Reglamento para la optimización de los parqueos del ICE CONSIDERANDO QUE:

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1 Sesión /11/2006 ARTÍCULO 4 Reglamento para la optimización de los parqueos del ICE CONSIDERANDO QUE: 1. Es necesario regular la distribución de las áreas del parqueo de la Institución, así como la adecuada utilización por parte de los usuarios. 2. Se requiere definir las áreas o dependencias directamente involucradas en la administración de los parqueos, su responsabilidad y su ámbito de competencia. 3. La normativa que reglamenta los parqueos de la Institución en la actualidad, data del 11 de noviembre de 1999, es muy escueta y no considera la valoración de riesgo. 4. Se debe cumplir con el artículo 15, inciso a) de la Ley de Control Interno 8292, referente a documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y procedimientos de control 5. En virtud de lo anterior, se ha elaborado un reglamento para la óptima utilización de los parqueos del ICE. 6. La Dirección Jurídica Institucional mediante dictamen del 6 de setiembre de 2006, recomienda someter el Reglamento para la Óptima Utilización de los parqueos del ICE, a conocimiento y aprobación del Consejo Directivo. POR TANTO, POR UNANIMIDAD ACUERDA: 1. Aprobar el Reglamento para la Óptima Utilización de los Parqueos del ICE, en los siguientes términos: 1. PROPÓSITO REGLAMENTO PARA LA ÓPTIMA UTILIZACIÓN DE LOS PARQUEOS DEL ICE 1.1 Este reglamento define las áreas o dependencias directamente involucradas en la administración de parqueos, su responsabilidad y su ámbito de competencia. Además regula la adecuada utilización de estas áreas por parte de los usuarios. 2. ALCANCE 2.1 Es aplicable para todos los inmuebles de uso común del ICE, en el territorio nacional, ya sean propios o arrendados. 3. DOCUMENTOS APLICABLES LEY TÍTULO DEL DOCUMENTO 7331 Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad.

2 6727 Ley de Riesgos del Trabajo Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno. Reglamento de Transportes ICE. Manual de la Contraloría General de la República 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.1 De Gestión Integral de Riesgos: Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos. Estatuto de Personal del ICE Manual de la N.F.P.A. National Fire Protection Association. - Asesorar sobre el uso de los espacios reservados para vehículos institucionales y particulares. - Asesorar sobre el uso de espacios para vehículos institucionales en tránsito. - Asesorar en la demarcación de parqueos. - Controlar conjuntamente con Gestión Seguridad Institucional y la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles, que los parqueos techados sean utilizados prioritariamente por vehículos ICE. 4.2 Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles: - Realizar la rotulación de parqueos según la asesoría aportada por Gestión Integral de Riesgos, y darle el respectivo mantenimiento. - Demarcar los espacios con las especificaciones aportadas por Gestión Integral de Riesgos. - Ejecutar la construcción de nuevos parqueos, previo análisis técnico de la necesidad institucional. - Organizar la distribución de parqueos de acuerdo con el espacio disponible. 4.3 Proceso Gestión Seguridad Institucional: - Velar por la adecuada utilización de los espacios reservados para las personas con discapacidad. - Velar que el espacio reservado para vehículos institucionales no sea utilizado por vehículos particulares y viceversa. - Controlar que los vehículos de funcionarios no permanezcan de un día para otro o por varios días en los parqueos institucionales, salvo las excepciones consignadas en el punto 6.5 de este documento. - Velar por la adecuada utilización de los espacios para vehículos en tránsito. - Controlar que los espacios designados para los clientes, no sean utilizados por vehículos propiedad de funcionarios ni institucionales. - Controlar en coordinación con Gestión Integral de Riesgos, que los parqueos techados sean utilizados prioritariamente por vehículos ICE. 4.4 Gerencia General: - Reasignar el uso de espacios cuando así lo estime conveniente. - Variar o modificar este reglamento. - Autorizar la construcción de nuevas áreas de estacionamiento.

