SISTEMA DE GESTIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

2 Manual de Usuario Fondo Rotativo y Caja Chica Sistema de Gestión Pública Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal Versión 2 La Paz, Enero de

3 TABLA DE CONTENIDO MARCO REFERENCIAL INTRODUCCION OBJETIVOS MARCO LEGAL Y NORMATIVO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA FLUJOGRAMA DE PROCESOS...5 SOLICITUD DE APERTURA Y/O INCREMENTO FONDO ROTATIVO 5 SOLICITUD DE DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO 6 OPERACIÓN DE FONDO ROTATIVO 7 REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO 8 CREACIÓN Y OPERACIÓN DE CAJA CHICA 9 SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICAS 10 RENDICIÓN FINAL DE CAJA CHICA 11 RENDICIÓN FINAL DE FONDO ROTATIVO 12 DESARROLLO DEL MANUAL PERFILES INGRESO AL SISTEMA MATRICES DE FONDO ROTATIVO MATRIZ CONTROL DE OBJETOS DEL GASTO Excepciones: MATRIZ RESPONSABLE DE FONDO ROTATIVO MATRIZ CONTROL DE IMPORTE LÍMITE APERTURA DE CAJA CHICA REPORTES SOLICITUDES DE FONDO ROTATIVO APROBACIÓN DE SOLICITUDES FONDO ROTATIVO 23 FIRMA DE SOLICITUDES FONDO ROTATIVO OPERACIONES DENTRO DEL FONDO ROTATIVO SOLICITUDES DE GASTO ANTICIPOS: 28 GASTO Y GASTO BANCARIO: 28 DISMINUCIÓN FR: 29 DESCARGOS: 29 2

4 RECTIFICACIONES: ATENCIÓN DE PAGOS IMPRIME CHEQUE 32 ENTREGA DE CHEQUE REPOSICIONES FONDO ROTATIVO REGISTRO DE REPOSICIONES APROBACIÓN DE REPOSICIONES FIRMA DE REPOSICIONES RENDICIÓN FINAL DE FONDO ROTATIVO CIERRE DE FONDO ROTATIVO CAJAS CHICAS MATRIZ DE CONTROL DE RESPONSABLES DE CAJA CHICA SOLICITUDES DE CAJA CHICA REGISTRO SOLICITUDES DE CAJA CHICA APROBACIÓN SOLICITUD DE CAJA CHICA SOLICITUDES DE GASTO CAJA CHICA REPOSICIONES DE CAJA CHICA APROBACIÓN DE REPOSICIONES DE CAJA CHICA RENDICIÓN FINAL CAJA CHICA APROBACIÓN RENDICIÓN FINAL DE CAJA CHICA CIERRE DE CAJA CHICA DOSIFICACIÓN DE CHEQUERAS SOLICITUD DE REGISTRO DE CUENTA CORRIENTE FISCAL PARA DOSIFICACIÓN DE CHEQUERAS 57 CONTROL DE CHEQUERA 59 FORMATO DE CHEQUES 60 3

5 MARCO REFERENCIAL 1. INTRODUCCION Se describe como Fondo Rotativo y Caja Chica, a los recursos destinados a cubrir gasto menores e imprevistos, determinado según reglamento específico de cada entidad Pública, el mismo debe ser elaborado según la normativa legal vigente. La Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal dependiente del Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal y a su vez del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, pone a disposición de los usuarios el módulo de Fondo Rotativo y Caja Chica. Como una herramienta de automatización de los procesos frecuentes como Apertura, Reposiciones y Cierres, además de delimitar su uso y operatividad. 2. OBJETIVOS El Objetivo Principal de este manual es brindar al usuario un documento de comunicación técnica y de consulta, en el manejo del Módulo De Fondo Rotativo y Caja Chica, estableciendo los mecanismos de operación para la apertura, manejo adecuado de recursos asignados, reposición y cierre de Fondos Rotativos y Cajas Chicas. 3. MARCO LEGAL Y NORMATIVO Las Entidades Públicas a través de sus Reglamentos Específicos, establecen los alcances, procedimientos, importe del fondo, gastos autorizados, monto máximo de gastos, prohibiciones de gasto, formularios a utilizarse, sanciones, etc., los mismos que deben estar enmarcada en lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Administración y Control Gubernamental (SAFCO) N 1178 de 20 de julio de 1990, que establece que cada Entidad del Sector Publico deberá elaborar los Reglamentos Específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno, en el Marco de las Normas Básicas dictadas por el Órgano Rector. 4

