SERVICIO B2B CONNECT DE FACTURA INTEGRAL DEL GRUPO RENFE

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1 SERVICIO B2B CONNECT DE FACTURA INTEGRAL DEL GRUPO RENFE MANUAL DEL PORTAL WEB B2B CONNECT PARA EL USUARIO PROVEEDOR DE RENFE CON ESPECIFICACIONES A TENER EN CONSIDERACIÓN POR EL EMISOR DE FACTURAS CUANDO EL DESTINATARIO SEAN LAS EMPRESAS DEL GRUPO RENFE 21 de Junio de 2017 Versión 4.4.0

2 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Identificación: Descripción: Manual del portal web B2B connect para el usuario proveedor de Renfe con especificaciones a tener en consideración por el emisor de facturas en formato electrónico cuando el destinatario sean las empresas del grupo Renfe. Autor: Minsait by Indra Tecnologías Digitales y Operaciones Fichero: D04-Renfe-Manual_Proveedor_v440.pdf Adjuntos: D04-A1-Delegacion_firma_electronica.pdf Fecha emisión: 21/06/2017 La información contenida en este documento ha sido elaborada por Minsait y es propiedad de INDRA SISTEMAS S.A. Minsait entrega esta documentación con la absoluta confianza de que se mantendrá en la más estricta confidencialidad, no se reproducirá ni duplicará entera o parcialmente sin el consentimiento escrito de INDRA SISTEMAS S.A, que no será considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento. Minsait es marca registrada. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 2 de 37

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4 INDICE 1. PRESENTACIÓN CONSIDERACIONES GENERALES ALTA DE USUARIOS EN FACTURACION ELECTRÓNICA B2B CONNECT RENFE ACCESO AL PORTAL DATOS DE USUARIO CONECTADO CARGA MANUAL DE FACTURA ELECTRÓNICA CREACIÓN MANUAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA (BORRADOR) CONSULTAR FACTURAS EMITIDAS ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL GRUPO RENFE DATOS INFORMATIVOS DE LAS FACTURAS DE PROVEEDORES Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 4 de 37

5 1. PRESENTACIÓN El grupo Renfe ha implantado un nuevo proceso de recepción de facturas con el servicio de facturación electrónica B2B connect Renfe. Las ventajas de la facturación electrónica son múltiples, destacando la agilización en la tramitación, la reducción de costes y minimización de errores, la desaparición del papel físico y la posibilidad de conocer el estado de las factura de forma inmediata. Este documento se entrega al usuario con la finalidad de mostrar las funcionalidades del servicio de facturación electrónica del grupo Renfe, en adelante B2B connect Renfe, y las instrucciones de interacción con la plataforma web como empresa proveedora del grupo Renfe, es decir, emisor de factura electrónica como vendedor de bienes o servicios. A través de esta plataforma se podrá consultar facturas electrónicas emitidas a las empresas del grupo Renfe. Además, este documento informa al usuario sobre las especificaciones que el proveedor de cualquiera de las empresas del grupo Renfe debe tener en consideración en la emisión de su factura a través del servicio B2B connect Renfe de facturación integral, bien sea en formato electrónico o en formato tradicional papel. Junto con el documento técnico del esquema de xml facturae de Renfe (D08-Renfe- Esquema_facturae_v32x.pdf) y las especificaciones a tener en consideración por el emisor de factura electrónica (D06E-Renfe-Especificaciones_facturae_proveedores.pdf) cuando se opte por incorporar facturas de forma manual al portal web B2B connect Renfe, esta documentación debe ser deben ser considerada como la guía para la emisión de facturación a las empresas del grupo Renfe. 2. CONSIDERACIONES GENERALES A modo de resumen, en este capítulo se presentan aquellas consideraciones que puedan ser más comunes por el usuario del servicio B2B connect Renfe, es decir aquel que opte por realizar de forma manual sus facturas en formato electrónico, a través de la Plataforma que Renfe pone a su disposición. El Grupo Renfe pone a disposición de sus Proveedores un servicio telefónico de Atención al Usuario en el número (+34) , donde gestionarán cualquier incidencia o consulta sobre facturación electrónica MÉTODOS DE ENVIO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Los proveedores tienen a su disposición distintos mecanismos para remitir su factura electrónica a las empresas del grupo Renfe: a) Integración automática a través de servicios web: publicado por B2B connect Renfe, para automatizar la presentación de sus facturas electrónicas elaboradas y firmadas en formato xml facturae v3.2 desde sus propios sistemas de facturación. b) Incorporación manual: el proveedor puede cargar la factura electrónica que previamente ha elaborado en formato xml facturae v3.2, tanto firmadas como sin firmar, accediendo con sus credenciales a B2B connect Renfe. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 5 de 37

