REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS OFICIALES DEL INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

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1 REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS PARA USO OFICIAL PANAMA

2 Pagina Nº 1 REPÚBLICA DE PANAMÁ REGLAMENTO PARA USO DE VEHICULOS IRVIN D. SANTOS H. Gerente General ROGER LEZCANO Sub Gerente General EDWIN A. MEDINA Secretario General GUADALUPE HIDALGO Gerente de Administración RAUL A. NOTA G. Jefe de la IRVING D. SANTOS H.

3 Pagina Nº 2 REGLAMENTO PARA EL USO DE VEHICULO OFICIALES En uso de las atribuciones que le confiere la ley Nº 34 de 29 de abril de 1996, Por la cual se crean el seguro agropecuario y el Instituto de Seguro Agropecuario y la Resolución Nº C.E Por medio del cual se adopta el Reglamento Interno del Instituto de Seguro Agropecuario CONSIDERANDO Que se requiere normar el uso, asignación, control, custodia, mantenimiento y administración de los vehículos oficiales del Instituto de Seguro Agropecuario y la determinación de responsabilidades de los conductores y de los funcionarios que tienen asignados vehículos oficiales del Instituto de Seguro Agropecuario. CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1.- Artículo 2.- Artículo 3.- Se regula el uso de los vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario y los deberes y las responsabilidades de los servidores que tengan derecho a su uso, con el fin de que éste lo sea de una manera racional y con estricta observancia del régimen jurídico aplicable. La Gerencia Administrativa a través de la Sección de Transporte, tendrán a su cargo el control directo sobre los vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario, de acuerdo con lo dispuesto en el presente reglamento. Con excepción de los de uso discrecional (Gerente General y Sub-Gerente General y Secretario General), por la naturaleza del trabajo que desarrollan de acuerdo a sus funciones (Inspecciones de la cosecha, siembra, siniestros y otros), los demás vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario no podrán estar asignados a ningún servidor en particular. IRVING D. SANTOS H.

4 Pagina Nº 3 Artículo 4.- Con excepción de los casos contemplados así expresamente en este Reglamento, para que los vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario que están al servicio en oficinas administrativas y/o técnica, puedan ser usados en días y horas NO LABORABLES, se requerirá autorización expresa del Gerente Administrativo y en las Regionales, el Gerente Regional, previa solicitud del Jefe de la respectiva Oficina, en la que deberá indicar las razones que justifiquen el servicio. CAPÍTULO II De la clasificación de los Vehículos Artículo 5.- Vehículos de uso general: Estarán comprendidos dentro de esta categoría los vehículos destinados a prestar servicios regulares de transporte, en el desarrollo normal de sus funciones y actividades, a las diferentes oficinas del Instituto de Seguro Agropecuario Estarán sometidos a las siguientes regulaciones. a) Deberán estar con una franja amarilla de cuatro (4) pulgadas de ancho, con la leyenda.- «PARA USO OFICIAL» b) Su utilización deberá realizarse únicamente dentro de la jornada ordinaria de trabajo c) Deberán utilizarse exclusivamente para asuntos oficiales.- Queda prohibido su uso para asuntos particulares. ch) Estarán sometidos a control de kilometraje y explicación del motivo de su uso, en cada recorrido o servicio que prestaren. d) Portarán placas oficiales que los identifiquen como vehículos Propiedad del Estado. e) Al finalizar la jornada de trabajo deberán quedar guardados en los lugares previamente establecidos al efecto. - Estacionamientos (el cual determine la Gerencia Administrativa) IRVING D. SANTOS H.

5 Pagina Nº 4 Artículo 6.- Vehículos de uso administrativo especial: Estarán comprendidos dentro de esta categoría los vehículos asignados al Gerente General y Sub-Gerente General y Secretario General, quienes por la naturaleza de sus funciones tienen la necesidad de utilizar un medio de transporte dentro y fuera de los horarios normales de trabajo. Se regirán por las siguientes regulaciones. a) Podrán ser utilizados dentro y fuera de los horarios normales de trabajo, sin necesidad de autorización especial. b) Estarán sujetos únicamente a un control mensual sobre kilometraje recorrido. c) Deberán ser utilizados exclusivamente, en cada caso, por el servidor a que esté designado y únicamente y en funciones de su cargo. CAPÍTULO III De la Sección de Transporte Artículo 7.- Artículo 8.- Artículo 9.- La Sección de Transporte, de la Gerencia Administrativa, tendrá a su cargo el control de los vehículos destinados a prestar servicio a las oficinas administrativas y/o técnicas. El control de los vehículos destinados para uso administrativo especial, corresponderá a su respectivo Jefe de Departamento. El Jefe de la Sección de Transportes, tendrá los siguientes deberes.- 1) Atender y tramitar con prontitud los asuntos administrativos relativos al uso de los vehículos. 2) Supervisar la labor de los Conductores. 3) Llevar un registro de cada vehículo con indicación del estado en que se encuentre y de las reparaciones que se le hayan efectuado. 4) Asignar los vehículos de conformidad con las características del servicio, tomando en cuenta para ello criterios de utilidad y de uso racional. IRVING D. SANTOS H.

