Broker. IFS Broker. Norma para la realización de auditorías de Agencias Comerciales, Importadores y Brokers

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1 Broker IFS Broker Norma para la realización de auditorías de Agencias Comerciales, Importadores y Brokers Versione 1 Diciembre de 2009

2 IFS IFS publica información, opiniones y boletines en base a su más avanzado conocimiento, pero no asume la responsabilidad de los errores, omisiones o eventuales malentendidos provenientes de sus publicaciones, especialmente este documento. Los propietarios del presente documento son: HDE Hauptverband des Deutschen Einzelhandels e.v. (Alemania) FCD Fédération des entreprises du Commerce et de la Distribution (Francia) Los propietarios de la Norma agradecen a la federación de la distribución italiana Federdistribuzione, así como a la Associazione Nazionale Cooperative Consumatori (ANCC) y la Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti (ANCD), que se incorporaron a IFS, por su implicación y cooperación activa para el desarrollo de la versión 1. Todos los derechos reservados.todas las publicaciones están protegidas por las leyes internacionales aplicables a los derechos de autor. Está prohibido y sujeto a persecución legal cualquier uso no autorizado sin el consentimiento expreso por escrito de los propietarios de la norma IFS. El uso no autorizado incluye la reproducción mediante fotocopia, la inclusión en una base de datos electrónica, o la reproducción en CD-Rom. No se puede realizar ninguna traducción sin el consentimiento oficial de los propietarios de la norma IFS. IFS Broker puede adquirirse en Internet a través de O por correo postal, electrónico o fax a: HDE Trade Services GmbH Am Weidendamm 1A Berlín Alemania Teléfono: +49-(0) Fax: +49-(0) Correo electrónico: info@ifs-certification.com HDETrade Services GmbH asume la administración comercial de IFS, en representación de los propietarios de la norma IFS, cooperando con el Grupo detrabajo IFS.

3 IFS Broker Norma para la realización de auditorías de Agencias Comerciales, Importadores y Brokers IFS Versión 1 Diciembre de 2009

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5 IFS Broker Versión 1 3 AGRADECIMIENTOS IFS quiere agradecer a todos los participantes que han contribuido con su aportación al desarrollo de IFS Broker. IFS está agradecido con los miembros del Grupo detrabajo IFS y con los subgrupos de trabajo asociados, así como con el comité de revisión que preparó el documento existente. Miembros del Grupo de Trabajo IFS: Andrea Artoni CONAD, representando a ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italy Jens Buchheim Lidl Stiftung & Co KG, German Rosanna Casciano CONAD, representando a ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italy Yvan Chamielec EMC Distribution Groupe Casino, France Roberta Denatale Auchan, representando a Federdistribuzione, Italy Gianni di Falco Federdistribuzione, Italy Antonella Donato COOP, representando a ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italy Gerald Erbach METRO Cash & Carry International GmbH, Germany Isabelle Formaux Luc Horemans Scamark Groupement Leclerc, France Cécile Gillard Kaplan Groupe Carrefour, France Annegret Karsch-Keller Kaufland Warenhandel GmbH & Co. KG, Germany Marguerite Knefel Système U, France Jan Kranghand Metro Group Buying International GmbH, Germany Laurence Manuel Provera Alimentaire, France Dr. Angela Moritz REWE Group, REWE-Zentral-AG, Germany Horst Röser COOP, Switzerland Sergio Stagni COOP, representando a ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italy BéatriceThiriet Auchan, France Karin Voss EDEKA Zentrale AG & Co KG, Germany IFS también quiere agradecer a las siguientes personas su valiosa colaboración: Francisco Contreras Christine Flöter Dr. Gisela Kell Heinz Langmarc Andreas Petke Florian-Fritz Preuß Zusana Wiegand EDEKA Fruchtkontor, Germany TÜV Nord Cert GmbH, Germany EDEKA Zentral AG, Germany auditpartner GmbH, Germany tegut Gutberlet Stiftung & Co. Quant Qualitätssicherung GmbH EDEKA Fruchtkontor, Germany Personal de IFS Steffi Becker Janina Glasner Stéphanie Lemaitre Sabine Podewski Alexander Rogge StephanTromp Serena Venturi IFS Project Manager, HDE IFS Quality Assurance Manager, HDE IFS Project Manager, FCD IFS Auditors compliance, HDE IFS Managing Director, FCD IFS Managing Director, HDE IFS Contact person, IFS Office Italy

6 4 IFS Broker Versión 1 Como una parte del proceso de revisión de la norma se llevaron a cabo auditorías piloto. Queremos agradecer la colaboración en las mismas a las siguientes compañías: Bioss Rohstoffe GmbH, Germany Anton Dürbeck GmbH, Germany Frulana GmbH, Italy Jin-Jin Europe B.V., Netherlands Ulmer GmbH & Co. KG, Germany Riegel Weinimport GmbH, Germany

7 IFS Broker Versión 1 5 Índice Part 1: Protocolo de auditoría 1 La historia del IFS Broker Introducción Objetivos y contenido del protocolo de auditoría Requisitos generales para el sistema de gestión de la calidad Tipos de auditorías Auditoría inicial Auditoría complementaria Auditoría de renovación (tras caducar la auditoría anterior) Alcance de la auditoría El proceso de certificación Preparación de la auditoría Elección de una entidad de certificación acuerdos contractuales Duración de la auditoría Diseño del plan de auditoría Evaluación de los requisitos Consideración de un requisito como desviación Consideración de un requisito como no conformidad (ANEXO 4) No conformidad mayor KO (Knock out) Consideración de un requisito N/A (no aplicable) Determinación de la frecuencia de auditoría Informe de auditoría Estructura del informe de auditoría Diferentes pasos en la cumplimentación del informe de auditoría... 22

