JUNHO DE 2011 KIT DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO

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1 JUNHO DE 2011 KIT DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO

2 VERSIÓN Autor: Eloy Rodrigues Contribuição: Versión: 1.0 Distribución: [Pública] Traducción al Español: Paola Bongiovani, revisada por Alicia López Medina y Eloy Rodrigues Fecha de creación: 8 de junio de 2009 Última actualización: 02 de junio de 2011 El presente documento es una traducción, adaptada y actualizada, del KIT DE POLÍTICAS OPEN ACCESS, desarrollado por Eloy Rodrigues, en el marco del proyecto Repositorio Científico de Acceso Abierto de Portugal (RCAAP). PÁGINA 2

3 CONTENIDOS VERSIÓN... 2 CONTENIDOS... 3 RESUMEN... 4 I DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO EN INSTITUCIONES DE INVESTIGACIÓN (UNIVERSIDADES Y OTRAS)... 5 Introducción al Acceso Abierto... 5 Beneficios del Acceso Abierto para las universidades y otras instituciones de investigación... 6 Por qué es útil definir e implementar una política institucional de Acceso Abierto... 7 Requisitos para la definición e implementación de una política institucional de Acceso Abierto... 7 Tipos de políticas institucionales de auto-archivo... 8 Plan de implementación Los mandatos de Acceso Abierto en las Universidades la situación actual Anexos Modelo recomendado de política Preguntas Frecuentes Básicas [que las instituciones pueden ofrecer a los miembros de su comunidad] II DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA POLÍTICA DE ACCESO ABIERTO POR INSTITUCIONES FINANCIADORAS Qué es el Acceso Abierto y por qué es importante para la ciencia Cuáles son las ventajas del OA para las instituciones financiadoras Requisitos para la definición de políticas Ejemplos de políticas de organismos financiadores Plan de implementación Anexos Modelo recomendado de política Preguntas Frecuentes Básicas [que las instituciones pueden ofrecer a los miembros de su comunidad] III RECURSOS PÁGINA 3

4 RESUMEN Este documento reúne un conjunto de informaciones y recursos útiles para a formulación e implementación de políticas de Acceso Abierto en las instituciones de investigación (en particular universidades) y entidades financiadoras. La elaboración del Kit de Políticas de Acceso Abierto se basó en el análisis y adaptación de un conjunto de ejemplos de buenas prácticas nacionales e internacionales. El documento está dividido en dos secciones, la primera relativa a las políticas de Acceso Abierto de las instituciones de investigación y la segunda a las políticas de las entidades financiadores de ciencia. Además de información contextual, el Kit de Políticas de Acceso Abierto incluye modelos de políticas, planes de implementación y fuentes de información adicional sobre esta temática. PÁGINA 4

5 I - DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO EN INSTITUCIONES DE INVESTIGACIÓN (UNIVERSIDADES Y OTRAS) Introducción al Acceso Abierto Qué es el Acceso Abierto? Acceso Abierto significa la disponibilidad libre en Internet de copias gratuitas, online, de artículos de revistas científicas con revisión por pares (peer-review), comunicaciones de conferencias, así como informes, técnicos, tesis y documentos de trabajo. Existen varios malentendidos sobre el Acceso Abierto. No es auto-publicación, no en el sentido de evitar el proceso de revisión por pares (peer-review) y publicación, no es una forma alternativa de publicación de bajo coste. Es simplemente una forma de hacer libremente accesibles online los resultados de la investigación para toda la comunidad científica. Por qué el Acceso abierto es útil y deseable? Los investigadores publican sus resultados (en revistas científicas u otros tipos de publicaciones académicas) para establecer prioridad de su autoría sobre un descubrimiento y para permitir a otros investigadores realizar nuevos estudios a partir de estos resultados. En el caso de los artículos de revista científicas, solo algunas instituciones más ricas pueden comprar un porcentaje razonable de las revistas científicas publicadas. Muchos artículos científicos no están accesibles a una parte significativa de los investigadores a los que les podría interesar. Las limitaciones en el acceso se traducen en una pérdida de eficiencia del sistema de comunicación científica, que limita el impacto y reconocimiento de los resultados alcanzados por los investigadores y de las instituciones donde trabajan. Por lo tanto, aumentar la visibilidad y el impacto de las investigaciones realizadas, a través de una mayor accesibilidad a través del Acceso Abierto, es de obvio interés para las instituciones de investigación, sus unidades orgánicas (en el caso de las universidades, los centros de investigación o departamentos), así como para los investigadores individuales. La disponibilidad del corpus de la literatura científica en Acceso Abierto para todos los investigadores es también una condición necesaria para un sistema de comunicación científica que promueva la eficiencia y el progreso científico. Cómo se puede implementar el Acceso Abierto? Existen dos vías a través de las cuales los trabajos de los autores/investigadores pueden estar disponibles en Acceso Abierto. Una de las vías es publicar en revistas de Acceso Abierto: revistas científicas con revisión por pares (peer-review), edición y publicación comparables a las revistas tradicionales, pero que están accesibles sin necesidad de compra o suscripción. Estas revistas de acceso abierto han proliferado y se puede encontrar más información sobre las mismas consultando el Directory of Acceso Abierto Journals (DOAJ). PÁGINA 5

