Gestión de Títulos y Certificaciones

Transcripción

1 Sabía que... Un paso atrás ni para coger impulso <anónimo> Puede crear lotes con solicitudes de títulos. Puede localizar títulos por varios parámetros (nombre, DNI, etc.) Puede imprimir el listado oficial de un lote Puede enviar las solicitudes a SSCC. Puede recibir el estado del proceso de la certificación 1 Introducción, objetivo y visión general del subsistema El subsistema de títulos, permite la creación, verificación, envío y recepción de solicitudes de títulos, que se empaquetarán en lotes (conjunto de solicitudes) pertenecientes a una misma titulación. 1.1 Objetivo El subsistema tiene como objetivo principal, la gestión de las solicitudes de títulos que realizará el centro educativo para el alumnado matriculado en el mismo, o en centros adscritos a éste, que hayan finalizado estudios asociados a una titulación dada. Un ejemplo sería el título de Título de Graduado en Educación Secundaria, para aquellos alumnos que hayan finalizado el estudio de 4º de la ESO. 1.2 Utilidades y facilidades Cuando hablamos de gestión de las solicitudes de los títulos, nos referimos a que Pincel ekade nos permitirá llevar a cabo todo lo necesario para poder solicitar, recibir, avisar y entregar los títulos de los alumnos. Una de las principales mejoras con respecto a la versión anterior del programa, es que para el envío de la solicitud, no tendremos que recurrir a un procedimiento externo. En el caso de Pincel ekade, realizaremos el envío de un lote con tan solo un clic de ratón. 1

2 1.3 Visión general del subsistema A continuación se muestra una imagen del subsistema, que contiene varios lotes, y en concreto tiene seleccionado uno de ellos, en el que existen varias solicitudes de títulos en estado Verificado y Correcto. Como podemos observar el nivel 2 (nivel de consulta de datos) del subsistema se divide en tres partes fundamentales: 1. Un selector/buscador de lotes. 2. Un visor de datos del lote. 3. Un visor de las solicitudes de títulos asociadas a un lote. En el selector de lotes, podemos realizar búsquedas de títulos en base al texto del título del mismo. También podemos filtrar por curso escolar, y por estado del mismo. Por otro lado, su función principal es la selección de lotes. Haciendo clic sobre uno de los lotes, éste queda seleccionado, y los datos relativos al mismo, se reflejan en los diferentes visores. 2

3 2. Casos de uso del subsistema 2.1. Crear un lote Para crear un nuevo lote, debemos hacer clic en el botón subsistema. de la barra de herramientas del A continuación nos saldrá la siguiente pantalla: El primer selector en la parte superior del formulario, nos permitirá elegir la titulación que quedará asignada a este lote. Es decir, las solicitudes de títulos que hagamos para los diferentes alumnos que contendrá este lote, serán solicitudes para los alumnos que titulen en el título que le hemos asignado a este lote. Por ejemplo: Si elegimos el siguiente título: Título de Graduado en Educación Secundaria Obligatoria, las posteriores solicitudes que asignaremos a este lote, solo podrán ser solicitudes para alumnos que hayan superado el último curso de educación secundaria obligatoria. El código del lote se genera automáticamente. Se forma mediante el curso escolar al que pertenece el lote, y el orden en el que se ha creado el propio lote. Es decir, si hay cinco lotes previamente creados en el curso escolar 2010/2011, y creamos uno nuevo en ese mismo curso escolar, el código que le corresponderá será el La fecha de creación, por defecto quedará asignada al día en el que estamos ejecutando el caso de uso. Sin embargo, se nos da la posibilidad de cambiarlo. El resto de datos de esta pestaña que estamos explicando (Datos del lote) son solo de lectura, ya que por ejemplo, la fecha de envío se asignará cuando este lote sea enviado. En la segunda pestaña: Datos del centro de solicitud estarán los datos de nuestro centro por defecto, pero nos permitirá cambiarlos a cualquier otro centro de Canarias. En la tercera pestaña: Datos del centro adscrito podremos seleccionar un centro adscrito en caso de que fuera necesario. Una vez que hemos finalizado el rellenado de los datos del lote, hacemos clic en Aceptar, y nos saldrá la siguiente ventana: 3

