SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF III

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1 MANUAL DE USUARIO/A SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF III Versión 01 Ministerio de Justicia Unidad de Mediación Enero 2016 SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 1 96

2 INDICE MANUAL DE USUARIO/A... 1 SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF III INTRODUCCION OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos INGRESO AL SISTEMA Pantalla de Ingreso al Sistema Pantalla de Inicio MÓDULO AGENDA Ingreso al Módulo Agenda Carga de la Agenda por Mediador/a MÓDULO TRATAMIENTO DE CAUSAS Consultar Causas Nueva Causa Nueva Causa Según Vía de Ingreso Nueva Causa Registro Datos de las Partes Ingreso de Materias CIM (Código Identificador de Causa) VIF (Violencia Intrafamiliar) Agendamiento Notificaciones Documentos Adjuntos Evaluaciones Asistencia MODULO CAUSAS (Rol Mediador/a) Consultar Causas Comentarios Agregar materia de sesión Terminar proceso de mediación Terminar proceso de mediación con Acuerdo Total Terminar proceso de mediación con Acuerdo Parcial Terminar proceso de mediación Frustrar Causa Seguimiento de los Acuerdos CONFORMAR ESTADO DE PAGO EP (Rol Administrador/a o contraparte técnica) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL PAPELERÍA REPORTES (Rol Administrador/a de Centro) Detalle de causas ingresadas VERSIONES SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 2 96

3 1. INTRODUCCION El presente manual tiene por finalidad, dar a conocer los pasos necesarios que se deben seguir para el ingreso, registro y administración de causas en SIMEF III (Primera versión de SIMEF). Este Manual considera las acciones que deben desarrollar los siguientes perfiles: Administrador/a del Centro, Mediador/aes/as/as y los Asistentes Administrativos/as de los Centros de Mediación Familiar. Para lograr una mejor comprensión de las funcionalidades de SIMEF III, el documento considera explicaciones respecto del uso de los módulos de Agenda, Tramitación de Causas y Pagos apoyadas por ilustraciones, pantalla por pantalla, haciendo las descripciones de cada campo y de cada opción de la misma usuario/a. 2. OBJETIVOS 2.1. Objetivo General Proporcionar una guía para los Usuario/as/as del SIMEF III, para que a través de descripciones e ilustraciones adquiera un conocimiento más acabado respecto del funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar Objetivos Específicos Describir cada uno de los módulos del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF III. Complementar la descripción de los módulos con ilustraciones explicativas de cada una de las opciones de cada pantalla. Plantear un método de trabajo para llevar a cabo un correcto funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF III. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 3 96

4 3. INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema SIMEF III, se recomienda utilizar como navegadores de internet: Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Explorer en versiones anteriores a Explorer 10. El acceso se puede efectuar a través de dos medios, en forma directa digitando la dirección de internet URL o haciendo clic en el banner disponible a través del Sitio Web de mediación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 4 96

5 3.1. Pantalla de Ingreso al Sistema Al hacer click en el banner anterior, o bien ingresando directamente en el link: se mostrará la pantalla, para inicio de sesión Donde cada usuario/a deberá señalar su nombre de usuario/a, el cual corresponde a su RUN (con Dígito Verificador incluido) y su clave de usuario/a, la cual es proporcionada por el Administrador/a del sistema SIMEF. La clave inicial entregada a cada usuario/a/as corresponderá al Run del usuario/a sin puntos ni guiones, la cual podrá ser posteriormente cambiada por una clave personal y secreta utilizando a opción Cambio de clave, la cual solicitará ingresar su actual, una nueva clave y la confirmación de esta, al guardar, quedará grabada su nueva clave. Por cada Centro de Mediación, existirán los siguientes Perfiles susceptibles de ser creados en el Sistema: Perfil Administrador/a de Centro Contraparte técnica: corresponde a la persona encargada de supervisar el ingreso de las causas y realizar la gestión para el pago de los servicios prestados mediante el envío de las obligaciones laborales del contratado, la aceptación de los indicadores para el pago y la conformación del estado de pago, junto con esto, debe cargar las disponibilidad horaria en las agendas de cada uno de sus Mediadores/as. Perfil Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador: corresponde a la persona encargada de ingresar las causas al sistema, puede agendar causas, registrar asistentes a las sesiones, y emitir actas y/o documentos. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 5 96

6 Perfil Mediador/a: corresponde a la persona encargada de registrar lo acontecido en cada una de las sesiones de mediación previamente agendadas, puede agendar nuevas sesiones, emitir actas y/o documentos, terminar los procesos de mediación y terminar una causa Pantalla de Inicio Dependiendo del perfil con que cuenta o ingrese cada usuario/a, en la parte superior izquierda aparecerá reflejado el o los números de contratos a los cuales está asociado el usuario/a en el sistema. El Administrador/a o contraparte técnica del centro podrá solicitar a la Unidad de Mediación modificar cualquier dato relativo a su contrato ya que los módulos disponibles no consideran la opción de modificar los datos referidos a los Contratos. Identifica a quien está ingresando al sistema al u/a Fecha Módulos del sistema Permite al usuario/a realizar cambio de clave Permite salir del sistema en forma segura SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 6 96

7 4. MÓDULO AGENDA A través de esta opción el Administrador/a o contraparte técnica del centro podrá visualizar y cargar en el SIMEF los horarios y bloques de cada uno de los Mediador/a de que dispone para gestionar las Causas que ingresen al Centro independiente de donde provengan y realizar las sesiones correspondientes. Es importante señalar, que es responsabilidad de cada Administrador/a o contraparte técnica del centro, cargar los horarios de cada uno de sus Mediadores/as, si sus horarios de atención se ven alterados o bien si existe algún movimiento de personal en el período Ingreso al Módulo Agenda Para efectuar la carga o modificación de la agenda se debe ingresar al Botón Agenda ubicado al costado izquierdo de la pantalla. Al entrar a esta opción se puede apreciar la siguiente pantalla: Si el Administrador/a o contraparte técnica cuenta con más de un contrato, deberá primeramente seleccionar del listado el contrato que corresponda. De contar con sólo un contrato, sólo aparecerá este número identificatorio por defecto. Luego debe seleccionar la oficina a la que se le cargará el horario y posteriormente el Mediador/a al que corresponda la agenda, debiendo considerar que se debe cargar una agenda por cada oficina y por cada Mediador/a que el centro tenga. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 7 96

8 Al seleccionar el Mediador/a, se cargará un calendario en blanco o el calendario con el horario actual del Mediador/a (si es que ya se había realizado una carga de horarios anteriormente). Selección del Contrato Selección de Oficina Selección del Mediador/a SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 8 96

9 4.2. Carga de la Agenda por Mediador/a En la parte inferior derecha de la pantalla, se debe hacer clic en el botón Generar Nueva Agenda cómo se muestra en la imagen: Para cargar la disponibilidad horaria, se debe hacer clic en el día y hora en el cual comenzará a prestar sus servicios el Mediador/a, y luego este bloque se puede ampliar lo que sea necesario para que complete las horas de mediación según la jornada que éste tenga. Los colores con los que se crean los bloques dependen directamente del tipo de Mediador/a al que se le está cargando su disponibilidad de horario. Los bloques de color amarillo corresponden a Mediador/a titular, y los bloques verdes a Mediador/a de reemplazo. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 9 96

