DIRECCIÓN AUDITORIA INTERNA SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 0320 AUDITORÍA EXTERNA A LOS PROGRAMAS DE DESPACHO Y PROCESO DE LIQUIDACIÓN ADENDO 1

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1 DIRECCIÓN AUDITORIA INTERNA SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 0320 AUDITORÍA EXTERNA A LOS PROGRAMAS DE DESPACHO Y PROCESO DE LIQUIDACIÓN ADENDO 1 El presente constituye el Adendo 1 mediante el cual XM realiza las siguientes modificaciones, aclaraciones y se responde a las preguntas enviadas por los posibles contratistas, conforme con la Solicitud: MODIFICACIONES: MODIFICACIÓN 1 El Numeral Conflicto de Interés, quedará así: Adicionalmente, para poder participar en la Solicitud de Ofertas, el Representante Legal del Proponente deberá declarar que la firma que representa y las personas que participarán en los grupos de trabajo que destine al desarrollo del objeto del contrato, no se encuentran en las siguientes circunstancias: 1) Haber sido miembro de Junta Directiva, directivo, empleado dentro del último año, de cualquier empresa a quien la sociedad XM presta sus servicios como Operador y Administrador del Mercado. 2) Haber sido socio, miembro de Junta Directiva, directivo, empleado, asesor o consultor de cualquier empresa que preste en la actualidad o durante el año inmediatamente anterior servicios de outsourcing a XM. 3) Ser Socio, accionista o empleado de asociaciones o sociedades, que reciban de XM S.A. E.S.P., ingresos que representen el veinte por ciento (20%) o más, de sus ingresos operacionales anuales. 4) La firma oferente, su representante legal, así como los profesionales independientes propuestos no podrán ser titulares de un derecho en litigio contra la sociedad XM S.A. E.S.P. o su accionista mayoritario y/o quiénes actúen o hayan actuado como apoderado, defensor, perito o testigo del demandante, durante el tiempo que duren tales procesos o hayan emitido concepto sobre la relación que tienen el operador y administrador del mercado y los agentes del mercado mayorista. 5) Desempeñar actualmente un cargo en cualquiera de las agremiaciones del

2 Hoja 2 sector eléctrico, en el Consejo Nacional de Operación o en el Comité Asesor de Comercialización. 6) Tampoco podrán presentar oferta quien sea cónyuge, compañero(a) permanente, pariente dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, de personas que se encuentren incursas en las causales anteriormente expresadas; ni parientes en los grados antes señalados de miembros de Junta Directiva o directivos de XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. El representante legal de la firma Proponente, así como los profesionales independientes propuestos para integrar los grupos de trabajo, deberán declarar que no se encuentran en conflicto de interés para participar en este proceso. De presentarse una de las anteriores situaciones con posterioridad a la presentación de la Oferta, el Proponente deberá informarlo de inmediato. El Proponente deberá presentar debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal ó por la persona natural, según sea el caso, el cuestionario de Declaratoria de Inhabilidades e Incompatibilidades que se adjunta a la Solicitud de Ofertas. En caso de no presentar dicho formulario debidamente diligenciado y suscrito, se dará la oportunidad para ser subsanado. De no cumplir los requisitos en el tiempo oportuno o de manera satisfactoria, la oferta será rechazada. El cumplimiento de estas circunstancias deberá garantizarse hasta la finalización del plazo para la ejecución del contrato. MODIFICACIÓN 2 El Numeral Experiencia del Proponente. Formulario C.4, quedará así El Proponente deberá diligenciar el Formulario C.4 A este Formulario, adjuntará documento expedido y suscrito por el representante legal, directivo o funcionario competente y/o auditor interno de la(s) empresa(s) contratante(s) En este Formulario se indicará si se le han aplicado sanciones por incumplimiento, especificar el número de sanciones, motivo y el año de ocurrencia. El Proponente verificará y garantizará que la información diligenciada esté completa y sea correcta. MODIFICACIÓN 3 El Numeral Relación Personal Profesional Propuesto del Proponente. Formulario C.5 y C.6: quedará así:

