FACTURACIÓN Y COBROS DE CUENTAS ATRASADAS DE LOS HOSPITALES

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1 BRYAN HEALTH FACTURACIÓN Y COBROS DE CUENTAS ATRASADAS DE LOS HOSPITALES ÁREA DE ALCANCE Esta norma aplica a todos los hospitales de Bryan Health (Bryan) listados en el Anexo A. PROPÓSITO Describir los procedimientos de facturación y cobros de cuentas atrasadas que serán utilizados por Bryan en el seguimiento y recuperación de montos adeudados por los pacientes en sus cuentas incluyendo todas las fuentes de pago. INTRODUCCIÓN I. Bryan tiene el compromiso de asistir a los pacientes sin seguro médico, o con seguro médico sin suficiente cobertura, para que puedan cumplir con todas sus obligaciones de pago y para utilizar un proceso consistente y de acuerdo a las prácticas de facturación y cobros de cuentas atrasadas para todos los pacientes, y para garantizar que se realicen esfuerzos razonables para determinar si toda o una porción de la cuenta del paciente es elegible para recibir asistencia conforme a las Normas de Asistencia Económica de Bryan. II. El Comité de Finanzas del Consejo Administrativo de Bryan Health ha aprobado estas normas y es responsable por su supervisión. Cualquier modificación material a los estándares fijados en estas normas debe ser aprobada por el Comité de Finanzas antes que sea implementada por Bryan. III. La Unidad de Servicios sobre Temas Económicos para el Paciente tiene la autoridad para determinar si Bryan ha realizado esfuerzos razonables para determinar si el paciente es elegible para recibir asistencia económica y puede por lo tanto participar en acciones de cobros de cuentas atrasadas en contra del paciente. IV. Estas normas establecen las actividades que podrían ser implementadas en caso que no se hagan los pagos por servicios de atención médico brindados por Bryan, incluyendo, pero sin limitarse a, acciones extraordinarias para la recolección de cobros atrasados. EQUIPAMIENTO/SUMINISTROS/RECURSOS I. Anexo A Hospitales de Bryan Health II. Anexo B Definiciones III. Normas para la Asistencia Económica del Hospital Bryan Health Noviembre, 2015 Página 1 de 9

2 PROCEDIMIENTOS I. Requerimientos Generales: a) Bryan solicitará que el paciente sin seguro médico/sin suficiente cobertura, y a cualquier otro individuo que tenga una responsabilidad económica para una cuenta de pago por cuenta propia (Paciente), pague por los servicios cobrados a menos que el Paciente califique para recibir asistencia económica o para otro programa indicado a continuación. A los pacientes se les ofrecerá el Resumen del Programa de Asistencia Económica en Lenguaje Simple antes de ser dados de alta de Bryan. b) La habilidad para pagar y ser elegible para otras fuentes de fondos serán considerados en el momento de brindar los servicios, con la excepción que Bryan no realizará actividades de facturación y cobranza de cuentas atrasadas hasta que el paciente haya sido evaluado y atendido conforme a las Normas para Brindar Cuidado Médico de Emergencia cuando sea aplicable. Además, Bryan no participará en ninguna actividad extraordinaria para el cobro de cuentas atrasadas [ ECAs, por sus siglas en inglés], ya sea directamente o a través de una agencia de cobros de cuentas atrasadas, u otra parte a la cual el hospital haya referido la deuda del paciente, antes que se hayan realizado esfuerzos razonables, conforme se indica a continuación, para determinar si es que el paciente califica o no para recibir asistencia económica bajos las Normas de Asistencia Económica de Bryan. c) Todos los pacientes sin seguro médico podrían ser evaluados para ver si califican para otras fuentes de fondos (por ejemplo: póliza de seguro, responsabilidad de una tercera parte, elegibilidad actual para programas del gobierno); elegibilidad potencial para otros programas de fondos (por ejemplo: Medicaid, Víctimas de un delito, etc.,); asistencia económica a través de las Normas de Asistencia Económica de Bryan; y su habilidad para pagar. d) Los pacientes que no tengan otra fuente de fondos y que no califiquen para recibir asistencia económica podrían calificar para un descuento para personas que pagan por cuenta propia o para un plan de pago. Los pacientes con seguro médico sin suficiente cobertura pueden recibir las mismas opciones de descuento para personas que pagan por cuenta propia o para un plan de pago para una porción de sus cargos, si es que ya han llegado al máximo de sus beneficios, o si los servicios no son cubiertos por su plan de seguro. e) Una vez que el paciente califica para asistencia económica no se tomarán acciones posteriores por los montos que califican bajo las Normas de Asistencia Económica. Sin embargo, la porción de los cargos del paciente que no califiquen para asistencia económica estará sujeta a las mismas acciones de facturación y cobros de cuentas atrasadas de los otros pacientes conforme se señala a continuación. Noviembre, 2015 Página 2 de 9

