MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PREVENCION DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. Marzo 2017 Versión 03

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PREVENCION DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Versión 03

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3 Í N D I C E SECCIÓN CONTENIDO CÓDIGO PÁGINA I 1. Control de ediciones CE 4 II 2. Gestión del Manual GM Titularidad del Manual 2.2. Administrador del Manual 2.3. Procedimiento de aprobación 2.4. Procedimiento de distribución 2.5. Procedimiento de actualización III 3. Introducción IN Objetivo del Manual 3.2. Concepto de blanqueo de capitales y Financiación del terrorismo 3.3. Legislación aplicable Normativa internacional Normativa española 3.4. Régimen sancionador 3.5. Ámbito de aplicación de la legislación española IV 4. Política Global de Prevención del Blanqueo de Capitales y la financiación del terrorismo 4.1. Introducción 4.2. Sujetos obligados 4.3. Normativa Interna 4.4. Esquema de la organización interna para la prevención del blanqueo de capitales 4.5. Evaluación del riesgo del cliente 4.6. Conocimiento del cliente 4.7. Vigilancia y comunicación de operaciones 4.8. Conservación y archivo de documentos 4.9. Formación del personal Auditoría Interna Examen de Experto Externo PG

4 Í N D I C E SECCIÓN CONTENIDO CÓDIGO PÁGINA V 5. Organización interna OI Estructura organizativa Funciones y responsabilidades del Consejo de Administración 5.3. Funciones y responsabilidades del Órgano de Control Interno 5.4. Representante ante el Servicio Ejecutivo 5.5. Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales VI 6. Identificación y Conocimiento del cliente CC Introducción Evaluación del riesgo de clientes y Política Expresa de Admisión de clientes 6.3. Procedimiento de identificación de clientes 6.4. Conocimiento del cliente 6.5. Medidas simplificadas de diligencia debida 6.6. Medidas reforzadas de diligencia debida 6.7. Procedimiento implementación de la identificación y conocimiento del cliente 6.8. Procedimiento para la identificación de beneficiarios en santalucia. VII 7. Conservación y archivo de documentación CAD 2 3 VIII 8. Detección y control de operaciones sospechosas OP Relación de operaciones sospechosas 8.2. Revisión periódica de la relación de operaciones sospechosas 8.3. Procedimientos de naturaleza preventiva dirigidos a mitigar el riesgo de operativas sospechosas 8.4. Rastreo de operaciones sospechosas 2

5 Í N D I C E SECCIÓN CONTENIDO CÓDIGO PÁGINA 8.5. Procedimiento de análisis de alertas 8.6. Procedimiento de detección de operaciones sospechosas 8.7. Procedimiento de comunicación interna en caso de detección de operaciones sospechosas, por parte de empleados/directivos/agentes o corredores IX 9. Análisis especial de operaciones AOS Análisis especial de operaciones 9.2. Archivo, control y conservación de documentos 9.3. Protección de datos de carácter personal X 10. Comunicación de operaciones sospechosas al Servicio Ejecutivo Obligación de comunicar por sospecha Identificación de operaciones sospechosas a comunicar Procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas al Servicio Ejecutivo Información requerida en las comunicaciones Comunicaciones directas por parte de empleados y directivos al Servicio Ejecutivo Archivo, control y conservación de documentación Obligación de abstención de ejecución de operaciones COS 2-6 XI 11. Elaboración y envío de la Declaración Mensual Obligatoria Reporting sistemático: elaboración y comunicación DMO 2-4 3

6 Í N D I C E SECCIÓN CONTENIDO CÓDIGO PÁGINA XII 12. Requerimientos de información por el Servicio Ejecutivo y otras autoridades Obligación de atender los requerimientos de información del Servicio Ejecutivo u otras autoridades Recepción de los requerimientos de información Elaboración de la respuesta al requerimiento Procedimiento de comunicación al Servicio Ejecutivo de la información requerida Información requerida por autoridad distinta al Servicio Ejecutivo Registro y archivo de comunicaciones RI 2 5 XIII 13. Formación Introducción formación Planes de formación Actualización periódica de los planes de formación Soporte documental de las acciones formativas Difusión del soporte documental de las acciones formativas. FO 2-5 XIV 14. Control de la actividad de filiales y sucursales FI Control de la actividad de las filiales 14.2 Funciones de PBC en Alpha Plus XV 15. Control de agentes y corredores Canales de comercialización de productos Procedimientos aplicables a agentes y corredores Procedimientos de contratación de agentes y corredores AC 2-4 4

7 Í N D I C E SECCIÓN CONTENIDO CÓDIGO PÁGINA Política de control de la actividad realizada por agentes y corredores Política de formación de agentes y corredores XVI 16. Procedimientos de revisión y verificación PR Verificación interna Verificación externa XVII 17. Otros aspectos OA Exención de responsabilidad Prohibición de revelación Elaboración del Plan Anual y Memoria Anual XVIII 18. Anexos

8 CONTROL DE EDICIONES Código CE Sección: I SECCIÓN I CONTROL DE EDICIONES CONTENIDO PÁGINA 1. Control de Ediciones 4 3

9 CONTROL DE EDICIONES Código CE Sección: I Edición Versión Fecha finalización Fecha aprobación Primera Edición 01 2 de Abril de de Abril de 2009 Anexo 01 Diciembre de de Enero de 2011 Segunda Edición de Febrero de de Marzo de 2015 Tercera Edición de Marzo de de Abril de 2017 Modificaciones respecto a la edición anterior Procedimientos a nivel de grupo, incorporando a la Sociedad Alpha Plus Gestora, Sociedad de Instituciones de Inversión Colectiva como filial sujeto obligado de la normativa de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 4

10 GESTIÓN DEL MANUAL Código GM Sección: II SECCIÓN II GESTIÓN DEL MANUAL CONTENIDO PÁGINA 1. Titularidad del Manual 2 2. Administrador del Manual 2 3. Procedimiento de aprobación 2 4. Procedimiento de distribución 2 5. Procedimiento de actualización 3 1

11 GESTIÓN DEL MANUAL Código GM Sección: II 1. TITULARIDAD DEL MANUAL Este Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales es propiedad de SANTA LUCÍA, S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS (en adelante, santalucía) y de ALPHA PLUS GESTORA, SOCIEDAD DE INSTITUCIONES DE INVERSIÓN COLECTIVA, S.A. (en adelante ALPHAPLUS) filial de la primera. Ambas entidades serán identificadas como el Grupo santalucia o el Grupo estando prohibida su utilización y reproducción sin la autorización expresa del Grupo. 2. ADMINISTRADOR DEL MANUAL La figura del Administrador de este Manual recae sobre el Responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales (UPBC) del Grupo santalucia, quién mantendrá una copia actualizada y firmada en el apartado de control de ediciones por los miembros del OCI. 3. PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN La aprobación del presente Manual, así como de las distintas modificaciones que pudieran realizarse al mismo, es competencia del Órgano de Control Interno (OCI) del Grupo santalucia, quien lo someterá a posterior ratificación por el Consejo de Administración. 4. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN El procedimiento de distribución del Manual debe garantizar el acceso al mismo por la totalidad de los miembros de la Organización afectados por su contenido. El Administrador del Manual deberá recabar la evidencia oportuna que permita justificar adecuadamente ante las autoridades, o cualquier tercero, la distribución del mismo a todos los miembros de la Organización. La distribución del Manual se realizará conforme a los siguientes criterios: Ubicación en la Intranet de santalucía, para consulta de todos los empleados y directivos de la Entidad. Ubicación en un directorio compartido en la dirección Z:/ Manuales de procedimientos de ALPHAPLUS Entrega de un ejemplar impreso al Órgano de Control Interno de Prevención de Blanqueo de Capitales de Grupo. Requerimiento de firma del documento que acredita haber recibido el Manual, y cualquier actualización del mismo, así como conocer y aceptar su contenido. Entrega de un ejemplar impreso a todos los empleados de ALPHAPLUS. Requerimiento de firma del documento que acredita haber recibido el Manual, y cualquier actualización del mismo, así como conocer y aceptar su contenido. Entrega de un ejemplar impreso a los restantes miembros integrantes del Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales del Grupo (Representante y autorizados y Responsable de la UPBC) según la estructura establecida en la Sección V. 2

12 GESTIÓN DEL MANUAL Código GM Sección: II Requerimiento de firma del documento que acredita haber recibido el Manual, y cualquier actualización del mismo, así como conocer y aceptar su contenido. Entrega de un ejemplar impreso en las acciones formativas que se impartan, según el Plan de Formación de Grupo, recibiendo documento firmado de su recepción. El contenido del manual se explicará a la red de mediadores (agentes y corredores) en los cursos de formación, donde se les hará entrega de un resumen del mismo. Las modificaciones del manual se difundirán mediante el envío de comunicaciones y notas informativas a la red de agentes y corredores. Cualquier actualización que se produzca del Manual una vez aprobado por el OCI, deberá ser comunicada a todos los miembros de la Organización según el procedimiento establecido. El Administrador del Manual deberá recabar la evidencia oportuna que permita justificar adecuadamente ante las autoridades la aprobación y distribución del mismo a todos los miembros de los departamentos involucrados y restantes miembros del Grupo. 5. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN El Administrador del Manual es el responsable de la revisión y, en su caso, actualización del manual, tan pronto lo requieran las circunstancias y, en todo caso, anualmente. Las modificaciones al Manual que pudieran estimarse necesarias como resultado del procedimiento de actualización, serán sometidas a la aprobación del Órgano de Control Interno (OCI) del Grupo. El Administrador del Manual será el responsable de trasladar al mismo las modificaciones debidamente aprobadas por el Órgano de Control Interno, así como de asegurarse que dicho Órgano manifiesta su aprobación definitiva en el apartado CONTROL DE EDICIONES incluido a estos efectos en la Sección I de este Manual. El procedimiento de comunicación de las actualizaciones realizadas, seguirá el procedimiento de distribución indicado anteriormente, así como la comunicación vía correo electrónico de los aspectos fundamentales objeto de dicha actualización. 3

13 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III SECCIÓN III INTRODUCCIÓN CONTENIDO PÁGINA 1. Objetivo del Manual 2 2. Concepto de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo 2 3. Legislación aplicable 4 4. Régimen sancionador 8 5. Ámbito de aplicación de la legislación española 14 1

14 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III 1. OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo se ha elaborado con el principal objetivo de recopilar y difundir, entre todos los miembros de la Organización, los distintos procedimientos de control interno implantados por el Grupo santalucía para conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales, así como establecer los órganos adecuados de comunicación encargados de analizar, controlar y comunicar al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones monetarias del Banco de España toda información relativa a dichas operaciones o hechos. A los efectos de lo indicado en el párrafo anterior, el presente Manual se dirige a los siguientes miembros de la Organización: Consejo de Administración de cada sujeto obligado Órgano de Control Interno (OCI) del Grupo Representante y autorizados del Grupo ante el SEPBLAC Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales (UPBC) del Grupo. Área de Operaciones de santalucía Directivos y empleados del Grupo Agentes y corredores que comercializan los productos de santalucía, a los que se referirá este Manual, en lo sucesivo, como Mediadores Área de Cumplimiento normativo de ALPHAPLUS Área de Administración de ALPHAPLUS Área de Gestión de ALPHAPLUS Los procedimientos contenidos en este Manual son de obligado cumplimiento por parte de todos los departamentos y miembros de la Organización indicados anteriormente. 2. CONCEPTO DE BLANQUEO DE CAPITALES Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO De acuerdo con la ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo, se considerarán blanqueo de capitales las siguientes actividades: a) La conversión o la transferencia de bienes, a sabiendas de que dichos bienes proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva, con el propósito de ocultar o encubrir el origen ilícito de los bienes o de ayudar a personas que estén implicadas a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos. b) La ocultación o el encubrimiento de la naturaleza, el origen, la localización, la disposición, el movimiento o la propiedad real de bienes o derechos sobre bienes, a 2

15 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III sabiendas de que dichos bienes proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva. c) La adquisición, posesión o utilización de bienes, a sabiendas, en el momento de la recepción de los mismos, de que proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva. d) La participación en alguna de las actividades mencionadas en las letras anteriores, la asociación para cometer este tipo de actos, las tentativas de perpetrarlas y el hecho de ayudar, instigar o aconsejar a alguien para realizarlas o facilitar su ejecución. Existirá blanqueo de capitales aun cuando las conductas descritas en las letras precedentes sean realizadas por la persona o personas que cometieron la actividad delictiva que haya generado los bienes. A los efectos de esta Ley se entenderá por bienes procedentes de una actividad delictiva todo tipo de activos cuya adquisición o posesión tenga su origen en un delito, tanto materiales como inmateriales, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, así como los documentos o instrumentos jurídicos con independencia de su forma, incluidas la electrónica o la digital, que acrediten la propiedad de dichos activos o un derecho sobre los mismos, con inclusión de la cuota defraudada en el caso de los delitos contra la Hacienda Pública. Se considerará que hay blanqueo de capitales aun cuando las actividades que hayan generado los bienes se hubieran desarrollado en el territorio de otro Estado. El proceso de blanqueo de capitales, globalmente considerado, consta de las siguientes fases: Colocación: Introducción del dinero en efectivo procedente de actividades delictivas en los circuitos financieros. Encubrimiento: Realización de operaciones sucesivas con la finalidad de fraccionar, acumular y ocultar el origen del dinero. Integración: Incorporación de los importes en el sistema financiero bajo una apariencia legal. Las Entidades financieras y no financieras, y obviamente las entidades aseguradoras y las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva, pueden ser utilizadas en cualquiera de los puntos anteriores, razón por la cual, el Grupo ha establecido procedimientos de control para luchar contra este tipo de operaciones. De acuerdo con la ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo, se entenderá por financiación del terrorismo el suministro, el depósito, la distribución o la recogida de fondos o bienes, por cualquier medio, de forma directa o indirecta, con la intención de utilizarlos o con el conocimiento de que serán utilizados, íntegramente o en parte, para la comisión de cualquiera de los delitos de terrorismo tipificados en el Código Penal. 3

16 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III Se considerará que existe financiación del terrorismo aun cuando el suministro o la recogida de fondos o bienes se hayan desarrollado en el territorio de otro Estado. 3. LEGISLACIÓN APLICABLE 3.1. Normativa internacional Los principales documentos internacionales que se han utilizado como base para la elaboración de la mayoría de las normativas nacionales son los siguientes: - La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas, aprobada en Viena el 19 de diciembre de 1988 ( Convención de Viena ). - Ratificación de la Convención de las Naciones Unidas, de 15 de Noviembre de 2000, instrumento de Ratificación contra la Delincuencia Organizada Transnacional, hecho en Nueva York el 15 de noviembre de 2000, en relación a promover la cooperación para prevenir y combatir más eficazmente la delincuencia organizada transnacional. - El informe aprobado por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) el 6 de febrero de 1990 en París, con 40 recomendaciones para prevenir el blanqueo de capitales que fueron actualizadas en 1996, en junio de 2003, en octubre de 2004 (versión inglesa) y en febrero 2012 (versión inglesa). - El Convenio del Consejo de Europa sobre blanqueo, identificación, embargo y decomiso de los productos del delito, abierto a la firma el 8 de noviembre de 1990 en Estrasburgo. - La Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas (91/308/CEE), de 10 de junio de 1991, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales. - La Directiva del Parlamento Europeo y del Consejo (2001/97/CE), de 4 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 91/308/CEE del Consejo relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales. - La Directiva 2005/60/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de octubre de 2005, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales y para la financiación del terrorismo. - Directiva 2006/70/CE de la Comisión de 1 de Agosto de 2006 por la que se establecen disposiciones de aplicación de la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a la definición de "personas del medio político" y los criterios técnicos aplicables en los procedimientos simplificados de diligencia debida con respecto al cliente así como en lo que atañe a la exención por razones de actividad financiera ocasional o muy limitada. - Reglamento 1889/2005 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de Octubre de 2005, relativo a los controles de la entrada o salida de dinero efectivo de la Comunidad. - Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de mayo de 2015 relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo 4

17 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III de capitales o la financiación del terrorismo, y por la que se modifica el Reglamento (UE) no 648/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, y se derogan la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y la Directiva 2006/70/CE de la Comisión Normativa española En la actualidad, la principal normativa española dirigida a prevenir e impedir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo está configurada por los siguientes textos legales: - Ley 19/2003, de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales. - Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal, que modifica el apartado 1 del Art. 2 de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención de blanqueo de capital, correspondiente a los nuevos sujetos obligados. - Orden EHA/1439/2006, de 3 de mayo, reguladora de la declaración de movimientos de medios de pago en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales. - Real Decreto 1080/1991, de 5 de julio, en el que se recogen los países o territorios considerados legalmente como paraísos fiscales. - Ley 12/2003 de 21 de mayo de Prevención y Bloqueo de la financiación del terrorismo. - Orden EHA/2619/2006, de 28 de julio, por la que se desarrollan determinadas obligaciones de prevención del blanqueo de capitales de los sujetos obligados que realicen actividad de cambio de moneda o gestión de transferencias con el exterior. - Orden ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de comunicación de operaciones en relación con determinados países al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. - RESOLUCIÓN de 10 de septiembre de 2008, de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, por la que se publica el Acuerdo de 14 de julio de 2008, de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, por el que se determinan las jurisdicciones que establecen requisitos equivalentes a los de la legislación española de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Real Decreto 1816/1991, de 20 de diciembre, sobre Transacciones Económicas con el Exterior, modificado por real decreto 1638/1996 de 5 de julio - Resolución de 9 de julio de 1996, de la Dirección General de Política comercial e Inversiones Exteriores, por la que se dictan normas para la aplicación de los artículos 4º, 5º, 7º y 10º de la Orden del Ministerio de Economía a y Hacienda, de 27 de diciembre de 1991, sobre transacciones económicas con el exterior. 5

18 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III - Resolución de 31 de octubre de 2000, de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, por la que se modifica la Resolución de 9 de julio de 1996, de la Dirección General de Política Comercial e Inversiones Exteriores, por la que se dictan normas para la aplicación de los artículos 4, 5, 7 y 10 de la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 27 de diciembre de 1991, sobre transacciones económicas con el exterior - Orden de 27 de diciembre de 1991 de desarrollo del Real Decreto 1816/1991, de 20 de diciembre, sobre transacciones económicas con el exterior - Ley 40/1979, de 10 de diciembre, sobre Régimen jurídico de Control de Cambios - Real Decreto 664/1999, de 23 de abril sobre régimen jurídico de las inversiones exteriores. - Orden EHA/2444/2007, de 31 de julio, por la que se desarrolla el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, en relación con el informe de experto externo sobre los procedimientos y órganos de control interno y comunicación establecidos para prevenir el blanqueo de capitales. - Ley 10/2010 de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la financiación del terrorismo. - Resolución de 10 de agosto de 2012, de la Secretaría General del Tesoro y Política Financiera, por la que se publica el Acuerdo de 17 de julio de 2012, de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, por el que se determinan las jurisdicciones que establecen requisitos equivalentes a los de la legislación española de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude. - La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. - Real Decreto 304/2014, de 5 mayo, por el que se publica el desarrollo del Reglamento de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Real Decreto 413/2015 de 29 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Vigilancia de Actividades de Financiación del Terrorismo Obligaciones impuestas por la normativa española El RD 304/2014 establece, para los sujetos obligados, las siguientes obligaciones: 6

19 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III OBLIGACIÓN Art. RD 304/2014 Sección del Manual Identificación y conocimiento de los clientes 4 y 5 VI Identificación de beneficiarios 4 y 5 VI Detección y Examen especial de determinadas operaciones 24 y 25 VIII, IX Archivo y Conservación de documentos 28 y 29 VII Comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo DMO 27 XI Comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo operaciones sospechosas Cumplimentación de la información requerida por el Servicio Ejecutivo 26 X 30 XII Abstención de ejecución de operaciones 34 X Deber de confidencialidad 24 XVII Establecimiento de procedimientos y órganos de control interno 34 y 35 V Formación de los sujetos obligados 39 XIII Exención de responsabilidad (*) 15 XVII Revisión y Verificación 38 XVI Filiales y Sucursales 36 XIV Agentes y corredores 37 XV (*) No se trata de obligaciones propiamente dichas 7

20 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III 4. RÉGIMEN SANCIONADOR El régimen sancionador se regula en el Capítulo VIII (artículos 50 a 62, ambos inclusive) de la Ley 10/2010 que establece sanciones muy significativas no sólo para la Entidad, sino también para quienes, ejerciendo cargos de administración o dirección en la misma, fueran responsables de la infracción, distinguiendo entre infracciones muy graves, graves y leves. Infracciones muy graves Constituyen infracciones muy graves las siguientes: a) El incumplimiento del deber de comunicación previsto en el artículo 18, cuando algún directivo o empleado del sujeto obligado hubiera puesto de manifiesto internamente la existencia de indicios o la certeza de que un hecho u operación estaba relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. b) El incumplimiento de la obligación de colaboración establecida en el artículo 21 cuando medie requerimiento escrito de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. c) El incumplimiento de la prohibición de revelación establecida en el artículo 24 o del deber de reserva previsto en los artículos 46.2 y 49.2.e). d) La resistencia u obstrucción a la labor inspectora, siempre que medie requerimiento del personal actuante expreso y por escrito al respecto. e) El incumplimiento de la obligación de adoptar las medidas correctoras comunicadas por requerimiento del Comité Permanente a las que se alude en los artículos 26.3, 31.2, 44.2 y 47.3 cuando concurra una voluntad deliberadamente rebelde al cumplimiento. f) La comisión de una infracción grave cuando durante los cinco años anteriores hubiera sido impuesta al sujeto obligado sanción firme en vía administrativa por el mismo tipo de infracción. En los términos previstos por los Reglamentos comunitarios que establezcan medidas restrictivas específicas de conformidad con los artículos 60, 301 o 308 del Tratado Constitutivo de la Comunidad Europea, constituirán infracciones muy graves de la presente Ley las siguientes: a) El incumplimiento doloso de la obligación de congelar o bloquear los fondos, activos financieros o recursos económicos de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados. b) El incumplimiento doloso de la prohibición de poner fondos, activos financieros o recursos económicos a disposición de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados. 1. Por la comisión de estas infracciones se podrán imponer las siguientes sanciones: a) Amonestación pública. 8

21 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III b) Multa cuyo importe mínimo será de euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 5 por ciento del patrimonio neto del sujeto obligado, el duplo del contenido económico de la operación, o euros. c) Tratándose de entidades sujetas a autorización administrativa para operar, la revocación de ésta. La sanción prevista en la letra b), que ha de ser obligatoria en todo caso, se impondrá simultáneamente con alguna de las previstas en las letras a) o c). 2. Además de la sanción que corresponda imponer al sujeto obligado por la comisión de infracciones muy graves, se podrán imponer una o varias de las siguientes sanciones a quienes, ejerciendo en el mismo, cargos de administración o dirección, fueran responsables de la infracción: a) Multa a cada uno de ellos por importe de entre y euros. b) Separación del cargo, con inhabilitación para ejercer cargos de administración o dirección en la misma entidad por un plazo máximo de diez años. c) Separación del cargo, con inhabilitación para ejercer cargos de administración o dirección en cualquier entidad de las sujetas a esta Ley por un plazo máximo de diez años. La sanción prevista en la letra a), que ha de ser obligatoria en todo caso, podrá aplicarse simultáneamente con alguna de las previstas en las letras b) y c). Infracciones graves 1. Constituyen infracciones graves las siguientes: a) El incumplimiento de obligaciones de identificación formal, en los términos del artículo 3. b) El incumplimiento de obligaciones de identificación del titular real, en los términos del artículo 4. c) El incumplimiento de la obligación de obtener información sobre el propósito e índole de la relación de negocios, en los términos del artículo 5. d) El incumplimiento de la obligación de aplicar medidas de seguimiento continuo a la relación de negocios, en los términos del artículo 6. e) El incumplimiento de la obligación de aplicar medidas de diligencia debida a los clientes existentes, en los términos del artículo 7.2 y de la Disposición transitoria séptima. f) El incumplimiento de la obligación de aplicar medidas reforzadas de diligencia debida, en los términos de los artículos 11 a 16. g) El incumplimiento de la obligación de examen especial, en los términos del artículo 17. h) El incumplimiento de la obligación de comunicación por indicio, en los términos del artículo 18, cuando no deba calificarse como infracción muy grave. 9

22 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III i) El incumplimiento de la obligación de abstención de ejecución, en los términos del artículo 19. j) El incumplimiento de la obligación de comunicación sistemática, en los términos del artículo 20. k) El incumplimiento de la obligación de colaboración establecida en el artículo 21 cuando medie requerimiento escrito de uno de los órganos de apoyo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. l) El incumplimiento de la obligación de conservación de documentos, en los términos del artículo 25. m) El incumplimiento de la obligación de aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados de control interno, en los términos del artículo 26.1, incluida la aprobación por escrito y aplicación de una política expresa de admisión de clientes. n) El incumplimiento de la obligación de comunicar al Servicio Ejecutivo de la Comisión la propuesta de nombramiento del representante del sujeto obligado, o la negativa a atender los reparos u observaciones formulados, en los términos del artículo ñ) El incumplimiento de la obligación de establecer órganos adecuados de control interno, con inclusión, en su caso, de las unidades técnicas, que operen en los términos previstos en el artículo o) El incumplimiento de la obligación de dotar al representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y al órgano de control interno de los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios para el ejercicio de sus funciones. p) El incumplimiento de la obligación de aprobar y mantener a disposición del Servicio Ejecutivo de la Comisión un manual adecuado y actualizado de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, en los términos del artículo q) El incumplimiento de la obligación de examen externo, en los términos del artículo 28. r) El incumplimiento de la obligación de formación de empleados, en los términos del artículo 29. s) El incumplimiento de la obligación de adoptar por parte del sujeto obligado las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados, directivos o agentes que hayan realizado una comunicación a los órganos de control interno, en los términos del artículo t) El incumplimiento de la obligación de aplicar respecto de las sucursales y filiales con participación mayoritaria situadas en terceros países las medidas previstas en el artículo 31. u) El incumplimiento de la obligación de aplicar contramedidas financieras internacionales, en los términos del artículo

