Departamento de Recursos Humanos

Transcripción

1 1. PROCEDIMIENTO ANOTACIONES DE MERITO Y DE DEMERITO 2. OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL Definir el procedimiento a aplicar en todas las dependencias del Ministerio de Educación, para efectuar Anotaciones de Mérito y/o de Demérito a los funcionarios y funcionarias afectos al proceso de calificación. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir un conjunto de orientaciones simple y eficiente que facilite su aplicación a nivel país, por los funcionarios y jefaturas, actores principales del Proceso de Evaluación del Desempeño Disponer de un sistema que permita recopilar y entregar información válida acerca de las anotaciones de mérito y de demérito obtenidas por los funcionarios y funcionarias afectos al proceso de calificación. 3. ALCANCES: Este procedimiento es aplicable en todas las dependencias del Ministerio de Educación, y considera a todos los funcionarios y funcionarias de Planta y Contrata, así como también los funcionarios y funcionarias en calidad de Suplente y Reemplazo. Las Anotaciones se relacionan con la ocurrencia de hechos destacables ya sea positiva o negativamente, respecto del cumplimiento de las labores que cada funcionario(a) desarrolla y deben obedecer a situaciones excepcionales. Deben ser dispuestas formalmente (por escrito) por la Jefatura Directa, quien notificará de la ocurrencia de esta situación al funcionario merecedor(a) de la anotación y enviará dicho antecedente al Departamento de Recursos Humanos, o a la unidad que haga sus veces en regiones, la que se encargará de registrar dicha anotación en la Hoja de Vida (Anexo 3). Las anotaciones de Mérito o de Demérito, NO pueden ser efectuadas por encargados(as) de unidades con calidad jurídica contrata u honorarios, en atención a que estos no pueden desempeñar cargos de Jefatura. Se exceptúan los funcionarios/as a contrata que han accedido a Jefaturas Técnicas de Supervisión, por medio de Concurso, de acuerdo a lo establecido en el art. 2º de la Ley , así como los funcionarios(as) a Contrata que desempeñan cargos de Jefaturas o Encargados de área, a quienes se les haya asignado o delegado funciones directivas, mediante resolución fundada del Subsecretario(a) de Educación, en virtud de lo establecido en la Ley de Presupuesto del año. En caso de tratarse de una anotación de Demérito el funcionario(a) afectado podrá solicitar a la jefatura directa dejar sin efecto dicha anotación o en su defecto, dejar constancia de las atenuantes que en su opinión existan.

2 Si se trata de actuaciones meritorias que no hubieran sido reconocidas como tal por la Jefatura directa, el funcionario(a) tendrá la opción de solicitar a su jefatura que efectúe la anotación correspondiente. Si es que este último(a) rechazara esta solicitud, deberá dejar constancia por escrito y de igual forma remitir los antecedentes correspondientes al Departamento de Recursos Humanos o unidad de personal correspondiente. 4. RESPONSABILIDADES: Jefaturas: es responsabilidad de las jefaturas Directas, notificar al funcionario(a) por escrito acerca del contenido y las circunstancias de la conducta que da origen a la anotación (Mérito o de Demérito), dentro de tres (3) días de ocurrido el hecho, pudiendo adjuntar documentación de respaldo. Funcionarios: el funcionario(a) puede solicitar el registro de una anotación de Mérito por algún comportamiento funcionario destacable, así como también de dejar sin efecto una anotación de Demerito o dejar constancia de las circunstancias atenuantes que dieron lugar a ella en un plazo de 5 días de ocurrida. Recursos Humanos: el Departamento de Recursos Humanos o la Unidad de Personal, según corresponda, deberá tomar conocimiento de las anotaciones de Mérito o de Demérito efectuadas por las jefaturas y registrarlas en las Hojas de Vida de los funcionarios(as) que corresponda. Juntas Calificadoras: Las juntas Calificadoras respectivas deberán revisar y considerar las Anotaciones de Mérito y de Demérito incluidas en la Hoja de Vida de cada funcionario(a) al momento de resolver su Calificación. 5. DEFINICIONES: ANOTACION DE MERITO: Son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción del funcionario(a) que implique una conducta personal o desempeño destacado, como por ejemplo: Adquisición de algún título u otra calidad especial relacionada con el servicio. Aprobación de cursos de capacitación que se relacionen con las funciones del servicio. Desempeño de labores por períodos más prolongados que el de la jornada normal. La realización de cometidos que excedan de su trabajo habitual. Ejecución de tareas propias de otros funcionarios cuando esto sea indispensable. Destacarse en forma permanente y excepcional por la calidad de los trabajos. La proposición de innovaciones que permitan mejorar el funcionamiento de la unidad o de la institución. ANOTACION DE DEMERITO: Son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del funcionario(a) que implique una conducta o desempeño reprochable, asociadas al incumplimiento manifiesto de obligaciones funcionarias, que no requieran de investigación o sumario administrativo, como por ejemplo:

