. Esta información se carga al importar el XML del procedimiento. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los parámetros, que se utilizarán en la definición de las variables y las tareas para jasper reports y generador de párrafos. 7.3 Menú Otras tablas de codificación /Razones / de Interés La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 45 de 55

46 Las razones de interés se definen a nivel global de TREW@. Se utilizan para establecer la relación del interesado/tercero con su expediente/solicitud por una razón de interés determinada. El catálogo de razones de interés se ampliará en cuánto los desarrolladores empiecen a explotar el motor y a relacionar interesados con expedientes, con lo cual seguramente se solicitarán altas de nuevos registros de razones de interés con sus implantaciones. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar las razones de interés de los interesados. Muestra las razones de interés ya definidas y permite el mantenimiento de las mismas. 7.4 Menú Otras tablas de codificación /Tipos de contacto (interesados) La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT Los tipos de contacto se definen a nivel global de TREW@. Actualmente no se utilizan. Sirven para categorizar de alguna forma la relación que se establezca entre 2 interesados en el motor (ni el propio motor, ni la plataforma, ofrecen de momento ninguna funcionalidad concreta para ello). Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de contacto que pueden existir entre ciudadanos. Muestra los tipos de contacto ya definidos y permite el mantenimiento de los mismos. En determinados desarrollos será necesario el uso de estas relaciones entre interesados por parte de los desarrolladores, por ejemplo mediante tareas de manipulación de datos directamente contra el motor Trew@ aprovechando el modelo de datos de interesados que en este aspecto ofrece el motor. 7.5 Menú Otras tablas de codificación /Tipos / de Vía La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. El catálogo disponible de las mismas reside almacenado en la BD de TREWA. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los tipos de vía pública para las direcciones. 7.6 Menú Otras tablas de codificación /Provincias / y Municipios La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. El catálogo disponible de las mismas reside almacenado en la BD de TREWA. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 46 de 55

47 Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los municipios definidos para una determinada provincia. También permite consultar, modificar, insertar y borrar dichas provincias. 7.7 Menú Otras tablas de codificación /Países / La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. El catálogo disponible de las mismas reside almacenado en la BD de TREWA. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los países. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 47 de 55

48 8. MENÚ CONFIGURACIÓN. 8.1 Menú Configuración / Sistemas Uno de los requisitos de diseño de la plataforma de gestión de expedientes es que los desarrollos de los procedimientos realizados, sean independientes entre sí. Por ello, se ha optado por la creación de un sistema lógico diferente para cada uno de los proyectos de desarrollo de procedimientos que se lleven a cabo en el Gobierno de Cantabria por las diferentes Consejerías. Ejemplo. Sistema lógico APLIMA para el desarrollo de los procedimientos de la Consejería de Medio Ambiente. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 48 de 55

49 El nombre del sistema lógico se incluye en el Excel de provisión de datos Esta solución permite que haya distintas empresas desarrollando procedimientos para la misma unidad organizativa del Gobierno de Cantabria e independiza el nombre que tenga en ese momento la unidad orgánica. Pantalla que permite consultar, modificar, insertar y borrar los sistemas que utilizan el motor de tramitación. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 49 de 55

50 Muestra los sistemas en los que el usuario tiene algún perfil definido (o todos en el caso de ser el usuario propietario) y permite el mantenimiento de los mismos. Identificativo: identificativo del sistema lógico. Es único dentro de Trew@. Descripción: breve descripción del sistema. (No aplica a Gobierno de Cantabria) Conex. bus: indica el tipo de conexión que se puede definir para cada sistema con el bus de conexión w@nda. (No aplica a Gobierno de Cantabria) Informar a...: componente al que se debe informar. Los valores se seleccionan de una lista de valores. Guardar docs. en...: componente que guarda los documentos. Incluir valor ALFRESCO (Obligatoriamente todos los documentos van al gestor documental para el sistema en cuestión). Firmar docs. en...: componente que firma los documentos. Incluir En este punto debería indicarse este valor sólo si los documentos se van a firmar directamente En caso de que los documentos se vayan a enviar a Port@firmas el valor a indicar en este atributo debe ser el del componente que represente a este componente. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 50 de 55