10 Tipos de horarios disponibles del Mediador/a Horas cargadas del Mediador/a titular Horas cargadas del Mediador/a de reemplazo Fechas de carga de horas Mediador/a De acuerdo a lo anterior, para efectuar la carga de disponibilidad de horario de un Mediador/a se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Hacer clic en el día y hora en donde el Mediador/a se encontrará disponible en el centro. Por ejemplo: lunes a partir de las 09:00 AM. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 10 96

11 Paso 2: Ampliar o acortar un bloque de disponibilidad. Por defecto en el Sistema se crea un bloque de 1 hora y 30 minutos, el cual puede ser modificado utilizando el mouse arrastrando hacia arriba o hacia abajo el botón. Por ejemplo, en el caso que un Mediador/a trabaja en el centro el día lunes desde las 09:00 AM hasta las 13:00 horas, se debe arrastrar el bloque hacia abajo hasta las 13:00 horas, como se muestra en la siguiente imagen. En este caso, al ampliar el horario, el campo horas cargadas aumenta automáticamente a 04:00 horas, ya que el Mediador/a tiene efectivamente 4 horas cargadas y faltan por cargar el horario que está disponible de 13:00 a 18:30 horas. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 11 96

12 4 horas cargadas Paso 3: A continuación se debe cargar el resto de horas que pide el sistema, de acuerdo al horario definido para el Mediador. Por ejemplo, se cargará el siguiente horario: Lunes a Jueves: de las 09:00 a las 13:00 horas, con una hora de colación y en la tarde de 14:00 a 15:00 horas. Viernes: de las 09:00 a las 11:30 horas. Para guardar la agenda, se debe hacer clic en el botón Guardar. Este procedimiento se debe repetir para cada Mediador/a por cada oficina en donde éste trabaje, ya que si no se cargan las horas de manera correcta, no se le podrán asignar causas al Mediador/a. Este procedimiento se debe realizar cada vez que sea modificada la disponibilidad horaria de un mediador. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 12 96

13 Fecha de inicio Fecha final o de término del contrato Es importante señalar que en la parte inferior de la pantalla aparecen las opciones de las fechas de carga de la agenda, donde por defecto la fecha de inicio, es el día siguiente a la fecha de carga de la agenda, lo cual es posible modificar señalando fechas anteriores y/o posteriores a la misma. En el caso de la fecha de término, esta corresponderá a la fecha de término del respectivo contrato. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 13 96

14 5. MÓDULO TRATAMIENTO DE CAUSAS A través de este módulo, el/la Asistente Administrativo/a, podrá realizar el ingreso de una causa al sistema, a la que posteriormente podrá acceder el equipo de Mediadores/as y consultada por el Administrador/a o Contraparte técnica del centro. Para acceder al módulo se debe seleccionar en el menú principal la opción Causas, donde se desplegarán las siguientes cuatro opciones: Consultar Causas Nueva Causa o Ingreso Espontaneo o Ingreso Manual Juzgado o Ingreso Manual CAJ Nueva Causa Juzgado (Ingreso Automático) Nueva causa CAJ (Ingreso Automático) 5.1. Consultar Causas Para acceder a Consultar Causas debe seleccionar en el menú principal la opción Causas Consultar Causas. A través de esta opción el usuario/a podrá consultar las causas que ha ingresado anteriormente y además podrá editar el estado de alguna de éstas causas. A continuación se muestran los distintos tipos de filtros mediante los cuales se puede realizar la búsqueda de una causa ingresada: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 14 96

15 Despliega los contratos a los que tiene acceso el usuario/a Despliega los Mediador/es del contrato Causas rechazada, ingresada, en trámite, frustrada, etc. Numero interno de ingreso de causas Campos para ingresar datos Juzgado, CAJ, Ingreso Espontaneo, FALF Permite realizar una búsqueda Juzgado según vía de ingreso Permite consultar datos del ingreso de la causa Permite consultar la documentación de la causa Al ingresar a esta opción, el usuario/a puede hacer clic en el ícono con forma de lupa (columna VER) para consultar los datos de las causas que ha ingresado anteriormente, sin embargo dependiendo de cada rol, será el detalle de la información a la que pueda acceder. Por ejemplo, el rol de Administrador/a, sólo puede consultar datos pero no puede editar ninguno, a diferencia de los demás roles. Dentro de ésta opción encontrará también información sobre: Vía de ingreso, Partes, Materias, VIF, Agendamiento, Notificaciones, Documentos y Evaluaciones. A objeto de clarificar cuál es la información que se muestra en pantalla, se indican a continuación cual es el concepto o información de cada columna: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 15 96

16 - N Ingreso Correlativo: Indica el número de ingreso que corresponde la causa, siendo el primero el más reciente. - CIM: Muestra código del contrato (año de inicio, región, zona y número), más número de acta ejecutiva. - Vía de Ingreso: Muestra las vías por las cuales una causa fue derivada o ingresada al centro. - Fecha de ingreso: muestra la fecha en la cual fue ingresada la causa al sistema (fecha de digitación de la causa al sistema) - Estado Causa: Muestra el estado actual de la causa - Mediadores/as: Muestra a que Mediador/a le fue asignada la causa - N sesiones realizadas: Muestra la cantidad de sesiones que se han realizado en la causa - N Acta ejecutiva: Muestra el número correlativo que se asigna a la causa (forma parte del CIM) - Ver: Permite consultar los datos ingresados al momento de grabar la causa al sistema, además según el perfil, permite: consultar datos, editar datos, grabar datos nuevos o eliminar datos. - Documentos: Muestra la ficha documentos de la causa, en donde se podrán ver los documentos adjuntos de la causa, o bien los documentos que se pueden emitir a través del sistema. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 16 96

17 5.2. Nueva Causa A través de esta opción se podrá realizar el ingreso de los datos correspondientes a una causa. Para acceder a Nueva Causa debe seleccionar en el menú principal la opción Causas Nueva Causa. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 17 96

18 Nueva Causa Según Vía de Ingreso A continuación, se detallan cada uno de los campos a los que tiene acceso el usuario/a: Luego se debe ingresar la OFICINA en donde se ingresará la causa: En la parte superior aparece en todo momento el resumen En los paneles inferiores se despliega la información de los datos que se deben ingresar Selecciona la oficina a la cual se va a ingresar la causa Una vez ingresada la oficina, se debe identificar la vía de ingreso, en donde dependiendo de la vía de ingreso seleccionada, se deberán ingresar datos adicionales (en los casos de JUZGADO, se debe ingresar el RIT y RUC, en el caso de CAJ, se debe marcar la CAJ correspondiente, consultorio Jurídico de procedencia o ingreso espontaneo según corresponda): SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 18 96

19 Selecciona la vía de procedencia o Vía de Ingreso: JUZGADO Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: JUZGADO: Selecciona la vía de procedencia o ingreso En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación desde el Juzgado correspondiente. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 19 96

20 Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en el día deseado. Luego se debe elegir el Juzgado que derivó la causa. Dicho listado carga los juzgados de acuerdo al contrato seleccionado en la primera sección. Luego se debe ingresar el RUC y RIT de la causa derivada y finalmente hacer clic en el botón. Siguiente. Selección del Juzgado correspondiente SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 20 96

