REFª.: EJ/ BASES TÉCNICAS DISEÑO ORGANIZATIVO DE INSTALACIONES Y REORGANIZACIÓN DE OTROS CENTROS I N D I C E

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1 HERRIZAINGO SAILA Segurtasun Sailordeza Baliabide Orokorren Zuzendaritza DEPARTAMENTO DE INTERIOR Viceconsejería de Seguridad Dirección de Recursos Generales REFª.: EJ/ BASES TÉCNICAS DISEÑO ORGANIZATIVO DE INSTALACIONES Y REORGANIZACIÓN DE OTROS CENTROS I N D I C E 1.- OBJETO 2.- ALCANCE DEL CONTRATO 3.- REQUISITOS TÉCNICOS DE LOS LICITANTES 4.- CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO 5.- FASES DE EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN 6- CONDICIONES RELATIVAS A LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL 7.- SEGUIMIENTO DEL SERVICIO 8.- INFORMACIÓN A PRESENTAR POR LOS LICITADORES 9.- OFERTA ECONÓMICA 10.- OMISIÓN DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Nº Rev. Fecha Motivo Modificación Revisión General Revisión General Realizado por: Revisado y Aprobado: AREA DE ESTANDARIZACIÓN Y HOMOLOGACIÓN EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 1 de 9

2 1.- OBJETO El objeto del presente Pliego de Bases Técnicas es la contratación del servicio consistente en el DISEÑO ORGANIZATIVO DE INSTALACIONES Y REORGANIZACIÓN DE OTROS CENTROS. Para ello la empresa adjudicataria deberá realizar: Estudios organizativos de las áreas de trabajo correspondientes a las Unidades Administrativas de la Viceconsejería de Seguridad del Gobierno Vasco. Estudios motivados por cambios de destino de otras unidades administrativas como consecuencia de reorganización de las plantillas asignadas a las unidades administrativas a fin de ubicarlas en los nuevos destinos, dentro de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Propuestas de implantación interna. Calificaciones técnicas de dotaciones actuales a trasladar (realizando el correspondiente inventario) La empresa adjudicataria además de las funciones descritas deberá desarrollar todas las tareas necesarias para la realización de un correcto servicio de traslado, desde la elaboración de la correspondiente propuesta de Pliego Técnico para la convocatoria de concursos de traslado, pasando por la dirección y coordinación de todo el proceso de traslado, hasta su total finalización y correspondiente control de calidad durante el proceso. 2.- ALCANCE DEL CONTRATO El alcance de los trabajos consistirá en: Estudios organizativos de ubicación de puestos de trabajo en los inmuebles. Estudios para la implantación de señalética. Estudios de necesidades de mobiliario, valoración del mobiliario actual en el caso de existencia en unidades y que vayan a ser éstas reubicadas o se amplíen. Complementación de dicho mobiliario con nuevas adquisiciones que precisen inventario del mobiliario, catalogación y clasificación. Estudios específicos de equipamientos de laboratorios. Estudio de ubicación de equipamientos complementarios comunes de las unidades administrativas en los inmuebles. Control de calidad y supervisión de las adquisiciones realizadas por la Administración, tanto durante la recepción del producto, como durante la vida útil del mismo. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 2 de 9

