Técnicas de presentación de alto impacto

Transcripción

1 Técnicas de presentación de alto impacto Aprender enseñando El que sabe, pero no sabe enseñar lo que sabe, es como si no supiera 1

2 José de Jesús Hernández Barajas Socio Director de Consultores de Negocios de América. Se ha desempeñado como ejecutivo de alto nivel en el sector industrial, financiero y de servicios, estableciendo e implantando nuevos proyectos, lanzamiento de nuevos productos al mercado y participado en el diseño y optimización de procesos, programas de aseguramiento de calidad y rentabilidad en diversas empresas. Consultor y Formador en el Tecnológico de Monterrey, Campus Toluca, Estado de México, Sta. Fe Ciudad de México y Sudamérica del Centro de Competitividad Internacional Coach Certificado en Human Potential. Postulado para le Certificación Internacional en Newfield International. Certificado en la metodología: LEGO SERIOUS PLAY, aprobada por Dinamarca. Conferencista internacional en programas diversos, con temas relacionados al factor humano y capital intelectual Catedrático de tres MBA en universidades prestigiosas del país: Tecnológico de Monterrey, Iberoamericana y Valle de México, en materias de factor humano y estrategia. Cuenta con una experiencia acumulada de 32 años en empresas nacionales e internacionales. Se ha desempeñado en posiciones de alta dirección, destacando por su liderazgo, alta iniciativa y empuje en los proyectos que dirige Responsable de proyectos de Planeación Estratégica, Ventas Estratégicas y Negociación, Sistemas de Calidad Total, Planes y Programas de Capacitación. Ha logrado resultados importantes, que beneficiaron a empresas como: Chrysler, Bancomer, Teléfonos de México, Coca-Cola, Seguros Tepeyac, Servicios Panamericano de Protección, etc., logrando incrementos considerables en sus ingresos, disminución de sus gastos y de sus costos de operación. Licenciado en Psicología, egresado de la UNAM, con Maestría en Administración y con Especialidades en Desarrollo Organizacional y Liderazgo en la UNAM e ITESM 2

3 EL BUEN OYENTE COSECHA, MIENTRAS QUE EL QUE HABLA SIEMBRA Proverbio chino 3

4 Presentación Derivado de la globalización y los cambios constantes a nivel mundial, los ejecutivos de las organizaciones actuales han tenido que desarrollar competencias de comunicación que les permitan transmitir eficazmente sus ideas y conocimientos para mejorar su desempeño profesional. Para responder efectivamente a este reto los ejecutivos han tenido que aprender técnicas efectivas de presentación para mantenerse actualizados y dar los máximos desempeños en su posición de líderes y colaboradores maduros contemporáneos. 4

5 Objetivo general Al concluir el tema, los participantes identificarán y aplicarán las técnicas de presentaciones efectivas para reforzar su gestión gerencial, así como la promoción y venta de ideas y proyectos 5

6 1. Habilidades del expositor efectivo 2. Lo que todo expositor debe conocer 3. Las principales habilidades de un expositor efectivo 4. Perfil de un expositor efectivo 5. Etapas de una presentación 6. Uso de apoyos visuales 7. Mapa mental 8. Formatos en Power Point y otras 9. Dinámica de grupos 10. Tipología de los asistentes 11. Técnicas que dinamizan los equipos Temas / Relaciones Humanas 6

7 Conceptos Generales Para saber hablar es preciso saber escuchar 7

8 Reflexión sobre casos 8

9 NO HAY UNA SEGUNDA OPORTUNIDAD PARA UNA PRIMERA MALA IMPRESIÓN 9

10 Diversos estudios indican que el desarrollo profesional de los ejecutivos está ligado a sus habilidades de comunicación, especialmente en forma oral. Las empresas ya no buscan al mejor titulado o al de más experiencia, sino al mejor comunicador. La oratoria es un instrumento para la acción social: es el arte de enseñar, persuadir, informar, convencer o felicitar con palabras. 10

11 Multihabilidades Comunicación Las presentaciones profesionales requieren de ciertas habilidades. Entre otras : Liderazgo Lógica Creatividad 11

12 Comunicación : Capacidad para transmitir y recibir información. Lógica : Capacidad para aplicar la razón y comprender los procesos en forma natural. Creatividad : Capacidad para crear algo nuevo, Innovar constantemente. Liderazgo : Capacidad para influir en la conducta de los demás. 12

13 Comunicación: Proceso complejo en virtud del cual los integrantes de una sociedad transmiten y reciben información e interpretan su significado

14 14 Comunicación

15 Barreras : Todo aquello que distorsiona o impide la comunicación. Físicas Psicológicas Fisiológicas Semánticas Culturales Administrativas 15