21 Vía de Ingreso: CAJ Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: CAJ Selección de la vía de Ingreso de la Causa: CAJ En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha de recepción de la derivación desde la CAJ correspondiente (recordar colocar un timbre con la fecha en el mismo centro) Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en el día deseado. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 21 96

22 Luego se debe seleccionar la CAJ correspondiente a objeto de que se cargue el listado de centros jurídicos correspondientes a la CAJ seleccionada, y se debe marcar el centro jurídico desde el cual proviene la derivación: Selección de la CAJ correspondiente Finalmente se debe hacer clic en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 22 96

23 Vía de Ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO: Selección de la vía de Ingreso de la Causa: En el campo Fecha Ingreso, se debe seleccionar la fecha en que se realizó el ingreso de la causa al Centro de Mediación. Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en el día deseado. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 23 96

24 Además al seleccionar esta vía, el sistema solicitará que se indique la vía de derivación del ingreso espontáneo, con una lista desplegable que contiene las siguientes opciones: Opciones de derivación del ingreso espontaneo. Lo cual permite conocer de qué forma se informó a los usuario/as sobre el servicio de mediación familiar. Finalmente se debe hacer clic en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 24 96

25 Vía de Ingreso: FALF Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: FALF (Esta vía de ingreso sólo rige para la REGIÓN METROPOLITANA). Selección de la vía de Ingreso de la Causa: FALF En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación de la causa desde la FALF al Centro de Mediación. Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en el día deseado. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 25 96

26 El sistema solicitará que se indique a que comuna corresponde la FALF de la cual fue derivada la causa, utilizando una lista desplegable que contiene las siguientes opciones: Listado de consultorios separados por comunas. Una vez ingresada la comuna de la FALF, se debe presionar el botón Siguiente, de manera de avanzar a la siguiente pantalla: datos de las PARTES. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 26 96

27 Nueva Causa Registro Datos de las Partes Esta pantalla tiene varias funcionalidades, como por ejemplo, al ingresar el RUT de una de las partes, si ésta ya se encuentra ingresada en alguna causa dentro del sistema (independiente del centro de mediación que la haya ingresado) sus datos se cargarán de manera automática, de manera que el usuario/a que está digitando datos, no pierda tiempo en llenar todos los campos sino que sólo en confirmarlos con la parte ingresada. - En el caso de personas extranjeras, en el campo Tipo de Identificación se debe seleccionar la opción Pasaporte (en caso que tenga) y en el campo Identificación, se debe ingresar el número de pasaporte de la parte. - En caso de no conocer el RUT de la parte, en el campo Tipo de Identificación se debe seleccionar la opción Rut, en el campo Identificación, se debe dejar el campo en blanco y se debe hacer un clic en la casilla Sin identificación. Dentro de las nuevas validaciones que se han agregado al sistema, ahora es posible el ingreso de otro tipo de participantes en el proceso de mediación, como los beneficiarios o los abogados de las partes. Para esto al momento de seleccionar el Tipo de parte aparecerá el siguiente listado con opciones a seleccionar: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 27 96

28 El sistema entrega la opción de verificar si una parte Solicitante o Solicitado es beneficiario/a, esto es posible determinarse de acuerdo a la edad que sea ingresada, de manera que si una parte es menor de edad y no se selecciona como tipo de parte: Beneficiario aparecerá el siguiente mensaje: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 28 96

29 Una vez ingresados estos datos se debe hacer clic en el botón Guardar Parte para pasar a la ventana siguiente. Luego se puede continuar ingresando los datos de la parte como por ejemplo su dirección y sus datos de contacto (Teléfono, Mail, etc.) o bien se pueden ingresar los datos de un nuevo usuario/a pinchando el botón Nueva Parte. Al pinchar el botón Guardar Parte, se desplegarán dos paneles en la parte inferior como se muestra a continuación: Panel de direcciones y antecedentes de contactos SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 29 96

30 Al ingresar los datos de la primera parte, al final de la página aparecerá el link: Listado de las partes, el cual es un panel con el resumen de la información de la siguiente manera: Permite ingresar una nueva parte a la causa Permite editar los datos del solicitante ingresado Permite eliminar al solicitante Finalmente, se debe ingresar la siguiente parte para continuar ingresando las materias de la causa. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 30 96

31 Ingreso de Materias Se deberá seleccionar la materia que la parte solicitante está pidiendo. Si la parte solicitada desea pedir otra materia, se debe agregar en SIMEF en la sesión de mediación usando el perfil de Mediador/a: Selección de la materia que contiene la causa SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 31 96

32 Una vez seleccionada la materia deseada, se debe hacer clic en el botón Agregar, de manera que irá apareciendo un cuadro resumen con todas las materias ingresadas de la siguiente forma: Permite eliminar materias de la causa Si ya no hay más materias por ingresar, se debe pasar a la ventana Resumen y hacer clic en el botón Guardar, donde se mostrara el resumen de la causa de la siguiente manera: Guarda la causa en el sistema y genera CIM SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 32 96

33 Hasta este punto, la causa todavía no ha sido grabada en el sistema y aun no es parte de las causas del centro. Una vez que se presione el botón Guardar la causa quedará grabada en el listado de causas del centro con el estado de Pre Ingresada, mostrando la ventana de la siguiente manera: Numero CIM de la causa conformado por el sistema El CIM de la causa, junto a la Fecha de Ingreso, Contrato y estado de la causa, están visibles en todo momento en el panel superior de la causa. Materia Divorcio En caso que la derivación efectuada por el Tribunal o por la CAJ sea por la materia de Divorcio, se debe seleccionar en el listado de materias la materia Divorcio. Cabe notar que la materia de Divorcio por sí sola no es mediable, sin embargo sí son mediables los aspectos previos al divorcio establecidos en el art. 21 de la ley de matrimonio civil, los cuales son: alimentos, cuidado personal, relación directa y regular y régimen de bienes del matrimonio. Para que el Tribunal apruebe el acuerdo, este debe ser completo y suficiente en relación al art.55 de la misma ley, el cual señala que se debe llegar a acuerdo en todas las materias contempladas en el art. 21. Cabe distinguir que si no hay hijos, solo se debe regular el régimen de bienes del matrimonio. Por lo tanto el Centro de Mediación al recibir la notificación del Tribunal o CAJ, deberá verificar la existencia de hijos en el matrimonio. De existir hijos debe ingresar las siguientes materias en SIMEF: a) Divorcio b) Alimentos SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 33 96

34 c) Cuidado Personal d) Relación directa y regular con el niño e) Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes) f) Si no existen hijos debe ingresar las siguientes materias: g) Divorcio h) Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes) CIM (Código Identificador de Causa) Una vez ingresados los datos de la causa, se procede a grabar los datos, dando clic en el botón: GRABAR. Además, automáticamente el sistema generará el N de Acta Ejecutiva y CIM de la causa. El CIM está conformado de la siguiente manera: Ejemplo: CIM: LP-2015-RM-A En donde: - LP-2015-RM-A-024: Corresponde al Nº de contrato del Centro de Mediación. o LP: Tipo de licitación (LP = Licitación Pública, TD = Trato Directo, BE= Bases Especiales) o 2015: Año de inicio de vigencia del contrato o RM: Región donde el contrato prestara el servicio o A: Zona del contrato o 024: Correlativo de contrato asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar el contrato : Corresponde al Nº de Acta Ejecutiva de la causa. Es un número correlativo asignado por el sistema. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 34 96