3 5. DEFINICIONES 5.1 Control y seguimiento: Etapa de comprobación o inspección de la aplicación de esta normativa. 5.2 Cureña: Equipo utilizado para labores de remolque, consistente en una armazón metálica sobre ruedas. Por ejemplo: jala postes, carretes, cargas especiales y otros. 5.3 Inmuebles de uso común: Inmuebles administrados por la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles. 5.4 SPK: Son los vehículos particulares, inscritos en el Sistema de Pago por Kilometraje, utilizados por los funcionarios del ICE que en el desempeño de sus labores, brindan su servicio a la Institución. 5.5 Vehículos institucionales: Son los vehículos propiedad del ICE, destinados para labores técnicas y administrativas. 5.6 Vehículos Administración: Se refiere a los vehículos de los miembros del Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Subgerencias, Auditor y Subauditores, Directores Administrativos, Directores de UEN, Jefes de CAIC, Directores Regionales y Jefes de Agencia. 5.7 Vehículos funcionarios discapacitados: Se refiere a los vehículos particulares utilizados por funcionarios del ICE, con algún grado de discapacidad. 5.8 Vehículos funcionarios de la Institución: Son aquellos vehículos particulares, utilizados por los funcionarios del ICE. 5.9 Vehículos cliente interno: Son los vehículos institucionales utilizados por los funcionarios del ICE, que en el desempeño de sus labores, acuden a un centro de trabajo diferente al edificio donde llevan a cabo sus funciones. 6. CONTENIDO 6.1 Para la adecuada distribución de los espacios de parqueo, debe darse prioridad a la asignación de áreas apropiadas para el cliente externo y para resguardar los vehículos institucionales. 6.2 En los inmuebles del ICE donde se brinde servicio directo a clientes externos y que las instalaciones lo permita, se asignará un área de parqueo para uso de personas con discapacidad, contemplando lo normado en la Ley Dichos espacios serán de uso exclusivo de los clientes; por lo que, no es permitido el uso de ellos por vehículos propiedad de los funcionarios ni vehículos institucionales. Por ejemplo, los espacios para estacionamiento designados enfrente del Edificio Central ubicado en Sabana Norte.

4 6.3 Es obligatorio que los espacios reservados para el resguardo de los vehículos institucionales, sean respetados y no se permita el uso para estacionar vehículos de funcionarios, ni de particulares. Por lo tanto, en las áreas de uso exclusivo de vehículos ICE, las cuales estarán debidamente demarcadas, no debe haber vehículos propiedad de particulares o funcionarios. El control para el acatamiento de esta disposición, estará a cargo del Proceso Gestión Seguridad Institucional, conjuntamente con el administrador del bien inmueble. Gestión Integral de Riesgos verificará el cumplimiento de esta disposición, mediante actividades de monitoreo y control. 6.4 Los cobertizos existentes serán utilizados para parquear prioritariamente vehículos institucionales; por lo que el uso de éstos para otros fines, queda sujeto a la disponibilidad de espacio, con salvedad de los definidos para la Administración Superior en las oficinas centrales del ICE en Sabana Norte. El cumplimiento de esta disposición estará a cargo del Proceso Gestión Seguridad Institucional designado en la zona, dependencia que, en caso de violación a esta disposición, informará a la administración del bien inmueble. Gestión Integral de Riesgos podrá llevar a cabo actividades de control y seguimiento para el acatamiento de esta disposición. 6.5 No se permitirá que vehículos particulares de uso personal de funcionarios de la Institución, o vehículos arrendados por el ICE, permanezcan de un día para otro o por varios días, en los parqueos institucionales o arrendados por el ICE. En caso de que sea necesaria su permanencia, la jefatura del funcionario lo comunicará por medio de una carta formal, al oficial de seguridad destacado en el inmueble, con la justificación correspondiente. En dicho oficio, deberá indicarse el nombre completo del funcionario, número de cédula, dependencia, placa del vehículo y teléfono de localización del funcionario. 6.6 Los funcionarios que utilicen vehículos propiedad del ICE o SPK en giras y que por asuntos laborales deben permanecer de un día para otro o varios días en una zona diferente a la de su centro de operaciones, pueden hacer uso de los estacionamientos de los planteles o instalaciones ICE, siempre que en los mismos se tenga espacios libres, o que la dimensión del automotor no constituya un riesgo que pueda materializarse en un eventual accidente. 6.7 Los funcionarios que utilicen parqueos institucionales, deberán estacionar los vehículos de forma tal que les permita una pronta evacuación en caso de emergencia, lo que se conoce como posición de salida. Gestión Integral de Riesgos y Gestión Seguridad Institucional, tendrán la facultad para realizar actividades de monitoreo y control, así como también la responsabilidad de vigilar el estricto cumplimiento de esta disposición. 6.8 Todos los espacios para estacionamiento se encuentran liberados, excepto los casos de prioridades: Personas con discapacidad, vehículos institucionales, Administración Superior, Auditor, Subauditores, Directores Administrativos, Directores de UEN, Jefes de CAIC, Directores Regionales y Jefes de Agencia. La Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles deberá mantener debidamente demarcadas dichas zonas en los respectivos centros de trabajo. 6.9 La Gerencia General tiene la potestad de variar o asignar espacios para parqueo; no obstante lo anterior, mediante el presente reglamento se asignan diez espacios para el Consejo Directivo, ocho para la Presidencia Ejecutiva, ocho para la Gerencia General, cuatro para cada una de las Subgerencias, y un espacio para cada uno de los Directores

