Manual de Procedimientos. Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda enero 2014

2 Manual de Procedimientos Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda Elaboró Presentó Validó Titular de la Unidad Administrativa Titular de la Dependencia o Entidad María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 23/01/2014.

3 Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos - Listado de Procedimientos

4 Introducción El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas El Fondo de Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histórico así como los procedimientos desarrollados. Cabe señalar que este documento se actualiza en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de Fondo de Vivienda, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. 1

5 Objetivo del Manual Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a cada una de las principales funciones del Fondo de Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora, y de la misma manera tener una forma ordenada de operar y dar certeza a los empleados y derechohabientes del trabajo que actualmente se realiza en. 2

6 RED DE PROCESOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda Fecha de Hojas Elaboración 17/01/2014 Hoja 1 de 2 Código de la Red 63-FOV-RP/Rev.03 No. Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente 2.1 D 2 01 Créditos Operativo Vocal Ejecutivo de FOVISSSTESO N Créditos Financiados No. De días reales en que sea realizo el tramite/no. De días programados para la realización del trámite 01 Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. Crédito financiado sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. No de Créditos Financiados sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche por presupuesto otorgado Trabajadores del Gobierno del Estado y los Organismos afiliados a esta comisión Ejecutiva. 2.1 D 2 01 Créditos Operativo Vocal Ejecutivo de FOVISSSTESO N Créditos Financiados No. De días reales en que sea realizo el tramite/no. De días programados para la realización del trámite 02 Préstamo Hipotecario para Ampliación Crédito financiado Hipotecario para Ampliación No de Créditos Financiados Hipotecario para Ampliación por presupuesto otorgado Trabajo del Gobierno del Estado y los Organismos afiliados a esta comisión Ejecutiva, que cuentan con un préstamo de vivienda. 2.1 D 2 01 Créditos Operativo Vocal Ejecutivo de FOVISSSTESO N Créditos Financiados No. De días reales en que sea realizo el tramite/no. De días programados para la realización del trámite 03 Aplicación de movimientos y actualización de saldos de créditos hipotecarios Aplicación de movimientos Movimientos aplicados entre total de movimiento por aplicar Derechohabiente s que aportan a la Comisión Ejecutiva del Fondo para la Vivienda. 2.1 D 2 01 Créditos Operativo Vocal Ejecutivo de FOVISSSTESO N Créditos Financiados No. De días reales en que sea realizo el tramite/no. De días programados para la realización del trámite 04 Elaboración del Oficio de Liberación de Hipoteca. Oficio de liberación de hipoteca. Núm. De créditos liquidados entre numero de oficios liberados de hipoteca Trabajadores del Gobierno del Estado y los Organismos afiliados a esta Comisión Ejecutiva 3

7 Catálogo de Macroprocesos Catálogo de Facultades Elaboró Revisó Validó 1 Atención a la Salud 2 Prestación de Servicios Sociales y Económicas 3 Planeación, Programación y Presupuesto A B C D Prestaciones Económicas Servicios de Salud Administración Institucional Vivienda Arq. Verónica Gutierrez López Vocal de la Comisión Ejecutiva del Fondo para la Vivienda C.P. Francisco Javier Caraveo Rincón Jefe de Unidad de Planeación e Innovación Institucional L.A.P Teresa de Jesus Lizárraga Figueroa. Director General de ISSSTESON 4

8 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P01/Rev.01 FECHA DE EMISIÓN: 05/09/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Otorgar un apoyo al derechohabiente fácil y económico, a fin de que pueda contar con una vivienda financiada a tercero, o bien, que mejore la situación física de su vivienda. II.- ALCANCE Trabajadores al servicio del Gobierno del Estado y los Organismos afiliados a esta Comisión. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. : Al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON y a la Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda. R.O.C.H: Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los trabajadores del Estado y organismos públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON. SICREF: Sistema de Control de Créditos. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los trabajadores del Estado y organismos públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON Núm. 37 Secc.IV Lunes 7 de Noviembre del Manual de Organización ISSSTESON Julio Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio Sistema de Control de Créditos (SICREF). V.- POLITICAS Para el apoyo de enganche se solicitara una carta de asignación de la constructora firmada por el representante legal, y se verificara su autenticidad sosteniendo comunicación con el mismo, que vaya a otorgar la vivienda para la cual se solicita la prestación. Para el Crédito sin Garantía Hipotecaria se solicitara copia simple Escritura, o Título de propiedad correspondiente. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FOV-P01-F01/Rev.01 Nombre del Formato/Instructivo Solicitud de Préstamo Hipotecario. VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FOV-P01-A01/Rev.01 Nombre Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. 5