23 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III v) El incumplimiento de la obligación establecida en el artículo 43 de declarar la apertura o cancelación de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cuentas de valores y depósitos a plazo. w) El incumplimiento de la obligación de adoptar las medidas correctoras comunicadas por requerimiento del Comité Permanente a las que se alude en los artículos 26.3, 31.2, 44.2 y 47.3 cuando no concurra una voluntad deliberadamente rebelde al cumplimiento. x) El establecimiento o mantenimiento de relaciones de negocio o la ejecución de operaciones prohibidas. y) La resistencia u obstrucción a la labor inspectora cuando no haya mediado requerimiento del personal actuante expreso y por escrito al respecto. 2. Salvo que concurran indicios o certeza de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, las infracciones tipificadas en las letras a), b), c), d), e), f) y l) del apartado anterior podrán ser calificadas como leves cuando el incumplimiento del sujeto obligado deba considerarse como meramente ocasional o aislado a la vista del porcentaje de incidencias de la muestra de cumplimiento. 3. Constituirán infracciones graves de la Ley 10/2010 del 28 de abril: a) El incumplimiento de la obligación de declaración de movimientos de medios de pago, en los términos del artículo 34. b) El incumplimiento por fundaciones o asociaciones de las obligaciones establecidas en el artículo 39. c) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 41, salvo que deba calificarse como muy grave de conformidad con el artículo 51.1.b). 4. En los términos previstos por los Reglamentos comunitarios que establezcan medidas restrictivas específicas de conformidad con los artículos 60, 301 o 308 del Tratado Constitutivo de la Comunidad Europea, constituirán infracciones graves de la presente Ley: a) El incumplimiento de la obligación de congelar o bloquear los fondos, activos financieros o recursos económicos de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados, cuando no deba calificarse como infracción muy grave. b) El incumplimiento de la prohibición de poner fondos, activos financieros o recursos económicos a disposición de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados, cuando no deba calificarse como infracción muy grave. c) El incumplimiento de las obligaciones de comunicación e información a las autoridades competentes establecidas específicamente en los Reglamentos comunitarios. 5. Constituirán infracciones graves de la presente Ley el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 del Reglamento (CE) N.º 1781/2006, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de noviembre de 2006, relativo a la información sobre los ordenantes que acompaña a las transferencias de fondos. 11

24 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III 1. Por la comisión de infracciones graves se podrán imponer las siguientes sanciones: a) Amonestación privada. b) Amonestación pública. c) Multa cuyo importe mínimo será de euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 1 por ciento del patrimonio neto del sujeto obligado, el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 por ciento, o euros. La sanción prevista en la letra c), que ha de ser obligatoria en todo caso, se impondrá simultáneamente con alguna de las previstas en las letras a) o b). 2. Además de la sanción que corresponda imponer al sujeto obligado por la comisión de infracciones graves, se podrán imponer una o varias de las siguientes sanciones a quienes, ejerciendo en el mismo cargo de administración o dirección, fueran responsables de la infracción: a) Amonestación privada. b) Amonestación pública. c) Multa a cada uno de ellos por un importe mínimo de euros y máximo de hasta euros. d) Suspensión temporal en el cargo por plazo no superior a un año. La sanción prevista en la letra c), que ha de ser obligatoria en todo caso, se impondrá simultáneamente con alguna de las previstas en las letras a), b) o d). 3. En el caso de incumplimiento de la obligación de declaración establecida en el artículo 34 se impondrá la sanción de multa cuyo importe mínimo será de 600 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta el duplo del valor de los medios de pago empleados. Infracciones leves Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 52.2, constituirán infracciones leves aquellos incumplimientos de obligaciones establecidas específicamente en la presente Ley que no constituyan infracción muy grave o grave conforme a lo previsto en los dos artículos precedentes. Por la comisión de infracciones leves se podrán imponer una o ambas de las siguientes sanciones: a) Amonestación privada. b) Multa por importe de hasta euros. 12

25 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III Responsabilidad de administradores y directivos. Además de la responsabilidad que corresponda a la entidad obligada aun a título de simple inobservancia, quienes ejerzan en ella cargos de administración o dirección, sean unipersonales o colegiados, serán responsables de las infracciones cuando éstas sean imputables a su conducta dolosa o negligente. Graduación de las sanciones. 1. Las sanciones se graduarán atendiendo a las siguientes circunstancias: a) La cuantía de la operación o las ganancias obtenidas, en su caso, como consecuencia de las omisiones o actos constitutivos de la infracción. b) La circunstancia de haber procedido o no a la subsanación de la infracción por propia iniciativa. c) Las sanciones firmes en vía administrativa por infracciones de distinto tipo impuestas al sujeto obligado en los últimos cinco años con arreglo a esta Ley. En todo caso, se graduará la sanción de modo que la comisión de las infracciones no resulte más beneficiosa para el infractor que el cumplimiento de las normas infringidas. 2. Para determinar la sanción aplicable de entre las previstas en los artículos 56.2, 57.2 y 58, se tomarán en consideración las siguientes circunstancias: a) El grado de responsabilidad o intencionalidad en los hechos que concurra en el interesado. b) La conducta anterior del interesado, en la entidad inculpada o en otra, en relación con las exigencias previstas en esta Ley. c) El carácter de la representación que el interesado ostente. d) La capacidad económica del interesado, cuando la sanción sea multa. 3. Para determinar la sanción aplicable por incumplimiento de la obligación de declaración establecida en el artículo 34, se considerarán como agravantes las siguientes circunstancias: a) La notoria cuantía del movimiento, considerándose en todo caso como tal aquélla que duplique el umbral de declaración. b) La falta de acreditación del origen lícito de los medios de pago. c) La incoherencia entre la actividad desarrollada por el interesado y la cuantía del movimiento. d) La circunstancia de ser hallados los medios de pago en lugar o situación que muestre una clara intención de ocultarlos. e) Las sanciones firmes en vía administrativa por incumplimiento de la obligación de declaración impuestas al interesado en los últimos cinco años. 13

26 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III 5.- ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN ESPAÑOLA El artículo 2.1 de la ley 10/2010, de 28 de abril, establece los sujetos obligados a la legislación vigente sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Dichos sujetos obligados son los siguientes: - Las entidades de crédito. - Las entidades aseguradoras autorizadas para operar en el ramo de vida y los corredores de seguros cuando actúen en relación con seguros de vida u otros servicios relacionados con inversiones, con las excepciones que se establezcan reglamentariamente. - Las empresas de servicios de inversión. - Las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y las sociedades de inversión cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora. - Las entidades gestoras de fondos de pensiones. - Las sociedades gestoras de entidades de capital-riesgo y las sociedades de capitalriesgo cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora. - Las sociedades de garantía recíproca. - Las entidades de pago. - Las personas que ejerzan profesionalmente actividades de cambio de moneda. - Los servicios postales respecto de las actividades de giro o transferencia. - Las personas dedicadas profesionalmente a la intermediación en la concesión de préstamos o créditos, así como las personas que, sin haber obtenido autorización como establecimientos financieros de crédito, desarrollen profesionalmente alguna de las actividades a que se refiere la Disposición adicional primera de la Ley 3/1994, de 14 de abril, por la que se adapta la legislación española en materia de Entidades de Crédito a la Segunda Directiva de Coordinación Bancaria y se introducen otras modificaciones relativas al Sistema Financiero. - Los promotores inmobiliarios y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles. - Los auditores de cuentas, contables externos o asesores fiscales. - Los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles. - Los abogados, procuradores u otros profesionales independientes cuando participen en la concepción, realización o asesoramiento de operaciones por cuenta de clientes relativas a la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciales, la gestión de fondos, valores u otros activos, la apertura o gestión de cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cuentas de valores, la organización de las aportaciones necesarias para la creación, el funcionamiento o la gestión de empresas o la creación, el funcionamiento o la gestión de fideicomisos («trusts»), sociedades o estructuras análogas, o cuando actúen por cuenta de clientes en cualquier operación financiera o inmobiliaria. - Las personas que con carácter profesional y con arreglo a la normativa específica que en cada caso sea aplicable presten los siguientes servicios a terceros: constituir sociedades u otras personas jurídicas; ejercer funciones de dirección o secretaría de una sociedad, socio de una asociación o funciones similares en relación con otras personas jurídicas o disponer que otra persona ejerza dichas funciones; facilitar un 14

27 INTRODUCCIÓN Código IN Sección: III domicilio social o una dirección comercial, postal, administrativa y otros servicios afines a una sociedad, una asociación o cualquier otro instrumento o persona jurídicos; ejercer funciones de fideicomisario en un fideicomiso («trust») expreso o instrumento jurídico similar o disponer que otra persona ejerza dichas funciones; o ejercer funciones de accionista por cuenta de otra persona, exceptuando las sociedades que coticen en un mercado regulado y estén sujetas a requisitos de información conformes con el derecho comunitario o a normas internacionales equivalentes, o disponer que otra persona ejerza dichas funciones - Los casinos de juego. - Las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos. - Las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades. - Las personas que ejerzan profesionalmente las actividades a que se refiere el artículo 1 de la Ley 43/2007, de 13 de diciembre, de protección de los consumidores en la contratación de bienes con oferta de restitución del precio. - Las personas que ejerzan actividades de depósito, custodia o transporte profesional de fondos o medios de pago. - Las personas responsables de la gestión, explotación y comercialización de loterías u otros juegos de azar respecto de las operaciones de pago de premios. - Las personas físicas que realicen movimientos de medios de pago, en los términos establecidos en el artículo Las personas que comercien profesionalmente con bienes, en los términos establecidos en el artículo Las fundaciones y asociaciones, en los términos establecidos en el artículo Los gestores de sistemas de pago y de compensación y liquidación de valores y productos financieros derivados, así como los gestores de tarjetas de crédito o débito emitidas por otras entidades, en los términos establecidos en el artículo 40. Se entenderán sujetas a la presente Ley las personas o entidades no residentes que, a través de sucursales o agentes o mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente, desarrollen en España actividades de igual naturaleza a las de las personas o entidades citadas en los párrafos anteriores. En consecuencia, santalucía como Entidad aseguradora autorizada para operar en el ramo de vida y ALPHAPLUS como sociedad gestora de instituciones de inversión colectiva, son sujetos obligados de la normativa vigente en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 15

28 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV SECCIÓN IV POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO CONTENIDO PÁGINA 1. Introducción 2 2. Sujetos obligados 3 3. Normativa interna 5 4. Esquema de la organización interna para la prevención del blanqueo de capitales 6 5. Evaluación del riesgo del cliente 7 6. Conocimiento del cliente 8 7. Vigilancia y comunicación de operaciones 8 8. Conservación y archivo de documentos 9 9. Formación del personal Auditoría Interna Examen de experto externo 12 1

29 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV 1. INTRODUCCIÓN En los últimos años se ha venido produciendo un importante incremento del crimen organizado y de determinados delitos como el narcotráfico y el terrorismo. Paralelamente, las organizaciones delictivas han desarrollado sofisticadas estructuras que tienen como objetivo primordial la utilización de las entidades financieras y aseguradoras como medio para transformar en legales los resultados económicos obtenidos de estas actividades ilegales, es decir, blanquear estos capitales. Ante esta situación, últimamente se ha ido desarrollando una legislación de ámbito internacional que tiene como objetivo evitar esta utilización fraudulenta del sistema financiero, estableciendo vías de colaboración entre las entidades financieras y las autoridades estatales de cada país y coordinando las actuaciones entre ambas. El 29 de abril de 2010 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, y con fecha 6 de mayo de 2014 su desarrollo reglamentario mediante el Real Decreto 304/2014. Esta Ley y su desarrollo reglamentario derogan la normativa de rango legal que regulaba la materia, la Ley 19/1993, de 28 de diciembre y el Real Decreto 925/2005, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, e incorporan al Derecho español la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de octubre de 2005, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales y para la financiación del terrorismo. Entre los sectores de especial riesgo, la Ley regula, por exigencia comunitaria, el refuerzo de las medidas preventivas en aquellos casos en los que las empresas mantengan relaciones de negocio con personas con responsabilidad pública (PRPs), sus familiares o allegados. En materia de prevención de la financiación del terrorismo, cabe señalar que se pone fin a la dispersión normativa, unificándose en la Ley el régimen de prevención de la financiación del terrorismo con el de prevención del blanqueo de capitales, sin perjuicio de que la Ley 12/2003, de 21 de mayo, seguirá en vigor para todo aquello relativo al bloqueo de fondos, bajo el ámbito del Ministerio de Interior. Igualmente, la Ley incorpora, a sus solos efectos, una definición de financiación del terrorismo. La Ley tiene un marcado carácter reglamentista y contiene la regulación de numerosas previsiones contenidas hasta ahora en el Reglamento de la ya derogada Ley 19/1993, lo que se traduce en un texto notablemente más extenso que el actual. Adicionalmente con fecha 5 de mayo de 2014 se publicó en el Real Decreto 304/2014 que aporta un mayor desarrollo a la Ley 10/2010. El Consejo de Administración de los sujetos obligados que componen el Grupo, están sensibilizados con las obligaciones y responsabilidades relativas a la normativa actual vigente sobre la prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 2

30 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV Por todo lo expuesto, el Grupo ha establecido normas y procedimientos de obligado cumplimiento dirigidos a: Llevar a cabo tanto la operativa aseguradora en el ramo de vida como la realizada en relación con fondos de inversión, planes de pensiones y la gestión discrecional e individualizada de carteras, de acuerdo con el ordenamiento vigente y con las mejores prácticas sectoriales. Impedir la utilización de la Organización por personas o colectivos no deseados. Garantizar que todos los directivos, empleados, agentes y corredores, conozcan y cumplan las políticas y procedimientos relativos al conocimiento del cliente y las operativas tipificadas como operaciones sospechosas de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Formar a los directivos, empleados y agentes y corredores en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Cumplir con la normativa vigente en cada momento sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y con las recomendaciones emitidas por el Servicio Ejecutivo, o por los organismos internacionales, cuando éstas sean vinculantes para el Grupo. 2. SUJETOS OBLIGADOS-COMPAÑIAS AFECTADAS POR EL PRESENTE MANUAL 2.1. Composición del Grupo santalucía. El Grupo Santa Lucía, está compuesto por las siguientes sociedades: Santa Lucía, S.A., Compañía de Seguros y Reaseguros. Entidad aseguradora cuyo objeto social es la práctica y gestión del seguro y reaseguro en los ramos de accidentes, enfermedad, incendio y elementos naturales, otros daños a los bienes (seguros agrarios, combinados, etc.), responsabilidad civil en general, defensa jurídica, asistencia, decesos y vida, que comprenderá todas las modalidades de seguro que cubran los riesgos sobre la vida humana, así como cuantas actividades autorice o no estén prohibidas a las entidades aseguradoras por la legislación sobre Ordenación del Seguro Privado, en el territorio español y el espacio económico europeo. S.O.S. Seguros y Reaseguros, S.A. Entidad aseguradora autorizada para operar en los ramos de asistencia y defensa jurídica. S.O.S. Assistance España, S.A. Entidad dedicada a la prestación de servicios médicos, jurídicos, asistenciales y telefónicos. 3

31 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV Intercentros Ballesol, S.A. Entidad dedicada a la prestación de servicios asistenciales y sanitarios. Lisman Mex, S.A. de C.V. Entidad dedicada a la prestación de servicios asistenciales y sanitarios. Inmoseguros VII 2, S.A. Entidad dedicada a la gestión de activos inmobiliarios por cuenta de entidades aseguradoras. Inmoalemania, Gestión de activos inmobiliarios, S.A. Entidad dedicada a la gestión de activos inmobiliarios por cuenta de entidades aseguradoras. FDF Seguros de Personas S.A. Entidad dedicada a la comercialización de seguros principalmente de decesos. Alpha Plus Gestora, Sociedad Gestora de Instituciones de Inversión Colectiva, S.A. Entidad dedicada a la gestión de fondos y carteras de inversión. Iris Assistance, S.L. Entidad dedicada a la prestación de servicios de gestión de siniestros. PC Amigo, Tu informático en Casa, S.L.U. Entidad dedicada a la prestación de servicios informáticos. Gestión Integral Hispana, S.L. Entidad dedicada a la prestación de consultoría, contable, administración, financiero y fiscal. Accepta Servicios Integrales, S.L. Entidad dedicada a la prestación de Contact Center. Como consecuencia del objeto social de las entidades integrantes del grupo, Santa Lucía, S.A., Compañía de Seguros y Reaseguros, Inmoseguros VII 2, S.A., Inmoalemania Gestión de activos inmobiliarios, S.A. y Alpha Plus Gestora SGIIC, S.A., son sujetos obligados de la normativa vigente en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 4

32 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV En este sentido, el presente Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo contiene los diferentes procedimientos que desarrollan el contenido del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo Entidades del Grupo afectadas por el Manual de Prevención El presente Manual resulta de aplicación únicamente a: Santa Lucía, S.A. Compañía de Seguros y Reaseguros, como sujeto obligado en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. santalucía es la sociedad matriz del grupo. Alpha Plus Gestora, Sociedad Gestora de Instituciones de Inversión Colectiva, S.A., como sujeto obligado en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. ALPHAPLUS es sociedad filial y santalucía dispone del 89,28 % de sus acciones. 3. NORMATIVA INTERNA La normativa interna de santalucía en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo está integrada por: Manual de Prevención del Blanqueo de capitales y de la Financiación del Terrorismo. El presente Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo contiene los diferentes procedimientos que desarrollan el contenido del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se publica desarrollo del Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Se detallan los procedimientos y las políticas de conocimiento de toda la Organización y de la red de agentes y corredores, para combatir y prevenir cualquier acción relacionada con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Este Manual resulta de aplicación para santalucía y ALPHAPLUS como sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. También desarrolla los procedimientos específicos a realizar para la ejecución de las funciones asignadas en este Manual por las personas destinadas en la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales del Grupo. Manual de usuario de PEDRA 5

33 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV Es el manual una aplicación destinada a la prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Incorpora funcionalidades para gestionar de forma automática el proceso de control, estudio y reporte de operaciones así como la operativa susceptible de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo de clientes. Política de Prevención del Blanqueo de capitales y de la Financiación del Terrorismo. 4. ESQUEMA DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA PARA LA PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Cada sujeto obligado, cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 26 de la ley 10/2010 sobre prevención del blanqueo de capitales y de la Financiación del Terrorismo, dispone de un Órgano de Control Interno para la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y tiene designado un Representante ante el Servicio Ejecutivo que actúa como coordinador de todas las actividades que realiza la Entidad en su lucha contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. No obstante, se ha creado un órgano de control interno a nivel de Grupo que es el encargado de establecer políticas, procedimientos y normativa interna de actuación del Grupo santalucía en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del Terrorismo. El Órgano de Control Interno cumpliendo con lo dispuesto en el RD 304/2014 sobre prevención del blanqueo de capitales y de la Financiación del Terrorismo, establece el Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales y su estructura organizativa. Cada representante es, además, el encargado de realizar las funciones de canalización de todas las comunicaciones existentes entre el Servicio Ejecutivo y cada sujeto obligado del Grupo y la de mantener constantemente informada a la Dirección General de cualquier circunstancia que pudiera o debiera alterar o modificar la Política de Prevención del Blanqueo de Capitales. Los órganos directos para transmitir de forma eficaz al resto de la Organización su Política de Prevención del Blanqueo de Capitales y de Financiación del Terrorismo son los siguientes: Consejo de Administración de cada sujeto obligado. Órgano de Control Interno (OCI) a nivel de Grupo. Representante y autorizado ante el Servicio Ejecutivo. Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales (UPBC). 6

34 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV Auditoría Interna tiene el deber de velar por la puesta en práctica y el nivel de cumplimiento de los procedimientos establecidos para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El Órgano de Control Interno a nivel de grupo depende jerárquicamente de la Dirección General de santalucía según se establece en el siguiente cuadro: Consejo de Administración OCI Prevención Blanqueo Dirección General Auditoría Interna Dirección de Supervisión y Gestión de Riesgos Área de Cumplimiento Normativo Área de Riesgos Unidad Prevención Blanqueo Capitales Departamento de Control Interno 5. EVALUACIÓN DEL RIESGO DEL CLIENTE Para prevenir de forma eficaz el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, el Grupo realiza una evaluación de las distintas tipologías de clientes en función de sus riesgos implícitos en relación al blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Esta evaluación se basa en: Segmentación de los clientes de acuerdo con los criterios establecidos. Operativas relacionadas con el blanqueo y su uso por parte de sus clientes. Cualquier otro factor que pueda ser considerado para la evaluación del riesgo del cliente (productos contratados, canales de distribución utilizados, etc.). En función del riesgo / cliente, el Órgano de Control Interno (OCI) ha establecido, dentro de la Política de Admisión de Clientes, la exclusión o la aceptación sujeta a comunicación 7

35 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV inmediata a la Unidad de Prevención del Blanqueo de capitales (UPBC) de determinados clientes que sobrepasen los umbrales de riesgo establecidos. 6. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE La Ley 10/2010 en su artículo 26, y, el documento de Recomendaciones sobre las medidas de control interno para la prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, establecen, que los sujetos obligados deben contar con políticas expresas de aceptación de clientes. Las políticas de Conozca a su cliente (KYC: Know Your Customer) ayudan a proteger la reputación de los sujetos obligados, al reducir la probabilidad de que se conviertan en vehículo o víctima del blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Asimismo, constituyen una parte esencial de la gestión de riesgos eficaz. Cualquier política de Conozca a su cliente se basa en la existencia de los siguientes tres pilares fundamentales: Establecimiento de una Política de aceptación de clientes. Identificación de los clientes. Establecimiento de políticas de conocimiento de los clientes. En esta línea, el Grupo ha incorporado los procedimientos y controles internos dirigidos a garantizar un adecuado conocimiento de sus clientes con el fin de: Conocer la identidad de los clientes con los que mantiene relaciones comerciales. Obtener información adicional que sirva para evaluar los factores de riesgo establecidos. Establecer una Política Expresa de Admisión de Clientes. 7. VIGILANCIA Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES El Grupo santalucía ha establecido procedimientos para el control y examen de las operaciones sensibles o de riesgo en relación con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo y la detección de las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el mismo. Los procedimientos de control implantados están en función de las características del cliente categorización o nivel de riesgo de cliente, características de los productos comercializados, canales de comercialización y tipología de las operaciones que realiza. Cualquier operación realizada por o a través del Grupo o su red comercial que tenga alguna de las siguientes características, debe ser comunicada de forma expresa a la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales (UPBC): 8

36 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV Que estén relacionadas con fondos procedentes de actividades delictivas o que tengan como objeto su ocultamiento. Operaciones fraccionadas para evitar su comunicación a los organismos públicos de acuerdo con la legislación vigente. Que conociendo la actividad del cliente, no exista una explicación razonable sobre el origen o destino de las operaciones realizadas. Que se encuentre incluida en la relación de operaciones sospechosas del Grupo. La Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales (UPBC) realizará el análisis de la operación que será presentado en la siguiente reunión del Órgano de Control Interno (OCI), quien decidirá acerca de su comunicación al Servicio Ejecutivo. En el caso de que la operación tuviera un carácter de urgencia, la UPBC enviará directamente el análisis al representante ante el SEPBLAC de la Entidad, según el procedimiento descrito en el Manual. Por otra parte, el Grupo santalucía dispone de procedimientos para dar cumplimiento a las exigencias establecidas por la normativa sobre el registro de determinadas operaciones y su comunicación obligatoria y sistemática, con periodicidad mensual, al Servicio Ejecutivo. 8. CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS En el Grupo santalucía se procederá al archivo durante un período mínimo de diez años de los documentos que acrediten la relación comercial y las operaciones realizadas con el cliente, así como la documentación de identificación de los beneficiarios y documentación acreditativa de los pagos efectuados en concepto de prestación o siniestro para el caso de la actividad aseguradora. Los documentos relativos a la identificación del cliente y beneficiarios podrán ser sustituidos conforme pasa el tiempo por otros documentos de la misma naturaleza jurídica, no rompiendo con ello la cadena de identificación. No obstante, estos documentos deberán encontrarse siempre en vigor. Asimismo, se conservará la documentación de los análisis de las operaciones susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, los análisis realizados para determinar las operaciones incluidas en el reporting sistemático, así como cualquier requerimiento solicitado por el Servicio Ejecutivo y la documentación soporte utilizada para dar debida respuesta al mismo. santalucía se encuentra en proceso de digitalización del archivo de documentación del seguro de vida en soporte electrónico, para garantizar su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización, según el artículo 25.2 de la nueva ley. Para ello, dispondrá en la aplicación SIIS i-net de una ficha de cliente que contendrá toda la documentación relativa a las operaciones realizadas por el cliente, así como la documentación identificativa del propio cliente en soporte óptico. 9

37 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV En el momento en el que se inician las relaciones de negocio, los empleados y agentes de santalucía, solicitarán la documentación relativa a las medidas de diligencia debida que correspondan a todos los clientes. Esta información será enviada al Área de Operaciones para que la introduzcan digitalizada en la aplicación de producción (en el caso de documentos identificativos) y posteriormente la envíen al departamento de archivo. De este modo, las áreas de operaciones, de Cartera y Gestión Documental y los miembros de la UPBC, tendrán acceso a través del aplicativo SIIS en su versión web (SIIS inet) a los documentos digitalizados y podrán solicitar al departamento de archivo aquella documentación de clientes que se encuentre en soporte físico, porque aún no haya sido digitalizada, mediante el formulario dispuesto en el aplicativo SIIS - inet al efecto. La documentación física de clientes estará archivada por número de póliza en el almacén de archivo externo dispuesto por la entidad y podrá ser localizada en el aplicativo por número de póliza y por número de documento identificativo. Los solicitantes tendrán disponible la documentación física en el plazo de una semana. ALPHAPLUS archiva la documentación de los clientes tanto en formato digital, en el servidor de la entidad como en papel, ordenado por número de contrato y custodiado por el Área de Administración. A estos efectos, solo se custodia la documentación de aquellos clientes cuyos fondos de inversión son comercializados por ALPHAPLUS, para el caso de clientes cuyos fondos de inversión son comercializados por entidades distribuidoras (Tressis, Banco Inversis, y All Funds Bank) existe una clausula al contrato de colaboración en el que el distribuidor se compromete a cumplir en todo momento con las obligaciones impuestas (incluida la de Conservación y archivo de documentos) por la legislación española vigente, en relación con la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El resto de documentación obtenida en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo (soporte de operaciones, actas del OCI, requerimientos de autoridades competentes, respuestas a requerimientos, análisis especial de operaciones, alertas, acciones formativas ) habrá de conservarse también durante 10 años desde el momento de su elaboración. santalucía lleva un sistema de archivo cronológico en los servidores de la entidad que están sujetos a los niveles de seguridad y de protección de datos aplicables según lo dispuesto en el artículo 60 del RD 304/2014. Adicionalmente, se conservarán físicamente en el edificio sede de la entidad bajo la custodia del responsable de la UPBC. En ALPHAPLUS, el área de Cumplimiento Normativo se encarga de la custodia física de la documentación y también se dispone de dicha documentación en formato digital. Los soportes establecidos para la documentación exigible para la aplicación de las medidas de diligencia debida garantizarán la integridad y la lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y la adecuada conservación y localización. Ninguna de la documentación generada en materia de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo podrá ser utilizada para fines distintos, sin el consentimiento del interesado. La comunicación de las operaciones tendrá que realizarse con medidas de tratamiento de comunicaciones de nivel alto de modo que se cumpla con la 10

