MATRÍCULA SECTOR OFICIAL AÑO 2016

Transcripción

1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA DIRECCIÓN DE COBERTURA PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA, DEPURACIÓN, VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA SIMAT- MATRÍCULA SECTOR OFICIAL AÑO 2016

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS CRONOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA METODOLOGÍA PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN A LA MATRÍCULA EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES ETAPA INICIAL ORGANIZACIÓN Organización del Proceso de Auditoría Interna a la matrícula por parte de la D.L.E Organización del Proceso de Auditoría Interna a la matrícula por parte de los Establecimientos Educativos Oficiales ETAPA DE PLANEACIÓN Plan de trabajo Alistamiento de la Información Generación de reportes SIMAT por el Establecimiento Educativo ETAPA DE EJECUCIÓN Desarrollo del proceso de auditoría interna Gestión y solución de novedades Cierre de proceso Consolidación y firma del acta de auditoría interna Cierre del proceso de auditoría interna a la matrícula VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROCESO Radicación de acta, anexos y listados del proceso de Auditoría Interna en medio digital a las Direcciones Locales Educativas Seguimiento al proceso por parte de la Dirección de Cobertura Seguimiento al proceso por parte de la Dirección Local de Educación Seguimiento al proceso por parte del Establecimiento Educativo RECOMENDACIONES DEL PROCESO DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA... 24

3 1. INTRODUCCIÓN El reporte de información en el Sistema de Información de Matrícula (SIMAT) y en el Directorio Único de Establecimientos (D.U.E.) son insumos claves para la planeación y toma de decisiones en todos los niveles de la administración del sistema educativo nacional y distrital, del mismo modo es la fuente para la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones S.G.P. de acuerdo con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1075 de 2015, estableciendo que las entidades territoriales certificadas son las responsables de suministrar al Ministerio de Educación Nacional (M.E.N.) la información sobre la población atendida en el sector educativo y de garantizar que el reporte de información sea veraz y cumpla con los principios de calidad y oportunidad. En este sentido, la Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación del Distrito (S.E.D.), ha venido adelantado acciones concretas que permiten realizar el seguimiento constante a la matrícula oficial reportada por los Establecimientos Educativos (E.E.) a partir de importantes tareas como: depuración, seguimiento, control y validación de la información reportada en los sistemas de información y procesos de auditoría Interna a la matrícula oficial registrada en el SIMAT. Este último proceso favorece, por un lado, desde la veracidad y calidad de la información reportada en el SIMAT y por otro, como fuente de información para los reportes oficiales al Ministerio de Educación Nacional, la asignación de recursos físicos y financieros y los procesos asociados a los ajustes de la oferta de cupos, traslados y continuidad de los estudiantes antiguos en el Sistema Educativo Distrital. En consecuencia y dada la importancia de realizar con oportunidad y calidad el registro de información de matrícula en el SIMAT, en el marco de la normatividad vigente, la Dirección de Cobertura realizó el proceso de transferencia de información al SIMAT, para que las Instituciones Educativas Distritales (IED) registren las novedades del proceso de auditoría en dicho sistema, con el acompañamiento constante de las Direcciones Locales Educativas y la Dirección de Cobertura, con el fin de garantizar el oportuno y efectivo registro de información. Por todo lo anterior, el presente documento describe el método para desarrollar correctamente el ejercicio de auditoría interna en cada Institución Educativa Distrital, teniendo en cuenta el marco legal y operativo del proceso de gestión de matrícula, asimismo se indican los objetivos del proceso de autocontrol, el cronograma de actividades de auditoría interna, la metodología que se soporta en el sistema de información de matrículas estudiantil SIMAT, la verificación del proceso que corresponde a la Dirección de Cobertura y algunas recomendaciones generales sobre el proceso.

4 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar auditoría interna a la información de matrícula oficial, reportada a través del Sistema Integrado de Matrícula, con el fin de depurar, validar, actualizar y garantizar la oportunidad y calidad de la información registrada en el sistema de información SIMAT. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Efectuar el autocontrol efectivo en el registro de las novedades encontradas en la matrícula para actualizarlas oportunamente en el sistema de matrícula SIMAT por parte de los Establecimientos Educativos del sector oficial. Propiciar buenas particas en los Establecimientos Educativos que conlleve al mejoramiento de la información registrada en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT, así como de la Gestión Documental (carpetas estudiantes). Dar cumplimiento a la normatividad vigente establecida para el proceso de auditoría interna 1. 1 Ley 715 de 2001 (Art. 31), Decreto 1075 de 2015 el cual compila Resolución 7797 de 2015 (Art. 3,5 y 6) y la Resolución 166 de 2006 (Art. 6).