6 Pagina Nº 5 5) Velar por el correcto funcionamiento, la conservación y la limpieza de los vehículos y comunicar al Gerente Administrativo, con la debida antelación, las necesidades de reparación y de sustitución de las unidades a su cargo. 6) Verificar que el Formulario de Asignación de Vehículo Oficial se encuentre debidamente Autorizado, previa solicitud que deberá hacer el interesado en la fórmula correspondiente. 7) Verificar kilometraje recorrido, tiempo empleado y consumo de combustible, para lo cual se tomarán en cuenta la solicitud de su uso y la Bitácora de Recorrido Diario, suministrado por el conductor, sobre los lugares visitados. 8) Levantar la información administrativa preliminar, lo más detallada posible, en caso de daño a un vehículo del Instituto de Seguro Agropecuario, o de terceros ocasionado por una conducta de aquél, en caso de accidente o por cualquier otra razón y elevarla a conocimiento del Gerente Administrativo, a la mayor brevedad posible, el cual comunicará al Gerente General. 9) Velar porque los vehículos estén debidamente asegurados; hacer la respectiva denuncia inmediatamente después de ocurrido el hecho ante la Aseguradora sobre cualquier accidente en que éstos intervengan; y dar seguimiento a esas denuncias. 10) Coordinar la salida de los vehículos y evitar, en lo posible, que se produzca duplicidad de servicios hacia un mismo lugar o ruta. 11) Entregar los vehículos únicamente a personas autorizadas para conducirlos. 12) Velar para que, en todo momento, existan las unidades necesarias para casos de urgencia. 13) Informar al Gerente Administrativo, sobre cualquier anomalía que se presente con ocasión del uso de los vehículos. 14) Fiscalizar las labores de los Conductores e instruirlos sobre la forma en que deben llevarlas a cabo. 15) Verificar que la licencia de cada uno de los conductores esté vigente, así como el uso permanente de su respectiva identificación. IRVING D. SANTOS H.

7 Pagina Nº 6 16) Mantener una lista de los miembros del personal del Instituto de Seguro Agropecuario que, en casos especiales y por situaciones emergentes, puedan desempeñarse como conductores. 17) Informar, mediante reporte quincenal al Gerente Administrativo, del uso de los vehículos y suministrar los siguientes datos, los cuales deberán quedar consignados en el expediente de cada uno. I) Permiso de salida; II) kilometraje recorrido; III) Combustible consumido; IV) Lubricante consumido; V) Reparaciones efectuadas 18) Velar porque se cumpla el presente Reglamento. Artículo 10.- Solicitudes de uso. Las solicitudes para utilizar los vehículos oficiales, deberán presentarse con cuarenta y ocho horas (48) días de antelación y deben responder a planes de trabajo preestablecidos, salvo situaciones especiales, que deberá calificar como tales el Jefe de Departamento respectivo Artículo 11.- Asignación especial de vehículos Oficiales Todos los vehículos de uso administrativo general permanecerán a la orden del Gerente Administrativo a través de la Sección de Transporte, podrá destinar, con carácter temporal o permanente, unidades para el servicio de determinadas Oficinas de acuerdo a las necesidades del servicio, previa Autorización del Gerente General. CAPÍTULO IV De los vehículos en general Artículo 12.- Los vehículos destinados a prestar servicio a las oficinas administrativas y técnicas, no podrán ser usados en actividades diferentes, salvo casos excepcionales autorizados por el Gerente General. IRVING D. SANTOS H.