38 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV normativa vigente en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. 9. FORMACIÓN DEL PERSONAL La formación continuada del personal y de los distintos miembros de la red comercial en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo es uno de los elementos que forman la base en la que se sustenta la eficacia de cualquier sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. Por ello, el la Unidad de Prevención junto con el Área de Aprendizaje y Conocimiento y aquellas otras que queden involucradas, establecerán sobre dicha materia planes de formación dirigidos a directivos y empleados de la Entidad, así como cursos presenciales específicamente dirigidos a la red comercial y al personal que desempeña aquellos puestos de trabajo que, por sus características, son idóneos para detectar hechos u operaciones que puedan estar relacionados con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, con el fin de lograr la capacitación adecuada para efectuar la detección de las operativas relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo y dar a conocer la manera de proceder en tales casos. El área de Aprendizaje y Conocimiento elaborará planes en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo y será el Órgano de Control Interno quien los apruebe. Además se desarrollarán planes de formación específicos para los miembros del Órgano de Control Interno, directivos y el personal de la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales. El objetivo último de los planes de formación es conseguir la capacitación necesaria del personal para combatir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo y lograr una sensibilidad y cultura corporativa sobre el riesgo del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Los planes de formación se deberán ir adaptando hacia las nuevas formas y métodos utilizados por las personas para cometer delitos relacionados con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El conocimiento de estas nuevas formas y métodos se obtendrá a través de las publicaciones emitidas por el GAFI, el Servicio Ejecutivo, u otros órganos nacionales e internacionales relacionados con la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, así como por la propia experiencia adquirida en los últimos años. Independientemente de los planes generales de formación, el responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales debe estar informado e informar permanentemente al O.C.I. y a los empleados y miembros de la red comercial de todas las modificaciones normativas en esta materia, así como de todas las novedades, técnicas o procedimientos que se detecten como susceptibles de ser utilizados para el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. 11

39 POLÍTICA GLOBAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Código PG Sección: IV 10. AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna es necesaria para garantizar el cumplimiento continuado de esta política y tiene bajo su responsabilidad la supervisión última como tercera línea de defensa, del sistema de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, asegurando que la totalidad de la normativa externa en esta materia se ha trasladado adecuadamente a las normas y procedimientos internos y que las actividades del Grupo se realizan de acuerdo a los mismos. Con esta finalidad, Auditoría Interna realizará las pruebas y revisiones que estime pertinentes. Adicionalmente, Auditoría Interna efectuará revisiones específicas de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales para verificar que se están realizando, por parte de la misma, la supervisión y coordinación necesarias sobre los procedimientos implantados que aseguren al Grupo el cumplimiento de la normativa vigente, externa e interna, en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El Informe resultante de la revisión del sistema de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo realizado por Auditoría Interna se someterá al O.C.I., como máximo cada cinco años desde la anterior revisión o cuando las circunstancias así lo requieran (cambios legislativos, nueva versión del manual, etc ) Para la realización de estas funciones, Auditoría Interna tendrá que elaborar un plan de auditoría de la función de prevención, que abarcará el funcionamiento de la unidad de prevención y de las redes de negocio, y la efectividad global del sistema de prevención. 11. EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO Los procedimientos y órganos de control interno han de ser objeto de examen anual por un experto externo, de conformidad con la normativa vigente. Los resultados del examen serán consignados en un informe escrito de carácter reservado que describirá detalladamente las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Este Informe estará a disposición del Servicio Ejecutivo durante los seis años siguientes a su realización. Anualmente se someterá al OCI y al Consejo de Administración, el Informe resultante de la revisión del sistema de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Además, el Real Decreto 304/2014 en su artículo 38.2 establece que el Consejo de Administración deberá elaborar un plan de remedio de las incidencias halladas por el experto externo con un calendario preciso (periodos de remedio inferiores a un año natural). Para ello, en la presentación del resultado del informe, la UPBC elaborará un Plan de acción para cada incidencia, en el que se asignarán plazos de resolución y la asignación de responsabilidades en la implantación de las medidas. Este Plan deberá ser sometido a la aprobación del Consejo de Administración. 12

40 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V SECCIÓN V ORGANIZACIÓN INTERNA CONTENIDO PÁGINA 1. Estructura organizativa 2 2. Funciones y responsabilidades del Consejo de Administración 3 3. Funciones y Responsabilidades del Órgano de Control Interno 4 4. Representante ante el Servicio Ejecutivo 7 5. Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales 9 1

41 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V 1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. El Órgano de Dirección del Grupo santalucía, cumpliendo con lo dispuesto en el RD 304/2014 sobre prevención del blanqueo de capitales y de la Financiación del Terrorismo, dispone de un Representante en cada Entidad ante el Servicio Ejecutivo, que actuará como coordinador de todas las actividades que realiza cada Entidad en su lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El Representante es, además, el encargado de realizar las funciones de canalización de todas las comunicaciones existentes entre el Servicio Ejecutivo y cada sujeto obligado del Grupo y la de mantener constantemente informada a la Dirección General de cualquier circunstancia que pudiera o debiera alterar o modificar la Política de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo del grupo. Actualmente la legislación permite hasta dos autorizados del Representante, no existen suplentes. Los órganos directos para transmitir de forma eficaz al resto de la Organización su Política de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo son los siguientes: Órgano de Control Interno (OCI). Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales (UPBC). Auditoría Interna tiene el deber de velar por la puesta en práctica y el nivel de cumplimiento de los procedimientos establecidos para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales del Grupo, presenta la siguiente estructura: Consejo de Administración de SANTA LUCÍA, S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS y de Alpha Plus Gestora. Órgano de Control Interno de Prevención de Blanqueo de Capitales del Grupo. Representante ante el Servicio Ejecutivo de cada sujeto obligado del Grupo. Representantes autorizados ante el Servicio Ejecutivo del Grupo. Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales (UPBC) del Grupo. Red de Mediadores (agentes y corredores) de santalucía. Restantes áreas de la Entidad involucradas de santalucía. Operaciones Aprendizaje y Conocimiento Financiera Asesoría Jurídica 2

42 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Auditoría Interna Área de Cartera y Gestión Documental. Área Comercial. Área de Supervisión y Gestión de Riesgos Área de cumplimiento normativo de ALPHAPLUS. Área comercial de ALPHAPLUS. Área de administración de ALPHAPLUS. Área de gestión de ALPHAPLUS. 2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El Consejo de Administración de santalucía es responsable de adoptar las medidas oportunas para garantizar, razonablemente, el cumplimiento de la normativa en vigor en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, así como de definir, desarrollar e implantar la estructura y funcionamiento de los órganos de control interno y de comunicación y los procedimientos específicos en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. A los efectos del párrafo anterior, serán funciones del Consejo de Administración de santalucía constituir los órganos de control interno y de comunicación para conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. - Designar a los miembros de los órganos de control interno y de comunicación y a su Representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. - Aprobar cualquier modificación en la estructura o funcionamiento de los órganos de control interno y de comunicación. - Establecer las funciones y responsabilidades atribuibles a los órganos de control interno y de comunicación y al resto de elementos integrantes del Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales de la Entidad. - Velar porque los órganos de control interno y de comunicación estén dotados de los medios humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de sus funciones. - Estar permanentemente informado de los asuntos relevantes en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo que afectan a la Entidad, designando a tales efectos a uno de sus Consejeros para formar parte de los órganos de control interno y de comunicación. - Tratar expresamente, en todas sus reuniones ordinarias y, en su caso, en las reuniones extraordinarias, los asuntos más relevantes en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 3

43 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V - Conocer, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6 de la Orden EHA/2444/2007, de 31 de julio, y en el plazo máximo de 3 meses desde la fecha de emisión, las deficiencias más significativas apreciadas y sus propuestas de rectificación o mejora puestas de manifiesto por el experto externo en su informe anual sobre los procedimientos y órganos de control interno y comunicación establecidos por el Grupo para prevenir el blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Resolver acerca de las medidas correctoras que, con la finalidad de mejorar el cumplimiento de la normativa legal vigente, le sean expuestas por los órganos de control interno y de comunicación del Grupo. - Recepción del resultado del informe de revisión de experto externo y la toma de decisiones sobre las medidas adoptar. Estas medidas, con carácter general, deberán estar implantadas en el plazo máximo de un año. - Será necesario que la UPBC lleve un registro de la documentación e informes sometidos al Consejo de Administración y las decisiones tomadas por el mismo en materia de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. Este registro deberá contener la denominación del documento, una descripción corta, la fecha en que fue elevado al Consejo de Administración y si fue aprobado o no. Quienes ejerzan cargos de administración o dirección en santalucía tendrán las responsabilidades legalmente dispuestas en cuanto a las infracciones cometidas cuando éstas sean imputables a su conducta dolosa o negligente. 3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO COMPOSICIÓN: En cumplimiento del artículo 36 del Real Decreto 304/2014, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, en el mes de abril de 2016, se elabora por primera vez la Política de Prevención del Blanqueo de capitales en el Grupo santalucía, donde se recoge la composición del Órgano de Control Interno para la Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo a nivel de grupo. Está compuesto por las siguientes personas: Director de Supervisión y Gestión de Riesgos. Subdirector General Financiero. Director de Asesoría Jurídica. Responsable del Área de Vida y Salud de la Dirección Técnica. Director del Área de Cartera y Gestión Documental. Directora Comercial de Vida y Salud. Director del Área de Riesgos. Responsable de Contratación del Área de Operaciones. Secretario del OCI: Responsable de la UPBC. Consejero y Presidente de Alpha Plus. 4

44 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V El OCI depende directamente de la dirección de santalucía FINALIDAD DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO: El Órgano de Control Interno del Grupo se crea con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en la legislación vigente y por las eventuales recomendaciones o disposiciones que emanen del Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales. Para ello procederá a analizar, controlar y asegurar la comunicación al Servicio Ejecutivo de toda la información relativa a las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionados con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo en el ejercicio tanto de la actividad aseguradora de vida por parte de santalucía como de gestión de instituciones de inversión colectiva por parte de ALPHAPLUS FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO: Se han establecido las siguientes funciones para el OCI: - Establecer políticas, procedimientos, controles y normativa interna de actuación en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Entre otros, aprobar la política expresa de admisión de clientes de la Organización en base a la propuesta de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales y en función de los perfiles de riesgo de los clientes. - Adoptar las medidas oportunas a fin de que todos los integrantes de la Entidad (directivos, empleados, agentes y corredores) comuniquen inmediatamente a la UPBC los hechos con relevancia en la prevención de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Estas decisiones deberán realizarse por mayoría y constar en el acta del OCI desglosando la motivación y el sentido del voto de cada uno de los miembros. - Decidir de forma inmediata sobre todas las comunicaciones recibidas de la UPBC de directivos, empleados, agentes y corredores al objeto de determinar la relación de los hechos u operaciones comunicadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Estas decisiones deberán realizarse por mayoría absoluta y constar en el acta del OCI desglosando la motivación y el sentido del voto de cada uno de los miembros. - Determinar las operativas susceptibles de encubrir blanqueo de capitales y financiación del terrorismo que deban ser objeto de comunicación interna, análisis y revisión (aprobación de la relación de operaciones sospechosas). - Requerir la actuación y colaboración de cualquier unidad organizativa del Grupo, para mejorar la eficacia del sistema de prevención del blanqueo de capitales. - Analizar periódicamente la eficiencia y efectividad de los procedimientos implantados en la Entidad para la detección de operaciones sospechosas de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo y promover cualquier medida para su mejora. - Aprobar el Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo del Grupo. 5

45 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V - Proponer, en su caso, modificaciones de la estructura adoptada, si la experiencia así lo aconsejase. - Adoptar las normas necesarias para garantizar la confidencialidad de la identidad de los empleados, agentes, corredores y directivos de la Compañía que hayan cursado o puedan cursar al Servicio Ejecutivo comunicaciones sobre operaciones, hechos o clientes sospechosos de estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. - Adoptar las normas necesarias para garantizar la confidencialidad respecto a los clientes y otras personas que intervengan en las operaciones. - Dotarse de medios humanos, materiales, organizativos y técnicos adecuados para el análisis y control de las operaciones. A tal fin se dotará de los siguientes medios: o o o Humanos: Además de los miembros del propio Órgano de Control Interno, se contará con las personas que analizan las solicitudes de seguro y se encargan del proceso de emisión de pólizas (suscriptores de vida) tanto en las oficinas centrales como en los centros emisores de santalucía, y con las personas encargadas de la tramitación y pago de prestaciones, bajo la responsabilidad final y supervisión del Responsable del Área de Operaciones de santalucía. Por parte de ALPHAPLUS se contará con las personas encargadas de cumplimentar la ficha de alta del cliente y de recoger la documentación correspondiente a su identificación, así como las personas encargadas de controlar esa identificación y de la gestión del archivo de la documentación de los clientes. Materiales, técnicos y organizativos: Consisten básicamente en las normas de suscripción de cada Compañía. En santalucía se llevará a cabo un análisis de todas las solicitudes (ya sean emitidas en las oficinas centrales o en los centros emisores descentralizados) partiendo de la identificación de los clientes (habituales o no) y de los beneficiarios cuando se conozcan. En ALPHAPLUS se analizará la información correspondiente a los clientes y demás intervinientes y se verificarán sus actividades. La Unidad de Prevención también hará trabajos de detección de operaciones susceptibles de blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo. Formación: Se establecen actividades de formación en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo dentro del Plan Anual de Formación del Grupo, dirigidas tanto a las personas del Área de Operaciones y centros emisores, como al resto de la Organización, incluyendo agentes, corredores y directivos. - Dar la información adecuada para que se pueda garantizar el cumplimiento de lo dispuesto por la legislación vigente y por las recomendaciones o disposiciones que emanen del Servicio Ejecutivo, es decir, garantizar que el personal de la Organización tenga el adecuado nivel de información sobre la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Para ello: 6

46 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V o o o En el Anexo IV de este Manual se incluye tanto un listado de operaciones de seguro de vida, como un listado de operaciones para gestoras de inversión colectiva, susceptibles de vinculación al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo. Se confeccionarán y darán a conocer las comunicaciones, notas informativas y normas necesarias para lograr que todos los directivos y empleados estén capacitados para cumplir la finalidad establecida. Se revisará anualmente, o cuando las circunstancias lo aconsejen, tanto el listado de operaciones, como las normas y procedimientos internos establecidos. - Aprobar formalmente el Plan de Formación anual y revisar el grado de cumplimiento del mismo. - Elaborar y velar por que la UPBC conserve las actas de sus reuniones durante 10 años en formato físico y electrónico y asegurarse de que estas contengan información completa y suficiente sobre todos los temas tratados y las decisiones adoptadas. - Nombrar a las personas autorizadas ante el SEPBLAC cuando proceda. En todo caso, el nombramiento de personas autorizadas del Representante ante el SEPBLAC irá acompañado de la descripción de la trayectoria profesional de los mismos. - Aprobar el Plan y la Memoria anuales de la actividad de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Funcionamiento del Órgano Control Interno El Órgano de Control Interno se reunirá cuando el Representante ante el SEPBLAC así lo considere oportuno y, como mínimo, con frecuencia bimestral. De cada reunión se levantará un acta por el propio Representante. 4. REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL ANTE EL COMITÉ EJECUTIVO. Por designación del Consejo de Administración (mayo 2016) el Representante de santalucía ante el Servicio Ejecutivo es: D. FERNANDO PABLO MORENO GAMAZO Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales y en Ciencias Actuariales y Financieras. Además es Inspector de Seguros del Estado en excedencia y ex subdirector general de inspección de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, persona de reconocida honorabilidad profesional que, por sus conocimientos y experiencia, le habilitan como persona idónea para el ejercicio del cargo. A efectos de comunicaciones y requerimientos del Servicio Ejecutivo se hacen constar los siguientes datos: D. FERNANDO PABLO MORENO GAMAZO Director de Supervisión y Gestión de Riesgos Plaza de España, nº MADRID 7

47 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Teléfono: y Fax: fernandopablo.morenog@santalucia.es Se realizó comunicación escrita al Servicio Ejecutivo del Representante de santalucía en fecha Actualmente existen dos personas autorizadas del Representante ante el SEPBLAC en santalucía y son: D. JAVIER BARGUEÑO PLEITE Responsable del Área de Cartera y Gestión Documental. Plaza de España, nº MADRID Teléfono: javier.barguenop@santalucia.es D. DAVID RUIZ CABALLERO Responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales. Plaza de España, nº MADRID Teléfono: david.ruizc@santalucia.es Para ALPHAPLUS el representante el SEPBLAC es: D. FRANCISCO JAVIER AMO FERNÁNDEZ DE ÁVILA Consejero y Presidente de Alpha Plus. Calle Ayala 27, 6º Izda MADRID Teléfono: javier.amo@alphaplus.es 8

48 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Actualmente existe una persona autorizada del Representante ante el SEPBLAC en ALPHAPLUS y es: DÑA. MARÍA JOSÉ RIVAS PORRAS Responsable de Cumplimiento Normativo. Calle Ayala 27, 6º Izda MADRID Teléfono: jrivas@alphaplus.es Las funciones del Representante ante el SEPBLAC son las siguientes: - Presidir y representar al Órgano de Control Interno de santalucía ante cualquier Organismo. - Canalizar las comunicaciones entre el Grupo santalucía y el Servicio Ejecutivo, especialmente las relativas a la declaración mensual de operaciones (o semestral en ausencia de comunicación) y las comunicaciones puntuales relativas a operaciones susceptibles de vinculación al blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo identificadas en la Organización, así como otras que se establezcan o se requieran desde el Servicio Ejecutivo. - Gestionar y controlar los expedientes generados por comunicaciones obligatorias, voluntarias y requerimientos. - Participar en las reuniones que convoque el Servicio Ejecutivo con finalidad consultiva, informativa o formativa. - Mantener informado al Órgano de Control y a la Dirección de la Compañía de cualquier comunicación, requerimiento o modificación del control interno que se produzca dentro de la Organización en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y decidir sobre ella. - Colaborar con el experto externo designado por la Dirección de la Compañía para el examen y revisión anual del procedimiento interno establecido en el Grupo, así como del cumplimiento de la normativa existente en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Comparecer en toda clase de procedimientos administrativos o judiciales en relación con los datos recogidos en las comunicaciones al Servicio Ejecutivo o cualquier otra información complementaria que pueda referirse a aquellas cuando se estime imprescindible obtener la aclaración, complemento o confirmación de la propia Organización y no sólo del Servicio Ejecutivo o de otras instancias. - Comunicar al SEPBLAC cualquier modificación de la estructura y funcionamiento de dicho Órgano de Control Interno o de los procedimientos de control interno. 9

49 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V 5. UNIDAD DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES. A propuesta del Órgano de Control se crea en enero del año 2006 la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales para prevenir, detectar e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo en santalucía. Esta Unidad de Prevención está separada orgánica y funcionalmente del Área de negocio de Vida y del Área de Auditoría Interna. La UPBC se encuentra encuadrada en la Dirección de Supervisión y Gestión de Riesgos de santalucía. Para la realización de sus labores, la UPBC tiene a su disposición la aplicación PEDRA como herramienta de análisis, la plataforma IDCONFIRMA para la consulta de PRP s y sancionados y el aplicativo de Producción como herramienta de consulta. A propuesta del anterior Representante de santalucía ante el SEPBLAC (D. José Abellán Collado), se designa como responsable de la Unidad para realizar las funciones y tareas relativas a la Unidad de Prevención a: D. DAVID RUIZ CABALLERO Estadístico y Actuario de Seguros y perteneciente a la Dirección de Supervisión y Gestión de riesgos de la Compañía. Adicionalmente al responsable de la Unidad, esta cuenta con un técnico: ALBERTO TINAQUERO GONZÁLEZ El grado de dedicación a tareas de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo del responsable es del 100% de la jornada. El responsable de la UPBC tiene asignadas, adicionalmente a las tareas de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, otras tareas de revisión de compliance (CRS y FATCA). El responsable de la UPBC cuenta con amplia experiencia en esta materia (10 años). Recientemente se ha incorporado una persona a la UPBC que dedica el 50% de su jornada laboral a tareas de prevención de blanqueo de capitales y su labor es supervisada por el responsable de la Unidad. Los miembros de la UPBC han participado en todas las acciones formativas relacionadas con el desempeño de sus funciones en esta materia preparadas por la entidad, así como a cursos de formación específicos en materia de análisis de datos. Asistirán a acciones formativas periódicas para asegurar la actualización permanente de su capacitación. La incorporación de Alpha Plus SGIIC en el grupo, implica que santalucía, como entidad matriz del Grupo, tendrá la responsabilidad sobre las políticas, procedimientos y procesos de control en materia de PBC y como fuente principal de recursos para el ejercicio de dichas tareas. Por último, en ALPHAPLUS la persona responsable de cumplimiento normativo se dedica a tiempo parcial a tareas de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y colabora en alguna de las tareas definidas en el punto siguiente dando soporte a la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales. 10

50 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V La Unidad Prevención del Blanqueo de Capitales tiene asignadas las siguientes funciones de carácter general: 1) Procedimientos específicos i. Políticas y procedimientos La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales es responsable de mantener actualizados los manuales de políticas y procedimientos en esta materia. Para cumplir con esta responsabilidad, la Unidad: Mantendrá un seguimiento permanente de las modificaciones normativas que afecten a las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, asegurando que el Manual de Procedimientos hace referencia explícita a las normas vigentes en cada momento. Mantendrá permanente seguimiento de la normativa internacional y, en especial, de las directivas comunitarias pendientes de transposición a la legislación española, de forma que se pueda preparar la implantación de modificaciones previsibles. Mantendrá permanentemente actualizado el detalle de las empresas del grupo que se encuentren sometidas a la normativa de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, informando al Representante ante el SEPBLAC sobre las altas y bajas que se puedan producir. Cada vez que se produzca una modificación normativa, se realizará un análisis de los procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo que se ven afectados por la modificación y se informará al O.C.I. proponiendo, al mismo tiempo, los procedimientos sustitutivos o adicionales que se consideren convenientes, con objeto de que los mismos sean aprobados por dicho órgano. ii. Definición e implantación de alertas para detección de operaciones sospechosas De acuerdo con el análisis actualizado de la exposición a los riesgos de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo del Grupo santalucía, la Unidad revisará las alertas establecidas en el sistema para detectar operativa potencialmente relacionada con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo y propondrá las modificaciones que en cada momento se estimen convenientes, con objeto de adecuar dichas alertas a la exposición al riesgo. Cada vez que se estime necesario definir una nueva alerta, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales Elaborará un documento con el siguiente contenido: o Definición conceptual de la alerta. o Descripción de su objetivo. 11

51 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V o Definición de la periodicidad con que será extraída la alerta. o Procedimiento de análisis de la información generada por la nueva alerta. Se pondrá en contacto con las áreas y departamentos del Grupo que se considere necesario en función de la alerta a implantar (áreas de negocio, asesoría jurídica, informática, etc.), con objeto de determinar las posibilidades técnicas, legales o de otro tipo, que pudieran afectar a la generación de la alerta. Establecerá el calendario de desarrollo e implantación de la nueva alerta. El Responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales informará al O.C.I. sobre los aspectos relevantes de la alerta: concepto, objetivo, motivos por los que se ha diseñado, calendario de implantación, etc. y obtendrá la ratificación de este órgano para la incorporación de la nueva alerta al presente Manual de procedimientos. Al menos en la memoria anual de la actividad de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, se incluirá una reseña a la labor realizada de actualización del conocimiento de exposición al riesgo de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, con objeto de dejar constancia documental de la realización de este trabajo. En esta reseña, se mencionará de manera expresa si se ha considerado conveniente añadir o modificar alertas. Las alertas actuales en la aplicación informática PEDRA están incluidas en el Anexo XIV. iii. Planes y memorias anuales PLAN ANUAL Al comienzo de cada ejercicio anual, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales elaborará un PLAN ANUAL DE LA ACTIVIDAD DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, que será sometido a la aprobación por el O.C.I. en la primera reunión que se celebre en cada año natural. El Plan Anual tendrá, al menos, el siguiente contenido: Identificación de las modificaciones previstas durante el ejercicio en la normativa legal. Desglose de las actividades previstas por la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales durante el año que se inicia: o Novedades previstas en relación con la evaluación de la exposición al riesgo. o Previsión de modificaciones en los órganos y en la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales: detalle de altas y bajas previstas. o Implantación de nuevas alertas. o Plan de formación establecido para el ejercicio. 12

52 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V o Planes de acción o Cualquier otro aspecto que se considere relevante: inspecciones previstas del SEPBLAC, litigios, operaciones pendientes de conclusión, etc. Resumen del presupuesto establecido para la actividad de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, con indicación de las necesidades de recursos humanos y materiales para la realización de las labores previstas. MEMORIA ANUAL Al finalizar el ejercicio, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales elaborará una MEMORIA ANUAL DE LA ACTIVIDAD DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, que será sometida a la aprobación por el O.C.I. en la primera reunión que se celebre en cada año natural. La memoria contendrá, al menos, la siguiente información: Principales aspectos tratados en las reuniones del O.C.I. Actualización de la exposición al riesgo y cambios que se hayan observado, así como la propuesta de modificación de procedimientos y/o controles, con objeto de obtener la aprobación por parte de dicho órgano. Estadísticas de actividad de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales: o Alertas analizadas o Comunicación de operaciones por empleados o Casos analizados y casos comunicados al SEPBLAC o Estadísticas de formación Seguimiento del presupuesto de la actividad, con evaluación de la suficiencia de los recursos humanos y materiales disponibles para la realización de las tareas de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Grado de consecución del plan anual de formación. Relación de novedades habidas en el ejercicio en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo: o Novedades legislativas. o Alertas informáticas implantadas. o Altas / bajas de sociedades filiales. o Altas y bajas de miembros de O.C.I. y de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales. Seguimiento de los planes de acción derivados del último informe de experto externo. 13

53 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Inspecciones SEPBLAC u otros organismos. Seguimiento. Otros aspectos de interés. iv. Análisis de exposición al riesgo de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales es la responsable de mantener permanentemente actualizado el análisis de la exposición al riesgo del Grupo para ser utilizada para blanquear capitales. Para lograr este objetivo, la Unidad realizará los siguientes procedimientos: La Unidad mantendrá permanentemente actualizado el marco normativo que afecta a la prevención del blanqueo de capitales y a la financiación del terrorismo y se mantendrá informada sobre las posibles modificaciones previstas en las legislaciones de los países en los que el grupo realice actividades sometidas a la normativa de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Mantendrá un detalle de los aspectos que se considera que tienen influencia en el riesgo del Grupo, en relación con la tipología de clientes, ubicación geográfica de las sociedades participadas, tipología de productos de riesgo, etc. El análisis identificará y evaluará los riesgos del sujeto obligado por tipos de clientes, países o áreas geográficas, productos, servicios, operaciones y canales de distribución, según lo establecido en el artículo 32 del RD 304/2014. Para cada uno de estos aspectos, se identificarán los factores de riesgo que influyen en la exposición del grupo. La Unidad realizará un análisis de los clientes, productos, filiales, etc., que se encuadran en cada una de las categorías de riesgo definidas. Mantendrá permanentemente actualizado el detalle de las empresas participadas que se encuentran sometidas a la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Para ello, periódicamente obtendrá el detalle de las altas y bajas que se hayan producido. Si se produjeran cambios significativos en la evaluación del riesgo, se analizarán los efectos sobre el sistema de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y se propondrá al O.C.I. para su aprobación, la modificación de los aspectos que se consideren oportunos en el sistema de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo del Grupo. Finalmente tras la realización de dicho análisis, se elaborará un informe de autoevaluación del riesgo de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo según lo dispuesto en el punto 3.1 del documento de Recomendaciones sobre las medidas de control interno emitidas por el SEPBLAC en el que se señala que dicho documento al menos contendrá la siguiente información: 14

