Perfil Mensajes Tutoría Acerca del SIT

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1 . Propuesta elaborada por miembros del Comité Técnico de Tutorías del Centro Universitario de Ciencias de la Salud En el SIT del tutor se presentan cuatro apartados generales: Perfil Mensajes Tutoría Acerca del SIT Página 1 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

2 Perfil El apartado general de perfil está conformado por los siguientes subapartados: Ficha básica Bitácora Soporte técnico Página 2 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

3 Ficha básica En este apartado, el tutor brinda información de contacto al tutorado. La ficha básica la conforman los siguientes subapartados: Datos personales Datos de contacto Información laboral Uso de tecnologías de la información Es necesario destacar que solamente el tutorado podrá conocer determinada información, como es la fotografía, alias, nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, Centro, correo 1 y correo 2, página web, blog, Facebook y Twitter (esta información se amplía en la guía del tutorado, Qué información puede ver un tutorado, acerca de la ficha de datos de su tutor? ). Página 3 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

4 Datos personales En este apartado se presentan datos particulares del tutor, como son: el alias, nombre del tutor, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, tipo de sangre, RFC, CURP y forma migratoria. Para completar este apartado y el resto de los apartados, se procederá mediante la opción Editar. Editar Cuando se da click con el botón izquierdo del mouse a este apartado, algunos campos se activarán, porque podrán ser modificados en cualquier momento, tal es el caso del: Alias. Estado civil. Tipo de sangre. Forma migratoria (aplica solamente para extranjeros). Página 4 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

5 Alias Estado civil Tipo de sangre Forma migratoria El alias es el nombre de usuario para ser identificado en el sistema. Generalmente, es el nombre de la persona (puede ser el nombre, nombre y apellido paterno o nombre completo), o algún otro nombre que desee la persona, como es en el caso de los nombres de usuario de correo electrónico. Cuando se registra solamente el nombre (y que puede ser muy común), el sistema no lo permitirá y mandará un mensaje de error (parte superior derecha), en el que indicará que ese nombre ya lo usó otra persona que pertenezca a la Red Universitaria. Por ende, se sugiere reportar el nombre y apellido paterno o el nombre completo. El alias debe tener una longitud no menor a cinco y no mayor a treinta caracteres. Página 5 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

6 2 1 Es muy importante dar de alta del alias, porque el sistema lo identificará al momento de que se quiera localizar a una persona y exista comunicación a través de los mensajes del SIT. Para el tutor no es obligatorio capturar este campo de datos personales, por lo que es opcional, a excepción del alias. Los apartados de nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, RFC y CURP, no se activan ni pueden ser editados, dada las condiciones que caracterizan a estos rubros. Página 6 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

7 Lugar de nacimiento Nacionalidad Nombre Fecha de nacimiento Sexo RFC CURP Después de que se hayan registrado los datos en este apartado, al lado izquierdo de Editar, está la opción Guardar, que permite mantener las ediciones realizadas recientemente. Como recomendación, es que por cada apartado completado, se guarden los cambios realizados, en caso de que por alguna razón, no se trabaje durante algún tiempo en el sistema, para evitar que caduque la sesión. Guardar Página 7 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

8 Cada vez que se realice un cambio, en la parte superior derecha aparecerá un rectángulo que indica si los cambios fueron realizados correctamente, o si existe algún tipo de error que necesitará ser corregido. Cambios realizados correctamente Errores al capturar datos Página 8 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

9 Datos de contacto En este apartado todos los campos están activos para ingresar los datos de contacto del tutor, correspondiente al domicilio, teléfonos y correo electrónico. Para el tutor, no es obligatorio reportar su domicilio completo, teléfono y celular, pero es FUNDAMENTAL reportar el de contacto, para que el tutorado pueda tener otra referencia de comunicación y el tutor sea notificado en su correo electrónico de la existencia de mensajes en el SIT. El correo electrónico que va a considerar el sistema, es el Página 9 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

10 Información laboral En la información laboral se reporta el lugar de trabajo del tutor. Todos los campos están activos para este apartado. De igual manera, para el tutor no es obligatorio reportar este apartado, pero el tutorado no tendrá conocimiento de esta información. Uso de tecnologías de la información Son medios de comunicación electrónica alternativa, como por ejemplo: sitio web, Twitter, Facebook, blog y mensajería instantánea. Se pueden reportar, si se quieren compartir con el tutorado y conozca otro medio de comunicación, pero no es obligatorio para el tutor. Sitio web: Página personal del tutor mediante la cual comparta información relevante al tutorado. El Twitter es una red social de comunicación. Se reporta la dirección de la cuenta, por ejemplo: de la persona. Página 10 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

