Procedimiento de ingreso a la Red de Cobranzas y Pagos ABITAB

Transcripción

1 Procedimiento de ingreso a la Red de Cobranzas y Pagos ABITAB El siguiente es el procedimiento que deberán cumplir aquellas Empresas que soliciten incorporarse a la Red de Cobranzas y Pagos Abitab. 1 Diseño de la factura a ser presentada en la Red de Abitab a - Formato de la factura La factura deberá tener dos vías, una para el cliente (cuerpo principal) y la restante para la Agencia de cobranza (a la cual de aquí en más denominaremos talón de la factura ). La vía del cliente podrá ser diseñada por la Empresa de acuerdo a sus necesidades. El talón de cobranza deberá cumplir, sin embargo, los siguientes requisitos : - Deberá poderse identificar fácilmente con la Empresa a la que pertenece (al estar separado del cuerpo principal), mediante la inclusión del Logo respectivo y/o el nombre de la misma en forma claramente visible. - Tener una altura mínima de 5 cm. - Presentar la información en código de barras, el cual detallaremos en el punto Especificación del Código de Barras. - Detallar cada uno de los campos que componen toda la información que contiene el Código de Barras, con el nombre de cada uno de ellos y el valor correspondiente (ver Ejemplo de Diseño de Talón más adelante). b - Especificación del Código de Barras El tipo de Código de Barras a utilizar será el CODIGO 39 ( 3 of 9 ) Este código deberá poseer un carácter de control de inicio y otro de fin a incluirse siempre. El mismo es el carácter asterisco * para ambos casos. Sin la inclusión de éste en ambos extremos, no será posible la lectura de dichos códigos con ningún dispositivo óptico. Para la impresión del Código de Barras se deberá indefectiblemente utilizar una impresora Láser, descartándose todo tipo de impresora de matriz de puntos y chorro de tinta. El fondo sobre el cual se imprime el Código de Barras deberá ser totalmente blanco, no aceptándose fondos de color, marcas de agua, ni diseños gráficos de fondo, aún cuando los mismos sean tenues. De no ser así resultará imposible, o al menos dificultosa, su lectura y por consiguiente su correcto procesamiento. 1

2 El código deberá estar centrado en el talón de la factura y a 1 cm del borde de la misma como mínimo. Deberá asimismo poseer una altura mínima de 1 cm. Si resultara dificultoso lograr esta altura variando el tamaño del Font respectivo al imprimir, puede resultar práctico realizar lo siguiente: Reiterar la impresión de cada una de las barras de códigos debajo de sí misma, de tal forma que ambas queden interlineadas, conformando sendas barras de mayor ancho. Deberá ponerse especial cuidado en evitar que aparezcan líneas en blanco entre ambas reiteraciones de la impresión. Debajo de cada barra, se incluirá la string contenida en la misma, tal como se muestra en ejemplos posteriores. La cantidad de caracteres a incluir será de 48 y se imprimirán en dos barras iguales de 24 caracteres cada una, a ubicar de tal forma que queden alineadas una encima de la otra. 2 Diseño del Código de Barras Ejemplo de impresión: *XXX * * * Detalle de la primera Barra de Código: Campo Largo (cars.) Descripción Código de Empresa 3 Código de Id. alfabético asignado por Abitab (*) Identif. De Cliente 7 Número de Cliente con Dígito de Control, si lo tiene Documento 7 Número de Factura o Documento Vencimiento 8 Fecha Vencimiento del Documento en formato ddmmaaaa (*) Se deberá solicitar al Dpto. de Producción de Abitab la asignación de estos 3 caracteres (3 letras que identifican la Empresa para la Red de Cobranzas). Aquí se utiliza XXX simplemente a modo de ejemplo. Detalle de la segunda Barra de Código: Campo Largo (cars.) Descripción Importe 11 Importe del Documento, 9 enteros y 2 decimales Moneda 1 1 = Pesos Uruguayos, 2 = Dólares Americanos,... Cuota 2 Número de Cuota (opcional) Mora 1 Tipo de Mora, si es que tiene (opcional). Tipo Documento 1 1 = Factura, 2 = Nota de Crédito Cuenta 7 Número de Cuenta (opcional) Dígito de Control 1 Dígito de Control Total de caracteres: 49 (sin contar los 4 asteriscos) 2