6 La otra vía es el auto-archivo en un repositorio de acceso abierto: esto significa que, además de la publicación de sus artículos en las revistas científicas ( tradicionales o de acceso abierto) los autores pueden depositarlos en los repositorios institucionales o disciplinares (temáticos). Listas completas de éstos repositorios se pueden encontrar en el Registry of Open Access Repositories (ROAR) ó el Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR). Considerando la situación actual de las universidades y otras instituciones de investigación nacionales, este documento se centra en la definición de políticas relacionadas con el depósito de publicaciones en repositorios de acceso abierto, por considerar que en el contexto actual esa es la vía más rápida y con una mejor relación coste-beneficio para conseguir el Acceso Abierto. Beneficios del Acceso Abierto para las universidades y otras instituciones de investigación Las instituciones de investigación, tales como las universidades, obtienen beneficios por diseminar los resultados de las investigaciones de sus científicos en Acceso Abierto a través de repositorios institucionales. Entre otros, se pueden destacar los siguientes beneficios: - aumento de la visibilidad y presencia en la Web; - mayor impacto de las investigaciones realizadas en la institución; - promoción de la utilización de los trabajos científicos producidos en la institución; - dotar a la institución de un acervo científico único, completo, fácilmente accesible y los medios para analizar, gestionar y evaluar la producción científica institucional de forma más eficiente; - funciona como un portafolio de las actividades de investigación y como un instrumento de marketing estratégico. Visibilidad e impacto Existe un número creciente de evidencias que revelan que los artículos disponibles en acceso abierto son más citados que los restantes. La dimensión de esta ventaja varía dependiendo de las áreas científicas (pudiendo ser de 250%), pero el aumento del número de citas de los artículos disponibles en Acceso Abierto se verifica en todas las disciplinas. Existe una bibliografía extensa sobre este tema: The effect of Open Access and downloads ('hits') on citation impact: a bibliography of studies. En los rankings de visibilidad Web de las Universidades, como por ejemplo el Ranking Web of World Universities, las instituciones más activas en este dominio, ocupan lugares destacados, muchas veces por encima de lo que sería su posición natural teniendo en cuenta su dimensión (número de investigadores, número de alumnos, volumen de publicaciones). Utilización Los datos de utilización (visitas, visitantes, consultas, descargas, etc.) recolectados por los repositorios institucionales de Acceso Abierto también son importantes para las instituciones. La utilización de los repositorios institucionales puede ser medida, por ejemplo, por el número de veces en que los documentos son descargados (downloads) diariamente. Teniendo en cuenta datos de repositorios ya maduros, fácilmente constatamos su gran utilización a nivel mundial. Este tipo de visibilidad y de utilización de la producción científica de una institución es solo posible a través del Acceso Abierto. Los artículos de revistas científicas con acceso restringido no alcanzan esta cantidad de uso o lectores. También se debe enfatizar que las descargas pueden predecir futuras citas, de este modo tener un repositorio de Acceso PÁGINA 6

7 Abierto lleno de contenidos en Acceso Abierto ayuda a impulsar el impacto agregado de las citas de la producción científica de una institución. Registro de la institución Al reunir en un único sitio el conjunto de las publicaciones científicas de una institución, el repositorio institucional, además de contribuir a través del Acceso Abierto al aumento de su visibilidad e impacto y de garantizar la preservación de la memoria intelectual de la institución, se constituye también como una importante herramienta de gestión científica. De hecho, el repositorio institucional puede y debe ser el registro oficial de la producción científica de una institución. Agregando en un único lugar no solamente las referencias o metadatos (autores, títulos, títulos de revistas, etc.) de las publicaciones, sino también el texto completo, juntamente con datos estadísticos sobre su utilización (número de accesos y descargas, etc.) el repositorio institucional dota a la institución de herramientas eficientes para registrar, gestionar, analizar y evaluar su producción científica. Por qué es útil definir e implementar una política institucional de Acceso Abierto La experiencia a nivel mundial ha demostrado que las instituciones que obtienen mejores resultados para conseguir reunir y disponer de una parte significativa de su producción científica en Acceso Abierto, a través de sus repositorios, son aquellas que tienen políticas de depósito o auto-archivo obligatorias. Por varias razones (escasez de tiempo, dudas sobre derechos de autor, dificultades técnicas, desconocimiento o reducida sensibilidad para la cuestión, y sobre todo inercia ) la tasa de auto-archivo espontáneo de los investigadores es generalmente reducida. A partir de varios estudios y análisis, y a título indicativo, se puede estimar que la tasa de autoarchivo espontáneo se sitúa en torno del 10% y que puede subir hasta el 30% o 40% con acciones de promoción, sensibilización e incentivo. Para llegar al 100% de la literatura producida depositada en sus repositorios, las instituciones deben establecer políticas o mandatos de auto-archivo. Esto es exactamente lo que un número creciente de instituciones de todo el mundo han venido haciendo (actualmente se registran 150 mandatos institucionales). En los últimos años, instituciones prestigiosas como el MIT, varias Facultades de la Universidad de Harvard y Stanford, adoptaron políticas que incluyen el depósito obligatorio en Acceso Abierto de las publicaciones de sus miembros. En las recomendaciones sobre Acceso Abierto, la European Association of Universities (EUA), al mismo tiempo que recomendaba el establecimiento de repositorios institucionales (individualmente o en consorcios) aconsejaba también el establecimiento de políticas que requieran el depósito de publicaciones en esos repositorios. Requisitos para la definición e implementación de una política institucional de Acceso Abierto El principal requisito para la definición e implementación de una política institucional de Acceso Abierto, además de la voluntad política y la definición de responsabilidades para la ejecución y control, es la existencia de un repositorio donde los miembros de la institución puedan depositar su producción científica. Para las universidades, y otras instituciones del sistema científico, que no tienen aún un repositorio, es un proceso relativamente simple y de costo reducido desde el punto de vista técnico. PÁGINA 7