8 6 IFS Broker Versión Diseño del informe previo de auditoría y del boceto del plan de acción Cumplimentación por la compañía del plan de acciones correctivas Validación del plan de acciones por el auditor Normas adicionales relativas al informe de auditoría Relación entre dos informes consecutivos de auditoría (inicial y de renovación) Traducción del informe de auditoría Puntuación, condiciones para la redacción del informe y la emisión del certificado Concesión del certificado Plazos para la concesión del certificado Diferentes etapas en el proceso de certificación Diferentes etapas en el proceso de certificación si se ha evidenciado una no conformidad mayor Distribución y Conservación del Informe de Auditoría Acciones suplementarias Procedimiento de recursos Reclamaciones Propiedad y uso del logotipo IFS Revisión y desarrollo posterior de la Norma Evaluación de las entidades de certificación por parte de las compañías ANEXO 1: Ámbito IFS Food IFS HPC IFS Cash & Carry/Wholesale IFS Logística IFS Broker ANEXO 2: Proceso de certificación ANEXO 3: Alcance de IFS Broker ANEXO 4: Diagrama de flujo para KO s y no conformidades mayores... 37

9 IFS Broker Versión 1 7 Parte 2: Requisitos de IFS Broker 1 Responsabilidad de la dirección Política corporativa/principios corporativos Estructura corporativa Revisión por la dirección Sistema de Gestión de la Calidad Gestión del riesgo/appcc Requisitos de la documentación Conservación de los registros Gestión de los recursos Gestión de los recursos humanos Formación Proceso de prestación del servicio Revisión del contrato Especificaciones del producto Trazabilidad (incluyendo OMGs y alérgenos) Mediciones, Análisis, Mejoras Auditorías internas Cuarentena de productos y liberación Gestión de las reclamaciones de las autoridades y los clientes Gestión de incidentes, retirada de productos, recuperación de productos Gestión del producto no conforme Acciones correctivas Requisitos especiales: Broker Desarrollo de producto Compras Envasado del producto Análisis de producto Proveedor logístico de tercera parte ANEXO Glosario... 48

10 8 IFS Broker Versión 1 Parte 3: Requisitos para las Entidades de Acreditación, Entidades de Certificación yauditores Proceso de acreditación y certificación IFS 0 Introducción Requisitos para las Entidades de Acreditación Requisitos generales Formación requerida para el comité de acreditación (o persona competente) Competencias del evaluador de la entidad de acreditación Frecuencia de las evaluaciones de las entidades de certificación Acreditación de una entidad de certificación con actividad internacional Requisitos para las Entidades de Certificación Proceso de acreditación EN para IFS Firma de un contrato con los propietarios de IFS Decisión de certificación Responsabilidades de la entidad de certificación relativas a formadores IFS y auditores IFS (incluyendo autónomos) Requisitos específicos para los formadores IFS Curso «Train thetrainer» Requisitos para los auditores IFS Requisitos antes de solicitar la realización de los exámenes IFS Requisitos generales para los auditores al solicitar la realización de los exámenes IFS Proceso de examen IFS Ampliación del alcance para auditores IFS aprobados Alcance IFS Broker para auditores IFS aprobados Cambio de la entidad de certificación ANEXO 1: Alcances para auditores... 66

11 IFS Broker Versión 1 9 Parte 4: Confección del Informe, Software AuditXpress y portal de auditoría IFS 0 Introducción Confección del Informe Visión general de la auditoría (Anexo 1) Informe de auditoría (Anexo 2) Plan de acción (Anexo 3) Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4) Software AuditXpress El portal de auditoría IFS y la base de datos IFS ( 72 ANEXO 1: Portada del informe de auditoría Primera página del informe de auditoría Explicaciones relativas al informe de auditoría ANEXO 2: Informe de Auditoría Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección Informe de las valoraciones N/A Informe detallado de auditoría ANEXO 3: Plan de acción ANEXO 4: Certificado ANEXO: Checklist del IFS Broker, Versión

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13 IFS Broker Versión 1 11 Parte 1: Protocolo de auditoría 1 La historia del IFS Broker Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspecto importante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distribución. Hasta 2003, se llevaban a cabo por sus departamentos propios de gestión de la calidad. Varios factores han contribuido a la necesidad de desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria, entre ellos, las demandas de los consumidores, la responsabilidad cada vez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y la globalización del suministro de productos. Adicionalmente, se tenía que encontrar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realización de multitud de auditorías, tanto por parte de distribuidores como de fabricantes. Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) y a su homóloga francesa Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD) desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimentaria para productos con marca del distribuidor, conocida como International Food Standard (IFS), cuyo objetivo fue permitir la evaluación de los sistemas de calidad y seguridad alimentaria de los fabricantes, tomando como referencia un enfoque uniforme. Esta norma es aplicable a todas las etapas más allá de la producción primaria. En tiempos de globalización, la adquisición de productos se hace globalmente de diferentes maneras. Cada vez más, brokers e importadores se están convirtiendo en una importante manera de acercar a productores y minoristas. Esta clase de aprovisionamiento no fue cubierto por las normas existentes de IFS Food e IFS Logística, ni por otros estándares. Ésa es la razón por la que se ha desarrollado IFS Broker. El objetivo principal de IFS Broker es comprobar cómo los brokers seleccionan a sus proveedores, qué requisitos de calidad han implantado y si pueden satisfacer los requisitos legales actuales, como por ejemplo la trazabilidad. Los objetivos básicos de IFS Broker, como del resto de las normas IFS, son: Establecer una norma común con un sistema común de evaluación Trabajar con la aprobación de entidades de certificación acreditadas y cualificadas y con auditores Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transparencia a lo largo de toda la cadena de suministro Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores

14 12 IFS Broker Versión 1 2 Introducción 2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que se aplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Food. El objetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las entidades de certificación que llevan a cabo auditorías tomando como referencia los requisitos de IFS, y de acuerdo con la norma de acreditación EN 45011/ISO IEC Guía 65. También detalla los procedimientos que deben respetar las compañías auditadas, y facilita aclaraciones sobre el interés de dichas auditorías. Sólo las entidades de certificación acreditadas conforme a EN 45011/ ISO IEC Guía 65 para el alcance de IFS, y que hayan firmado el acuerdo marco con los propietarios de la norma pueden llevar a cabo auditorías tomando como referencia el IFS Broker, y pueden emitir certificados. Los requisitos de IFS que afectan a las entidades de certificación están descritos de manera clara en la Parte 3 de este documento. 2.2 Requisitos generales para el sistema de gestión de la calidad En general, cuando audita conforme a IFS, el auditor evalúa si los diferentes elementos del sistema de gestión de la calidad del auditado están documentados, implantados, actualizados y mejorados de manera continua. El auditor examinará los siguientes elementos: Responsabilidad, autoridad, cualificación y descripción del puesto de trabajo Procedimientos documentados e instrucciones relativas a su implantación Inspección y ensayo: requisitos y criterios definidos de aceptación y tolerancia Acciones a tomar en caso de no conformidad Investigación de las causas que generan las no conformidades y la implantación de medidas correctivas Análisis de conformidad de los datos de calidad y su implantación en la práctica Manipulación, almacenamiento y acceso a los registros de calidad, tales como datos de trazabilidad Control de documentos Todos los procesos y procedimientos deben ser comprensibles, y el personal responsable deberá comprender los principios del sistema de gestión de la calidad.

15 IFS Broker Versión 1 13 El sistema de gestión de la calidad se basa en la siguiente metodología: Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad Determinar la secuencia e interacción de estos procesos Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y el control eficaz de estos procesos Asegurar la disponibilidad de información necesaria para facilitar la operación y vigilancia de estos procesos Medir, vigilar y analizar estos procesos, e implantar las acciones necesarias para conseguir los resultados planificados y la mejora continua. 3 Tipos de auditorías 3.1 Auditoría inicial Una auditoría inicial es la primera auditoría IFS Broker que se realiza a una compañía. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre la compañía y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta auditoría, se audita a la compañía en su totalidad, tanto los documentos como los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFS Broker. En el caso de que se realice una auditoría previa, el auditor que lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve a cabo la inicial. Es más, el auditor de la auditoría inicial no deberá conocer las conclusiones de la auditoría previa. 3.2 Auditoría complementaria Una auditoría complementaria se requiere bajo determinadas circunstancias, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación) han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (ver tabla nº 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se concentra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no conformidades (p.e. no conformidades mayores) que se han evidenciado a lo largo de la auditoría anterior. La auditoría complementaria se llevará cabo en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. En caso de no conformodidad mayor que afecte al sistema de gestión, la auditoría complementaria se llevará a cabo como pronto, después de 6 semanas.

16 14 IFS Broker Versión 1 Si la auditoría complementaria no se ha llevado a cabo antes de 6 meses, será necesaria una auditoría completa. Si la auditoría complementaria no es satisfactoria, también entonces será necesaria una auditoría completa. La eliminación de las no conformidades mayores se verificará siempre mediante una visita del auditor a las instalaciones. 3.3 Auditoría de renovación (tras caducar la auditoría anterior) Las auditorías de renovación son aquellas que se llevan a cabo tras la auditoría inicial y antes de la fecha prevista para la próxima evaluación. El certificado contiene mención al período en que ésta debe llevarse a cabo. La auditoría de renovación es una auditoría completa a la compañía, cuyo resultado es la emisión de un certificado renovado. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFS Broker. Se presta especial atención a las desviaciones y no conformidades detectadas durante la auditoría anterior, así como al grado de implantación y la eficacia de las acciones correctivas y preventivas especificadas en el plan de acciones correctivas de la compañía. La fecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fecha de la auditoría anterior, y no de la de emisión del certificado. Las compañías son las responsables de mantener su certificación.todas las compañías certificadas IFS recibirán un recordatorio desde el portal de auditoría on-line IFS tres meses antes de la caducidad de su certificado. Las entidades de certificación pueden también contactar con la compañía para fijar la fecha de la nueva auditoría. Las fechas que se hayan fijado serán anunciadas a través del portal de auditoría IFS. 4 Alcance de la auditoría La Norma IFS Broker es una norma para auditar brokers que seleccionan a proveedores de productos alimenticios con marcas del distribuidor o no alimenticios. La Norma IFS Broker sólo puede aplicarse cuando la compañía que quiere llevar a cabo este tipo de auditoría solo realiza actividades comerciales. Si tiene cualquier tipo de producción propia, solo le es aplicable el IFS Food o IFS HPC (Hogar y Cuidado Personal). Si un broker realiza actividades de transporte, almacenamiento y distribución, deberá realizar además del IFS Broker, que cubre únicamente las actividades comerciales, una auditoría de estas actividades de la compañía tomando como referencia IFS Logistica. Antes de que se lleve a cabo la auditoría, el alcance de la misma deberá haber sido definido y validado entre la compañía y la entidad de certificación. El alcance estará definido con claridad en el contrato entre la compañía y la entidad de certificación, así como en el informe de audi-

