Cómo sacarle el máximo provecho a las presentaciones Power Point?

Transcripción

1 Cómo sacarle el máximo provecho a las presentaciones Power Point? (17 etiquetas) dedicado a formadores, vendedores, directivos y todos aquellos que utilizan el Power Point 1 la presentación en Power Point no es autónoma - han venido a escucharte a ti, no lo olvides Muchos creen que el objetivo central de una clase o conferencia es mostrar la presentación en Power Point, grave error! El PPT es un accesorio y nada más, como la pizarra, el video o el papelógrafo. Al transformar la presentación PPT en centro de la actividad no estarás tranquilo hasta que muestres todas las transparencias cosa que probablemente agobiará a tu público. Utiliza las presentaciones con prudencia.

2 2 ensaya, prepárate, practica, prueba Si decides utilizar una presentación en Power Point, deberás ensayarla antes de presentarla en público para conocer adecuadamente la secuencia y los textos. ( ya has tenido oportunidad de ver un disertante que parece sorprenderse cada vez que aparece una nueva transparencia como si fuera la primera vez que la ve?). Mide el tiempo que dura la exposición para saber si deberás quitar o agregar materiales. Prueba de antemano el proyector y comprueba con antelación que es compatible con tu ordenador. (ensaya, prepárate, practica, prueba) Deja lista la primera transparencia y oscurece la pantalla con la tecla N (negro) o ocúltala con la pantalla iluminada con la tecla B (blanco). Luego de hacer esto y apretando cualquier tecla podrás traer la imagen que has preparado de antemano. Si utilizas un control remoto de mando para pasar las trasparencias practica antes de usarlo para determinar su alcance y conocer sus propiedades. Decide cuanta luz dejarás en la sala (nunca trabajes en la oscuridad absoluta, cuando vuelvas a encender la luz probabalemente parte de tus alumnos estén ya en un mundo de ensueño... zzzzzzzzzz...zzzzzzzzz)

3 3 limita el uso de "efectos especiales" No exageres con el uso de animaciones, sonidos o entradas de texto sofisticadas. Tu ojetivo no es transformar la presentación en una producción cinematográfica espectacular. 4 organiza las transparencias en forma lógica Determina un orden coherente y didáctico de las transparencias (por ej.:problemas y soluciones, causas y efectos, cronología de acontecimientos, de lo general a lo particular, agrupación geográfica, etc.) Elimina aquellas transparencias que no proyectarás, no harán más que molestarte. No olvides que tu público ve la presentación por primera vez y que necesita un desarrollo lógico que facilite su comprensión.

4 5 video y audio, "condimentos" de la presentación (sin exagerar...) "Una imagen vale mil palabras". Incorpora a tu presentación algun clip de video relevante, una grabación breve ilustrativa o fotografías que complementen tu exposición. La red está llena de materiales gratuitos que pueden serte de utilidad. Mientras preparas tu presentación no olvides vistar youtube.com. 6 cumple la regla de 5 X 5 No incluyas más de cinco palabras en un renglón y no más de cinco renglones en una transparencia. Repasa tus transparencias varias veces. A Murphy le encanta insertar errores y faltas de ortografía...

5 7 habla, no leas!!! Evita que la transparencia se transforme en un libro de lectura. Escribe palabras (y no textos completos). Tu papel esencial es ampliar los conceptos que aparecen en la transparencia. No rellenes los espacios en blanco con texto innecesario. Habla más de lo que muestras y menos de lo que sabes. 8 controla el ritmo dale respiro a tu público Armoniza tus palabras con la proyección de la presentación. Deja unos segundos abierta cada transparencia una vez que hayas terminado tus comentarios para que el público pueda internalizarla. No corras!!! Oscurece la pantalla cuando no usas la presentación, esto permitirá descansar la vista a tus oyentes.

6 9 fondo claro texto oscuro fondo oscuro texto claro Es importante el contraste para facilitar la visión. Comprueba de antemano que los colores que ves en tu ordenador son los que se ven en la pantalla. Evita fondos "carnavalescos", marean y distraen. 10 usa fuentes grandes ( se ven desde la última fila?) Alguien dijo: "Las letras son como los caminos, cuanto más curvas tienen más lentamente se leen". Los tamaños de letra recomendados son 44 para los títulos y 32 para el texto. Evita escribir en letras mayúsculas (más de siete palabras en mayúsculas hará que la audiencia tenga que leer de nuevo y por lo tanto perderá un tiempo precioso). Utiliza fuentes sencillas (Arial, Arial Black, Tahoma, Verdana). Utiliza las mismas fuentes en todas las transparencias.

7 11 redondea los datos numéricos De nada sirven los décimos y los centésimos, tu público de todos modos no los recordará. No exageres con el uso de los números. Presenta solo los datos importantes. 12 ubica los gráficos siempre en el mismo lugar El público se acostumbra a un formato, cambios de ubicación no hacen más que confundirlo. 13 mira al público y no a la pantalla Han venido a escucharte a ti y es importante que te vean de frente y no de espaldas. Ubica tu ordenador entre el público y tu y sigue la presentación disimuladamente desde el ordenador sin perder el contacto visual con la audiencia.

8 14 prepara un documento escrito para los interesados ( y repártelo al final!) Prepara un documento detallado para entregar a los interesados. No repartas la presentación, si lo haces significa una de dos: o que la presentación es tan completa que contradice todas las recomendaciones que hemos dado sobre la importancia de ser simple, breve, complementaria, etc. O que estás repartiendo algo que no servirá de nada a tu páblico ya que no es más que una serie de referencias que han servido de base a todas tus explicaciones y ampliaciones. 15 simplifica!! Hoy, "lo simple es bonito". Prepara una presentación sólida, didáctica, de buen gusto y tu público te lo agradecerá. Garantiza que tu presentación tenga un mensaje claro, directo e impactante. Tu público está interesado en aclarar cosas y no en complicarlas.

9 16 no repitas tu nombre y logotipo en cada trasparencia Preséntate oralmente. La gran estrella del show es tu público. Céntrate en él y no en ti mismo. Si repartes un documento escrito al final podrás registrar allí tus datos garantizando de esta manera que el público los conserve. 17 prepara un plan "B" Trae un duplicado de la presentación por si surge un inconveniente con el original. Prepara una alternativa de exposición (usando la pizarra o un papelógrafo) en caso de imprevistos tecnológicos (incompatibilidad entre el cañon y tu ordenador, una lámpara que se quema en el peor momento, etc.). No te incluyas en la larga y lamentable lista de los disertantes que suspenden sus conferencias si el PowerPoint no funciona.