5 3. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA A continuación, se presenta el cronograma de actividades para la realización del segundo proceso de auditoría interna por parte de los Establecimientos Educativos Oficiales: Actividad Fecha Responsable Comunicación a Direcciones Locales de 05 de Julio de Educación Dirección de Cobertura Socialización del proceso Dirección de 11 al 22 de Julio Cobertura. de 2016 Dirección de Cobertura Comunicación a Establecimientos Educativos. 11 al 22 de Julio Dirección Local de de 2016 Educación Ejecución del proceso de auditoría interna. 1) Impresión de insumos del proceso (acta y anexos). 2) Verificación de estudiantes. 3) Verificación de archivo documental de estudiantes. 4) Diligenciamiento y consolidación de insumos del proceso. 5) Radicación de actas de auditoría con los respectivos soportes a las Direcciones Locales. Ajuste de novedades resultado de la auditoría interna en SIMAT.(Cierre de Novedades en SIMAT) Consolidación y entrega de resultados por parte de la Dirección Local de Educación (DILE) a la Dirección de Cobertura. Acompañamiento en el proceso de auditoría y verificación y/o ajuste de novedades en el SIMAT Reporte permanente de novedades del proceso de matrícula en el SIMAT Entre el 25 y el 29 de Julio de 2016 Hasta el 05 de Agosto de 2016 Hasta el 12 de Agosto de 2016 Durante todo el proceso En todo momento Establecimiento Educativo Establecimiento Educativo Dirección Local de Educación Dirección Local de Educación y Dirección de Cobertura Instituciones Educativas Distritales, Direcciones Locales de Educación y Dirección de Cobertura

6 4. METODOLOGÍA PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA La Secretaría de Educación Distrital - Dirección de Cobertura con el apoyo de las Direcciones Locales de Educación (D.L.E.), han venido acompañando los procesos de auditoría interna que realizan los Establecimientos Educativos, con el objetivo de hacer seguimiento constante al comportamiento de la matrícula oficial garantizando la calidad y veracidad de la información registrada en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT. Lo anterior, servirá como fuente de información para los reportes oficiales al Ministerio de Educación sobre la asignación de recursos físicos, financieros y demás procesos asociados a los ajustes de la oferta de cupos, traslados y continuidad de los estudiantes antiguos en el sistema educativo oficial. De esta forma, se propone para este proceso, realizar seguimiento de acuerdo a cuatro (4) etapas, las cuales contarán con el respectivo seguimiento por parte de la Dirección de Cobertura y la Dirección Local Educativa. SEGUIMIENTO DIRECCIÓN DE COBERTURA. Entrega de Insumos. Organización inicial del proceso de audioría interna. INICIAL PLANEACIÓN Plan de trabajo. Alistamiento información. Desarrollo del proceso de auditoría interna (verificación estudiantes y gestión documental) Gestión y solución de novedades. EJECUCIÓN CIERRE Finalizacion proceso de auditoría interna. Actualización del sistema de matrícula. Verificación, seguimiento y análisis del proceso de auditoría interna SEGUIMIENTO DIRECCIÓN LOCAL DE EDUCACIÓN.