3 II. Proceso de Presunción de Elegibilidad y Elegibilidad Previa: a) Bryan realizará esfuerzos razonables para determinar si un paciente es elegible para recibir asistencia económica si es que el paciente califica para recibir asistencia económica bajo el proceso de elegibilidad presuntiva indicado en las Normas para la Asistencia Económica, o si es que el paciente califica bajo determinaciones de elegibilidad anteriores. De lo contrario, se realizará el Proceso de Notificación indicado en la Sección III para establecer esfuerzos razonables para determinar si es que el paciente es elegible para recibir Asistencia económica. b) Bajo estas determinaciones de elegibilidad, si es que el paciente no calificó para la asistencia económica más generosa disponible bajo las Normas de Asistencia Económica, entonces el paciente deberá ser notificado de las maneras en las que puede calificar para asistencia adicional y se le brindará un periodo de tiempo razonable antes de iniciar las Acciones Extraordinarias para el Cobro de Cuentas Atrasadas. III. Proceso de Notificación: a) Una vez que el saldo de la cuenta del paciente ha sido establecido y Bryan determine la porción por la cual el paciente es responsable, Bryan enviará un mínimo de tres estados de cuenta separados, durante un periodo de 120 días luego que el paciente sea dado de alta, a la última dirección conocida del paciente. Cada estado de cuenta notificará acerca de la asistencia económica a los pacientes que sean elegibles. b) El último estado de cuenta que se envíe al paciente incluirá el Resumen en Lenguaje Simplificado informándole al paciente acerca de las Normas de Asistencia Económica de Bryan y le notificará de las Acciones Extraordinarias para Cobros de Cuentas Atrasada que se piensan tomar, si es que el paciente no solicita asistencia económica o no paga la cantidad adeudada hasta la fecha de pago límite indicada en el estado de cuenta. Este estado de cuenta será brindado al paciente al menos 30 días antes de la fecha límite especificada en el último estado de cuenta. c) Además de las facturas con estado de cuenta brindadas al paciente luego de ser dado de alta mencionadas anteriormente, y antes que se inicie cualquier Acción Extraordinaria para el Cobro de Cuentas Atrasadas, se realizarán una o más llamadas telefónicas al paciente pidiéndole que realice el pago total. Cada vez que el paciente reciba una llamada también será informado de las Normas de Asistencia Económica y como solicitar esa asistencia. Si no es posible pagar el monto total, y el paciente no califica para la asistencia económica, entonces se le ofrecerá un plan de pagos. d) No se enviarán estados de cuenta adicionales al paciente luego que él/ella envíe la solicitud completa para recibir asistencia económica. Es la obligación del paciente brindar una dirección de correo correcta en el momento que recibe el servicio o cuando se mude. Si una cuenta no tienen una dirección de correo Noviembre, 2015 Página 3 de 9