4 Si hacemos clic en Sí, iremos a la ventana de creación de una solicitud, que explicaremos más adelante. Si por el contrario pulsamos en No, simplemente habremos creado el lote satisfactoriamente sin crear solicitudes de títulos asociadas al mismo. Podemos comprobar la correcta creación del lote, yendo al selector de lotes, y verificando que el lote recién creado se encuentra en la lista. Debemos verificar que el selector no tiene algún parámetro de filtrado o de búsqueda que no case con el lote que acabamos de crear, porque esto haría que no apareciera en el selector. La opción más fácil es eliminar todos los filtros y búsquedas del selector, y entonces ver si en la lista se encuentra el lote que acabamos de crear Editar un lote La función de editar un lote consiste básicamente en permitir cambiar los datos de un lote previamente creado. Hay que tener en cuenta, que el conjunto de datos que se nos permitirá cambiar del lote, variará en función de si el lote ya tiene asociadas una o más solicitudes, o si por el contrario no tiene ninguna solicitud asociada. Si el lote no tiene creada ninguna solicitud, se podrán cambiar todos los datos del lote, para el caso contrario no se permitirá un cambio en la titulación del lote, ya que sus solicitudes estarán asociadas a esa titulación, como ya hemos comentado con anterioridad Borrar un lote Solo se permitirá eliminar un lote si no tiene solicitudes de títulos asociadas. Hay que tener en cuenta que si las solicitudes están en estado abierto o verificado, se pueden eliminar, pero una vez que han llegado al estado de impresa la relación o estados posteriores ya no se permitirá el borrado Solicitudes del lote En la barra de herramientas del subsistema tendremos un botón desplegable que nos permitirá realizar todas las acciones necesarias para la manipulación de las solicitudes. A continuación, mostramos la imagen del mismo: Las tres opciones que componen este menú, se irán adaptando al estado del lote. Es decir, cuando el estado del lote no permita añadir más solicitudes, la opción del menú para tal efecto estará desactivada. De igual manera ocurrirá la opción de Borrar solicitudes de título. Con la opción de editar, lo que ocurrirá es que en ciertos momentos se cambiará por la de Consultar, porque para ciertos estados, no se permite modificar el contenido de la solicitud, y para otros se permite cambiar algunos campos. En los siguientes puntos, explicaremos cada una de las opciones de manera más detallada. 4

5 Añadir solicitudes de título Permite acceder a la ventana de nivel 3 (creación / modificación de datos) para la creación de una nueva solicitud. Cada solicitud está asociada a un alumno y a una titulación. La titulación ya viene definida por el título al que le hemos asociado al lote en el que incluiremos la solicitud. Por tanto, la creación de una nueva solicitud se centra en rellenar los datos relativos al alumno del que se quiere pedir el título. Dependiendo tanto de la titulación a la que hace referencia el lote, como de la situación de los alumnos, y de los lotes previamente creados, al iniciar la acción de Añadir solicitudes de título podemos encontrarnos con dos situaciones diferentes a nivel de creación de las solicitudes de títulos. Para explicar este aspecto veremos el siguiente diagrama de acciones: 5

6 Como se puede observar en la imagen, como condición previa del inicio del caso de uso, debe haber creado un lote. Una vez que comienza la acción de creación de una nueva solicitud, el programa inicia una búsqueda de alumnado que haya superado alguno de los estudios que otorgan el título al que está asociado el lote, y que al mismo tiempo no estén incluidos en otro lote para la misma titulación. Si encuentra alumnado que cumpla las anteriores condiciones, el programa nos propondrá la creación de solicitudes de manera automática para los alumnos encontrados. Por el contrario, si no encuentra ningún alumno candidato a pedir el título, podremos crearlo de manera manual. En este último modo tendremos la opción de elegir directamente alumnado del centro, así como crearlo desde cero. A continuación se muestran capturas de pantalla para los casos citados. En el primer caso nos aparecerá la siguiente ventana: Como podemos observar, podemos editar individualmente cada persona de la lista, por si es necesario añadirle / modificarle algún dato. Una vez que hacemos clic en Aceptar, se incluirán todas las solicitudes marcadas en el lote asociado. 6

7 En el segundo caso nos aparecerá la ventana que ya nos es familiar, ya que se usa en la creación de otras muchas entidades asociadas a alumnado, tales como matrículas. Como sabemos, esta ventana nos permite la selección/búsqueda de un/a alumno/a, tanto perteneciente al centro, como a cualquiera que esté registrado en Servicios Centrales (SSCC). La búsqueda, se puede realizar a través de datos identificativos tales como el CIAL, el NIF, el NIE o el pasaporte. También podemos recurrir a buscar por nombre+apellido1+sexo+fecha de nacimiento, y como ya hemos comentado, tenemos la opción de seleccionar alumnado que tengamos registrado en nuestro centro. Una vez que hemos seleccionado a un/a alumno/a, nos saldrá la siguiente ventana: 7