11 El Facebook es de igual manera una red social de comunicación que el Twitter. Se reporta, por ejemplo: de la persona. El blog es un sitio web que permite publicar temáticas o información, ordenadas cronológicamente. Los tutorados pueden escribir sus comentarios y el tutor dar respuesta, de forma que es posible establecer un diálogo. *Nota: Reportar estos apartados, si se quieren compartir con el tutorado, pero no son obligatorios para el tutor. El apartado de mensajería instantánea, es una forma de comunicación por Internet basada en mensajes de texto en tiempo real, entre dos o más personas. Si se tiene algún servicio de mensajería instantánea, se puede dar de alta, pero si no se desea registrarlo, no existe problema, pues no es obligatorio y no todas las personas tienen este servicio. Este servicio de mensajería, es para que el tutorado conozca otro medio de contacto, para que establezca comunicación con el tutor. Página 11 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

12 Se ingresa el nombre de usuario, en el que se tenga la mensajería instantánea. 1 2 Se especifica el tipo de servidor. 3 Se da click en Agregar Si se desea descartar determinada cuenta de usuario, se seleccionará dicha cuenta en el cuadrado y luego dar click con el botón izquierdo del mouse en la opción Eliminar. Si se quiere editar el nombre de usuario, se dará click al lápiz, para realizar los cambios necesarios. Qué quiere decir esta función? Está ubicada del lado superior derecho de la ficha básica o información personal, correspondiente a cada apartado. Al dar click con el botón izquierdo del mouse, se minimizará el contenido de cada apartado, como se muestra a continuación: Página 12 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

13 Contenido minimizado Si se desea visualizar de nuevo el contenido, se dará click a la función. Página 13 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

14 Cómo agregar una fotografía? En la ficha básica aparece una imagen con el contorno de una persona, en la que se podrá insertar una fotografía. Se solicita que la fotografía sea del tutor, apegada a los términos institucionales, y para que sea más fácil de identificar para el tutorado, al momento en que se lleven a cabo los encuentros presenciales de tutoría. Para ingresar por primera vez la fotografía, se dará click con el botón izquierdo del mouse, a la opción Cambiar o directamente en la imagen. Insertar fotografía directamente en la imagen. Cambiar Después de dar click en Cambiar o directamente en la imagen, ir a la opción Seleccione foto. Página 14 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

15 Posteriormente, aparecerá una ventana que permitirá adjuntar la fotografía del tutor. Para seleccionar la fotografía, ir a la ruta en la que esté ubicada la imagen. Generalmente, puede estar guardada en imágenes o en la ruta donde hayan guardado dicha imagen. Se escogerá la fotografía de la elección de la persona. Dicha imagen no tendrá que ser tan pesada, además de que deberá estar en formato JPG, BMP, PNG, GIF, TIF, entre los más comunes. Al tener la imagen elegida, se seleccionará Abrir. Página 15 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

16 Aparecerá la fotografía seleccionada y un cuadrado punteado. Este cuadro punteado, es para seleccionar qué parte de la fotografía se desea que aparezca, pues no se puede seleccionar la imagen completa. Cuando no pueda ser seleccionada completamente la fotografía, se presionará el botón izquierdo del mouse y se moverán con la flecha cuádruple, para seleccionar la parte de la fotografía del gusto de la persona. La parte de la fotografía que se elija, es la imagen que está dentro del cuadrado punteado. Fecha cuádruple A pesar de que no se puede seleccionar toda la fotografía, existen en el contorno de la imagen ocho cuadrados, ubicados en los extremos y en la parte intermedia, que permitirán agrandar la imagen. Página 16 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

17 Se presionará el botón izquierdo del mouse y con la flecha bidireccional, alargará hasta donde tope. Si se requiere seleccionar otra parte de la imagen, se moverá con la fecha cuádruple. Ya que esté la imagen definida, ir a la opción Seleccionar. Página 17 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

18 Finalmente, aparecerá la imagen en la ficha básica. Si se desea cambiar o actualizar la fotografía, volver a realizar los pasos anteriores. La fotografía se puede cambiar cuantas veces sea necesario. Página 18 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