4 correcta, la determinación para realizar esfuerzos razonables para notificar al paciente habrá sido cumplida. e) Todas las cuentas individuales de los pacientes que pagan por su propia cuenta incluirán, pero no se limitarán a, lo siguiente: 1. Un resumen correcto de los servicios hospitalarios incluidos en el estado de cuenta; 2. Los cargos por dichos servicios; 3. El monto que el paciente debe pagar (o, si es que no se conoce ese monto, un estimado de buena fe de dicho monto conforme a la fecha del estado de cuenta inicial); y 4. Una clara notificación por escrito en la cual se notifica e informa al paciente acerca de la disponibilidad de asistencia económica conforme a las normas de Asistencia Económica del hospital, la cual incluirá el número de teléfono del departamento y dirección de página web directa donde las copias de dichos documentos se pueden obtener. f) Si los servicios son relacionados a un accidente por el cual una tercera parte podría ser responsable, Bryan podría presentar un gravamen en contra de cualquier proceso potencial o cobertura pagada por dicha tercera parte. Bryan no presentará ningún gravamen directamente en contra del paciente o su propiedad. IV. Inicio de las Acciones Extraordinarias para Cobros de Cuentas Atrasadas (ECAs): a) Sujeto al cumplimiento de las guías establecidas en las Normas, Bryan podría tomar cualquier y todas las acciones legales, incluyendo acciones extraordinarias para el cobro de cuentas atrasadas, para obtener pago por los servicios médicos brindados. b) Si cualquier paciente no solicita la asistencia económica bajo las Normas de Asistencia Económica hasta los 120 días luego del primer estado de cuenta luego de haber sido dado de alta, y el paciente ha recibido el estado de cuenta de 30 días descrito en la Sección III. b) antes mencionada, entonces Bryan podría iniciar las acciones extraordinarias para el cobro de cuentas atrasadas. c) Si un paciente ha solicitado la asistencia económica en los últimos seis (6) meses, y Bryan determina definitivamente que el paciente no es elegible para ningún tipo de asistencia económica conforme a las Normas de Asistencia Económica, Bryan podría iniciar las acciones extraordinarias para cobros de cuentas atrasadas. d) Si cualquier paciente presenta una solicitud incompleta para recibir asistencia económica durante el periodo de solicitud de 360 días después que el hospital brinda al individuo su primer estado de cuenta por la atención brindada, entonces las acciones extraordinarias para cobros de cuentas atrasadas no podrán iniciarse hasta después de haber completado cada uno de los siguientes pasos: Noviembre, 2015 Página 4 de 9

5 1. Bryan brinda al paciente una notificación por escrito la cual describe la información adicional o documentación requerida conforme a las Normas de Asistencia Económica para poder completar la solicitud de asistencia económica, y esa notificación incluirá una copia del Resumen en Lenguaje Simplificado. 2. Bryan le entrega al paciente al menos 30 días antes de la notificación por escrito indicando las acciones extraordinarias para cobros de cuentas atrasadas que Bryan podría iniciar en contra del paciente si es que la solicitud de asistencia económica no ha sido completada, o si es que no se ha realizado el pago. Sin embargo, la fecha límite para completar el proceso o el pago no puede ser fijada antes de los 120 días a partir del primer estado de cuenta luego de haber sido dado de alta. 3. Si el paciente que ha presentado una solicitud incompleta termina de completar la solicitud para asistencia económica, y Bryan determina definitivamente que el paciente no es elegible para ningún tipo de asistencia económica conforme a las Normas de Asistencia Económica, entonces Bryan podría iniciar las acciones extraordinarias para el cobro de cuentas atrasadas. 4. Si el paciente que ha presentado una solicitud incompleta no termina de completar esa solicitud hasta la fecha límite para completar el proceso, la cual es fijada en la notificación brindada conforme a la sección IV.d).2. antes mencionada, entonces se podrán iniciar las acciones extraordinarias para cobros de cuentas atrasadas. 5. Si el paciente presenta una solicitud, completa o incompleta, para recibir asistencia económica conforme a las Normas de Asistencia Económica, en cualquier momento antes del periodo de solicitud de 360 días, Bryan suspenderá las acciones extraordinarias para el cobro de cuentas atrasadas mientras dicha solicitud de asistencia económica esté pendiente e) Luego que se permite el inicio de las acciones extraordinarias para el cobro de cuentas atrasadas conforme a la sección IV antes mencionada, se podrá autorizar a las agencias externas de cobros de cuentas atrasadas a que reporten las cuentas que no has sido pagadas a las agencias de crédito y a que inicien un proceso legal, decomiso de ingresos, obtención de órdenes judiciales de gravamen y a que actúen sobre esas órdenes judiciales de gravamen utilizando medios legales de cobros de cuentas atrasadas; siempre y cuando se haya obtenido la aprobación de Bryan antes de iniciar demandas legales. Bryan y las agencias externas para el cobro de cuentas atrasadas también podrían tomar cualquier y todas las acciones legales, incluyendo pero sin limitarse a: llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones por correo y localización del individuo (skip tracing) para obtener pagos por los servicios médicos brindados. V. Responsabilidad de una Tercera Parte: a) Bryan presentará todos los reclamos en contra de una tercera parte responsable por el pago y realizará todos los esfuerzos apropiados para el seguimiento con la tercera parte responsable por el pago para recibir el reembolso. b) Debido a que la póliza de seguro es un contrato entre el paciente/asegurado y Noviembre, 2015 Página 5 de 9