35 VIF (Violencia Intrafamiliar) En este panel se debe registrar si existen antecedentes de VIF entre las partes y quien o quienes fue/ron o es/son la víctima. Graba los datos Entrega por defecto la opción NO SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 35 96

36 Agendamiento Existe la posibilidad de frustrar una causa sin asignarle una sesión de mediación la cual se hace cada vez que las partes indican que no asistirán a ninguna sesión de mediación antes de ser citados, o bien cuando existen casos de VIF. En estos casos, basta con ir a la pestaña de agendamiento de la causa, seleccionar la oficina y el Mediador/a que deberá frustrar la causa haciendo clic en el enlace que se muestra a continuación: Seleccionar el Mediador/a designado para la Este enlace sólo se mostrará si la causa no tiene ninguna sesión agendada. Al hacer click en el enlace anterior, se mostrará el siguiente mensaje: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 36 96

37 Al aceptar el mensaje de la ventana anterior, se podrá apreciar la siguiente pantalla en la pestaña de Agendamiento, en donde se puede apreciar que la causa queda sin sesión asignada, y con el estado de Evaluar frustración de la causa ya que el Mediador/a que fue designado debe frustrar la causa. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 37 96

38 En el caso de las causas que son derivadas del Juzgado, al momento de digitar el RIT y/o RUC de la causa en la vía de ingreso, el sistema guarda la sesión de la causa para el día y hora enviados en la notificación y designa un Mediador/a de forma aleatoria (siempre y cuando tenga disponible ese bloque para la atención de causas SITFA). Para cualquier otra vía de ingreso, se debe elegir la oficina (por defecto viene marcada la oficina en la que se ingresó la causa) y luego el Mediador/a. Posteriormente, se debe ingresar la semana en la cual se desea agendar la primera sesión, de esta forma aparecerá un calendario con la disponibilidad del Mediador/a seleccionado (esta agenda debe cargarla el Administrador/a del centro de mediación previamente). Se puede agendar una sesión en cualquier bloque dentro del horario disponible del Mediador/a (bloques amarillos en este caso). Cualquier otro bloque de color gris no estará disponible para cargar horas de ningún tipo. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 38 96

39 Una vez que se visualice la agenda se debe marcar cualquier bloque libre de manera que la sesión quedará agendada en la fecha y hora seleccionada. Al seleccionar un día y hora específico, se creará por defecto un bloque de 1 hora y 30 minutos, y además aparecerá un cuadro de diálogo en donde se debe completar si se trata de una sesión de mediación o de una sesión de firma de acuerdo. La diferencia entre ambos tipos es que la sesión de mediación puede ser igual o mayor a 1 hora, en cambio la sesión de firma de acuerdo puede ser menor a 1 hora, según lo estime el centro de mediación. Luego de elegir el bloque deseado (en el ejemplo marcamos el día viernes a las 10:00 AM), aparecerá un cuadro de la siguiente forma: Tipo de sesión SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 39 96

40 Una vez seleccionado el tipo de sesión, debemos presionar el botón Agendar Sesión para que la sesión se guarde efectivamente, en caso contrario se puede Cancelar. Al agendar esta causa correctamente en la parte superior de la agenda aparecerá un recuadro resumen. Al pinchar el botón anterior, la sesión quedará guardada de la siguiente forma: Agendar o Cancelar Sesión Si por ejemplo queremos agregar una sesión de firma de acuerdo basta con elegir el otro tipo de sesión y guardarla en donde la causa lo requiera. En nuestro ejemplo generaremos una sesión de firma de acuerdo inmediatamente después de la sesión de mediación como se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 40 96

41 De esta manera al visualizar la pestaña Agendamiento tendremos una vista del siguiente tipo, en donde se podrá apreciar el Tipo de sesión, Mediador/a designado, fechas y horas de la sesión y el tipo de asistencia de cada una de ellas. Dichas sesiones se pueden reagendar o eliminar siempre y cuando la asistencia sea Pendiente y se le informe a las partes cuando corresponda: Además se disponibiliza el botón Registrar CoMediador/a el cual permite agregar un CoMediador/a a la causa sólo en la primera sesión de la causa, y siempre y cuando el Mediador/a SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 41 96

42 figure en el listado de Mediador/aes/as disponibles del centro. En este listado aparecen además los demás Mediadores/as titulares del contrato. Al hacer click en el botón de CoMediadores/as aparecerá una imagen similar a esta: Al hacer click en el ícono de lupa (columna Asistencia ), se puede apreciar la siguiente pantalla: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 42 96

43 Si una o ambas partes asisten a la sesión, se debe marcar la opción Asistió y luego presionar el botón Guardar. Una vez guardada la asistencia, en el panel de documento quedará disponible el Consentimiento Informado en caso que todas las partes hayan asistido a la sesión. Además si las partes no tienen hecha su evaluación socioeconómica, el sistema mostrará un mensaje en rojo con el texto Recuerde hacer la evaluación socio-económica a todas las partes involucradas. En caso que ambas partes hayan asistido a la sesión de mediación la causa pasará al estado En trámite, sólo si antes ha pasado por el estado Ingresada, es decir, sólo cuando se le ha hecho la Declaración Jurada a al menos una de las partes y ésta calificó para mediación gratuita. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 43 96

44 Notificaciones En este panel se deben registrar las citaciones a sesiones de mediación, de manera de dejar un historial de las citaciones realizadas en el sistema. La ventaja de usar esta opción, es que el mismo sistema da la opción de generar la carta tipo de citación a sesión de mediación para ser despachada vía correo. La importancia del uso de esta sección es que al registrar las citaciones a sesiones de mediación de las partes, en caso de que la causa se frustre, aparecerán dichas citaciones en el acta de mediación frustrada. Si no se ingresan las citaciones en este panel, dicho documento saldrá incompleto y por lo tanto tendrá una posibilidad mayor de ser rechazada por el tribunal que corresponda. Sólo se podrá usar este panel una vez que se hayan registrado los datos de las partes en el panel correspondiente a Datos de las Partes visto anteriormente. El panel de Notificaciones, se ve de la siguiente forma: Registro de citación a sesión de mediación Para guardar las notificaciones realizadas, se debe hacer clic en Crear nueva notificación a sesión y aparecerá la siguiente pantalla: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 44 96

45 Selección de la parte a notificar Indica motivo de la citación Fecha y hora que se genera la citación Fecha de la sesión previamente agendada Medio a utilizar para notificar Se registra cualquier observaciones que pueda ser relevante (opcional) Lo primero que se debe hacer, es seleccionar la parte que se desea notificar (aparecerán los nombres de cada una de las partes ingresadas en el panel de datos de las partes), luego el Tipo de Citación (en el ejemplo sólo hay una sesión agendada, por lo tanto se entiende que se notifica a la primera sesión). En caso de haber más de una sesión, se debe seleccionar la sesión correspondiente, luego la fecha de la sesión, luego la fecha de generación de la citación (por defecto es el mismo día en el que se guarda la citación en el sistema), y finalmente el medio utilizado para notificar el cual puede ser: Carta Teléfono Radio Carabineros Presencial Otro Si se selecciona como medio de notificación: Carta, o Teléfono, el sistema mostrará una lista con las direcciones, correos o teléfonos que tenga registrada la parte. En caso de no tener registrado el medio seleccionado, el sistema mostrará un mensaje indicando que se debe grabar antes. Para el ejemplo, utilizaremos la opción de Carta, como se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 45 96