19 Bitácora Por medio de este módulo, el tutor puede llevar un historial de la vida académica del tutorado y la interacción con el sistema. En la bitácora se recomiendan publicar mensajes de índole académico y que sean breves (avisos de becas, cancelación de reuniones, lugar de reunión del tutor con sus tutorados, etc.). Este apartado permite reportar un máximo de 140 caracteres. Este apartado de bitácora, no tiene nada que ver con el formato de bitácora que se usa actualmente en el CUCS. La particularidad de la bitácora, es que tiene una función muy parecida al muro de Facebook. Página 19 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

20 Si un tutorado escribe en la bitácora, este mensaje le llegará al tutor y no a los otros tutorados que también estén asignados al tutor. Por su parte, si el tutor publica un mensaje en la bitácora, la información llegará a todos sus tutorados. Esta comunicación es bidireccional, es decir, tutor y tutorado pueden ver ambas bitácoras, pero entre tutorados, no pueden visualizar su respectiva bitácora. De manera que, el tutor podrá ver la bitácora de cada uno de sus tutorados, a través de la siguiente ruta: Tutoría (1) Mis tutorados (2) Seleccionar un tutorado (3) Perfil (4) Bitácora (5). Para mayor información, revisar el subapartado Mis tutorados perteneciente al apartado general de Tutoría Página 20 de 75 Última actualización: 21 de abril de

21 5 1. Escribir el comentario en el campo. Cómo se publica en la bitácora? 2. Para publicar el comentario, están dos opciones: Dar click en Publicar o Activar enter (y teclear enter). Se escribirá previamente el mensaje y luego se activará la casilla (Activar enter). Al presionar la tecla enter, permitirá publicar el contenido del mensaje. Página 21 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

22 Publicar Activar enter (y teclear enter) 3. Si se quiere borrar el contenido del mensaje, se puede dar click en la opción Limpiar o con la tecla Suprimir del teclado. Limpiar 4. Aparecerá la publicación, a la que se podrá comentar, ya sea por la misma persona o por el(los) destinatario(s). Si se desea descartar el mensaje, solamente se debe dar click en eliminar. Página 22 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

23 Eliminar Comentar Página 23 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

24 Soporte técnico El soporte técnico tiene que ver con las dudas, preguntas, dificultades, quejas o sugerencias de mejora relativas al SIT. Este apartado no se relaciona con situaciones internas del proceso tutorial entre tutor y tutorado, pues eso le corresponde a cada Centro Universitario. En este apartado, se escoge la opción que aplique, luego el módulo al que pertenece y los comentarios correspondientes (300 caracteres como máximo). Página 24 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

25 Mensajes En este módulo se envían mensajes entre los diferentes actores de la actividad tutorial, para garantizar la comunicación entre ellos. Es parecido a un correo electrónico convencional. La diferencia entre bitácora y mensajes, es que a través de los mensajes se establece comunicación, desde un tutorado o un grupo de tutorados, así como la opción de comunicamos, de manera personal, con diferentes personas de la Red Universitaria que estén dadas de alta en el sistema. Por su parte, en la bitácora, la interacción es solamente entre tutor y su(s) tutorado(s) que fueron asignados. El apartado de mensajes consta de cinco subapartados: Redactar Bandeja de entrada Listas de distribución Enviados Borradores Página 25 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

26 Redactar Se escribe el mensaje que se va a mandar. La pantalla correspondiente a este apartado, es la siguiente: Redactar El apartado De :, corresponde al nombre del remitente, es decir, la persona que manda el mensaje. En dicho apartado, aparece su código de la Universidad. En el campo en blanco se ingresa el destinatario, a través de su nombre o código. Cuando se escribe el nombre, se pueden emplear mayúsculas o minúsculas (sin acentos), porque si no, el sistema no identifica a la(s) persona(s). Al teclear los dígitos del código o letras del nombre de la persona, se mostrarán coincidencias relacionadas con la búsqueda. A partir del desplegado de personas, se seleccionará a la(s) persona(s) que correspondiente(s), con el botón izquierdo del mouse y luego se dará click en Agregar. Cuando se escribe el nombre, se pueden emplear mayúsculas o minúsculas (sin acentos), porque si no, el sistema no identifica a la(s) persona(s). Página 26 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