5 de UEN, Directores Administrativos, Auditor, Subauditores, Jefes de CAIC, Directores Regionales y Jefes de Agencia, en sus respectivos centros de trabajo En aquellas instalaciones donde el espacio lo permita, se reservará estacionamiento para los funcionarios con vehículo ICE que deban trasladarse de un edificio a otro y se denominarán: Parqueos para vehículos en tránsito. El tiempo máximo permitido para utilizar estos espacios es de dos horas y será de acatamiento obligatorio El correcto uso de los parqueos o estacionamientos será responsabilidad del personal de Gestión Seguridad Institucional destacado en cada inmueble, quienes informarán por escrito a Gestión Integral de Riesgos sobre situaciones anómalas que puedan constituirse en factores de riesgo. Gestión Integral de Riesgos será el ente encargado de recomendar las medidas correctivas o preventivas apropiadas a las diferentes dependencias, por el incumplimiento de parte de sus funcionarios La Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles procederá a demarcar los espacios para estacionar vehículos propiedad del ICE, de funcionarios y particulares, en cada plantel y edificio propio o arrendado, cuando corresponda, con la finalidad de que el Proceso de Gestión de Seguridad Institucional tenga un mejor control sobre la utilización de dichos espacios La demarcación de los espacios, zonas de seguridad y los sentidos de circulación de todos los parqueos de la Institución, será responsabilidad de la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles, previa coordinación y asesoría de Gestión Integral de Riesgos Queda absolutamente prohibido estacionar cualquier tipo de vehículo ICE, carreta, remolque o cureña, así como vehículos propiedad de funcionarios y de clientes, en las siguientes áreas: a) Zonas de seguridad. b) Carga y descarga. c) Salidas de emergencia. d) Franjas amarillas. e) Hidrantes. f) Zonas peatonales. g) Salidas habituales. h) Sitios no habilitados para estacionamiento, o sea, aquellos que no estén debidamente demarcados Gestión Integral de Riesgos será la entidad responsable de revisar periódicamente los planteles para verificar el cumplimiento de lo dispuesto, así como de canalizar la necesidad de demarcar espacios nuevos ante la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles, entidad responsable de ejecutar el trabajo de demarcación En caso de que en las áreas de estacionamiento institucional se presente alguna colisión que genere daños a la propiedad ICE, terceros o lesiones a personas, el conductor deberá comunicarlo inmediatamente al oficial de seguridad del inmueble, quien procederá a realizar las anotaciones correspondientes en su bitácora y comunicar en forma inmediata a Gestión Integral de Riesgos, (teléfono , línea exclusiva para tales efectos), entidad responsable de emitir las recomendaciones a seguir, según sea el caso. Adicionalmente, deberá llamarse al inspector de tránsito, a efecto de que efectúe el

6 levantamiento de la boleta correspondiente, para lo cual, mediante la aprobación del presente reglamento, queda otorgada la autorización de ingreso correspondiente Las disposiciones contenidas en este reglamento son de acatamiento obligatorio para los funcionarios de este Instituto, cuyo incumplimiento dará origen al procedimiento disciplinario correspondiente Cualquier excepción a este reglamento que se estime conveniente o de interés institucional, será definido por la Gerencia General No se permitirá la construcción de nuevos cobertizos, salvo previa autorización expresa del Gerente General El ICE no asumirá ninguna responsabilidad por daños que aparezcan en vehículos particulares que estuvieran estacionados en algún parqueo institucional. Para ello, dicha advertencia debe ser colocada en rótulos visibles dentro de las instalaciones Este documento deja sin efecto la circular PE GG del 11 de noviembre de Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. 2. Instruir a la Gerencia General para que proceda a la publicación del Reglamento para la Óptima Utilización de los Parqueos del ICE en el Diario Oficial La Gaceta. 3. Encargar a la Gerencia General, para que en el plazo de 60 días a partir de la notificación de este acuerdo, presente una propuesta que permita la solución al problema de parqueo para vehículos tanto institucionales como de empleados, considerando para ello entre otras, las opciones planteadas por los Directores Mayid Halabi y Gonzalo Delgado.