46 GUARDAR Notificación Luego se pueden ver todas las notificaciones realizadas mediante la siguiente pantalla. Aquí, se debe hacer clic en el botón Guardar y el sistema emitirá la Carta de Notificación en formato PDF para lo cual debe pinchar PDF Carta como se muestra a continuación: Certificado notificaciones formato certificado PDF Certificado notificaciones formato carta PDF SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 46 96

47 El documento en PDF se emitirá en los casos que los medios elegidos para notificar sean Carta o , en caso que el centro quisiera enviarle el documento por correo electrónico a la parte. Además en la parte inferior de la pantalla aparecerá el link de Descargar Certificado de Notificaciones, el cual se generará como se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 47 96

48 Documentos Adjuntos Esta sección permite tanto adjuntar la documentación de respaldo de la causa como además revisar la documentación generada por el sistema. La pantalla de documentos se ve de la siguiente manera: Agrega documentos a la causa Documentos adjuntados por el centro Documentos emitidos por SIMEF En la parte superior de esta pantalla, SIMEF mostrará los documentos que se deben agregar según el estado y vía de ingreso que tenga la causa. Si no se encuentra adjunto el documento se mostrará una imagen roja con forma de X indicando que aún no se ha subido el documento, y en caso que se haya adjuntado el documento aparecerá una imagen verde con el OK correspondiente. En la parte central aparece el botón Agregar un nuevo documento el cual permite subir documentos al sistema. Todos los documentos que se adjunten deben subirse en formato PDF, de lo contrario el sistema mostrará un error. En el caso que el sistema tenga documentos disponibles para mostrar (por ejemplo la vía de ingreso espontáneo), éstos irán apareciendo al final de esta pantalla como se muestra en la imagen anterior. Al subir un Nuevo documento, aparece la siguiente pantalla: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 48 96

49 Ingreso descripción de documento (opcional) Búsqueda del documento a incorporar en la causa Permite grabar documento ingresado Los tipos de documentos que se pueden subir al sistema son los siguientes: En este listado sólo se mostrarán los documentos que tengan relación con la causa según su estado y vía de ingreso. Si en Tipo Documento, se elige la opción Acta de Mediación realizada por el Mediador/a o Resolución Judicial, el sistema pedirá que se ingrese la siguiente información: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 49 96

50 Fecha de envío a Tribunales (sólo para el Acta de Mediación) Fecha de resolución Judicial (sólo para la resolución judicial) En el caso que se desee adjuntar un documento que no se encuentre en la lista, puede agregarse como Otro tipo de documento y se debe completar la descripción correspondiente para saber de qué tipo de documento se trata. Una vez adjuntado el archivo el sistema mostrará el listado de documentos a modo de resumen como se muestra a continuación: - Formulario de Ingreso Espontaneo Para las causas de ingreso espontaneo, una vez ingresados los datos de las partes y las materias, aparecerá el documento: Formulario Ingreso Espontáneo, en la pestaña de Documentos, y dentro de éste, en el panel Documentos emitido por SIMEF. En la parte superior el documento cambia por un ticket verde, ya que el documento se encuentra adjunto. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 50 96

51 Evaluaciones Para realizar la evaluación socioeconómica es necesario ingresar antes a las partes y al menos una materia. Al hacer click en el menú Evaluaciones se podrá apreciar la siguiente pantalla: Modifica los datos de las partes Rut del usuario/a Nombre del usuario/a Genera la evaluación a la parte Para realizar la evaluación socioeconómica de cada una de las partes, se debe hacer clic en el texto Evaluar de la columna Mediación Gratuita, y luego debe completar los siguientes datos: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 51 96

52 Evaluación Socioeconómica Para completar la declaración jurada, se deben completar los datos obligatorios que se muestran en la imagen anterior (el campo Remuneración Líquida puede quedar en 0 en caso de que la persona no perciba ingresos). Al presionar el botón Consulta Mideplan, el sistema realiza el cálculo automático de la Capacidad de Pago del usuario/a, por lo que este campo no se debe ser completado. Todos los montos que se ingresan en esta sección son mensuales, y no deudas totales. Al momento de presionar el botón Consulta Mideplan, pueden ocurrir 3 posibilidades: i. No existe conexión disponible a MIDEPLAN. En este caso no existe conectividad entre ambos sistemas y por ende no se puede obtener información del usuario/a desde las bases de datos de MIDEPLAN. Si se da este caso, aparecerá un mensaje, indicando que no existe conexión con MIDEPLAN, y que la declaración jurada debe completarse manualmente como se indica: ii. El usuario/a consultado no tiene registros en MIDEPLAN En este caso, al presionar el botón Consulta Mideplan, aparecerá un mensaje indicando que la parte no pertenece a ningún programa social ni presenta una ficha de protección social y por lo tanto se debe marcar uno de los indicadores de gratuidad de forma manual. iii. El usuario/a consultado califica según MIDEPLAN. En este caso, al presionar el botón Consulta Mideplan, no aparecerá ningún mensaje en la parte superior, si no que automáticamente aparecerá la palabra Si en el panel de Evaluación (no aparecerá el panel para completar los datos de la declaración jurada) y al momento de generar la declaración jurada, el sistema automáticamente marcará la opción de acuerdo a la información obtenida desde MIDEPLAN. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 52 96

53 Declaración Jurada Simple A continuación se muestra el listado de indicadores que determinan si al usuario/a le corresponde la mediación gratuita. Se debe seleccionar uno o más indicadores, según corresponda. Con solo 1 indicador seleccionado el usuario/a califica para mediación gratuita. Selección de una o más opciones Indicar si la parte califica o no El usuario/a debe registrar si la parte califica o no a mediación gratuita. La opción SI indica que la parte califica para mediación gratuita. En caso que el usuario/a no califique se debe seleccionar la opción NO. Una vez contestado lo anterior, se debe presionar el botón Guardar. De esta forma, el sistema generará la Declaración Jurada de la parte en formato PDF como se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 53 96

54 SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 54 96

55 En la pantalla de Evaluaciones o Partes se podrá apreciar el documento recién emitido según la siguiente tabla de resumen: En la columna Mediación Gratuita del panel anterior, se generará un archivo en formato PDF con la declaración jurada. Esta se debe imprimir para solicitar que el usuario/a la complete con su nombre, Rut y firma. Una vez firmada la Declaración Jurada por las partes, dicho documento debe escanearse y adjuntarse a la causa en la sección Documentos Adjuntos. Además, los documentos que respalden las opciones seleccionadas en el formulario anterior también deben adjuntarse a la causa (por ejemplo: el certificado de afiliación a Fonasa). Finalmente la causa cambia de estado a Ingresada cuando se le hace la Declaración Jurada a las partes y al menos una de éstas califica para la mediación gratuita. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 55 96

56 Asistencia Una vez que se realizan las Evaluaciones Socioeconómicas de ambas partes, el/la asistente administrativo/a, debe registrar la asistencia de las partes en la siguiente ventana: Clic en la lupa para registrar asistentes Al hacer clic en la lupa, se puede apreciar lo siguiente: Marcar asistió o no asistió Guarda la asistencia SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 56 96

57 Una vez marcada la asistencia de cada una de las partes, se debe hacer click en el botón Guardar Asistencia. Si se marca que asistieron ambas partes, SIMEF generará el Certificado de Consentimiento Informado como se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 57 96

