PRESIDENTES EJECUTIVOS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO

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1 25 de junio de 2014 PRESIDENTES EJECUTIVOS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO JESÚS ISMAEL FELICIANO OLIVERA VICEPRESIDENTE EJECUTIVO DE MERCADEO RE: PROCEDIMIENTOS A SEGUIR EN CASO DE EMERGENCIA POR CAUSA DE DISTURBIOS CLIMATOLÓGICOS ========================================================================== Durante el mes de junio comenzó la temporada de huracanes. A tales efectos, hemos revisado nuestro Plan de Contingencia dirigido a garantizar la continuidad de los servicios que ofrece el Banco, la seguridad del personal y la protección de las instalaciones, equipos, documentos y data de la Institución y las Cooperativas. A continuación, incluimos los procedimientos a seguir en las distintas áreas operacionales relacionadas con el servicio a las Cooperativas, así como los números de teléfonos celulares para comunicarse con el Banco, de surgir alguna emergencia: PROCESAMIENTO DE DEPÓSITOS (Remesas), DEVOLUCIONES 1) El Banco alterará el horario de entrega y recibo de valijas conforme a las condiciones climatológicas prevalecientes durante el período de la emergencia. El cambio se comunicará a las Cooperativas por medio cualquiera de las siguientes vías disponibles: fax, teléfono, correo y medios electrónicos, radio, televisión o prensa escrita. Las Cooperativas deberán comunicarse con sus respectivas compañías de mensajería y con el personal a cargo de dicha función, para coordinar los cambios en el servicio. 2) El Banco procesará los depósitos de las Cooperativas que sean recibidos dentro del horario establecido siempre y cuando las condiciones de la emergencia y de seguridad lo permitan. 3) El intercambio se llevará a cabo conforme a las instrucciones ofrecidas por Puerto Rico Clearing House Association. 4) Aquellas Cooperativas que envían sus depósitos electrónicamente por medio del sistema Web Deposit, el servicio se mantendrá en funcionamiento mientras las líneas de comunicación estén activas y las condiciones del tiempo y seguridad lo permitan.

2 Presidentes Ejecutivos Cooperativas de Ahorro y Crédito Plan de Contingencia BANCOOP Página -2-5) En caso de que se interrumpa la comunicación entre el Banco y las Cooperativas y se pueda llevar a cabo el proceso de las devoluciones, el Banco devolverá todos los efectos sujetos a la devolución por la razón que corresponda en aquellas cuentas manejadas por el Banco. 6) Las Cooperativas que manejan las cuentas en su sistema, estarán sujetas a recibir la información en disco compacto (CD s), si no hay la facilidad de comunicación electrónica. Las devoluciones se realizarán una vez la Cooperativa reciba el disco compacto y verifique su información. En situaciones de emergencia los bancos adoptan medidas transitorias más flexibles para trabajar las devoluciones. FONDO DE CAMBIO El servicio de fondo de cambio estará disponible bajo los términos y condiciones que establezcan la Reserva Federal, Puerto Rico Cash Facility, el Banco y la Compañía de transporte de dinero. Los cambios en este servicio se comunicarán según estipulado en el Apunte I. Se acompaña comunicación que incluye recomendaciones sobre el particular. Anejo 1. RECOGIDO Y/O ENVÍO DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (ACH / ORIGINACIÓN / CLEARING / DEVOLUCIONES) Este servicio estará disponible siempre y cuando las vías de comunicación electrónica lo permitan. Las Cooperativas que no puedan accesar la información durante el período de emergencia, se le brindará la oportunidad de accesarla posteriormente, ya que los archivos se mantendrán en los servidores del Banco. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL BANCO Dentro del Plan de Contingencia, el Banco cuenta con los siguientes elementos para garantizar la continuidad de los servicios durante el período de emergencia: 1. Planta de Emergencia - ésta comenzará a funcionar una vez falte el servicio de energía eléctrica. 2. Resguardo de maquinaria y equipo para procesamiento. (DRC) 3. Disponibilidad de teléfonos celulares para comunicación. Anejo 2.