9 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Recepción de Expediente 1.1 Recepcionista de expedientes Entrega Solicitud a derechohabiente Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. 1.2 Recibe el expediente con Solicitud Préstamo Hipotecario del trabajador y/o el paquete de expedientes enviado por el sindicato, el cual deberá contener los requisitos solicitados para ese tipo de trámite 1.3 Revisa y valida que no presente adeudo vigente por concepto de préstamo otorgado por el fondo de la vivienda, NO presenta adeudo regresa para folio con el encargado, SI tiene adeudo pendiente se remite al acreditado. 1.4 Se asigna número de folio y se turna para elaboración del contrato. 2. Revisión Expediente 2.1 Auxiliar de Préstamo Registra en el sistema (SICREF) el expediente, asigna número de préstamo, turna expediente junto con pagaré a derechohabiente. 2.2 Recibe expediente y pagaré de parte del derechohabiente y archiva. 2.3 Se revisa los datos de registro con el expediente. 3. Trámite de Cheque. 3.1 Elabora recibo para el trámite de cheque y memorando para autorización y turna a Vocal Ejecutivo para firma. 3.2 Vocal Ejecutivo Autoriza y firma recibo para trámite del cheque, turna a su secretaria. 3.3 Turna a Ingresos para su respaldo Presupuestal, y posteriormente a Subdirección de Finanzas. 3.4 Secretaria del Vocal Ejecutivo 4. Entrega Cheques Se elabora relación y se turna a contabilidad, contabilidad remite a esta Vocalía contra recibos, se captura número y fecha. 4.1 Entrega cheque al acreditado y/o relación de cheques en paquete al sindicato. 5. Descuento del Crédito 5.1 Secretaria del Vocal Ejecutivo 5.2 Coordinador de Recuperación Financiera Turna póliza de cheque al encargado del área de recuperación para el alta del descuento. Este a su vez le turna copia de la póliza del cheque para archivo en minutario. FIN DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de Préstamo Hipotecario Expediente. Recibo tramite de cheque, Memorando de envió para autorización. Relación de Recibos. Oficio al sindicato 6

10 Elaboró: Revisó: Aprobó: L.A.P. Lizeth Covarrubias Hernández / Enlace de la Comisión Ejecutiva del Fondo Lic. Fernando Chapetti Siordia / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calid Arq. Verónica Gutiérrez López. / Vocal Ejecutivo de la Comisión Ejecutiva del Fo SIP-F02/REV.01 7

11 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P01/Rev.01 Fecha de elaboración: 05/09/ :04:14a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación 1 Solicitud de Préstamo Hipotecario. Recepcionista de expedientes Papel 3 años /15 años Archivo de 2 Expediente Auxiliar del prestamo Papel 3años/15 años Archivo de 4 Recibo tramite de cheque Auxiliar del prestamo Papel 1 año Archivo de 5 Memorando de envió para autorización Auxiliar del prestamo Papel 1 año Archivo de 6 Relación de Recibos Secretaria del Vocal ejecutivo Papel 1 año Archivo de 7 Oficio al Sindicato Secretaria del Vocal ejecutivo Papel 1 año Archivo de Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 8

12 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. 63-FOV-P01/Rev.01 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se recibió solicitud del derechohabiente que solicita préstamo sin garantía hipotecaria y apoyo de enganche? 2 Se revisó si no presenta adeudo por concepto de préstamo otorgado? 3 Se le asignó al expediente un número de préstamo? 4 Se elaboró recibo de trámite de cheque? 5 Se aplicó el descuento correctamente al préstamo otorgado? 9 SIP-F04/REV.01