3 Importante: 1) Si un campo no es utilizado (especificado aquí como opcional), sus posiciones deberán completarse con caracteres cero (0). 2) Bajo ningún concepto deberán incluirse otros caracteres salvo los numéricos de 0 a 9. Los únicos caracteres alfabéticos permitidos serán los asignados y deberán ubicarse en las primeras 3 posiciones. No se admitirán blancos, guiones, barras, símbolos ni cualquier otro carácter especial. Rutina para generar el Dígito de Control Se detallan los 6 pasos que hay que aplicar para hallar el Dígito de Control: 1) Corresponder cada posición numérica de la string total de la factura a utilizar para el código de barras, con el vector que se muestra debajo. XXX ?(a) (b) Referencias: (a) Son las 2 strings -concatenadas- que conforman los códigos de barras de la factura, el signo de interrogación es el digito a calcular. (b) Es el Vector de Ponderación (definido como una serie de 14 dígitos que se replican de derecha a izquierda, ubicándolos a partir del penúltimo carácter de la string (a) último antes de la posición del dígito de control). Dicha serie se repite hacia la izquierda hasta alcanzar el cuarto dígito de la string (a) primer carácter luego de las 3 letras iniciales). Nótese que la última serie de 14 dígitos (la primera a la izquierda) no estará completa. 2) Multiplicar cada posición de la factura (solamente los caracteres numéricos - posiciones 4 a 48) por cada posición del vector ubicada debajo, de acuerdo al punto 1). Calcular el Módulo 10 del resultado de cada multiplicación es decir, obtener el resto de dividir cada uno de los resultados de la multiplicación entre 10. 3) Sumar todos estos resultados (restos) del paso anterior entre sí. 4) Calcular el Módulo 10 del resultado obtenido en el paso 3 (obtener el resto de dividir el resultado del punto anterior entre 10). 5) Restarle a 10 el resultado del paso anterior (complemento a 10 al resultado del paso 4 => 10 resultado paso 4) 6) Si el resultado obtenido en el paso anterior no es 10, dicho valor será el dígito de control, de lo contrario el mismo será 0. Esto es equivalente a calcular nuevamente el Módulo 10 a dicho resultado (resto de dividir el valor obtenido en el punto 5 entre 10). 3

4 Ejemplo aplicando los pasos anteriores : Pasos 1 y 2) XXX ? (Factura) (Vector) (Multiplicar y aplicar Módulo 10 a c/uno) Paso 3) Se suman entre sí los restos resultantes : = 92 Paso 4) Módulo 10 del resultado del Paso 3 (el resto de dividir 92 entre 10) = 2 Paso 5) Aplicar complemento a 10 al resultado del paso 4 (10 2) = 8 Paso 6) Módulo 10 del Paso 5 (el resto de dividir 8 entre 10) => D.C. = 8 EJEMPLO DE DISEÑO DE UN TALÓN DE FACTURA LÍNEA DEL TROQUELADO <LOGO o NOMBRE DE LA EMPRESA> Código Cliente T. Doc. Nro.Doc. F.Vcto. Importe Cuota Mora Cuenta D.C. XX /09/2001 $ * XX * * * BORDE INFERIOR DEL TALÓN