7 5. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN A LA MATRÍCULA EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES 5.1. ETAPA INICIAL En esta etapa se entregará por parte de la Secretaría de Educación los insumos necesarios para el desarrollo y ejecución del proceso de auditoría interna por parte de los Establecimientos Educativos. Estos insumos se remitirán a la Dirección Local Educativa la cual tiene la obligación de socializar y comunicar a los Establecimientos Educativos de su localidad el proceso de auditoría. Adicionalmente, esta etapa presenta las pautas para la organización de la información por parte de la Dirección Local Educativa y los Establecimientos Educativos. Insumos a entregar por parte de la Secretaría de Educación: a) Instructivo del proceso de auditoría interna: Documento que detalla el proceso de auditoría interna. b) Memorando interno proceso de auditoría interna: Comunicación oficial con la cual se da inicio al proceso de auditoría interna. c) Acta y anexos del proceso de auditoría interna: Formatos de verificación del proceso de auditoría interna. d) Micrositio del proceso de auditoría interna: Sitio web que contiene la totalidad de información del proceso ORGANIZACIÓN Organización del Proceso de Auditoría Interna a la matrícula por parte de la D.L.E. a. Divulgar el procedimiento de auditoría a los establecimientos educativos oficiales de la localidad. b. Entregar a cada uno de los EE de la localidad los insumos del proceso, para el desarrollo exitoso de la auditoría interna. c. Todos los estudiantes deben estar asignados a grupo en el SIMAT, con el fin de ser reportados en las listas emitidas por el sistema de información de matrícula, para posterior verificación presencial. Lo anterior permitirá determinar si el estudiante asiste o no a clase, además si existe algún tipo de novedad para tener en cuenta en el proceso de ajuste y actualización del sistema como cambio de sede, grado, grupo, jornada, nombres, apellidos, identificación entre otros Organización del Proceso de Auditoría Interna a la matrícula por parte de los Establecimientos Educativos Oficiales a. Organizar la información del proceso de auditoría interna conforme a lo señalado en el presente instructivo. b. Organizar las evidencias documentales de los estudiantes. c. Indicar a los Directores de grupo, que serán los responsables de realizar la labor de conteo y verificación en aulas de clase, la cual deberá ser efectiva y veraz. Adicionalmente de la respectiva validación de las evidencias documentales de cada estudiante. d. Designar a un funcionario responsable del proceso, el cual verificará y garantizará la información consignada en los insumos entregados por los directores de grupo.

8 5.2. ETAPA DE PLANEACIÓN Plan de trabajo EL Establecimiento Educativo deberá tener presente las actividades, tiempos y actores responsables, con el fin de dar cumplimiento con lo señalado en el cronograma de actividades del proceso de auditoría interna. Se solicita realizar al interior del Establecimiento Educativo las debidas acciones que permitan el seguimiento el correcto desarrollo y finalización del proceso de auditoría interna Alistamiento de la Información Al interior de cada Establecimiento Educativo se debe preparar el material indicado, imprimiendo el presente instructivo, listados de estudiantes SIMAT, acta y anexos del proceso, así como el alistamiento del archivo documental el cual será parte integral del presente proceso. A continuación, se presentan los pasos a tener en cuenta para la generación de los reportes desde SIMAT Generación de reportes SIMAT por el Establecimiento Educativo. Todos los Establecimientos Educativos sin excepción alguna deben generar los reportes de matrícula para la verificación presencial in situ, ingresando al sistema SIMAT con el usuario asignado, seleccionan el módulo de reportes/reportes planos y generar el reporte, luego ingresar por al módulo de Administración/Procesos por lotes y una vez haya terminado el proceso de generación se debe proceder a realizar la descarga. Los listados para la Auditoría deben ser organizados por jornada, grado y grupo teniendo en cuenta los criterios que el Establecimiento haya definido para la organización del proceso. Ingreso a Reporte/Reporte planos

9 Ingreso a la opción Administración/proceso por lotes Selección del archivo que se descargó. El archivo que se descarga está comprimido, por lo que se recomienda WinZip o WinRar para extraer el.txt

10 Se extrae y guarda el archivo plano que por defecto abre en el bloc de notas de Windows. Abrir Excel Office Microsoft. Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo, tener en cuenta el directorio o carpeta donde se guardó el archivo plano. De la ventana Abrir seleccionar en la parte inferior derecha la opción Todos los archivos, de esta manera aparecerá disponible para abrir el archivo plano. Al abrir el archivo aparecerán los datos sin estructura, por lo que automáticamente se despliega la ventana del asistente para importar texto, en el primer paso de este asistente se debe seleccionar la opción de delimitación de texto como tipo de datos originales, SIMAT expide datos planos mediante la separación por punto y coma.

