TESORERIA MUNICIPAL DE COMONFORT, GUANAJUATO CONSIDERANDO:

Transcripción

1 TESORERIA MUNICIPAL DE COMONFORT, GUANAJUATO CONSIDERANDO: Que el H. Ayuntamiento del municipio de Comonfort, Guanajuato a través de la Tesorería Municipal, tiene como objetivo supervisar el uso adecuado de los recursos públicos en conceptos de gastos menores a través del Fondo Fijo, el procedimiento para el Reembolso de Gastos, así como el de los Gastos por Comprobar. En este sentido, el presente instrumento normativo tiene como premisa establecer disposiciones con criterios para la integración y delimitación de responsabilidades, respecto a la información y control en materia del Fondo Fijo, los Gastos por Comprobar y el Reembolso de Gastos. Ante ello, en el presente Manual para el Fondo Fijo, Gastos por Comprobar y Reembolso de Gastos; se establecen criterios de simplificación administrativa, así como características de verificabilidad de la información, además de los principios de transparencia, la legalidad, control y la rendición de cuentas, los cuales se promoverán a lo largo de la actual administración pública dentro del marco de actuación de las Dependencias de la Administración Pública Municipal. 1 Tesorería Municipal

2 Municipio de Comonfort, Gto. Tesorería Municipal Manual para la Asignación y Manejo del Fondo Fijo, Gastos a Comprobar y Reembolso de Gastos C O N T E N I D O Objetivo Marco Jurídico Lineamientos Generales Fondo fijo Gastos a Comprobar Reembolso de gastos Procedimiento de comprobación Mecanismos de control Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Diagrama de flujo fondo fijo Diagrama de flujo reembolso de gastos Diagrama de flujo gastos a comprobar OBJETIVO: Administrar de manera óptima por parte de los servidores públicos que hagan uso de los recursos presupuéstales asignados a las Dependencias Municipales a través del fondo fijo para gastos menores, gastos a comprobar y reembolso de gastos, estableciéndose los requisitos necesarios para efectuar las erogaciones con cargo a estos rubros, y con el propósito de resolver las necesidades de liquidez y disponibilidad inmediata de recursos para que las Dependencias realicen sus operaciones normales de manera eficiente, controlando las partidas presupuéstales asignadas. MARCO JURÍDICO LINEAMIENTOS: Generales 2 Tesorería Municipal

3 En el ejercicio de los recursos deberá observarse en todo momento los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, así como los principios de economía, eficiencia y eficacia. Los gastos efectuados a través del fondo fijo deberán atender solo aquellos conceptos relacionados exclusivamente con la naturaleza de las funciones de cada Dependencia, considerando sus atribuciones de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes. En todos los casos el comprobante del gasto deberá reunir los requisitos fiscales que marca el Código Fiscal de la Federación y demás ordenamientos fiscales Federales y Estatales, salvo que se trate de gastos que por su naturaleza no puedan ser recabados documentos con los requisitos fiscales exigidos, por ejemplo: taxi, boletos de autobús, estacionamiento, y que se mencionan de manera enunciativa más no limitativa; en tal caso deberá elaborarse un recibo Oficial que para tal efecto diseñará la Tesorería Municipal. (Anexo 1) Tratándose de gastos por concepto de peajes, el comprobante deberá llevar la firma del titular de la Dependencia y/o de la persona que realizó el viaje. Los ejecutores de gastos se abstendrán de dar trámite por los comprobantes que no cumplan con los requisitos señalados, así como de aquellos que no tengan relación con las atribuciones de la Dependencia. Todos los comprobantes invariablemente deberán contener la firma de autorización del Director del Área o de la persona autorizada para tal efecto. Fondo fijo Por el importe del fondo fijo asignado a cada Dependencia estará a resguardo del Servidor Público que designe el titular de la Dependencia y será de acuerdo a la siguiente tabla: DEPENDENCIA IMPORTE Tesorería 10, Tesorería Fondo del Área de Ingresos 2, Dirección de Catastro 12, Obras Públicas 7, Casa de la Cultura 10, Tesorería Municipal