6 Fase 4. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA. El presente manual contempla procedimientos para las siguientes instancias de administración de Fondos Rotativos y de Caja Chica: Solicitud de Apertura y/ incremento Fondo Rotativo Solicitud de Disminución de Fondo Rotativo Operación de Fondo Rotativo Reposición de Fondo Rotativo Creación y Operación de Caja Chicas Rendición Final de Caja Chica Rendición Final de Fondo Rotativo 4.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS SOLICITUD DE APERTURA Y/O INCREMENTO FONDO ROTATIVO SOLICITUD APERTURA Y/O INCREMENTO DE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADOR FONDO ROTATIVO ENCARGADO DE FIRMA DE FONDO ROTATIVO OPERADOR PRIORIZACIÓN DE PAGOS APROBADOR PRIORIZACIÓN DE PAGOS INICIO FIN REGISTRA SOLICITUD APERTURA FR VERIFICA SOLICITUD APERTURA FR APRUEBA SOLICITUD APERTURA FR FIRMA DOCUMENTO FONDO ROTATIVO ELABORA PRIORIZACIÓN DE PAGO DE SOLICITUDES DE APERTURA DE FR APRUEBA PRIORIZACIÓN DE PAGO DE SOLICITUDES DE APERTURA DE FR SOLICITUD APERTURA EN ESTADO VERIFICADO C-31 SIN IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA EN ESTADO APROBADO C-31 SIN IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA EN ESTADO FIRMADO SOLICITUD DE APERTURA EN ESTADO APROBADO SOLICITUD DE APERTURA EN ESTADO FIRMADO 5

7 Fase SOLICITUD DE DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO SOLICITUD DE DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADOR FONDO ROTATIVO INICIO REGISTRA LA SOLICITUD DE GASTO POR DISMINUCIÓN DE FR REGISTRA LA SOLICITUD DE DISMINUCIÓN E INGRESA EN MISMA LA BOLETA DE DEPOSITO SOLICITUD DE GASTO POR DISMINUCION EN ESTADO VERIFICADO VERIFICA SOLICITUD DE DISMINUCIÓN APRUEBA SOLICITUD DE DISMINUCIÓN SOLICITUD DE GASTO POR DISMINUCION DE FR EN ESTADO APROBADO SOLICITUD DE DISMINUCION DE FR EN ESTADO VERIFICADO C-31 FR DE REVERSIÓN EN ESTADO APROBADO FIN SOLICITUD DE DISMINUCION DE FR EN ESTADO APROBADO IMPRIME EL CHEQUE DE LA SOLICITUD DE GASTO Y DEPOSITA EN LA CUENTA UNICA DEL TESORO 6

8 Fase OPERACIÓN DE FONDO ROTATIVO OPERACIÓN DEL FONDO ROTATIVO RESPONSABLE FONDO ROTATIVO BENEFICIARIO INICIO REGISTRA SOLICITUD DE GASTO TIPO: ANTICIPO, GASTO O GASTO BANCARIO VERIFICA Y APRUEBA SOLICITUD DE GASTO EL SISTEMA GENERA PAGO DE SOLICITUD DE GASTO IMPRIME CHEQUE ENTREGA CHEQUE EN EL SISTEMA SOLICITUD DE GASTO EN ESTADO APROBADO CHEQUE EN ESTADO IMPRESO ENTREGA CHEQUE AL BENEFICIARIO RECIBE CHEQUE CHEQUE EN ESTADO ENTREGADO RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE FIRMA RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE COMPROBANTE ENTREGA DE CHEQUE/ FIRMADO FIN 7

9 Fase REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO RESPONSABLE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADOR FONDO ROTATIVO RESPONSABLE DE FIRMA DE FONDO ROTATIVO OPERADOR PRIORIZACIÓN DE PAGOS APROBADOR PRIORIZACIÓN DE PAGOS INICIO 1 2 Solicitudes de Gasto Fondo Rotativo Solicitudes Reposición Caja Chica ELABORA REPOSICIONES DE GASTO EN BASE A DESCARGOS DE SOLICITUDES DE GASTO DE FONDO ROTATIVO Y SOLICITUD DE REPOSICIONES DE CAJA CHICA FIN VERIFICA REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO APRUEBA REPOSICIONES DEL FONDO ROTATIVO FIRMA REPOSICIONES DEL FONDO ROTATIVO ELABORA PRIORIZACIÓN DE PAGO DE REPOSICIONES DE FONDO ROTATIVO APRUEBA PRIORIZACIÓN DE PAGO DE REPOSICIONES DE FONDO ROTATIVO SOLICITUD DE REPOSICIÓN FONDO ROTATIVO EN ESTADO VERFIFICADO SOLICITUD DE REPOSICIÓN FONDO ROTATIVO EN ESTADO APROBADO SOLICITUD DE REPOSICIÓN FONDO ROTATIVO EN ESTADO FIRMADO C-31 CON IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA EN ESTADO APROBADO C-31CON IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA EN ESTADO FIRMADO 8