54 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Datos básicos del sujeto obligado; identificación; información general sobre la actividad y características del sujeto obligado que se consideren relevantes desde la perspectiva de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, relación de filiales, sucursales, actuación a través de agentes y mediadores. Sistemas o canales utilizados para el ingreso, movimiento y transmisión de los fondos con referencia al riesgo que suponen (ej. Efectivo, cheques nominativos o al portador, transferencias internacionales o nacionales, posibilidad de realizar operaciones a distancia o no presenciales, etc...) Actuaciones de los clientes que puedan suponer un mayor riesgo de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (dificultades en la aplicación de las medidas de diligencia debida, realización de operaciones sin sentido lógico o económico aparente, transacciones en las que es difícil determinar el origen de los fondos) Zonas geográficas de actividad del sujeto obligado, especificando aquellas con mayor riesgo de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo Otros factores relevantes para la entidad en materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo Este análisis de riesgo, deberá ser elaborado por la UPBC, aprobado por el Consejo de Administración. Anualmente, la UPBC actualizará el análisis de riesgo, el cual será presentado al Consejo de Administración para su aprobación. La UPBC elaborará asimismo los planes de acción derivados del análisis que deberán ser aprobados por el OCI Se deberían aplicar medidas necesarias para gestionar y mitigar los riesgos identificados en el análisis. La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales será responsable de aprobar las operaciones a realizar con clientes incluidos en la categoría de riesgo B, descrita en el apartado 2.1 de la Sección VI del Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo de santalucía. La Unidad informará al O.C.I. sobre las operaciones de este tipo que haya aprobado. v. Formación La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales elaborará los planes anuales de formación para los empleados del Grupo santalucía, en colaboración con el Área de Aprendizaje y Conocimiento, que deberán ser aprobados por el Órgano de Control Interno. Para la elaboración de los planes anuales, se realizarán los siguientes procedimientos: o Se distribuirán los empleados a los que se impartirá la formación en diferentes grupos, teniendo en cuenta tanto el tipo de entidad pertenecientes 15

55 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V al Grupo como las categorías de puestos de trabajo a los que se impartirá formación diferenciada: Cargos directivos: formación genérica sobre normativa, responsabilidades, procedimientos internos del grupo en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas, etc. La UPBC recibirá cursos específicos sobre el análisis en datos y alertas que contengan casos prácticos de operaciones comunicadas finalmente. Resto del personal: formación sobre normativa, responsabilidades de los empleados, procedimientos internos del grupo, canales internos de comunicación, alertas de operaciones sospechosas, ejemplos prácticos, etc. o Se establecerá el contenido de la formación a impartir, elaborando los manuales y documentos a distribuir, decidiendo la forma de distribución de la documentación y estableciendo la duración de las acciones formativas. Los soportes de formación contendrán, junto a la formación teórica, casos relativos a operaciones con indicios que se hayan producido en la entidad, es decir, casos prácticos y ejemplos, tanto para clarificar las explicaciones como para facilitar a los empleados, a posteriori, la consulta de estas situaciones representativas. o El contenido de los cursos deberá adaptarse según el perfil de cada colectivo de empleados según el nivel de riesgo previamente evaluado y al grado de responsabilidad de los mismos. Al finalizar cada una de las acciones formativas, se obtendrá firma de los asistentes con objeto de realizar el control de asistencia y se pasará un test/control definido por el formador, con preguntas a contestar por cada uno de los asistentes, de forma que se pueda comprobar el grado de conocimiento adquirido. Cada plan anual establecerá las condiciones en las que se considerará suficiente el aprovechamiento, así como las medidas a adoptar en relación con los empleados que no superen el test. Será responsabilidad de cada sujeto obligado del grupo documentar el grado de cumplimiento del plan de formación y facilitar los resultados a la UPBC. La Unidad mantendrá permanentemente actualizado el inventario de empleados que han asistido a acciones formativas, indicando quién ha asistido a acciones formativas con aprovechamiento suficiente. Con objeto de controlar que los empleados de los agentes y mediadores han acudido a acciones formativas en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, la Unidad mantendrá un detalle individualizado y actualizado de estos empleados, con el control de su participación en acciones formativas. La forma de impartición podrá ser de manera presencial o a distancia. 16

56 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V La UPBC deberá asegurarse de que los empleados de nueva incorporación se les impartirá un curso de formación inicial en materia de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. vi. Información al Órgano de Control Interno (O.C.I.) La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales mantendrá permanentemente informado al Órgano de Control Interno sobre la evolución de las actividades realizadas y los aspectos relevantes que en cada momento pudieran ponerse de manifiesto. Será el responsable de asegurar que el O.C.I. se reúne con la periodicidad establecida y que se levantan actas de los contenidos de las reuniones. Para cumplir con esta obligación, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales solicitará al Representante del O.C.I. la convocatoria de las reuniones establecidas. La Unidad remitirá a los miembros del O.C.I., con antelación suficiente, la información preparatoria de la reunión, en función del orden del día establecido. Igualmente, si estima necesario realizar una convocatoria extraordinaria, la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales solicitará al Representante del O.C.I. que realice una convocatoria del órgano, indicando en la misma sus motivos y adjuntando la documentación pertinente. La Unidad archivará por orden cronológico, según la fecha de la reunión, una copia de las actas levantadas por las reuniones celebradas por el O.C.I durante un período mínimo de diez años en formato físico, custodiado por el responsable de la UPBC y en formato electrónico en el servidor dispuesto para ello. La Unidad, con objeto de mantener oportunamente informado al O.C.I. sobre las actividades y situaciones relevantes en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, podrá convocar reuniones extraordinarias de éste órgano, siguiendo el siguiente procedimiento: o El responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales enviará, a la dirección de correo electrónico con acuse de recibo de cada uno de los miembros del O.C.I., las convocatorias a reuniones de carácter extraordinario que considere necesarias. o En situaciones de urgencia o de dificultad para conciliar la agenda profesional de sus miembros, el O.C.I. podrá tomar acuerdos sin necesidad de celebración de reunión. En estos casos, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales queda facultada por el O.C.I. para llevar a cabo las siguientes actuaciones: a) Comunicará, de forma detallada, clara y completa, mediante correo electrónico con acuse de recibo a cada uno de los miembros del O.C.I., los siguientes aspectos: - Asuntos sometidos a votación. 17

57 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V - Propuestas de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales en relación a los asuntos objeto de votación. - Plazo máximo que se concede a los miembros del O.C.I. para ejercer su voto. b) Una vez concluido el plazo de recepción de respuestas, el responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales procederá a hacer el recuento de votos recibidos y al archivo de los correspondientes correos en una ubicación segura en cuanto a su confidencialidad. c) La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales archivará adecuadamente, en cuanto a confidencialidad y seguridad, toda la documentación generada en este procedimiento y, especialmente, las correspondientes actas. vii. Coordinación de filiales La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales coordinará la supervisión de las actividades a realizar en esta materia por las sociedades filiales que sean sujetos obligados, en base a los procedimientos que se indican a continuación: Mantendrá permanentemente actualizado el detalle de las sociedades del grupo que se encuentran sometidas a la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Cada vez que se produzca un alta de una sociedad en el grupo que esté sometida a la normativa vigente en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales iniciará la implantación de los procedimientos de prevención establecidos: o Comunicará al Consejo de Administración de la nueva sociedad, a través del consejero nombrado por santalucía, la obligatoriedad de someterse a los procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. o Incorporará los empleados al detalle de personas a participar en las acciones formativas, con carácter prioritario, para que asuman cuanto antes los conceptos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo establecidos en el Grupo. o Analizará las características específicas de exposición al riesgo de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo de la nueva sociedad, con objeto de, en su caso, proponer las modificaciones que se consideren oportunas en los procedimientos, para que se aprueben en el O.C.I. o Coordinará la recepción de la información periódica que han de suministrar las sociedades participadas para controlar la actividad de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo realizada por dichas sociedades. 18

58 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V o Informará al O.C.I. en la primera reunión de este órgano, sobre las altas y bajas de sociedades del grupo y las acciones realizadas según se ha descrito en este procedimiento. o Establecer las medidas de control necesarias para verificar que las filiales cumplan con todas las obligaciones en materia prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. viii. Supervisión del sistema de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales ha de realizar un seguimiento periódico del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos de Prevención del Blanqueo de Capitales por los empleados de santalucía y ALPHAPLUS y por los agentes e intermediarios con los que se realice la comercialización. Para dar cumplimiento a esta obligación, la Unidad aplicará los siguientes procedimientos: - Revisará las operaciones que incurran en las alertas periódicas establecidas en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Realizará seguimiento (total o muestral, en función del volumen de operaciones) de las transacciones realizadas con los clientes y operativas definidas como de riesgo, con objeto de verificar el correcto cumplimiento de los procesos establecidos. - Colaborará en la elaboración de los programas de trabajo de Auditoría Interna, en materia de supervisión del cumplimiento de los procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. - Seguimientos periódicos del negocio captado por internet y/o por medios telefónicos, electrónicos o telemáticos. - Supervisión del funcionamiento de los procedimientos de prevención: Los documentos a revisar serán, los identificativos del Anexo I del presente documento, Formulario de conocimiento del Anexo II y III, y el resto de documentos comerciales que sean de aplicación. En relación con la obligación de someter los sistemas y órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo del Grupo a examen anual por un experto externo, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales: - Solicitará diferentes ofertas a distintos proveedores de este servicio y realizará su análisis, valorando la capacidad del proveedor de realizar el trabajo de conformidad con la normativa vigente. - Coordinará los aspectos necesarios con el experto externo a quien se encargue la realización de la revisión anual. 19

59 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V - Supervisará que el contenido del informe de experto externo responda a los requerimientos de la Orden EHA/2444/2007, de 31 de julio. - Evaluará el nivel de adecuación de las medidas de control interno en materia de PBC a nivel de grupo, con análisis individualizado en cada una de las entidades. - Se asegurará de que el experto externo se pronuncie expresamente sobre la implantación de las medidas de control interno propuestas por el SEPBLAC en el documento de recomendaciones publicado por el Servicio Ejecutivo. - Elaborará un plan de acción con las mejoras sugeridas por el experto externo y con las particularidades de las actividades desarrolladas por cada sociedad del grupo y la decisión sobre su implantación o no en cada Entidad, documentando los motivos que desaconsejan la implantación de las medidas que se decida. El plan de acción establecerá responsabilidades y plazos para la implantación de las medidas correctoras que se hayan aprobado por el Consejo de Administración. Estos plazos en ningún caso deberán superar el año natural. La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales coordinará los trabajos a realizar, en su caso, por la Inspección del SEPBLAC, para lo cual: - Facilitará la documentación que solicite el equipo de inspección. - Coordinará la colaboración de los departamentos, sociedades y empleados que sean necesarios para la ejecución del trabajo de los inspectores. - Informará permanentemente al O.C.I. sobre la evolución del trabajo de inspección, así como de las situaciones que pudieran ponerse de manifiesto. - Coordinará las acciones a realizar, que hayan sido decididas por el O.C.I. en relación con las incidencias puestas de manifiesto por la inspección del SEPBLAC, así como el posible expediente sancionador que pudiera derivarse. Realizar el seguimiento de los planes de acción, asegurando la implantación de las medidas correctoras que se hayan aprobado por el Consejo de Administración. ix. Coordinación con otras áreas de la Organización El Responsable de la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales mantendrá reuniones de trabajo con las áreas de la Organización que a continuación se indican siempre que lo requieran las circunstancias. Área Técnica En las reuniones con esta área se analizarán, principalmente, nuevos productos y/o canales de distribución, así como el riesgo de los mismos en relación con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. 20

60 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Área de Aprendizaje y Conocimiento La Unidad marcará a estas áreas las pautas fundamentales que habrán de considerar al establecer los planes de formación en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Asimismo, estas reuniones permitirán a la Unidad el contraste de la información de la que dispone sobre cambios sustanciales en la plantilla de empleados y/o mediadores de la Organización. Auditoría Interna En las reuniones entre Auditoría Interna y la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales se realizará el seguimiento de la normativa aplicable, se establecerán los planes de colaboración entre ambas y se determinarán las actuaciones que Auditoría Interna llevará a cabo a propuesta, o en apoyo, de la Unidad. Estas actuaciones, que serán independientes de las que Auditoría Interna considere necesarias y oportunas para dar cumplimiento a sus responsabilidades como supervisora del Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales, se dirigirán a verificar procedimientos establecidos y de obligado cumplimiento para toda la Organización en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. A título de ejemplo, podrán considerarse las siguientes actuaciones a realizar por Auditoría Interna en este ámbito: o Pruebas de cumplimiento de los procedimientos internos de identificación de clientes en el canal corredores y agentes. o Pruebas de cumplimiento de los procedimientos internos de conservación y archivo de documentos en el canal corredores y agentes. o Comprobación de que las alertas y/o controles implantados en los teleprocesos y aplicativos de negocio han funcionado correctamente, tal como estaban definidos, durante todo el período objeto de la revisión. Área de Cartera y Gestión Documental La comunicación con el responsable del área tendrá por objeto asegurar la adecuada salvaguarda de la documentación y el conocimiento del sistema de archivo, de forma que permita la localización ágil de cualquier documentación. Área de Cumplimiento normativo ALPHAPLUS En las reuniones entre la persona responsable del Área de Cumplimiento Normativo de ALPHAPLUS y la UPBC, se analizará el cumplimiento de las diversas obligaciones recogidas en la ley y su correcta implantación en ALPHAPLUS. x. Control de contratos de mediación y acuerdos comerciales suscritos entre santalucía y sus agentes y corredores Varios de los procedimientos que se incluyen en este Manual consisten en la realización de verificaciones sobre los distintos contratos de mediación y/o acuerdos 21

61 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V formales suscritos entre santalucía y sus corredores, agentes, etc. Con objeto de garantizar en todo momento la integridad de la información disponible en la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales en relación a estos contratos y acuerdos, ésta actuará conforme al siguiente procedimiento: A efectos de disponer de información actualizada en todo momento, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales: o Gestionará, a los niveles adecuados, la transmisión a las áreas correspondientes de instrucciones acerca de la obligatoriedad de que éstas le informen, con la mayor celeridad posible, de cualquier nuevo contrato de mediación y/o acuerdo comercial que se suscriba y/o rescinda en el futuro, así como para que se le remita copia de los nuevos contratos o acuerdos. o Para nuevos contratos o acuerdos, la Unidad efectuará, a partir de las copias recibidas, las verificaciones específicas que se indican en Secciones posteriores de este Manual. Asimismo, la Unidad Prevención del Blanqueo de Capitales tiene asignadas las siguientes funciones de carácter específico: 2) Procedimientos específicos Además de los procedimientos de carácter general que han sido descritos, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales realizará determinados procedimientos específicos sobre cada una de las obligaciones derivadas de la normativa vigente sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, con objeto de conocer y vigilar el cumplimiento de dichas obligaciones. La Ley 10/2010 y el RD 304/2014 por el que se aprueba el Reglamento que la desarrolla, imponen a los sujetos obligados al régimen general las siguientes obligaciones: OBLIGACIÓN ART. LEY 10/2010 ART. RD 304/2014 Identificación de los clientes / Excepciones a la obligación de identificar Examen especial de determinadas operaciones g,24 y 25 Conservación de documentos 25 28,29 y 33.1ñ Comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo y 27 Cumplimentación de la información requerida por el Servicio Ejecutivo Abstención de ejecución de operaciones Deber de confidencialidad

62 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Medidas de control interno Procedimiento de comunicación (*) Formación de los sujetos obligados y de su personal Exención de responsabilidad (*) 23 N/A (*) No se trata de obligaciones propiamente dichas. En cada una de las Secciones siguientes se recogen los procedimientos específicos a llevar a cabo por la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales del Grupo en relación a las distintas obligaciones que se indican en el cuadro anterior. Se deberán realizar determinados procedimientos específicos sobre cada una de las obligaciones derivadas de la normativa vigente sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, con objeto de conocer y vigilar el cumplimiento de dichas obligaciones, recogidos en cada una de las Secciones de este manual. Entre otras, cabe destacar las siguientes: a. Operaciones sospechosas Recibir las comunicaciones de operaciones sospechosas procedentes de todos los empleados, agentes, corredores, etc. que realicen actividades sometidas a la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y acusar recibo de las mismas a las personas comunicantes. ALPHAPLUS deberá facilitar a la UPBC un expediente con la motivación del examen especial, incluyendo información sobre la operación, los intervinientes y toda la información obrante. Analizar las operaciones que se detecten como sospechosas (a partir de comunicaciones de empleados, agentes, etc. o de las alertas establecidas en la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales) y documentar los análisis, de conformidad con el procedimiento establecido al efecto. Proponer al O.C.I. las operaciones que han de ser comunicadas al SEPBLAC por su presunta vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, para que dicho órgano tome las decisiones correspondientes. Comunicar al Representante de la Entidad ante el SEPBLAC las operaciones sospechosas que, por su urgencia, no se considere conveniente demorar para la toma de decisiones por el O.C.I., con objeto de que se comuniquen de manera inmediata. Someter al O.C.I., para su ratificación, el detalle de operaciones analizadas y comunicadas previamente como consecuencia de su urgencia, así como aquellas que se ha decidido no comunicar. 23

63 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Gestionar las comunicaciones de operaciones sospechosas al Servicio Ejecutivo y dar respuesta a los requerimientos de información procedentes del Servicio Ejecutivo o de otras autoridades (judiciales, policiales, etc.) en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Emprender cuantas actuaciones sean precisas como consecuencia de las comunicaciones, informaciones o cuestiones remitidas o suscitadas, en su caso, por filiales relativas a la prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Mantenimiento del listado de operaciones sospechosas de estar relacionadas con prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo Estas operaciones sospechosas deberán ser revisadas con periodicidad al menos anual y en todo caso que se detecte sistemáticamente alguna operación susceptible de estar relacionada con prevención de blanqueo de capitales o con la financiación del terrorismo. Siempre que se proceda a la modificación de dicho listado, el responsable de la UPBC enviará un correo electrónico a todos los empleados, agentes o mediadores del área comercial, empleados de ALPHAPLUS, aquellos cuyas tareas estén relacionadas con la prevención de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (área de Operaciones, miembros del OCI, Representante ante el SEPBLAC y sus autorizados y directivos) y a los agentes y corredores indicando cuál es el nuevo listado de operaciones sospechosas así como las modificaciones existentes entre el listado anterior y actual. Revisión de nuevos productos antes de la comercialización, para concluir sobre su riesgo en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. La UPBC deberá analizar las alertas generadas por la aplicación informática PEDRA y asegurarse de que éstas son ejecutadas con la periodicidad determinada por el OCI para cada una de ellas. b. Requerimientos de organismos Elaborar las contestaciones a los requerimientos del Servicio Ejecutivo y otras autoridades. c. Listas públicas Verificar periódicamente la inexistencia de clientes que se encuentren en las listas públicas de delincuentes y Personas de Responsabilidad Pública (PRP s). d. Mantenimiento de registros. Operaciones de análisis especial Clientes no admitidos 24

64 ORGANIZACIÓN INTERNA Código OI Sección: V Comunicaciones con el SEPBLAC (emitidas y recibidas) Registro de aquellas excepciones a la obligación de aplicar ciertas medidas de diligencia debida Registros de falsos positivos en coincidencias con PRP s y listas negras Registro de los documentos en materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo elevados al Consejo de Administración. e. Coordinación en los trabajos a realizar en caso de inspección del SEPBLAC. La Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales coordinará los trabajos a realizar, en su caso, por la Inspección del SEPBLAC, para lo cual Facilitará la documentación que solicite el equipo de inspección. Coordinará la colaboración de los departamentos, sociedades y empleados del Grupo que sean necesarios para la ejecución del trabajo de los inspectores. Informará permanentemente al O.C.I. sobre la evolución del trabajo de inspección, así como de las situaciones que pudieran ponerse de manifiesto. Coordinará las acciones a realizar por el Grupo, que hayan sido decididas por el O.C.I. en relación con las incidencias puestas de manifiesto por la inspección del SEPBLAC, así como el posible expediente sancionador que pudiera derivarse. 25

65 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI SECCIÓN VI IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE CONTENIDO PÁGINA 1. Introducción 2 2. Evaluación del riesgo del cliente y Política Expresa de Admisión de Clientes 3 3. Procedimiento de identificación de clientes Conocimiento del cliente Medidas Simplificadas de Diligencia Debida 6. Medidas Reforzadas de Diligencia Debida 7. Procedimiento de implantación de la identificación y conocimiento del cliente 8. Procedimiento para la identificación de beneficiarios en santalucía

66 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI 1. INTRODUCCIÓN El procedimiento de identificación y conocimiento de cliente desarrollado en esta Sección es de aplicación exclusiva al grupo, en concreto para santalucía y ALPHAPLUS. El Grupo santalucía considera que una exigencia básica en la lucha contra la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, es la identificación y conocimiento de los clientes habituales o no. En esta línea, se ha implantado en la Organización la política de Conoce a tu cliente (KYC: Know Your Customer), la cual se fundamenta, a su vez, en los tres pilares siguientes: Establecimiento de Política de Admisión de clientes Identificación de clientes Establecimiento de políticas de conocimiento de clientes La puesta en práctica de forma eficaz y eficiente de la Política Expresa de Admisión de Clientes que se indica en el apartado 2 siguiente exige, necesariamente, la correcta identificación y conocimiento de los clientes. Para ello, se debe prestar la máxima diligencia a la hora de conocer la identidad de los clientes y de obtener la documentación acreditativa de dicha identidad cuando sea preceptivo, así como en la obtención y contraste razonable de la información acerca de su actividad profesional o empresarial de acuerdo con los umbrales establecidos en función del tipo de producto contratado, su riesgo de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y la forma de cobro de la prima y de pago de la prestación del producto de seguro. Dado que en la operativa de seguros existen diversos intervinientes, es necesario definir con claridad, a efectos de lo dispuesto en este manual, lo que se entiende por cliente, siendo éste tanto el tomador de la póliza, como al pagador de las primas o de las aportaciones cuando sea distinto del tomador indicado anteriormente, excluyendo la figura del asegurado por su sola condición de tal. En relación con el asegurado, se tomarán sus datos de identificación, pero no se hará necesario el seguimiento completo del procedimiento de identificación descrito en este Manual. En el caso de identificación de beneficiarios, se identificará en función del tipo de pago realizado, ya sea supervivencia o fallecimiento, al propio tomador/asegurado o a los beneficiarios establecidos en la póliza distintos del asegurado, A efectos de alcanzar un adecuado entendimiento del riesgo de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo de los diferentes productos y de los procedimientos a realizar y que se desarrollan en el presente manual, es importante tener en consideración los siguientes aspectos: Por lo general, el importe individual de las primas periódicas anuales comercializadas por santalucía es poco significativo. Para las modalidades de seguro a prima única que se indican a continuación, se exige la domiciliación bancaria del cobro de la prima: o Rentas Vitalicias Inmediatas 2

67 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI o Plan de Jubilación a Prima Única o Maxiplan Inversión Depósito Flexible. o Maxiplan Rentabilidad Estructurada. o Plan Vida. Temporal Anual Renovable Para el resto de modalidades de seguro en las que no es obligatoria la domiciliación bancaria del cobro de la prima, no se permite el cobro de primas por un importe igual o superior a o su contravalor en moneda extranjera, en virtud del artículo 7 de la ley 7/2012, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude. Salvo excepciones, la tramitación y el pago de prestaciones se encuentran delegados en los servicios centrales de la Entidad, no admitiéndose medios de pago en efectivo sin reflejo en cuenta, a los correspondientes asegurados o beneficiarios. Las transacciones correspondientes a las suscripciones y reembolsos de los fondos de inversión gestionados se realizan en todos los casos mediante transferencia en la cuenta bancaria abierta a su nombre en la Entidad Depositaria. ALPHAPLUS como Gestora de IIC no recibe dinero de los partícipes sino que tanto los importes de las suscripciones o de los reembolsos son realizados a y desde las cuentas de los fondos de inversión con el Control de su Depositario. Pese a no ejecutar ni recibir transferencias de fondos, comprueba los datos de las transferencias ordenadas con motivo de reembolsos, asegurando que los datos del beneficiario coinciden con los datos del partícipe poseedor de las participaciones. 2. EVALUACIÓN DEL RIESGO DEL CLIENTE Y POLÍTICA EXPRESA DE ADMISIÓN DE CLIENTES Para prevenir de forma eficaz el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, el Grupo santalucía realiza una evaluación de la tipología de sus clientes en función de los riesgos implícitos. Esta evaluación se basa en los siguientes factores: Segmentación de clientes. Características de los productos: Seguros sobre la vida-riesgo/ahorro/mixtos comercializados para santalucía. Instituciones de Inversión Colectiva, Planes de Pensiones y gestión discrecional y asesoramiento de carteras para ALPHAPLUS. Operativas relacionadas con el blanqueo y su uso por parte de los clientes. Cualquier otro factor que pueda ser considerado para la evaluación del riesgo del cliente (por ejemplo, canales de distribución). 3

68 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI En base a los resultados del análisis indicado, se ha establecido la Política de Admisión de Clientes para cada sujeto obligado del Grupo que se incluye en los apartados 2.1 y 2.2 siguientes Política de Admisión de Clientes de santalucía A continuación se recoge la Política de Admisión de Clientes de santalucía que se plasma en el establecimiento de las siguientes categorías de clientes, identificando a: - aquellos que puedan presentar un riesgo superior al riesgo promedio, en cuyo caso, se obtendrá la información necesaria para asegurar la identificación y el conocimiento del cliente antes de su admisión como tal. - clientes rechazados por producirse unas determinadas circunstancias que los excluyen de la aceptación - otros clientes que requieren un análisis y seguimiento una vez aceptado como tal. La aplicación de esta Política de Admisión de Clientes, requiere que las operaciones sean examinadas tanto por la red de agentes y corredores como por el personal del Área de Operaciones involucrado en el proceso de comercialización y contratación de productos respectivamente, bajo la supervisión de la UPBC. La Política de Admisión de Clientes establece las siguientes categorías de clientes: A) Clientes excluidos de aceptación Por motivos de control del riesgo de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, la red comercial de santalucía no realizará operaciones con las siguientes tipologías de clientes: Personas incluidas en alguna de las listas públicas relacionadas con el terrorismo o grupos afines, o sobre las que se disponga de alguna otra información de la que se deduzca que pueden estar relacionadas con actividades delictivas, especialmente aquellas supuestamente vinculadas al narcotráfico, al terrorismo o al crimen organizado. A estos efectos, se realizan chequeos diarios de nuestros clientes contra las listas de sancionados y PRP S mediante la plataforma tecnológica IDConfirma. Intervinientes con antecedentes policiales o penales de conocimiento público, o relacionados con personas sometidas a prohibición de operar o vinculadas a actividades de financiación del terrorismo. Personas que tengan negocios cuya naturaleza haga imposible la verificación de la legitimidad de las actividades o la procedencia de los fondos. Personas que facilitan datos falsos o erróneos. Personas que rehúsen facilitar información o la documentación requerida para su identificación o, cuando proceda, para la justificación de su actividad económica. Intervinientes anónimos o por designar o con nombres ficticios. 4