6 c) Creación manual: el proveedor puede crear su factura en el portal B2B connect Renfe a través del módulo de borrador de factura. Estos borradores de facturas, cuando el emisor decida enviarlos, se firmarán, bien con el certificado del emisor alojado en el servicio B2B connect de Indra Sistemas, S.A. / Minsait, o bien por delegación de firma electrónica. Son objeto de este manual los dos últimos apartados. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 6 de 37

7 2.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS FACTURAS FIRMADAS O ELABORADAS EN EL SERVICIO B2B CONNECT RENFE Los proveedores que elaboren y firmen su factura por sus propios medios, y entreguen la factura mediante su incorporación manual (carga en el portal web) o realicen integración automática mediante el interfaz de servicios web, podrán enviar a las empresas del grupo Renfe facturas en formato xml facturae v3.2. Se aceptan facturas firmadas electrónicamente con firma XADES EPES con política de firma o superior, con certificados expedidos por las siguientes entidades: Firma profesional AC Camerfirma: CA de las Cámaras de Comercio DNI-e: DNI Electrónico Español Catcert: Agencia Catalana de Certificación ACCV: Autoridad de Certificación Comunidad Valenciana Izempe: Autoridad de Certificación del Gobierno Vasco Ancert: Agencia Notarial de Certificación ACA: Autoridad de Certificación de la Abogacía Ceres: Autoridad de Certificación de la FNMT-RCM El servicio B2B connect Renfe podrá firmar, por delegación, con el certificado de Indra Sistemas, S.A, o podrá aportar su propio certificado, siempre que éste sea aceptado en su obligada validación por el receptor. Para facturas remitidas firmadas con certificados cuya validación conlleve costes, el emisor deberá proporcionar un método o servicio remoto de validación gratuito basado en los estándares reconocidos; como alternativa sencilla, es posible la firma delegada DELEGACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA En el caso de que su empresa no disponga de un certificado reconocido de firma electrónica válido o no desee alojar su certificado en el servicio de Indra Sistemas, S.A., su empresa puede realizar la delegación de firma en Indra Sistemas, S.A. El procedimiento es el siguiente: Cumplimentar el documento de firma delegada que se incluye como Anexo 1 a este documento, firmado por un representante de la empresa proveedora emisora de las facturas, debidamente sellado por la empresa. Remitir a Indra Sistemas en formato pdf o pdf firmado (escaneo de firma manual o firma electrónica) y enviar a cualquiera de las siguientes direcciones de correo: soporteefactura@indra.es / adminmd@indra.es Una vez recibido y gestionado el documento, se podrá activar la firma delegada de la entidad emisora. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 7 de 37

8 3. ALTA DE USUARIOS EN FACTURACION ELECTRÓNICA B2B CONNECT RENFE Las empresas proveedoras del grupo Renfe deberán solicitar el alta en el servicio B2B connect Renfe ALTA DE USUARIOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA La empresa proveedora del grupo Renfe deberá solicitar el alta en el servicio B2B connect Renfe mediante la cumplimentación del modelo disponible en la página web de Renfe: Una vez recibida la solicitud y analizados todos los datos, B2B connect Renfe procederá a facilitar al usuario las credenciales de acceso (usuario / clave) a través de comunicación por correo electrónico. Estas credenciales permitirán al usuario de la empresa proveedora acceder al portal B2B connect Renfe. En función de los permisos que otorgue Renfe, su usuario tendrá acceso a unas opciones u otras de la aplicación. De forma resumida, las funcionalidades son: Creación de facturas: consulta y gestión de borradores que permite crear facturas y enviarlas a empresas del grupo Renfe. Carga de facturas: incorporación manual de facturas del proveedor a entregar a las empresas del grupo Renfe. Firma de facturas: con el certificado de Indra Sistemas, S.A., previa formalización de la delegación de firma. Facturas emitidas: consulta de facturas firmadas que ha emitido el proveedor a las empresas del grupo Renfe. Consulta de RRVV recibidas: esta funcionalidad tiene su propio manual de usuario disponible en la web de Renfe. Creación de facturas a partir de RRVV: esta funcionalidad tiene su propio manual de usuario disponible en la web de Renfe. En este documento se describen las funcionalidades de las opciones de facturas emitidas, carga de facturas y borradores ALTA DE USUARIOS PARA ENTIDADES QUE ENVIAN FACTURAS POR SERVICIOS WEB Para entidades que deseen integrar facturas mediante el interfaz de servicios web, se debe solicitar al administrador del grupo Renfe la creación de un usuario de integración, que han de entenderse como usuario diferente a los de acceso al portal B2B connect Renfe (se crean credenciales diferentes para evitar su modificación por error que pudieran limitar el funcionamiento de la integración de facturas mediante servicio web). Este usuario tiene permisos para integrar facturas formadas por servicios web. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 8 de 37