3 Hoja 3 El Proponente deberá relacionar en su Oferta el personal profesional que propone para la ejecución de los trabajos, con su respectiva asignación para cada miembro del equipo, de acuerdo con el Formulario C.5. A este Formulario deberá anexar las cartas de compromiso de los profesionales por contratar. El personal por contratar, no podrá estar asignado a actividades de dirección. Adicionalmente, el Proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal profesional que propone para la ejecución de los trabajos, de acuerdo con el Formulario C.6. Esta hoja de vida debe contener toda la información solicitada, indicando la experiencia laboral a partir de la fecha de graduación como profesional indicando el mes y el año de inicio y finalización, presentarse en orden alfabético y se le deberá anexar una copia de la respectiva matrícula profesional, si aplica, y copia de Títulos de Pregrado, Postgrado, Maestrías, etc. En este Formulario se debe describir la experiencia requerida del Profesional Propuesto e indicar la información de la empresa contratante, el nombre de la persona contacto, el cargo y el número de teléfono. Las actividades con base en las cuales se presentará esta información, serán las definidas de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3 -Alcance de la solicitud-. De otro lado, a excepción del profesional que tenga el rol de dirección de los trabajos, el proponente podrá incluir en su propuesta, personal profesional individual por contratar. Este personal será tenido en cuenta en la evaluación de la propuesta siempre y cuando adjunte las cartas de compromiso de futura vinculación laboral o por prestación de servicios. Para el equipo de profesionales que tendrá a cargo la realización de los trabajos, se debe acreditar experiencia en los temas que a continuación se especifican para cada rol, relacionando las empresas en las cuales han llevado a cabo actividades similares y describiendo sus responsabilidades a cargo: Rol de auditor de sistemas Estudios profesionales en cualquier disciplina del conocimiento. Acreditar experiencia mínima de tres años en el ejercicio de cargos en auditoría de sistemas. Rol de Apoyo Técnico: Incluir cómo mínimo un profesional, para el rol de experto técnico que cumpla con estos requisitos: Incluir cómo mínimo un profesional, para el rol de apoyo técnico que cumpla con estos requisitos: Profesional en cualquier disciplina del conocimiento, con experiencia mínima de 5 años en trabajos relacionados con el funcionamiento del Mercado de Energía Mayorista y/o la operación del Sistema Interconectado Nacional Colombiano, especialmente en los temas relacionados con el objeto y alcance de esta solicitud. La experiencia se debe indicar en meses de duración especificando el día, mes y año de inicio y el día, mes y año de finalización y se deberán adjuntar las certificaciones

4 Hoja 4 respectivas de dichas experiencias especificando los trabajos llevados cabo y la duración de los mismos. Se entiende por acreditar la experiencia el relacionamiento del nombre de la empresa, años y cargos. ACLARACIONES: Numeral 1.11 Correspondencia: se aclara que el correo electrónico es abastecimientoxm@xm.com.co Numeral Plazo para ejecutar los trabajos. Programación Física. Formulario B.1: Se aclara que el plazo máximo para la terminación total del mismo es hasta el 30 de julio de PREGUNTAS: Pregunta 1: Con respecto al numeral 2.3.2, ultimo inciso, solicitamos por favor omitirlo toda vez que por políticas internas de la Firma, en caso de una visita por parte de XM con la finalidad indicada en el texto aludido, no podríamos dar acceso a XM a esos documentos por cuanto están sujetos a reserva, muchos de ellos contienen información que es de nuestros funcionarios y por tanto es confidencial. Respuesta 1: Se confirma el numeral de la Solicitud Privada de Ofertas Pregunta 2: Solicitamos con relación al Capitulo 3, que en caso de modificación del alcance de los trabajos, esta se dará por acuerdo previo entre las partes, no por decisión unilateral de XM, dicha modificación quedará plasmada en documento que suscriban las partes como prueba de su aceptación Respuesta 2: La modificación del alcance de los trabajos está sujeta a los cambios regulatorios que la Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG- realice sobre el alcance de esta auditoría. Pregunta 3: El numeral Capitulo 3, establece que "XM se reserva el derecho de solicitar los cambios de personal que considere convenientes, obligándose el Contratista a reemplazarlos de inmediato por uno de igual o mejor calidad, a satisfacción de XM". Con respecto a lo anterior solicitamos se haga la mención de que El contratista cumplirá con dicho requerimiento siempre que XM justifique los motivos por los cuales solicita dicho cambio. Respuesta 3: XM justifica cualquier cambio de personal y confirma el numeral 3.7 de la Solicitud Privada de Ofertas