69 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Casinos o entidades de apuestas no autorizadas oficialmente. Casas de cambio, transmisores de dinero u otros similares. Personas residentes en paraísos fiscales o en países o territorios no cooperantes en la lucha contra el blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y personas residentes en jurisdicciones no reguladas o pobremente reguladas, o en Estados donde se tiene conocimiento de la existencia de organizaciones criminales particularmente activas (ver Anexo VIII). Entidades financieras residentes en países o territorios donde no tenga presencia física y que no pertenezcan a un grupo financiero regulado. B) Clientes cuya aceptación debe ser aprobada por la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales Los clientes que reúnan alguna de las siguientes particularidades o circunstancias, se considera que presentan un perfil de riesgo alto y precisan de análisis específicos. Para ser admitido como cliente o aceptar la operación, deberán obtener la aprobación del responsable de la UPBC. Clientes relacionados con la producción o distribución de armas y otros productos militares. Clientes cuya actividad sea el comercio de objetos de arte y antigüedades. Casinos o entidades de apuestas debidamente autorizados. Clientes que sean directivos, accionistas o propietarios de casas de cambio, transmisores de dinero, casinos, entidades de apuestas u otras entidades similares. Personas con responsabilidad pública: Personas físicas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes: los jefes de Estado, jefes de Gobierno, ministros, secretarios de Estado o subsecretarios; los parlamentarios; los magistrados de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales, con inclusión de los miembros equivalentes del Ministerio Fiscal; los miembros de tribunales de cuentas o de consejos de bancos centrales; los embajadores y encargados de negocios; el alto personal militar de las Fuerzas Armadas; y los miembros de los órganos de administración, de gestión o de supervisión de empresas de titularidad pública. Estas categorías comprenderán, en su caso, cargos desempeñados a escala comunitaria e internacional. Ninguna de estas categorías incluirá empleados públicos de niveles intermedios o inferiores. Asimismo, tendrán la consideración de personas con responsabilidad pública aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes en el ámbito autonómico español, como los Presidentes y los Consejeros y demás miembros de los Consejos de Gobierno, así como los altos cargos y los diputados autonómicos y, en el ámbito local español, los alcaldes, concejales y demás altos 5

70 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI cargos de los municipios capitales de provincia o de capital de Comunidad Autónoma de las Entidades Locales de más de habitantes, o cargos de alta dirección en organizaciones sindicales o empresariales o partidos políticos españoles. Sin perjuicio de la aplicación, basándose en un análisis del riesgo, de medidas reforzadas de diligencia debida, cuando una persona haya dejado de desempeñar una función pública importante durante al menos dos años, no será obligatoria su consideración como persona con responsabilidad pública. Sus familiares más próximos: el cónyuge o la persona a quien se halle ligado de forma estable por análoga relación de afectividad, así como los padres e hijos, y los cónyuges o personas ligadas a los hijos de forma estable por análoga relación de afectividad. Las personas reconocidas como allegados: toda persona física de la que sea notorio que ostente la titularidad o el control de un instrumento o persona jurídicos conjuntamente con alguna de las personas mencionadas como personas con responsabilidad pública, o mantenga otro tipo de relaciones empresariales estrechas con las mismas, u ostente la titularidad o el control de una persona o instrumento jurídicos que notoriamente se haya constituido en beneficio de las mismas. Clientes que solicitan una póliza en la que alguno de los intervinientes es una sociedad interpuesta. C) Clientes o situaciones en las que hay que adoptar precauciones especiales Los clientes que se encuentren en ésta categoría, se considera que presentan un riesgo superior al promedio y serán objeto de análisis y seguimiento específico, pero no se paraliza su aceptación como cliente. La admisión de estos clientes será supervisada únicamente por el Área de Operaciones. Clientes que muestran poco interés por los beneficios del seguro y en cambio se toman mucho por las condiciones de cancelación anticipada del contrato. Clientes menores de edad o de edad avanzada (por ejemplo, más de 70 años). Personas que solicitan pólizas individuales en las que los distintos intervinientes no tienen relación justificada entre sí. Personas que solicitan pólizas en una zona lejana a su lugar de residencia cuando podrían obtener productos iguales o similares en dicho lugar de residencia e incluso en la misma Entidad. Clientes ligados a sectores de actividad determinados por la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales de santalucía como especialmente sensibles o potencialmente vinculados al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo (ver Anexo IX). Cliente que asume primas / aportaciones desproporcionadas con relación a su patrimonio aparente y/o volumen de actividad. 6

71 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Sociedades con administrador único. D) Clientes o situaciones con riesgo bajo Se incluyen en esta categoría a los clientes que no cumplan ninguna de las características definidas en los tres apartados anteriores Política de Admisión de Clientes de ALPHAPLUS A continuación se recoge la Política de Admisión de Clientes de ALPHAPLUS que se plasma en el establecimiento de las siguientes categorías de clientes, identificando a: - clientes rechazados por producirse unas determinadas circunstancias que los excluyen de la aceptación. - aquellos que puedan presentar un riesgo superior al riesgo promedio, en cuyo caso, se obtendrá la información necesaria para asegurar la identificación y el conocimiento del cliente antes de su admisión como tal. La Política de Admisión de Clientes establece las siguientes categorías de clientes: A) Clientes excluidos de aceptación Personas incluidas en alguna de las listas públicas relacionadas con el terrorismo o grupos afines, o sobre las que se disponga de alguna otra información de la que se deduzca que pueden estar relacionadas con actividades delictivas, especialmente aquellas supuestamente vinculadas al narcotráfico, al terrorismo o al crimen organizado. A estos efectos, se realizarán chequeos diarios de nuestros clientes contra las listas de sancionados y PRP S mediante la plataforma tecnológica IDConfirma. Intervinientes con antecedentes policiales o penales de conocimiento público, o relacionados con personas sometidas a prohibición de operar o vinculadas a actividades de financiación del terrorismo. Clientes que no faciliten los datos de identificación requeridos o el soporte documental para su verificación. Clientes que no faciliten información sobre sus actividades principales, ya sean laborales, profesionales o empresariales o la procedencia de los fondos. Clientes que se sospeche que están actuando como personas interpuestas y que no facilitan la identificación del propietario o beneficiario final de la cuenta o producto. Sociedades mercantiles y cooperativas, salvo las que coticen en bolsa, que no facilitan la estructura de propiedad de las mismas, ni identifican a las personas que tienen un efectivo control de las mismas. Personas que facilitan datos falsos o erróneos. Bazares ( todo a 100, etc.) y venta ambulante, casas de cambio, transmisores de dinero u otros similares. 7

72 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Casinos o entidades de apuestas no autorizadas oficialmente. B) Clientes cuyo riesgo es superior al promedio. Los factores a tener en cuenta para la clasificación de los clientes, como clientes de riesgo superior al riesgo promedio, es decir clientes de riesgo para ALPHAPLUS, son los siguientes: Clientes que en el ejercicio de su actividad económica o empresarial realizan actividades en las que se producen con frecuencia movimientos en efectivo. Clientes que residan o quieran aportar fondos de paraísos fiscales o de países o territorios no cooperantes en la lucha contra el blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y personas residentes en jurisdicciones no reguladas o pobremente reguladas, o en Estados donde se tiene conocimiento de la existencia de organizaciones criminales particularmente activas (ver Anexo VIII). Clientes que pretendan realizar operaciones por un importe superior a o que el importe total de los productos contratados en ALPHAPLUS supere dicho importe. Clientes con estructuras corporativas complejas. Clientes relacionados con la producción o distribución de armas y otros productos militares. Clientes cuya actividad sea el comercio electrónico, de objetos de arte y antigüedades. Casinos o entidades de apuestas debidamente autorizados. Clientes que sean directivos, accionistas o propietarios de casas de cambio, transmisores de dinero, casinos, entidades de apuestas u otras entidades similares. Personas con responsabilidad pública: Definición recogida en el apartado 2.1 anterior. C) Clientes cuyo riesgo es normal. Se incluyen en esta categoría a los clientes que no cumplan ninguna de las características definidas en los dos apartados anteriores, no obstante, pueden ser considerados como tales aquellos en los que se den las siguientes circunstancias: Clientes que faciliten los datos de identificación requeridos y el soporte documental para su verificación. Clientes que aun sospechando o teniendo la certeza de que están actuando como personas interpuestas facilitan la identificación del propietario o beneficiario final de la cuenta o producto solicitado. 8

73 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Sociedades mercantiles y cooperativas, salvo las que coticen en bolsa, que facilitan la estructura de propiedad de las mismas, identificando a las personas que tienen un efectivo control de las mismas. Clientes que facilitan información sobre sus actividades principales, ya sean laborales, profesionales o empresariales Distribución de la política de admisión de clientes a todo el Grupo Una vez aprobada la Política de Admisión de Clientes por el OCI se procederá a su distribución a toda la organización y por el medio establecido, obteniendo evidencia de su recepción. La distribución de la Política de Admisión de Clientes de se realizará conjuntamente con el Manual de Prevención, según lo establecido en la Sección II de este Manual. No obstante, dada la importancia que representa la Política de Admisión de Clientes, así como otros procedimientos desarrollados en este Manual (por ejemplo, procedimiento de identificación y conocimiento del cliente), será necesario proceder a la distribución de la misma utilizando los siguientes medios específicos, que también se utilizarán en caso de modificaciones o cambios a la misma: Empleados del Área de Operaciones de santalucía o Envío por correo electrónico de un Comunicado referido a la Política de Admisión de Clientes, recibiendo acuse de recibo del receptor. Miembros de la red de mediadores (sociedades de agencia, corredores de seguros, etc.) de santalucía o o o Mediante anexo o suplemento al contrato de mediación a firmar entre santalucía y el agente o corredor, y del cual, éste último, deberá devolver un ejemplar firmado a la Entidad. En dicho anexo o suplemento deberá establecerse la responsabilidad del agente o corredor en caso de incumplimiento de la Política de Admisión de Clientes de santalucía, por lo que en la redacción del mismo habría de intervenir Asesoría Jurídica. Envío de un Comunicado sobre la Política de Admisión de Clientes. Entrega en los cursos de formación que se impartan, recibiendo documento firmado que evidencia su recepción. Directivos, empleados y resto de miembros de santalucía o o Mediante comunicados internos distribuidos a través de la Intranet corporativa. Notas informativas en los lugares destinados a tales efectos en las oficinas de santalucía. o Entrega junto al Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, en las acciones formativas que se impartan, obteniendo acuse de recibo firmado de su recepción. 9

74 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI OCI, Representante y suplente ante el SEPBLAC, UPBC, y responsable del Área de Operaciones o Envío de un Comunicado sobre la Política de Admisión de Clientes. Empleados de ALPHAPLUS o La Política de Admisión de Clientes está a disposición de los directivos y empleados en la intranet de la sociedad en la carpeta denominada Blanqueo de Capitales. o Entrega junto al Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, en las acciones formativas que se impartan, obteniendo acuse de recibo firmado de su recepción Revisión y actualización de la política de admisión de clientes La UPBC es la responsable de la revisión y actualización de la Política de Admisión de Clientes. Las revisiones deberán efectuarse con una periodicidad mínima anual, o cuando así lo exijan las circunstancias específicas (por ejemplo, ante el lanzamiento de un nuevo producto o la identificación de nuevas técnicas de blanqueo) o cuando se produzca una modificación del entorno legislativo que aconseje su revisión al objeto de dar cumplimiento a las recomendaciones de los organismos nacionales e internacionales. Las revisiones de la Política de Admisión de Clientes habrán de realizarse a partir de los perfiles de riesgo de los clientes, según los canales de distribución, las características de los productos comercializados, la tipología de clientes, etc. Estas revisiones habrán de ser adecuadamente documentadas con objeto de dejar evidencia de los motivos de la revisión y de las decisiones tomadas. Una vez revisada y actualizada, en su caso esta Política de Admisión de Clientes, se someterá a la aprobación por parte del OCI. Cualquier cambio o modificación que se realice sobre la Política de Admisión de Clientes a consecuencia de su revisión y actualización, deberá ser comunicado a todos los miembros del Grupo por medios análogos a los indicados en el apartado 3 precedente de este Manual Procedimientos internos para dar cumplimiento efectivo a la política expresa de admisión de clientes de santalucía El análisis y clasificación del riesgo de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo se realizará previamente al alta de dicho cliente. El procedimiento de aplicación de la Política de Admisión de Clientes se inicia a partir del momento de toma de contacto y obtención de información y documentación de un nuevo posible cliente y en la realización de nuevas operaciones con clientes de santalucía (contratación de un nuevo producto, realización de una aportación extraordinaria, modificaciones en los datos de los productos existentes o en la forma de pago, etc.), por 10

75 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI parte de la red de agentes y corredores, oficinas y/o de los empleados del Área de Operaciones encargados de la gestión de las mismas. Por otra parte, la obtención de información y documentación del cliente está determinada por el procedimiento de identificación y conocimiento del cliente desarrollado en el apartado 3 siguiente. Cada uno de los involucrados en este procedimiento, deberá actuar con la mayor diligencia y celeridad posible, permitiendo que el proceso sea ágil y eficiente, y proceder a ejecutar, cuando proceda, la correspondiente operación solicitada por el cliente. El aplicativo de producción de santalucía tiene implantado un control que paraliza el proceso de grabación de la póliza en el caso de no cumplimentarse adecuadamente los campos de domiciliación bancaria en el que caso que sea obligatoria. La póliza queda parcialmente capturada pero no se llega a emitir hasta que no se rellena dicho campo. El procedimiento establecido para el cumplimiento de cada una de las categorías establecidas en la Política de Admisión de Clientes es la siguiente: Procedimientos para clientes de la categoría A) La red comercial se abstendrá de realizar la operación y la comunicará a la UPBC utilizando el formulario incluido como Anexo X, ante cualquiera de las situaciones contempladas en el apartado A). La decisión de si es posible la abstención o no, habrá de ser tomada a nivel de OCI o de Representante ante el SEPBLAC. La decisión de continuar con las relaciones de negocio o de interrumpirlas deberá encontrarse suficientemente documentada, especificando los motivos que habrán llevado a la decisión. No obstante, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 19 de la ley 10/2010 y en el artículo 26 del Real Decreto 304/2014, la abstención de ejecución de operaciones no será de aplicación cuando dicha abstención no sea posible o pueda dificultar la persecución de los beneficiarios de la misma. En este caso, el miembro de la red comercial debería comunicar a la UPBC de santalucía, mediante el modelo establecido a tales efectos (ver Anexo X) e inmediatamente después de ejecutar la operación, esta circunstancia. Este aspecto debería ser objeto de inclusión en los anexos o suplementos a los contratos de mediación a suscribir con sociedades de agencia, corredores y agentes. La prohibición expresa a los distintos miembros de la red de distribución de establecer relaciones de negocio o realizar cualquier tipo de operaciones con clientes de esta categoría se debería formalizar y plasmar en los anexos o suplementos a los contratos de mediación a suscribir con sociedades de agencia, corredores de seguro y otros agentes. Si por cualquier causa el personal del Área de Operaciones detectase cualquiera de las circunstancias descritas en el apartado A, sin que el agente o corredor correspondiente notifique incidencia alguna, se comunicará dicha circunstancia al agente o corredor, se paralizará la ejecución de la operación y se comunicará, utilizando el Anexo X la operación a la UPBC. 11

76 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI El campo destinado a recoger la actividad profesional o empresarial del Tomador es obligatorio en el aplicativo de producción. Procedimientos para clientes de la categoría B) La red de mediación de santalucía realizará las siguientes acciones ante el hallazgo de cualquiera de las situaciones descritas en el apartado B de la Política de Admisión de clientes: Recabará del cliente potencial sus datos identificativos (incluyendo los correspondientes a su actividad empresarial o profesional), cumplimentando el informe complementario de declaración de actividad y rentas para personas físicas o jurídicas según proceda, y los datos de la operación que desea realizar. Informará al cliente que la contratación no puede realizarse en ese momento, sino que requiere la aprobación de la Entidad aseguradora y se abstendrá de ejecutar la operación. No obstante, si ello no fuera posible o si pudiera dificultar la persecución de los beneficiarios de la operación, ésta se ejecutará. En todo caso, y de forma inmediata, informará por escrito (correo electrónico, fax, o similar) a la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales de santalucía de la operación pretendida por el cliente potencial. A estos efectos, debe utilizarse el modelo de impreso diseñado al efecto por santalucía, incluido en el Anexo V de este Manual. Por último procederá conforme a las instrucciones que específicamente reciba de la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales de santalucía, contactando con el cliente para cerrar la operación, en su caso, o para transmitirle la no aceptación según determine dicha Unidad. Tales instrucciones se transmitirán al miembro de la Organización igualmente por escrito, incluido en el Anexo VI de este Manual. Si por cualquier causa el personal del Área de Operaciones detectase cualquiera de las circunstancias descritas en el apartado B sin que el agente o corredor correspondiente efectúe la notificación para su aprobación, se comunicará dicha circunstancia al agente o corredor, se paralizará la ejecución de la operación y se comunicará, utilizando el Anexo V la operación a la UPBC. Una vez autorizada la operación, la UPBC de santalucía procederá a analizar el riesgo de blanqueo del cliente potencial basándose en los parámetros indicados en la Política de Admisión de Clientes y solicitará, en su caso, la información adicional que pueda necesitar para el mismo, tanto de fuentes internas, de la red comercial y/o de fuentes externas tales como Internet, F-activa, Informa, etc. Asimismo, la UPBC conservará justificación documental de toda la información manejada, así como de la aceptación o rechazo de clientes de esta categoría y de las instrucciones transmitidas al miembro de la organización que gestiona la operación. En caso de no implantar en los teleprocesos y aplicativos los controles indicados en el párrafo anterior, se deberían habilitar en éstos los campos necesarios que posibiliten la 12

77 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI realización de rastreos a posteriori, desde la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales de santalucía, dirigidos a verificar la inexistencia de esta tipología de clientes. Si como resultado del análisis se decide que la operación no es sospechosa, se ejecutará. En este caso la UPBC efectuará un seguimiento y verificación de las operaciones realizadas por el cliente con una periodicidad mensual durante el periodo de tiempo establecido para determinar si las mismas presentan indicios de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Procedimientos para clientes de la categoría C) Los miembros de la red comercial deben detectar alguna de las circunstancias que caracterizan a esta tipología de clientes. En consecuencia, debería quedar a su criterio evaluar la necesidad de adoptar medidas especiales (previas al establecimiento de las relaciones de negocio o a la ejecución de la operativa solicitada por el cliente) tales como profundizar en el conocimiento del cliente y de su actividad, contrastar información relativa al cliente a través de terceros, etc. La red comercial pondrá en conocimiento del Área de Operaciones la existencia de clientes con las características descritas en el apartado C de la Política de Admisión de Clientes. La UPBC contactará, si así lo estima oportuno, con el Área de Operaciones al objeto de obtener información adicional sobre el conocimiento de esta tipología de clientes. Si con la información recibida la UPBC confirmara la sospecha de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, comunicará dicha operación al OCI, absteniéndose de ejecutar la operación conforme a lo establecido en la Sección X del presente manual. En caso contrario, se propondrá el periodo de tiempo objeto de análisis y seguimiento de las operaciones realizadas por el cliente, para determinar si las mismas presentan indicios de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Se informará al OCI, en cada reunión que se celebre, de la situación de estos clientes objeto de seguimiento. Asimismo, la UPBC conservará justificación documental de toda la información manejada, así como de la decisión adoptada, del seguimiento realizado y de las instrucciones transmitidas al personal que gestiona la operación. En cualquier caso, la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales de santalucía deberá efectuar rastreos para identificar, en su caso, la existencia de esta tipología de clientes. Para ello, se aplicarán las alertas y controles establecidos en el aplicativo específico de la UPBC Procedimientos internos para dar cumplimiento efectivo a la política expresa de admisión de clientes de ALPHAPLUS 13

78 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI El análisis y clasificación del riesgo de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo se realizará previamente al alta de dicho cliente. El procedimiento de aplicación de la Política de Admisión de Clientes se inicia a partir del momento de toma de contacto y obtención de información y documentación de un nuevo posible cliente y en la realización de nuevas operaciones con clientes de ALPHAPLUS (suscripciones y reembolsos de los fondos de inversión, aportaciones a planes de pensiones etc.), por parte del equipo comercial y el equipo administrativo de ALPHAPLUS. Por otra parte, la obtención de información y documentación del cliente está determinada por el procedimiento de identificación y conocimiento del cliente desarrollado en el apartado 3 siguiente. Cada uno de los involucrados en este procedimiento, deberá actuar con la mayor diligencia y celeridad posible, permitiendo que el proceso sea ágil y eficiente, y proceder a ejecutar, cuando proceda, la correspondiente operación solicitada por el cliente. El procedimiento establecido para el cumplimiento de cada una de las categorías establecidas en la Política de Admisión de Clientes es la siguiente: Procedimientos para clientes de la categoría A) Clientes excluidos de aceptación El asesor comercial se abstendrá de realizar la operación y la comunicará a la persona responsable de Cumplimiento Normativo de ALPHAPLUS y a la UPBC utilizando el formulario incluido como Anexo X, ante cualquiera de las situaciones contempladas en el apartado A). La decisión de si es posible la abstención o no, habrá de ser tomada a nivel de OCI o de Representante ante el SEPBLAC. La decisión de continuar con las relaciones de negocio o de interrumpirlas deberá encontrarse suficientemente documentada, especificando los motivos que habrán llevado a la decisión. No obstante, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 19 de la ley 10/2010 y en el artículo 26 del Real Decreto 304/2014, la abstención de ejecución de operaciones no será de aplicación cuando dicha abstención no sea posible o pueda dificultar la persecución de los beneficiarios de la misma. En este caso, el asesor comercial debería comunicar a la UPBC, mediante el modelo establecido a tales efectos (ver Anexo X) e inmediatamente después de ejecutar la operación, esta circunstancia. Si por cualquier causa el personal del Equipo de Administración detectase cualquiera de las circunstancias descritas en el apartado A, sin que el asesor comercial notifique incidencia alguna, se comunicará dicha circunstancia al asesor, se paralizará la ejecución de la operación y se comunicará, utilizando el Anexo X la operación a la UPBC. Procedimientos para clientes de la categoría B) Clientes cuyo riesgo es superior al promedio 14

79 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI El asesor comercial de ALPHAPLUS realizará las siguientes acciones ante el hallazgo de cualquiera de las situaciones descritas en el apartado B de la Política de Admisión de clientes de ALPHAPLUS: Recabará del cliente potencial sus datos identificativos en el cuestionario para el conocimiento del cliente, incluyendo los correspondientes a su actividad empresarial o profesional y los datos de la operación que desea realizar. Adoptará medidas especiales (previas al establecimiento de las relaciones de negocio o a la ejecución de la operativa solicitada por el cliente) tales como profundizar en el conocimiento del cliente y de su actividad, contrastar información relativa al cliente a través de terceros, etc. Informará al cliente que la contratación no puede realizarse en ese momento, sino que requiere la aprobación de la Entidad y se abstendrá de ejecutar la operación. No obstante, si ello no fuera posible o si pudiera dificultar la persecución de los beneficiarios de la operación, ésta se ejecutará. Pondrá en conocimiento la operación, al responsable del Área de Cumplimiento Normativo de ALPHAPLUS y facilitará la documentación que se le requiera cuando se trate de una cliente cuyo riesgo es superior al promedio Por último procederá conforme a las instrucciones que específicamente reciba del responsable del Área de Cumplimiento Normativo de ALPHAPLUS, previa consulta a la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales, contactando con el cliente para cerrar la operación, en su caso, o para transmitirle la no aceptación según se determine. Si por cualquier causa el personal del Equipo Administrativo detectase cualquiera de las circunstancias descritas en el apartado B sin que el asesor comercial efectúe la notificación para su aprobación, se comunicará dicha circunstancia al asesor comercial, se paralizará la ejecución de la operación y se comunicará al responsable del Área de Cumplimiento Normativo de ALPHAPLUS, tal y como se indica en el punto anterior. Una vez autorizada la operación, la UPBC procederá a analizar el riesgo de blanqueo del cliente potencial basándose en los parámetros indicados en la Política de Admisión de Clientes y solicitará, en su caso, la información adicional que pueda necesitar para el mismo, tanto de fuentes internas, de la red comercial y/o de fuentes externas tales como Internet, F-activa, Informa, etc. Asimismo, la UPBC conservará justificación documental de toda la información manejada, así como de la aceptación o rechazo de clientes de esta categoría y de las instrucciones transmitidas al miembro de la organización que gestiona la operación. En caso de no implantar en los teleprocesos y aplicativos los controles indicados en el párrafo anterior, se deberían habilitar en éstos los campos necesarios que posibiliten la realización de rastreos a posteriori, desde la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales dirigidos a verificar la inexistencia de esta tipología de clientes. 15

80 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Si como resultado del análisis se decide que la operación no es sospechosa, se ejecutará. En este caso la UPBC efectuará un seguimiento y verificación de las operaciones realizadas por el cliente con una periodicidad mensual durante el periodo de tiempo establecido para determinar si las mismas presentan indicios de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo Nivel Riesgo de Clientes La calificación del nivel de riesgo del cliente será realizado por la UPBC en el momento del alta del nuevo cliente y en función de información disponible que obligue a su actualización. Los listados de calificación de riesgo de clientes, serán proporcionados tanto por la aplicación específica de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo como por el aplicativo de producción en el caso de santalucía. El perfil de riesgo del cliente puede cambiar en el tiempo, y por lo tanto, resulta necesario proceder a la revisión y actualización de la calificación del riesgo de cliente en base a la información que se obtenga del mismo, por las operaciones y/o transacciones efectuadas o por la información facilitada Nivel Riesgo de clientes en santalucía La clasificación del nivel de riesgo del cliente se establece en base a diferentes parámetros, como la categoría de cliente según la Política de Admisión de Clientes y el importe total de las aportaciones realizadas en los últimos 12 meses naturales para la totalidad de los productos contratados. santalucía ha establecido la siguiente calificación del riesgo de cliente: 1: Riesgo Alto Se consideran clientes de alto riesgo, cuando concurra alguna de las dos siguientes situaciones: Clientes cuya operación requiere la aprobación previa y están incluidos en la Categoría B) de la Política de Admisión de Clientes. O aquellos clientes cuyas aportaciones durante los últimos 12 meses naturales, por la totalidad de los productos de seguros de vida, sean superiores a euros (doble del límite establecido para incluir la operación en la DMO) por cualquier medio de pago. 2: Riesgo Medio Se consideran clientes de riesgo medio, cuando concurra alguna de las dos siguientes situaciones: Clientes incluidos en la categoría C) de la Política de Admisión de Clientes y son, por tanto, objeto de análisis y seguimiento. 16