10 Fase Fase CREACIÓN Y OPERACIÓN DE CAJA CHICA SOLICITUD DE CAJA CHICA APERTURA / INCREMENTO RESPONSABLE CAJA CHICA RESPONSABLE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE CAJA CHICA INICIO ELABORA/VERIFICA SOLICITUD APERTURA/INCREMENTO CAJA CHICA APRUEBA SOLICITUD APERTURA/ INCREMENTO CAJA CHICA SOLICITUD DE CAJA CHICA EN ESTADO APROBADO SOLICITUD CAJA CHICA EN ESTADO VERIFICADO EL SISTEMA GENERA UNA SOLICITUD DE GASTO DE FONDO ROTATIVO EN ESTADO APROBADO IMPRIME CHEQUE ENTREGA CHEQUE EN EL SISTEMA RECIBE CHEQUE EL SISTEMA GENERA PAGO DE SOLICITUD DE GASTO CHEQUE EN ESTADO IMPRESO ENTREGA CHEQUE AL RESPONSABLE DE CAJA CHICA FIRMA RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE CHEQUE EN ESTADO ENTREGADO COMPROBANTE ENTREGA DE CHEQUE RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE COMPROBANTE ENTREGA DE CHEQUE/ FIRMADO SOLICITUD DE CAJA CHICA DISMINUCION RESPONSABLE CAJA CHICA RESPONSABLE FONDO ROTATIVO INICIO REALIZA DEPÓSITO EN LA CUENTA DEL FONDO ROTATIVO ELABORA/VERIFICA SOLICITUD DISMINUCIÓN CAJA CHICA E INGRESA LA BOLETA DE DEPOSITO APRUEBA SOLICITUD DISMINUCIÓN CAJA CHICA SOLICITUD CAJA CHICA EN ESTADO VERIFICADO FIN 9

11 Fase SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICAS SOLICITUD REPOSICIÓN CAJAS CHICAS RESPONSABLE CAJA CHICA RESPONSABLE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE CAJA CHICA INICIO ELABORA SOLICITUD DE GASTO CAJA CHICA APRUEBA SOLICITUD DE GASTO CAJA CHICA SOLICITUD DE GASTO CAJA CHICA EN ESTADO VERIFICADO SOLICITUD DE GASTO DE CAJA CHICA EN ESTADO APROBADO EL SISTEMA GENERA PAGO DE SOLICITUD DE GASTO IMPRIME CHEQUE ENTREGA CHEQUE EN EL SISTEMA CHEQUE EN ESTADO IMPRESO ENTREGA CHEQUE AL RESPONSABLE DE CAJA CHICA RECIBE CHEQUE CHEQUE EN ESTADO ENTREGADO RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE FIRMA RECIBO DE ENTREGA DE CHEQUE COMPROBANTE ENTREGA DE CHEQUE/ FIRMADO FIN 10

12 Fase RENDICIÓN FINAL DE CAJA CHICA RENDICIÓN FINAL CAJA CHICA RESPONSABLE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE CAJA CHICA INICIO REVISA LA DOCUMENTACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA CON DEVOLUCIÓN SI DEPÓSITA EL MONTO DE LA DEVOLUCIÓN EN LA CUENTA DEL FONDO ROTATIVO NO APRUEBA LA SOLICITUD RENDICIÓN FINAL CAJA CHICA ELABORA/VERIFICA SOLICITUD DE RENDICIÓN FINAL CAJA CHICA DONDE REGISTRA LOS GASTOS EFECTUADOS EN LA APERTURA / INCREMENTO EN BASE A DOC. INTERNOS, FACTURAS Y/O OTROS FIN EL SISTEMA GENERA AUTOMATICAMENTE EL DESCARGO DE LA SOLICTUD DE GASTO DE APERTURA DE CAJA CHICA LA SOLICITUD DE GASTO DE CAJA CHICA DE LA RENDICIÓN FINAL ESTARÁ DISPONIBLE PARA SER INCLUIDO EN LAS REPOSICIONES DEL FONDO ROTATIVO 11