58 Si la causa presenta más de una Sesión Conjunta el sistema desplegará automáticamente el Acta de Asistencia a Sesión de Mediación, el cual tiene un folio y fecha de emisión únicos los que se generan al guardar la asistencia de las partes. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 58 96

59 6. MODULO CAUSAS (Rol Mediador/a) A través de esta opción, el Mediador/a podrá consultar las causas que tiene asignadas. Para acceder debe seleccionar el botón Consultar Causas en el menú principal de la opción Causas Consultar Causas Sólo puede ver sus causas asignadas El Mediador/a puede apreciar la misma pantalla de consulta que el/la Asistente Administrativo/a, pero con la diferencia que sólo puede buscar las causas en las cuales ha sido asignada o ha participado. Al hacer click en el botón Buscar se puede apreciar la siguiente información: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 59 96

60 Lo lleva directo a la pantalla de agendamiento La única diferencia con la pantalla que ve la Asistente Administrativo/a, es que al pinchar la lupa, el Mediador/a puede visualizar directamente la pantalla de sesiones: Lo lleva directo a la pantalla de sesiones Permite Terminar el proceso de mediación SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 60 96

61 6.2. Comentarios Al hacer clic en el link Ver, el Mediador/a visualizará la siguiente información: Permite visualizar los comentarios anteriores Comentarios de la sesión Como se puede apreciar en la imagen anterior, el Mediador/a es el único rol en el sistema que puede agregar comentarios en las sesiones una vez que se registre la asistencia de las partes. El botón Asistencia está en la misma pantalla que ve el/la Asistente Administrativo/a, lo que debe quedar claro es que sólo el Mediador/a puede hacer firmar a las partes el documento de Consentimiento Informado y en caso que el asistente administrativo no haya generado el documento anterior, eventualmente lo podría emitir el Mediador/a. En la pantalla anterior, existe un cuadro que permite efectuar Comentarios sobre la sesión, donde se despliega un cuadro de diálogo en la parte inferior y que permite ingresar cualquier tipo de comentario asociado a la sesión seleccionada. Este cuadro sólo será visible por el Mediador/a y puede ser editado varias veces. La idea es que en este cuadro se guarden todas las observaciones y comentarios importantes de la sesión de manera que al retomar la causa el Mediador/a pueda recordar la conversación de la sesión anterior. Un ejemplo del uso de esta pantalla sería la siguiente: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 61 96

62 El texto guardado dice: Las partes deciden hacer una segunda sesión ya que por motivos personales se retiran del centro de mediación y luego de escribir este texto se debe hacer click en el botón Guardar Sesión para guardar el comentario. Aparecerá el siguiente mensaje: En este punto el Mediador/a tiene varias opciones: - Agendar una nueva sesión: desde el menú de Agendamiento (de la misma manera que lo hace la Asistente Administrativo/a, es decir, haciendo clic en el link: Agregar nueva sesión. - Grabar una nueva materia tratada en la sesión: la materia queda asociada a la causa completa, no a la vía de ingreso que pueda tener en particular la causa, ya que una causa puede tener asociada más de una vía de ingreso - Terminar el proceso de mediación: entendiendo que ya no se van a ingresar más causas. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 62 96

63 6.3. Agregar materia de sesión Para agregar una nueva materia a la sesión, el Mediador/a debe hacer clic en el menú Materias, de manera que se mostrará la siguiente pantalla: Menú Materias desde el rol del Mediador/a Agregar nueva materia Luego debe hacer clic en el link Agregar una nueva materia, y se desplegará la siguiente pantalla: Vía de ingreso de la materia, al ser incluida por el Mediador/a siempre será materia de sesión Materia a ingresar, despliega un listado de materias Selección de solicitante(s) de la materia agregada Selección de solicitado(s) de la materia agregada SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 63 96

64 En la pantalla anterior, el Mediador/a debe elegir: - Vía de ingreso, la que puede ser Materia de sesión o bien una de las vías de ingreso que posee la causa (en este caso sólo posee una vía de ingreso). - Materia, del listado de materias disponibles para mediar. - Seleccionar al Solicitante de la materia agregada, ya que no necesariamente la parte solicitante es quien va a solicitar la nueva materia de sesión (ya que puede ser que el solicitado de la causa pida una materia y pase a ser el solicitado de ésta) - Finalmente, se debe Guardar la materia agregada y tratarla en una nueva sesión o en la sesión existente Terminar proceso de mediación Finalmente el Mediador/a puede terminar el proceso de mediación con las partes, tratando todas las materias que posea la causa, independiente de su procedencia y vía de ingreso. Es decir, el término del proceso de mediación, se entiende como que ya se abordaron todas las materias posibles de mediar entre las partes y no habrá más sesiones por realizar. Para terminar el proceso de mediación, se debe haber realizado todas las mediaciones de la causa, y luego se debe hacer click en el botón Terminar Proceso como se muestra en la siguiente imagen: Termina el proceso de mediación SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 64 96

65 Al hacer clic en este botón se puede apreciar la siguiente pantalla: Si se contesta de manera afirmativa el Mediador/a podrá apreciar lo siguiente: Nuevo botón: Acuerdos Registrar el acuerdo obtenido Termina el proceso de mediación Al marcar todas las materias Con Acuerdo, la causa pasará al estado Proceso Finalizado a la espera de la resolución judicial. Al marcar todas las materias Sin Acuerdo, la causa pasará al estado Frustrada y se le pedirá al Mediador/a que ingrese el motivo de frustración que corresponda. Si se marca que una SI tiene acuerdo y las otras que NO tienen acuerdo, el sistema cambiará el estado de la causa como un Acuerdo Parcial y estará a la espera de la resolución judicial por la materia que alcanzó acuerdo, y por las materias que no llegaron a acuerdo se emitirá el acta de mediación frustrada que corresponda. Los distintos tipos de término que se le puede dar a un proceso de mediación se detallan a continuación. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 65 96

66 Terminar proceso de mediación con Acuerdo Total Este caso se da cuando el Mediador/a marca Con Acuerdo todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma: Una vez que se hace clic en el botón Terminar proceso el sistema generará de forma automática el borrador del acta de mediación en formato Word para que lo complete el Mediador/a que corresponda (este documento NO REEMPLAZA EL ACUERDO, ya que lo debe agregar el Mediador/a). SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 66 96

67 Este documento debe ser impreso para que se lo puedan llevar las partes a su domicilio en caso de querer revisarlo, por lo mismo este documento al final tiene la leyenda: Este documento es solo un borrador del acuerdo suscrito entre las partes y no tiene ninguna validez legal. Finalmente el acta de mediación propuesta por SIMEF se muestra a continuación: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 67 96

68 El estado de la causa cambia a: Revisión de acuerdo(s) como se muestra a continuación: Retomar proceso Firmar Acuerdo En este punto, el sistema permite dos opciones: - Retomar el proceso de mediación: En este caso las partes revisan el acuerdo de mediación en sus domicilios por ejemplo, y deciden no llevar a cabo el acuerdo o bien no firmarlo. Y para ello en el sistema aparecerá el botón Retomar Proceso, el cual al hacerle clic aparece lo siguiente: Lo que quiere decir que el acuerdo anterior se perderá (se deberá grabar de nuevo) y la causa volverá al estado En trámite. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 68 96