27 A continuación, aparecerá una franja color gris con el código y nombre de la(s) persona(s), a quien(es) irá dirigido el mensaje. Se puede mandar el mismo mensaje, a varias personas a la vez, como el correo tradicional. Si se desea descartar a una persona como destinatario, se selecciona la casilla ubicada al lado del código y luego dar click en Eliminar. Esto no quiere decir que si se palomea el cuadrado, se enviará el mensaje a la(s) persona(s). 1 2 Página 27 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

28 Posteriormente, se escribirá el asunto, correspondiente al título del mensaje. Si se da click a la leyenda Enviar notificación al correo electrónico del destinatario, llegará un mensaje al correo electrónico del destinatario, para avisarle que tiene mensajes en la bandeja de entrada del SIT, derviado del mensaje que envió el remitente. El correo electrónico en el que se recibirán los mensajes, será el que se dio de alta en el apartado de datos de contacto ( 1), correspondiente a la Ficha básica. La notificación que llega al correo electrónico del destinatario, se visualiza en este correo de ejemplo: El correo del remitente no es la persona que envía el mensaje desde el SIT, sino el siguiente correo: tutorias.udg@gmail.com. Esto es una manera de avisar a la persona que tiene Página 28 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

29 mensaje(s) en el SIT, para que revise su bandeja de entrada y dé seguimiento a lo que se le envió. Es muy importante tomar en cuenta que la interacción se realizará en el SIT y evitar mantener comunicación a través del correo electrónico convencional, porque no quedará la evidencia en el sistema. Finalmente, se redacta el cuerpo del mensaje y se pueden usar diferentes herramientas. En la parte inferior, existen tres opciones: Enviar Guardar Limpiar Enviar el mensaje al destinatario. Se revisará en la parte superior derecha o en la parte inferior izquierda de este apartado, si el mensaje fue enviado correctamente o existe algún error. Página 29 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

30 El mensaje se ha enviado correctamente Mensaje enviado correctamente En la opción Guardar, se mantendrá el mensaje que se redactó, pero todavía sin mandar. Limpiar, consiste en borrar el contenido del mensaje. Bandeja de entrada En este apartado se reciben todos los mensajes, dividido en: mensajes de mis tutorados y otros mensajes (tutores). Está conformado por las siguientes funciones: Página 30 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

31 1. La función Actualizar, permite recibir las entradas recientes de correos electrónicos, por parte de los usuarios del sistema. 2. Responder, da contestación a un correo recibido. 3. En caso de que se quiera dar respuesta a varias personas, a la vez, se selecciona la opción Responder a todos. 4. La opción Reenviar, permite enviar un correo que recibió la persona en su bandeja de entrada a otro(s) destinatario(s). 5. Eliminar, descarta un mensaje de la bandeja de entrada. 6. Marcar como, se refiere al estado de cómo se quiere dejar el mensaje que llegó (leído o no leído) of 1, indica el número de páginas de correos recibidos actualmente. Este número variará en función de si el listado se presenta de 10, 25, 50 ó 100 correos Página 31 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

32 Para contestar un mensaje, se seleccionará el mensaje y posteriormente aparecerá una ventana con los detalles del mensaje. El remitente (De:) aparece con su nombre completo, pero el destinatario se maneja a través del código de SIIAU, no por su nombre completo. En este mensaje, están las opciones de responder, responder a todos, reenviar, eliminar o imprimir (función todavía no activa). Qué significa Calificación? Las estrellas que se muestran, son para organizar los mensajes que se reciben y envían, de acuerdo al nivel de importancia que se le den a los mismos. No tiene fines de evaluación. Solamente aparece en el apartado otros mensajes. Página 32 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

33 Para organizar los mensajes, existen dos opciones: 1. Para abrir el mensaje, se puede dar click al estatus (al sobre), asunto (título del mensaje) o remitente (nombre del remitente). Posteriormente, aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación. Se emplearán estrellas del 1 al 5, para ubicar el nivel de importancia del mensaje (1 representa menor importancia y 5 mayor importancia). Luego se dará click a la opción Calificar, y en la parte superior derecha aparecerá un mensaje que dice Calificación actualizada Página 33 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

34 2. Catalogar al mensaje directamente desde el apartado de Calificación, al término de haberlo leído. Calificación Listas de distribución Qué quiere decir Agregar desde lista? Se encuentra en el apartado redactar del apartado de Mensajes. Esto permite incluir un listado de tutorados que son dados de alta previamente, en el que se pueden mandar mensajes de forma automática y práctica, sin la necesidad de teclear cada uno de los nombres o códigos. Esta opción puede aplicar para la modalidad de tutoría grupal y solamente el tutor dispone de este apartado. Página 34 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