6 la compañía de seguros, el paciente o el asegurado tiene la responsabilidad final por el pago de la cuenta. c) Bryan realizará el seguimiento oportuno y diligente dentro de un ciclo mínimo de 30 días para asegurar que se reciba el reembolso máximo por parte de la tercera parte responsable. d) Los saldos que no hayan sido pagados por la tercera parte responsable de más de 60 días a partir de la fecha de entrega serán considerados atrasados y podrían pasar a ser responsabilidad del paciente. e) Los deducibles, pólizas de seguro adicionales y/o montos no cubiertos serán considerados como la responsabilidad del paciente, y, por lo tanto, los requerimientos antes mencionados serán aplicables. VI. Disponibilidad de las Normas: La información de contacto para el personal del hospital quien podría brindar información adicional con respecto a las Normas de Bryan para Cobrar Cuentas Atrasadas, Normas de Asistencia Económica o elegibilidad para otros programas que estén disponibles para usted, es incluida en el Anexo A. REFERENCIAS Al implementar estas normas, la administración e instituciones de Bryan deben cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales, y las reglas y regulaciones que podrían aplicarse a las actividades realizadas conforme a estas normas, incluyendo pero sin limitarse a cualquier reglamento propuesto, temporal o final, emitido conforme a la sección 501(r) del Código Tributario del Servicio de Impuestos Internos [IRS, por sus siglas en inglés] de 1986, conforme sea enmendado, y las regulaciones según dicho código. AUTOR Arlen Rasmussen, Director de Servicios Económicos para el Paciente, Centro Médico Bryan Bryce Betke, Agente de Finanzas de la División Rural, Bryan Health Julie Lacy, Gerente de Contabilidad e Impuestos, Bryan Health PALABRAS CLAVE Paciente, Responsabilidad de una Tercera Parte, Facturación, Pago, Acciones Extraordinarias para el Cobro de Cuentas Atrasadas Noviembre, 2015 Página 6 de 9