3 Dentro del concepto de mobiliario estarán incluidos los siguientes componentes: mobiliario de centros y de coordinación de mando, mobiliario de laboratorio, mobiliario de oficina: mesas operativas y auxiliares, bloques rodantes, armarios, paneles o biombos de separación de espacios, mesas de reunión y formación, complementos técnicos, sillería de trabajo, sillería de visita y colectividades, estanterías, archivos etc. Por otra parte, también quedarán incluidas los siguientes conceptos: taquillas de vestuarios, bancos de madera para vestuarios, armarios de pertenencias, complementos de oficina (papeleras, paragüeros, ceniceros ), cortinas, mobiliario de laboratorio, y señalética entre otros. 3.- REQUISITOS TÉCNICOS DE LOS LICITANTES Cada licitador deberá presentar la documentación justificativa correspondiente respecto a lo siguiente: 3.1 Medios Técnicos: La empresa adjudicataria dispondrá de todas las herramientas y elementos técnicos informáticos necesarios para la correcta ejecución de los trabajos. 3.2 Medios Humanos: la empresa adjudicataria también deberá disponer del personal técnico adecuado con la preparación y experiencia necesarias para llevar a cabo los servicios objeto del presente concurso. 3.3 Desarrollo de procesos organizativos de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.4 Desarrollo de procesos de implantación de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.5 Desarrollo de procesos de gestión de activos (inventario) de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.6 Desarrollo de evaluación de necesidades cuantitativas y cualitativas de dotación de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) Para ello deberán acreditar además experiencia y conocimientos demostrables en mobiliario y sillería de oficina, mediante presentación de Curriculum Vitae del personal de la empresa destinado al presentes proyecto, incluyendo al experiencia profesional en el sector mobiliario. Del mismo modo se deberá acreditar los conocimientos en Prevención de Riesgos Laborales, concretamente en la especialidad de Ergonomía. 3.7 Desarrollo de procesos de modulación de superficies de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.8 Desarrollo de procesos de coordinación de traslado de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.9 Desarrollo de procesos de definición de requisitos funcionales para la adquisición de mobiliario adicional necesario en proyectos de más de 50 puestos de trabajo (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.10 Planificación de espacios de oficina individualmente superiores a 500 m 2 en los últimos 36 meses (enumerar y presentar acreditaciones correspondientes) 3.11 Disponibilidad de plantilla ubicada en la Comunidad Autónoma. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 3 de 9

4 4.- CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO El estudio organizativo se corresponderá con los siguientes aspectos: 4.1 Puestos de trabajo administrativos y áreas anexas complementarias de todo el edificio Cada área administrativa tiene adscrito en su edificio, un espacio debiendo proponerse la distribución o distribuciones idóneas. En dicho espacio se realizará la propuesta de ubicación de los puestos de trabajo que ocupará cada área. Para ello deberá como mínimo realizarse: Inventario de mobiliario de los actuales puestos de trabajo así como del mobiliario de uso común y de los demás equipamientos administrativos. Su clasificación y codificación. Análisis de la documentación administrativa que cada puesto de trabajo tiene y de la restante documentación existente en los edificios que hay que trasladar. La propuesta de ubicación de los puestos. Dicha propuesta será presentada para su aprobación a los responsables correspondientes. La propuesta organizativa detallará: El estudio pormenorizado con detalle de la ubicación del mobiliario que se traslada y de las necesidades complementarias con que haya de dotarse a los puestos de trabajo y áreas de uso común. El estudio del procedimiento de traslado con especificación de la manera con la que se llevará a cabo, aportando la documentación de gestión de procesos necesaria para una ejecución ordenada de dicha mudanza. 4.2 Nuevas dotaciones de mobiliario Derivado del estudio organizativo de puestos de trabajo deberá presentarse un estudio separado de necesidades a efectos de la tramitación de adquisición del mobiliario que complementariamente se precise. En este proceso se realizará un ajuste dimensional y técnico de acuerdo con los puestos tipo atendiendo a criterios funcionales Equipamiento de vestuarios y equipamiento de los aseos del edificio Se realizará un estudio sobre la asignación de distribución dada a estos equipamientos. Se realizará un estudio de equipamiento de vestuarios, aseos y locales para limpieza, a los efectos de la tramitación de adquisición del equipamiento que se precisa en estas zonas: taquillas de vestuarios, bancos de madera para vestuarios, etc. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 4 de 9