35 Cómo se procede para agregar una lista de distribución? 1. Ir a Listas de distribución. 2. Luego Crear lista. Página 35 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

36 3. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación: 4. Se le asignará un Nombre a la lista (el de que se desea elegir). 5. Se ingresará el código de la persona y se dará click en Verificar. Se revisará que el código corresponda al nombre de la persona. Página 36 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

37 6. Si se desea escoger otra persona, seleccionar la opción Cambiar. 7. Cuando se tenga definida a la persona, se dará click a Agregar persona. 8. Se incluirá esta persona en el listado. Si se desea descartar, seleccionar la opción Quitar. Página 37 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

38 9. Se pueden incluir el número de personas que se requieran. Si se desea conservar el listado de personas, se seleccionará Guardar lista, pero si no se quiere mantener, seleccionar Salir sin guardar. 10. Si se desea modificar el listado, seleccionar la opción Editar. Para descartar un listado completo dar click en la opción Eliminar En la opción editar listado, permite cambiar el nombre del listado, si fuera necesario. Además, brinda la opción de agregar o quitar tutorados de los ya existentes en el listado. Página 38 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

39 Editar Agregar tutorado Quitar tutorado 12. Mediante la opción Eliminar, es para suprimir completamente el listado. Si no se desea eliminar, presionar Cancelar. 1 2 Página 39 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

40 13. Al momento en que se tenga registrado un listado, ir de nuevo a Redactar. 14. Seleccionar Agregar desde lista. 15. Escoger la el nombre de la lista que se requiere. 16. Se desplegará el listado de personas que integran esa lista. Si se desea escoger dicha lista, se selecciona Agregar. Página 40 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

41 17. En el apartado Redactar nuevo mensaje, aparecerán los nombres de los tutorados y sus respetivos códigos. Luego se escribirá el asunto y se seguirán los pasos que ya se mencionaron anteriormente, correspondiente al apartado Redactar. Cuando se da de alta el listado de tutorados al tutor, por parte del administrador, el sistema genera en automático una lista de distribución titulada MIS_TUTORADOS. Dicha lista de distribución no puede ser eliminada, al ser exclusiva, a menos de que el administrador quite esos tutorados, en el apartado Relación tutor-tutorado, por lo que estas modificaciones se reflejarán en la lista de distribución. Para que aparezca esta lista de distribución de tutorados, es necesario que se tenga más de un tutorado (con un solo tutorado no es posible). Si se genera otra lista de distribución que no se relacione directamente con los tutorados asignados, sí puede ser eliminada, sin ningún problema. Página 41 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

42 Enviados Se muestra el listado de mensajes dirigidos a tutorados y otros mensajes (aplicado a tutores). Borradores Mantiene los correos guardados, antes de que sean enviados por el remitente. Página 42 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

43 Tutoría Este apartado general se divide en: Mis tutorados Tutoría grupal Calendario Tutoría Mis tutorados Tutoría grupal Calendario Mis tutorados Se presenta el código, Carrera, nombre del alumno y correo. Si se desea buscar algún tutorado, se teclea el código, Carrera o nombre del mismo, en los campos en blanco. El sistema empezará a arrojar todos los resultados que coincidan, de acuerdo a la búsqueda solicitada. Página 43 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

44 En el apartado Correo, aparece el correo que dio de alta el alumno en el apartado 1, correspondiente a la Ficha básica. Si el alumno ya capturó su correo, el tutor podrá observar su correo. En caso de que el tutorado todavía no haya dado de alta su correo, aparecerá un espacio en blanco. En lo que se refiere al apartado Socioeconómico, es el resultado obtenido de la evaluación socioeconómica que contestó el tutorado en su plataforma. El tutor y el administrador podrá conocer el resultado, a través de un semáforo que identifique situaciones del alumno: riesgo bajo, riesgo medio o riesgo alto, pero no verá las respuestas que obtuvo el alumno, por razones de privacidad. Correo Socioeconómico Riesgo medio El apartado Registrar tutoría, ubicado en la parte inferior, permite generar un expediente electrónico de la trayectoria del tutorado y tener evidencias de tutoría. Para eso, es Página 44 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

