GAI-POL-01 POLÍTICA CORPORATIVA DE AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 Empresas Hites S.A. GAI-POL-01 POLÍTICA CORPORATIVA DE AUDITORÍA INTERNA ELABORÓ: JOAQUÍN PÉREZ URBINA Gerente de Auditoría Interna REVISÓ: COMITÉ DE DIRECTORES AUTORIZÓ: DIRECTORIO FECHA: 18/01/2016 FECHA: 19/01/2016 FECHA: 31/03/2016 VIGENTE A PARTIR DE: 01 de Abril de 2016

2 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DECLARACIONES DE LA POLÍTICA FUNDAMENTOS ESTRATÉGICOS La VISIÓN de Auditoría Interna La MISIÓN de Auditoría Interna Objetivos Estratégicos MONITOREO Y ADMINISTRACIÓN APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN... 6 REGISTRO DE APROBACIÓN... 6 Política de Auditoría Interna Página: 2 de 6

3 1. OBJETIVO. Definir los lineamientos generales para la implementación de un enfoque de Auditoría Interna orientado a los procesos, con planes y programas guiados por consideraciones y/o riesgos estratégicos asociados a los referidos procesos, fortaleciendo la gestión de las empresas Hites, a través del aporte continuo de recomendaciones de valor para el mejoramiento de sus sistemas de Control Interno. 2. ALCANCE. Esta Política se aplica a todas las compañías integrantes del holding de Empresas Hites S.A, y a todos los niveles, directorios, gerencias, áreas y/o actividades que las integran, cuyos procesos sean objeto de programas de auditoría interna. A esta Política, estarán subordinados las metodologías, procedimientos y prácticas de auditoría que sean formalizadas para la implementación documentada de un proceso de Auditoría Interna orientado por riesgo estratégico. 3. DEFINICIONES. Para los fines de esta Política, los siguientes conceptos básicos tendrán el significado que a continuación se indica: Riesgo estratégico: Potencial de incertidumbre significativa sobre la consecución de la Misión, los objetivos estratégicos de la compañía, y el cumplimiento de sus Políticas Relevantes. El riesgo se mide por la probabilidad de ocurrencia del evento combinada con la estimación de su impacto. Control Interno: es un proceso efectuado por el directorio de la entidad, la alta administración, y el personal, diseñado para proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos relativos a las operaciones, la elaboración de informes y el cumplimiento (COSO; Revisión Mayo de 2013). Gestión de Riesgos Estratégicos: Conjunto de actividades, estructuras e instancias coordinadas para la identificación, análisis, evaluación y respuesta a los riesgos estratégicos, dada esta última en la forma de transferencia (seguros), controles y/o mitigaciones. Proceso: Es un conjunto estructurado de tareas y recursos, lógicamente relacionados y ejecutados para un generar un producto o servicio definido, incluyendo información, sean estos destinados a un cliente externo o interno. Compañía: Dada la naturaleza corporativa de la Auditoría Interna, este término se refiere a Empresas Hites S.A., y a todas sus empresas filiales o subsidiarias. Controles y Mitigaciones: Medidas que la administración debe adoptar para reducir la probabilidad de ocurrencia, o los potenciales efectos de la materialización de un riesgo, cuando la evaluación del mismo así lo exige. Política de Auditoría Interna Página: 3 de 6

4 4. DECLARACIONES DE LA POLÍTICA. Los siguientes enunciados definen los tipos de conducta que la compañía espera sea observada en el desempeño de la Auditoría Interna, por todos los mencionados en el alcance: 1. La Auditoría Interna estará orientada por un enfoque de estabilización y valorización de los procesos más relevantes de las empresas del holding, siempre con criteriosa consideración de los riesgos de importancia que pueden amenazar a dichos procesos, contribuyendo a mitigarlos por la vía de recomendaciones, sugerencias y aplicación buenas prácticas de control y/o de herramientas tecnológicas. 2. Auditoría Interna es el Control de los controles, actuando como un apoyo profesional del Comité de Directores y del Directorio en su labor de supervisar a la administración en sus tareas de Gestión de Riesgos y Control Interno. La labor de implementación de un sólido Sistema de Control Interno, incluyendo buenas prácticas de gestión de riesgos, es responsabilidad de la administración en su conjunto, bajo el liderazgo de la Gerencia General. 3. La Auditoría Interna actúa siempre con Independencia y Objetividad, evaluando permanentemente cualquier conflicto de interés que pudiere afectar dichos atributos. Especial evaluación hará de ello, cuando se trate de auditar procesos en cuyo diseño pudo haber participado, sin perjuicio de sus facultades de asesoría interna ejercidas con juicio profesional. La Auditoría Interna tiene la obligación de desafiar la calidad de los controles clave establecidos y proponer oportunidades de mejora cuando corresponda. 4. Empresas Hites proveerá acceso necesario a toda a la información y sus fuentes que sean requeridas para el desempeño de la Auditoría Interna, incluyendo actas de Directorios o Comités, documentos, libros, bases de datos, valores y cualesquiera otros registros de propiedad de la Compañía, así como a las personas de directores, ejecutivos y otras que resulten necesarias al mismo efecto. De igual modo, los auditores internos observarán en todo momento una actitud de respeto y compromiso con la propiedad de la información, con los procedimientos dispuestos para su acceso, y con el uso prudente y discreto de la misma. 5. La incorporación tecnologías de análisis de bases de datos es relevante para incrementar la eficiencia en el proceso de Auditoría Interna, y consecuente con ello y con los recursos disponibles, la función incluirá entre sus responsabilidades la implementación gradual de tecnologías y herramientas de monitoreo continuo, que permitan el diseño de alertas tempranas sobre situaciones inusuales, anómalas, o irregulares, que signifiquen asimismo, oportunidades de cambio en la planificación de auditoría. 6. Auditoría Interna requiere conformar y mantener un equipo altamente competente, habilitando procesos de planificación, asignación, ejecución y control del desempeño de la Auditoría Interna, fundados en metodologías y parámetros técnicos, realistas, medibles, y periódicamente revisados, y consecuente con ello, cautelará la capacitación y entrenamiento continuo de los auditores internos. Política de Auditoría Interna Página: 4 de 6