13 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo Hipotecario para Ampliación CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P02/Rev.01 FECHA DE EMISIÓN: 05/09/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Aumentar la calidad de vida de los trabajadores al servicio del Estado, mejorando las condiciones de su vivienda, mediante un financiamiento de un préstamo hipotecario cuando este haya sido liquidado. II.- ALCANCE Trabajadores al servicio del Gobierno del Estado y los Organismos afiliados a esta Comisión Ejecutiva. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. : Al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON y a la Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda. R.O.C.H.- Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la vivienda con y sin garantía hipotecaria, para los trabajadores del estado y organismos públicos incorporados al fondo de la vivienda del ISSSTESON. Contrato.- Contrato de Préstamo con Interés y Garantía Hipotecaria. R.P.P.- Registro Público de la Propiedad del Instituto Catastral y Registral del Estado de Sonora. Cédula de Captura: Cédula Datos del Contrato de préstamo Hipotecario. SICREF.- Sistema de Control de Créditos IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los trabajadores del Estado y organismos públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON. Núm. 37 Secc.IV Lunes 7 de Noviembre del Actas de Juntas Directivas de ISSSTESON. Manual de Organización ISSSTESON Julio Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio FOV-P01-F02/REV.00 Solicitud de préstamo hipotecario. 63-FOV-P01/REV.00 Préstamo sin Garantía Hipotecaria y Apoyo de Enganche. V.- POLITICAS No se recibirá ningún expediente para el otorgamiento del préstamo hipotecario si no se cumple con la normatividad vigente. Si el solicitante no cumple con los requisitos del R.O.C.H., de integración o legales, no se le otorgara el préstamo. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FOV-P02-F01/Rev FOV-P02-F02/Rev.01 Nombre del Formato/Instructivo Cédula de captura de datos del contrato de créditos hipotecarios Contrato de mutuo con interés y garantía hipotecaria VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FOV-P02-A01/Rev.01 Nombre Diagrama de fluijo Préstamo hipotecario para ampliación. 10

14 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Recepción de Expediente 1.1 Recepciónista de Expedientes Recibe solicitud de préstamo hipotecario elaborada y expediente, pagaré debidamente integrado registra en sistema, turna al Auxiliar Contable 1.2 Auxiliar Contable Verifica el historial del derechohabiente por concepto de préstamo otorgado por el fondo de vivienda. Presenta adeudo por concepto de préstamo otorgado por el fondo de vivienda? 1.3 Si tiene adeudo pendiente remite al acreditado (PASO FIN) 1.4 No presenta adeudo por concepto de préstamo otorgado por el fondo de vivienda? 1.5 Regresa a derechohabiente para folio con la recepcionista de expedientes. 2. Elaboración de Contrato 2.1 Coordinador de Préstamos Elabora cédula Con los datos que se recopilan del expediente para elaboración de contrato. 2.2 Auxiliar de Préstamos Hipotecarios Registra en sistema SICREF, asigna número de instrumento y turna a Coordinación de informática, y elabora recibo para trámite de cheque, remite a la Vocalía para firma del mismo. 2.3 Vocal Ejecutivo Autoriza y firma recibo para el trámite de elaboración del cheque y remite a Subdirección de Finanzas. 2.4 Capturista Recibe cheque por parte de la Subdirección de Finanzas 2.5 Coordinador de Préstamos Captura contrato de mutuo y remite al Coordinador de Préstamos hipotecarios 2.6 Coordinador Jurídico de Revisa Contrato contra Cedula. El contrato es correcto SI, turna al Coordinador Jurídico de, para su revisión y validación. NO se regresa a captura para su corrección. 2.7 Recibe Cedula, Contrato y expediente, revisa y remite contrato para firma al Jefe de la Unidad Jurídica. 3. Entrega de Contrato de Mutuo 3.1 Coordinador de Préstamos Recibe y entrega contrato debidamente autorizado por la Unidad Jurídica, a los sindicatos y personal de confianza para inscripción de gravamen 4. Recepción de Contratos Inscritos en el R.P.P. 4.1 Secretaria del Vocal Ejecutivo El contrato de mutuo fue debidamente inscrito el gravamen a favor de ISSSTESON por el acreditado ante el R.P.P. SI, recibe contrato y turna al Coordinador de Préstamos. NO, El contrato fue remitido con boleta de rechazo por parte del R.P.P. Regresa al punto 2.2. Para su revisión. 5. Ingreso de Expediente y Contrato a Archivo 11 Lista de Revisión sistema SICREF Cédula de captura de datos del contrato de créditos hipotecarios. Recibo de Tramite de Cheque Bitácora de captura Contrato de Mutuo con interés y garantía hipotecaria Bitácora de Relación de Registros Contrato de Mutuo con interés y garantía hipotecaria Oficio a Sindicatos Contrato Inscrito ante el R.P.P.