3 Presidentes Ejecutivos Cooperativas de Ahorro y Crédito Plan de Contingencia BANCOOP Página -3- PROGRAMA TARJETAS DE CRÉDITO Y DÉBITO La Compañía Evertec, nos informó que la información provista anteriormente con relación al plan de continuidad de negocio que establece de forma resumida los distintos procedimientos a seguir en casos de emergencia no ha sido modificado por lo que permanece vigente. El detalle del plan se encuentra disponible para su revisión en horas laborables en las oficinas de Evertec. El servicio de monitoreo de transacciones a través del sistema FALCON Fraud Manager, estará disponible siempre y cuando exista la capacidad de recibir la información de los sistemas externos y se puedan contactar los socios o clientes. EFECTIVIDAD Estos procedimientos comenzarán a regir una vez el Banco confirme que las agencias acreditadas por el gobierno han decretado oficialmente el estado de emergencia o la condición climatológica y de seguridad, así lo amerite. Se aplicará por área geográfica conforme a cómo se afecten las zonas por razón del disturbio o la emergencia. Se descontinuarán una vez la situación se normalice. Estos procedimientos tendrán vigencia también en caso de desastres naturales tales como terremotos y maremotos. Recomendamos que discutan estas instrucciones con el personal concernido y sean parte del Plan de Contingencia que tiene la Cooperativa. fsd Anejos: (Listado # Teléfonos Celulares Emergencia) (Pedido Fondo de Cambio) Revisado: junio 2014

4 ANEJO 1 25 de junio de 2014 COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO CON SERVICIO DE FONDO DE CAMBIO JESÚS ISMAEL FELICIANO OLIVERA VICEPRESIDENTE EJECUTIVO DE MERCADEO RE: PEDIDO FONDO DE CAMBIO EN CASO DE EMERGENCIA POR AVISO DE HURACÁN O DISTURBIOS CLIMATOLÓGICOS Con el propósito de ejercer un control adecuado en el uso y manejo del efectivo (fondo de cambio), durante el período de emergencia de un huracán, disturbios climatológicos o desastres naturales, incluimos las siguientes recomendaciones: Revisar el Plan de Contingencia con los empleados del área de caja para repasar los procedimientos. Realizar un estimado de fondos requeridos, conforme a las experiencias pasadas, tomando en consideración el aumento en cuentas a la demanda para cubrir los retiros antes y después de la emergencia. Hacer los arreglos de seguridad interna para garantizar la protección de los fondos. Solicitar los fondos al Banco con suficiente tiempo, de manera que el dinero esté disponible en las facilidades de caja central y pueda ser entregado antes de la emergencia. Después de la emergencia, se entregará dinero, siempre y cuando las vías de acceso y las condiciones de seguridad lo permitan. Coordinar con el área de cajeros la forma y manera en que se va a atender la demanda de fondos antes y después de la emergencia. Se pueden establecer horarios especiales y limitar las cantidades por persona.

5 COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO CON SERVICIO DE FONDO DE CAMBIO Página -2- Revisar los fondos disponibles en los cajeros automáticos (ATM). Se incluye listado de teléfonos de emergencia. Revisar la adecuacidad de cubiertas de las pólizas de seguros. La Compañía Ranger American nos informó que el Plan de Contingencia diseñado para casos de tormentas tropicales y huracanes no ha sido modificado, por lo que se mantiene vigente el sometido el pasado año. Favor referirse a nuestra comunicación con fecha de 12 de junio de Para mayor información, pueden comunicarse al número de teléfono (787) o acceder a su página electrónica: QUEREMOS HACER CONCIENCIA DE QUE EN UNA EMERGENCIA, SE HACE IMPOSIBLE LA COMUNICACIÓN Y LA TRANSPORTACIÓN, POR LO QUE EXHORTAMOS A CADA COOPERATIVA TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS, DE MANERA QUE NO SE VEAN AFECTADOS SUS SERVICIOS POR FALTA DE EFECTIVO. fsd Revisado: junio 2014

6 ANEJO 2 NÚMEROS DE TELÉFONOS CELULARES DE BANCO COOPERATIVO PARA CASOS DE EMERGENCIAS (787) (787) (787) (787) (787) (787) (787) (787) (787) Cuadro (787) Cuadro (787) FALCON (787)