45 necesario seleccionar a uno de los tutorados, por medio de los círculos ubicados al lado del código del tutorado. Seleccionar tutorado Al dar click se muestra una ventana, en la que se muestran los siguientes campos: 1. Nombre del tutorado: No es necesario completarlo, porque ya fue seleccionado previamente. 2. Fecha de la sesión: Se selecciona la fecha del registro, a través del ícono ubicado del lado derecho. 3. Asunto: Es el tema de la sesión. 4. Comentarios: Se expresa de manera general lo que se abordó en la sesión. 5. Se dará click en Registrar y en la parte inferior aparecerá un expediente con las sesiones de tutoría registradas con el alumno, de manera cronológica. Página 45 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

46 Para ver el antecedente de lo que se registró y saber lo que se abordó en la sesión, se deberá seleccionar con el botón izquierdo del mouse el asunto que se trató (quedará sombreado con color gris oscuro). 2. Luego ir a la opción Ver. 3. Para obtener un reporte de lo que se registró en el sistema, ir a la opción Generar reporte. Página 46 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

47 1 3 2 Dicho reporte se generará en versión PDF, como se muestra a continuación: Página 47 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

48 Este formato deberá ser firmado por el tutor y estudiante (tutorado). Además, dicho formato es el que se tomará en cuenta como evidencia del proceso tutorial. El apartado exportar datos, sirve para generar un historial del expediente, mediante una tabla en formato de Excel, PDF, CSV o XHTML, en el que se reporta el asunto y fecha de la sesión. Si se desea realizar una Nueva tutoría, dar click en dicho apartado. Nueva tutoría Página 48 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

49 Para conocer aspectos relacionados con el alumno, como es la información personal, la bitácora y el kárdex, se deberá dar click en el círculo correspondiente al alumno y luego seleccionar la opción Perfil. 1 2 Se encontrarán los siguientes tres botones: 1. Perfil: Corresponde a la información personal que reporta el tutorado en la ficha básica. Es importante retomar la importancia de dejar algún otro dato de contacto (correo y teléfono), para que exista comunicación continua entre ambos actores y estén informados acerca de las actividades relativas al proceso de tutoría. Página 49 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

50 La particularidad del SIT, es que se basa en la información contenida en el SIIAU, por lo que se presenta un cuadro semejante a lo que se visualiza en el SIIAU: 2. Bitácora: Se reportará la interacción entre tutor y tutorado. En la bitácora se expresan situaciones de manera más dinámica, de índole académico. Página 50 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

51 3. Kárdex: Muestra el desempeño académico del alumno, en todas las unidades de aprendizaje que ha cursado durante su Carrera. A partir de esto, se pueden revisar dificultades en unidades de aprendizaje, opciones de optativas a tomar, situaciones de rezago, entre otros puntos. La opción de Exportar lista genera una tabla con la lista de tutorados, código, Carrera, correo electrónico y si han contestado las evaluaciones, entre ellas, el test socioeconómico. Se presenta en formato de PDF. Página 51 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

52 Exportar lista El formato se presenta de la siguiente manera: Página 52 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

53 Tutoría grupal Este apartado se emplea cuando se trabaja en sesiones con más de un tutorado. A pesar de que se tenga un grupo de alumnos, el registro de tutoría se verá reflejado individualmente por cada uno de los tutorados, en el subapartado de Mis tutorados y en seguida en Registro de tutoría. Tutoría grupal Cómo realizar un registro de tutoría grupal? Se seguirán los siguientes pasos: 1. Reportar la fecha en que se realizó la tutoría grupal. 2. Escribir el asunto o título de la sesión. 3. Reportar los comentarios producto de la sesión. Página 53 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

54 4. Seleccionar el grupo de tutorados con los que se tuvo la sesión grupal. 5. Dar click en Registrar Para constatar que efectivamente se registró la tutoría de manera individual, ir al apartado principal Tutoría. 7. Luego a la opción Mis tutorados. 8. Seleccionar un tutorado. 9. Dar click en Registrar tutoría. Página 54 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

55 Revisar en el expediente del alumno que se haya registrado la sesión correspondiente. 10 Página 55 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

56 11. Se seleccionará el asunto correspondiente (aparecerá una franja gris). 12. Dar click en Ver. 13. Aparecerá el registro de tutoría particular de este alumno Página 56 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