15 5.1 Coordinador de Préstamo Turna Expedientes y Contratos al Auxiliar de Préstamos Hipotecarios 5.2 Auxiliar de Préstamo Hipotecarios Relaciona contratos y turna a Archivo 5.3 Encargado de Archivo Recibe expediente y contrato para resguardo 6. Entrega de Cheque 6.1 Vocal Ejecutivo Entrega cheque a acreditado y/o sindicato y estos a su vez firman póliza de cheque. 7. Póliza de Cheque 7.1 Secretaria del Vocal Ejecutivo Turna póliza de cheque de entregado al Coordinador de Recuperación Financiera para la aplicación del descuento correspondiente al préstamo. 8. Descuento del Crédito 8. Descuento del Crédito 8.1 Secretaria del Vocal Ejecutivo 8.2 Coordinador de Recuperación Financiera Turna póliza de cheque al Auxiliar de Recuperación Financiera para el alta del descuento Ingresa al sistema SICREF, da de alta el descuento y turna copia de la póliza del cheque para archivo en minutario. FIN DEL PROCEDIMIENTO Póliza de Cheque Sistema SICREF Elaboró: Revisó: Aprobó: L.A.P. Lizeth Covarrubias Hernández / Enlace de la Comisión Ejecutiva del Fondo Lic. Fernando Chapetti Siordia /Coordinador del Sistema de Gestión de la Calida Arq. Verónica Gutiérrez López. /Vocal Ejecutivo del Comisión Ejecutiva del Fondo SIP-F02/REV.01 12

16 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo Hipotecario para Ampliación Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P02/Rev.01 Fecha de elaboración: 05/09/ :59:10a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación 1 Lista de Revisión Recepción de Expedientes. Electrónico 1 Año Archivo de Fovisssteson 3 Cédula de captura de datos del contrato de Capturista Papel 1 año Archivo de Fovisssteson créditos hipotecarios. 4 Recibo de Tramite de Cheque Encargado de Archivo Papel 1 año Archivo de Fovisssteson 5 Contrato de Mutuo con Interés y Garantía Encargado de Archivo Papel 15 años Archivo de Fovisssteson Hipotecaria 6 Póliza de cheque Encargado de Archivo Papel 1 año Archivo de Fovisssteson 7 Contrato Inscrito ante el R.P.P. Encargado de Archivo Papel 15 años Archivo de Fovisssteson 8 Bitácora de captura, Contrato de Mutuo con Coordinador de Préstamo Papel 1 año Archivo de Fovisssteson interés y garantía hipotecaria 9 Bitácora de Relación de Registros Coordinador de Préstamo Papel 1 año Archivo de Fovisssteson 10 Sistema SICREF Auxilar contable, Coordinador de recuperación financiera Electrónico 15 años Sistema electronico Fovisssteson Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 13

17 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo Hipotecario para Ampliación 63-FOV-P02/Rev.01 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se recibió solicitud de préstamo hipotecario elaborado? 2 Se elaboró cédula con los datos que se recopilan? 3 Se revisó contrato contra cédula? 4 Se entregó contrato a la Unidad Jurídica? 5 se aplicó el descuento en el préstamo? 14 SIP-F04/REV.01

18 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Aplicación de movimientos y actualización de saldos de créditos hipotecarios CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P03/Rev.00 FECHA DE EMISIÓN: 27/01/2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Asegurar la aplicación de movimientos de altas, bajas y cambios que se realicen quincenalmente en los préstamos otorgados a los diferentes organismos afiliados, así como determinar el saldo actualizado de los acreditados para su registro contable. II.- ALCANCE Desde la recepción de la póliza de cheque hasta el registro contable del saldo actualizado de cada acreditado. III.- DEFINICIONES ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. Instituto: ISSSTESON. R.O.C.H.: Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los trabajadores del Estado y Organismos Públicos incorporados al Fondo de la Vivienda de ISSSTESON. SICREF: Sistema de Control de Créditos. : Fondo de la Vivienda del ISSSTESON y a la Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda del ISSSTESON. Acreditado: A los trabajadores a quienes se les haya otorgado un crédito con recursos provenientes del. IV.- REFERENCIAS Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Sonora, Decreto no. 179, en el Boletín Oficial no. 45, Sección III de fecha 5 de Junio de Ley 38 del ISSSTESON, Decreto no. 114 en el Boletín Oficinal no. 3, sección 1 del 11 de Julio de Reglamento Interior del Instituto en el Boletín Oficial no. 26, sección 2 del 1 º de Abril de Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los Trabajadores del Estado y Organismos Públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON, en el Boletín Oficial no. 37, Sección IV del Lunes 7 de Noviembre del Manual de Organización, versión NMX-CC-9001-IMNC-2008 Norma ISO 9001: FOV-P03-F01/REV.00 Formato de Altas, Bajas y Cambios en descuentos quincenales. Sistema de Control de Créditos (SICREF). V.- POLITICAS Se reciben las nóminas de Magisterio, Gobierno e ISSSTESON de forma electrónica; el resto son en papel. No procederá bajo ningún concepto la baja temporal de ningún descuento de préstamos aún vigentes, otorgados por. Revisar periódicamente aquellos descuentos que se den de baja sin la instrucción respectiva, para en su caso, proceder a solicitar la alta de descuento en la nómina correspondiente. La aplicación al sistema SICREF se realizará cuando todas las nóminas de los organismos se presentan al para obtener así los saldos de capital del acreditado. Puede presentarse un desfase de hasta dos meses en los descuentos aplicados en la nómina a los trabajadores de los organismos descentralizados. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FOV-P03-F01/Rev.01 Nombre del Formato/Instructivo Formato de Altas, Bajas y Cambios 15