69 - Firmar acuerdo: El sistema emitirá el formato del acta de mediación definitiva el cual deberá completar el Mediador/a con el acuerdo redactado anteriormente y se lo deberá pasar a las partes para que lo firmen y se adjunte digitalizado al sistema posteriormente. Al pinchar el botón de Terminar Proceso aparecerá el siguiente mensaje: Adicionalmente si en la causa existen Beneficiarios o terceros asociados y fueron agregados a la causa, el sistema mostrará el siguiente mensaje permitiendo incorporarlos como pie de firma en el documento que se emite como acta de acuerdo. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 69 96

70 Al aceptar el mensaje de la ventana anterior, el sistema permite agregar a estos terceros como pie de firma del acta de mediación: Agregar terceros en la firma del acuerdo En este caso, el sistema esperará que se adjunte el documento Acta de mediación redactada por el Mediador/a para poder continuar con el término del proceso de mediación en el sistema. Y la causa quedará con el estado En tramitación de envío a tribunal como se muestra a continuación: Envío Acta a tribunales SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 70 96

71 Cabe destacar que en este punto se puede hacer uso de la opción de retracto el cual se da en caso que las partes se arrepientan del acuerdo firmado, siempre que ocurra antes de haber sido enviado dicho acuerdo a Tribunales. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el sistema habilita una nueva pestaña: Envío Acta a Tribunales, en donde se debe adjuntar el acta de mediación redactada por el Mediador/a y debidamente firmada por las partes, como se muestra a continuación: Al grabar este documento, el sistema mostrará el mensaje: Inmediatamente el sistema mostrará la pantalla de documentos adjuntos, en donde se podrá apreciar el documento recién adjuntado. El mensaje anterior además, indica que se debe adjuntar la resolución judicial para continuar con el término del proceso de la causa y la causa queda con el estado: En espera de resolución judicial. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 71 96

72 La pestaña anterior Envío Acta a Tribunales, se modifica por Resolución, la cual permite guardar como documento adjunto en el sistema la resolución judicial enviada por el tribunal, además del resultado de ésta de la siguiente forma: Resolución Al grabar este documento, aparecerá el siguiente mensaje: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 72 96

73 Por lo tanto se mostrará la pantalla de ingreso de acuerdos definidos en la resolución judicial como se muestra a continuación: Terminar causa En esta pantalla se debe indicar si se aprobaron todas las materias tratadas o no. En caso de tener acuerdo en todas, la causa pasará al estado Acuerdo Total, además si la causa posee acuerdos en materias ingresadas en la sesión del Mediador/a, puede pasar a estado Acuerdo Adicional dependiendo del caso. Si la resolución no aprueba una o más materias y si aprueba una o más materias, la causa pasará al estado Acuerdo Parcial y se emitirá el certificado de mediación frustrada por la materia que no fue aprobada por el tribunal. Finalmente si la resolución no aprueba ninguna de las materias anteriores, la causa quedará con el estado Frustrada y se emitirá el certificado de mediación frustrada que corresponda. En este caso colocaremos que la resolución aprueba el acuerdo, haciendo click en las opciones Con acuerdo como se muestra en la imagen anterior y al presionar el botón Terminar Causa. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 73 96

74 Terminar proceso de mediación con Acuerdo Parcial Este caso se da cuando el Mediador/a marca Con Acuerdo en una o más materias asociadas a la causa, y además marca Sin Acuerdo en una o más materias, de la siguiente forma: Una vez que se hace clic en el botón Terminar proceso se generará el Acta de mediación en formato Word (el borrador mencionado en el punto anterior) por la materia que llegó a acuerdo y además se desplegarán las opciones de frustración de la materia que no llegó a acuerdo. Además se disponen los botones de Retomar Proceso en caso que las partes no firmen o no estén de acuerdo con el acta de mediación emitida por el Mediador/a y el botón Firmar Acuerdo como se explicó en el punto anterior. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 74 96

75 Las opciones de frustración mostradas son las siguientes: En caso de seleccionar la opción Que este Mediador/a ha adquirido la convicción de que no se alcanzarán acuerdos en el proceso de mediación, debido: se desplegarán además las siguientes opciones (Opciones: Nivel 2): SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 75 96

76 Adicionalmente, si se selecciona la opción: al no cumplimiento de alguno de los principios de la mediación establecidos en el Art. 105 de la Ley Nº , específicamente:, aparecerán las opciones de nivel 3: En este nivel, se pueden elegir más de una opción. En la parte inferior, aparece el cuadro: Indique las partes que firmarán el acta (opcional) cuya función es que si se marca una casilla (partes) ésta aparecerá en el acta de mediación frustrada. Para el ejemplo, marcaremos ambas partes y presionamos el botón Guardar Opciones para frustrar las materias a las cuales no llegaron a acuerdo. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 76 96

77 Frustrar materias Al pinchar el botón Guardar Opciones, se genera el siguiente documento: Luego se debe hacer clic en el botón de Firmar Acuerdo, en caso que las partes acepten el acuerdo y aparecerá la siguiente pantalla: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 77 96

78 Firmar Acuerdo Al hacer clic en este botón aparecerá el mensaje: Al aceptar este mensaje, el sistema pedirá que se ingrese el Acta de mediación emitida por el Mediador/a en el panel de documentos adjuntos. Al igual que en el punto anterior, el sistema esperará que se adjunte el acta de mediación y posteriormente la resolución judicial por la materia que llegó a acuerdo y el resto del proceso es el mismo que el caso anterior mostrado. Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa junto al acta de mediación y la resolución judicial Terminar proceso de mediación Frustrar Causa Este caso se da cuando el Mediador/a marca Sin Acuerdo todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma: SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 78 96

79 Una vez que se hace click en el botón Terminar proceso aparecerá el siguiente mensaje: Las opciones de frustración mostradas son las mismas que en el caso anterior. Se generará el acta de mediación frustrada mostrada en la sección anterior. Si la causa posee sesiones conjuntas el estado de la causa pasará a: Frustrada con sesión conjunta y en caso de no poseer sesiones pasará a Frustrada con cero sesiones. Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 79 96

80 6.5. Seguimiento de los Acuerdos Otra de las funciones que tiene el Mediador/a que termina una causa, es la de realizar el seguimiento a los acuerdos alcanzados entre los 3 a 6 meses de terminado el proceso de mediación. Para esto SIMEF, permite dejar un registro de este seguimiento utilizando la pestaña Seguimiento que se muestra a continuación; al pinchar esta opción, aparecerá un link que dice: Ingresar nuevo seguimiento, en el cual al hacer clic aparecerá lo siguiente: Los pasos a seguir para completar el seguimiento son los siguientes: - Parte: Seleccionar una parte con la cual se realizó el seguimiento - Fecha de Comunicación: La fecha en la cual se intentó la comunicación con la parte seleccionada anteriormente - Modo de Comunicación: Seleccionar el medio de la lista desplegable (Carta, , Teléfono, Presencial, Otro) - Resultado Comunicación: Seleccionar el resultado de la lista desplegable (Logra comunicarse, no logra comunicarse, No desea entregar información) - Resultado Seguimiento: Seleccionar el resultado de la lista desplegable (Sin seguimiento, Cumplimiento Total, Cumplimiento Parcial, Incumplimiento) - Observaciones: Cualquier comentario que desee dejar el Mediador/a, aunque es de tipo opcional. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 80 96