11 En el segundo paso del asistente para importar texto, se selecciona la opción punto y coma como separado del texto plano. En la vista previa se puede apreciar cómo se van organizando los datos en columnas y filas tal como es común en archivos con formato xls. En el paso 3 del asistente para importar texto, solicita el formato de datos por cada una de las columnas que comprende el archivo, esta operación se hace columna por columna o se seleccionan todas las columnas para aplicar el formato a todos los datos, el formato por lo general para este tipo de reportes es texto. Para seleccionar todas las columnas se toma la primera y se va al final de la vista previa, para que oprimiendo la tecla shift y con un clic en la última columna se seleccionan todas, esto puede evidenciarse en la vista previa de los datos. En esta misma ventana se selecciona la opción Finalizar en la parte inferior derecha, de esta manera aparecerán los datos organizados por filas y columnas y con formato texto.

12 Al finalizar, los datos aparecerán como se muestra en la siguiente imagen, este reporte es generado con todos los estudiantes del Establecimiento Educativo con los estados registrados en SIMAT, por lo que para efectos de sacar las listas se debe organizar la información primero por estado matriculado del estudiante, luego por sede, jornada, grado y grupo. Los demás estados los pueden tener en cuenta para el seguimiento del estudiante y el registro del estado en SIMAT. Nota: Se recuerda que no es válido utilizar listados de estudiantes de otra fuente que no sea la indicada ya que la finalidad es actualizar la matrícula registrada en el Sistema Integrado de Matrículas Estudiantil SIMAT. Una vez descargado el archivo 6A de SIMAT, es imperativo organizar los registros por grado y grupo, para ello utilizaran el anexo 4 el cual permitirá un tratamiento de la información eficaz, veraz y de calidad conforme a lo establecido por la normatividad vigente, que facilitará su impresión y posterior verificación en aula de clase. El anexo 4, cuenta con datos como: apellidos, nombres, documento, grado, grupo, jornada, sede IED y estados de verificación de los estudiantes al momento del llamado a lista en aula presente, ausente, retirado, nuevo y no valido, los cuales deben diligenciarse únicamente

13 con una equis X por estudiante, permitiendo establecer el estado real del estudiante en la IED. Asimismo, el anexo incluye un campo para la verificación del archivo documental del estudiante, en el cual es necesario incluir si existe o no copia del documento de identidad en la IED, finalmente, un campo denominado observación, en el cual se describirá información relevante del estudiante que considere la Institución. Se reitera la importancia de solo marcar un estado por estudiante toda vez que no se tendrán en cuenta registros que presenten más de una marcación. A continuación, se presenta una imagen del archivo: Anexo 4. Formato verificación de estudiantes en SIMAT Se aclara que es obligatorio utilizar el anexo No.4 para la consolidación del archivo generado del SIMAT, el cual debe estar organizado por grado y grupo para el posterior llamado a lista y debe estar firmado por el docente, director de grupo o funcionario de la Institución que haya realizado el respectivo llamado a lista ETAPA DE EJECUCIÓN Desarrollo del proceso de auditoría interna Se deben desarrollar las actividades de llamado a lista y consolidación de información por grados y grupos. Llamado a lista. Estando en el salón de clases hay que realizar el llamado a lista leyendo en voz alta los nombres y apellidos completos, teniendo en cuenta el listado de estudiantes que generó el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT y apuntando con una equis X las respectivas novedades de estado (presente, ausente, retirado, nuevo y no valido). Con el listado es necesario verificar los siguientes estados por estudiante: ESTADO DEFINICIÓN EVIDENCIA DOCUMENTAL PRESENTE Es aquel estudiante que se encuentra en el aula Documento de identidad válido (RC, NUIP, de clases en el momento del llamado a lista. TI, CC, CE, Cabildo). AUSENTE Es aquel estudiante que asiste regularmente a clases y no se encontró presente en el momento del llamado a lista. Documento de identidad válido (RC, NUIP, TI, CC, CE, Cabildo). Estudiante que no se verifica presencialmente y además deja de asistir de manera justificada o Documento de identidad válido (RC, NUIP, RETIRADO 2 injustificada al Establecimiento Educativo, como TI, CC, CE, Cabildo). lo establece la Resolución 1740 del 2009 y demás normatividad. Debe tener soporte Carta de retiro firmada por el padre de documental de retiro. familia o acudiente del estudiante. NUEVO Estudiante que no se encuentra en el reporte del sistema SIMAT pero que se encuentra siendo atendido por el Establecimiento. Deberá ser Documento de identidad válido (RC, NUIP, TI, CC, CE, Cabildo). 2 Resolución 1740 de Articulo 5 y 6