19 VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FOV-P03-A01/Rev.00 Nombre Diagrama de Flujo 16

20 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Captura de datos 1.1 Coordinador de Recuperación Financiera 1.2 Auxiliar de Recuperación de Financiera 2. Seguimiento de Baja Recibe póliza de cheque, se captura fecha de entrega del crédito hipotecario en el sistema (SICREF) y captura los descuentos de Magisterio y Gobierno del Estado, y turna al Auxiliar de Recuperación Préstamos Hipotecarios. Elabora formato de alta de descuento de créditos nuevos y concentra movimientos de altas, bajas y cambios expedidos por la Coordinación de Contabilidad. 2.1 Auxiliar de Contabilidad Opero el movimiento de baja SI se procede a la elaboración de la liberación de hipoteca. NO se turna a Vocalía para la elaboración del cheque de la devolución de descuento indebido. 2.2 Revisa en la nómina el movimiento de baja del descuento Si, procede a la elaboración de la liberación de hipoteca No, turna a Vocalía para la elaboración del cheque de la devolución de descuento indebido. 2.3 Elabora liberación de hipoteca, si existe la baja del descuento. 3. Captura de movimientos 3.1 Coordinador de Recuperación Financiera. Captura estos movimientos de altas, bajas y cambios en el Sistema de Créditos de los organismos de Gobierno del Estado y Magisterio correspondientes a la quincena de que se trate. 3.2 Imprime un listado doble de los movimientos y se graba en dispositivo magnético (Se envía a Gobierno del Estado y Magisterio). 3.3 Auxiliar de Recuperación de Financiera Elabora listado de organismos, jubilados e ISSSTESON, y turna al Coordinador de Recuperación Financiera. 3.4 Elabora Oficio para altas a organismos descentralizados y turna al Coordinador de Recuperación Financiera. 3.5 Coordinador de Recuperación Financiera Firma Oficio y autoriza listado y turna al Coordinador Administrativo. 3.6 Coordinador Administrativo Valida movimientos de organismos y turna a Vocalía 3.7 Vocal Ejecutivo Revisa, autoriza y envía movimiento a respectivos organismos. 4. Solicitud de nóminas en físico 4.1 Encargado de Recuperación Financiera Elabora oficio para solicitar nóminas en papel al Departamento de Ingresos y Control Presupuestal y turna para firma al titular. 4.2 Vocal Ejecutivo Firma oficio para el Departamento de Ingresos y Control Presupuestal. Póliza de cheque. Formato de Altas, Bajas y cambios en Descuentos Quincenales. Oficio de Liberación de Hipoteca, Recibo de pago, Cheque. Oficio de Liberación Sistema de Movimientos de altas, bajas y cambios de magisterio y gobierno Listado de movimientos. Dispositivo magnético Listado de organismos Oficio a Organismos Oficio 17