13 Fase RENDICIÓN FINAL DE FONDO ROTATIVO RENDICIÓN FINAL FONDO ROTATIVO RESPONSABLE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADOR FONDO ROTATIVO INICIO REGISTRA LA SOLICITUD DE RENDICIÓN FINAL EL SISTEMA REALIZA EL CALCULO DE LOS DESCARGOS QUE FORMARAN PARTE DE LA RENDICION FINAL Y EL IMPORTE QUE CORRESPONDE A LA DEVOLUCIÓN SOLICITUD DE RENDICIÓN FINAL EN ESTADO APROBADO APRUEBA LA SOLICITUD DERENDICION DE FONDO ROTATIVO SI VERIFICA LA SOLICITUD DERENDICION FINAL DE CAJA CHICA CON DEVOLUCIÓN NO CIERRA LA SOLICITUD DE RENDICION FINAL DE FONDO ROTATIVO SOLICITUD DE RENDICIÓN FINAL EN ESTADO VERIFICADO SI C-31 DE CAMBIO DE IMPUTACION EN ESTADO APROBADO SOLCITUD DE RENDICIÓN FINAL EN ESTADO CERRADO INGRESA BOLETA DE DEPOSITO POR LA DEVOLUCION EN LA SOLICITUD DE RENDICION FINAL CIERRA LA SOLICITUD DE RENDICION FINAL DE FONDO ROTATIVO FIN SOLCITUD DE RENDICIÓN FINAL EN ESTADO CERRADO C-31 DE REVERSIÓN (POR DEVOLUCION ) EN ESTADO APROBADO C-31 DE CAMBIO DE IMPUTACION EN ESTADO APROBADO FIN 12

14 DESARROLLO DEL MANUAL 5. PERFILES Nro. Descripción del Perfil 616 Responsable de Matrices de Fondo Rotativo 462 Responsable de Fondo Rotativo 203 Administrador Fondo Rotativo 543 Encargado de Firma de Fondo Rotativo 633 Dosificador de Chequeras 229 Responsable de Caja Chica 214 Consulta Fondo Rotativo y Caja Chica 6. INGRESO AL SISTEMA Se debe ingresar la siguiente ruta sigep.sigma.gob.bo en el Navegador de su preferencia, donde el sistema desplegara la pantalla de autentificación: Con el Usuario y contraseña proporcionados deben tener habilitado uno de los perfiles detallados anteriormente. 13

15 7. MATRICES DE FONDO ROTATIVO El usuario debe conectarse con el perfil 616 Responsable de Matrices de Fondo Rotativo, para la parametrizar de las siguientes matrices: Matriz Control de Objetos del Gasto Matriz Responsables Fondo Rotativo Matriz Control Importe Límite Fondo Rotativo 7.1 MATRIZ CONTROL DE OBJETOS DEL GASTO Desde el Menú Principal debe ingresar a las siguientes opciones como lo muestra la figura 1.1: Figura 1.1 El usuario debe habilitar los objetos del gasto que podrán ser utilizados en los descargos de los fondos rotativos como lo muestra la figura 1.2: 14

16 Figura 1.2 Para habilitar un nuevo objeto, El usuario debe ingresar a la pantalla y seleccionar el ícono nuevo, en un popup se listaran los objetos del gasto habilitados por el Órgano Rector, deberá seleccionar los objetos que necesitará la entidad como se muestra la figura 1.3. Figura

17 Seleccionados los Objetos de Gasto, el sistema mostrara una pantalla de listado de los incluidos donde contará con las opciones de Activar registros nuevos, Eliminar el registro insertado y Agregar Excepciones, como se muestra la figura 1.4. Figura 1.4 Excepciones: Con la Opción Agregar Excepciones el usuario excluirá este objeto del Gasto de la Dirección Administrativas seleccionada según corresponda. La opción excepciones aparecerá solo en el perfil 616 y con restricción a nivel Entidad. 7.2 MATRIZ RESPONSABLE DE FONDO ROTATIVO Para realizar la apertura de un fondo rotativo, el responsable de fondo rotativo debe estar registrado en la Matriz Responsables Fondo Rotativo. El usuario administrador de la matriz podrá registrar únicamente a los usuarios que tengan asignado el perfil Responsable de Fondo Rotativo y que cuenten con registro de beneficiario. Desde el Menú Principal debe ingresar a las siguientes opciones del menú, como lo muestra la figura 1.5: 16

18 Figura 1.5 El sistema desplegara la pantalla de la figura 1.6: Figura 1.6 Para agregar un nuevo registro, el usuario debe seleccionar la opción nuevo. Donde se seleccionara de una lista de valores el documento del responsable perteneciente a la entidad y/o DA y que además tenga en el perfil

19 Una vez aprobado el fondo rotativo, en opciones se habilita el ícono Responsables Temporales como se muestra en la figura 1.6, esta opción permitirá asignar responsables temporales por el tiempo que así lo determine el responsable de matrices, para ingresar un registro de responsable temporal se seleccionara la opción los datos requeridos como se muestra en la figura 1.7. nuevo y se introducirá Figura MATRIZ CONTROL DE IMPORTE LÍMITE APERTURA DE CAJA CHICA Desde el Menú Principal debe ingresar a las siguientes opciones como lo muestra la figura 1.8: 18