17 IFS Broker Versión 1 15 toría y el certificado. La uditoría es específica para la instalación en la que se lleva a cabo las actividades de comercialización. Cuando exista una estructura descentralizada y la auditoría a una sola instalación se muestre insuficiente para hacerse una idea exhaustiva de las capacidades de la compañía, deberán incluirse en la auditoría todas las instalaciones necesarias para ello. Esta situación quedará documentada en el informe y el certificado. 5 El proceso de certificación 5.1 Preparación de la auditoría Antes de ser auditada, la compañía estudiará en detalle todos los requisitos de la norma IFS Broker. La compañía es la responsable de adquirir un ejemplar de la versión vigente de la norma. Para prepararse para la auditoría inicial, una compañía puede llevar a cabo una auditoría previa, cuyo único uso previsto es interno, y no puede incluir recomendación alguna. La entidad de certificación será la responsable de comunicar a los propietarios de IFS, a través del portal de auditoría IFS, la fecha prevista para la realización de una auditoría inicial o de renovación. Se programará una auditoría de renovación dentro de las 4 semanas antes de finalizar la validez del certificado. La fecha prevista de cada auditoría (inicial, renovación y seguimiento), se insertará en el diario en la base de datos hasta 2 semanas antes de la fecha. Es posible cambiar la fecha a corto plazo. 5.2 Elección de una entidad de certificación acuerdos contractuales Para llevar a cabo la auditoría IFS, la compañía seleccionará una entidad de certificación de entre las aprobadas. Sólo podrán llevar a cabo auditorías IFS y emitir el correspondiente certificado las entidades de certificación acreditadas conforme a EN cuyo alcance incluya IFS y que hayan firmado un contrato con IFS (ver Parte 3). La lista de todas las entidades de certificación aprobadas para IFS a nivel internacional está disponible, organizada por países, en la web Las entidades de certificación pueden disponer de un equipo de auditores multidisciplinares, capaces de llevar a cabo auditorías para cualquier tipo de categoría de producto/alcance y proceso, o bien, disponer de auditores cuya aptitud esté limitada a determinadas categorías de producto/alcances. La entidad de certificación facilitará la confirmación de los alcances de producto para los cuales la entidad puede llevar a cabo auditorías.

18 16 IFS Broker Versión 1 Deberá existir un contrato entre la compañía y la entidad de certificación, en el que se detallen el alcance de la auditoría, la duración y los requisitos relativos a informes. La auditoría se desarrollará preferiblemente en el idioma de la compañía y la entidad de certificación deberá hacer el máximo esfuerzo posible para asegurar que el auditor seleccionado tenga ese idioma como lengua materna o lengua habitual de trabajo. Es responsabilidad de la compañía verificar que la entidad de certificación seleccionada esté acreditada para llevar a cabo certificaciones basadas en IFS. Sólo se podrán llevar a cabo auditorías combinadas en el caso de que éstas se desarrollen de acuerdo a la misma norma de acreditación. 5.3 Duración de la auditoría Las entidades de certificación disponen de sistemas adecuados para estimar el tiempo mínimo necesario para la auditoría. La experiencia demuestra, no obstante, que habitualmente el tiempo de auditoría requerido es de 1 día. La preparación del informe de auditoría requiere un período adicional de aproximadamente 0,5 días. Se han identificado varios factores que influyen en el tiempo de auditoría, que están detallados en el contrato entre la compañía y la entidad de certificación. Entre éstos: El tamaño del broker El tipo de proceso de servicio (solo las actividades de broker o actividades logísticas adicionales El alcance de la auditoría El número de personas empleadas en el establecimiento El número de no conformidades halladas en la auditoría anterior. La duración de la auditoría se podría alargar atendiendo a los factores expuestos. La entidad de certificación deberá justificar cualquier desviación a estas recomendaciones en la primera página del informe de auditoría, en el campo «perfil de auditoría». Las normas mencionadas anteriormente se aplican también a auditorías de renovación, que deben considerarse como auditorías completamente nuevas. 5.4 Diseño del plan de auditoría La entidad de certificación diseña el plan de auditoría, que debe incluir los detalles relativos al alcance de auditoría y la complejidad de la misma. Debe ser suficientemente flexible para poder dar respuesta a

19 IFS Broker Versión 1 17 las eventualidades que pudieran surgir a lo largo de la auditoría de certificación in situ. El plan de auditoría deberá tomar en consideración el informe de auditoría y el plan de acción relativos a la última auditoría de certificación. Debe especificar asimismo qué actividades empresariales de la compañía se van a auditar. La compañía sólo puede ser auditada en el momento en que esté prestando las actividades especificadas en el alcance de la auditoría. La auditoría se compone de los cinco elementos siguientes: la reunión inicial la evaluación del estado de los sistemas de gestión de la calidad y la seguridad, mediante comprobación documental. la inspección in situ en las instalaciones de la empresa broker y entrevistas con el personal la preparación final de las conclusiones de la auditoría la reunión final La compañía prestará al auditor el apoyo necesario durante la auditoría. Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentes niveles del organigrama. Es recomendable que los directores de la compañía estén presentes durante las reuniones inicial y final, con el objetivo de que se pueda hablar de las desviaciones y non conformidades, y se pueda comenzar con las acciones correctivas. El auditor que lleve a cabo la auditoría, evaluará todos los requisitos de IFS Broker, aplicables a la estructura de la compañía. Durante la reunión final, el auditor presenta todos los hallazgos y comenta todas las desviaciones y no conformidades que se han identificado.tal como especifica la Norma EN 45011/Guía ISO IEC 65, el auditor tan solo puede facilitar una evaluación provisional del estado de la compañía durante la reunión final. La entidad de certificación emitirá un informe previo de auditoría y un boceto del plan de acción para la compañía, que deberá ser utilizado como base para el diseño de las acciones correctivas para las desviaciones y las no conformidades. La dirección de la entidad de certificación sólo puede tomar la decisión de certificación y preparar el informe de auditoría definitivo tras la recepción del plan de acción completado. La emisión del certificado depende de los resultados de la auditoría. 5.5 Evaluación de los requisitos La auditoría evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación o no conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinado requisito de IFS, el auditor debe evaluar cada uno de los requisitos de la norma. Hay diferentes maneras de categorizar los hallazgos.