8 Pagina Nº 7 Artículo 13.- En las Gerencias Regionales, los vehículos oficiales del Instituto de Seguro Agropecuario a su servicio, cuando no estén en uso, deberán ser guardados en los estacionamientos de dichas oficinas; Sin embargo, en periodos de cosecha, se podrán utilizar los vehículos oficiales, fuera de la jornada de trabajo, previa autorización escrita del Gerente General. Artículo 14.- Los servicios de transportes serán prestados siguiendo el orden de presentación de las solicitudes, salvo casos de urgencia o especiales, debidamente comprobado Artículo 15.- Con el fin de lograr un mejor aprovechamiento de los vehículos oficiales disponibles, la Sección de Transportes, podrá agrupar para un mismo viaje, varias solicitudes de diferentes Departamentos al mismo sitio o ruta, previo aviso a los interesados. CAPÍTULO V De los deberes, prohibiciones y responsabilidades Artículo 16.- Se prohíbe a la Sección de Transportes, poner en uso las unidades que no estén en condiciones de ser utilizadas, o que no hayan pasado el proceso de revisión mínima anual. Artículo 17.- Igualmente se prohíbe el traslado en vehículos oficiales del Instituto de Seguro Agropecuario, de personas que no sean servidores Públicos, salvo casos muy calificados en que la índole del transporte o el propósito del aviso lo justifiquen y siempre que tengan íntima relación con el trabajo que se ejecuta. En todos los casos, el conductor deberá informar a la Sección de Transporte, los nombres de las personas que hayan viajado y las razones que mediaron para ello. Artículo 18.- El conductor será responsable de la circulación de los vehículos por caminos de difícil acceso, así como de la alteración en la ruta programada de un viaje. Artículo 19.- Los vehículos de uso administrativo del Instituto de Seguro Agropecuario, únicamente podrán ser conducidos por aquellos servidores que ocupen puestos de conductor, o personal técnico y/o administrativo que tenga en regla su Licencia de Conducir que estén debidamente autorizado por el Gerente Administrativo, para tal fin. IRVING D. SANTOS H.

9 Pagina Nº 8 Artículo 20.- Son deberes de un servidor público que conduzca un vehículo, con independencia del puesto que ocupe en el Instituto de Seguro Agropecuario: a) Portar y mantener al día su licencia para conducir y presentarla a su jefe cuando éste lo solicite. b) Cumplir estrictamente con las Leyes y Reglamentos de Tránsito. c) Llenar la Bitácora de Recorrido Diario con los detalles del servicio prestado, entre ellos.- la distancia recorrida, el lugar visitado, el tiempo salida y entrada, registro de odómetros de combustible y kilometraje, empleados en la diligencia y firmarla. ch) Revisar antes de cada salida el estado del vehículo y constatar su correcto funcionamiento. d) Informar por escrito al Jefe de la Sección de Transportes, cualquier daño o desperfecto que le ocurriere al mismo. e) Comprobar antes y después de cada viaje, que el vehículo se encuentre con todas las herramientas e implementos asignados. f) Informar inmediatamente después de finalizado el viaje al Jefe respectivo, cualquier desperfecto que encuentre en el funcionamiento del vehículo que conducía. h) Después de efectuado el viaje, estacionar el vehículo en el lugar señalado con ese propósito. i) Cumplir las disposiciones de este Reglamento j) Custodiar, conservar y hacer buen uso del vehículo. k) Tomar las medidas de precaución necesarias durante su uso, para evitar que el vehículo sufra daños. L) Mantener el vehículo oficial, tanto a lo interno como externo del mismo, limpio, de esta manera proyectar una buena imagen de la Institución. IRVING D. SANTOS H.