8 En Portugal, a partir de 2008, las instituciones del sistema científico y académico, pueden usar gratuitamente el Servicio de Alojamiento de Repositorios Institucionales (SARI) del Repositorio Científico de Acceso Abierto de Portugal (RCAAP). El Servicio de Alojamiento de Repositorios Institucionales se provee en formato ASP, esto es, se implementa a través de la infraestructura propia de RCAAP (hardware, alojamiento, conectividad, sistemas base, aplicaciones, seguridad perimétrica, servicio de backups, monitorización y notificación de errores) cuya gestión y operación es realizada por un equipo del proyecto. Adicionalmente, el SARI brinda copias de seguridad de los contenidos depositados en los repositorios y un servicio de ayuda (helpdesk). La operación y gestión de cada repositorio es responsabilidad de la institución a la que está asociado. Si las instituciones prefieren gestionar localmente sus propios repositorios, los costes iniciales de instalación no son muy altos. Existen diversos software gratuitos para la creación y gestión de repositorios institucionales (los más usados son DSpace, Eprints y Fedora), que soportan la gran mayoría de los casi 2000 repositorios que actualmente existen en todo el mundo. Por eso no es necesario (probablemente no es recomendable) para las instituciones gastar en adquirir software para su repositorio institucional. En cuanto al hardware, los repositorios no son altamente exigentes. Es probable que muchas instituciones ya posean la infraestructura o hardware necesario para el repositorio institucional. En caso de ser necesario adquirir hardware para instalar un nuevo servicio, dependiendo de la dimensión y características de las instituciones y del nivel de disponibilidad que pretendan, una inversión de 5.000,00 a ,00 será suficiente para los primeros tres años. En relación a los costes de funcionamiento, estarán casi exclusivamente relacionados con los recursos humanos. Nuevamente, dependiendo del tamaño y complejidad de la institución y del repositorio, la gestión y mantenimiento de la plataforma técnica (monitorización, backups, instalación de nuevas versiones, etc.) requerirá el equivalente a cerca del 10% a 30% del tiempo de trabajo de un especialista informático. El conjunto de las restantes tareas relacionadas con el funcionamiento del repositorio (apoyo a los usuario, verificación y validación de metadatos, eventual depósito en nombre de los autores, etc.) es muy variable. Esto dependerá no solamente del tamaño de la institución, sino sobre todo de las políticas y del tipo de servicios que las instituciones adopten. Arriesgando una estimación, la mayoría de las instituciones, para el conjunto de las tareas relacionadas con el repositorio variará el equivalente a 1 a 3 personas a tiempo completo. En muchos casos, por lo menos una parte del trabajo, puede ser realizado por un equipo de trabajo ya existente (normalmente en las bibliotecas). Tipos de políticas institucionales de auto-archivo Las políticas de Acceso Abierto de las universidades pueden ser voluntarias (es decir, pueden recomendar a los investigadores que realicen el auto-archivo en acceso abierto de sus publicaciones en el repositorio institucional) u obligatorias (es decir, exigen que los investigadores coloquen sus publicaciones en acceso abierto en el repositorio institucional). Datos relativos a Australia obtenidos por Arthur Sale evidencian que solamente las políticas obligatorias producen niveles de auto-archivo elevados (ver un resumen de las conclusiones de Arthur Sale). Un aspecto importante a considerar es la cuestión de los derechos de autor o copyrigtht. Tradicionalmente, los autores son obligados a renunciar a sus derechos de autor en favor de PÁGINA 8

9 las editoriales de las revistas a cambio de la publicación de un artículo. Esta situación no es incompatible con una política institucional de auto-archivo, ya que la mayoría de los editores, aún cuando demandan la transferencia de los derechos de autor, permiten el depósito de una copia en un repositorio de Acceso Abierto y en aquellos casos donde los editores no lo permiten, el artículo puede ser depositado en el repositorio con acceso restringido. Sin embargo, un número creciente de autores retienen sus derechos de autor, muchas veces incentivados por su propia institución. Los mandatos recientes de Harvard, Stanford y MIT, requieren que los autores conserven sus derechos de autor. En estas circunstancias, el autor normalmente concede a la editorial una licencia para publicar. Esto generalmente se hace a través de la inclusión de una adenda de autor al documento de transferencia de derechos de autor que las editoras exigen que los autores firmen (y que normalmente transfiere los derechos de autor a la editorial). Existen modelos de adendas de autor y de licencias que fueron elaboradas por diversas organizaciones y los autores pueden elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Las dos más comúnmente utilizadas son la de SPARC/Science Commons y la de SURF/JISC (las organizaciones nacionales de tecnología información y comunicación de los Países Bajos y el Reino Unido). Hay una versión en español de la licencia para publicar. Otro aspecto a considerar es el período de embargo. Algunas editoriales que permiten autoarchivo de la versión final de un artículo, imponen un período de embargo durante el cual el Acceso Abierto no está permitido. Este periodo varía considerablemente entre diferentes editoriales y disciplinas. Puede ser corto, por ejemplo de 3 meses para algunas revistas, o muy largo, hasta de 24 meses en algunas revistas del campo de las humanidades y ciencias sociales. Las políticas de auto-archivo pueden también ser clasificadas de acuerdo al tipo y momento del depósito, existiendo tres tipos básicos: Tipo 1: Depósito inmediato con Acceso Abierto inmediato Este tipo de política exige que los autores depositen artículos en el momento en que son aceptados para su publicación, una vez que se han realizado las correcciones finales, y permitan que sus artículos estén disponibles inmediatamente, en Acceso Abierto, a través del repositorio. El resultado de este tipo de política es el Acceso Abierto inmediato. Sin embargo, como algunas revistas científicas no permiten el Acceso Abierto inmediato, este tipo de política tiene la desventaja de restringir la elección de las revistas en que un autor puede publicar. Tipo 2: Depósito diferido, después del período de embargo Este tipo de política exige que los autores depositen sus artículos una vez que han sido publicados, al finalizar el periodo de embargo de la editorial. La ventaja es que esto cumple con los requerimientos de la editorial, pero la desventaja es que el depósito diferido retrasa el Acceso Abierto y se corre el riesgo de que el autor olvide depositar su artículo pasado tanto tiempo después de su publicación. Tipo 3: Depósito inmediato con acceso opcional Este tipo de política exige el depósito inmediato, pero si el artículo es enviado a una revista con periodo de embargo, la política permitirá el Acceso Abierto al final del período de embargo. No obstante, durante ese período, los metadatos del artículo (título, autores, filiación, resumen, referencias) deben ser totalmente de Acceso Abierto (los embargos de las editoriales no se aplican a los metadatos, porque no están sujetos a derechos de autor) La ventaja en este caso, es que la política está en conformidad con los embargos de las editoriales, pero además garantiza simultáneamente que toda la producción científica se PÁGINA 9