21 4.3 Encargado de Recuperación Financiera Recibe nóminas de los organismos en papel de parte del Departamento de Ingresos y Control Presupuestal. 5. Verificación de nóminas "Si son electrónico" 5.2 Encargado de Sistemas Turna formato total de nóminas a Auxiliar Contable 5.3 Auxiliar Contable Recibe el formato y lo llena apoyado con la nómina en papel. Turna a Auxiliar de Sistemas. 5.4 Auxiliar de Sistemas Recibe y extrae descuentos de las nóminas de Organismos, Magisterio, Gobierno, ISSSTESON, Pensionados, DIF y CESUES. 5.5 Realiza comparación de cantidad del formato contra lo registrado en el SICREF. "Si hay diferencia" 5.7 Comunica por medio telefónico las diferencias con el Departamento de Ingresos y Control Presupuestal para la verificación de la nómina. Fin del procedimiento. 5.8 Realiza el cruce con quincena anterior y la actual, genera reporte y los turna a Auxiliar Contable. 5.9 Auxiliar Contable Recibe el reporte y verifica que el acreditado tenga el mismo número de instrumento. "Si hay diferencia" Nóminas Totales de nóminas claves 28 y 64 Reporte de Altas, Bajas y Cambios 5.11 Comunica la diferencia al Encargado de Sistemas. "Si las nóminas son en papel" 5.13 Auxiliar de Recuperación Financiera Recibe del Encargado de Recuperación Financiera las nóminas, las revisa en papel para concentrar los descuentos aplicados, identificando el nombre del trabajador, pensión, número de crédito y monto de descuento Captura en SICREF los descuentos 5.15 Imprime reporte de los descuentos para revisión por el Encargado de Recuperación Financiera Encargado de Recuperación Financiera Valida reporte y notifica a Encargado de Sistemas que está concluida la aplicación de descuentos. "Si existe un error se devuelve al paso 5.13" Copias simples de nóminas de descuentos Reporte 6. Aplicación de saldos 6.1 Encargado de Sistemas Recibe del Auxiliar Contable la notificación de agregar al SICREF los pagos por recibo y las nóminas. 6.2 Aplica los descuentos en nómina al SICREF. 18

22 6.3 Emite reporte para el registro y actualización de saldos contables de cuentas por cobrar por créditos hipotecarios. 6.4 Encargado de Contabilidad Recibe todos los reportes para realizar la póliza. 7. Elaboración de póliza 7.1 Registra los descuentos (capital, interés y seguro) en el libro para crear la póliza. 7.2 Auxiliar Contable Captura la póliza contable 8. Análisis del estatus del crédito 8.1 Realiza el cálculo en base al Reporte de crédito hipoetacrio con saldo actual menor a seis veces el capital, en el cual estima los acreedores que darán de baja porque terminarán de pagar en un lapso de seis meses y llena un formato de altas, bajas y cambios en el cual turna al Encargado de Recuperación Financiera. 8.2 Realiza un cruce con los saldos de los reportes recibidos por el Encargado de Sistemas y el SICREF para verificar si existe algún error. 8.3 Registra el estatus de baja o descuento indebido del crédito en el reporte de saldos de crédito hipotecario con saldo menor a 900 y envía a Encargado de Sistemas para que se aplique en el SICREF. "Si existen cambios" Totales de relación de descuento de créditos hipotecarios, de créditos de apoyo de enganche, de créditos de vivienda; Cancelación de saldos; Descuentos indebidos, con descuento mayor al saldo, menor a cero; Total de descuentos de nómina por tipo de crédito; Reporte de saldos de créditos hipotecarios con saldo menor a 900, con saldo actual menos a seis veces el capital y Total de saldos previstos para cuadrar la aplicación. Póliza 8.5 Encargado de Sistemas Recibe el reporte de saldos de crédito hipotecarios con saldo menor a 900 y cancelación de saldos. 8.6 Captura los estatus y aplica en el SICREF del crédito a liquidación. FIN DEL PROCEDIMIENTO 19

23 Elaboró: Revisó: Aprobó: C.P. Luz Esthela Durazo/Encargado de Contabilidad L.E. Fernando Chapetti/Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad Arq. Verónica Gutiérrez López/Vocal Ejecutivo de la Comisión Ejecutiva del Fondo SIP-F02/REV.01 20

24 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Aplicación de movimientos y actualización de saldos de créditos hipotecarios CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P03/Rev.00 Hoja 1 de 2 Fecha de elaboración: 27/01/ :05:49a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Póliza de cheque Coordinador de Recuperación Financiera 2 Formato de altas, Auxiliar de recuperación bajas y cambios en financiera descuentos quincenales 3 Sistema de Movimientos Coordinador de de altas, bajas y cambios Recuperación Financiera de magisterio y gobierno 4 Dispositivo magnético Coordinador de Recuperación Financiera 5 Listado de movimientos Coordinador de Recuperación Financiera 6 Listado de organismos Auxiliar de Recuperación Financiera 7 Oficio a Organismos Auxiliar de Recuperación Financiera Oficio de liberación de hipoteca Recibo de pago Tiempo Resguardo Ubicación Papel 1 año Archivo de Papel 1 año Archivo de Electrónico 15 años Archivo en sistema Papel 1 año Archivo de Electrónico 3 años Archivo en sistema Papel 1 año Archivo de Papel 1 año Archivo de 8 Auxiliar de contabilidad Papel 5 años Archivo de 9 Auxiliar de contabilidad Papel 5 años Archivo de 10 Cheque Auxiliar de contabilidad Papel 5 años Archivo de 11 Totales de las nóminas Auxiliar Contable Electrónico Indefinido Sistema de Control de clave 28 y 64. de Créditos. 12 Reporte de altas, bajas y Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control cambios de Créditos 13 Copias simples de Auxiliar de recuperación Electrónico Indefinido Sistema de Control nóminas de los financiera de Créditos descuentos 14 Totales de relación de Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control descuento de créditos de Créditos hipotecarios 15 Totales de relación de Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control descuento de créditos de Créditos apoyo de enganche 16 Totales de relación de Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control descuento de créditos de Créditos vivienda 17 Cancelación de saldos, Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control Descuentos indebidos de Créditos 18 Descuentos indebidos Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control con descuento mayor al de Créditos saldo 21 Disposición final