10 Pagina Nº 9 Artículo 21.- Es obligación de los servidores que ocupen puestos de Conductor, además de lo dispuesto en el Artículo anterior. a) Vestir decorosamente durante las horas de servicio b) Cuidar que el vehículo que conduce esté limpio y en buenas condiciones, para lo cual realizará las labores necesarias y aquellas que disponga su jefe inmediato; y c) Estar a la orden del servidor a favor de quien se autorizó el servicio, por todo el tiempo que éste dure; e informar a su Jefe cualquier anomalía que se presentare en la ejecución de sus labores. Artículo 22.- Salvo que cuente con la anuencia del servidor, a cuya orden vaya el vehículo, el conductor no podrá encender la radio, ni cualquier otro accesorio, ni hacer subir a él ninguna persona. Artículo 23.- Cuando el conductor viaje solo en el vehículo, no podrá hacer subir a otras personas, ya sean particulares o servidores públicos, salvo que se trate de otros servidores que, conforme con este reglamento tengan derecho a usar vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario. Artículo 24.- Durante el transcurrir de la Misión Oficial, los conductores no podrán efectuar paradas que no estén debidamente autorizadas.- En caso de desperfecto del vehículo, lo comunicará inmediatamente al Gerente Administrativo. Artículo 25.- Es prohibido para todos los conductores de vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario, ceder su conducción a otras personas, salvo razones muy calificadas, en cuyo caso, una vez finalizado el viaje deberá de informar los motivos que los llevaron a tomar esa decisión. Artículo 26.- Los vehículos del Instituto de Seguro Agropecuario, estarán cubiertos contra accidentes, mediante pólizas emitidas por la Compañía Aseguradora, por lo que, en ningún caso, los conductores dejarán de dar aviso oportuno de cualquier accidente por leve que le parezca.- Si lo omitieren -por cualquier causa- serán responsables de las consecuencias que se deriven de esa omisión. IRVING D. SANTOS H.

11 Pagina Nº 10 Artículo 27.- El conductor que fuere declarado responsable, por el Juzgado de Transito, de ocasionar un accidente en que hubiese participado con un vehículo del Instituto de Seguro Agropecuario, deberá pagar el monto correspondiente al deducible que eventualmente tenga que girarse a la Compañía de Seguros, o las indemnizaciones que deba cubrir el Instituto de Seguro Agropecuario, en favor de terceros afectados cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible. Artículo 28.- En todo caso los conductores serán responsables por los daños que le causen a los vehículos por dolo ó culpa grave y estarán obligados a resarcir al M.E.F. el costo de su reparación, sin perjuicio de las otras responsabilidades penales, civiles y disciplinarias que eventualmente deban asumir. Artículo 29.- Si ocurriere un accidente, el conductor y sus acompañantes deberán proceder con la mayor prontitud, como sigue: a) En caso de que hubiere heridos, buscarán atención médica, si fuere necesaria. b) Darán aviso de lo ocurrido al Gerente Administrativo. c) Llamarán a la autoridad competente por el medio más rápido de que dispongan, con el fin de denunciar el hecho. d) En ningún caso harán arreglos extrajudiciales. e) Si en el accidente se vieren involucrados otros vehículos, tomarán las características de cada uno de los vehículos (fotos) y los nombres y dirección de los conductores y de sus propietarios. f) Si a consecuencia del accidente el conductor quedare incapacitado para manejar, otro conductor del Instituto de Seguro Agropecuario, que tenga licencia para ello, podrá conducir el vehículo. g) Si el vehículo sufriere daños que impiden su correcto funcionamiento, se deberá éste dejar al cuidado de alguna persona y de ser posible se remolcará hasta el lugar más próximo donde pueda ser resguardado. Artículo 30.- El Gerente Administrativo, aplicará el peso del Reglamento Interno, a aquellos funcionarios que conduzcan vehículos oficiales bajo los efectos de bebidas alcohólicas o drogas ilícitas. IRVING D. SANTOS H.

12 Pagina Nº 11 CAPÍTULO VI Disposiciones finales Artículo 31.- Las infracciones al presente Reglamento serán sancionadas de conformidad con las disposiciones de la Ley Orgánica del Instituto de Seguro Agropecuario, y el Reglamento Interno sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales en que pudiere haber incurrido el infractor. Artículo 32.- El Gerente Administrativo, definirá las normas y los procedimientos de control interno, tendientes a lograr un uso adecuado y racional de los vehículos oficiales del Instituto de Seguro Agropecuario, previa autorización del Gerente General. Artículo 33.- En caso de presentarse la necesidad de utilizar un vehículo oficial en horarios extendidos, en días festivos o fines de semana, de acuerdo a urgencias debidamente comprobadas, el Jefe del Departamento respectivo, solicitara el salvoconducto respectivo a la Gerencia Administrativa. Artículo 34.- El presente reglamento rige a partir de su aprobación y publicación. Dado en la ciudad de Panamá, a los días del mes de del dos mil quince () Licenciado IRVIN D. SANTOS H. Gerente General IRVING D. SANTOS H.

13 Pagina Nº 12 FORMULARIOS 1. Formulario de Solicitud de Vehículo Oficial 2. Reporte de Daño Vehicular 3. Registro de Bitácora de Recorrido Diario IRVING D. SANTOS H.

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