16 Si buscas muchas palabras para demostrar tu sabiduría, es porque con ellas quieres ocultar tu ignorancia. 16

17 Preparación de una presentación efectiva La mejor forma de enfrentar la complejidad es la sencillez. 17

18 Una presentación exitosa depende, en gran medida, de la preparación que hayamos hecho. Entre mejor preparemos una actuación en público, minimizamos los riesgos de fracasar. 18

19 Seis preguntas guía Qué? Para qué? Quiénes? Cuándo? Cómo? Dónde? Define el tema central. Precisa el objetivo. Identifica al auditorio. Explora las circunstancias. Elige el estilo. Considera el lugar. 19

20 Los aspectos esenciales para una buena presentación son: 1. Objetivo. 2. Elección del tema. 3. Definición del mensaje. 20

21 1. Objetivo Que queremos lograr? La única forma de evaluar nuestra presentación, es saber si logramos lo que pretendíamos. Un error común es pretender muchas cosas. Es mejor fijar un sólo objetivo por presentación y concentrar todos nuestros esfuerzos en lograrlo. Otro error frecuente es pretender lograr algo demasiado ambicioso. Lo único que lograríamos sería arriesgar nuestra reputación y credibilidad. 21

22 2. Elección del tema De qué voy a hablar? En muchas ocasiones la causa de una resistencia a hablar en público, es simplemente el hecho de no saber de que hablar. Es importante hablar sólo de aquello de lo que sabemos, de lo que pensamos, de lo que sentimos o de lo que hemos vivido. 22

23 3. Definición del mensaje Que quiero que recuerden? Frecuentemente queremos decir muchas cosas, pero en un mundo de saturación de información, somos selectivos a los mensajes. El auditorio sólo conservará aquello que le sea útil para satisfacer una necesidad, que le haga reflexionar, o que le produzca placer. 23

24 Mapas mentales Qué son? Son representación gráficas de un tema, idea o concepto, plasmado en una hoja de papel, empleando dibujos sencillos; escribiendo palabras clave propias, utilizando colores, códigos, flechas, de tal manera que la idea principal quede al centro del diagrama y las ideas secundarias fluyan desde el centro como las ramas de un árbol. 24

25 Para qué sirven? Sirven para gestionar el flujo de información que diariamente utilizamos. Facilita la organización del pensamiento en un esquema sencillo, permitiendo obtener una visión clara y global de los temas. 25

26 26 Al emplear este sistema graficando nuestras ideas, desarrollamos y potencializamos las capacidades mentales que en forma innata poseemos, tales como, la concentración, la lógica, la creatividad, la imaginación, la asociación de ideas y la memoria.

27 27 Este instrumento de análisis, simple y práctico, permite incrementar el rendimiento personal, la agilidad mental, así como también la capacidad de asimilar y procesar cualquier tipo de información.

28 28 Ejemplo:

29 29 Ejemplo:

30 30 Ejemplo:

31 Ejercicio: En equipo desarrolla un Mapa Mental sobre un tema de su elección y preséntenlo al grupo. 15 minutos 31

32 Preparación del mensaje : A. Identificar al auditorio. ( Quién ) B. Diseñar la presentación. ( Qué ) Objetivo. Ideas centrales. Narración. Diseño de materiales. C. Estructurar la exposición. ( Cómo ) I. Apertura. II. Desarrollo. III. Cierre. 32

33 Discursos Informativos Exponer resultados Explicar un proceso Relatar un suceso Dar instrucciones Persuasivos Motivar Convencer Solicitar Estimular Festivos Saludar Agradecer Reconocer Premiar 33

34 Disposición del discurso Anunciar lo que se va a decir Decirlo Resumir lo ya dicho 34

35 Distribución del discurso Apertura 10 % Desarrollo 80 % Cierre 10 % 35

36 Power point En una presentación se deben utilizar tipos de letra (fuentes) muy simples y fáciles de leer por la audiencia. Entre las fuentes sans serif más claras tenemos: Arial, Arial Narrow, Comic Sams Ms Century Gothic, Lucida Sans, Tahoma y Verdana. 36

37 37 En el diseño de su presentación seleccione colores que se complementen entre sí. En general es recomendable utilizar colores fríos de fondo y cálidos para el texto.