81 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI O clientes donde el total de aportaciones realizadas durante los últimos 12 meses naturales, por la totalidad de los productos de seguros de vida contratados, sean superiores a euros e inferiores a euros por cualquier medio de pago. 3: Riesgo Bajo Se consideran clientes de riesgo medio, cuando concurra alguna de las dos siguientes situaciones: Clientes incluidos en la categoría D) de la Política de Admisión de Clientes. Exclusivamente para clientes cuyas aportaciones durante los últimos 12 meses naturales, por la totalidad de los productos de seguros de vida contratados sean inferiores a euros. Los límites anteriores serán analizados con periodicidad anual con objeto de verificar la conveniencia de su mantenimiento o modificación. En seguros de vida, las aportaciones correspondientes a reinversión de vencimientos o rescates de otras pólizas de vida existentes en la compañía, no provocarán incremento del importe a efectos de esta clasificación, por lo que no conllevarán modificación en la categoría de riesgo inicialmente asignada Nivel Riesgo de clientes en ALPHAPLUS La clasificación del nivel de riesgo del cliente se establece en base a diferentes parámetros, como la categoría de cliente según la Política de Admisión de Clientes y el importe total de las aportaciones realizadas para la totalidad de los productos contratados (fondos de inversión, planes de pensiones, etc ). ALPHAPLUS ha establecido la siguiente calificación del riesgo de cliente: 1: Riesgo Alto Se consideran clientes de alto riesgo, cuando concurra alguna de las dos siguientes situaciones: Clientes cuya operación requiere la aprobación previa y están incluidos en la Categoría B) de la Política de Admisión de Clientes. O aquellos clientes cuya posición financiera sea igual o superior a para la totalidad de los productos comercializados por ALPHAPLUS. 2: Riesgo Normal Se consideran clientes de riesgo normal, cuando concurra alguna de las dos siguientes situaciones: Clientes incluidos en la categoría C) de la Política de Admisión de Clientes. 17

82 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI O aquellos clientes cuya posición financiera sea inferior a para la totalidad de los productos comercializados por ALPHAPLUS. Los límites anteriores serán analizados con periodicidad anual con objeto de verificar la conveniencia de su mantenimiento o modificación. 3. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES De acuerdo a lo exigido en el Art, 4 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, los sujetos obligados del Grupo, procederán a la identificación de los clientes, habituales o no, y a la obtención de la documentación acreditativa de los mismos, en el momento de entablar relaciones de negocio o de efectuar cualquier tipo de operación o transacción posterior. Los sujetos obligados identificarán a cuantas personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones con carácter previo al establecimiento de la relación de negocio. Cada sujeto obligado del Grupo se encargará de forma individual del proceso de identificación del cliente y del conocimiento y verificación de sus actividades, así santalucía se encargará de identificar a los tomadores del seguro y sus titulares reales, y a los beneficiarios en el momento en el que se conozcan y, por su parte, ALPHAPLUS identificará y comprobará mediante la presentación de documentos fehacientes la identidad del titular real o de cualquier persona que pretenda establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. Para realizar dicha identificación, se solicitará en todos los casos los documentos identificativos fehacientes recogidos en el anexo I "documentos fehacientes" del Manual, que se corresponden con los reflejados en el artículo 6 del RD 304/2014, teniendo en cuenta las especifidades de cada sociedad por el tipo de negocio realizado por cada una. En santalucía, estos documentos serán registrados en el aplicativo incluyendo la fecha de caducidad del mismo. El departamento de sistemas de santalucía ha implantado una alerta que señale cuando el documento se encuentra caducado y en el caso de que se detecte que un documento no se encuentre en vigor se procederá a la solicitud vía telefónica o por correo electrónico u ordinario del envío del mismo. Cada vez que un cliente proceda a la solicitud de un nuevo producto en santalucía, el aplicativo SIIS indica la documentación a requerir partiendo de los umbrales establecidos en el presente Manual. De este modo, se evita la posibilidad de fraccionamiento de operaciones contratando varios productos que conjuntamente supondrían una clasificación de riesgo superior a causa de la superación de dichos umbrales. Se podrá omitir la identificación cuando razonablemente se considere que esto podría alertar al cliente del examen y/o comunicación. A tenor de lo establecido en el apartado 1 anterior sobre la consideración de cliente en santalucía, el procedimiento de identificación de cliente resulta de aplicación: 18

83 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI En productos suscritos por causa distinta a la relación laboral o actividad profesional: Se identificara al tomador de la póliza; promotor y al pagador de las primas o de las aportaciones cuando sea distinto del tomador / promotor indicado anteriormente, excluyendo la figura del asegurado por su sola condición de tal. En caso de productos colectivos, suscritos en virtud de relación laboral o actividad profesional: exclusivamente se procederá a la identificación del tomador y promotor, independientemente que tenga o no cláusula de rescate o que puedan servir de garantía para un préstamo. En estos casos, no se identifica al asegurado, aunque efectúe aportaciones voluntarias u obligatorias. Respecto a los asegurados y participes de este tipo de producto, exclusivamente se identificaran en caso de pago de prestaciones El cuadro adjunto refleja los clientes intervinientes en los productos de seguros de vida objeto de identificación, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en los apartados siguientes. Tomador Asegurado Promotor Pagador (*) Beneficiario Interviniente Objeto Identificación (SI/NO) SI (A) SI SI SI (A) Se obtendrán los datos de la solicitud, si bien no se exigirá el cumplimiento de la totalidad del proceso de identificación de clientes. (*) Pagador no coincida con tomador / asegurado / promotor El siguiente cuadro refleja los clientes intervinientes en los fondos de inversión, planes de pensiones y carteras de inversión objeto de identificación, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en los apartados siguientes. Interviniente Titular Representante Apoderado Autorizado (*) Usufructuario Nudo propietario Objeto Identificación (SI/NO) SI SI SI (A) SI SI (A) Se obtendrán los datos de la ficha de alta del cliente, si bien no se exigirá el cumplimiento de la totalidad del proceso de identificación de clientes. 19

84 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI El inicio del procedimiento de identificación de clientes se realizará en las siguientes situaciones: Contratación de un producto por un cliente nuevo. Contratación de un nuevo producto o realización de operaciones por un cliente de cartera para productos ya contratados, cuando con anterioridad no se haya efectuado la identificación o cuando habiendo sido identificado con anterioridad es necesario verificar dicha documentación y proceder a su actualización, o cuando se produzcan operativas que modifiquen la calificación del riesgo del cliente, o se observa que la operación presenta indicios de ser una operación sospechosa a efectos de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 3.1 Procedimiento de identificación de clientes Obligación de identificación de clientes La obligación de identificación implica la obtención de los documentos fehacientes descritos en el Anexo I de este Manual para todos los clientes descritos en el apartado anterior Documentación de identificación del cliente La documentación a solicitar por los agentes, corredores o asesores comerciales a los clientes en el momento de la contratación de un seguro de vida, de un fondo de inversión o de un plan de pensiones, será diferente según se trate de persona física o persona jurídica. Esta documentación se encuentra detallada en el Anexo I de este Manual Titular real Según lo dispuesto en los artículos 8 y 9 del RD 304/2014, se entiende por titular real: a. La persona o personas físicas por cuya cuenta se pretenda establecer una relación de negocios o intervenir en cualesquiera operaciones. b. La persona o personas físicas que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que a través de acuerdos o disposiciones estatutarias o por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión de una persona jurídica. Cuando no exista una persona física que posea o controle, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, o que por otros medios ejerza el control, directo o indirecto, de la persona jurídica, se considerará que ejerce dicho control el administrador o administradores. Cuando el administrador designado fuera una persona jurídica, se entenderá que el control es ejercido por la persona física nombrada por el administrador persona jurídica. 20

85 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Las presunciones a las que se refiere el párrafo anterior se aplicarán salvo prueba en contrario. c. La persona o personas físicas que sean titulares o ejerzan el control del 25 por ciento o más de los bienes de un instrumento o persona jurídicos que administre o distribuya fondos, o, cuando los beneficiarios estén aún por designar, la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa principalmente la persona o instrumento jurídicos. Cuando no exista una persona física que posea o controle directa o indirectamente el 25 por ciento o más de los bienes mencionados en el apartado anterior, tendrán consideración de titular real la persona o personas físicas en última instancia responsables de la dirección y gestión del instrumento o persona jurídicos, incluso a través de una cadena de control o propiedad. Tendrán la consideración de titulares reales las personas naturales que posean o controlen un 25 por ciento o más de los derechos de voto del Patronato, en el caso de una fundación, o del órgano de representación, en el de una asociación, teniendo en cuenta los acuerdos o previsiones estatutarias que puedan afectar a la determinación de la titularidad real. Cuando no exista una persona o personas físicas que cumplan los criterios establecidos en el párrafo anterior, tendrán la consideración de titulares reales los miembros del Patronato y, en el caso de asociaciones, los miembros del órgano de representación o Junta Directiva. La entidad, a fin de conocer el titular real de sus clientes personas físicas, solicitará los poderes que acrediten la representación en el caso de personas mayores de edad. Para aquellos clientes menores de edad, se exigirá el libro de familia que acredite la tutela del mismo. Para personas incapacitadas legalmente, se exigirá el documento que acredite la tutela o representación. En el caso de personas jurídicas procederá a solicitar una "declaración responsable" de los Administradores de cada una de las personas jurídicas. Ver en Anexo III "declaración responsable" el formulario. Los sujetos obligados del Grupo santalucía delegarán el cumplimiento de obligación de diligencia debida consistente en identificar el titular real cuando el cliente sea una persona jurídica, a través de los notarios y del Órgano Centralizado de Prevención del Blanqueo del Consejo General del Notariado. Según se establece en el artículo 8 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, el acuerdo consiste en la celebración de un contrato de adhesión al servicio de consulta de la Base de Datos de Titulares Reales ofrecido por dicho Órgano. En la Base de Datos de Titulares Reales consta la titularidad real de las sociedades que han intervenido en actos notariales. La información sobre dicha titularidad tendrá carácter acreditado o manifestado según su forma de obtención: 21

86 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI La información manifestada es aquella que el representante de la sociedad manifiesta al notario y que se consigna en el Índice Único Informatizado en el apartado de titular real. La información acreditada es aquella que se desprende de la distribución de las participaciones de la sociedad en actos de constitución, transmisión, ampliación y reducción. Adicionalmente, El Reglamento de la Ley 10/2010 identifica, si bien que de modo subsidiario, en ausencia de persona física que posea o controle directa o indirectamente un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, al administrador o administradores. No obstante, será preceptiva la obtención por el sujeto obligado de documentación adicional o de información de fuentes fiables independientes cuando el cliente, el titular real, la relación de negocios o la operación presenten riesgos superiores al promedio y en todo caso cuando se den alguna de los siguientes supuestos: Cuando existan indicios de que la identidad del titular real declarada por el cliente no es exacta o veraz. Cuando concurran circunstancias que determinen el examen especial de conformidad con el artículo 17 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, o la comunicación por indicio de conformidad con el artículo 18 de la Ley 10/2010, de 28 de abril. A fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 9 del Real Decreto 304/2014, no será preceptiva la identificación de los titulares reales para empresas cotizadas o de sus filiales participadas mayoritariamente cuando aquéllas estén sometidas a obligaciones de información que aseguren la adecuada transparencia de su titularidad real. 4. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Según se recoge en el punto 3 anterior cada sujeto obligado del Grupo se encargará del proceso de conocimiento y verificación de actividades de sus clientes. En el momento de establecer relaciones de negocio, los sujetos obligados tienen la obligación de recabar de sus clientes información a fin de conocer la naturaleza de su actividad profesional o empresarial, adoptando medidas dirigidas a comprobar razonablemente la veracidad de dicha información. Tales medidas consistirán en el establecimiento y aplicación de procedimientos de verificación de las actividades declaradas por los clientes. Dichos procedimientos tendrán en cuenta el diferente nivel de riesgo y se basarán en la obtención de los clientes de documentos que guarden relación con la actividad declarada o en la obtención de información sobre tal actividad ajena al propio cliente. En este sentido, se deberán aplicar medidas adicionales de identificación y conocimiento del cliente para controlar el riesgo de blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo en las áreas de negocio y actividades más sensibles. 22

87 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI 4.1. Procedimiento de Conocimiento del Cliente en santalucía El procedimiento de conocimiento del cliente en santalucía está vinculado con los umbrales de identificación de clientes. Para cumplir con lo establecido por el artículo 10 del Real Decreto 304/2014, santalucía deberá conocer la naturaleza de la actividad profesional o empresarial con carácter previo al inicio de la relación de negocios de todos los clientes. Para ello, la entidad pasará el formulario "conoce a tu cliente" disponible en el anexo II del MPBC. Sólo será necesaria la justificación documental en casos de clientes con riesgo superior al promedio (riesgo B), y al menos la verificación (con la descripción de las gestiones realizadas) en los clientes de riesgo medio (C). Adicionalmente al conocimiento del cliente, se deberá detallar el tratamiento informático de la información recabada, de modo que se elabore para cliente un expediente "conozca a su cliente" que sea útil en el análisis de riesgo 4.2. Criterio de cumplimentación del formulario de Conocimiento del Cliente en santalucía A continuación se muestra el cuadro con los umbrales para el conocimiento del cliente para el negocio de la Entidad. Nivel de riesgo Prima anual (*) Conocimiento Actividades declaradas Origen de los fondos Salvaguarda A Clientes no aceptados (Anexo X de Comunicación de operación sospechosa) B Prima >= C -Prima >= Formulario de conocimiento del cliente (Anexo II) -Prima < Formulario de -Clientes con profesión de conocimiento del riesgo Prima periódica >= cliente (Anexo II) y prima única>= Justificación documental: Nómina o Pensión o IRPF Cuentas anuales, IS, IVA. Verificación, mediante llamada o presencial Certificado bancario. Verificación, mediante llamada o presencial Sólo se aceptarán los pagos mediante domiciliación bancaria procedentes de cuentas a nombre del titular en entidades domiciliadas en la Unión Europea o en países terceros equivalentes. D -Prima < Clientes con seguros vida riesgo. -Clientes con profesión de riesgo Prima periódica < y prima única < Información de la póliza (*) Importe de prima anual por la totalidad de seguros de vida contratados por el cliente No se requieren medidas adicionales No se requieren medidas adicionales No se requieren medidas adicionales A aquellos clientes que santalucía considera que tienen un riesgo alto de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo (B), se les solicitará la siguiente documentación antes de darlo de alta en nuestros sistemas como cliente: el formulario de conocimiento de cliente, que amplía información económica y laboral sobre el cliente; la nómina, pensión o declaración de la renta si son personas físicas y las cuentas anuales, el Impuesto sobre sociedades o el IVA si son personas jurídicas, un certificado bancario para determinar el origen de los fondos. Por último, para esta tipología de clientes sólo se 23

88 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI aceptan pagos por domiciliación bancaria procedentes de cuentas a nombre del titular en entidades domiciliadas en la Unión Europea o en países terceros equivalentes. A los clientes de riesgo medio (C) se les solicitará el formulario de conocimiento del cliente y se verificará mediante llamada telefónica o presencialmente la actividad declarada y el origen de los fondos. Del mismo modo que para los clientes de riesgo alto, sólo se aceptan pagos por domiciliación bancaria con las mismas características. Para los clientes de riesgo bajo (D) no se requieren medidas adicionales. La periodicidad de revisión de los formularios "conoce a tu cliente", con su respectiva documentación soporte cuando proceda, en caso de que no salte ninguna alerta será: - Anual, para los clientes de riesgo alto (B) y nuevos clientes. - Cada tres años, para los clientes de riesgo medio (C) - Cada 5 años, para los clientes de riesgo bajo (D) Procedimiento de Conocimiento del Cliente en ALPHAPLUS En ALPHAPLUS existe un procedimiento de recogida de datos y documentos para el conocimiento del cliente o de cualquier otra persona interviniente, independientemente de su nivel de riesgo, que consiste en: El asesor comercial de ALPHAPLUS: - Formaliza, de acuerdo con la Política de Admisión, el alta del cliente, habitual o no, cumpliendo las normas de identificación y recabando la documentación acreditativa de su identidad indicada en el Anexo I Documentación acreditativa de la identidad de los intervinientes. - Identifica a cualquier otra persona interviniente en la operación propuesta. - Recaba información del cliente para determinar si actúa por cuenta propia o de terceros. - Determina la estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas. - Recaba información a fin de determinar si el interviniente o el titular real es una persona con responsabilidad pública a través de consulta on-line de las listas FACTIVA. - Comprueba que el cliente o las otras personas no están incluidos en los listados oficiales de personas y organizaciones terroristas, mediante la consulta on-line de las listas FACTIVA. - Incorpora toda la información recogida y la relativa al propósito e índole de la relación de negocios al formulario denominado Ficha del alta del cliente y la archiva en la carpeta física de cada cliente, debiendo quedar la información también registrada en la base de datos de clientes informatizada de la Sociedad. - Cuando no es posible la comprobación de la identidad de los intervinientes mediante documentos fehacientes en un primer momento se autoriza la operación cuando el primer ingreso proceda de una cuenta a nombre del mismo cliente abierta en una entidad domiciliada en España, en la Unión Europea o en países terceros equivalentes, salvo que existan elementos de riesgo en la operación. En todo caso, en el plazo de un mes desde el establecimiento de la relación de 24

89 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI negocio, debe estar en poder de la Sociedad una copia de los documentos necesarios. - Cuando tenga indicios o certeza de que el cliente no actúa por cuenta propia, debe recabar información precisa a fin de conocer la identidad de la o las personas por cuenta de las cuales actúa. - Aplicar especial atención a todo riesgo de blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo que pueda derivarse de productos u operaciones propicias al anonimato, o de nuevos desarrollos tecnológicos. El equipo de administración de ALPHAPLUS: - Verifica, y en su caso, completa la correcta cumplimentación del formulario y del registro y archivo de toda la documentación descrita. - Cuida de la recepción de la documentación pendiente en el caso especial de no haberse aportado la documentación necesaria en el primer momento. - Verifica, en el caso de personas jurídicas, la determinación efectuada por el asesor en cuanto se refiere a la estructura de propiedad o control de la sociedad. En cuanto a la verificación de las actividades declaradas por los clientes y la procedencia de los fondos: El asesor comercial: Realiza, y documenta las verificaciones que se indican mediante la cumplimentación del formulario de conocimiento del cliente, en su apartado correspondiente, firmándolo convenientemente. - Verificaciones Generales. Que el Titular/cotitular/apoderado o partícipe es o no es una persona domiciliada o registrada en cualquier país considerado de riesgo o paraíso fiscal o tiene alguna relación cercana con estas características. Que el beneficiario de la cuenta actúa en su propio nombre. Que el Titular/cotitular/apoderado es o no una persona relacionada con actividades de riesgo según se recoge en el anexo IX del presente manual. Remitiendo el primer extracto de movimientos o de posiciones al domicilio señalado por el cliente y controlando el correo devuelto. Coincidencias de domicilios en varios clientes sin relación aparente. - Verificaciones sobre las Personas Físicas. En el caso de empresarios: Verificando la actividad principal concreta que desarrolla, mercados en que actúa, instalaciones, locales o sucursales que dispone para dicha actividad. Verificación de aquellos documentos que guarden relación con la actividad declarada (alta en el I.A.E., declaraciones fiscales o similares). Que el Titular/cotitular/apoderado es o no una persona con importantes funciones públicas o tiene alguna relación cercana con estas características (PRP). 25

90 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI - Verificaciones sobre Personas Jurídicas. Comprobación de inscripción en el registro correspondiente (Registro Mercantil, Cámara de Comercio, etc.) Conocimiento de la autoridad supervisora y del registro en caso de entidades financieras. Actividad principal concreta que desarrolla, mercados en que actúa, instalaciones, locales o sucursales que dispone para dicha actividad. Verificación de aquellos documentos que guarden relación con la actividad declarada (escritura de constitución, alta en el I.A.E., declaraciones fiscales o similares) Las operaciones de inversión y desinversión se realizan siempre en la cuenta corriente abierta por el cliente en la entidad de crédito designada por él, es decir sin movimiento alguno de efectivo por parte de la Sociedad. No obstante, y para los ingresos que pudieran darse en las cuentas de la Sociedad se debe proceder de la forma siguiente: El Asesor comercial y el equipo de administración: Respecto de los movimientos de efectivo: - Ingreso en efectivo en la cuenta corriente a nombre de la Sociedad. Comunicación al Área de cumplimiento Normativo. - Cheque bancario o Transferencia a favor de la Sociedad. En todos los casos se debe conocer la procedencia de los fondos y se siguen las normas generales establecidas. Si alguna de estas comprobaciones diera un resultado negativo o sospechoso, lo comunican a la UPBC. Por último, para las verificaciones en relación con las transferencias de fondos emitidas o recibidas: El equipo de administración: El administrativo que inicie una transferencia desde una cuenta de la Sociedad a otra entidad obtiene los datos de identificación del ordenante y, en su caso, de la persona por cuya cuenta aquél actúe, en el caso de transferencias dentro del territorio nacional. Si se trata de transferencias internacionales, debe incluir y, en su caso, mantener los datos de identificación del ordenante en la transferencia o en los mensajes relacionados con ella a través de la cadena de pago. Además de los procedimientos recogidos en el presente apartado, para clientes cuyo riesgo es superior al promedio según se recoge en el apartado 2.2 anterior, será necesario verificar tanto la actividad declarada del cliente como la procedencia de los fondos recibidos solicitando: 26

91 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI - La nómina, pensión o declaración de la renta si el cliente es persona física y las cuentas anuales, el Impuesto sobre sociedades o el IVA si el cliente es persona jurídica. - Certificado bancario para determinar el origen de los fondos. 5. MEDIDAS SIMPLIFICADAS DE DILIGENCIA DEBIDA La entidad podrá aplicar, en función del riesgo, medidas simplificadas de diligencia debida a los siguientes clientes, siempre que no concurran indicios o certeza de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo o el cliente sea clasificado como de riesgo alto: - Entidades de derecho público de los Estados miembros de la Unión Europea o de países terceros equivalentes. - Las sociedades u otras personas jurídicas controladas o participadas mayoritariamente por entidades de derecho público de los Estados miembros de la Unión Europea o de países terceros equivalentes. - Las entidades financieras, exceptuadas las entidades de pago, domiciliadas en la Unión Europea o de países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. - Sucursales o filiales de entidades financieras, exceptuadas las entidades de pago, domiciliadas en la Unión Europea o en países terceros equivalentes, cuando estén sometidas por la matriz a procedimientos de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. - Las sociedades cotizadas cuyos valores se admitan a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea o de países terceros equivalentes así como sus sucursales y filiales participadas mayoritariamente. También podrá aplicarlas, en función del riesgo, a los siguientes productos: - Pólizas de seguro de vida cuya prima anual no exceda de euros o cuya prima única no exceda de euros. - Los instrumentos de previsión social complementaria, enumerados en el artículo 51 de la Ley 35/2006 (planes de pensiones, mutualidades de previsión social, planes de previsión asegurados, planes de previsión social empresarial, seguros privados que cubran exclusivamente riesgo de dependencia severa o de gran dependencia) cuando la liquidez se encuentre limitada a los supuestos contemplados en la normativa de planes y fondos de pensiones y no puedan servir de garantía para un préstamo. - Los seguros colectivos que instrumenten compromisos por pensiones que: a) Tengan su origen en un convenio colectivo. b) No admitan pago de primas por parte del trabajador asegurado que, sumadas a las abonadas por el empresario tomador del seguro, supongan un importe superior a lo dispuesto en el artículo 52.1.b) de la ley 35/ Las pólizas del ramo vida que garanticen exclusivamente riesgo de fallecimiento, incluidas las que contemplen además garantías 27

92 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI complementarias de indemnización por invalidez permanente o parcial, total o absoluta o incapacidad temporal, enfermedad grave y dependencia. Para los casos previstos en el apartado anterior la entidad podrá aplicar, si la clasificación del riesgo del cliente o la operación así lo permiten, una o varias de las siguientes medidas en sustitución de las medidas normales de diligencia debida: - Comprobar la identidad del cliente o titular real únicamente cuando se supere el umbral cuantitativo con posterioridad al establecimiento de la relación de negocios. - Reducir la periodicidad del proceso de revisión documental. - Reducir el seguimiento de la relación de negocios y el escrutinio de las operaciones que no superen un umbral cuantitativo. - No recabar información sobre la actividad profesional o empresarial del cliente, infiriendo el propósito y naturaleza por el tipo de operaciones o relación de negocios establecida. Para determinar si la clasificación de riesgo lo permite, sólo serán aplicables estas medidas simplificadas a los clientes que cumpliendo las características anteriores hayan sido clasificados con nivel de riesgo bajo (D) en santalucía y riesgo normal en ALPHAPLUS y operaciones que no estén incluidas en el catálogo de operaciones sospechosas. Para aquellos clientes ligados a sectores de actividad determinados por la Unidad de Prevención del Blanqueo de Capitales como especialmente sensibles o potencialmente vinculados al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo (ver Anexo IX) y que están recogidos dentro de la categoría C (riesgo medio) de clientes o situaciones en las que hay que adoptar precauciones especiales, santalucía aplicará medidas de diligencia simplificada en los siguientes casos: - Clientes que contraten pólizas del ramo de vida que garanticen exclusivamente riesgo de fallecimiento, incluidas las que contemplen además garantías complementarias de indemnización por invalidez permanente o parcial, total o absoluta o incapacidad temporal, enfermedad grave y dependencia. Son las siguientes modalidades de seguro: Modalidad 14 Temporal Modalidad 44 Temporal a Capital Decreciente-Constante Modalidad 45 Temporal a Capital Decreciente-Variable Modalidad 63 Temporal Renovable Modalidad 64 Maxiplan Vida Modalidad 67 Maxiplan Vida Oro Modalidad 75 Plan Vida General Modalidad 76 Plan Vida Seguridad Modalidad 77 Plan Vida Single Modalidad 89 Plan Vida Mujer Plus 28

93 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI - Clientes que contraten cualquier modalidad distinta a las mencionadas anteriormente para el caso en que exclusivamente sean pólizas de seguro de vida cuya prima anual no exceda de o cuya prima única no exceda de Para los casos previstos anteriormente, santalucía no recabará información sobre la actividad profesional o empresarial del cliente en sustitución de las medidas normales de diligencia debida, por lo que no será necesario que cumplimente el Anexo II (Formulario de conocimiento del cliente) y tampoco será obligatorio el cobro de la prima mediante domiciliación bancaria. No obstante, habrá que tener en cuenta que el cliente puede tener contratado más seguros de vida en la compañía y podría suponer no poder aplicar estas medidas de diligencia simplificada. En el caso de que se suprima la diligencia debida porque así esté motivado según el nivel de riesgo del cliente, la UPBC deberá llevar un registro que recoja los clientes y operaciones a los que están aplicando medidas simplificadas y cuáles son las medidas de diligencia aplicadas. 6. MEDIDAS REFORZADAS DE DILIGENCIA DEBIDA Las entidades que forman el Grupo aplicarán además de las medidas de diligencia normales, medidas reforzadas de diligencia debida en los siguientes supuestos: -Personas de responsabilidad pública, familiares y allegados según la definición introducida por la Ley 19/2013 de transparencia. -Todos aquellos clientes categorizados con riesgo alto tras la realización del análisis o por coincidencia con las operativas susceptibles de estar relacionadas con blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo descritas en el presente Manual. -Clientes que empleen habitualmente medios de pago al portador. -Operaciones realizadas con clientes nacionales en los territorios considerados con riesgo de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo en el anexo VIII del presente documento. -Operaciones incluidas en el catálogo de operaciones susceptibles de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo recogidas en el anexo IV del presente Manual. En el caso de operaciones de seguro, siempre que el beneficiario esté incluido en alguna de estas categorías, habrá que aplicar las medidas reforzadas tanto al titular como al beneficiario, así como a todas las operaciones realizadas por cada uno de ellos Medidas reforzadas de diligencia debida en santalucía 29