25 19 Descuento indebido menor a 0 Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control de Créditos 20 Total de descuentos de nómina por tipo de crédito Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control de Créditos 21 Reporte de saldos de crédito hipotecarios con saldo menor a 900 Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control de Créditos 22 Reporte de crédito Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control hipotecario con saldo actual menor a 6 veces el capital Total de saldos previos para cuadrar la aplicación Póliza de Créditos 23 Auxiliar de Sistemas Electrónico Indefinido Sistema de Control de Créditos 24 Encargada de Contabilidad Electrónico 5 años Archivo de * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 22

26 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Aplicación de movimientos y actualización de saldos de créditos hipotecarios 63-FOV-P03/Rev.00 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se capturó en el sistema ( SICREF) la póliza de cheque? 2 Se elaboró formato de alta de descuento de préstamos nuevos? 3 Se operó el movimiento de baja? 4 Se elaboró oficio de liberación de hipoteca? 5 Se elaboró oficio para altas a organismos descentralizados? 6 Se solicitaron las nóminas en físico? 7 Se llenó el formato total de nóminas? 8 Se compararon las cantidades de los descuentos capturados en SICREF contra el formato de total de nóminas? 9 Se verificó en reporte que el acreditado tenga el mismo número de instrumento? 10 Se validó que los descuentos capturados en SICREF son correctos? 11 Se aplicaron los descuentos en nómina al SICREF? 12 Se elaboró la póliza contable? 13 Se realizó cruce con los saldos en los reportes emitidos para verificar si existe error? 23 SIP-F04/REV.01

27 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Oficio de Liberación de Hipoteca. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P04/Rev.01 FECHA DE EMISIÓN: 05/09/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Cancelar el gravamen de hipoteca del inmueble que se presentó como garantía, para el financiamiento de un préstamo hipotecario cuando este haya sido liquidado. II.- ALCANCE Trabajadores que han liquidado su préstamo con garantía hipotecaria con cargo al. III.- DEFINICIONES R. O. C. H.: Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los Trabajadores del Estado y organismos públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON. SICREF: Sistema de Control de Créditos. R. C.: Coordinación de Recuperación de Financiera, de los préstamos. : Al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON y a la Comisión Ejecutiva. del Fondo de la vivienda del ISSSTESON. ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora. Gravamen: A la inscripción de la Hipoteca en el R.P.P. Hipoteca: Gravamen que se inscribe en el R.P.P. para garantizar el pago del préstamo otorgado. Liberación de Hipoteca: Oficio de Cancelación de Gravamen de Hipoteca. Contrato: Contrato de Mutuo Interés y Garantía Hipotecaria. IV.- REFERENCIAS Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del Ley de General de Títulos y Operaciones de Créditos. Última reforma publicada DOF Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Sonora. Decreto 179, B.O. No. 45 sección III, de fecha 5 de junio del Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1 de Abril del Reglamento para el Otorgamiento de Créditos para la Vivienda con y sin Garantía Hipotecaria, para los trabajadores del Estado y organismos públicos incorporados al Fondo de la Vivienda del ISSSTESON. Núm. 37 Secc.IV Lunes 7 de Noviembre del Sistema de Control de Créditos (SICREF). V.- POLITICAS Para hacer entrega del oficio y expediente tendrá que identificarse como el interesado, su representante sindical o en su defecto presentar carta poder. Solo se procederá a efectuar el trámite de liberación de hipoteca, a partir de que el acreditado lo solicite personalmente o mediante su delegado sindical. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 63-FOV-P04-F01/Rev.01 Nombre del Formato/Instructivo Formato para entrega de créditos liberados VII.- ANEXOS Clave de Anexo 63-FOV-P04-A01/Rev.01 Nombre Diagrama de flujo del procedimiento de Elaboración del Oficio de Liberación de Hipoteca. 24