38 Gráficas: Las gráficas pueden ser muy útiles si se usan apropiadamente. Hay que tomar en cuenta dos puntos: 1. Usar el tipo de gráfica apropiado. 2. Mantener la sencillez. 38

39 Entender una gráfica a veces está... 国际在线报道 : 当地时间日凌晨, 位于非洲撒哈拉沙漠西部的毛里塔尼亚伊斯兰共和国发生军事政变 当天下午, 政变军人宣布成立 民主与公正军事委员会, 取代已执政 21 年的塔亚政权 当晚, 军事委员会通过国家电台发布公告宣布, 该国国家安全局局长埃利 乌尔德 穆罕默德 瓦勒当选军事委员会主席 名不见经传的瓦勒顿时成为各方关注的人物 瓦勒现年 55 岁, 曾被认为是塔亚总统的亲信之一月塔亚发动军事政变上台时, 瓦勒为他立下了汗马功劳 在塔亚随后执政的 20 年中, 瓦勒又在帮助平息企图推翻塔亚政权的数次军事政变中发挥了重要作用, 他也因此深得塔亚的 39

40 Tipos de gráficas: Gráficas de barras o columnas. Para comparar valores entre categorías. 40

41 Gráficas de áreas o líneas: Para mostrar una tendencia en el tiempo o categorías. 41

42 Gráficas circulares Para mostrar la aportación de valores en un total. 42

43 La mejor manera de decir lo que pensamos, es pensar bien lo que decimos. 43

44 Ejercicio: Presentaciones Preliminares Durante los siguientes 5 minutos, prepara una breve exposición para el grupo sobre un tema que sea importante y conocido por ti. La exposición deberá durar de 3 a 5 minutos. Puedes utilizar los apoyos disponibles. Se hará una filmación de la exposición. 44

45 Elementos a considerar en una presentación Nuestra postura corporal habla más alto que nuestras palabras 45

46 Hablar no es lo mismo que decir. Oratoria Arte de hablar con elocuencia para informar, convencer, persuadir y/o deleitar a un auditorio. Elocuencia Es la capacidad de expresarse en público de forma fluida, adecuada y persuasiva. Retórica Es un sistema de reglas y recursos que actúan en distintos niveles en la construcción de un discurso. 46

47 El poder de la palabra El lenguaje nos hace humanos. Después de la supervivencia física, la comunicación es la más básica y vital de las necesidades. La palabra puede sanar y dar alegría o destruir y ofender. 47

48 La gran mayoría de los problemas humanos son de origen lingüístico. Es impresionante la cantidad de energía que se pierde diariamente en el mundo debido a errores de comunicación. Las palabras crean realidades. 48

49 El lenguaje genera acción, haciendo que algo suceda. Las personas que utilizan el lenguaje para generar acción crean nuevas realidades y todos deseamos estar cerca de ellas. Las frases con verbo en condicional no generan realidades: Me gustaría agradecer... o Agradezco a tal persona... Quisiera invitarle a comer un día... o Le invito a comer tal día... 49

50 Un mayor vocabulario denota mayor riqueza de ideas y más posibilidades para precisar y clarificar un mensaje. Quien no consigue pedir con palabras, no tendrá poder. 50

51 Hay tres componentes que están presentes cada vez que hablamos, y que determinan nuestra capacidad para influir en los demás : Verbal : (7 %) Palabras Palabras que utilizamos. Vocal : (38%) Paralenguaje La entonación y resonancia de la voz. Visual : (55%) Corporal Mirada, gestos y movimiento corporal. 51

52 Si quieres ser sabio, aprende a interrogar razonablemente, a escuchar con atención, a responder serenamente y a callar cuando no tengas nada que decir. Johan Kaspar Lavater. Filósofo, poeta y teólogo Suizo. ( ) 52

53 Al tomar consciencia de los mensajes que emite nuestro cuerpo, necesitamos observar algunos aspectos claves para la comunicación interpersonal efectiva. Como te ves, te tratan. 53

54 Comunicación visual Cómo y hacia dónde miramos? Nuestra mirada nos da credibilidad. Es necesario establecer contactos visuales efectivos. 54

55 Postura y movimiento Nuestro cuerpo es la morada de nuestro espíritu. Tu posición física refleja tu posición mental. Tu postura influye en la opinión que los demás tendrán de ti. 55

56 Gestos y expresión facial Tu rostro refleja tus sentimientos. Una sonrisa ilumina tu rostro. Para comunicarte con efectividad, relájate. 56

57 Las manos y la magia El movimiento de tus manos crea imágenes mentales. Apoyan tus ideas. Refuerzan pensamientos. Dramatizan. tus 57

58 El aspecto personal La primera impresión se da en 5 segundos. El 90% de nuestro cuerpo está cubierto con ropa... qué comunica? Sólo hay una forma correcta de vestir: la apropiada. 58