10 pueda reunir en el repositorio lo más rápidamente posible, es decir, cuando el artículo es aceptado para publicación en su forma final. Si se debe respetar algún período de embargo de una editorial, el proceso de depósito permite que el autor introduzca una fecha en que el embargo podrá ser levantado y el texto completo podrá estar disponible en acceso abierto. Durante el período de embargo los metadatos del artículo (título, nombres de autores, filiación, resumen) son de Acceso Abierto (solamente el texto completo está restringido), para que los servicios de indexación como Google puedan encontrar e indexar el artículo. Por lo tanto, se conoce la existencia del artículo, aún si el mismo no está disponible a texto completo en Acceso Abierto hasta finalizar el periodo de embargo. Los lectores interesados pueden enviar un correo electrónico al (los) autor(es) para solicitar una copia del artículo, o si tienen acceso a la revista por medio de una suscripción, pueden encontrar la versión publicada. De cualquier forma, el artículo es usado y su impacto se incrementa. Los software de repositorios DSpace y EPrints poseen la funcionalidad de Solicitar una copia al autor para los artículos en acceso restringido, esto es, cuando la versión a texto completo de un artículo está restringida por un período de embargo, los lectores interesados pueden utilizar esta funcionalidad para enviar un al (los) autor(es) para solicitar el acceso al mismo. Asimismo, esta funcionalidad dará cumplimento al "uso justo" o "fair dealing" de un pedido personal de un potencial lector. La mayoría de las nuevas políticas institucionales de organismos de financiación son de este tipo. Una formulación para este tipo de política, que puede ser utilizada como base para cualquier política institucional, está disponible en el capítulo Anexos - Modelo recomendado de política. Plan de implementación La implementación de una política institucional de Acceso Abierto no es un proceso muy complejo y puede conseguirse en un periodo de tiempo relativamente corto (aproximadamente un período de cerca de 6 meses). En el siguiente cuadro se presenta un modelo de plan de implementación en cuatro fases (más una quinta de seguimiento), que incluye ejemplos de acciones que pueden realizarse y una duración estimada de cada fase. Este plan de implementación pretende solamente ser una guía orientadora para las instituciones, y no debe ser aplicado directamente. La implementación exitosa de una política de Acceso Abierto en una institución depende, en primer lugar, de su adecuación a las circunstancias concretas existentes en una institución dada. Fase Ejemplos de acciones Duración estimada Investigación y estudio de políticas en otras instituciones. 1 mes Identificación de recursos (técnicos, humanos) 1 Análisis y Planificación necesarios para la implementación, seguimiento y monitorización. Elaboración de un plan de implementación. 2 Redacción de la propuesta Presentación de la propuesta y consulta con los órganos de gobierno y personas clave en la Definición y Aprobación institución. Aprobación y formalización de la política. 1 a 2 meses PÁGINA 10

11 3 Difusión y Sensibilización 4 Implementación y puesta en marcha 5 Seguimiento, apoyo y monitorización Firma simbólica de la Declaración de Berlín. Divulgación de la política por los canales institucionales y por los medios de comunicación e información internos (Despacho institucional, Mailing lists, Website, Newsletter, etc.) Realización de una sesión pública de presentación. Realización de sesiones de divulgación específicas y/o presentación de la política en reuniones regulares en los varios niveles de la institución. Creación de gacetillas de prensa para su difusión externa. Registro de la política en Registry of Acceso abierto Repository Material Archiving Policies (ROARMAP) Implementación y disponibilidad de un repositorio institucional para el depósito de las publicaciones. Suministro de información (respuesta a las preguntas más frecuentes) y / o servicios de apoyo (apoyo al depósito, esclarecimiento sobre derechos de autor, etc.) para los miembros de la institución. Comunicación y "recordatorio" de la vigencia de la política a través de canales institucionales e internos. Realización de acciones de formación y sensibilización sobre auto-archivo. Mantenimiento y desarrollo de información y servicios de apoyo para los autores de la institución y los usuarios del repositorio. Suministro de las estadísticas de uso (acceso, descargas, etc.) para los autores y autoridades institucionales. Vigilar el cumplimiento de la política (tasa / porcentaje de documentos depositados, descargas) y proporcionar información periódica a los distintos niveles de organización (autores individuales, departamentos de organización, alta dirección). Inventariar la producción anual efectiva de investigación y elaborar listas de las publicaciones no depositadas para enviar a los autores y / o las unidades gestoras. Alentar la producción de la lista "oficial" de las publicaciones científicas de las unidades académicas a partir del repositorio institucional. 1 a 3 meses 1 a 2 meses Los mandatos de Acceso Abierto en las Universidades situación actual Los primeros mandatos de Acceso Abierto relativos a departamentos y universidades comenzaron a establecerse en 2003 y La Queensland University of Technology, la School of Electronics and Computer Science de la University of Southampton y la Universidade do Minho, fueron algunas de las instituciones pioneras en este dominio. Pero fue en los últimos años que el número de instituciones con políticas de acceso abierto PÁGINA 11