28 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Liquidación del crédito. 1.1 Recepciónsta de Expedientes Recibe al derechohabiente que solicita la cancelación de su hipoteca. 1.2 Auxiliar Contable Identifica al acreditado en el SICREF localizando su número de pensión y de crédito 1.3 En caso de que presente adeudo: Extiende recibo para la liquidación del mismo. Con el cual acude a Caja General de ISSSTESON a liquidar su adeudo. 1.4 Si el estado de cuenta presenta saldo menor o igual a cero mediante descuentos en nómina, imprime estado de cuenta. 1.5 Turna estado de cuenta y/o recibo de liquidación para elaboración del oficio y realiza anotación en la bitácora 2 Elaboración de Oficio de Liberación. 2.1 Auxiliar de Liberación de Hipoteca Recibe estado de cuenta y/o Recibo de pago y solicita expediente del mismo al encargado de archivo para su elaboración Captura en el sistema, los datos de la hipoteca, que se extraen del contrato inscrito ante el R.P.P. Para la elaboración, del oficio de liberación de hipoteca. 2.3 Elabora memorando para envío y firma de oficios de liberación de hipoteca 3. Revisión del Estado de Cuenta 3.1 Coordinador de Contabilidad Revisa estado de cuenta, firma y remite al Coordinador Administrativo. 3.2 Coordinador Administrativo Autoriza el Estado de cuenta y remite al Coordinador Jurídico de 4. Revisión de Oficio de Liberación 4.1 Coordinador Jurídico de la Comisión Ejecutiva del Fondo para la vivienda Revisa los contenidos legales del oficio. El oficio es correcto SI, se turna a Vocal Ejecutivo para su validación. NO, se regresa a corrección al punto Autorización y Envío a Firma 5.1 Vocal Ejecutivo Autoriza y envía para firma del Jefe de la Unidad Jurídica. 6. Recepción del oficio firmado 6.1 Encargado de Elaboración de Oficios de Liberación Recibe oficio y turna al Auxiliar de Liberación de Hipoteca para captura en sistema y entrega a los acreditados. 7. Entrega de Oficio de Liberación 7.1 El acreditado se presenta con una identificación y se procede a la entrega del oficio y expediente para que el a su vez lo ingrese al R.P.P. para liberar el inmueble hipotecado a favor de ISSSTESON. FIN DEL PROCEDIMIENTO Recibo de Pago. Estado de Cuenta Bitácora para trámite de Liberaciones y Devolución de Descuento Indebido Oficio de liberación de hipoteca Memorando de envió de oficio de liberación Formato para Entrega de Documentos de Créditos Liberados 25

29 Elaboró: Revisó: Aprobó: L.A.P. Lizeth Covarrubias Hernández / Enlace de la Comisión Ejecutiva del Fondo Lic. Fernando Chapetti Siordia / Coordinador del Sistema de Gestión de la Calid Arq. Verónica Gutiérrez López. / Vocal Ejecutivo de la Comisión Ejecutiva del Fo SIP-F02/REV.01 26

30 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Oficio de Liberación de Hipoteca. Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 63-FOV-P04/Rev.01 Fecha de elaboración: 05/09/ :04:32a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación 1 Oficio de liberación de Hipoteca Encargado de Archivo Papel 2 años Archivo 2 Formato para entrega de documentos de Créditos Encargado de Archivo Papel 1 año Archivo Liberados 3 Recibo de Pago Encargado de archivo Papel 1 año Archivo 4 Bitácora para trámite de Liberaciones y Encargado de archivo Papel 1 año Archivo Devolución de Descuento Indebido 5 Memorando de envió de oficio de liberación Encargado de archivo Papel 1 año Archivo 6 Estado de Cuenta Auxiliar Contable Papel 1 año Archivo 7 Sistema de Control de Créditos (SICREF Coordinador de Informática. Papel 15 años Archivo en Sistema Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 27

31 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Comisión Ejecutiva del Fondo de la Vivienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Oficio de Liberación de Hipoteca. 63-FOV-P04/Rev.01 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se recibió del derechohabiente la solicitud de cancelación de su hipoteca? 2 Se identifico al acreditado en el sistema (SICREF)? 3 Se imprimió estado de cuenta del acreditado? 4 Se capturo en el sistema (SICREF) los datos de la hipoteca? 5 Se entregó oficio de liberación? 28 SIP-F04/REV.01