5 OBSERVACIÓN: Si algún campo opcional no se utilizará nunca, como ser: Cuota, Mora o Cuenta, el mismo de todas formas deberá rellenarse con ceros dentro del código de barras respectivo hasta completar el largo requerido. No es necesario sin embargo, incluirlo en el detalle de campos situado en la parte superior del talón. Una vez que se coordine y se defina que campos no se van a utilizar, la Empresa se comprometerá a remitir siempre valores en 0 para dichos campos. Cualquier cambio de criterio posterior respecto a esto implicará la realización de nuevas pruebas y la modificación correspondiente de la configuración del Sistema de Cobranzas de Abitab. 3 - Generación de Facturas de prueba para ABITAB La generación de un juego de facturas de prueba es de VITAL IMPORTANCIA para testear el correcto cálculo del Dígito de Control por parte de la Empresa y a su vez chequear además la configuración efectuada por Abitab en su Sistema de Cobranzas. A tales efectos se deberán enviar, al Departamento de Producción, al menos 10 facturas, una con cada valor posible de Dígito de Control ( valores de 0 a 9 ). Si por algún motivo fuese cambiado ulteriormente el proceso con el cuál fueron generadas dichas facturas de prueba se deberá volver a enviar otro juego de pruebas a Abitab antes de generar la emisión definitiva de las facturas, a efectos de realizar nuevamente los respectivos controles. 4 - Especificación de vencimiento y mora La empresa deberá definir si permitirá o no a sus clientes efectuar el pago de facturas mas allá de la fecha de su vencimiento, si otorga un período de gracia para el pago luego de la misma, si lo extiende hasta finalizar ese mes, etc., etc. La empresa deberá definir si desea realizar el cálculo de la mora para las facturas vencidas, para lo cual deberá suministrar a Abitab la rutina de cálculo correspondiente 5 - Aprobación de las pruebas de facturas y configuración de la Empresa en la Red de Cobranzas Una vez aprobados los prototipos de facturas por parte del Departamento de Producción, la Empresa se encontrará en condiciones de firmar el Contrato de Servicios con Abitab, requiriéndose luego de este acto, un máximo de 5 días hábiles para lograr la completa configuración de la Red de Cobranzas incorporando la nueva Empresa al Sistema. 5

6 6 - Definición del formato y medio de envío de datos procesados por Abitab Abitab generará diariamente, con toda la información capturada por su Sistema de Cobranzas, un archivo ASCII, dentro del cual existirá un registro por cada factura cobrada que contendrá todos los datos del código de barras, más la siguiente información adicional: Código de Agencia Abitab que realizó el cobro (2 dígitos) Código de Sub-Agente Abitab (3 dígitos) Fecha de cobro, en formato ddmmaaaa (8 dígitos) El nombre de dicho archivo será, por regla general, el siguiente: XXXddmmaa.txt siendo XXX las letras de identificación y ddmmaa la fecha de cobranza. Cualquier otra información adicional que se necesaria recibir, deberá acordarse previamente con el Departamento de Producción. La información sería enviada diariamente vía , a la dirección que la Empresa establezca. Se coordinará a su vez, la periodicidad del envío de todos los talones correspondientes a la cobranza. De acuerdo al ejemplo de factura tratado aquí, el registro correspondiente a incluir dentro de archivo ASCII de cobranzas sería el siguiente: Archivo XXX txt XXX (En el presente ejemplo se supone que el cobro se realizó en la Agencia 10 Sub-Agente 038, el día 22/08/2007) Las 49 primeras posiciones del registro coinciden exactamente con la concatenación de ambos códigos de barras de la factura cobrada. Los siguientes 11 caracteres corresponden al importe realmente cobrado (destacados en rojo y negrita), finalmente los siguientes 13 caracteres (destacados en azul y negrita) corresponden a la información adicional ya citada que agregará Abitab al final de cada registro. Una vez recibido dicho archivo por parte de la Empresa, la misma tendrá la posibilidad de descomponer cada uno de los registros en los diversos campos, de acuerdo a los cuadros de definición de los códigos de barras detallados al inicio de este instructivo. Cabe recordar que el importe va acompañado de las 2 posiciones decimales a su derecha, sin incluir puntos ni comas. Por otro lado, la fecha de vencimiento de la factura como así también la de cobranza no poseerán barras ni guiones separadores. Por cualquier consulta, remitirse a: ABITAB S.A. Departamento de Producción Av. Daniel Fernández Crespo 2149 Teléfono int Fax todos.produccion@abitab.com.uy 6