20 Figura 1.8 Al aprobarse las solicitudes de apertura de Fondo Rotativo el sistema crea de manera automática un registro por fondo rotativo en la Matriz Control de Importe Límite de Apertura Caja Chica, el usuario deberá definir el monto límite para Caja Chica para con la opción modificar como se muestra en la figura 1.9. Figura REPORTES Al Presionar la opción exportar a Pdf en la interface seleccionada, el sistema crea un reporte (archivo pdf) de la pantalla en la que se encuentre. 19

21 Figura 1.10 Para la matriz de Objetos del Gasto. Figura SOLICITUDES DE FONDO ROTATIVO 9.1 REGISTRO DE SOLICITUDES FONDO ROTATIVO Para realizar el registro de solicitudes de fondo rotativo el usuario deberá conectarse con el perfil 462 Responsable de Fondo Rotativo. 20

22 Desde el Menú Principal se debe ingresar con las opciones, mostradas en a Figura 1.12: Figura 1.12 El sistema despliega la pantalla, figura 1.13: Figura 1.13 El usuario debe seleccionar la opción nuevo para realizar una nueva solicitud. En el documento de solicitud de fondo rotativo se habilitan los siguientes pasos: 21

23 Datos Generales Beneficiarios Financieros/Documentos de Respaldo Fuentes Como se muestra en la figura 1.14 Figura 1.14 En el primer paso el usuario deberá seleccionar el tipo de operación que realizará, se habilitaran las siguientes opciones, como se muestra en la figura 1.15: Apertura Incremento Disminución 22

24 Figura 1.15 Según el tipo de operación que seleccione el usuario el sistema habilitará los campos que se deben registrar en los pasos del documento de solicitud. Una vez llenados todos los datos el usuario deberá verificar la solicitud seleccionando la opción VERIFICAR. APROBACIÓN DE SOLICITUDES FONDO ROTATIVO Para aprobar las solicitudes de fondo rotativo el usuario deberá conectarse con el perfil 203 Administrador Fondo Rotativo. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.16: 23

25 Figura 1.16 En la pantalla se listaran todos los documentos en estado verificado, el usuario podrá aprobar las solicitudes seleccionando la opción APROBAR. FIRMA DE SOLICITUDES FONDO ROTATIVO Para firmar las solicitudes de fondo rotativo el usuario deberá conectarse con el perfil 543 Encargado de Firma de Fondo Rotativo. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.17: 24

26 Figura 1.17 En la pantalla se listaran todos los documentos en estado aprobado, y el usuario podrá aprobar las solicitudes seleccionando la opción FIRMAR. 10. OPERACIONES DENTRO DEL FONDO ROTATIVO 10.1 SOLICITUDES DE GASTO Una vez aprobada la solicitud de apertura de fondo rotativo el usuario responsable del fondo debe conectarse con el perfil 462 Responsable de Fondo Rotativo, con este perfil el usuario realizará las solicitudes de gasto que requiera. Para registrar una solicitud de gasto debe ingresar a las opciones de menú como se muestra en la figura 1.18: 25

27 Figura 1.18 El sistema desplegara la pantalla mostrada en la figura 1.19: Figura 1.19 Para registrar una solicitud debe seleccionar la opción nuevo documento con los siguientes pasos: nuevo. El sistema habilita un Datos Financieros Beneficiario Descargo/Facturas Descargo/ Doc. Internos 26

28 Descargo/ Boleta Depósito En el primer paso el usuario deberá seleccionar el tipo de solicitud y tipo de documento, de acuerdo a la selección que realice el usuario el sistema habilitará los campos que deberán ser registrados en los pasos mostrados en la parte derecha de la figura Figura 1.20 Elegir el Tipo de Solicitud y Documento como se muestra en la figura Figura

29 ANTICIPOS: Para este tipo de solicitud existe 3 tipos de documentos los originales, Descargo y rectificación, mostrados en la figura 1.22, los dos primeros consisten en entregar el anticipo propiamente el segundo es la solicitud para descargo ya se en facturas, documentos internos o devoluciones. La rectificación consiste en cambiar la estructura programática introducida en los descargos. Figura 1.22 GASTO Y GASTO BANCARIO: En este tipo de solicitud el sistema permite adicionar descargos en la misma solicitud, y sus tipos de documento son originales y de rectificación al igual que en anticipos la rectificación se refiere a la modificación de la estructura programática introducida. Los Gastos Bancarios, figura 1.23 son movimientos de ajuste, como característica principal su beneficiario directo es el mismo banco, además de no pagarse con cheque y generar libro banco automáticamente. 28

30 Figura 1.23 DISMINUCIÓN FR: La solicitud de gasto por disminución acompaña a una solicitud propia de diminución, lo que significa que para disminuir el FR se necesita crear una solicitud de gasto con devolución por el monto. DESCARGOS: Los Descargos pueden ser por Facturas, Documento Internos y Devoluciones (Boletas de Deposito). El procedimiento es similar a la de otros formularios, eliges la opción nuevo y el sistema te permite introducir los datos del registro, valida los datos al grabar tales como nit, nro de factura, etc. terminando la pantalla queda como la figura