94 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Será necesaria la comprobación de las actividades declaradas mediante: -Documentación prevista en el Anexo II "Formulario de conocimiento de cliente" (clientes de riesgo B). -Verificación telefónica o presencial de las actividades declaradas y documentación de las verificaciones realizadas (clientes de riesgo C). Esta comprobación deberá ser detallada en el formulario con descripción precisa de las acciones llevadas a cabo. También serán de aplicación las medidas reforzadas de diligencia debida referente al seguimiento de la relación de negocios a aquellos clientes nuevos. En este caso se revisarán las operaciones realizadas por los mismos mediante la alerta 18 (Clientes con aportaciones que no son acordes a su capacidad económica) establecida para ello de modo que se verifique que la operativa que realizan se corresponda con el conocimiento que la entidad tiene de dichos clientes. Si durante los 6 primeros meses de relación, no se ha detectado ninguna operativa inusual o que no se adapte a las actividades declaradas por el cliente, se aplicarán las medidas de diligencia que correspondan al nivel de riesgo del cliente. Será preceptiva la identificación formal del titular real mediante los documentos fehacientes dispuestos en el anexo 1 en el caso de clientes de riesgo B. En todo caso que a un cliente le sean de aplicación medidas reforzadas de diligencia debida se deberá: -Actualizar los datos obtenidos en el proceso de aceptación del cliente con una frecuencia anual en caso de clientes de riesgo alto y cada 3 años en clientes de riesgo medio, estos documentos serán los siguientes: Documento de identificación del Anexo I (en el caso de que no estén vigentes en la revisión). Ficha de conocimiento del cliente del anexo II. -Para todos los clientes de riesgo superior al promedio se realizará un análisis más exhaustivo de la alerta 18 de la aplicación PEDRA (Ver Anexo XIV) que detectará los comportamientos que no estén acordes a la capacidad económica declarada comparándolo con la media de aportaciones realizadas por clientes con la misma actividad económica, en el caso de encontrar coincidencias de algún cliente de riesgo superior al promedio en esta alerta se procederá al análisis especial de las operaciones del mismo. -Los clientes de riesgo alto (B) deberán ser autorizados por la UPBC mientras que los de riesgo medio (C) deberán ser autorizados por el área de operaciones. -La entidad, con cada nuevo producto contratado, o en caso de que no existan durante el año natural anualmente, realizará una revisión de todas las operaciones realizadas por el mismo según lo dispuesto en el apartado "seguimiento continuo de la relación de negocios". La UPBC deberá dejar evidencia del análisis realizado 30

95 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI sobre la congruencia de la relación de negocios y las operaciones con la información disponible del cliente, la lógica económica de las operaciones y las conclusiones obtenidas en el análisis. -Exigir que los pagos o ingresos se realicen en una cuenta a nombre del cliente abierta en una entidad de crédito domiciliada en la Unión Europea o en países terceros equivalentes no permitiéndose en ningún caso el ingreso en efectivo Medidas reforzadas de diligencia debida en ALPHAPLUS Para los clientes con riesgo superior al promedio (B) se establecen medidas adicionales de diligencia debida. De acuerdo con esto y de forma especial, se tienen en cuenta los siguientes casos: Para las personas jurídicas españolas con apoderados no residentes (nacionales o no) se solicitará informe comercial a alguna entidad especializada. Para los Organismos sin ánimo de lucro (ONG, asociaciones, fundaciones, etc.) se comprobará de forma visual, si ello resulta posible, sobre la existencia de los locales donde desempeña su actividad, además se obtendrá información concreta sobre la actividad cívica desarrollada y por último se obtendrá la identidad de todos los miembros de su órgano de gobierno. Para personas físicas o jurídicas cuya actividad económica principal sea el comercio electrónico y también cuando el servidor de la empresa esté instalado en el extranjero se solicitará informe comercial a alguna entidad especializada. Para empresas dedicadas al reciclado de metales, comercio de metales preciosos, importación o exportación de automóviles, antigüedades, obras de arte y compañías pesqueras se solicitará informe comercial a alguna entidad especializada y se comprobará visualmente, si ello resulta posible, sus instalaciones o locales, la mercancía, etc. Para personas físicas extranjeras, no residentes, de países distintos a los de la Unión Europea será preciso que el potencial cliente sea presentado por otro cliente con antigüedad superior al año y de correcto actuar Personas con Responsabilidad pública y sancionados Para las personas con responsabilidades públicas y sancionadas se han habilitado los siguientes procedimientos, teniendo en cuenta distintos procesos en función del sujeto obligado: Proceso de detección en santalucía Se distinguirán dos procesos distintos para los clientes existentes a los que se les realizará un proceso batch anual y los nuevos clientes a los que se les realizará un chequeo automático en el momento de la grabación de la solicitud del seguro en nuestros sistemas: 1. Nuevos clientes. 31

96 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Con el fin de examinar con especial atención cualquier operación, con independencia de su cuantía, que pudiera tener indicios de estar relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, se establece un control automático en el proceso de captura y cálculo de solicitudes de seguros de vida que consistirá en: En base a los datos grabados por el usuario, según corresponda a una solicitud de póliza o de suplemento, en el proceso de Captura y Cálculo de solicitudes, y entre los controles que realizará la Aplicación, se incluirá un proceso adicional que permita consultar la información capturada con las Listas de Personas de Responsabilidad Pública FACTIVA. Este servicio de consulta, devolverá una respuesta si el sujeto ha sido detectado en alguna de las Listas FACTIVA. Para ello, se incluye un control que avisará al detectar la existencia de un posible candidato. La aplicación nos diferenciará si se trata de una Persona con responsabilidad pública (PRP) o de un Sancionado, con la siguiente leyenda, según la base de datos de Soluciones Confirma: o o o Si está en la lista de sancionados: SANCIONADO, NO CONTRATABLE Si está en la lista de PRP S: PERSONA PRP, CONSULTAR CON ORGANO DE CONTROL La solicitud se quedará en estado Pendiente de Autorizar, en espera de realizar las comprobaciones oportunas por el usuario y verificar que realmente el mensaje es correcto. Soluciones Confirma facilita una plataforma en la que el usuario confirmará si el asegurable figura en alguna Lista de FACTIVA. Las listas FACTIVA son listas privadas que incluyen a personas con responsabilidad pública, familiares y allegados. Los criterios de búsqueda serán: 1. Nombre (es el principal criterio de búsqueda). Se hace una comparación fonética. 2. Resto de campos: Fecha de nacimiento y nacionalidad. Primer filtro. 3. Identificación (DNI /NIE). Segundo filtro. Podrán darse dos circunstancias: 1. Que se trate de un FALSO POSITIVO, en cuyo caso, y una vez realizadas las verificaciones oportunas, se procederá a la autorización de la solicitud. 32

97 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI 2. Que se trate de un POSITIVO. En este caso, y una vez confirmado, se tendrá que valorar el procedimiento a seguir, según la lista en la que figure (sancionado o PRP). PROCEDIMIENTO: 1. SANCIONADOS PÓLIZAS NUEVAS: Si el cliente está dentro de la lista de SANCIONADOS, no podremos contratar con él ningún tipo de seguro de vida. En este caso, la solicitud pasaría de Pendiente de Autorización a RECHAZADA, comunicando la operación como sospechosa a la UPBC. Además, la aplicación registrará este cliente para que, en el caso de una nueva contratación nos avise de la existencia del mismo y se rechacen posibles nuevas contrataciones. En estos casos, se incluirá una nota en la consulta de solicitud con el mensaje SANCIONADO, NO CONTRATABLE, para que en el caso de una posible nueva contratación, la Aplicación avise al Usuario. SUPLEMENTOS: Se puede plantear la situación de un SANCIONADO que figure ya en la CARTERA. En ese caso, si nos surge una petición de suplemento, no podrá ser ampliada en ninguno de los casos. 2. PRP s (Personas con Responsabilidad Pública): Si el asegurable, su familia o allegados ocupan o han ocupado en los dos últimos años puestos de responsabilidad pública. Para controlar estas situaciones, en operaciones que afectan al Área de operaciones, se adoptarán las siguientes medidas en: POLIZAS NUEVAS: Si el cliente está dentro de la lista de PRP s, se podría tramitar la contratación de un seguro de vida con él. En este caso, la solicitud pasaría de Pendiente de Autorización a Pendiente de Información, solicitando al responsable de la Agencia o al cliente en su caso, la cumplimentación del Anexo II (Formulario de Conocimiento del cliente) y se lo solicitará la documentación necesaria para los clientes de riesgo alto B. Una vez se reciba dicho anexo, se valorará la emisión del seguro. SUPLEMENTOS: 33

98 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Se pueden dar dos situaciones: A) Que sea un cliente que conozcamos que es un PRP. En este caso, si ya se le pidió la documentación del Anexo II (posibilidad de consultar el anexo, por determinadas personas y asociarlos a otras solicitudes) y disponemos de toda la documentación para poder verificar la actividad profesional y el origen de los fondos del cliente, la solicitud de suplemento que se habrá quedado en estado Pendiente de Autorizar, se podría autorizar, sin más documentación, y proceder a la emisión del suplemento. B) De no conocer con anterioridad que se trata de un PRP, al igual que ocurre en contratación, la solicitud pasaría de Pendiente de Autorizar a Pendiente de Información, en espera del Anexo II y del resto de documentación. 3. PRESTACIONES: Cuando ocurra un siniestro se deberá rastrear la existencia de un PRP o Sancionado antes de pagar la prestación al beneficiario, debiéndose controlar situaciones de cobro de la prestación según proceda: A. Rescate (total o parcial). La persona que siempre cobra es el Tomador. B. Anticipos, Disposiciones anticipadas. También será el Tomador. C. Vencimiento. Podrán cobrar Tomador, Asegurado o ambos o incluso una tercera persona que designen a última hora. D. Indemnizaciones (Enfermedad Graves, Invalidez): Siempre cobra el Asegurado. E. Fallecimiento: Siempre cobra el beneficiario designado en póliza. Cuando se tramite el siniestro, en cualquiera de los casos anteriores, se debe grabar el DNI del Beneficiario en la aplicación de siniestros. El proceso debe hacer el correspondiente control, y si la alerta es positiva, mostrará los siguientes mensajes: Si está en la lista de sancionados: SANCIONADO, NO CONTRATABLE PARA PROXIMAS CONTRATACIONES se comunicará al responsable de la UPBC y se procederá al pago de la prestación. Si está en la lista de PRP S: PERSONA PRP, CONSULTAR CON ORGANO DE CONTROL y se pedirá el Anexo II que se adjuntará como documento anexo en la gestión de la tramitación. Cuando recibamos el documento, se verificará por el tramitador, para, por último, poder proceder al pago. 2. Clientes de cartera. Proceso Batch En el año 2014 se realizó un primer filtrado de nuestra Cartera de clientes de Vida y después, con periodicidad anual, se realiza un seguimiento. En estos casos si se encuentra un cliente dentro de las listas PRP s o de SANCIONADOS se valorará si 34

99 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI se solicita más información al cliente. Si es un sancionado se comunicará al Banco de España la existencia del mismo. De existir algún cliente en nuestra Cartera de Vida que figure en la lista de Soluciones Confirma, desde informática se nos facilitará un listado en el que figuren los siguientes datos: Nombre, DNI, ramo, modalidad de seguro, nº de póliza o solicitudes en tramitación, importe de la prima, si es sancionado o PRP, intervalo de confianza, provincia, población y alta/baja. Una vez realizadas las comprobaciones oportunas, si se confirma que el cliente es efectivamente un positivo (Sancionado o PRP,s) se le hará llegar a informática el listado con las pólizas que realmente deben ser marcadas con las siguientes leyendas: Si está en la lista de sancionados: SANCIONADO, NO CONTRATABLE PARA PROXIMAS CONTRATACIONES Si está en la lista de PRP S: PERSONA PRP, CONSULTAR CON ORGANO DE CONTROL Cuando se detecte alguna coincidencia entre las listas de PRP s y sancionados proporcionadas por el proveedor externo "Soluciones confirma" y la cartera de clientes, habrá de dejar constancia de las acciones llevadas a cabo para confirmar o desechar el positivo así como llevar un registro de los falsos positivos para su control. Este registro de falsos positivos deberá contener el nombre del cliente y las comprobaciones realizadas a fin de determinar su coincidencia Proceso de detección en ALPHAPLUS Se distinguirán dos procesos distintos, el primero para los clientes existentes a los que se les realizará un proceso batch anual igual que en la entidad matriz y el segundo, para los nuevos clientes a los que se les realizará un chequeo on-line en el momento del alta del cliente accediendo a la web que nos facilita la empresa Soluciones Confirma: 1. Nuevos clientes. En el momento de la contratación de cualquiera de los productos que comercializa ALPHAPLUS en relación a un cliente que pueda ser Persona de responsabilidad pública o incluso sancionada por actividades ilícitas, el asesor comercial o el personal del Área de Administración debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Personas con Responsabilidad Pública a escala comunitaria e internacional. No incluye empleados públicos de niveles intermedios o inferiores. Personas incluidas en alguna de las listas públicas relacionadas con el terrorismo o grupos afines, o sobre las que se disponga de alguna otra información de la que se deduzca que pueden estar relacionadas con 35

100 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI actividades delictivas, especialmente aquellas supuestamente vinculadas al narcotráfico, al terrorismo o al crimen organizado. En el momento del alta del cliente, según se ha indicado en el punto 4.3, se verifica que no se encuentra incluido en las listas de personas u organizaciones terroristas, y ello, de forma previa al comienzo de actividades según el procedimiento que se detalla en el siguiente punto. PROCEDIMIENTO: En el momento del alta del cliente y como un procedimiento más a la recogida de datos y documentos para la identificación y conocimiento del mismo, el asesor comercial verificará on-line con las listas FACTIVA de Soluciones Confirma si el participe es una persona de responsabilidad pública o un sancionado. Para ello deberá identificarse en el área de cliente de la plataforma IdConfirma y tendrá que introducir los siguientes datos de cada partícipe: Una vez introducidos en la plataforma existen dos posibilidades: 1. La aplicación nos facilita una ficha en la que se indica que la persona consultada no ha sido localizada en las listas FACTIVA. 36

101 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI En este caso el asesor comercial podrá continuar con la contratación del producto correspondiente y archivar la ficha como evidencia de la comprobación. 2. La aplicación nos facilita una ficha en la que se indica que la persona consultada ha sido localizada en las listas FACTIVA, identificando con quien es la coincidencia, el nivel de confianza y el tipo de detección. En este caso el asesor comercial parará la contratación del producto correspondiente y se pondrá en contacto con la Unidad de Prevención de Blanqueo de Capitales, facilitándole la documentación que le solicite, para que verifique si el cliente es un PRP o un sancionado. Podrán darse dos circunstancias: a) Que se trate de un FALSO POSITIVO, en cuyo caso, y una vez realizadas las verificaciones oportunas por parte de la UPBC, el asesor comercial podrá continuar con la contratación. b) Que se trate de un POSITIVO. En este caso, y una vez confirmado, se tendrá que valorar el procedimiento a seguir, según la lista en la que figure (sancionado o PRP). 1. SANCIONADOS Si el cliente (partícipe) está dentro de la lista de SANCIONADOS, no podremos contratar con él ningún tipo de producto. En este caso, el asesor comercial rechazará la contratación, comunicando la operación como sospechosa a la UPBC. Se llevará un registro de sancionados. 2. PRP s (Personas con Responsabilidad Pública): Si el partícipe, su familia o allegados ocupan o han ocupado en los dos últimos años puestos de responsabilidad pública. Para controlar estas situaciones, se adoptarán las siguientes medidas: Si el cliente está dentro de la lista de PRP s, el asesor comercial facilitará al cliente el Anexo II (Formulario de Conocimiento del Cliente) para que lo cumplimente. Una vez se reciba dicho anexo firmado por el cliente, se podrá tramitar la contratación del fondo de inversión o del plan de pensiones teniendo en cuenta que es cliente de riesgo alto y hay que aplicarle las medidas de diligencia reforzada correspondientes. 2. Clientes de cartera. Proceso Batch 37

102 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI Se realizará un primer filtrado de la cartera de clientes y después, con periodicidad anual, se realizará un seguimiento. En estos casos si se encuentra un cliente dentro de las listas PRP s o de SANCIONADOS se valorará si se solicita más información. Si es un sancionado se comunicará al Banco de España la existencia del mismo. 7. PROCEDIMIENTO DE IMPLANTACIÓN DE LA IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE El procedimiento de identificación y conocimiento de cliente es el siguiente: Agentes y corredores Las solicitudes de seguro y la documentación acreditativa de la realización de cualquier operación se cumplimentarán, por parte de los agentes y corredores, con la mayor diligencia y sin omitir datos básicos en relación al blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. En cualquier caso, el agente o corredor tiene la obligación de verificar que los datos del cliente (persona física o jurídica o apoderado) contenidos en la solicitud de seguro (tales como nombre, dirección y país de residencia, país de nacimiento, fecha de nacimiento, etc.) o en cualquier otro documento utilizado para la operación solicitada por el cliente (por ejemplo, suplemento de modificación de datos) son coincidentes con lo indicado en el documento original de identificación del cliente. En caso de actuar en representación de una tercera persona, deberá proceder a identificar al representante /apoderado solicitando los mismos datos que para el cliente. Cuando existan indicios o certeza de que los clientes no actúan por cuenta propia, los agentes y corredores, recabarán la información precisa a fin de conocer la identidad de las personas por cuenta de las cuales actúan. En caso de no facilitar documentos originales, todas las copias deberán ser cotejadas físicamente con el documento original de las mismas, al objeto de detectar cualquier indicio de manipulación fraudulenta. El agente o corredor procederá a hacerlo constar en el documento enviado al Área de Operaciones para conocimiento de la Entidad, al objeto de su valoración. En caso de que el cliente rehúse presentar el documento original, deberá proceder conforme a lo establecido en la Política de Admisión de cliente. Conocimiento del cliente: en aquellos casos en los que el agente o corredor como consecuencia de la tipología de actividad del cliente, no pueda recabar la documentación acreditativa de la misma, se solicitará al agente o corredor una declaración en la que certifique la veracidad de la actividad declarada por el cliente, tanto en la solicitud de seguro como en el formulario de conocimiento de cliente. 38

103 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI La documentación obtenida de los clientes, se remitirá al Área de Operaciones: documentación de identificación, la referente a las pólizas y contratación y el formulario de conocimiento del cliente (ver Anexo II). Área de Operaciones El personal de Área verificará, en el momento de la recepción de la documentación y antes de iniciar la contratación del nuevo producto o la realización de la operación correspondiente, si la totalidad de los productos de seguro contratados por el cliente adicionales a la nueva operación, presentan importes que superen los límites establecidos para su identificación, según lo establecido en el apartado anterior y para el conocimiento del cliente. Identificación del cliente o En los supuestos que resulte de aplicación la identificación, verificará la situación del cliente respecto a su identificación, al objeto de actualizar los documentos disponibles o iniciar dicha identificación cuando concurran las circunstancias que obliguen a ello (realización de pago/aportación por un procedimiento distinto a la domiciliación bancaria) y contactará con el agente o corredor para reclamar la documentación necesaria. Conocimiento del cliente: o o o Según el nivel de riesgo que obligue al conocimiento del cliente, se tiene que cumplimentar el formulario del conocimiento del cliente y adicionalmente obtener la documentación de identificación del cliente en caso de nuevo cliente o verificar la documentación ya existente en caso de cliente de cartera y proceder a su actualización. La cumplimentación del formulario del cliente es responsabilidad del agente o corredor. A tal efecto los agentes o corredores remitirán al Área de Operaciones los formularios de conocimiento del cliente (ver Anexo II) correctamente cumplimentados por el asegurable junto con la documentación soporte de los mismos. En el caso de que sean operaciones presenciales deberá ser recabada toda la documentación relativa a las medidas de diligencia debida de un modo previo a la ejecución de cualquier operación. En ningún caso se podrá comenzar a operar antes de disponer de toda la documentación necesaria para la aplicación de las medidas de diligencia debida. Los operadores del Área de Operaciones validan, registran y realizan el seguimiento de la información recabada por los agentes y corredores de la Entidad. No se procederá a la formalización de la contratación del nuevo producto hasta la recepción de la totalidad de la documentación, comunicando esta situación al agente o corredor. 39

104 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI En caso de aportaciones extraordinarias que incrementen el importe de la operativa hasta niveles que obliguen a aplicar el procedimiento de identificación, se ejecutará la operación pero se mantendrá el control de documentación pendiente de recibir. Una vez recibida y verificada la documentación, se procederá a la ejecución de la misma y se remitirá para su archivo. El Área de Operaciones deberá revisar el formulario de conocimiento del cliente para garantizar su correcta cumplimentación. A partir de la documentación recibida de agente o corredor, la UPBC establecerá el nivel de riesgo del cliente o procederá a la revisión del existente. No se ejecutara ninguna operación hasta que santalucía no disponga de todos los documentos y autorizaciones necesarios. Actividad no presencial santalucía podrá establecer relaciones de negocio o ejecutar cualesquiera operaciones a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos con clientes que no se encuentren físicamente presentes para su identificación, siempre que concurra alguna de las siguientes circunstancias: La identidad del cliente quede acreditada de conformidad con lo dispuesto en la normativa aplicable (firma electrónica, etc.). Toda la documentación referente a las medidas de diligencia debida sea recabada con el plazo máximo de un mes. No se ejecutara ninguna operación hasta que santalucía no disponga de todos los documentos y autorizaciones necesarios. El primer ingreso proceda de una cuenta a nombre del mismo cliente abierta en España o en países o territorios distintos de los considerados legalmente como paraísos fiscales o territorios no cooperantes, de conformidad con el artículo 21 del Real Decreto 304/2014. Se obtenga copia de la documentación acreditativa de la identidad del cliente descrita en el Anexo I del presente Manual en el plazo de un mes. Se verifiquen los requisitos que a tal efecto establezca el Ministro de Economía y Hacienda. ALPHAPLUS no realiza este tipo de operativa por lo que no requiere norma alguna. UPBC El Responsable de la UPBC, para garantizar la correcta cumplimentación del formulario de conocimiento del cliente, obtendrá de la aplicación informática de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, mensualmente, un informe con aquéllos clientes que en el periodo de análisis, 40

105 IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Código CC Sección: VI hayan contratado operaciones de las indicadas en el apartado 4.1 de esta Sección. Seguimiento de la relación de negocios La entidad comprobará mensualmente, si las actividades desarrolladas por los mismos se corresponden con la operativa real que consta en los registros. Para ello, la aplicación PEDRA de análisis de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo dispone de una alerta ( alerta 18 ) que revisa mensualmente aquellas aportaciones que no responden a la operativa habitual realizada por cada una de las actividades declaradas. Esta revisión incluye todos los clientes en cartera. En el caso de detectarse alguna incongruencia entre las actividades declaradas y la operativa real, la entidad realizará el examen especial de las operaciones realizadas por el cliente por el que haya surgido la alerta y volverá a solicitar el formulario "conoce a tu cliente" 8. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS EN santalucía Siempre que algún empleado, corredor o mediador conozca la identidad del beneficiario del seguro deberá registrarlo con su nombre y número de documento de identidad. Este registro deberá realizarse tantas veces como se modifique a lo largo de la vida del seguro. El artículo 3.3 de la ley 10/2010 y el artículo 5 del RD, disponen que en el ámbito del seguro de vida, la comprobación de la identidad del beneficiario mediante los documentos fehacientes descritos en el Anexo I, deberá realizarse en todo caso con carácter anterior al pago de la prestación del contrato o al ejercicio de los derechos de rescate, anticipo o pignoración conferidos por la póliza. A efectos del cumplimiento de la obligación indicada en el párrafo anterior, cualquier empleado autorizado para efectuar pagos de prestaciones de seguros de vida (cualquiera que sea su modalidad) recabará, obligatoriamente y antes de proceder a dicho pago, la documentación acreditativa de la identidad de todos y cada uno de los beneficiarios que se indica en el Anexo I de este Manual. Para ello deberá contactar con el agente o corredor correspondiente para recabar la documentación necesaria. El pago de la prestación se realizará, como regla general, por transferencia al número de cuenta bancaria del beneficiario de la prestación. Adicionalmente se solicitará un certificado bancario o similar que acredite la titularidad de la cuenta donde los beneficiarios deseen recibir la prestación y figuren como titulares de la misma. Cualquier duda o incidencia detectada y previo pago de la misma, en relación a la documentación presentada (vigencia, veracidad de su contenido, autenticidad, etc.) o ante la sospecha de una posible operación vinculada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, deberá ser comunicada por los empleados del Área de Operaciones, a la UPBC. En los casos en los que no resulte posible la identificación los sujetos obligados procederán a realizar un examen especial según lo dispuesto en el artículo 17 de la ley 10/

106 Sección: VII CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Código CAD SECCIÓN VII CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CONTENIDO PÁGINA 1. Conservación y archivo de documentación 2 1

107 Sección: VII CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Código CAD El artículo 25 de la ley 10/2010 y el artículo 29 del RD 304/2014, establecen la obligación de conservar, durante un periodo mínimo de diez años, copia de los documentos o registros correspondientes que, con fuerza probatoria, acrediten adecuadamente la realización de las operaciones y las relaciones de negocio de sus clientes. En el Anexo VII al presente Manual se indican cuáles son estos documentos o registros. Adicionalmente, los mencionados artículos 25 de la ley 10/2010 y 29 del RD 304/2014 disponen que también se conservarán durante diez años copias en soporte óptico o magnético de los documentos exigidos para la identificación de los clientes que hubieran realizado las operaciones o que hubieran establecido dichas relaciones de negocio. Estos documentos son los indicados en el Anexo I del presente Manual y la responsabilidad de su archivo y conservación será análoga a la indicada para los documentos o registros que se citan en el párrafo anterior. santalucía ha establecido un área responsable del archivo de la totalidad de la documentación generada en la operativa de la Entidad, por lo que el Responsable de Cartera y Gestión Documental será quien se responsabilice de la adecuada custodia de toda la documentación, de manera que se asegure: La ágil localización de la documentación de cualquier operación y de la identificación de los intervinientes en la misma. La adecuada salvaguarda física de dicha documentación. En ALPHAPLUS será el equipo de administración quien se encargue de la conservación de los documentos relativos a las medidas de diligencia debida y de la operaciones realizadas con los clientes (documentación contractual, identificación y conocimiento del cliente, ordenes o instrucciones del cliente, etc ). El autorizado del representante ante el SEPBLAC de ALPHAPLUS se encarga de la conservación de los documentos relativos a los trabajos e investigaciones realizadas e informes y memorias emitidos. La documentación de identificación de los clientes de ALPHAPLUS a que se ha hecho referencia en este manual y de las operaciones realizadas por los clientes es escaneada. En ALPHAPLUS, Administración, a través de su responsable se encarga de la gestión del archivo en soporte papel y el mantenimiento de la información almacenada, o en su caso de su destrucción en los plazos establecidos en la Ley. Toda la información se encuentra en armarios bajo llave. A los efectos del cómputo del período de diez años en el caso de finalización de las relaciones de negocio, se considerará fecha de inicio de tal finalización, según los casos, la siguiente: la fecha en que se produce el pago, en forma de capital, de la totalidad de las prestaciones cubiertas por el seguro de vida (ya sea prestación por invalidez, fallecimiento, viudedad u orfandad) o por vencimiento o rescate total. la fecha en que se produce el pago de la última renta en caso de que el beneficiario opte por esta modalidad de cobro de prestación de un seguro de vida. 2