5 4.4 Estudio de las necesidades de implantación de señalética Se realizará un estudio de señalética que deberá cumplir la normativa referente a la imagen corporativa del Gobierno Vasco, elaborando el correspondiente pliego de bases técnicas para su contratación por la Administración. 4.5 Estudio de las necesidades Laboratorios La empresa adjudicataria deberá tener en cuenta la amplitud de posibilidades de instalaciones que puede requerir un laboratorio, y hacer el estudio correspondiente de necesidades seleccionando aquellos módulos con la posibilidad de colocar material de laboratorio opcional sobre los mismos. 4.6 Estudio de las necesidades de Complementos de Oficina La empresa adjudicataria deberá tener en cuenta la necesidad existente de complementos para oficina (paragüeros, ceniceros ), debiendo valorar para su elección la durabilidad de los factores constructivos y el factor estético en función de las áreas o nivel jerárquico de utilización. 4.7 Estudio de las necesidades de Armarios de Pertenencias La empresa adjudicataria también deberá tener en cuenta las necesidades creadas en los diferentes centros de almacenaje de las pertenencias de detenidos. 4.8 Traslado Se estudiarán las necesidades específicas para la realización del traslado, dirigiendo y coordinando dicha ejecución mediante la identificación de objetos, establecimiento de plazos, control de ubicación y control de tiempos de desarrollo. Una vez trasladado y montado el mobiliario, equipamiento, documentación y material de almacenes, se realizará una comprobación, por parte de la Administración, para verificar que todos los bienes se encuentran en su lugar y en las mismas condiciones que se encontraban antes de la ejecución del traslado. 4.9 Control de Calidad y Supervisión de operaciones La empresa adjudicataria durante el desarrollo de todas las tareas descritas deberá realizar un estricto Control de calidad y supervisiones de las operaciones, necesarias para la realización de un correcto servicio de traslado, desde la elaboración de la correspondiente propuesta de Pliego Técnico para la convocatoria de concursos de traslado, la dirección y coordinación de todo el proceso de traslado, hasta su total finalización y correspondiente control de calidad durante el proceso, y durante la entrega de los materiales y durante la vida útil de los productos adquiridos por la Administración. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 5 de 9

6 5.- FASES DE EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN Cuando la Administración lo requiera, se pondrá en contacto con la empresa adjudicataria para la ejecución de los trabajos que considere oportunos. Para cada proyecto solicitado por la Administración, la empresa adjudicataria realizará separadamente el consiguiente estudio, debiendo presentar una programación detallada de la planificación de la ejecución de cada una de las tareas del proyecto, teniendo en cuenta todos los aspectos contemplados en el apartado anterior en función del tipo de proyecto. La ejecución de los trabajos será encargada y se realizará con arreglo a las siguientes características: Se establecerá una planificación en su ejecución: el adjudicatario deberá presentar su propuesta de realización en fases, su programa cronológico y las horas de trabajo previstas. En la propuesta presentada para cada proyecto la empresa adjudicataria debe incluir la relación de personas asignadas al mismo, que deberá ser aprobada por la Administración. Para cada proyecto la empresa adjudicataria deberá designar un interlocutor con la Administración, con capacidad de organización y poder de resolución de cuantos defectos e incidencias se observen durante el desarrollo del proyecto. Las personas propuestas, una vez aprobadas por la Administración no podrán ser sustituidas sin autorización previa de la Administración, pudiendo ser su sustitución causa de resolución del contrato. Por otra parte, la designación de técnicos realizada por la empresa adjudicataria podrá ser modificada a petición de la Administración, y en este caso la empresa adjudicataria deberá proponer otras personas de idéntica categoría para la culminación de los trabajos dentro de los plazos previstos. Asimismo los trabajos que por su tipología dependan de tareas con terceros o bien sean estudios en los que su resolución se pueda establecer de manera diversa, se realizarán y liquidarán según el número de horas empleadas. La Administración estudiará los detalles de la propuesta y comunicará al adjudicatario las condiciones que se aprueban para la ejecución del trabajo, así como la fecha de comienzo de cada trabajo. Cada uno de los proyectos solicitados por la Administración será de carácter individual e independiente respecto del resto, es decir, cada proyecto solicitado tendrá su propia programación y estudio correspondiente, asignación de medios humanos y horas de trabajo, y fecha de finalización del mismo. Asimismo cada proyecto se facturará de manera independiente. La facturación se realizará en base al número de horas invertidas en cada uno de los proyectos de acuerdo con la programación previa presentada y posterior aprobación por parte de la Administración. Por tanto el número de horas debe coincidir con las programadas por la empresa adjudicataria y aprobadas por la Administración. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 6 de 9