31 Figura 1.24 La opción Introducir estructura presupuestaria, al presionarlo muestra la pantalla 1.25 permitiéndote elegir la relación del documento a descargar con el presupuesto, hablando de clase de gasto y objeto de gasto tal como se ve en la figura Figura

32 Figura 1.26 Se elige los objetos de gasto y el registro queda tal como se muestra en la figura 1.27: Figura 1.27 Una vez registrados los datos de la solicitud de gastos el usuario deberá APROBAR la solicitud. VERIFICAR y RECTIFICACIONES: Las rectificaciones se usan para modificar la estructuras programáticas ya sea de anticipos y/o gastos directos, la operativa consiste en elegir en el tipo de documento 31

33 Registro de Rectificación, elegir el documento o descargo rectificar para después modificar la estructura programática involucrada. Nota.- El registro de rectificación viene a formar parte del documento original y no substituye al mismo, eso quiere decir que el registro rectificado muestra los destalles de descargos en 0 exceptuando el monto rectificado ATENCIÓN DE PAGOS Para realizar la impresión de cheques el usuario debe ingresar a las opciones de menú mostradas en la figura 1.28: Figura 1.28 IMPRIME CHEQUE En pantalla se habilitarán los cheques generados por las solicitudes de gasto originales en estado aprobado, como se muestra en la figura 1.29: 32

34 Figura 1.29 El usuario debe llenar los campos solicitados para la impresión de cheques, tal como se muestra en la figura 1.30: Figura 1.30 ENTREGA DE CHEQUE Para realizar la entrega de cheques el usuario debe ingresar a las opciones de menú mostradas en la figura 1.31: 33

35 Figura 1.31 En pantalla se habilitarán los cheques en estado impreso, tal como se muestra en la figura 1.32: Figura 1.32 El Usuario deberá elegir la opción entregar cheque, elegir el responsable para la entregar y presionar entregar. El sistema cambiara el estado del registro del cheque ha ENTREGADO. 34

36 10.3 REPOSICIONES FONDO ROTATIVO REGISTRO DE REPOSICIONES Para realizar reposiciones de fondo rotativo el usuario debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.33: Figura 1.33 El sistema desplegara la pantalla mostrada en la figura 1.34: Figura

37 El usuario deberá seleccionar la opción nuevo, el sistema habilitará el documento de reposición con los siguientes pasos, como se muestra en la figura 1.35: - Financieros - Documentos de descargo - Clase de Gasto/Cuenta y Libreta Origen - Pagos Figura 1.35 El usuario deberá registrar los datos solicitados. Formaran parte de la lista de descargos solo los documentos de solicitud de gastos que hayan sido descargados en su totalidad. Una vez registrados todos los datos, el usuario deberá reposición. VERIFICAR el documento de APROBACIÓN DE REPOSICIONES Para aprobar las reposiciones al fondo rotativo el usuario deberá conectarse con el perfil 203 Administrador Fondo Rotativo. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.36: 36

38 Figura 1.36 En la pantalla se listaran todos las reposiciones en estado verificado, el usuario podrá aprobar las reposiciones seleccionando la opción APROBAR, como se muestra en la figura Figura

39 FIRMA DE REPOSICIONES Para aprobar las reposiciones al fondo rotativo el usuario deberá conectarse con el perfil 543 Encargado de Firma de Fondo Rotativo. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.38: Figura 1.38 En la pantalla se listaran todos las reposiciones en estado aprobado, el usuario podrá Firmar o Quitar la firma en las reposiciones seleccionando la opción Firmar / Quitar la firma respectivamente como se muestra en la figura

40 Figura RENDICIÓN FINAL DE FONDO ROTATIVO Para realizar el cierre de fondo rotativo el usuario debe ingresar a las opciones de menú, mostradas en la pantalla 1.40: Figura 1.40 El sistema mostrará la pantalla que se muestra en la figura 1.41: 39

41 Figura 1.41 El usuario deberá seleccionar la opción nuevo, se habilitara el documento de rendición final con los pasos descritos a continuación, y mostrados a la izquierda de la pantalla de la figura Datos Generales - Descargos - Relación Clase de Gastos Cuenta Origen y Libreta - Devoluciones Figura 1.42 En Datos Generales el usuario elegirá de la lista de valores el Nro. de FR en la parte enmarcado con azul mostrada en la figura 1.42, terminada esta acción se visualizaran 40