59 Ser uno mismo Todos somos únicos, con nuestros defectos y virtudes. Conozcamos y reconozcamos nuestro potencial. Cada situación es diferente y nos da nuevas experiencias. 59

60 Sean señales conscientes o inconscientes, el lenguaje corporal transmite rasgos de personalidad, carácter, imagen y niveles de confianza. 60

61 Ejercicio: Comunicación Congruente a) En equipo realicen una representación de una situación de trabajo en la que se utiliza de manera no adecuada el lenguaje corporal b) Posteriormente realicen la misma representación utilizando de manera adecuada el lenguaje corporal 10 min (preparación) 5 representación 61

62 Que hablen de uno es espantoso. Pero hay algo peor... que no hablen. 62

63 Desarrollar aplomo y seguridad para comunicarse con convicción Lo bueno, siendo breve, es dos veces bueno. 63

64 La audiencia Aristóteles decía: (Retórica, 1358 a C) En todo discurso participan tres elementos esenciales: Quién habla, de qué habla y para quién habla. Orador Mensaje Oyentes 64

65 65 La audiencia espera recibir de nosotros un mensaje claro que, al ser entregado de manera sincera y emotiva, la motive a reflexionar y actuar.

66 Superar la ansiedad Identifica la fuente. Reafirma tu autoestima. Aplica alguna técnica de relajación. Sé flexible. No pretendas presentaciones Perfectas 66

67 Los diez errores más comunes en las presentaciones: 1. Deficiente armonía inicial con el auditorio. 2. Rigidez e inexpresión corporal. 3. Escasez de emotividad. 4. Nerviosismo por temor al fracaso. 67

68 5. Insuficiente contacto visual. 6. Ausencia de humor. 7. Falta de claridad. 8. Inadecuado manejo del silencio. 9. Insuficiente energía. 10. Utilización de lenguaje y material aburrido. 68

69 Lo que el auditorio no perdona : Que no estés preparado. Que no te sientas cómodo. Que no estés comprometido. Que no resultes interesante. 69

70 Confianza: Sé que puedo contar con que harás lo que dices que vas a hacer. Respeto: Te valoro, de modo que puedes contar con que haré lo que digo que voy a hacer. 70

71 Haga siempre lo que dice que va a hacer. Esto es el adhesivo que une las relaciones exitosas. 71

72 Habilidades en el manejo de la oratoria y la comunicación 72

73 Reglas de oro El fracaso pocas veces nos detiene. Lo que nos detiene es el miedo a fracasar. 73

74 74 De acuerdo a los expertos, los principales requisitos que debe reunir un buen mensaje son :

75 Sencillez Con frecuencia intentamos transmitir algo de la manera más complicada posible. Para lograr la sencillez necesitamos adecuar el mensaje a nuestro público. 75

76 Conocimiento Una regla de oro es hablar solamente de aquello que sabemos, sentimos, pensamos o lo que hemos vivido. Cuando no conocemos el tema es mejor callar y parecer tontos, que hablar y demostrarlo. 76

77 Brevedad La mayoría de los oradores suponen que mientras mas rollo echen más importantes vamos a pensar que son. Sin embargo, esto funciona al revés. 77

78 Orden Es necesario darle una secuencia lógica y coherente a nuestra exposición. Algunos oradores empiezan hablando acerca de un tema y terminan hablando de otro, presentan planteamientos que no concluyen o llegan a conclusiones carentes de antecedentes. Escucharlos es como entrar a un laberinto sin salida. 78

79 Convicción Necesitamos estar plenamente convencidos de lo que estamos hablando. Cuando hablamos de un tema en el que no creemos o que nos disgusta, nuestros mensajes corporales, tono de voz y sentimientos nos delatan y nuestro auditorio lo detecta de inmediato. 79

80 Emotividad La mente decide principalmente basada en sentimientos. Tenemos un cerebro que opera mucho más con las emociones que con la razón. Necesitamos incorporar a nuestros mensajes sentimientos que servirán como puentes para llegar a la mente emocional de nuestro auditorio. 80

81 Los expertos en presentaciones y oratoria ofrecen algunas sugerencias para lograr el éxito en nuestras exposiciones : 81

82 1. Estimula... no informes. Toda presentación es más poderosa cuando se tiene un fin persuasivo en mente. Las mejores presentaciones terminan en acción. 2. No hables con extraños. Es difícil persuadir a un público cuando no sabemos quién lo compone. 82

83 3. La primera y la última impresión son las más importantes. Los expertos aseguran: Los primeros 30 y los últimos 15 segundos son los mas importantes. 4. Sencillo es mejor. Las presentaciones memorables son naturales, claras y comprensibles. 83

