Le damos la bienvenida a la lección Envío de facturas por correo electrónico y postal para bufetes de abogados. Página 1 de 13

Transcripción

1 Le damos la bienvenida a la lección Envío de facturas por correo electrónico y postal para bufetes de abogados. Página 1 de 13

2 CounselLink ofrece a los bufetes diversas opciones de facturación. Puede importar facturas creadas en su software de facturación, enviar facturas por correo postal o electrónico, o bien crear facturas en CounselLink. Esta lección se centra en la forma de enviar una factura por correo electrónico o postal a CounselLink. Página 2 de 13

3 Antes de crear una factura, no olvide completar los cuatro pasos preparatorios: - Leer las directrices de facturación - Confirmar que el asunto ha sido asignado a su bufete - Definir las opciones de trabajadores por horas desconocidos - Introducir la información de seguimiento Consulte el curso Preparación para la facturación si desea conocer todos los detalles. Página 3 de 13

4 Puede crear facturas y enviarlas por correo electrónico o postal a CounselLink. Si elige este método de envío de facturas, tenga en cuenta que no está enviando la factura directamente al cliente. En vez de eso, la está enviando al equipo de procesamiento de documentos en papel de LexisNexis, que la imprimirá, escaneará y convertirá en un archivo electrónico que se cargará a CounselLink. Página 4 de 13

5 Si no utiliza un software de gestión de tiempo y facturas capaz de exportar facturas en un formato que se pueda importar en CounselLink, deberá preparar manualmente las facturas para su envío. Comience dando formato a sus facturas de acuerdo con los requisitos de CounselLink: - La factura original debe crearse en papel blanco de 21,59 x 27,94 cm. - Como fuente, utilice Arial, Courier, Times New Roman o Verdana. - La fuente debe tener un tamaño mínimo de 10 puntos. - Use siempre la misma orientación de papel en la factura. Puede usar tanto orientación horizontal como vertical, pero no combine las orientaciones en una única factura. - Incluya márgenes de 2,54 cm en todo el documento. - Todo el texto debe estar en inglés. - No debe haber texto impreso, manuscrito o sellado dentro de los márgenes o sobre el texto impreso. Página 5 de 13

6 Compruebe que las facturas que envíe a CounselLink contienen la siguiente información: - El nombre de su bufete y su código de identificación fiscal. - El nombre del cliente. - El número de factura, fecha, descripción del asunto e identificador de asunto del cliente. - El nombre de cada emisor de facturas, los identificadores de los trabajadores por horas, las horas y las tarifas. Nota: No envíe facturas que abarquen varios asuntos. Página 6 de 13

7 Las tarifas deben aparecer como cargos desglosados, con un subtotal de tarifas al final de la sección. Página 7 de 13

8 Los gastos también deben aparecer como cargos desglosados con un subtotal de gastos al final de la sección. En la parte inferior debe aparecer el importe total de la factura. Nota: Las cantidades correspondientes a impuestos y descuentos deben listarse separadamente de los totales de tarifas y desembolsos, si corresponde. Página 8 de 13

9 Para garantizar que el proceso de facturación está libre de errores, siga estas directrices adicionales de prácticas recomendadas: - No envíe facturas por fax o por cualquier otro método que produzca resultados borrosos. - Las facturas no deben contener texto de cargos en fuentes de lectura difícil, como negrita, cursiva, subrayada, sombreada, o bien en fuentes muy claras/oscuras. - Las facturas no deben contener franjas diagonales, horizontales o cruzadas. - No incluya notas escritas o sellos sobre el texto de las facturas. - No envíe facturas generadas por impresoras matriciales. - No envíe documentos impresos a doble cara. - Confirme que las facturas no contienen errores de cálculo. - No envíe facturas duplicadas. - No envíe estados de cuentas o cualquier otro documento que no sea una factura. Página 9 de 13

10 Puede enviar las facturas como archivos adjuntos por correo electrónico a dept165@examen.com. Puede adjuntar tantas facturas como necesite al mismo correo electrónico. Incluya, no obstante, una única factura por documento. Los formatos de documento aceptables son.pdf,.doc,.docx,.txt,.xls y.xlsx. No use la opción de acuse de recibo de su programa de correo electrónico. CounselLink le enviará un correo electrónico de verificación que puede usar como confirmación de recepción. Página 10 de 13

11 Si no puede enviar las facturas por correo electrónico, puede enviar facturas en papel a la oficina de CounselLink, que se encuentra en la siguiente dirección: LexisNexis Attention: CounselLink Invoices 1801 Varsity Drive Raleigh, NC EE. UU. Página 11 de 13

12 Las facturas enviadas por correo electrónico o postal que no cumplan los requisitos de aceptación serán manualmente rechazadas por el personal de operaciones de CounselLink. Cuando se rechaza una factura, se genera un correo electrónico que explica los problemas y destaca los pasos necesarios para resolverlos. Este correo se envía a los usuarios con la función Accounts Receivable Contact (Contacto de recibo de cuentas) de la oficina. Y, si la factura se envió por correo electrónico, también se enviará un mensaje a la dirección del remitente del correo. Una vez que la oficina subsana los problemas, la factura corregida puede volver a enviarse por correo electrónico o postal para su procesamiento por parte de CounselLink igual que la primera vez. Página 12 de 13

13 Ahora ya sabe cómo preparar una factura y enviarla por correo electrónico o postal a CounselLink. Página 13 de 13