14 ESTADO DEFINICIÓN EVIDENCIA DOCUMENTAL reportado a la D.L.E para su posterior ingreso. Debe tener soporte documental de matrícula. NO VALIDO Estudiantes que se encuentra en el listado reporte del sistema SIMAT, pero no se encuentra presente en aula de clase ni existe evidencia documental de su atención. No aplica. Verificación documento de identidad. Como parte integral del proceso, es necesario verificar que el estudiante cuente con el debido documento de identidad en su carpeta de matrícula, para ello es necesario incluir en la celda por estudiante la palabra SI o No, dependiendo si posee este documento. En caso de no contar con este, se requiere se solicite copia al estudiante y se incluya en la carpeta para posteriores auditorías internas y externas. Asimismo, es necesario constatar y verificar que la carpeta del estudiante cuenta con los siguientes documentos mínimos exigidos por el Establecimiento Educativo al momento de formalizar o matricular al estudiante como son: Folio de matrícula debidamente firmado por el rector y el padre de familia o acudiente, carné de la EPS, Documento de Identidad (Registro Civil (RC), Número Único de Identificación personal (NUIP), Cedula de Ciudadanía (CC), Cedula de Extranjería (CE), Certificado de Cabildo) entre otras que considere el Establecimiento Educativo. Novedades del proceso de verificación. En caso de presentarse novedades durante el desarrollo del proceso de auditoría interna por motivos de cambio de grupo, grado, jornada y sede, el Establecimiento debe incluir dicha información en el Anexo 1 y posteriormente ajustar y comunicar la novedad a la Dirección Local de Educación, para realizar los respectivos ajustes en el Sistema. A continuación, se relaciona el anexo 1. Anexo 1: Formato de novedades en el SIMAT. Por otro lado, en caso de presentarse durante el llamado a lista, estudiantes con estado Retirado es necesario que el Establecimiento Educativo cuente obligatoriamente con documento de retiro, el cual certifique y formalice su desvinculación de la Institución, así como copia del documento de identidad, el cual permite establecer la prestación efectiva del servicio. Así las cosas, la Secretaría de Educación Distrital propuso desde el año 2015, utilizar el formato de retiro de estudiantes Anexo 2, el cual considera entre otros: datos del estudiante, datos de grado, grupo, motivo del retiro, documentos, firma de familiar o acudiente y secretaría, este

15 formato será de uso permanente por el Establecimiento Educativo, al cual debe anexarse copia del documento de identidad. Para los estudiantes que son retirados por depuración deben ser retirados por motivo No Aplica o por auditoría: Inexistente, para que no sean tenidos en cuenta en los listados de auditoría del Ministerio de Educación Nacional durante Anexo 2: Formato de Retiro. Cabe indicar, que para los casos de estudiantes que iniciaron proceso escolar pero no formalizaron matrícula, es decir no presentaron los respectivos soportes de ingreso, deben ser depurados del sistema esto con el fin de contar con información de real y veraz. Para el caso de identificar estudiantes con estado Nuevo, se sugiere que el Establecimiento Educativo diligencie el anexo 3 con letra legible y sin enmendaduras, el cual considera variables de información básica del estudiante para su posterior ingreso en el SIMAT.

16 Anexo 3: Formato de Actualización de datos del estudiante. Se recuerda que el anexo 3 debe utilizarse para la actualización de información de estudiantes ya matriculados en los Establecimientos Educativos Distritales. Se sugiere como instrumento de consulta y entrenamiento revisar el manual del usuario SIMAT en el link con el fin de facilitar el uso y apropiación del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT. La grafica a continuación presenta la forma de consultar para la actualización de información de estudiantes. 1. Ingrese al link sugerido. 2. Seleccione estudiantes. 3. Seleccione registro de estudiantes. 4. Seleccione actualizar información de estudiantes.