20 18 IFS Broker Versión Consideración de un requisito como desviación En IFS existen cuatro posibilidades de puntuación. Puntuación: A: Conformidad total respecto del requisito mencionado en la norma B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito D: El requisito de la norma no ha sido implantado. A cada requisito se le asignarán puntos, de acuerdo con la siguiente tabla: Tabla nº 1: Puntuación Resultado Explicación Puntos A Conformidad total 20 puntos B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte del requisito 5 puntos D (desviación) El requisito no ha sido implantado 0 puntos El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas sus puntuaciones B, C y D. Adicionalmente a esta puntuación, el auditor puede decidir atorgar a la compañía un «KO» o una «no conformidad mayor» que sustraerá puntos de la puntuación total. Estas posibilidades se explican en los capítulos siguientes Consideración de un requisito como no conformidad (ANEXO 4) En IFS, hay también dos tipos de no conformidades, «no conformidad mayor» y «KO». Ambas implican la substracción de puntos de la puntuación total. Si la compañía incurre en al menos una de éstas, no se podrá conceder el certificado. El certificado estará bloqueado en la base de datos de IFS por el organismo de certificación en un plazo máximo de 2 semanas tras la auditoría. La razón del bloqueo se insertará en inglés y la empresa deberá ser informada. La programación de la nueva auditoría depende del resultado de auditoría (ANEXO 4).

21 IFS Broker Versión No conformidad mayor Una no conformidad mayor se define de la siguiente manera: Cuando existe una deficiencia sustancial en el cumplimiento de los requisitos de la Norma, lo que incluye seguridad del producto y también los requisitos legales aplicables en los países de producción y de destino. También se puede otorgar una no conformidad mayor cuando la no conformidad identificada puede implicar un peligro serio para la salud de los consumidores. Una no conformidad mayor se puede otorgar contra cualquier requisito, a excepción de los requisitos KO. Una no conformidad mayor sustraerá un 15 % de la máxima puntuación total posible. El certificado tiene que ser bloqueado por la entidad de certificación en la base de datos de IFS (ANEXO 4). Tabla nº 2: Evaluación de una no conformidad mayor Evaluación Puntuación Resultado No conformidad mayor Se sustrae un 15 % de la máxima puntuación total posible No es posible conceder el certificado En el caso de no conformidad mayor y 75%, la nueva auditoría se programará a más tardar 6 meses después de la auditoría en la que se evidenció la no conformidad mayor. En el caso de una no conformodidad mayor que afecte al sistema de gestión, la auditoría se programará antes de 6 semanas después de la auditoría en la que se evidenció la no conformidad mayor. En el caso de más de una no conformidad mayor y <75%, la nueva auditoría se programará antes de 6 semanas después de la auditoría en la que se evidenció la no conformidad mayor KO (Knock out) En IFS Broker determinados requisitos se han considerado requisitos KO (KO Knock out). Si, durante la auditoría, el auditor considera que la compañía no los satisface, a la compañía no se le concederá el certificado o, según proceda, se le retirará o suspenderá la certificación. En cualquier caso, la auditoría deberá completarse y todos los requisitos serán evaluados para facilitar a la compañía una visión completa de su situación. En caso de identificar un KO, se deberá llevar a cabo una nueva auditoría completa, en la que se deberá demostrar evidencia de conformidad. La nueva auditoría no se deberá llevar a acabo antes de 6 semanas después de haber llevado a cabo la auditoría en la que se ha evidenciado un KO.

22 20 IFS Broker Versión 1 En IFS Broker, los siguientes 9 requisitos son considerados KO: Responsabilidades de la dirección Gestión del riesgo/appcc Especificaciones del cliente Sistema de trazabilidad Auditorías internas Procedimiento de retirada y recuperación Gestión del producto no conforme Acciones correctivas Análisis del producto análisis especiales, requeridos por el cliente Los requisitos KO se evaluarán de acuerdo a las siguientes normas de puntuación: Tabla nº 3: Puntuación de requisitos KO Resultado Explicación Puntos A Conformidad total 20 puntos B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos C (desviación) KO (=D) Se ha implantado una pequeña parte del requisito El requisito no ha sido implantado No se permite la puntuación «C» Se substrae un 50% de la máxima puntuación total posible => la concesión del certificado no es posible Importante! No se permite la puntuación «C» en un requisito KO. El auditor puede sólo puntuar el cumplimiento del requisito con A, B o D (= KO). Cuando se puntúa con una «D» un requisito KO, se sustrae un 50 % de la máxima puntuación total posible, lo que automáticamente implica que la compañía no está en condiciones de obtener un certificado IFS Broker Consideración de un requisito N/A (no aplicable) Si el auditor considera no aplicable un requisito, debe utilizar la notación: N/A: No aplicable, con una breve explicación. En caso de considerar no aplicables uno o varios requisitos, el auditor tiene la posibilidad de puntuarlos «N/A», explicando su consideración en el informe de auditoría. Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sino que deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de auditoría.