57 Calendario En el calendario se programan eventos y comparten con otras personas, lo que permite generar una agenda dinámica y global en apoyo a la tutoría. Respecto a la programación de fechas en el calendario, se puede ir hacia adelante o atrás, a través de estas flechas. El calendario se puede presentar mensualmente, semanalmente o por día. Página 57 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

58 Para programar una sesión con el(los) alumno(s), se seleccionará el día de la reunión con el botón izquierdo del mouse. Seleccionar el día de la reunión. Se desplegará una pantalla con los detalles del evento: 1. Se asignará un título a la reunión. 2. La fecha que durará esta actividad (desde hasta). 3. El horario programado (formato de 24 horas). Se deberá especificar el horario de inicio y de finalización. La opción Todo el día, programa desde el inicio del día (00:00 hrs.) hasta el último minuto de ese día (23:59 hrs.). 4. Especificar si la actividad, es de tipo personal, actividad tutorial, tarea o examen. Una tarea se refiere a una actividad que realizará el tutorado y que fue encomendada por el tutor. Por ejemplo, a partir de la información brindada por el tutor sobre opciones de organizaciones que apoyan con becas de movilidad estudiantil, el alumno entregará Página 58 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

59 al tutor un reporte de sus indagaciones al respecto. El examen se relaciona con la aplicación de una prueba para evaluar el nivel de conocimientos de los alumnos. 5. Dejar una nota, en la que se especifiquen los detalles, como por ejemplo: lugar de la reunión, actividades a realizar, indicaciones o información que se considere pertinente reportar. 6. Seleccionar al (los) tutorado(s) con quien(es) se desea compartir el evento. Se puede escoger uno o varios de ellos. 7. Para que se difunda el evento, dar click en Guardar. 8. Si se quiere descartar la actividad, seleccionar Eliminar evento Página 59 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

60 Cómo se entera un alumno de los eventos programados? En el sistema del alumno aparecerá programada esta actividad. Para eso, deberá seguir los siguientes pasos: 1. Entrar al SIT, mediante su código y NIP. 2. Ir al apartado Mensajes y luego Bandeja de entrada. 3. En los mensajes de Mi tutor, aparecerá un mensaje que dice Nuevo evento agendado (programado). Nuevo evento agendado (programado) Página 60 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

61 4. Cuando se abra el mensaje aparecerá una pantalla, en la que se señala que el tutor registró un evento, el nombre del evento, día de inicio y de término, así como el horario y notas correspondientes. Se puede dar respuesta al tutor y a todos los tutorados, si así se desea, para que estén enterados, o reenviar este mensaje. Este es el ejemplo de pantalla que se presenta a continuación: 5. Para avisar al tutor que el alumno está enterado o que ya tiene conocimiento sobre este evento, entrará al apartado Tutoría y posteriormente Calendario. Al dar click en el día del evento que corresponda, se abrirá una ventana con las características del evento. Se seleccionará la opción Notificar al tutor y luego Guardar. Página 61 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

62 Notificar al tutor 6. Generalmente, cuando se da de alta un evento, éste se duplica en el calendario del alumno. El sistema lo hace en automático. Página 62 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

63 Un evento puede ser modificado las veces que sea necesario. Cuando se dé esto, llegará un mensaje a la bandeja de entrada del tutorado, que le notificará la modificación del evento y, de la misma manera, aparecerá en su calendario, con la particularidad de que el evento aparecerá repetido, a partir del número de veces que se modifique la actividad. Evento modificado Repetición del evento Página 63 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

64 Si se desea eliminar el evento, también es posible. El alumno recibirá en su bandeja de entrada un mensaje que especifica Evento descartado. Evento descartado Página 64 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

65 Al cambiar del módulo de Tutoría a otro, se observa el subapartado Seguimiento de la actividad tutorial, que se divide en dos opciones: Mensajes enviados: Este registro se deriva del apartado de mensajes, y se reporta de manera cuantitativa. Registros de tutoría: Surgen de los Registros de nueva tutoría, en el que se genera un expediente electrónico del(los) tutorado(s). Página 65 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

66 Mensajes enviados Registros de tutoría En el apartado de Detalle de tutorías presenciales, se muestra el expediente de todas las sesiones de tutoría que se han tenido con el(los) tutorado(s). Detalle de tutorías presenciales Página 66 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

67 Al dar click en este apartado, se desplegará el expediente general que se ha reportado con el(los) tutorado(s). Se puede descargar la información en formato XLS, PDF, CSV ó XHTML. Página 67 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