17 Anexo 5: Formato Estudiantes Nuevos y Retirados en el SIMAT Finalmente, cabe indicar que para los casos de estudiantes identificados con estados Nuevos o Retirados los Establecimientos Educativos informarán a las D.L.E., la novedad de ingreso o retiro de los estudiantes, toda vez que los únicos autorizados para ingresar o eliminar dichos registros serán las Direcciones Locales teniendo en cuenta lo enunciado en la normatividad vigente. Asimismo, es necesario incluir dichos estudiantes en el anexo 5, indicando el tipo de estado (nuevo o retirado) y la fecha de la novedad. Para estos casos las IED deben contar con los respectivos soportes de atención Gestión y solución de novedades En las fechas señaladas en el cronograma y durante todo el proceso de auditoría, los Establecimientos Educativos Distritales cuentan con las siguientes opciones en el SIMAT para gestión de novedades y actualización de estados del estudiante: Novedades (Actualizar datos del alumno, Cambiar Identificación del alumno, Consultar datos de alumnos). Reportes (Generar listados de alumnos por grupo) ETAPA DE CIERRE Cierre de proceso Consolidación y firma del acta de auditoría interna Una vez diligenciada el acta del proceso, esta debe firmarse por las partes Rector y funcionario encargado del sistema, se recuerda que esta acta debe reflejar absolutamente todas las novedades encontradas durante el desarrollo de la auditoría interna. De aquí la importancia que la información este correctamente registrada en los anexos del proceso, generando una estructura espejo entre dichos anexos y la población atendida en el Establecimiento Educativo. Todos los registros que se generen en el desarrollo del proceso de auditoría interna (actas, anexos y soportes) deben radicarse formalmente por cada Establecimiento Educativo en las Direcciones Locales correspondientes, asimismo la D.L.E. ejercerá control y monitoreo permanente a los E.E. a lo largo de cada una de las actividades establecidas para el proceso de auditoría. (Se anexa acta).

18 Anexo Acta del Proceso: Acta de Verificación de Matrícula Proceso de Auditoría Interna Forma de Diligenciamiento del acta: Columna A. OFERTA REGISTRADA EN EL SIMAT: Incluir la oferta por niveles registrada por la Institución Educativa para la vigencia Columna B. ESTUDIANTES REGISTRADOS EN SIMAT: Registrar el total de estudiantes que aparecen registrados como Matriculados en los listados generados del sistema integrado de matrícula. Columna C. ESTUDIANTES PRESENTES: Registrar el total de estudiantes que se encuentran en los listados generados del SIMAT y que están presentes al momento del llamado a lista. Columna D. ESTUDIANTES AUSENTES: Registrar el total de estudiantes se encuentran en los listados generados del SIMAT, pero no estaban presentes al momento del llamado a lista. Columna E. ESTUDIANTES NUEVOS: Registrar el total de estudiantes que NO aparecen registrados como Matriculados en los listados generados del SIMAT pero que SI se encuentran siendo atendidos por el Establecimiento Educativo. Columna F. ESTUDIANTES RETIRADOS: Registrar el total de estudiantes que encuentran registrados como Matriculados en los listados generados del SIMAT pero que dejaron de asistir a clases permanentemente de manera justificada o injustificada. Columna G. ESTUDIANTES NO VALIDOS: Registrar el total de estudiantes que se encuentran en el listado reporte del SIMAT, pero que NO se encuentran presentes durante el llamado a lista ni existe evidencia documental de su atención. Columna H. MATRÍCULA SEGÚN AUDITORÍA H= (C+D+E): La fórmula recoge la información de los estudiantes efectivamente atendidos en la IED, lo que permite en contraste con la celda A y la B, cotejar el número de estudiantes en el establecimiento por jornada en tres momentos (ofertado, registrado y atendido efectivamente). Columna I. ESTUDIANTES POR CAMBIO DE SEDE, JORNADA, GRADO Y GRUPO: Registrar el total de estudiantes que se deben adicionar por no encontrarse en la sede, jornada, grado y grupo respectivos.

19 Cierre del proceso de auditoría interna a la matrícula Se realizará de acuerdo con lo establecido en el cronograma de actividades o previa notificación por parte de la Dirección de Cobertura. Se espera que los datos aquí contenidos sirvan de guía para optimizar la gestión y calidad de información reportada en el SIMAT.