4 La primera emisión de recursos por concepto de fondo fijo mediando la solicitud correspondiente por parte de los titulares de las Dependencias. La Tesorería Municipal, emitirá un pagaré por cada fondo asignado, así como una carta responsiva los cuales deberán ser firmados por el Servidor Público designado como responsable de dicho fondo al momento de recibir el recurso. La Tesorería entregará copia del pagaré al responsable del fondo fijo, conservando el original, el cual será devuelto al momento de hacer el reintegro definitivo por cierre del ejercicio en su caso o término de la administración. Cuando por la naturaleza del objetivo y destino del gasto no sea posible la comprobación inmediata del mismo, se emitirá un vale provisional a cargo del Servidor Público que recibió el efectivo, el cual tendrá la obligación de realizar la comprobación en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la fecha de emisión del vale correspondiente, en caso contrario deberá reintegrar el recurso, o ser descontado en la siguiente catorcena posterior al plazo de 5 días previamente señalado, salvo que justifiquen plenamente el retraso en la comprobación del gasto. (Anexo 3). Todo documento que soporte la comprobación de un gasto deberá estar firmado por la persona que realizó el gasto. Es responsabilidad indiscutible del Servidor Público que efectuó el gasto recabar la documentación que lo soporte. No podrán realizarse gastos de aquellas partidas que carezcan de suficiencia presupuestal; así como tampoco de las partidas: de Energía Eléctrica, Servicio Telefónico, Arrendamiento de Bienes Inmuebles, Servicio de Agua potable, Arrendamiento Maquinaria y Vehículos, Asesoría, Servicios de Informática, Intereses, Descuentos y otros Servicios Bancarios, Seguros, Patentes, Regalías y Otros, Instalaciones y Adaptación de Inmuebles, Combustibles. (No se considera combustible los aceites y aditivos de motor ni cuando el suministro se realiza fuera del Municipio, en este último caso se considera como viáticos.) La comprobación del fondo fijo para su reposición se realizará los días lunes y martes de cada semana en el horario que para tal efecto establezca la Tesorería Municipal, cada Dependencia determinará la frecuencia del reembolso del fondo fijo atendiendo a sus gastos acumulados; debiendo clasificar los documentos en forma cronológica y por partida. El reintegro de reembolso de caja chica se entregará el viernes de esa semana. No se aceptarán comprobantes con una antigüedad mayor a 30 días naturales, en caso contrario deberá mediar un oficio explicatorio de la Dependencia solicitante 4 Tesorería Municipal

5 para manifestar el motivo extemporáneo, contados desde la fecha de emisión hasta la fecha de comprobación para la reposición. Reembolso de Gastos Son aquellos gastos solventados por los Servidores Públicos, por las funciones de las Dependencias y de los cuales no se solicitó con anticipación el recurso a la Tesorería Municipal y cuyos importes exceden los límites del fondo fijo. Los comprobantes que presenten para su reembolso deberán contener todos los requisitos fiscales aplicables de acuerdo a la normatividad Federal y Estatal que corresponda. Se deberá presentar solicitud de reintegro para su reembolso a nombre del Servidor Público que efectuó el gasto, cuyo importe será transferido a su cuenta personal o en su defecto se emitirá cheque de pago a su favor. Queda prohibida la adquisición de bienes y servicios que de manera normal se realizan por el área de compras, salvo que exista razón justificada y se tenga la solicitud con el Visto Bueno del Tesorero Municipal, lo mismo aplica para Gastos a Comprobar. Así mismo la Tesorería requerirá toda aquella información que considere pertinente para la justificación de la erogación, con el objetivo de evitar posibles observaciones por los Órganos Fiscalizadores y de Vigilancia. Gastos a Comprobar Son aquellos importes económicos solicitados por los servidores públicos, para solventar gastos en el desarrollo de funciones propias de las Dependencias, y cuyos montos individuales o acumulados exceden los límites establecidos para el fondo fijo. Deberá efectuarse la solicitud de recursos por el titular de la Dependencia o la persona facultada por el titular, cuyo importe será transferido a su cuenta personal o en su defecto se emitirá cheque de pago a su favor. La solicitud debe presentarse en la Tesorería Municipal indicando el motivo y destino del gasto, y en la comprobación se podrá anexar la documentación que justifique dicha solicitud, tales como: cotizaciones, invitaciones, oficios de comisión, requerimientos, siendo una lista enunciativa más no limitativa, etc. El trámite se deberá presentar ante la Tesorería mínimo tres días hábiles (salvo casos o situaciones urgentes plenamente justificados) previos a realizar el gasto o 5 Tesorería Municipal