68 Acerca del SIT En este apartado se aborda la caracterización del SIT y los instrumentos de detección de riesgos, entre otros puntos: Sistema Integral de Tutoría (SIT) Programa Institucional de Tutoría (PIT) Acerca de instrumentos de detección de riesgo Consejo Técnico de Tutoría (CTT) Guías Directorio Contacto Sistema Integral de Tutoría (SIT) Se menciona cómo surgió esta plataforma y sus principales finalidades, y las dependencias responsables de su administración. Página 68 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

69 En cuanto a los instrumentos de detección de riesgos, se presenta la reseña de las actividades realizadas para su implementación, a partir de la experiencia de diferentes centros universitarios, pero se ha visto la necesidad de pilotearlos con los alumnos y a partir de su retroalimentación, se están realizando las debidas adecuaciones o correcciones que se consideren pertinentes. Cuando un alumno conteste estas evaluaciones, es necesario resaltar que estos datos no podrán ser vistos por el tutor y el administrador, debido al impedimento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales, motivo por el que se propuso un semáforo de riesgos, para conocer en qué situación se encuentra el tutorado (riesgo bajo, riesgo medio y riesgo alto). Programa Institucional de Tutoría (PIT) Página 69 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

70 El Programa Institucional de Tutoría (PIT), es el documento eje de carácter oficial que establece los propósitos fundamentales respecto de la actividad tutorial, modalidades e implementación, así como los principales lineamientos bajo los que interactúan los actores involucrados, es decir, define cómo se desarrolla y aplica la tutoría académica dentro de la UdeG. Los centros universitarios, el Sistema de Educación Media Superior (SEMS) y el Sistema de Universidad Virtual (SUV), se apegan a los propósitos y lineamientos de la actividad tutorial que en el PIT se establecen. No obstante, dada las particularidades de cada una de estas dependencias de la Red Universitaria, podrán realizar adecuaciones a la operación del PIT. El documento se podrá consultar en la página: Página 70 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

71 Acerca de instrumentos de detección de riesgo Actualmente, se están elaborando dos instrumentos de evaluación (estudio socioeconómico y de calidad de vida), y uno en proceso (riesgo académico). En el estudio socioeconómico se describe cómo se ha desarrollado, así como los diferentes puntos de corte establecidos, mediante el semáforo de riesgos propuesto para esta evaluación. Dicha evaluación se encuentra en proceso de pilotaje. Para evaluar el nivel de salud física, mental y emocional, se acordó trabajar también con el instrumento de calidad de vida, que consta de 11 temáticas. Se está trabajando en su respectivo semáforo de alerta y también se está piloteando con los alumnos de la Red Universitaria. Esta evaluación se puede contestar por apartados y en diferentes momentos Página 71 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

72 (tiene la opción de guardar), por lo que no necesariamente se tiene que responder completa, en una sola aplicación. Consejo Técnico de Tutoría (CTT) El Consejo Técnico de Tutorías (CTT) es el grupo colegiado de la Red Universitaria, que podrá modificar los lineamientos o procedimientos para el mejor funcionamiento de la actividad tutorial en la UdeG. Se integra por un representante titular y/o suplente de cada Centro Universitario, el SEMS y el SUV (designados por los rectores de los centros universitarios, el rector del SUV y el director del SEMS, cada ciclo escolar), y representantes de la Coordinación de Innovación Educativa y Pregrado, dependiente de la Coordinación General Académica. Asimismo, para el apoyo de sus labores, este Consejo podrá contar con un grupo de expertos que brinden asesoría. Página 72 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

73 Guías A la comunidad universitaria se difunden guías rápidas de apoyo, de acuerdo a la función que desempeñan en el proceso tutorial (tutorado, tutor y administrador). Estas guías también están disponibles en la página de inicio del SIT. Directorio Se presenta el nombre de los responsables de la Rectoría General, Vicerrectoría Ejecutiva, Secretaría General y la CIEP. Página 73 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

74 Contacto Al dar click en este apartado, se dirige al apartado de Soporte técnico, para informar acerca de alguna recomendación, error, queja o pregunta del SIT, así como el módulo al que pertenece (máximo de 300 caracteres). Página 74 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.

75 Para concluir la sesión, ir a la parte superior derecha de la plataforma y dar click en Cerrar sesión. Página 75 de 75 Última actualización: 21 de abril de 2014.