7 En función de la categoría profesional de las personas asignadas a cada proyecto las horas invertidas en se clasificarán en los dos siguientes tipos: - Consultor Senior. - Consultor Junior. La entrega de los trabajos con omisiones respecto de lo requerido por la Administración, y el incumplimiento de los plazos de entrega da cada uno de los proyectos será causa de la no recepción de los mismos, no admitiéndose facturaciones parciales si la Administración no lo predetermina en el momento del encargo del trabajo. 6- CONDICIONES RELATIVAS A LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL El personal que preste el servicio pertenecerá a la empresa adjudicataria del concurso, que deberá ser previamente aprobado por la Administración, siendo por cuenta de la empresa adjudicataria todos los gastos relacionados con los salarios y cargas sociales del personal contratado. La Administración exigirá la relación nominativa del personal que vaya a realizar el servicio. El adjudicatario exigirá, condiciones adecuadas de presencia, modales, compostura, etc., del personal a su servicio, así como discreción en la información que se pueda manejar. Las empresas licitadoras deberán designar un representante con funciones de interlocutor con la Administración para solicitud de ejecución de proyectos, y coordinación de los diferentes proyectos que se encuentren en marcha en cada momento. La empresa adjudicataria debe cumplir las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el marco de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, y el Reglamento de los Servicios de Prevención, RD 39/1997, así como las sucesivas modificaciones y actualizaciones de la misma. 7.- SEGUIMIENTO DEL SERVICIO La Administración establecerá los medios que estime oportunos para realizar un correcto seguimiento del servicio con el fin de detectar las posibles irregularidades y posibles situaciones de mejora. Se mantendrán reuniones con la empresa adjudicataria a fin de explicar los procedimientos de trabajo a seguir, con el fin de mejorar la calidad del servicio y conseguir la máxima eficacia. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 7 de 9

8 8.- INFORMACIÓN A PRESENTAR POR LOS LICITADORES Las empresas licitadoras deben presentar la siguiente documentación: Documentación justificativa en cuanto a experiencia en ejecución de los trabajos descritos en el apartado 3 del presente Pliego de Bases Técnicas. Memoria Técnica: incluyendo la Metodología de Trabajo y procedimientos a utilizar para la ejecución de los proyectos a realizar en base a las características recogidas en el presente Pliego de Bases Técnicas. Equipo de Trabajo: detallando la relación nominal de plantilla de la empresa y el personal que se asigna para la ejecución del presente contrato, junto con sus datos académicos y de experiencia profesional. Nombre y cargo en la empresa de la persona designada por el licitador como interlocutor ante la Administración, con poderes suficientes para la resolución inmediata de cuantos defectos e incidencias sean observados en la prestación del servicio. Metodología de Trabajo para realización del Seguimiento de la Calidad del Servicio. Documentación relativa al cumplimiento de la Normativa de Prevención de Riesgos Laborales. Mejoras en relación con el mínimo exigido. Cualquier otra documentación que los licitadores crean conveniente. 9.- OFERTA ECONÓMICA La oferta económica será conforme al modelo de proposición solicitado, incluyendo en IVA. Las empresas ofertantes deberán presentar oferta para los siguientes conceptos: Euros/Hora Consultor Senior. Euros/Hora Consultor Junior. El licitador debe contemplar en el precio de Euros/Hora a ofertar todo tipo de gastos que se originen y sean consecuencia de la ejecución de los trabajos tales como desplazamientos, comida, etc. En el caso de la Administración haya aprobado fases de ejecución para proyectos, se procederá al abono de estos conceptos a la finalización de las mismas. En el resto de los casos se facturará a la entrega y finalización del proyecto. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 8 de 9

9 10.- OMISIÓN DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN La no presentación de documentación requerida en el presente Pliego por el licitador, se entenderá como un incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente pliego, por lo que la Administración no valorará su oferta por no reunir los requisitos para la contratación. EJ/ Rev. 2 Fecha: Hoja 9 de 9