42 los datos del responsable del fondo como se encuentra en la figura 1.43, al seleccionar la opción SIGUIENTE el sistema realizará los cálculos necesarios para realizar el cierre. Figura 1.43 En el paso Descargos el sistema mostrará los cálculos realizados, listará los documentos de descargo que formaran parte de la rendición final y el monto total de la devolución por el cierre del fondo, como se muestra en la figura Figura

43 En caso de existir saldos pendientes de descargo el sistema mostrará este importe en el campo Pendientes de Descargo, en cuyo caso el usuario deberá registrar los descargos faltantes de lo contrario no podrá realizar el cierre del fondo. El sistema validará que las cajas chicas del fondo estén cerradas y que no existan reposiciones pendientes. Una vez registrada la información el usuario deberá verificar y aprobar el documento de cierre. CIERRE DE FONDO ROTATIVO Si existiera devolución, el responsable del fondo debe imprimir el cheque generado por rendición final y realizar el depósito a la cuenta origen, debe registrar la boleta de depósito al momento de realizar el cierre. El usuario debe ingresar por el mismo menú de Rendición Final de Fondo Rotativo: Se listarán los documentos de cierre en estado aprobado, el usuario debe seleccionar la opción CERRAR, como se muestra en la figura Figura

44 11. CAJAS CHICAS Los perfiles que interactúan son: Nro. Descripción del Perfil 229 Responsable Caja Chica 462 Responsable de Fondo Rotativo 11.1 MATRIZ DE CONTROL DE RESPONSABLES DE CAJA CHICA Para realizar la apertura de una caja chica el responsable debe estar habilitado en la Matriz de Responsables de Caja Chica. El Responsable con el perfil 462 Fondo Rotativo podrá registrar únicamente a los usuarios que tengan asignado el perfil Responsable de Caja Chica y que cuenten con registro de beneficiario. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.46: Figura

45 El sistema desplegar la pantalla mostrada en la figura 1.47: Figura 1.47 El usuario debe seleccionar la opción nuevo, para realizar un nuevo registro. En las opciones se habilita el ícono Unidades Ejecutoras dela figura 1.47, al presionar esta opción el sistema desplegara la pantalla de la figura 1.48 donde se permitirá asignar la Unidad ejecutora al Responsable de Caja Chica. Figura

46 11.2 SOLICITUDES DE CAJA CHICA REGISTRO SOLICITUDES DE CAJA CHICA Para realizar el registro de solicitudes de caja chica el usuario deberá conectarse con el perfil 229 Responsable de Caja Chica. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.49: Figura 1.49 El sistema desplegara la pantalla de la figura 1.50: 45

47 Figura 1.50 El usuario debe seleccionar la opción nuevo, para realizar una nueva solicitud. En el documento de solicitud de caja chica se habilitan los siguientes pasos, mostrados en la parte izquierda de la figura 1.51: Datos Generales Beneficiario FR Financieros/ Doc. Respaldo En el primer paso el usuario deberá seleccionar el tipo de operación que realizará, se habilitaran las siguientes opciones, como se muestra en la figura 1.51: Apertura Incremento Disminución 46

48 Figura 1.51 Según el tipo de operación que seleccione el usuario el sistema habilitará los campos que se deben registrar en los pasos del documento de solicitud. Una vez llenados todos los datos el usuario deberá verificar la solicitud seleccionando la opción VERIFICAR APROBACIÓN SOLICITUD DE CAJA CHICA Para aprobar las solicitudes de caja chica el usuario deberá conectarse con el perfil 462 Responsable Fondo Rotativo. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.52: 47

49 Figura 1.52 En la pantalla se listaran todos los documentos en estado verificado, el usuario podrá aprobar las solicitudes seleccionando la opción 11.3 SOLICITUDES DE GASTO CAJA CHICA REPOSICIONES DE CAJA CHICA APROBAR. Para registrar reposiciones de caja chica el usuario deberá ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.53: Figura

50 El sistema mostrara la pantalla mostrada en la figura 1.54 Figura 1.54 Al seleccionar la opción nuevo, el sistema habilitará el documento de reposición con los siguientes pasos, mostrados en la parte izquierda de la figura 1.55: Datos Financieros Beneficiario Descargo/ Facturas Descargo/Documentos Internos Figura

51 En el primer paso el usuario deberá seleccionar el Tipo de Solicitud Reposición CC, como se muestra en la figura Figura 1.56 El usuario debe registrar los descargos que formaran parte de la reposición, al terminar el sistema validara los datos y mostrar la pantalla de la figura Figura 1.57 Además el usuario deberá introducir la estructura presupuestaria para el descargo creado anteriormente, como si fuese una solicitud de gasto normal de Fondo Rotativo, al terminar el registro quedar como se muestra en la pantalla de la figura