23 IFS Broker Versión 1 21 Como puede haber varios requisitos no aplicables, utilizar una puntuación absoluta para la auditoría llevaría a error. Por ello, el sistema de puntuación de IFS Broker se basa en el porcentaje de la puntuación total posible, y es éste el que se utiliza para decidir la categorización del establecimiento como de «nivel básico» o «nivel superior». Si el requisito n o se evalúa como N/A, la entidad de certificación y el auditor se responsabilizarán de que las especificaciones del cliente no requieren análisis del producto. Un engaño deliberado por parte del proveedor conlleva la retirada de la certificación. 5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría. En el IFS Broker versión 1, se utilizará una misma frecuencia de auditoría para todo tipo de productos y niveles de certificación. La frecuencia de auditoría es de 12 meses, a contar desde la fecha de auditoría, no desde la fecha de emisión del certificado. Tabla nº 4: Frecuencia de auditoría Nivel del certificado Nivel básico Nivel superior Todos los productos 12 meses 12 meses 5.7 Informe de auditoría Tras la ejecución de la auditoría, se redactará un informe completo en el formato acordado (ver Parte 4) Estructura del informe de auditoría El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirar transparencia y confianza al lector. El informe de auditoría se subdivide en diferentes secciones: Resumen de la auditoría con descripción detallada del alcance, y Un resumen general en formato de tabla para todos los capítulos. El resultado de la auditoría especificará el nivel y porcentaje. Observaciones a las no conformidades mayores y requisitos KO Un resumen de todas las desviaciones y no conformidades encontradas Para cada capítulo (1 a 5), se incluirá un breve resumen del capítulo

24 22 IFS Broker Versión 1 Una lista separada (que incluya justificaciones) de todos los requisitos evaluados como N/A (no aplicable) Un informe de auditoría detallado Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B, no conformidades (mayores o requisitos KO puntuados con una D) identificados durante la auditoría deben presentarse en un plan de acción separado. La compañía tiene que diseñar un plan de acciones correctivas. De esta manera, el lector del informe puede ver no sólo las no conformidades, sino también las acciones correctivas que la compañía piense emprender. Si se identifica una no conformidad mayor que posteriormente se resuelve y el resultado de la auditoría es positivo, la entidad de certificación mencionará en el informe de auditoría el requisito que se incumplía en el momento de identificar esa no conformidad Diferentes pasos en la cumplimentación del informe de auditoría Diseño del informe previo de auditoría y del boceto del plan de acción El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntuados con una D y no conformidades mayores), todas las desviaciones (B, C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitos considerados como N/A. Puede aceptarse que algunas partes del informe se acorten o alarguen para adaptarlo a necesidades específicas, pero el formato general del informe no deberá alterarse, cumpliendo con los requisitos de este apartado. El plan de acción incluirá todos los requisitos que no hayan sido puntuados con una A o N/A. El boceto del plan de acción deberá respetar el del software AuditXpress (asistente para el redactor del informe de auditoría IFS). Incluirá los elementos de la tabla siguiente. El boceto del plan de acción emitido por las entidades de certificación que no utilicen el software AuditXpress será conforme al mismo, en lo que a diseño se refiere. El auditor completará el campo A de la tabla nº 5, explicando y justificando los hallazgos que suponen desviaciones y no conformidades antes de enviar a la compañía el boceto del plan de acción y el informe previo de auditoría. La entidad de certificación enviará a la compañía tanto el informe previo de auditoría como el boceto del plan de acción antes de dos semanas, a contar desde la fecha de auditoría. El plan de acción se estructura de la siguiente manera:

25 IFS Broker Versión 1 23 Tabla nº 5: Boceto del plan de acción Requisito IFS La estructura de la compañía Las responsabilidades y competencias deberán KO La dirección se asegurará de que La compañía deberá disponer de un sistema KO La base del sistema de control Número del requisito Puntuación B C KO/D NC Mayor KO/B Explicación (por el auditor) Acción correctiva (por la compañía) Responsabilidad Fecha y estado de implantación (por la compañía) Aceptación del auditor Campo A Campo B Campo C Campo D Cumplimentación por la compañía del plan de acciones correctivas La compañía introducirá su propuesta de acciones correctivas (campo B de la tabla n o 5) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B y no conformidades (no conformidades mayores, requisitos KO puntuados con una D) que haya listado el auditor. La compañía establecerá de manera clara las responsabilidades y plazos para la implantación (tabla n o 5, Campo C) para todas las desviaciones puntuadas con una C o una D y las no conformidades (no conformidades mayores o requisitos KO puntuados con una B o una D). La compañía enviará el plan de acciones correctivas a la entidad de certificación en un plazo máximo de dos semanas a contar desde la fecha de recepción del informe previo de auditoría y del boceto del plan de acción. Si no se respeta este plazo, la compañía deberá recibir una auditoría completa inicial o una auditoría de renovación. Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de acciones correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantación para todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C o una D, y requisitos KO puntuados con una B. El plan de acciones correctivas que la compañía transmita a la entidad de certificación no tendrá un efecto sobre la puntuación final, pero su idoneidad puede influir sobre la decisión final de concesión del certificado. La compañía deberá siempre facilitar un plan de acciones correctivas documentado antes de recibir el informe final y el certificado. El objetivo final de este plan es encaminar a la compañía hacia la mejora continua.

