INTRODUCCIÓ A LES RRPP I INSTITUCIONALS

Transcripción

1 INTRODUCCIÓ A LES RRPP I INSTITUCIONALS Comunicació de canvis COMUNICACIÓ INTERNA La comunicació interna és una eina imprescindible per a les empreses donat el clima de crisi econòmica que vivim i que provocarà que moltes empreses hagin de recórrer a canvis estructurals per superar el moment laboral desfavorable. Laia Mena Grau de comunicació

2 BURSON-MARSTELLER La missió de Buerson-Marsteller és donar valor als seus clients amb l ús d estratègies de comunicació integrades amb eficàcia. La visió és liderar el sector amb coneixement i innovació. Mantenen un ferm compromís en autoimposar-se el codi de conducta ètic i acatar les lleis vigents per les RRPP. Una total transparència amb la informació i a nivell financer. Oferir un tracte honest i garantir la confidencialitat. Màxim respecte moral amb els clients i amb els empleats i assolir l excel lència del servei i la creativitat en els resultats. Les seves eines són la comunicació honesta amb el client i una relació de col laboració entre les dues parts. META IM-Pacto es fusionarà amb Burson-Marsteller de manera eficient. L enfocament de Burson-Marsteller ens fa comprendre la necessitat d una comunicació interna ben gestionada en moments de canvis per evitar inseguretat en els empleats i insatisfacció de la plantilla en una situació econòmica desfavorable que requereix l adaptació de les empreses. Amb una comunicació eficaç i la transparència dels directius aconseguirem que siguin els empleats mateixos en acceptar les prioritats del negoci. OBJECTIUS Els objectius són els passos per assolir una meta. Han de descriure les condicions que s han de prendre i han de ser clars, acceptables, mesurables, alterables, programats i pressupostats. Els objectius d impacte són aquells dels quals s espera un efecte específic. Cercarem objectius cognitius quan el professional vol notificar una acció, comunicar normes o processos operatius. Dels afectius s espera que modifiquin o reforcin sentiments en el públic envers el client. I dels conatius s espera un canvi de comportament en el públic objectiu. Per assolir els nostres objectius, ens caldrà definir una estratègia (o vàries) que defineixi; les accions i missatges, les tècniques (generals i constants) i les tàctiques (puntuals i variables). Les tàctiques les marcarà el moment i la necessitat, les tècniques les definirem en l estratègia i les accions descriuran el lloc, el moment, el públic i el mitjà en que desenvoluparem les tècniques. OBJECTIU 1 - Cognitiu Acció: Informar sobre el procés de fusió amb Burson-Marsteller. Públic: La plantilla de IM-Pacto Propòsit: Perquè la plantilla accepti els canvis conseqüència de la fusió. Objectiu: Informar a la plantilla d IM-Pacto sobre el procés de fusió amb Burson-Marsteller perquè acceptin els canvis conseqüència de la fusió. Mesurament: Ha acceptat la plantilla els canvis proposats per la empresa? 1

3 Objectiu de producció (1): Redactar un dossier amb els motius de la fusió d IM-Pacto i Burson-Marsteller, els canvis necessaris i les avantatges de la fusió resultant. Estratègia 1 Cóm fer que la plantilla de IM-Pacto accepti els canvis deguts a la fusió amb la multinacional? Podem informar a la plantilla d IM-Pacto del canvi perquè se sentin partícips ja que en algun moment ho sabran i és millor ser els primers en donar primera versió dels fets. És important que la comunicació vingui dels directius per crear un diàleg entre directiva i empleats, ajudarà a que els empleats entenguin el negoci i les necessitats i reconeixeran les prioritats del negoci per sí sols. La missió d IM-Pacto es basa en potenciar el diàleg com ho demostra en el seu nom pacte (IM-Pacto) i és important que l empresa imposi la seva màxima per aportar lògica als canvis. Acció: Haurem de programar una reunió a les oficines de Sevilla el dimarts a mig matí perquè és el moment de més concentració a la feina procurant l assistència de tota la plantilla d IM-Pacto. Podem dedicar 1h30 a la reunió incloent torns de preguntes per donar veu i participació a la plantilla. Tema: El tema clau de la reunió és la necessitat de la fusió d ambdues empreses i els avantatges a nivell de funcionament conjunt. Utilitzarem arguments convincents i comunicació persuasiva per tal d aconseguir el suport de la plantilla. La informació quedarà recollida en un escrit que es publicarà en el butlletí informatiu, en la intranet i s enviarà per correu electrònic. Localització: La reunió es farà a la sala de reunions de la oficina de Sevilla, espai ampli per als 65 empleats de l empresa. Mitjà: Es proposen els directius d IM-Pacto per dirigir la trobada. És necessària la comunicació per part dels directius d IM-Pacto i no de la multinacional Burson-Marseller perquè d altra manera podria semblar una imposició de Burson-Marseller més que un procés de desenvolupament d IM-Pacto. Tècnica: Reunió entre la directiva i els empleats d IM-Pacto ja que la comunicació verbal és més acceptada que l escrita. Tàctica: Els directius es dirigiran als empleats (per exposar l estratègia de fusió, els canvis necessaris i les avantatges per IM-Pacto) i es farà un torn de preguntes. La comunicació interpersonal és més eficaç que la mediada per l intercanvi de pensaments. OBJECTIU 2 - Conatiu Acció: Informar sobre el tancament de l oficina de Jerez i la recol locació a la oficina de Sevilla. Públic: Els empleats de IM-Pacto de la oficina de Jerez. Propòsit: Perquè els empleats de la oficina de Jerez acceptin la recol locació a la oficina de Sevilla. Objectiu: Informar als empleats de la oficina de Jerez sobre el tancament de la oficina i recol locació a la oficina de Sevilla. 2