5 Hoja 5 Pregunta 4: En relación con la cláusula sexta de la minuta del contrato, solicitamos por favor aclarar que solo estarán a cargo del contratista los impuestos, tasas o contribuciones a que hubiere lugar, que conforme a la Ley le correspondan. Respuesta 4: Se confirma la cláusula sexta de la minuta de la Solicitud Privada de Ofertas Pregunta 5: Solicitar la exclusión del parágrafo sexto de la cláusula novena toda vez que la solicitud de invitación de solicitud de ofertas en el punto prohíbe la constitución de uniones temporales, consorcio o cualquier otra forma de colaboración empresarial para la presentación de la propuesta. Respuesta 5: La minuta es una minuta tipo, el contrato tendrá la exclusión conforme con la Solicitud Privada de Ofertas. Pregunta 6: Con respecto al requerimiento establecido en la cláusula décima segunda, solicitamos aclarar que se entenderá cumplido con la certificación que al respecto emita nuestro representante legal o revisor fiscal. El mismo comentario con relación a lo mencionado en el parágrafo primero y segundo de esta cláusula. Respuesta 6: El requerimiento se justifica en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, se confirma lo establecido en la minuta de la Solicitud Privada de Ofertas Pregunta 7: La cláusula décima cuarta establece el requerimiento para el contratista de firmar convenios individuales con nuestros funcionarios que participen en la ejecución del servicio donde se establezca la obligación de mantener confidencialidad y reserva profesional de la información que llegaren a conocer. Solicitamos por favor nos aclaren si con la obligación de confidencialidad que está incluida en los contratos de trabajo suscritos por nuestros funcionarios se entendería cumplido dicho requerimiento. Respuesta 7: Atendiendo las obligaciones de XM de propender por la confidencialidad de cierta información del mercado conforme con la regulación, XM se reserva el derecho de solicitar los acuerdos de confidencialidad adicionales que se requiera. Pregunta 8: Con respecto a la cláusula décima quinta solicitamos se haga la aclaración que en caso de transformación de los informes emitidos por el contratista, este no tendrá ninguna responsabilidad por el contenido de los mismos. Respuesta 8: XM no transformará ningún informe del auditor. Pregunta 9: Con relación a la sección Conflicto de intereses, numeral 3 en el que se menciona Ser Socio, accionista o empleado de asociaciones o sociedades, que

6 Hoja 6 reciban de cualquier empresa del sector eléctrico colombiano, ingresos que representen el veinte por ciento (20%) o más, de sus ingresos operacionales anuales. se podría evaluar esta exclusión, considerando que muy probablemente un miembro del equipo de trabajo que será sub-contratado provendrá del sector energético debido a la naturaleza técnica de esta auditoría y quedaría inhabilitado por esta restricción. Respuesta 9: Se atiende con la MODIFICACIÓN 1 del presente adendo Pregunta 10: El informe final a quien debe ir dirigido, al CNO, a XM, o a la CREG? Respuesta 10: El informe final debe ser dirigido a XM y deberá ser presentado al CNO y a la CREG. Los costos de desplazamiento, presentación y cualquier otro adicional estarán a cargo del posible contratista. Pregunta 11: En la página 7 de la Solicitud Privada de Ofertas se menciona que el informe final deberá ser presentado ante XM, ante el Consejo Nacional de Operación y a la CREG antes de la entrada en vigencia de la respectiva. esta presentación se realizará en una única sesión o se requerirá de presentaciones separadas para cada ente? Respuesta 11: Se requieren reuniones separadas para cada uno. Los costos de desplazamiento, presentación y cualquier otro adicional estarán a cargo del posible contratista Pregunta 12: Cuantas aplicaciones serán sujeto de revisión y cuál es la fecha en que se dispondrá de las mismas con los cambios ya implementados para que puedan ser auditados? Respuesta 12: Aproximadamente 4 aplicaciones (CNDNet, DRP, DESARSIC y FACTURACION SIC) y una macro (Macro de Clasificación de Seguridad). La fecha estimada en la que se dispondrá de los cambios implementados para la auditoria es el 01 de julio de Pregunta 13: La revisión se llevará a cabo sobre ambientes de prueba o producción? Respuesta 13: En el ambiente de pruebas. Pregunta 14: En la página 7 de la Solicitud Privada de Ofertas se menciona que el informe final contendrá.el concepto del cumplimiento de los cambios estipulados según el objeto y alcance de la auditoría. Cuál es el alcance de lo que se espera que el auditor presente en su informe en relación con la frase concepto de

7 Hoja 7 cumplimiento? el informe deberá presentar los resultados en términos de una opinión o en términos de aseguramiento? Respuesta 14: La firma debe desarrollar el trabajo de acuerdo con lo establecido en el artículo 25 de la Resolución CREG 0051 de 2009: ARTÍCULO 25. Auditorías. Antes de la fecha de inicio de aplicación de la presente Resolución, el CND y el ASIC harán auditorías con firmas de reconocido prestigio a los programas de despacho y al proceso de liquidación para verificar que se ajustan a lo definido en los artículos 5, 8, 9, 10, 11 y 13 de la presente resolución. El informe de resultados de la auditoría será presentado al CNO y a la CREG. (Subrayado fuera de texto). El informe final debe contener el trabajo realizado por la firma y los resultados obtenidos, especificando en la conclusión, si XM se ajustó a lo definido en dichos artículos. Fin del Adendo 1