Sistema de Información para la Vinculación Universitaria. Manual descriptivo para subir catálogos al Sistema SIVU

Transcripción

1 Manual descriptivo para subir catálogos al Sistema SIVU 1

2 La opción de carga de catálogos permite, insertar la información de alumnos, Académicos y Dependencias a nuestra Base de datos. Para subir los catálogos tienen que buscar el archivo que debe tener la estructura que se describe a continuación. La información de estos catálogos debe estar contenida en un archivo de Microsoft Excel, el nombre del archivo no tiene importancia para esta opción, sin embargo las hojas de cada libreo si lo es. Es decir, los nombres de las hojas deben de quedar de la siguiente manera: La información de estos archivos debe ser escrita en letras mayúsculas, y no deben contener acentos. Catálogo Académicos Alumnos Dependencias Nombre de la hoja de Microsoft Excel CTLG_ACADE CTLG_ALUMNOS CTLG_DEPEN La estructura que debe de contener cada hoja es la siguiente: Académicos Columna A Numero de Personal Columna B Numero de Dependencia Columna C Apellido Paterno No mayor a 20 caracteres Columna D Apellido Materno No mayor a 20 caracteres Columna E Nombre(s) No mayor a 30 caracteres Columna F Sexo 1 carácter (M o F) Columna G Fecha de nacimiento MM/DD/AAAA Columna H Fecha de Ingreso MM/DD/AAAA Columna I Tipo de contratación No mayor a 30 caracteres TIEMPO COMPLETO 2

3 MEDIO TIEMPO POR HORAS Columna J Nivel de Estudios No mayor a 30 caracteres LICENCIATURA MAESTRIA DOCTORADO INDETERMINADO** ** El nivel de estudios indeterminado se utilizará cuando no esté claro que nivel de estudios máximo ha alcanzado el académico. Esta imagen muestra un ejemplo de cómo tienen que ir la información en académicos. Alumnos Columna A Matrícula No mayor a 9 caracteres Columna B Apellido Materno No mayor a 30 caracteres Columna C Apellido Paterno No mayor a 30 caracteres Columna D Nombre(s) No mayor a 30 caracteres Columna E Clave del nivel de No mayor a 2 caracteres Estudios (Licenciatura, maestria, etc) Columna F Descripción del nivel No mayor a 30 caracteres de estudios. Columna G Clave del Programa de Estudios No mayor a 12 caracteres Columna H Descripción del No mayor a 30 caracteres programa de estudios Columna I Numero de dependencia Columna J Genero 1 carácter (M o F) Columna K Descripción del Genero No mayor a 12 caracteres MASCULINO FEMENINO Columna L Fecha de nacimiento MM/DD/AAAA Columna M Clave programática 3

4 Columna N Clave del campus No mayor a un carácter Columna O Descripción del No mayor a 30 caracteres campus Columna P Modalidad del programa de estudios Ejemplo de la información de los alumnos tal como debe de ir en los catálogos. Dependencias Columna A Numero de dependencia Columna B Clave de Zona Columna C Clave de subzona Columna D Clave de area Columna E Tipo de dependencia Columna F Descripción de la No mayor a 50 dependencia caracteres Columna G Dirección (calle y No mayor a 100 numero de la ubicación caracteres de la dependencia) Columna H Ciudad No mayor de 50 caracteres Columna I Código postal Columna J Clave lada Columna K Numero telefónico Ejemplo de la información de las dependencias tal como debe de ir en los catálogos. 4

5 Si en algún campo como: la descripción de las dependencias, o en los nombres de académicos y alumnos se escribe nombres que sobrepasen la longitud permitida, el sistema no guarda esos registros (filas con información). Si se desea ver un reporte de los errores que hubo al querer guardar los elementos de los catálogos, en la misma forma de carga de catálogos se encuentra una liga donde se podrán visualizar cada error que hubo al intentar guardar el catalogo en el sistema. Ubicación de la liga de donde se pueden visualizar los errores. Al haber dado clic en la liga que anteriormente se mencionó, el sistema mandara un breve reporte de cuales elementos no pudieron ser guardados para que se corrijan y mas tarde se guarden de forma correcta. Ejemplo del reporte de los registros que marcaron error y no se guardaron en el sistema. Esto significa que: La fila 67 del catálogo de dependencias no se pudo cargar en el sistema debido a que la longitud de alguno de sus campos excede la longitud permitida. 5