9 4. ACCESO AL PORTAL La dirección url de acceso al servicio B2B connect Renfe es: Al acceder a la url, el servicio muestra una pantalla inicial donde se mostrará un formulario de identificación de usuarios registrados y un panel con información general. Este usuario ya habrá sido dado de alta previamente a través de personal de Renfe, como se indicó anteriormente. El usuario, por tanto, deberá consultar su correo electrónico, donde se habrán recibido las credenciales necesarias para acceder al servicio. Introducirá estas credenciales en los campos correspondientes: Nombre de usuario Contraseña y pulsará Aceptar para que validar sus datos. Si los datos de acceso son correctos, el usuario accede a la plataforma y en la pantalla se le mostrará el menú de opciones sobre las que tiene acceso, en función de los permisos otorgados. Si el usuario introduce datos incorrectos, se mostrarán diversos mensajes en función del error. Por ejemplo: Si no se indica usuario y/o contraseña. Se mostrará el mensaje Nombre de usuario es obligatorio y/o Contraseña es obligatorio. Si el usuario no existe en el servicio o existe pero la contraseña es incorrecta. Se informa del error: El usuario y/o contraseña no son correctos, inténtelo de nuevo. El usuario dispone de cinco (5) intentos para acceder correctamente a la portal web B2B connect Renfe. Si el usuario introduce erróneamente los datos cinco veces, el usuario será bloqueado. En caso de bloqueo del usuario, deberá ponerse en contacto con el Centro de Atención al Usuario de Renfe (CAU) Tfno.: (+34) Cuando el usuario inicia sesión en la plataforma correctamente con las credenciales que se le han enviado por correo electrónico, se recomienda que acceda a Mis datos de usuario para modificar su contraseña y para establecer una pregunta secreta por primera vez. La definición de esta pregunta secreta se explica detalladamente en el apartado de este manual Datos de usuario conectado. La razón por la que el usuario debe establecer esta pregunta secreta es por si posteriormente quisiera acceder a la plataforma y no recordase su contraseña. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 9 de 37

10 En este caso, el servicio B2B connect Renfe permite solicitar la generación de una nueva contraseña pulsando en Olvidó su contraseña?. Se muestra una pantalla en la que se deberá indicar el nombre de usuario. Si el usuario es correcto y ya existe una pregunta secreta, se mostrará la pregunta secreta previamente definida: si responde de manera correcta, se enviará a su correo electrónico unas nuevas credenciales de acceso; en caso contrario, se mostrará el error. Si el usuario no es correcto, se mostrará el mensaje de validación: Falta información del usuario. Contacte con el CAU Tfno.: (+34) Por el contrario, si el usuario es correcto pero no se ha definido aún una pregunta secreta, no será posible recordar la contraseña, y se mostrará el mensaje de validación: Falta información del usuario. Contacte con el CAU Tfno.: (+34) En ambos casos, debe confirmar su usuario o contacte con el Servicio de Soporte Técnico a Usuarios de B2B connect Renfe CAU; teléfono (+34) Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 10 de 37

11 5. DATOS DE USUARIO CONECTADO 5.1. DATOS DE USUARIO Desde todas las pantallas del servicio, el usuario conectado podrá acceder a sus datos. Al pasar el cursor por encima del icono se mostrará el nombre de usuario, el nombre, la hora y la fecha del último acceso. En la pantalla a la que se accede pulsando en el icono en la zona superior derecha de la pantalla, accederá a su información general con los datos de usuario: Datos generales de usuario Nombre de usuario Nombre Primer apellido Segundo apellido Nº identificación fiscal Fecha de creación Fecha de ultimo acceso Cambio de Contraseña Contraseña actual Nueva contraseña Confirmación nueva contraseña Pregunta secreta: campos para la gestión de la pregunta secreta Pregunta secreta (campo obligatorio, y en función de él, los siguientes para establecer la respuesta secreta) Respuesta secreta actual Respuesta secreta nueva Respuesta secreta nueva Confirmación nueva respuesta secreta Nota importante: si el usuario no ha indicado pregunta secreta, no podrá solicitar el reenvío de nueva contraseña en la pantalla de acceso MODIFICAR CONTRASEÑA El usuario, una vez que acceda a la plataforma con su clave de usuario y la contraseña que se le ha proporcionado previamente, deberá dirigirse a este apartado de Mis datos de Usuario e indicar la contraseña con la que ha entrado a la aplicación (la contraseña actual enviada por ), la nueva contraseña que quiera establecer y confirmar esta última. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 11 de 37