26 24 IFS Broker Versión 1 Nota: Cuando la compañía obtenga una puntuación D en algún requisito KO y, en consecuencia, no se le conceda el certificado, se recomienda que complete el plan de acciones, con un objetivo final de mejora Validación del plan de acciones por el auditor El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán la idoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan de acciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de la tabla n o 5). Si las acciones correctivas no se consideran adecuadas, la entidad de certificación deberá devolver el plan de acciones a la compañía para su corrección y finalización dentro de plazo Normas adicionales relativas al informe de auditoría Relación entre dos informes consecutivos de auditoría (inicial y de renovación) Cuando el auditor puntúe con una C o una D un determinado requisito, las acciones correctivas deberán haber sido implantadas antes de la auditoría de renovación. Si no es así, el auditor tiene la posibilidad de considerar esa situación como una no conformidad mayor. De esta manera, se asegura que la entidad de certificación lea el informe de auditoría y el plan de acciones correctivas de la auditoría anterior, incluso si la participación en los mismos ha correspondido a otra entidad Traducción del informe de auditoría Debido al carácter internacional de IFS, es importante que los clientes comprendan el idioma en que se ha redactado el informe de auditoría especialmente las desviaciones y no conformidades identificadas por el auditor. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerlo ampliamente comprensible, se deberán traducir al inglés las siguientes explicaciones referentes a desviaciones y no conformidades recogidas en el plan de acciones (tabla n o 5, Campo A): Requisitos KO puntuados con una B o una D Requisitos puntuados con una C o una D No conformidades mayores Traducir estas explicaciones constituye una obligación para la entidad de certificación y es su responsabilidad. Se recomienda encarecidamente que se traduzcan también al inglés las acciones correctivas propuestas. La traducción se realizará bajo la frase en la versión original y se incluirá en el informe de auditoría, antes de cargar el informe final de auditoría en el portal de auditoría.

27 IFS Broker Versión Puntuación, condiciones para la redacción del informe ylaemisión del certificado Tabla n o 6: Puntuación y concesión del certificado Resultado de la auditoría Estado Acciones a llevar a cabo por el auditado Tipo de informe Certificado 1. Al menos 1KO No aprobado Acciones y acordar nueva auditoría inicial El informe indica el estado No 2. >1 NC mayor y/o <75% de cumplimiento de los requisitos No aprobado Acciones y acordar nueva auditoría inicial El informe indica el estado No 3. Máximo 1NC mayor y 75% de cumplimiento de los requisitos No aprobado, a no ser que se emprendan acciones Enviar plan de acciones antes de 2 semanas desde la recepción del informe previo. Auditoría complementaria máximo 6 meses después El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Certificado, dependiendo de los resultados de la auditoría complementaria 4. La puntuación total es 75y<95% Aprobado para el nivel básico IFS Broker tras la recepción del plan de acciones Enviar plan de acciones antes de 2 semanas desde la recepción del informe previo. El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Sí, certificado de nivel básico de 12 meses de validez 5. La puntuación total es 95% Aprobado para el nivel superior IFS Broker tras la recepción del plan de acciones Enviar plan de acciones antes de 2 semanas desde la recepción del informe previo. El informe incluye el plan de acciones e indica el estado Sí, certificado de nivel superior de 12 meses de validez 6 Concesión del certificado Se emitirá un certificado para cada establecimiento de manera individualizada, o para un determinado grupo de productos de ese establecimiento. 6.1 Plazos para la concesión del certificado La entidad de certificación es la responsable de tomar la decisión de conceder o no el certificado IFS Broker. La decisión debe ser tomada por persona/s (cualificación de acurerdo a Parte 3, 2.3) diferente/s de las que

28 26 IFS Broker Versión 1 realizaron la auditoría. La certificación tendrá validez desde la fecha de emisión que conste en el certificado y caducará al cabo de 12 meses. La fecha para la auditoría de renovación se calculará a partir de la fecha de la auditoría anterior, no a partir de la fecha de emisión del certificado. Si la auditoría no se realiza en el plazo previsto, se informará a los distribuidores a través del portal de auditoría. El plazo entre la fecha de auditoría y la de concesión del certificado se determina de la siguiente manera: 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría 2 semanas para que la compañía responda a las desviaciones y no conformidades, es decir, para redactar el plan de acciones 2 semanas para que el auditor verifique el plan de acciones correctivas propuesto, para el procedimiento de certificación y para cargar el informe de auditoría en el portal de auditoría En total: 6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe de auditoría en el portal y la concesión del certificado: Plazo objetivo: 6 semanas, Plazo máximo: 8 semanas (período entre AI y C en la tabla n o 9). Tabla nº 7: Concesión del certificado Nivel del certificado Básico Superior Para todos los productos 12 meses 12 meses 6.2 Diferentes etapas en el proceso de certificación Tabla nº 8: Validez del certificado frecuencia de auditoría: ejemplo de un ciclo típico de certificación AI: auditoría inicial Fecha de la auditoría inicial (p.e. 12/02/2010) AI + 12 meses Fecha de la auditoría de renovación, no más tarde del (p.e. 11/02/2011) C Fecha de concesión del certificado Validez del certificado = 12 meses Duración en meses C + 12 meses La auditoría de renovación se programará no más tarde de 12 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. Como el período máximo autorizado entre una auditoría y la concesión del certificado es de