20 6. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROCESO De conformidad con la normatividad vigente, la Dirección de Cobertura, las Direcciones Locales de Educación y los Establecimientos Educativos, realizarán el monitoreo, seguimiento y control del proceso de matrícula para el correcto registro de información en el sistema. Por lo anterior y con el fin de garantizar el correcto cumplimiento de cada uno de los procedimientos descritos es necesario realizar los siguiente: 6.1. Radicación de los soportes del proceso de auditoría interna (acta, anexos y listados del proceso en medio digital) por parte de las Instituciones Educativos en las Direcciones Locales Educativas. Se debe radicar en físico oficialmente en la Dirección local correspondiente para su posterior análisis, seguimiento y verificación, el acta del proceso y anexos 1 y 5, los cuales deben estar debidamente diligenciados y firmados por los rectores y/o funcionarios delegados del proceso. Adicionalmente, se requiere obligatoriamente entregar en medio magnético CD, la siguiente información: Anexo 1 y 5 en formato Excel y escaneados. Anexo 4 en formato Excel, en donde se evidencien las respectivas marcaciones de estado por estudiante de cada uno de los grados y grupos verificados en aula de la IED, Listados del proceso escaneados (anexo 4) utilizados en el conteo de estudiantes con las respectivas novedades de ESTADO y verificación documental, los cuales deben estar firmados obligatoriamente por el funcionario que realizo la auditoría. Anexos 2 y 3 opcional en medio físico o digital Radicación de los soportes del proceso de auditoría interna (acta, anexos y listados del proceso en medio digital) por parte de las Direcciones Locales Educativas a la Dirección de Cobertura. Se debe radicar en medio magnético (CD) oficialmente en la Dirección de Cobertura para su posterior análisis, seguimiento y verificación la totalidad de la información radicada por cada IED. Adicionalmente, es necesario que la Dirección Local de Educación, entregue la consolidación de todos anexos 4 remitidos por las IED de su localidad en un solo archivo Excel a la Dirección de Cobertura, esto con el fin de realizar las respectivas validaciones sobre el total de la matrícula reportada por los establecimientos de las veinte (20) localidades Seguimiento al proceso por parte de la Dirección de Cobertura El Personal de la Dirección de Cobertura se presentará en cada una de las Direcciones Locales de Educación con el fin de verificar: 1. Reporte de comunicación del proceso a los Establecimientos Educativos Distritales. 2. Verificación de asignación a grupos. 3. Radicación de las actas de auditoría y soportes por parte de cada uno de los Establecimientos Educativos Oficiales con la siguiente información: Acta de auditoría diligenciada, radicada y firmada por rector y el funcionario de matrícula de cada Establecimiento Educativo. Anexos de auditoría diligenciados con listados de novedades. Listados de llamado de estudiantes firmados por la persona que realizó la auditoría en el aula. 4. Verificación y/o actualización de novedades en los sistemas de información.

21 Mediante esta verificación se podrán determinar las observaciones y las acciones a mejorar con el fin de hacer los respectivos ajustes que permitan optimizar el proceso de auditoría interna, asimismo como ejercicio de autocontrol para una eventual auditoría censal por el Ministerio de Educación Nacional. 5. Socialización informe de resultados del proceso de auditoría interna. Como ejercicio final del proceso la Dirección de Cobertura socializará a través del micrositio web el informe de resultados de la auditoría interna Seguimiento al proceso por parte de la Dirección Local de Educación El Personal de la Dirección local será responsable de verificar la calidad y consistencia de la información reportada por cada una de las IED, asimismo, realizará seguimiento continuo a los Establecimientos Educativos desde el momento de la firma del acta de verificación a la matrícula por parte del Rector(a) y revisará que la información diligenciada en el acta y anexos sea coherente con la registrada en los listados de verificación presencial de los estudiantes. Entre otras, la Dirección Local de Educación, realizará: a. Seguimiento permanente a los Establecimientos Educativos oficiales con el fin de garantizar el cumplimiento del proceso en los plazos y la calidad requeridos. b. Difundir los indicadores de gestión y avance del proceso de auditoría que serán remitidos por la Dirección de Cobertura, con el fin de mantener informados permanentemente a los establecimientos educativos de la localidad. c. Consolidar, revisar y recoger todas las actas de auditoría realizadas por parte de los Establecimientos Educativos de la localidad: El acta radicada en la Dirección Local de Educación debe tener todos los anexos y listados de verificación usados en el conteo de estudiantes firmados por la persona que realizó la auditoría y el docente que se encuentre con los estudiantes al momento de la verificación. Revisar que exista concordancia entre las cifras de las actas, los anexos y formatos utilizados para este proceso. Verificar que el acta de auditoría esté consolidada por establecimiento, sede, jornada y grado. Confirmar que no exista información duplicada de estudiantes por cambios de sede, grupo, grado y/o jornada en el SIMAT. Analizar que el diligenciamiento del acta sea correcto sin tachones ni enmendaduras. Confirmar que el acta esté firmada por el Rector(a) del Establecimiento Educativo y por la(s) persona(s) encargadas de los sistemas de información de matrículas en el Establecimiento Educativo. d. Confirmar que las novedades encontradas durante la verificación a la matrícula y actualización de datos en los establecimientos educativos oficiales, se gestionen y registren oportunamente en el SIMAT. e. Conservar las actas de auditoría al igual que los anexos y listados de asistencia firmados en orden como fuente susceptible de verificación eventual por parte de la S.E.D. o cualquier Ente que lo requiera. f. Realizar seguimiento y verificación de las novedades en el SIMAT; así como realizar el seguimiento a la auditoría y actualización de datos que realicen los Establecimientos Educativos Distritales.