8 En esta ventana podemos modificar cualquier campo relativo a los datos de la persona. Dichos cambios quedarán registrados a todos los niveles para ella. Una vez que hacemos clic en aceptar, ya pasamos a la ventana propiamente dicha de la creación de la solicitud, donde vemos datos tales como el estudio que ha finalizado. Los datos que modifiquemos o añadamos en esta ventana, solo tendrán efecto para la propia solicitud del título, y no para los datos generales de la persona. Figura 1 Esta ventana será la misma que nos saldrá en caso de que queramos modificar los datos de una solicitud. En el caso que nos ocupa (la creación de una nueva solicitud) se trata de un formulario donde tendremos que rellenar algunos campos de manera obligatoria, tales como la fecha de fin de estudios, etc. El propio programa a través del sistema de avisos integrado del que dispone nos indicará si un dato es requerido o no. La información obligatoria depende del título que se esté solicitando y de si se trata de un duplicado o no. Es decir, por ejemplo si estamos creando una solicitud que requiere un pago de unas tasas, e intentamos crearla sin rellenar la fecha de pago, el programa nos indicará tal situación de obligatoriedad, y hasta que no tengamos relleno de tal modo que no incumplamos alguna de estas reglas, no se nos permitirá la creación de la solicitud Editar un título Al hacer clic en Editar título, nos aparecerá una ventana igual a la imagen anterior, pero con los datos del título que tuviéramos seleccionado. Nos permite modificar los datos de la solicitud. 8

9 Consultar título Cuando hemos realizado la impresión oficial del lote, tanto el lote como las solicitudes del mismo se encontrarán en un estado que podríamos definir como No Retornable. Es decir que a partir de ese punto, los datos tanto del lote como de las solicitudes asociadas a ese lote no se podrán modificar. Solo se podrán consultar. Veamos la siguiente imagen: Como podemos ver, tanto la opción de Añadir solicitudes de título como la de Borrar solicitudes de título se encuentran desactivadas, y donde antes se encontraba la opción de Editar título ahora nos aparece la opción de menú Consultar título. Una vez que hacemos clic en esta opción, se nos muestra el formulario (marcado como figura 1) con los datos de la solicitud, pero nos da solo la posibilidad de consultar los datos. Es decir, no podemos hacer modificaciones sobre los mismos Borrar solicitudes de título Para borrar una solicitud, solo debemos seleccionarla, y luego hacer clic en la opción para tal efecto. Debemos tener en cuenta que para que sea posible el borrado, es necesario que el estado del título debe ser Incluido en lote abierto o Verificado y correcto. Para otros estados, no es posible el borrado Localizar un título El subsistema de títulos tiene una funcionalidad de localizar solicitudes de títulos a través de una opción de menú denominada Localiza título. Para acceder a esta opción debemos hacer clic en los botones que se ven en la siguiente imagen: Una vez que hacemos clic en la opción, la ventana que nos aparecerá será similar a la siguiente (en la que se le mostrará a usted no figurará ningún criterio de búsqueda y por ello en la relación de alumnado-títulos de la parte inferior estará vacía): 9

10 Como vemos, tenemos dos pestañas principales: Títulos de un alumno y Títulos por curso escolar. En la primera (la que se ve en la imagen anterior) podemos realizar búsquedas de títulos relativos a un alumno/a, buscando por sus datos identificativos. En el ejemplo se ve que hemos realizado una búsqueda por nombre, y que al buscar es texto Cabrera nos salen todos los alumnos en cuyo nombre o apellidos aparezca dicho texto. En la segunda se nos muestra un listado de todas las solicitudes agrupadas por el curso escolar al que pertenecen. En la siguiente imagen vemos como se muestran los datos: 10

11 2.6 Consulta de lotes por estado Existe, también, la opción de consultar el estado en que se encuentran los lotes. Para ello utilizaremos el menú: Una vez seleccionada lo opción Consulta de lotes por estados nos saldrá una ventana similar a: Como podemos observar tenemos la posibilidad de filtrar la información por el estado, además podemos buscar por unas características determinadas. La información proporcionada nos indica el lote, la fecha de envío, el estado del lote en nuestra base de datos y el estado en que se encuentra en los servicios centrales. En el caso de que en Estado SSCC aparezca recibido podemos descargar los datos. 11

12 3. Estados de las solicitudes de títulos Los títulos parten del estado Incluido en lote abierto cuando son creados dentro de un lote. Una vez que verificamos el lote, se verifican todas las solicitudes, y pasan a estado Verificado y correcto. En el siguiente diagrama de estados podemos ver todo el conjunto de casos por el que puede pasar la solicitud, en base a las acciones que realizamos sobre el lote donde está contenido. 12