4 Mesurament: Ha acceptat els empleats de Jerez la recol locació a Sevilla? Objectiu de producció (2): Crear un document amb tota la informació rellevant per un reallotjament a Sevilla. Dades de contacte d immobiliàries a Sevilla, escoles, serveis mèdics, empadronament, etc. dirigit als empleats de Jerez. Estratègia 1 Cóm aconseguir que la plantilla de Jerez accepti la recol locació a Sevilla? Haurem de donar tot el suport a la plantilla de Jerez perquè la recol locació no sigui traumàtica i no ho percebin com una imposició sinó com una oportunitat de desenvolupament personal. Crearem una comissió d acollida disponible per al suport en els tràmits de reallotjament. Acció: Haurem d organitzar una comissió d acollida formada per 2 persones que s encarregaran durant 3 mesos de tramitar i donar suport als 13 empleats de Jerez a nivell de gestió d habitatge, recerca d escoles, alta de serveis, empadronament, etc. Tema: El tema clau de la comissió d acollida serà el suport a les famílies que s han de recol locar a Sevilla. Localització: La comissió d acollida se situarà a les oficines de Sevilla amb una línia telefònica oberta i atenció en oficina a disposició dels empleats de Jerez. Mitjà: Es proposen 2 persones del departament de Recursos Humans per aquesta tasca de durada temporal. Tècnica: Procés d acollida amb una comissió d acollida creada per aquest objectiu i que ajudarà als empleats a no sentir-se perduts sinó benvinguts. Tàctica: S utilitzarà el correu electrònic, intranet i el taulell d anuncis per informar als empleats de Jerez sobre la comissió d acollida. La informació impresa ajuda a una millor comprensió. OBJECTIU 3 - Conatiu Acció: Oferir subscripcions a curos d anglès. Públic: Els empleats d IM-Pacto que no parlin anglès. Propòsit: Perquè els empleats que no parlin anglès se sentin més capaços de donar servei als nous clients multinacionals. Objectiu: Oferir als empleats d IM-Pacto que no parlin anglès subscripcions a cursos d anglès perquè se sentin més capaços de donar servei als clients multinacionals. Mesurament: estan preparats els empleats per oferir servei als nous clients multinacionals? Objectiu de producció (3): Distribuir informació impresa sobre escoles d anglès on l empresa assumeix el cost dels cursos. OBJECTIU 4 - Afectiu Acció: Presentar el fill de Montoya com a nou responsable futur. Públic: La plantilla de IM-Pacto i Burson-Marseller. 3

5 Propòsit: perquè la plantilla tingui coneixement sobre el traspàs de poder al nou responsable, fill de Montoya. Objectiu: Presentar a la plantilla d IM-Pacto i Burson-Marseller el fill de Montoya com nou responsable perquè la plantilla tingui coneixement del traspàs de poder. Mesurament: ha millorat l acceptació del fill de Montoya com a nou responsable? Objectiu de producció (4): Enviar un comunicat intern per correu electrònic sobre l esdeveniment amb raó de la presentació del nou responsable. OBJECTIU 5 - Afectiu Acció: Convidar als directors i executius de comptes de Sevilla a les oficines de Madrid i Barcelona. Públic: La plantilla de IM-Pacto i Burson-Marseller. Propòsit: Per fomentar una integració favorable entre els empleats d IM- Pacto i els empleats de Burson-Marseller a Madrid i Barcelona. Objectiu: Convidar als directors i executius de comptes de Sevilla a visitar les oficines de Madrid i Barcelona per fomentar una integració favorable entre els empleats d IM-Pacto i els empleats de Burson-Marseller a Madrid i Barcelona. Mesurament: és eficaç la integració de la plantilla d IM-Pacto Sevilla amb la plantilla Burson-Marseller de Madrid i Barcelona? Objectiu de producció (5): Organització d esdeveniments a Madrid i Barcelona amb motiu de la visita dels directius i executius de comptes de Sevilla. 4

6 BIBLIOGRAFIA Burson-Marsteller - Missió Burson-Marsteller - Enfoc Burson-Marsteller- Comunicació de canvis Burson-Marsteller Comunicació interna Burson-Marsteller Situació de crisi 5