6 al inicio de una comisión, capacitación o evento, indicando el nombre y número de nómina de la persona a quien se le expedirá el cheque o transferencia bancaria, misma que será la responsable de la comprobación. En la solicitud deberá incluirse la partida presupuestal y fuente de financiamiento que deberá afectarse, debiendo contar con la suficiencia presupuestal necesaria, además de que tenga injerencia directa con el tipo de gasto. No se aceptarán gastos por concepto de bebidas alcohólicas, cigarros, medicinas, revistas o cualquier otra erogación que no esté relacionada con el evento o comisión. No se autorizarán gastos a comprobar al personal bajo el rubro de honorarios asimilables. El plazo máximo para comprobar el gasto es de 15 quince días hábiles posteriores a la fecha de recibido el recurso, salvo en aquellos casos en que la factura debe ser enviada por instituciones fuera del Municipio o del Estado, el plazo se incrementará en 15 quince días hábiles más. Tratándose de eventos con duración de más de un día, para efectos de contabilizar el plazo de comprobación se tomará a partir del último día del evento, excepto tratándose de eventos de capacitación con duración de más de cinco días. Solo se aceptará documentación comprobatoria que se relacione con los motivos o causas para los cuales fue solicitado el recurso. Cuando no se realice la comprobación en los plazos establecidos deberá mediar un oficio explicatorio de la Dependencia solicitante para manifestar el motivo extemporáneo. En caso de que no se compruebe en tiempo y forma y no exista oficio de justificación por parte del área que solicitó el recurso, se procederá a su descuento vía nómina, en la siguiente catorcena a la cual se dio el vencimiento el plazo de comprobación. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REMBOLSO DE FONDO FIJO Asignación Al inicio del ejercicio; una vez que ha sido autorizado el presupuesto de egresos por el H. Ayuntamiento en el mes de Enero, la Tesorería Municipal pondrá a disposición los recursos del fondo fijo a nombre del responsable a solicitud de los titulares de las Dependencias, cuyo importe será transferido a su cuenta personal o en su defecto se emitirá cheque de pago a su favor. 6 Tesorería Municipal

7 Manejo Las dependencias deberán cerciorarse de que exista suficiencia presupuestal en la partida que será afectada con cualquier erogación que se solicite. No se pagará ningún gasto que no cuente con suficiencia presupuestal, en cuyo caso la erogación deberá ser absorbida por la persona que la realizó. Únicamente podrá otorgarse efectivo al personal adscrito a las Dependencias cuando se autorice por el titular de la misma, debiendo firmar el vale de caja provisional correspondiente. En el supuesto del otorgamiento de efectivo para salidas fuera del Municipio, deberá mediar un oficio de comisión o contar con registro en la bitácora de salida, en el cual deberá indicar el motivo y el personal comisionado, en caso de los titulares únicamente deberán registrarse en la bitácora de salidas. En caso de uso de vehículos del Municipio para la comprobación del peaje y combustible deberá firmar el titular de la Dependencia y de quien realizó el gasto. En el supuesto de salidas fuera del Municipio, cuando se utilice un vehículo particular del personal adscrito a la Dependencia, deberá especificarlo en la bitácora de salidas o en el oficio de comisión y para tal efecto solo se podrá autorizar el suministro de combustible. No se podrán incluir gastos de refacciones y mantenimiento. En todos los casos deberá entregarse documentación original con todos los requisitos fiscales aplicables y de acuerdo a las disposiciones Federales y Estatales vigentes que correspondan, así como con la autorización del titular de la Dependencia, asimismo deberá firmar la persona que realizó el gasto. Las Dependencias podrán conservar copia de la documentación como parte de su control interno. Cuando se utilicen vales provisionales estos deberán estar autorizados por el Titular de la Dirección o por el responsable del fondo fijo y firmados por la persona que recibió el efectivo y se contará con un plazo de cinco días hábiles para comprobar el gasto. En el caso de los vales provisionales que no sean comprobados en los plazos establecidos, el Servidor Público que recibió el efectivo deberá realizar el reintegro, o en su defecto se hará el descuento del monto del vale no comprobado, en la 7 Tesorería Municipal