3 Infracciones a las instrucciones y órdenes del Servicio. El no acatamiento de prohibiciones contempladas en las normas legales vigentes. Atrasos en la entrega de trabajos. Cabe hacer presente que la enunciación de las anotaciones de Demérito contenidas en el art. Nº 11 del Decreto 1.825/1998 no es taxativa, de modo que la jefatura puede disponer la anotación por otros comportamientos que signifiquen una conducta reprochable, en los términos del art. 119 de Estatuto Administrativo (Dictamen Nº de 1995 Contraloría General de la República) JEFE(A) DIRECTO(A): Corresponde al funcionario titular de quien depende en forma inmediata la persona a notificar. JUNTA CALIFICADORA: Se refiere a la entidad que tiene la misión de realizar la Calificación del personal titular y contrata, año a año. Teniendo como base los antecedentes del funcionario(a) (Informes de Desempeño, Precalificación, Anotaciones de Mérito o Demérito y otros). PROCESO DE CALIFICACIÓN: Se refiere al sistema de calificación que tiene por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo. Este sirve de base para el ascenso, los estímulos y la eliminación del servicio. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Se utiliza como sinónimo del proceso de Calificación. CALIDAD JURIDICA: Identifica la relación laboral mediante la cual el personal dependiente de cada institución pública se relaciona con el organismo contratante. Es decir, el desempeño en cargos de planta, a contrata, u honorarios. TITULAR: La calidad de titular significa que el funcionario ha sido nombrado para ocupar en propiedad un cargo vacante. CONTRATA: Es aquel funcionario de carácter transitorio que se consulta en la dotación de una institución y que dura como máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y/o mientras sean necesarios sus servicios. Los empleados que los sirvan expirarán en sus funciones en esa fecha, por el solo ministerio de la ley, salvo que hubiere sido propuesta la prórroga con 30 días de anticipación a lo menos. SUPLENTE: Son los funcionarios designados en cargos que se encuentren vacantes y en aquellos que por cualquier circunstancia no sean desempeñados por el titular, durante un lapso no inferior a 15 días. REEMPLAZO: Funcionarios contratados en la Administración Pública mientras dure la ausencia del funcionario a contrata que se encuentre ausente por un período superior a 30 días. Es un tipo del personal a Contrata.

4 PROCEDIMIENTO: Corresponde a una sucesión de actos o trámites vinculados entre sí, que tienen por finalidad producir un acto administrativo que valide o legalice una decisión de la autoridad. Este acto debe constar de un expediente de respaldo, escrito o electrónico. PROCESO: Secuencia de pasos a seguir, sistemáticamente, para llevar a cabo un propósito.. RECURSOS HUMANOS: Unidad a la que le corresponde la gestión de personas en una Institución. HOJA DE VIDA: Es el documento en que se anotan todas las actuaciones del Funcionario(a) que impliquen una conducta o desempeño destacado o reprochable, producidas durante el respectivo período de calificaciones. PRECALIFICACIÓN: Corresponde a la evaluación que realiza la jefatura directa, acerca del desempeño laboral y las actitudes de cada uno de los funcionarios a cargo, manifestado durante todo el período calificatorio. Insumos relevantes para este informe son los dos informes de desempeño realizados con anterioridad. ESTATUTO ADMINISTRATIVO: Se refiere al DFL 29/2005 que Fija texto refundido, coordinado y Sistematizado de la Ley sobre Estatuto Administrativo. En el cual se establece las normas que regulan el comportamiento administrativo de los funcionarios públicos. DICTAMEN: Corresponde a pronunciamientos emitidos por la Contraloría General de la República, (o Contralorías Regionales), respecto de la interpretación y/o aplicación de las normas contenidas en el Estatuto Administrativo. 6. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO DE ANOTACIONES: A continuación se describen las principales actividades y tareas que deben desarrollar las jefaturas y actores del Proceso Calificatorio para efectuar y/o solicitar Anotaciones de Mérito. ACCIÓN 1. Notificación de anotación de mérito DESCRIPCIÓN La Jefatura Directa debe notificar por escrito (Formulario adjunto en el Anexo N 1) al funcionario(a) acerca del contenido y circunstancias de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de tres (3) días de ocurrida. Esta puede ser requerida por otra jefatura. Posterior a esta notificación debe ser enviada a la Unidad de Recursos Humanos correspondiente.