81 Finalmente se debe pinchar el botón Guardar, de manera que al volver a pinchar la pestaña de Seguimiento se podrán apreciar los registros de los seguimientos realizados a la causa como se muestra a continuación: De esta forma, cada seguimiento que se grabe en la causa, irá apareciendo en el listado de seguimientos. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 81 96

82 7. CONFORMAR ESTADO DE PAGO EP (Rol Administrador/a o contraparte técnica) Ingrese sus credenciales y haga clic en INGRESAR. Antes de generar un Estado de pago, debe conocer las condiciones previas para su generación. MES CONDICION GENERA EP 1er Mes Revisar y aceptar Indicadores del MES de generación del EP (inicio OK del contrato al 100%) 2do mes y siguientes Revisar y aceptar Indicadores del MES de generación del EP. hasta el día 4. Obligaciones Laborales del mes anterior de generación del EP, deben estar aprobadas por la Unidad de Mediación. SI el día de generación del EP es posterior al día 20: Obligaciones Laborales del mes del EP deben estar por lo menos adjuntadas en SIMEF. OK A continuación se describe el proceso para ingresar las Obligaciones laborales, revisar y aceptar los Indicadores para el periodo correspondiente. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 82 96

83 Para esto debe ir al menú y seleccionar la opción: Pagos Obligaciones Laborales Centro Posteriormente, deberá seleccionar el mes al que le adjunta las Obligaciones laborales y hacer clic en Buscar, si el resultado entrega información haga clic en Ver. En caso contrario, deberá agregar la nueva documentación mensual, seleccionando la opción + Agregar Nueva Documentación mensual. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 83 96

84 En caso contrario, deberá agregar nueva documentación mensual, seleccionando la opción + Agregar Nueva Documentación mensual. Posteriormente, mostrará la página de carga de Documentos Laborales correspondiente al mes seleccionado. Seleccione el tipo de documento a cargar, haga clic en tipo y seleccione el valor correspondiente de la lista desplegable. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 84 96

85 Haga clic en Elegir archivos para cargar el documento desde una ubicación en disco. Posteriormente seleccione el archivo a adjuntar y haga clic en Abrir. Ingrese un comentario breve del documento ingresado y haga clic en el botón Adjuntar. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 85 96

86 El sistema emitirá un mensaje de información indicando la carga correcta del documento. Repita el proceso de carga para todos los documentos solicitados por el sistema SIMEF. Una vez cargados todos los documentos, haga clic en Enviar a revisión. El sistema emitirá un mensaje, indicando la correcta ejecución del envió de documentos. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 86 96

87 Una vez enviada la documentación adjunta en el sistema, el estado de las obligaciones laborales pasara a ser ENVIAR_A_REVISION. Deberá esperar el proceso de aprobación de las obligaciones laborales por parte de UMED. Cuando UMED apruebe las obligaciones laborales, el estado de estas cambiara a ACEPTADO. En este momento UD. Podrá objetar o aceptar los Indicadores del pago para el mes correspondiente. Para esta acción, debe ir al menú y seleccionar la opción: Pagos Indicadores para el Pago SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 87 96

88 Seleccionamos el mes al cual objetará o aprobará los Indicadores y haga clic en Buscar. El sistema mostrará los indicadores, con sus respectivos: resultados, porcentajes y montos. Si estamos de acuerdo con los valores registrados, damos clic en Aceptar. El sistema nos mostrara un mensaje de información indicando que los indicadores fueron aceptados correctamente. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 88 96

89 Ahora UD. Está en condiciones de generar el estado de pago para el mes correspondiente. Del menú principal seleccione la opción: Pagos Estado de Pago. Posteriormente escoja el mes y haga clic en Buscar. Haga clic en la opción + Generar nuevo estado de pago. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 89 96

90 El sistema nos mostrará los datos de los Indicadores (Resultado, porcentaje y monto), descuentos y pagos. Puede navegar por estas pestañas haciendo clic en la pestaña correspondiente, seleccione la pestaña Descuentos para revisar si existen montos asociados a este ítem. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 90 96

91 En la pestaña de Pago se mostrarán los montos relacionados con: Retención, Bruto, Descuento Inasistencias y Líquido. Junto con el Total a pagar. Si los montos son correctos, debe seleccionar e ingresar la información referente al tipo de documentos (Tipo documento, N Documento y el Archivo) y Recepción del Pago (Forma de Pago, Tipo de cuenta, N Cuenta e Institución Financiera). SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 91 96

92 Una vez ingresa la información correspondiente, haga clic en Guardar. El sistema mostrará un mensaje indicando la correcta generación del Estado de Pago EP. EL EP se encontrará disponible en el sistema SIMEF, para su descarga haciendo clic en el icono PDF EP correspondiente. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 92 96

93 Al descargar el archivo PDF asociado al estado de Pago, podrá observar que este incluye la información correspondiente a los indicadores y montos aceptados anteriormente. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 93 96

94 8. MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Respecto del Módulo de Administración de Personal y su funcionamiento, debe remitirse al Manual Especifico elaborado al efecto que se encuentre vigente. Este Módulo permitirá a los centros de mediación efectuar en forma autónoma el reemplazo y sustitución de su personal administrativo y el reemplazo de los mediadores/as hasta por un período máximo de 3 meses. En el caso de las sustituciones de mediadores/es, este proceso seguirá radicado en el Área de Administración de contratos de la Unidad de Mediación. 9. PAPELERÍA En este módulo, se encuentran disponibles todos los formatos gráficos disponibles para la confección de carpetas, sobres y papelería en general. Este menú es visible para todos los roles del centro de mediación. Se debe tener en consideración que estos formatos deben descargarse en los PC idealmente del Asistente Administrativo/a por cuanto en caso de existir una indisponibilidad del Sistema Informático es posible procesar de forma manual el proceso de mediación utilizando estos formatos. Basta con hacer clic en el icono de lupa (columna ver) para descargar el formato de la papelería deseada. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 94 96

95 10. REPORTES (Rol Administrador/a de Centro) En este nuevo módulo, se encuentran disponibles todos los reportes a los que tiene acceso un centro de mediación. Hasta el momento los reportes disponibles que hay son los siguientes: Detalle de causas ingresadas En este reporte se detalla por cada contrato que tenga el Administrador/a, el detalle completo de causas con cada ingreso que ésta posea con toda la información relevante de las causas que tenga un contrato. Al igual que el reporte anterior, este reporte sólo se genera en Excel debido a la gran cantidad de datos que se deben desplegar. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 95 96

96 11. VERSIONES Finalmente en la parte superior derecha, siempre se encuentra disponible la Versión actual de SIMEF III, como se destaca a continuación: En el ejemplo, la versión actual del sistema es la: 1.46, esta versión va aumentando cada vez que se pasa un corrección o nueva funcionalidad al sistema, de manera que cualquier usuario/a que ingrese al sistema y haga clic en la versión podrá revisar la fecha y hora en la que se han implementado los cambios y además podrá revisar el detalle del cambio realizado. Por lo tanto al pinchar este enlace aparecerá una ventana como se muestra a continuación: En donde podrán revisar la totalidad de cambios que se le han hecho al sistema desde su puesta en marcha. SIMEF III Manual de Usuario/a P á g i n a 96 96