52 Figura 1.58 El registro de reposición debe ser VERIFICADO por el mismo perfil, con la opción VERIFICAR APROBACIÓN DE REPOSICIONES DE CAJA CHICA El perfil 462 Responsable de Fondo Rotativo será el responsable de aprobar las solicitudes de reposición de caja chica, deberá ingresar a las opciones de menú mostrados en la figura 1.59: Figura

53 En la pantalla se listaran todos los documentos como apertura o reposiciones en estado verificado como se puede observar en la figura 1.60 para el caso de apertura, el usuario podrá aprobar las reposiciones seleccionando la opción APROBAR. Figura RENDICIÓN FINAL CAJA CHICA Para registrar la rendición final de caja chica el usuario deberá ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.61: Figura

54 El sistema desplegara la pantalla de la figura 1.62: Figura 1.62 Al seleccionar la opción nuevo, el sistema habilitará el documento de solicitud (Reposición / Rendición Final) con los siguientes pasos, también mostrados en la parte izquierda de la figura 1.63: Datos Financieros Beneficiario Descargo/ Facturas Descargo/Documentos Internos Descargo/Boleta Depósito 53

55 Figura 1.63 En el primer paso el usuario deberá seleccionar el Tipo de Solicitud Rendición Final CC, como se muestra en la figura Figura 1.64 El usuario debe registrar los descargos que formaran parte de la rendición final, como si realizar una solicitud de descargo a un anticipo de Fondo Rotativo, proceso descrito anteriormente en este mismo documento, cuando se termine esta operación el sistema validar los datos y mostrara la pantalla de la figura Si existiera devolución los datos de la boleta de depósito deben registrarse en el paso Descargo/Boleta Depósito. 54

56 Figura 1.65 Además el usuario debe introducir la estructura presupuestaria para el descargo creado anteriormente, terminando esta operación el sistema mostrara la pantalla de la figura Figura 1.66 El registro de rendición final debe ser VERIFICADO por el mismo perfil, con la opción VERIFICAR. 55

57 APROBACIÓN RENDICIÓN FINAL DE CAJA CHICA El Perfil 462 Responsable de Fondo Rotativo será el responsable de aprobar las solicitudes de rendición final de caja chica, deberá ingresar a las opciones de menú mostradas en la figura 1.67: Figura 1.67 En la pantalla se listaran todos los documentos de rendición final en estado verificado, el usuario podrá aprobar la rendición final seleccionando la opción APROBAR CIERRE DE CAJA CHICA Para el Cierre de la Caja chica el perfil habilitado es el 462 Responsable de Fondo Rotativo, El usuario con este perfil deberá ingresar a las opciones de menú que se muestran en la figura 1.68: 56

58 Figura 1.68 En la pantalla se listaran todos los documentos de rendición final en estado Aprobado, y el usuario podrá cerrar la rendición final seleccionando la opción 12. DOSIFICACIÓN DE CHEQUERAS CERRAR. SOLICITUD DE REGISTRO DE CUENTA CORRIENTE FISCAL PARA DOSIFICACIÓN DE CHEQUERAS Para la Dosificación de Chequeras el sistema debe tener habilitada la relación cuenta chequera, la cual se realiza mediante un formulario disponible en el sitio web en la página de autentificación del sistema, mostrada en la figura Figura

59 Si esa bloqueada las ventanas emergentes en el explorador, deshabilítelas por un momento, como se muestra en la pantalla Figura 1.70 Descargue el Formulario, tal como se muestra en la figura 1.71: Figura 1.71 El usuario llenara los datos de este formulario y lo mandara a las instalaciones acreditadas. 58

60 CONTROL DE CHEQUERA Terminando con la operación anterior el usuario debe conectarse con el perfil 633 Dosificador de Chequeras. Desde el Menú Principal debe ingresar a las opciones, mostradas en la pantalla 1.72: Figura 1.72 El sistema desplegara la pantalla mostrada en la figura 1.73: Figura

61 El usuario debe seleccionar la opción nuevo, para realizar una nueva dosificación. El sistema desplegara la pantalla mostrada en la figura Figura 1.74 Donde se deberá elegir la cuenta y Chequera de la entidad, de una lista de valores. Para luego introducir el control de la Chequera, eligiendo la entidad, da y el rango que tomara el número y la micra del cheque. FORMATO DE CHEQUES Para asignar un formato a la chequera el usuario debe ingresar a las opciones mostradas en la figura 1.75: 60

62 Figura 1.75 El sistema desplegara la interface que se muestra en la figura 1.75: Figura 1.75 Al presionar nuevo, el usuario podrá elegir los datos para el formato del cheque, marcado con verde en la figura 1.75, el formato viene pre definido de una lista de valores, que se puede observar en la figura

63 Figura 1.76 Al terminar el sistema mostrara la pantalla mostrad en la figura 1.77 y el usuario deberá activar el formato de cheque con la opción resaltada en verde. Figura