84 5. Actúa... no presentes. Recuerda: el impacto es 55% visual, (cómo te ves) 38% vocal, (cómo te oyes) y 7% verbal, (qué dices) 6. El espectáculo debe continuar. Utiliza medios atractivos que te permitan relacionarte emocionalmente con el auditorio. Las personas han sido entrenadas por la televisión. 84

85 7. Siempre hay alguien... No pierdas el control al enfrentar a un detractor. Una pregunta hostil mal manejada puede acabar con todo. 8. Practicar, practicar y practicar. La única forma de llegar al éxito es practicando. Aprovecha cada oportunidad para perfeccionar tu estilo personal. 85

86 9. Maneja tu ansiedad. Es normal sentir ansiedad lo importante es poder controlarla. Dos antídotos efectivos para contrarrestar sus efectos son : la respiración diafragmal y la sonrisa. 10. Prepara tu mensaje. Recuerda que en gran medida el éxito de tu presentación depende del tiempo invertido en su preparación. 86

87 Nada nos une tanto como una promesa cumplida. Nada nos divide tanto como una promesa rota. 87

88 Aprender y practicar técnicas para conducirse ante un auditorio 88

89 El entusiasmo como factor definitivo en una presentación Todas las emociones son esencialmente IMPULSOS A LA ACCIÓN, cada una de ellas inclina al ser humano hacia un determinado tipo de conducta. En los presentadores efectivos este aspecto es de gran importancia para lograr resultados sobresalientes en sus oyentes. 89

90 Elementos de una presentación efectiva. Profundidad de la investigación: El desarrollo de ideas debe ser mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas. Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el tema a tratar. 90

91 Elementos de una presentación efectiva. Profundidad de la investigación: Se debe tener en cuenta que las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la información expuesta y no de la forma cómo ésta se presente (espectacularidad). 91

92 Elementos de una presentación efectiva. Ética: Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor, observando a lo largo de la presentación el citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación (texto, fotografías, imágenes, mapas, etc). 92

93 Elementos de una presentación efectiva. Diseño: Seleccionar texto e imagen. Se debe tener un guión como base para una estructura lógica, y guión con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación. A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales. 93

94 Elementos de una presentación efectiva. Diseño: El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, no importa que un par de diapositivas tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla. Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía. 94

95 Elementos de una presentación efectiva. Diseño: La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste, debe hacer comentarios adicionales. Simplificar volver a editarla. 95

96 Elementos de una presentación efectiva. Armonía Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación. Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos. Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón. Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles 96

97 Elementos de una presentación efectiva. Eliminar Distracciones. Los diseños muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto del mensaje. Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales 97

98 Elementos de una presentación efectiva. Presentación: Hablar. Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza. El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro 98

99 Elementos de una presentación efectiva. Actuar. No se puede olvidar su primera y mas útil herramienta audiovisual: uno mismo!. Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse más a su audiencia. Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar anécdotas personales 99

100 Elementos de una presentación efectiva. La audiencia. Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que varios de los asistentes den señales de aprobación mediante alguna forma de lenguaje corporal. Es importante que dentro del tiempo de la presentación haya espacio para hacer preguntas. 100

101 Elementos de una presentación efectiva. Tecnología para una presentación efectiva La herramienta tecnológica idónea para apoyar presentaciones es el Power Point. Existen otros software como: Los procesadores de textos gráficos., Procesador de palabras Word, Publisher aplication, Excel, Flash, otras herramientas menos sofisticadas, como: Los retroproyectores, fotografías, vistas fijas, diapositivas, apuntadores láser, etc. 101

102 Los hombres no planifican fallar, pero fallan por no planificar 102

103 Bibliografía Sabe usted comunicarse? Walton, Donald. Ed. Mc Graw Hill. México. El sublenguaje del cuerpo Fast, Julius. Ed. Paidós. España. La comunicación no verbal Davis, Flora. Ed. Alianza. México. Tú eres el mensaje Ailes, Roger. Ed. Paidós. España. La primera impresión Elsea, Janet. Ed. Grijalbo. México. Presentaciones poderosas Ehrenborg, Jöns. Mattock, John. Ed. Panorama. México. 103

104 Dirección de grupos Haiman, Franklyn. Ed. Limusa. México. Cómo mejorar su autoestima Branden, Nathaniel. Ed. Paidós. Argentina. El poder de la imagen publica Gorda, Victor. Ed. Edamex. México. Calidad total para juntas y reuniones Barbosa, Erasmo. Ed. Mc Graw Hill. México. Como escribir discursos McCarthy, Edward. Ed. Panorama. México. La imagen del éxito Vargas, Gaby. Ed. Mc Graw Hill. México. 104