12 y de auto-archivo crecieron de manera significativa. En el año 2008 se multiplicaron los anuncios de las políticas institucionales de Acceso Abierto y algunas instituciones que son de referencia a nivel internacional, como las universidades Harvard y Stanford. De hecho, dos escuelas de la Universidad de Harvard (Facultad de las Artes y las Ciencias y la Facultad de Derecho de Harvard) y la Escuela de Educación en la Universidad de Stanford han establecido políticas de Acceso Abierto muy avanzadas, requiriendo no sólo el depósito de las publicaciones científicas, sino también la transferencia de derechos de autor (aunque no exclusivamente) a la Universidad. En el directorio ROARMAP (Registry of Acceso abierto Repository Material Archiving Policies) está disponible información más detallada sobre las políticas allí registradas. La siguiente tabla resume el número actual de las políticas de Acceso Abierto registradas en ROARMAP: No Tipo de mandato de Acceso Abierto Institucional Departamental Multi-institucional Organismos Financiadores Tesis Total mandatos No Propuestas de mandato Propuesta institucional Propuesta departamental Propuesta multi-institucional Propuestas de organismos financiadores Propuesta tesis Total propuestas de mandatos Datos obtenidos al 2 de junio 2011 El rápido crecimiento de las políticas obligatorias también puede medirse por el siguiente gráfico: Fuente: Open Access Scholarly Information Sourcebook PÁGINA 12

13 Anexos Modelo recomendado de política De acuerdo con las mejores prácticas internacionales, la mayoría de las cuales fueron adoptadas en las recomendaciones de la Asociación Europea de Universidades, las políticas de auto-archivo de las universidades y otras instituciones deben tener las siguientes características básicas: 1 Requerir el auto-archivo/depósito obligatorio de todas las publicaciones científicas con revisión por pares (artículos de revistas, comunicaciones a conferencias con revisión por pares) y de otros tipos de publicaciones y documentos (tesis y disertaciones, documentos de trabajo, comunicaciones a conferencias sin revisión, etc.) que serán definidas caso por caso en cada institución. En el caso de las publicaciones con revisión, debe ser depositada la versión aceptada para publicación (después de la revisión), que puede ser una versión del autor (aceptada por la mayoría de las editoriales) o una versión de la editorial (que la mayoría de las editoriales no autoriza); 2 - Requerir el auto-archivo en el repositorio de la institución; 3 - Requerir el auto-archivo de todas las publicaciones se define en 1) inmediatamente después de la publicación o aceptación para su publicación. Cualquier periodo de embargo se aplicará al acceso y no al depósito. En el caso de artículos de revistas que no permitan el acceso abierto, el depósito también se debe hacer, pero será de acceso restringido. A continuación se presenta un modelo basado en estos supuestos y se recomienda para una política institucional de auto-archivo de acceso abierto óptima: La institución [nombre] espera que sus miembros, como autores de literatura académica, maximicen la accesibilidad, el uso y aplicaciones de sus investigaciones. Con este fin: La institución [nombre]: A. Exige que sus miembros depositen / auto-archiven [o presenten para el depósito] en el repositorio institucional una copia electrónica de: a) los trabajos de investigación que han sido aceptados para publicación en una revista revisada por pares inmediatamente después de la aceptación para su publicación; b) todas las comunicaciones y otros documentos presentados en los congresos de investigación y conferencias; c) [otros tipos de publicaciones y documentos de investigación - libros y capítulos de libros, documentos de trabajo, informes técnicos, etc. - que se define como deseado por cada institución] B. Requiere que los metadatos (título, autores, afiliación institucional, nombre de la revista que ha aceptado el artículo, etc.) de todas las publicaciones que se definen en (1) estén inmediatamente disponibles en acceso abierto. Los periodos de embargo admisibles sólo deben aplicarse a la fecha de la disponibilidad en acceso abierto y no a la fecha de depósito. En el caso de artículos para revistas, que no permiten el acceso abierto, el depósito también se debe hacer, pero con acceso restringido. 4 - Pondrá a disposición en el repositorio institucional, en lo que respecta a las PÁGINA 13