108 Sección: VII CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Código CAD la fecha en que se produce la anulación de la póliza de seguro sin que el cliente suscriba una nueva póliza. la fecha en la que finalicen las relaciones con el cliente en el caso de documentos relativos a su identificación, es decir a partir de la fecha de baja de la cuenta (fondos de inversión o planes de pensiones). La fecha a partir de la ejecución de cada operación, para los documentos o registros relativos a esas operaciones (fondos de inversión o planes de pensiones). Con carácter general en los seguros de vida, debido a la naturaleza de la información que contendrán los documentos relacionados con la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, tales documentos se archivarán en el aplicativo Siis-inet y podrán ser buscados tanto por apellidos del cliente (titular o beneficiario) como por número de documento identificativo. Los documentos acreditativos de la identificación de los beneficiarios de un seguro de vida se archivarán con criterios análogos a los definidos para el caso de clientes. santalucía está en proceso de digitalización de su archivo de documentación del seguro de vida en soporte electrónico, para garantizar su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización, según el artículo 25.2 de la Ley 10/2010 y el artículo 28 del Real Decreto 304/2014. El Responsable de la UPBC será la persona designada para gestionar, mantener y controlar los expedientes generados por comunicaciones obligatorias, voluntarias y requerimientos al Servicio Ejecutivo. En este sentido, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: - Cuando en las reuniones celebradas por el Órgano de Control se tomen decisiones en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales, se levantará un Acta de la Reunión. Dichas actas serán numeradas correlativamente y archivadas por la Unidad de Prevención tanto en formato físico, como en formato electrónico. - Se llevará un registro de todas las operaciones analizadas, aunque no se haya efectuado comunicación alguna de ellas por no encontrar indicios de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo (después de realizar un completo estudio de la misma). - Se llevará un registro de todas las acciones formativas impartidas, dejando constancia de la fecha, lugar, duración y contenido de las mismas, así como del nombre y firma de los asistentes. También se conservará durante 10 años según el artículo 29 del Real Decreto 304/2014. Toda aquella información que se genere por la aplicación informática de alertas, también habrá de ser conservada por orden cronológico en el servidor de la UPBC durante 10 años que comenzarán a contar desde el momento en que dicha alerta fue generada. También habrán de ser archivados en formato físico, custodiados por el Responsable de la UPBC por orden cronológico todos aquellos requerimientos recibidos por las autoridades competentes y toda la documentación generada para dar respuesta a los mismo. Asimismo, habrá de conservar también el registro de los mismos por orden cronológico en el servidor de la Unidad. 3

109 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Código OP Sección: VIII SECCIÓN VIII DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS CONTENIDO PÁGINA 1. Relación de operaciones sospechosas 2 2. Revisión periódica de la relación de operaciones sospechosas 2 3. Procedimientos de naturaleza preventiva dirigidos a mitigar el riesgo de operativas sospechosas 2 4. Rastreo de operaciones sospechosas 3 5. Procedimiento de análisis de alertas 4 6. Procedimiento de detección de operaciones sospechosas 8 7. Procedimiento de comunicación interna en caso de detección de operaciones sospechosas, por parte de empleados/directivos/ agentes o corredores 11 1

110 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Código OP 1. RELACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII El OCI, a propuesta de la UPBC, ha aprobado la relación de operaciones sospechosas para el Grupo santalucía que se incluye en el Anexo IV del presente Manual. Para la determinación de las operaciones a incluir en la relación indicada, se ha evaluado la exposición de los sujetos obligados que componen el grupo al riesgo de blanqueo de capitales y a la financiación del terrorismo de acuerdo con las características de los productos comercializados, el canal de distribución empleado, la forma de pago de la prima de seguros de vida, forma de pago a beneficiarios y tomando como base: Las operaciones contempladas en el artículo 24.2 del Real Decreto 304/2014. Las operaciones indicadas en el Catálogo ejemplificativo de operaciones de riesgo de blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, para entidades aseguradoras y para empresas de servicios de inversión remitido por la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. Otras operaciones que, de acuerdo con la práctica del sector asegurador, se consideran potencialmente susceptibles de vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. 2. REVISIÓN PERIÓDICA DE LA RELACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS La UPBC revisará la relación de operaciones sospechosas tan pronto como lo requieran las circunstancias, tales como cambios en la operativa del Grupo, lanzamiento de nuevos productos, nuevas tipologías de blanqueo detectadas, etc. o al menos, anualmente. Adicionalmente, la UPBC es responsable de identificar cualquier situación que pudiera hacer necesario revisar la relación de operaciones sospechosas de la Entidad, como consecuencia de cualquier nueva situación puesta de manifiesto. La UPBC informará al OCI de la revisión efectuada y los cambios sugeridos, cada vez que estos se produzcan o al menos, anualmente para que éste decida sobre la conveniencia y oportunidad de las mismas. Si del análisis anual no se dedujeran modificaciones, se informará en la reunión correspondiente del OCI. De todos los análisis efectuados se deberá dejar constancia por escrito. 3. PROCEDIMIENTOS DE NATURALEZA PREVENTIVA DIRIGIDOS A MITIGAR EL RIESGO DE OPERATIVAS SOSPECHOSAS Con el objeto de limitar, en la medida de lo posible, la realización de operaciones susceptibles de vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo y, por tanto, de mitigar los riesgos potenciales derivados de las mismas, se han implantado en la Organización los siguientes procedimientos preventivos: a) Exclusión de determinadas operativas según la Política de Admisión de Clientes del Grupo que se ha indicado en la Sección VI Identificación y conocimiento del cliente de este Manual. 2

111 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP b) Sujeción de otras operativas a la adopción de precauciones especiales según lo establecido, igualmente, en la Política de Admisión de Clientes. c) Obligación de que toda prestación de un seguro de vida se satisfaga mediante transferencia bancaria a una cuenta de la que sea titular el beneficiario del pago. d) Definición de controles, alertas para el rastreo e identificación de operaciones susceptibles de vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, mediante la utilización de una aplicación informática específica. e) Obligación de someter a la revisión por la UPBC cualquier nuevo producto, antes de su comercialización. f) Las transacciones correspondientes a las suscripciones y reembolsos de los fondos de inversión gestionados se realizan en todos los casos mediante transferencia en la cuenta bancaria abierta a nombre de cada IIC en la Entidad Depositaria. g) ALPHAPLUS como Gestora de IIC no recibe dinero de los partícipes sino que tanto los importes de las suscripciones o de los reembolsos son realizados a y desde las cuentas de los fondos de inversión con el Control de su Depositario. Pese a no ejecutar ni recibir transferencias de fondos, comprueba los datos de las transferencias ordenadas con motivo de reembolsos, asegurando que los datos del beneficiario coinciden con los datos del partícipe poseedor de las participaciones. 4. RASTREO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS El rastreo de las operaciones sospechosas susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo que habrán de ser objeto de análisis, se efectuará a partir de las alertas establecidas al efecto por la aplicación informática específica, para el análisis de operaciones sospechosas que derivarán del análisis de riesgo previamente realizado. La UPBC establecerá las alertas y/o controles que considere de necesaria aplicación en los aplicativos de negocio y en la aplicación específica de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, con objeto de prevenir y/o detectar operaciones susceptibles de vinculación con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, en función del análisis de riesgo de la operativa. Una vez establecidas estas alertas y/o controles, evaluará conjuntamente con el Área de Sistemas de santalucía y otros miembros de la Organización si fuera necesario, la viabilidad en términos de coste-beneficio de su implantación efectiva, elaborando un informe al respecto que se trasladará al Consejo de Administración para que proceda a su aceptación o rechazo. En caso de rechazo, la UPBC propondrá acciones alternativas. El Departamento de Sistemas de la Información será responsable de garantizar la integridad de las operaciones consideradas en el rastreo y de su coincidencia con los registros contables correspondientes y, a tales efectos, deberá dejar evidencia documental adecuada. 3

112 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP La UPBC analizará las alertas de la aplicación informática específica y verificará si de las mismas pueden derivar operativas sospechosas. La UPBC es responsable de asegurarse de la ejecución de las alertas/informes con los parámetros y frecuencia establecida, según la aprobación realizada por el OCI, así como del mantenimiento y establecimiento de los procedimientos de seguridad establecidos respecto a la ubicación y acceso restringido a dicha información por parte de personal no autorizado. Asimismo, son los encargados de realizar las copias de seguridad de la información generada y analizada. La UPBC evaluará la posibilidad de que Auditoría Interna verifique periódicamente que las alertas y/o controles implantados en los aplicativos de negocio han funcionado correctamente, tal y como se diseñaron, durante todo el período objeto de revisión. Al menos con periodicidad anual, la UPBC evaluará la necesidad de alertas/controles adicionales a los efectivamente implantados y las posibilidades de implantación en los aplicativos disponibles, así como la eficacia y eficiencia de los mismos para los fines perseguidos en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 5. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS DE ALERTAS Para el análisis, recopilará toda la información relativa al cliente: En santalucía la documentación identificativa del titular de la póliza, su titular real y su beneficiario (en el caso de que fueran personas distintas), ficha de conocimiento, documentos justificativos de la actividad económica, todos los documentos justificativos de las operaciones disponibles (justificantes de operaciones, pólizas, justificante de transferencias bancarias o ingresos en efectivo) y en caso de existir la comunicación de empleado con la exposición del hecho que ha motivado la sospecha. En ALPHAPLUS la documentación contractual y de identificación y conocimiento del cliente, órdenes o instrucciones escritas del cliente, órdenes recibidas por fax o similar, resto de órdenes de operación originales firmadas por el cliente, documentos de incidencias acaecidas referentes a la operativa con el cliente, documentación soporte de operativa especial con el cliente y confirmaciones escritas que realicen los ordenantes y las comunicaciones del receptor sobre las operaciones realizadas, según las instrucciones de los clientes. A partir de esta información, el Responsable de la UPBC podrá consultar las operaciones del cliente en los registros internos de la aplicación de producción SIIS y le aplicará los filtros establecidos en PEDRA realizando una revisión individualizada de las operaciones para determinar si se corresponden con las actividades declaradas por el mismo, o bien muestran indicio de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo en base a la información recibida y a la experiencia en la entidad. El análisis realizado deberá ser lo suficientemente profundo como para documentar la decisión tomada. Una vez terminado el mismo, realizará un informe con la exposición del procedimiento y la motivación de la decisión, de comunicar, no comunicar o mantener en seguimiento (exponiendo el plazo durante el cual se va a mantener en seguimiento al cliente) a falta de 4

113 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP la ratificación de la decisión por el OCI (el modelo de informe se encuentra en el anexo XII del presente Manual) En el caso de que tras el análisis se dedujera que es urgente que la operación sea comunicada al SEPBLAC, será el Responsable de la UPBC el que lo comunicará directamente al Representante ante el SEPBLAC de cada sujeto obligado del Grupo, para que éste proceda a la comunicación al Servicio Ejecutivo. Por último, en el caso de que proceda la comunicación al SEPBLAC, deberá exponerse en el mismo informe si procede la desvinculación total o parcial del cliente o no y la justificación de esta decisión. La UPBC elaborará en estos casos el formulario F19-1 asegurándose que contiene toda la información necesaria. Como ya se ha indicado en el apartado "funciones de la UPBC", será la obligación de la misma el mantenimiento del registro de operaciones sometidas a análisis especial con un detalle del análisis realizado, las conclusiones obtenidas, la decisión de comunicar o no, decisión de interrumpir relaciones con el cliente o no y en caso de proceder de una operación comunicada por un empleado, la fecha de comunicación al mismo del curso dado a su comunicación. Las alertas deberán ser establecidas a partir del análisis de riesgo realizado (artículo 23 R.D. 304/2014). La UPBC mensualmente, revisará las operaciones ejecutadas en el periodo mediante las alertas establecidas al efecto en la aplicación PEDRA descritas en el Anexo XIV del presente Manual. Para realizar esta revisión, será necesario que Sistemas de Información cargue previamente los datos de las operaciones en la aplicación PEDRA. Una vez aplicados los filtros disponibles, el departamento de informática hace llegar al responsable de la UPBC un listado con las operaciones y clientes sospechosos de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. La UPBC procederá al análisis de estas alertas del siguiente modo: Alertas para santalucía: - Alertas 1-6, se procederá al análisis individualizado al tratarse de operaciones que por sus umbrales económicos son susceptibles de comunicación mediante DMO. - Alertas 7-9, se trata de alertas complementarias a las alertas 1 a 6 con umbrales más bajos. Se revisarán aquellas alertas no examinadas en el procedimiento anterior. - Alertas 10,11,13,14,15,17,19,20,21,22,23,25,27,28,29 y 30: Estas alertas responden a prácticas reconocidas en el catálogo de operaciones susceptibles de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo vigente en la entidad (Ver Anexo IV del Manual PBC), sólo se revisarán, en el caso de que o el cliente o la operación sean 5

114 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP detectadas por más de una alerta en el mismo periodo de análisis, habitualmente suelen ser operaciones entre familiares (por lo que tomadores y asegurados pueden estar cruzados, coincidir domicilios o teléfonos) u operaciones que han sido analizadas por los umbrales definidos en aquellas operaciones susceptibles de DMO. - Alertas 12 y 26, son alertas relacionadas con las operaciones de los agentes. Estas alertas van a permitir un análisis individualizado de la actividad de los agentes revisando las actividades realizadas por los mismos en los últimos 3 meses y el porcentaje del negocio del agente a prima única frente a aquél que es a prima periódica. - Alerta 18, la entidad mantendrá con esta alerta el seguimiento de la relación de negocios, detectando las aportaciones que se separen de los comportamientos habituales para cada tipo de profesión. En el caso de que sea detectada esta alerta, se procederá a revisar los datos económicos del cliente, y se actualizará el formulario de conocimiento, a fin de conocer sí han variado las condiciones económicas del mismo. Si éstas no hubiesen variado, se elevará el riesgo del cliente por la operativa detectada y se mantendrá en seguimiento durante el periodo que la UPBC considere oportuno. - Alerta 16, se nutre de las alertas que ya se están analizando sobre los tomadores y beneficiarios que se encuentran en listas negras a través de los listados que proporciona Soluciones Confirma. Alertas para ALPHAPLUS: Estas alertas se definirán durante el año 2017 cuando se implante la herramienta de prevención de blanqueo (PEDRA) en ALPHAPLUS. Para detectar operaciones relacionadas con financiación de terrorismo la entidad realiza en su lugar un doble control. a) Control previo al establecimiento de la relación de negocios: Antes de firmar el contrato de seguro, la persona que graba la solicitud del seguro envía los datos a Soluciones Confirma para la comprobación de que no se encuentra en las listas de PRP s o listas de sancionados por delitos de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. En caso de coincidencia, el aplicativo no permite el alta del cliente hasta que se confirme si es un falso positivo o realmente ha de ser aprobados por el OCI (PRP s) o excluido de aceptación (con antecedentes por blanqueo de capitales y financiación del terrorismo) con la consiguiente comunicación al SEPBLAC. Antes de finalizar la contratación de un fondo de inversión, de un plan de pensiones o de los derivados de la gestión discrecional de carteras de inversión, se 6

115 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP comprobará de manera on-line a través de la plataforma que nos facilita Soluciones Confirma si el cliente pudiera tener o no relación con un PRP o un sancionado (con antecedentes por blanqueo de capitales y financiación del terrorismo) con la consiguiente comunicación al SEPBLAC. En el caso de que se trate de una operativa sospechosa de blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo se comunicará al SEPBLAC mediante los formularios dispuestos al efecto (F19-1) Anexo XIII del presente Manual. b) Cada año, se chequeará toda la cartera de clientes contra las listas actualizadas: En el caso de que sea un PRP se procederá a aplicar medidas reforzadas de diligencia debida descritas en el Manual para esta clase de clientes. En caso de que se detecte que alguno de los clientes en cartera ha sido procesado por delitos de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo se procederá del siguiente modo: - Se revisarán todos los clientes que han dado positivo para descartar aquellos que sean "falso positivo" dejándose evidencia documental de las comprobaciones realizadas. - Para aquellos que sean coincidentes con las listas de sancionados por prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo se realizará un examen especial de las operaciones realizadas con los mismos y se procederá a realizar una comunicación al Servicio Ejecutivo justificando el motivo de la comunicación (se ha detectado a posteriori la existencia de coincidencia con listados de sancionados) y la imposibilidad según las consultas realizadas a la Asesoría jurídica de santalucía de finalizar las relaciones de negocio. En el caso de que la UPBC detecte que es necesaria la implantación de alguna alerta adicional, lo hará constar en el informe mensual emitido al OCI detallando las motivaciones y éste pondrá los medios necesarios para implantarla o justificará la no implantación.por otra parte, las operaciones sospechosas a analizar también pueden tener su origen en las comunicaciones efectuadas por los directivos, empleados o miembros de la red comercial, siguiendo el procedimiento que se indica en el apartado 6 siguiente. Con independencia de lo anterior y de acuerdo con los criterios del Servicio Ejecutivo, se considera que la inclusión de las operaciones en el reporting sistemático (ver Sección X Comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo de este Manual) no exime al Grupo de la obligación de analizarlas para detectar los indicios que pudieran existir para ser comunicadas como operación sospechosa. Este análisis es, asimismo, responsabilidad de la UPBC. Una vez comunicada la operación correspondiente al OCI, éste analizará toda la información recibida al respecto dentro de las reuniones bimestrales como uno de los puntos del orden del día. El análisis realizado y las conclusiones del mismo deberán documentarse dentro de las actas elaboradas con motivo de la celebración de cada reunión. 7

116 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP Es obligación de la UPBC hacer constar al OCI si existiese la ejecución frecuente de una determinada operativa que haya sido incluida en el catálogo de tipologías de operaciones de riesgo. Asimismo, destacar que en ese caso, se deberá proceder a la revisión de los canales o procedimientos de comunicación entre la UPBC y las unidades de negocio para verificar si funcionan correctamente. 6. PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS En el Grupo santalucía se han establecido procedimientos para la detección de posibles operaciones sospechosas, por parte de los diferentes involucrados en el proceso de comercialización, contratación y gestión de los productos comercializados. Esta detección puede realizarse por parte de la red de agentes o corredores, personal del Área de Operaciones de santalucía encargados de la contratación de productos y pago de prestaciones, por asesores comerciales o personal de administración de ALPHAPLUS y por cualquier otro miembro del Grupo (empleados no pertenecientes al Área de Operaciones y directivos) 6.1. Detección de operaciones sospechosas por la red de agentes y corredores Los mediadores (agentes y corredores) encargados de la comercialización de los productos de vida de santalucía y en definitiva de la captación de negocio, examinarán con especial detenimiento cualquier operación compleja, inusual o que no tenga un propósito económico o lícito aparente, con independencia de la cuantía de la operación. En este sentido, analizarán en base a la información y documentación aportada para la realización de la operación y cumplimentación de la solicitud de seguro y la documentación para la identificación y conocimiento del cliente, la posible vinculación que pudieran presentar con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, y especialmente cuando concurran algunas de las siguientes características: Que estén relacionadas con fondos procedentes de actividades delictivas o que tengan como objeto su ocultamiento. Que conociendo la actividad del cliente, no exista una explicación razonable sobre el origen o destino de las operaciones realizadas. Que se encuentre incluida en la relación de operaciones sospechosas de santalucía. Véase en el Anexo IV de este manual. Petición de contratación de productos, que no se corresponden con el patrón normal de actuación del cliente. Clientes que contratan productos con aportación de primas desproporcionadas con relación a su patrimonio y/o volumen de actividad. El cliente muestra poco interés por los beneficios del seguro y en cambio centra su atención por las condiciones de cancelación anticipada del contrato. 8

117 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Código OP Sección: VIII Clientes que faciliten una dirección de correspondencia distinta a la dirección de residencia, y al intentar contactar para verificar la información no ha sido posible. Cualquier otra nueva situación no indicada anteriormente, que pueda producirse. Para cualquier hecho u operación detectada por la red de agentes o corredores, susceptible de estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, el agente o corredor deberá continuar con el proceso de captación de negocio y por otra parte comunicarlo inmediatamente, según el procedimiento de comunicación establecido en el apartado 7 siguiente, para que la UPBC analice la conveniencia de continuar con la operación o rechazarla Detección de operaciones sospechosas por empleados del Área de Operaciones de santalucía Los empleados del Área de Operaciones, encargados de la recepción de la solicitud y documentación para proceder a la emisión de póliza, así como de la gestión y tramitación del pago de prestación/siniestro en concepto de renta, anticipo, rescate o fallecimiento, realizan en el ejercicio de su operativa diaria la revisión de la documentación recibida, lo que permite detectar posibles situaciones, transacciones u operaciones susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, conforme a la tipología establecida en santalucía. En este sentido, tendrán que examinar con especial detenimiento cualquier operación compleja, inusual o que no tenga un propósito económico o lícito aparente, con independencia de la cuantía de la operación y especialmente en aquellos casos en los que el agente o corredor no haya indicado ninguna observación o comentario sobre el conocimiento del cliente, respecto a la operación a contratar. Las diferentes situaciones a considerar, serían: Que estén relacionadas con fondos procedentes de actividades delictivas o que tengan como objeto su ocultamiento. Que conociendo la actividad del cliente, no exista una explicación razonable sobre el origen o destino de las operaciones realizadas. Que se encuentre incluida en la relación de operaciones sospechosas de santalucía. Véase en el Anexo IV de este Manual. Clientes que faciliten una dirección de correspondencia distinta a la dirección de residencia y en caso de contactar en situaciones especiales, no ha sido posible. Seguros colectivos de empresas con alta rotación de empleados. Nivel desproporcionado de negocio a prima única. Cambio de profesión del cliente Análisis y consideración de cualquier comentario u observación realizada por el agente o corredor sobre el cliente, respecto a su actividad profesional, tipo de cliente, etc. 9

118 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Código OP Suplemento por cambio de beneficiario 3 meses antes de la prestación. Sección: VIII Cualquier hecho u operación detectada por el personal del Área de Operaciones, susceptible de estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, deberá hacer que se detenga el proceso de alta y emisión de la póliza y se proceda a comunicar inmediatamente, según el procedimiento establecido en el apartado 7 siguiente, de forma que sea el responsable de la UPBC quién determine la forma de proceder una vez analizada la operativa Detección de operaciones sospechosas por asesores comerciales o personal de administración de ALPHAPLUS Los asesores comerciales y el equipo de administración de ALPHAPLUS encargados de la comercialización de los fondos de inversión y planes de pensiones y en definitiva de la captación de negocio, examinarán con especial detenimiento cualquier operación compleja, inusual o que no tenga un propósito económico o lícito aparente, con independencia de la cuantía de la operación. En este sentido, analizarán en base a la información y documentación aportada para la realización de la operación y la cumplimentación de la ficha de alta del cliente, la posible vinculación que pudieran presentar con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, y especialmente cuando concurran algunas de las siguientes características: Cuando la naturaleza o el volumen de las operaciones de inversión o desinversión del cliente no se corresponda con su actividad o antecedentes operativos. Cuando una misma cuenta de cliente, sin causa que lo justifique, venga realizando suscripciones/compras mediante ingresos en efectivo por un número elevado de personas o reciba múltiples ingresos en efectivo de la misma persona. Que se encuentre incluida en la relación de operaciones sospechosas de ALPHAPLUS. Véase en el Anexo IV de este manual. Las transferencias de clientes que se reciban o en las que intervenga la Sociedad por cuenta de clientes y no contienen la identidad del ordenante o el número de la cuenta origen de la transferencia. Falta de interés del cliente por las comisiones repercutidas o por la rentabilidad alcanzada. Operaciones fraccionadas (operaciones por reducido importe pero consecutivas). Cualquier otra nueva situación no indicada anteriormente, que pueda producirse. Para cualquier hecho u operación detectada por los asesores comerciales y el equipo de administración de ALPHAPLUS, susceptible de estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, el asesor o administrativo deberá continuar con el proceso de captación de negocio y por otra parte comunicarlo inmediatamente, según el 10

119 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Sección: VIII Código OP procedimiento de comunicación establecido en el apartado 7 siguiente, para que la UPBC analice la conveniencia de continuar con la operación o rechazarla Detección de operaciones sospechosas por directivos y empleados del Grupo Cualquier directivo o empleado de la Organización y no relacionado con la operativa indicada anteriormente, podría, asimismo, detectar cualquier hecho u operación susceptible de estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. En estas circunstancias, cualquier hecho u operación detectada deberá comunicarlo inmediatamente, según el procedimiento de comunicación establecido en el apartado 7 siguiente. 7. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA EN CASO DE DETECCION DE OPERACIONES SOSPECHOSAS, POR PARTE DE EMPLEADOS/DIRECTIVOS/AGENTES O CORREDORES El procedimiento de comunicación a seguir en caso de detección de operaciones susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, es el siguiente: A la UPBC reportarán: o o Directivos o empleados del Grupo Agentes o corredores Se utilizará el formulario establecido en el Anexo X de este manual. Adicionalmente, la UPBC reportará al OCI, para su análisis y toma de decisiones. La comunicación se realizará, preferentemente, utilizando el correo electrónico, upbc@santalucia.es, con objeto de garantizar la confidencialidad, si bien se podrá remitir por valija interna a la UPBC. En cualquier caso, el comunicante archivará el justificante de la comunicación realizada. En la medida de lo posible, el empleado o agente o corredor que detecta una operación sospechosa, habrá de paralizarla a la espera de las instrucciones que recibirá de la UPBC, de conformidad con el deber de abstención descrito en la Sección X de este manual. Una vez tomada la decisión sobre la operación sospechosa, el OCI a través del responsable de la UPBC, comunicará al directivo/empleado/ agente o corredor que hizo la comunicación, por los mismos medios que haya utilizado, la decisión adoptada sobre la operación comunicada y el curso dado a dicha comunicación, garantizando en todo momento la confidencialidad del comunicante. Cada una de las operaciones comunicadas, habrá de ser registrada por la UPBC indicando: -Fecha de recepción de la comunicación por parte del empleado. -Descripción breve del hecho puesto de manifiesto 11

120 DETECCIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Código OP -Fecha de respuesta de la UPBC solicitando información adicional, si procede -Fecha de recepción de la información pertinente, si procede -OCI en el que ha sido analizado Sección: VIII -Fecha de contestación al empleado con el curso dado a su comunicación (comunicar al SEPBLAC, no comunicar y poner en seguimiento, finalizar la relación con el cliente) En el caso de que el empleado no haya recibido respuesta de la UPBC en un mes será el mismo el que comunicará al SEPBLAC a la siguiente dirección quedándose con una copia sellada de la operación comunicada: SERVICIO EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES E INFRACCIONES MONETARIAS. BANCO DE ESPAÑA C/ Alcalá, MADRID 12