13 4. Estados del lote En el siguiente punto veremos cuáles son los estados por los que puede pasar un lote. Para ayudarnos a ver cómo funciona este proceso, podemos ver la siguiente imagen: Como podemos observar, el conjunto de estados por los que puede pasar un lote, es muy parecido a los estados por los que pasa una solicitud de un título. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los estados del lote, pueden verse afectados por el cambio de estado de una de las solicitudes perteneciente al mismo. Cuando usted tiene seleccionado un lote podrá ver fácilmente el siguiente estado por el que podrá pasar el lote, en la siguiente imagen le marcamos con rojo la zona donde puede apreciarlo: 13

14 5. Envío de las solicitudes (Sistema de certificación integrado) Como sabemos, Pincel ekade tiene un subsistema específico para el envío de certificaciones. Sin embargo, en el caso del subsistema de gestión de títulos, se ha optado por integrar el envío de las solicitudes en el propio subsistema. En este caso, se enviará en cada momento cada lote por separado, y para que sea posible este envío, es necesario que las solicitudes estén en un cierto estado. En concreto el lote tiene que estar en estado Impresa relación, lo cual implica que cada una de las solicitudes que conforman el propio lote, también tienen que estar en el mismo estado. A continuación realizaremos un recorrido por la vida de un lote hasta que es enviado, para que el proceso quede perfectamente explicado Estado inicial: Lote y solicitudes en estado Abierto en generación Como podemos observar, ésta podría ser la situación inicial cuando hemos creado un lote con varias solicitudes. En la imagen podemos ver que el Título de graduado en Educación Secundaria Obligatoria cuya clave es es el que se encuentra seleccionado. En la parte superior derecha de la ventana, tenemos el visor de datos del lote, donde podemos ver los detalles del mismo. Por ejemplo, en este caso la fecha de creación del lote es el 01/07/2010. En esta misma ventana, y ya centrándonos en el tema que nos ocupa, vemos que el estado del lote figura como Abierto en Generación. Asimismo, en los títulos del lote, podemos ver que están todos en estado Incluido en lote abierto, y que en la parte superior el botón que vemos es el de Verificar. Si hacemos clic sobre dicho botón, se harán las verificaciones oportunas para cada una de las solicitudes, y para los datos del propio lote, y en caso de que sean correctas, tanto el lote como los títulos pasarán al siguiente estado: Verificado y correcto. Nos aparecerá el siguiente mensaje: 5.2. Estado: Lote y solicitudes en estado Verificado y correcto En la siguiente imagen podemos ver como quedarían los estados del lote y de los títulos. 14

15 Como vemos, una vez que estamos en este estado, el botón que antes contenía el texto verificar ahora muestra Imp. Rel. (Imprimir listado oficial del lote) Estado: Lote y solicitudes en estado Impresa Relación Cuando hacemos clic en el botón de Imp. Rel., nos aparece la siguiente advertencia: Si hacemos clic en Sí, se general el informe del listado oficial, tal como se ve en la siguiente imagen: 15

16 En este momento, todos los títulos de este lote, y el propio lote, estarán en estado Impresa Relación. Este estado no es retornable (no podemos ir hacia atrás). Sin embargo el listado oficial del lote lo podemos re-imprimir cada vez que queramos, aunque el propio lote esté en un estado posterior, tal como enviado o recibido. 16

17 5.4. Estado: Lote y solicitudes en estado Enviado Una vez que le hacemos clic en Enviar, el proceso es exactamente igual que cuando ejecutamos cualquier otra certificación en el subsistema de certificaciones. Se nos generará un envío tal y como se muestra en la siguiente imagen: Si hacemos clic en Aceptar, el lote y los títulos pertenecientes al mismo, quedarán en estado Enviado. 17

18 5.5 Estado: Lote y solicitudes en estado Recibido El botón Recibir permite conectarse con los SSCC y descargar los datos de los títulos que ya han sido procesados y recibidos (véase Consulta de lotes por estado). Una vez realizada la operación tendríamos: Una vez en esta situación tendremos dos posibilidades: Enviar una carta para que el alumno venga a recoger el título o bien que el alumno pase por el centro a recogerlo. La primera opción se refleja en: Una vez que se ha realizado el clic en el menú nos sale una ventana como la siguiente: Podemos realizar la búsqueda de los títulos Recibido pendiente de aviso o bien por un alumno buscando a 18

19 partir de unos parámetros o todos los títulos de un curso escolar. Marcando todos aquellos alumnos a los que queremos notificar la llegada de los títulos y pulsando sobre el botón Aceptar emitimos las cartas en las que se le notifica al alumno que puede pasar a recoger el título, así como la documentación que debe aportar. Ejemplo de carta: Cuando el alumno se personifique a buscar el título en el botón Editar en la zona Títulos del lote nos mostrará la siguiente pantalla: 19

20 Se ha de rellenar la F. de recogida y pulsar Aceptar pasando el título al estado Recogido. Una vez se hayan recogido todos los títulos del lote, este cambiará al estado de Recibido. 20