29 IFS Broker Versión semanas, el informe de la auditoría anterior permanecerá 8 semanas adicionales en el portal de auditoría. Si la auditoría de renovación se realiza una vez superados esos 12 meses, el informe se eliminará del portal de auditoría. Importante! Si el auditor evidencia una no conformidad mayor o KO en la auditoría de renovación, el certificado anterior pierde su validez inmediatamente. (ver Parte 1, 5.5.2) 6.3 Diferentes etapas en el proceso de certificación si se ha evidenciado una no conformidad mayor Cuando la puntuación total obtenida sea 75%, pero el auditor haya evidenciado una no conformidad mayor, se deberá programar una auditoría complementaria antes de que transcurran 6 meses a partir desde la fecha de la auditoría inicial. El proceso de certificación es, en este caso, el siguiente: Tabla nº 9: Validez del certificado frecuencia de auditoría: ejemplo con auditoría complementaria AI: auditoría inicial Fecha de la auditoría inicial (p.e. 12/02/2010) Resultado: puntuación total 75% y una no conformidad mayor AC: auditoría complementaria (no más tarde del 12/08/2010) AI + 12 meses Fecha de la auditoría de renovación, no más tarde del (p.e. 11/02/2011) C Fecha de concesión del certificado Duración en meses C + 12 meses Validez del certificado = 12 meses Para la validez de la auditoría anterior, se aplican las mismas reglas que las descritas en la sección Distribución y Conservación del Informe de Auditoría Los informes de auditoría serán propiedad de la compañía y no se difundirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consentimiento previo de la compañía (excepto cuando lo requiera la ley). Deberá obtenerse constancia escrita de este consentimiento para la difusión, que podrá ser facilitado por la compañía a la entidad de certificación o al

30 28 IFS Broker Versión 1 distribuidor. La entidad de certificación conservará una copia del informe de auditoría. El informe deberá conservarse adecuadamente y bajo medidas de seguridad durante un período de cinco años. 8 Acciones suplementarias La decisión relativa a la necesidad de emprender acciones suplementarias, a partir de la información del certificado, quedará en manos de cada uno de los posibles compradores. 9 Procedimiento de recursos La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos documentados para tomar en consideración y resolver los recursos contra los resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán independientes del auditor individual y deberán ser gestionados por la dirección de la entidad de certificación. El plazo máximo para la resolución de los recursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha de recepción de la información del auditado. 10 Reclamaciones La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos documentados para gestionar las reclamaciones recibidas de las compañías y/u otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuesta en un período máximo de 10 días laborables a contar desde la fecha de recepción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modo de acuse de recibo de la reclamación en un plazo máximo de 5 días laborables. Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haber llevado a cabo un proceso exhaustivo de investigación relativo a la solución de la reclamación. La base para la gestión de reclamaciones es el acuerdo marco IFS. 11 Propiedad y uso del logotipo IFS El copyright de la norma IFS Broker y la marca registrada son propiedad de «Hauptverband des Deutschen Einzelhandels» (HDE), Berlín, y de «Fédération des Entreprises du Commerce et de la distribution» (FCD), París. El logotipo de IFS puede descargarse a través de las páginas seguras del portal de auditoría IFS.

31 IFS Broker Versión 1 29 Términos y condiciones para las compañías certificadas IFS Uso del logotipo IFS y Comunicación relativa a la certificación IFS Aplicación Estos términos y condiciones son aplicables todos los logotipos de IFS (Food, Logística, Broker, etc.) Forma, diseño y color del logotipo IFS Cuando se utilice, el logotipo IFS deberá respetar la forma y color original. Una compañía certificada IFS puede respetando las normas que se presentan a continuación utilizar el logotipo en sus documentos. El logotipo IFS puede utilizarse en formato impreso, físico y electrónico, y en films, siempre que se respeten su forma y formatos. Idénticas condiciones aplican al uso del logotipo en sellos. Restricción de los comentarios y explicaciones Cuando una compañía con certificación IFS publica documentos con el logotipo IFS, los comentarios y las explicaciones respecto a IFS deben estar identificadas como tales de forma clara. Uso del logotipo IFS en material promocional Una compañía certificada IFS puede utilizar el logotipo IFS con fines promocionales y publicar información relativa a su certificado IFS siempre que no sea visible por el consumidor final: el logotipo IFS y la información relativa a la certificación puede utilizarse en la correspondencia con proveedores y distribuidores, pero no en la que vaya dirigida al consumidor final. El logotipo IFS no puede utilizarse en vehículos, en el propio producto alimenticio (y no alimenticio), ni en ningún tipo de documento publicitario que pudiera llegar al consumidor final (p.e. exposición pública dirigida a consumidores finales, folletos). En el caso particular de sitios web que no estén dirigidos en exclusiva a profesionales, el logotipo tan sólo podrá aparecer en las páginas relativas a calidad y seguridad alimentaria. La Norma IFS fue desarrollada por distribuidores para asegurar la seguridad del producto de sus proveedores. Es un medio de comunicación entre fabricantes y distribuidores y no se expondrá o publicará en material dirigido al público en general. Debe asegurarse que toda la información relativa a certificaciones haga mención de manera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presentaciones que no tengan una clara conexión con IFS. Restricciones adicionales en el uso del logotipo El logotipo IFS no se utilizará de modo que pudiera hacer pensar que los propietarios de IFS son los responsables de asegurar la conformidad con los requisitos de certificación. Lo mismo aplica a las opiniones e interpretaciones que se pudieran derivar. En caso de suspensión o retirada de la certificación IFS, la compañía certificada tiene que eliminar de manera inmediata la inclusión del logotipo IFS en sus documentos y la comunicación relativa a IFS.