14 publicaciones descritas en (2), la opción de "Solicitar una copia al autor". Los interesados en las publicaciones de acceso restringido pueden utilizar esta opción para enviar un correo electrónico al autor (es), que posteriormente podrá decidir cómo responder. 5 - Alienta a los autores a conservar la propiedad de los artículos que se publican siempre que sea posible, o al menos para garantizar que una copia pueda estar disponible en acceso abierto. Esta política entra en vigor a partir de [fecha] y se aplica a todas las publicaciones posteriores a esta fecha. Preguntas Frecuentes Básicas [que las instituciones pueden ofrecer a los miembros de su comunidad] Traducido y adaptado de OASIS Cuáles son los beneficios del Acceso Abierto para los investigadores? Como autores, los investigadores se pueden beneficiar porque sus artículos de investigación reciben una más amplia divulgación y pueden ser leídos sin restricciones por todos quienes tengan acceso a Internet. Esto incrementa el impacto de sus investigaciones. De hecho, se están recolectando evidencias para demostrar que los artículos disponibles en acceso abierto se citan % más que los artículos que no están en acceso abierto en la misma revista y año. Como lectores, los investigadores se benefician porque cada vez serán más capaces de acceder y utilizar el texto completo de todas las investigaciones publicadas en su área, no sólo las investigaciones de que dispongan a través de la suscripción que su institución puede pagar. Cuáles son los beneficios para [nombre de la institución]? En primer lugar, las investigaciones de [nombre de la institución] serán más accesibles para los investigadores mundialmente, por lo tanto serán más conocidas y más ampliamente usadas y citadas. El prestigio de los investigadores más conocidos de [nombre de la institución] aumentará, e incluso los investigadores menos conocidos obtendrán una mayor exposición e impacto. En segundo lugar, toda la investigación de [nombre de la institución] estará abierta a toda/o [nombre de la institución], a las empresas y al público en general con conexión a Internet. Esto será beneficioso tanto desde el punto de vista cultural como comercial. En tercer lugar, los datos sobre acceso, uso y cita de estas investigaciones estarán cada vez más disponibles y analizables para ayudar a formular estrategias y políticas de investigadores, instituciones y países. Qué debería depositar cuando tengo un artículo listo para la publicación? Se debe depositar el manuscrito final del autor del artículo de investigación. Esto es la versión final del autor, como fue aceptada para publicación en la revista, incluyendo todas las modificaciones resultantes del proceso de revisión por pares. (Adicionalmente, el depósito de borradores previos al proceso de revisión por pares también es bienvenido, si el autor desea demostrar prioridad y solicitar comentarios de colegas, pero esto no es un requerimiento. En algunos casos las editoriales pueden permitir también el depósito de su propia versión publicada, en SGML/XML o PDF, pero no es un requerimiento). Cuándo deben ser depositados los artículos? Una versión electrónica del manuscrito final del autor resultante de investigaciones financiadas, en todo o en parte, con fondos públicos, debe ser depositada inmediatamente después de ser aceptada para su publicación. PÁGINA 14

15 Podrán los autores seguir publicando en las revistas de su elección? Por supuesto que los autores seguirán decidiendo en qué revista eligen publicar sus artículos de investigación. Simplemente tendrán que asegurarse que una copia final del artículo revisado sea depositada en el repositorio de su institución inmediatamente después de la aceptación para su publicación. Cómo puedo averiguar si mi revista tiene una política compatible con el depósito de mi manuscrito en mi repositorio institucional? Ud. debe consultar la política de la revista disponible en: o en Aproximadamente dos tercios de las revistas permiten el depósito en repositorios. Si la revista en la que Ud. quiere publicar no lo permite, por favor recuerde que sus obligaciones contractuales están primero con esta institución y luego con las editoriales de revistas. Cómo garantizar el cumplimiento de mi contrato? Las obligaciones contractuales de los autores con esta institución para realizar sus investigaciones son anteriores a cualquier acuerdo contractual con la revista en la cual los resultados de investigación son publicados (aparte del breve periodo de transición cuando esta nueva política es anunciada). Por lo tanto los autores pueden asegurarse de forma anticipada de que cualquier acuerdo contractual para la publicación de la investigación cumple con la obligación contractual previa con la institución, informando a la revista que Ud. está bajo una obligación existente de depositar en un repositorio de acceso abierto. Las reglas de la [institución] son obligatorias y vinculantes para todos los investigadores que realizan investigaciones en la institución. Qué clase de artículos debo depositar? La política se aplica a publicaciones originales con revisión por pares y revisiones que han sido financiadas, en todo o en parte, con fondos públicos. Esta política no se aplica a capítulos de libro, editoriales, o críticas de libros, pero estos documentos son bienvenidos en el repositorio institucional si los autores desean ponerlos a disposición y de este modo se beneficiarán con el mismo incremento de la visibilidad e impacto que los artículos de revista. Debo depositar mi artículo si la revista que publica mi investigación ya provee acceso abierto inmediato a mis artículos? Sí. La/El [nombre de la institución] quiere tener su trabajo depositado en el repositorio para permitir mantener un registro completo de los resultados de investigación de la institución. PÁGINA 15

16 II - DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO EN INSTITUCIONES FINANCIADORAS Qué es el Acceso Abierto y por qué es importante para la ciencia de un páis? Como toda la investigación e innovación se basa en realizaciones anteriores, un sistema de comunicación de la ciencia eficiente, que permita una amplia diseminación de los resultados científicos, el acceso a publicaciones y a los datos primarios es una herramienta fundamental para acelerar el progreso científico. Este, a su vez, es esencial para la capacidad de innovación del país, para mejorar su desarrollo económico y mejorar su capacidad competitiva a través del conocimiento a escala global. El acceso abierto ayuda a los investigadores a difundir sus resultados científicos a un mayor número de personas, genera un debate científico más amplio y puede despertar el interés del público en general y la industria. Se pueden abrir así nuevas vías de comercialización de los resultados de la investigación y, en particular, transportarlos a través de las fronteras nacionales. Cómo se puede implementar el Acceso Abierto? Existen dos vías a través de las cuales se puede concretar Acceso Abierto a la literatura científica. Una de las vías es publicar en revistas de Acceso Abierto: revistas científicas con revisión por pares (peer-review), edición y publicación comparables a las revistas tradicionales, pero que están accesibles sin necesidad de compra o suscripción. Estas revistas de acceso abierto han proliferado y se puede encontrar más información sobre las mismas consultando el Directory of Acceso Abierto Journals (DOAJ). La otra vía es el auto-archivo en un repositorio de acceso abierto: esto significa que, además de la publicación de sus artículos en las revistas científicas ( tradicionales o de acceso abierto) los autores pueden depositarlos en los repositorios institucionales o disciplinares (temáticos). Listas completas de éstos repositorios se pueden encontrar en el Registry of Acceso Abierto Repositories (ROAR) ó el Directory of Acceso Abierto Repositories (Open DOAR). Dado que los organismos de financiación no deben imponer a los investigadores publicar en revistas de acceso abierto (porque eso podría interferir con su libertad de elegir las revistas dónde desea publicar, y porque en algunas áreas científicas no existen todavía revistas de acceso abierto adecuadas) este documento se centrará en las políticas que requieren un acceso abierto a través de repositorios, complementadas con un apoyo a la publicación en revistas de Acceso Abierto. Cuáles son las ventajas del Acceso Abierto para las instituciones financiadoras? Para las instituciones financiadoras de investigación científica, la promoción del Acceso Abierto a la investigación que patrocinan es importante por dos razones principales. PÁGINA 16