51 Registrar docs. en...: componente que registra los documentos. Incluir valor REGISTER. (Sólo en el caso de que obligatoriamente todos los documentos registrables en el sistema deban enviarse al registro, es decir, si en el sistema no hay ningún documento registrable no sería necesario indicarlo). (No aplica a Gobierno de Cantabria) Notificar en...: componente que notifica los documentos. (No aplica a Gobierno de Cantabria) Archivar en...: componente que archiva los documentos. (No aplica a Gobierno de en...: componente 8.2 Menú Configuración / Componentes Existen en Trew@ tipos de componentes que son nativos y son los que aparecen por defecto. La inserción de nuevos componentes requiere una petición expresa del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. 8.3 Menú Configuración / Errores de la TRAPI Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 51 de 55

52 La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Cabe destacar que la inclusión de nuevos valores no son tenidos en cuenta por el motor de tramitación y no deberían modificarse los existentes, por lo que en este caso esta opción NO APLICA. 8.4 Menú Configuración / Configuración de las pantallas La inserción/modificación de nuevos valores en este apartado requiere de la autorización del responsable de la plataforma de gestión de expedientes de la DGDIT. Cabe destacar que la inclusión de nuevos valores no son tenidos en cuenta por el motor de tramitación y no deberían modificarse los existentes por defecto, por lo que en este caso esta opción NO APLICA. 8.5 Menú Configuración / Configuración de los sistemas Bajo Menú/ Configuración Sistemas/ Sistemas se permite consultar, modificar, insertar y borrar las constantes de configuración del motor de tramitación Trew@ (formato fecha de trabajo, url del report server, etc.). Pueden establecerse por cada sistema aunque por defecto deben existir las constantes de configuración para un sistema Trew@. De esta forma cada sistema que trabaje con el motor Trew@ puede definir sus propias constantes de configuración del sistema. IMPORTANTE: Debido a que el valor de estas constantes influyen en el funcionamiento del motor, se ruega no modificar los valores por defecto (consultar antes con el responsable del gestor de expedientes de la DGDIT), ya que pueden afectar al funcionamiento normal de Trew@. En las siguientes pantallas se muestran las constantes existentes en el sistema lógico DGDIT para el procedimiento GONCE. Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 52 de 55

53 Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 53 de 55

54 Muestra todas las constantes de interfaz ya definidas y permite el mantenimiento de las mismas. Código: código identificativo de la constante. Es único dentro del sistema en el que se ha definido. Denominación: breve descripción de la constante. Valor: valor de la constante. Sistema: código identificativo del sistema (aplicación que utiliza Trew@) para el que se define la constante. Botón Copiar de..., al pulsar el botón, se mostrará una lista de valores que permitirá elegir un sistema en el cual podremos seleccionar las constantes definidas en dicho sistema para copiarlas en el que estamos trabajando: Se muestran las constantes definidas en el sistema seleccionado que no están definidas en el sistema en el que nos encontramos. Mediante el check situado a la izquierda de cada registro, indicamos si deseamos copiar o no, dicha constante. Botón Aceptar, copiará todas las constantes seleccionadas al sistema en el que estamos. Botón Cancelar, cancela los cambios y nos devuelve al bloque de constantes del sistema. Cuando se crea una nuevo sistema lógico hay que definir ciertas constantes de configuración que se ampliarán con el despliegue de cada procedimiento con las constantes de configuración concretas para dicho procedimiento. (captura de pantalla con las constantes) Mediante la opción Copiar de pueden obtenerse constantes ya configuradas en otros sistemas para facilitar la tarea. 8.6 Menú configuración / Cambiar de sistemas Manual de Administración y Provisión de datos HATrew@. Gobierno de Cantabria. Página 54 de 55