22 6.5. Seguimiento al proceso por parte del Establecimiento Educativo a. Actualizar los datos de los estudiantes en cada entrega de boletines. b. Realizar el proceso de matrícula de acuerdo con los lineamientos previstos por la Secretaría de Educación del Distrito c. Hacer seguimiento a la permanencia de los estudiantes, realizando las respectivas novedades de retiro y el registro de control sobre las causas. d. Actualizar la información de los estudiantes en el Sistema de Información de Matrículas SIMAT. e. Verificar, actualizar y registrar las novedades en el sistema de información SIMAT. f. Garantizar la calidad, veracidad y actualización de la información de los estudiantes registrada en el SIMAT, dejando el soporte físico respectivo en la carpeta individual del estudiante (documento de identidad). g. Hacer auditoría interna y facilitar las condiciones para la realización de las auditorías externas contratadas por la S.E.D. o por el Ministerio de Educación Nacional. h. Registrar de manera oportuna en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT, las novedades y hallazgos de los procesos de auditoría realizados, de acuerdo con el procedimiento que establezca la Dirección de Cobertura. i. Destinar el personal suficiente para realizar las actividades del proceso de auditoría interna.

23 7. RECOMENDACIONES DEL PROCESO Para todas las instancias y responsables intervinientes en el proceso de la auditoría interna, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Entrega y radicación oportuna de los productos conforme a los plazos establecidos en el cronograma del proceso. b) Seguimiento y actualización del Sistema de Información de Matrículas SIMAT, con el fin de garantizar oportunidad y calidad en la información reportada. Para tal fin, los Establecimientos Educativos deberán reportar permanentemente las novedades y actualización de datos de los estudiantes a la D.L.E. c) Implementación de mecanismos de validación y verificación que permitan garantizar la calidad y veracidad de la información reportada en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT. d) Seguimiento de las actividades, adoptando medidas para prevenir la existencia de eventos de riesgo. e) Uno de los aspectos relevantes del proceso de gestión de matrícula es la conformación y organización del archivo del establecimiento donde reposa información de referencia del estudiante, de acuerdo con la Ley 594 de 2000 la definición de archivo corresponde al Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia., en este sentido y por el ámbito de aplicación de la norma citada se considera importante que la gestión del archivo guarde proporción con la información registrada en el sistema de matrículas estudiantil SIMAT. f) Atender y seguir las instrucciones señaladas en el presente instructivo, así como entregar los productos del proceso conforme con lo señalado evitando reprocesos de información.

24 8. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Como parte del proceso de apoyo y seguimiento a la auditoria interna, el proceso cuenta con la siguiente documentación la cual se puede consultar a través del micrositio web del proceso. Resolución 1740 de Resolución 7797 de Memorando Interno del segundo proceso de auditoría. Anexo 1 Formato de Novedades en SIMAT. Anexo 2 Formato de Retiro. Anexo 3 Actualización Datos del Estudiante. Anexo 4 Formato Listado de Estudiantes SIMAT. Anexo 5 Novedades estado estudiantes en el SIMAT. Acta de cierre y verificación de la Matrícula Auditoria Interna Micrositio web donde se encuentra la información e insumos correspondientes para el desarrollo del proceso de auditoría.