17 En primer lugar, exigiendo que los resultados de la investigación que financian estén disponibles en acceso abierto, las instituciones financiadoras se están asegurando el mayor retorno (científico, económico y social), la mayor eficacia y eficiencia posible, para la inversión que realizan. Los investigadores publican sus resultados (en revistas u otros tipos de publicaciones científicas) para establecer su autoría y para permitir que otros investigadores realicen nuevas investigaciones a partir de éstos. En el caso de los artículos de revista científicas, sólo algunas instituciones más ricas pueden comprar un porcentaje razonable de las revistas científicas publicadas. Muchos artículos científicos no están accesibles a una parte significativa de los investigadores a los que les podría interesar. Las limitaciones en el acceso se traducen en una pérdida de eficiencia del sistema de comunicación científica, que limita el impacto y reconocimiento de los resultados alcanzados por los investigadores y de las instituciones donde trabajan. La única forma de garantizar que un determinado artículo científico está accesible a todos los investigadores, ciudadanos individuales o empresarios a quienes pueda interesar o que pueden generar valor a partir de éste (con nuevas investigaciones o a través de la explotación económica), es que esté disponible en Acceso Abierto. Las instituciones de financiación de la ciencia que requieren el Acceso Abierto a los resultados científicos que subsidian están garantizando el mayor rendimiento posible de su inversión. En segundo lugar, la definición de políticas de Acceso Abierto brinda a las instituciones financiadoras las herramientas y la información necesaria para reunir, monitorizar y evaluar los resultados de la investigación que financian. La disponibilidad en Acceso Abierto del corpus de la literatura científica que financian, así como datos sobre su uso e impacto (citas y descargas) es una importante contribución al desarrollo de herramientas nuevas y métricas más rigurosas y ricas de evaluación de la actividad científica. Herramientas y métricas que, en lugar de utilizar medidas indirectas (tales como el factor de impacto de las revistas) miden directamente la contribución científica de cada institución, unidad de investigación o investigador individual. La evolución de las políticas de organismos financiadores de investigación científica Recientemente ha crecido el número de organismos financiadores de investigación científica que han implementado o anunciado políticas obligatorias (mandatos) de Acceso Abierto y auto-archivo - es decir, que ahora requieren que las publicaciones científicas resultantes de proyectos de investigación que éstas financian sean depositados y estén disponibles en repositorios de Acceso Abierto, eventualmente con periodos de embargo. De entre los varios ejemplos de mandatos o políticas de auto-archivo obligatorios podemos citar los de National Institute of Health de los Estados Unidos, la mayoría de los Research Councils y el Welcome Trust del Reino Unido, de varios Research Councils de Canadá y de Australian Research Council y la recientemente aprobada Ley de Ciencia del Ministerio de Ciencia e Innovación de España (MICINN), que incluye en su capítulo 37 un mandato de auto-archivo a nivel nacional para aquellos artículos resultantes de la investigación financiada con Fondos de los Presupuestos Generales del Estado. A nivel europeo, existen dos iniciativas de gran alcance. En primer lugar el Consejo Científico del European Research Council estableció en Diciembre de 2007 una política obligatoria de depósito en repositorios de Acceso Abierto (temáticos o institucionales) de las publicaciones de resulten de los proyectos que financie (el texto integral de la resolución está disponible aquí). PÁGINA 17