5 7. La ley y las regulaciones, los valores de la compañía, las políticas corporativas, y las buenas prácticas son referentes en el desempeño de la Auditoría Interna. En el ejercicio de sus funciones, y cuando resulte atingente al objetivo y alcance definido, Auditoría Interna evaluará, en consulta con los equipos expertos pertinentes, el control del cumplimiento legal y regulatorio exigible, así como de las políticas y procedimientos al efecto se hubieren formalizado con observancia de los principios y valores de la compañía. En ausencia de estos elementos, considerará la aplicación de estándares internacionalmente reconocidos de buenas prácticas. 5. FUNDAMENTOS ESTRATÉGICOS La VISIÓN de Auditoría Interna. Conformar un equipo de Auditoría reconocido por su independencia, objetividad y competencia, promotor de buenas prácticas de desempeño, innovación, conducta ética y cumplimiento La MISIÓN de Auditoría Interna. Identificar, evaluar, y recomendar acciones que fortalezcan el Sistema de Control Interno, con el propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía, apoyando al Directorio en sus responsabilidades de supervisión de la administración con atención a mejores prácticas de control interno y gestión de riesgos Objetivos Estratégicos. En conformidad la Visión y Misión, la Auditoría Interna tiene los siguientes objetivos estratégicos: 1) Asistir al Comité de Directores y/o al Directorio en el ejercicio de sus responsabilidades de supervisión de la administración en sus prácticas de control interno y gestión de riesgos. 2) Promover una cultura de rigurosidad, transparencia, ética empresarial y cumplimiento regulatorio, consistente con mejores prácticas internacionales y con las Políticas y Directrices aprobadas por el Directorio, siempre con foco en las áreas y procesos de mayor impacto en los negocios de la compañía. 3) Planificar, ejecutar y reportar periódicamente, los trabajos de auditoría interna a los procesos, en apoyo de la conducción estratégica de la compañía, cautelando la calidad de la información derivada del proceso de auditoría. 4) Contribuir a mantener a la compañía en condición de cumplimiento de sus obligaciones legales, así como de compromisos asumidos con autoridades o reguladores. Política de Auditoría Interna Página: 5 de 6

6 5) Integrar el uso de Tecnologías de la Información (TI) en el monitoreo de controles y mitigaciones clave del Sistema de Control Interno. 6. Monitoreo y administración El monitoreo del conocimiento y aplicación de esta política se realizará con la periodicidad que establezcan los sistemas de gobierno corporativo adoptados por el Directorio, con el fin de comprobar la efectividad de los procedimientos y prácticas adoptados conforme a ella. Cada División será responsable de velar por el conocimiento y cumplimiento de esta Política, en los niveles que razonablemente se estime serán contrapartes de la Auditoría Interna. La Gerencia de Auditoría Interna es responsable de controlar la aplicación de la política. 7. Aprobación y Actualización Con el fin de mantener la efectividad de esta Política, ella deberá ser revisada al menos cada 36 meses contados desde su última actualización, a menos que se presenten cambios en la organización o en las operaciones que demanden su revisión anticipada. 8. Publicación y Difusión La presente política será publicada y distribuida al Directorio, Gerente General, Gerentes de División, Gerentes y Subgerentes, así como a todas las áreas de Empresas Hites y a terceras partes que deban estar en conocimiento, de acuerdo a lo establecido por los procedimientos de la Compañía y por la regulación aplicable. Registro de Aprobación La presente política fue confeccionada, revisada y aprobada como se indica a continuación: ELABORÓ: JOAQUÍN PÉREZ URBINA Gerente de Auditoría Interna REVISÓ: COMITÉ DE DIRECTORES AUTORIZÓ: DIRECTORIO 18 de Enero de 2016 Fecha de Acta de Revisión 19 de Enero de 2016 Fecha de Acta de Aprobación 31 de Marzo de 2016 Política de Auditoría Interna Página: 6 de 6