5 2. Solicitud de Anotación de Mérito por parte de Funcionarios/as Un funcionario(a) podrá solicitar a su jefe(a) directo(a) que se efectúen las anotaciones de Mérito que a su juicio sean procedentes. En tal situación, la Jefatura Directa puede aceptar o rechazar dicha petición, debiendo en este caso comunicarlo por escrito, en el plazo de cinco (5) días, a la unidad de Recursos Humanos Regional o del Nivel Central según corresponda, acompañando los fundamentos de su rechazo. En caso contrario se entenderá aceptada la solicitud del funcionario. Copia de la comunicación de rechazo deberá ser enviada a la Asociación de Funcionarios, cuando el funcionario(a) lo solicite expresamente. 3. Registro de Anotación de Mérito La Anotación de Mérito será registrada en la Hoja de Vida (Anexo N 3) del funcionario/a por los Encargados Regionales y/o el Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central según corresponda 4.- Precalificación Para el desarrollo de la Precalificación, la unidad de Recursos Humanos correspondiente editará y distribuirá a cada una de las jefaturas directas la Hoja de Vida de cada uno de los funcionarios afectos a calificación dependientes, la cual considera entre otros antecedentes las Anotaciones registradas durante el período calificatorio. Lo anterior para su consideración al momento de realizar la precalificación 5. Calificación Las Juntas Calificadoras Regionales y del Nivel Central según corresponda, deberán revisar y considerar al momento de Calificar, las anotaciones de Mérito registradas en la Hoja de Vida de cada funcionario(a). A continuación se describen las principales actividades y tareas que deben desarrollar las jefaturas y funcionarios para efectuar y/o solicitar la eliminación de una Anotación de Demérito. ACCIÓN 1. Notificación de Anotación de Demérito 2. Presentación de Observaciones y Atenuantes por parte del Funcionario/a DESCRIPCIÓN La Jefatura Directa debe notificar por escrito, (Formulario adjunto en el Anexo N 2) al funcionario(a) acerca del contenido y circunstancias de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de tres (3) días de ocurrida. Se puede adjuntar otra documentación de respaldo. El funcionario(a) una vez notificado, tiene cinco (5) días de plazo para solicitar a su Jefatura que se deje sin efecto dicha Anotación o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que concurren en cada caso. Se recomienda usar el Formulario del Anexo N 2. No obstante se podrán acompañar otros antecedentes.

6 3. Pronunciamiento de la Jefatura Directa 4. Registro de Anotación de Demérito Si el funcionario(a) solicita de forma escrita dejar sin efecto la anotación, la Jefatura Directa tiene la obligación de pronunciarse sobre tal. En caso de rechazo de tal solicitud deberá comunicarlo por escrito en el plazo de cinco (5) días al Departamento de Recursos Humanos, o unidad de personal correspondiente, acompañando los fundamentos de su rechazo. Esta comunicación de rechazo debe ir con copia a la Asociación de Funcionarios, cuando el funcionario(a) lo solicite. Si no se produjese tal comunicación se entenderá aceptada la solicitud de anulación de la anotación por parte del funcionario(a). La ratificación de anotación que realice la Jefatura directa, debe emitirse dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de los plazos indicados. Posterior a esta notificación debe ser enviada a la Unidad de Recursos Humanos correspondiente. La anotación de Demerito debe ser registrada en la Hoja de Vida (Anexo N 3) del funcionario(a) por los Encargados Regionales de Recursos Humanos y/o el Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central según corresponda 5.- Precalificación Para el desarrollo de la Precalificación, la unidad de Recursos Humanos correspondiente editará y distribuirá a cada una de las jefaturas directas la Hoja de Vida de cada uno de los funcionarios afectos a calificación dependientes, la cual considera entre otros antecedentes las Anotaciones registradas durante el período calificatorio. Lo anterior para su consideración al momento de realizar la precalificación 6. Calificación Las Juntas Calificadoras Regionales y del Nivel Central según corresponda, deberán analizar y considerar al momento de Calificar, las anotaciones de Demerito expresadas en la Hoja de Vida de cada funcionario(a). 7. REGISTROS: Formulario de Anotación de Mérito Formulario de Anotación de Demérito Formulario de Hoja de Vida 8. REFERENCIAS: Decreto 1.825/1998. Reglamento de Calificaciones de los Funcionarios Públicos

7 DFL 29/2005. Fija texto refundido, coordinado y Sistematizado de la Ley sobre Estatuto Administrativo. 9. ANEXOS: Anexo N 1 FORMULARIO DE ANOTACION DE MERITO

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9 Anexo N 2 FORMULARIO DE ANOTACION DE DEMERITO

10 Anexo N 3 HOJA DE VIDA

11 10. DIAGRAMAS DE FLUJO Anotación de Mérito: Conducta Destacada Solicitud de Funcionario/a de Anotación SI Decisión Jefatura NO Jefatura realiza y notifica Anotación Notificación a RRHH y ANDIME Envío a Recursos Humanos Finaliza proceso En resguardo de Recursos Humanos Recursos Humanos emite Hoja de Vida Precalificación (Jefaturas Directas) Calificación (Juntas Calificadoras) Recursos Humanos archiva Anotación de Mérito

12 Anotación de Demérito: Conducta Reprochable Jefatura directa notifica a funcionario/a Funcionario/a NO solicita dejar sin efecto Funcionario/a solicita dejar sin efecto Jefatura ratifica Anotación SI Jefatura evalúa mantener Anotación NO Jefatura desestima Anotación Notificación a funcionario/a y ANDIME y envío a RRHH Rec. Humanos registra Anotación Recursos Humanos emite Hoja de Vida Precalificación (Jefaturas Directas Calificación (Juntas Calificadoras) Recursos Humanos archiva Anotación de Demerito

13 LISTA DE DISTRIBUCION Encargados RRHH Regional y Nivel Central Jefes Administración General Regional y Nivel Central