18 Finalmente, merece especial atención, por su importancia, el proyecto piloto de la Comisión Europea para asegurar la máxima diseminación y visibilidad de los resultados de investigación financiada por el 7º Programa Marco (50 billones de ). El proyecto cubrirá cerca del 20% del 7º Programa Marco (10 billones de ) en disciplinas como ciencias de la salud, energía, ambiente, ciencias sociales y tecnologías de la información y comunicación. Quienes reciben financiación del 7º Programa Marco tendrá la obligación de depositar las publicaciones que resulten de esos proyectos en un repositorio de Acceso Abierto, con un periodo de embargo que no podrá superar los 6 a 12 meses, dependiendo de las áreas (más información aquí). Este proyecto piloto es visto como un primer paso para un mandato general de la Unión Europea que se prevé que podría ocurrir en el 7º Programa Marco o al inicio del 8º Programa Marco. Requisitos para la definición de políticas El principal requisito para la definición de políticas de Acceso Abierto por parte de las instituciones financiadoras es la existencia de repositorios donde los investigadores sujetos al mandato de auto-archivo puedan depositar las publicaciones, cumpliendo con lo requerido por el financiador. Dadas las ventajas que ofrecen los repositorios, es cada vez mayor el número de universidades, en todo el mundo, que los está creando y desarrollando. En el contexto europeo, el Consejo General de la European University Association (EUA) aprobó en marzo de 2008 un conjunto de recomendaciones sobre Acceso Abierto, entre ellas la creación de repositorios en todas las universidades europeas, y la definición de políticas que requieren el auto-archivo de las publicaciones de los miembros de las instituciones en estos repositorios. Ejemplos de políticas de organismos financiadores En el directorio SHERPA/JULIET (Research funders' open access policies) se puede obtener una lista de las políticas de Acceso Abierto de instituciones de financiación registradas hasta el momento. Plan de Implementación La implementación de una política de Acceso Abierto por una institución financiadora no es un proceso muy complejo y puede ser realizado en un periodo de tiempo relativamente corto. En el siguiente cuadro se presenta un modelo de plan de implementación en cuatro fases (más una quinta de seguimiento), que incluye ejemplos de acciones que pueden realizarse en una duración estimada para cada fase. Este plan de implementación pretende apenas constituir una referencia orientadora para las instituciones, no debiendo obviamente ser aplicado directamente. 1 Fase Ejemplos de acciones Duración estimada Investigación y estudio de políticas en otras Análisis y Planificación instituciones. 1 mes Identificación de recursos (técnicos, humanos) necesarios para la implementación, seguimiento y monitoreo. Elaboración de un plan de implementación. PÁGINA 18

19 2 Definición y Aprobación Redacción de la propuesta Presentación de la propuesta y consulta con los órganos de gobierno y personas clave en la institución. Aprobación y formalización de la política por los órganos competentes. Ajuste de la fecha de entrada en vigor de la política. Redacción y la inclusión de cláusulas de la política de acceso abierto (s) modelo (s) del contrato institución financiera. 1 a 2 meses 3 Difusión y Sensibilización Firma simbólica de la Declaración de Berlín. Divulgación de la política por los canales institucionales y por los medios de comunicación e información habituales para las instituciones y personas financiadas (Listas de Correo, Sitio Web, Newsletter, etc.) Creación de materiales de divulgación e información (Folletos, etc.) Realización de una sesión pública de presentación. Realización de sesiones de divulgación específicas y/o presentación de la política en reuniones con instituciones financiadoras, investigadores y/o becarios. Creación de gacetillas de prensa para su difusión externa. Definición y desarrollo de materiales de ayuda (respuesta a preguntas frecuentes, lista de repositorios, etc.), o servicios de ayuda (helpdesk) para las entidades e investigadores. Registro de la política en Registry of Acceso abierto Repository Material Archiving Policies (ROARMAP) 1 a 3 meses 4 Implementación y puesta en marcha Comunicación oficial y "recordatorio" de la entrada en vigor de la política a través de canales institucionales. Suministro de información (respuesta a las preguntas más frecuentes) y / o servicios de apoyo (para las instituciones y / o investigadores y becarios). Suministro de información sobre el/los repositorio/s institucional/es para el depósito de las publicaciones financiadas. Provisión de información sobre revistas de acceso abierto donde publicar. 1 a 2 meses 5 Seguimiento, apoyo y monitoreo Definición y desarrollo de instrumentos y mecanismos para vigilar el cumplimiento de la política, recoger las publicaciones financiadas y n a (s) sitio (s) de la institución patrocinadora. Mantenimiento y desarrollo de información y servicios de apoyo para los autores de la PÁGINA 19

20 institución y los usuarios del repositorio. Suministro de las estadísticas de uso (acceso, descargas, etc.) para los autores y autoridades institucionales. Vigilar el cumplimiento de la política (tasa / porcentaje de documentos depositados) y proporcionar información periódica a los distintos niveles de organización (autores individuales, departamentos de organización, alta dirección). Inventariar la producción anual efectiva de investigación y elaborar listas de las publicaciones no depositadas para enviar a los autores y/o las entidades gestoras. Alentar la producción de la lista "oficial" de las publicaciones de investigación en el repositorio institucional de los órganos de gobierno Anexos Modelo recomendado de política El siguiente modelo de política de Acceso Abierto para instituciones financiadoras se basa en las políticas del European Research Council y en el proyecto piloto de Open Access del 7º Programa Marco de la Comisión Europea. Modelo: El advenimiento de Internet ha transformado la forma en que la ciencia y la investigación académica son comunicadas. Como toda la investigación y la innovación se basan en los logros anteriores, es esencial asegurar que las nuevas oportunidades de comunicación y difusión de los resultados científicos están plenamente explotadas. El libre acceso o acceso abierto es la mejor manera de aprovechar el potencial excepcional de Internet, para promover la difusión del conocimiento científico, el progreso científico y el retorno de la inversión en investigación y desarrollo. Los avances en todos los campos de la ciencia son posibles a través de la generalización del acceso abierto a la investigación de punta de los conocimientos que permitan a los científicos, médicos, políticos y el público en general usar y aprovechar ese conocimiento. Para ciencia de [Nombre del país] el Acceso Abierto puede potenciar una mayor visibilidad en la comunidad científica internacional además de facilitar el acceso a la información científica y tecnológica para empresas y ciudadanos, promoviendo la transferencia de conocimiento y la innovación. Por todas estas razones, el/la [Nombre de la institución] pretende asegurar que las conclusiones científicas resultantes de investigación que financia, estén disponibles para la mayor audiencia posible y lo más rápidamente posible La/el [Nombre de la institución] apoya el acceso abierto sin restricciones a los resultados de la investigación, promoviendo los principios del Acceso Abierto como un elemento esencial para la ciencia. La importancia del acceso abierto a los resultados de investigación está PÁGINA 20

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