7 ANEXO A Hospitales de Bryan Health Estas normas para la facturación y cobros de cuentas atrasadas se aplican a los siguientes hospitales de Bryan Health. La información de contacto para el personal del hospital quien puede brindar información adicional para el programa de asistencia económica se encuentra en la parte de abajo. Además, puede ver el programa en nuestra página web en Bryan Medical Center [Centro Médico Bryan] Cede Este Para hablar con un consejero sobre temas relacionados a las finanzas del paciente llame al o , o visite a un consejero en la Oficina de Cuentas para el Paciente/Cajero en el hospital. Bryan Medical Center [Centro Médico Bryan] Cede Oeste Para hablar con un consejero sobre temas relacionados a las finanzas del paciente llame al o , o visite a un consejero en la Oficina de Cuentas para el Paciente/Cajero en el hospital. Crete Area Medical Center [Centro Médico del Área de Crete] Para hablar con un consejero sobre temas relacionados a las finanzas del paciente llame al: o , o visite a un consejero en la Oficina de Cuentas para el Paciente en el hospital. Noviembre, 2015 Página 7 de 9

8 ANEXO B Definiciones Período de Solicitud - significa el período durante el cual Bryan debe aceptar y procesar una solicitud para recibir asistencia económica bajo las Normas de Asistencia Económica. El periodo de solicitud comienza en la fecha en que se brinda el cuidado y termina en el día número 360 luego que Bryan entrega la primera factura por el cuidado recibido luego de haber sido dado de alta. Fecha Límite para la Facturación - significa la fecha después de la cual Bryan puede iniciar Acciones Extraordinarias para el Cobro de Cuentas Atrasadas contra un paciente que no ha presentado una solicitud para recibir asistencia económica bajo las Normas de Asistencia Económica. La fecha límite para la facturación debe ser especificada en una notificación por escrito enviada al paciente al menos 30 días antes de dicha fecha límite para la facturación, pero no antes de 120 días. Fecha Límite para Completar el Proceso - significa la fecha después de la cual Bryan puede iniciar o reiniciar una acción extraordinaria para el cobro de cuentas atrasadas contra un paciente quien haya presentado una solicitud de asistencia económica incompleta, si es que el paciente no ha entregado la información que falta y/o la documentación necesaria para completar el proceso de solicitud, o si la solicitud ha sido negada. La fecha límite para completar el proceso debe ser especificada en una notificación por escrito y debe entregarse no antes de (1) los últimos 30 días luego que Bryan envía esta notificación al paciente; o (2) el último día del Periodo de Solicitud. Acciones Extraordinarias para el Cobro de Cuentas Atrasadas (ECAs) - significa cualquier acción en contra de un paciente por un tema relacionado a una factura para poder obtener pagos relacionados a una cuenta por pago propio la cual requiera un proceso legal o judicial, o el reporte de la información negativa acerca del paciente a la agencia de reportes de crédito al consumidor, o agencias de crédito. Las Acciones Extraordinarias para Cobros de Cuentas Atrasadas no incluyen la transferencia de una cuenta por pago propio a una tercera parte para propósitos de cobros de cuentas atrasadas sin utilizar las Acciones Extraordinarias para el Cobro de Cuentas Atrasadas. Normas para la Asistencia Económica - significa el Programa de Asistencia Económica de Bryan, e incluye el criterio de elegibilidad, las bases para calcular los cargos, el método para aplicar las normas y las medidas para publicitar las normas, y estas normas rigen el Programa de Asistencia Económica. Paciente - significa el paciente y cualquier otro individuo que tenga alguna responsabilidad económica por una cuenta de pago propio/pago por su propia cuenta. Resumen en Lenguaje Simplificado - significa una notificación por escrito la cual informa al paciente que Bryan ofrece asistencia económica para servicios hospitalarios para pacientes internos y externos. Noviembre, 2015 Página 8 de 9

9 Cuenta por Pago Propio/Pago por su propia cuenta - significa la porción de una cuenta del paciente la cual es responsabilidad del paciente mismo, monto total de la aplicación de los pagos realizados por cualquier seguro médico disponible, u otra tercera parte que realice pagos (incluyendo co-pagos, seguro médico adicional y deducibles) y el total de cualquier reducción o descuento realizado con respecto a la cuenta de dicho paciente luego de que se realiza la solicitud para un programa de asistencia, conforme sea aplicable. Noviembre, 2015 Página 9 de 9