Manual de Procedimientos de Activo Fijo
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- Roberto González Figueroa
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1 Manual de Procedimientos de Activo Fijo VALPARAÍSO, NOVIEMBRE 2013
2 EL PRESENTE MANUAL ES DE USO EXCLUSIVO DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA. FUE ELABORADO DE FORMA INTERNA Y ASESORÍA DE DELOITTE AUDITORES Y CONSULTORES LTDA. ESTE DOCUMENTO CONSIDERA LAS INDICACIONES DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA APROBADAS POR EL IASB Y QUE SE ENCUENTRAN VIGENTES A LA FECHA DE EMISIÓN. ESTE MANUAL SERÁ DE APLICACIÓN OBLIGATORIA PARA TODAS LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD, Y EN CUANTO A TEMAS NO REFERIDOS ESPECÍFICAMENTE EN ÉSTE, CONSTITUIRÁ UNA HERRAMIENTA DE TRABAJO Y PODRÁN APLICARSE DE IGUAL FORMA.
3 Contenido I. PROCEDIMIENTOS DE ACTIVO FIJO... 4 Definición de Activo Fijo... 4 Proceso de Compra de Activo Fijo Proceso de Baja de Activo Fijo Proceso de Traslado de Activo Fijo Clasificación por Uso II. ASPECTOS GENERALES DE ACTIVO FIJO Políticas Generales Objetivo Alcance Definiciones Generales Responsabilidad de la Unidad de Activo Fijo Responsabilidad de los Directores III. ASPECTOS CONTABLES DE ACTIVO FIJO Clasificación por Naturaleza Clasificación por Origen Criterios Contables de un Activo Fijo Desembolsos considerados como Activo Fijo Desembolsos considerados como Gastos Vida útil de un activo fijo Políticas de inventarios Activos fijos en préstamos Activos fijos en comodato Desvinculación laboral de funcionarios Corrección Monetaria Registro de activo fijo en el sistema contable Etiquetado de bienes Siniestros Obras en curso Compra de Inmuebles IV. ANEXOS... 34
4 I. PROCEDIMIENTOS DE ACTIVO FIJO DEFINICIÓN DE ACTIVO FIJO El Activo Fijo está formado por bienes que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la Universidad, durante un período considerable de tiempo sin el propósito de venderlos, y que forman parte del patrimonio de la Universidad. Conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera, específicamente en la NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo se definirá como activo fijo para la Universidad aquellos bienes tangibles que cumplen los siguientes requisitos en forma copulativa: Que los bienes sean utilizados en el giro de la Universidad. Se esperan usar durante más de un año. Que su valor unitario sea mayor a 10 UF (diez unidades de fomento). Excepción para compras inferiores a 10 UF: Para aquellos bienes que tengan un costo unitario menor a 10 UF, deberán activarse siempre y cuando tengan asociado un riesgo de pérdida, que sea necesario mantener un control sobre su ubicación, y que de adquirirlos en forma masiva, tendrían un impacto significativo en los estados financieros. La siguiente tabla muestra la categoría de bienes que deben ser incorporados en esta excepción: Cuenta Equipos Computacionales: Mobiliario: Material Bibliográfico: Tipo Monitor y pantalla LCD, LED Proyector Impresora Tablet Cámara fotográfica Calculadora (biblioteca, académicas) Sillas Sillones Estantes Repisas Pizarras Libros Otros medios bibliográficos Todo bien que cumpla con la definición y requisitos establecidos será registrado en el inventario de la Universidad siempre y cuando exista un documento válido, legal y tributario que sustente la compra de dicho activo, como factura nacional, invoice, contrato, formulario de cesión de bienes, dónde debe figurar como nombre del adquiriente Universidad Técnica Federico Santa María.
5 A continuación se muestran ejemplos de adquisiciones de activo fijo dentro de la Universidad: Clasificación Categorías Ejemplos MUEBLES Y ARTEFACTOS MAQUINAS Y EQUIPOS (Equipos Computacionales) EQUIPOS DE TRANSPORTE HERRAMIENTAS Y ENSERES Muebles en general Artefactos domésticos Equipos Otros equipos tecnológicos Vehículos Camionetas Camiones Equipos de transporte en general Herramientas en general Sillas (Oficina) Sillones (Oficina) Mesas Escritorios Estantes Pizarras Cafeteras Estufas Computadores Notebook Macbook Celular Tablet Televisor Monitor Impresora Scanner Cámara Autos Furgones Buses Carros de arrastre Acoplado Pie de metro Micrómetro Prensas Taladro Esmeril Sierra
6 Clasificación Categorías Ejemplos MAQUINAS Y EQUIPOS MATERIAL BIBLIOGRAFICO INSTALACIONES INTANGIBLES Máquinas y Equipos en general Material de educación Instalaciones menores Softwares Licencias Programas Baño de agua Cromatógrafo Fotómetro Generadores Motores Osciloscopio Bombas Balanzas Equipo de medición Equipo de análisis Libros Películas, CD Switch Access Point Redes Microsoft Licencia Audition Licencia Markops Adobe CAD
7 Clasificación Categorías Ejemplos TERRENOS Terrenos propios y en leasing Propiedades Obra gruesa Muros Trazados y niveles Excavaciones Emplantillado Radieres Estructura de escaleras Losas Techumbre Impermeabilizaciones EDIFICIOS Terminaciones Artefactos sanitarios Tabiques Ventanas Puertas Cerramientos Revestimiento de muro, piso, cielo Pavimento interior Pintura Instalaciones Agua potable Alcantarillado Red de incendio Red seca Aguas lluvia Electricidad Luminaria Tableros Ascensores Ventilación Climatización
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