8 siguiente catorcena, a partir de que hubieran pasado los cinco días de plazo para la citada comprobación. En la carátula de reposición (Anexo 2) deberá anotar la justificación del gasto y la (s) persona (s) que lo realizaron, asimismo debe indicar el número de partida que será afectada, registrando en su control el importe comprobado, así como el reintegro de efectivo, cancelándose en su caso el vale provisional firmado. Solo se aceptarán comprobantes con una antigüedad máxima de 30 días naturales a partir de la fecha de emisión y la fecha de recepción en la Tesorería Municipal, en caso contrario deberá mediar un oficio explicatorio de la Dependencia solicitante para manifestar el motivo extemporáneo. Los comprobantes deberán ordenarse de acuerdo a la partida presupuestal que se afectará. Una vez clasificados los documentos, deberán pegarse en papel tamaño carta, con una tabular global por la totalidad del reembolso o comprobación. (Anexo 4) Adicionalmente, se hará un resumen por partida de los gastos efectuados, detallando: número y fecha del comprobante; nombre del proveedor; número y nombre de la partida e importe del gasto (Anexo 2) La cancelación del fondo fijo podrá realizarse en el mes de diciembre de cada ejercicio o a más tardar en el ejercicio de término del período constitucional del mandato del H. Ayuntamiento, en cuyo caso se hará en el mes de Septiembre en el que concluye el período constitucional para la administración. MECANISMOS DE CONTROL DEL FONDO FIJO La Contraloría Municipal en cualquier momento podrá realizar arqueos al fondo fijo asignado a las Dependencias, designando para tal efecto al personal adscrito a su área, y los resultados obtenidos se harán del conocimiento de los titulares de las Dependencias. Cuando derivado del arqueo se desprenda la existencia de faltante en el fondo fijo el responsable del fondo fijo deberá reintegrar el monto correspondiente, lo mismo aplica en el caso de los comprobantes que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente manual. 8 Tesorería Municipal

9 Anexo 1 MUNICIPIO DE COMONFORT, GUANAJUATO TESORERIA MUNICIPAL RECIBO OFICIAL DE COMPROBACION DE GASTOS Importe: $ Letra( ) Concepto Realizó el Gasto Responsable del Fondo Titular Fijo Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma 9 Tesorería Municipal

10 Anexo 2 MUNICIPIO DE COMONFORT, GUANAJUATO. TESORERIA MUNICIPAL TMC FF-002 CARÁTULA PARA LA REPOSICIÓN DE FONDO FIJO DE CAJA Factura Proveedor Cuenta Parcial Total Fecha No. Programa Nombre Número Nombre y Firma del Responsable del Fondo Nombre y Firma del Titular 10 Tesorería Municipal

11 Anexo 3 MUNICIPIO DE COMONFORT, GUANAJUATO TMC-FF-003 TESORERIA MUNICIPAL VALE PROVISIÓNAL DE GASTOS FECHA: IMPORTE: CANTIDAD CON LETRA: CONCEPTO: RECIBE RESPONSABLE DEL F.F. TITULAR Nombre y Firma Nombre y Firma. Nombre y Firma Tesorería Municipal 11 Tesorería Municipal

12 Anexo 4 MUNCIPO DE COMONFORT, GUANAJUATO NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CARATULA DE COMPROBACIÓN TMC- FF 004 Justificación: Nombre de la Partida: Concepto: Numero Partida Recurso: Director de la Dependencia Ejecuto Gasto Vo. Bo. Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Director o Coordinador Titular Puesto TESORERO MUNICIPAL 12 Tesorería Municipal

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