12 Si hay errores se muestran por pantalla; por ejemplo: Si el campo Confirmación de contraseña no coincide con la nueva contraseña, se indicará La nueva contraseña y la confirmación de contraseña son diferentes. La confirmación de nueva contraseña debe ser igual a la nueva contraseña. Si no se cumplimentan los datos obligatorios, se muestran los campos que son obligatorios: antigua contraseña es un campo obligatorio; la nueva contraseña es un campo obligatorio; y confirmar contraseña es un campo obligatorio. Nota: la contraseña tendrá las siguientes características: debe tener 8 caracteres como mínimo (64 como máximo). debe contener algún dígito. debe contener alguna letra en minúscula. debe contener alguna letra mayúscula. debe contener algún carácter especial!@#$%^&*_=+-/ Una vez cambiada correctamente, y en el siguiente acceso del usuario a la aplicación, se debe indicar esta nueva contraseña para entrar en la aplicación ESTABLECER PREGUNTA SECRETA PARA RECORDAR CONTRASEÑA El usuario debe especificar una pregunta secreta, junto con una respuesta secreta. Cuando la establezca por primera vez, debe rellenar los campos de Pregunta secreta, Respuesta secreta nueva y Confirmación nueva respuesta secreta. El usuario debe repetir la respuesta secreta en ambos campos, siendo exactamente la misma. Son obligatorios los campos: Pregunta secreta: tendrá como mínimo 1 carácter y como máximo 255. será alfanumérico. La respuesta secreta actual (cuando establezca la pregunta secreta por primera vez este campo se dejará vacío). La respuesta secreta nueva: tendrá un mínimo de 1 carácter y un máximo de 64. será alfanumérica. Confirmación nueva respuesta secreta: debe ser la misma que la anterior. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 12 de 37

13 5.4. MODIFICAR PREGUNTA SECRETA El usuario puede especificar una nueva pregunta secreta, junto con una respuesta secreta. Esta respuesta secreta la repetirá de nuevo y debe ser exactamente la misma. La pregunta secreta (especificará la nueva pregunta secreta): Tendrá como mínimo 1 carácter y como máximo 255. Será alfanumérico. La respuesta secreta actual (aquí se indicará la respuesta asociada a la anterior pregunta secreta). La respuesta secreta nueva (aquí se indicará la nueva respuesta secreta asociada a la nueva pregunta secreta): Tendrá un mínimo de 1 carácter y un máximo de 64. Será alfanumérica. La confirmación de la nueva respuesta secreta. Se deberá indicar exactamente la misma respuesta que la indicada en el campo superior. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 13 de 37

14 5.5. DATOS ADICIONALES DE USUARIO Además se gestionan otros datos adicionales de usuario: Contacto: El usuario podrá indicar los datos de contacto del usuario, que deberán coincidir con los facilitados en el Modelo de Alta. Cualquier cambio deberá ser notificado a Renfe para proceder a su modificación en los sistemas. Restricciones: siempre tendrá que tener un asociado, no podrá avanzar de pantalla si no cumplimenta un . Empresas asociadas al usuario: a través de esta funcionalidad, se podrá acceder a los datos de la empresa del usuario. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 14 de 37

15 6. CARGA MANUAL DE FACTURA ELECTRÓNICA El usuario de un proveedor puede incorporar manualmente, desde su sistema o archivo, facturas firmadas a través de la opción de Carga de facturas. Para ello debe elegir en el combo de Formato, el formato de factura que va a ser cargada. Para Renfe, el formato estándar de factura es facturae v 3.2. Acto seguido se muestra una caja de texto con un botón de Examinar, que permitirá seleccionar la ruta donde se encuentre el fichero a subir (la factura electrónica en formato xml facturae v3.2). Una vez elegido el fichero, se procede a su carga a través del botón Subir factura. La documentación publicada: D06E-Renfe-Especificaciones_factura_electronica_proveedores.pdf D08-Renfe-Esquema_facturae_v32x.pdf contiene la información necesaria para la elaboración de la factura electrónica. Si hubiese errores, se mostrarán por pantalla. Si el fichero es correcto, se podrá consultar la factura en el módulo de facturas emitidas. Si la factura electrónica incorporada está firmada, el servicio B2B connect Renfe procederá a la validación de la firma. Si la factura electrónica incorporada no está firmada, el servicio B2B connect Renfe procederá a aplicar la firma electrónica que dará validez al fichero: utilizando el certificado del emisor, que previamente ha sido instalado en el servicio B2B connect Renfe, o utilizando el certificado de Indra Sistemas, S,A, siempre que se haya delegado previamente la firma en Indra Sistemas, S.A.. Nota importante: Es posible que la visualización PDF que ofrece el servicio B2B connect Renfe no muestre determinados campos que hayan sido informados en la factura xml facturae v3.2 elaborada por el proveedor en sus sistemas. La visualización PDF que muestra el servicio B2B connect Renfe es la única válida, por lo que aquellos campos, extensiones o adjuntos que, aun habiendo sido informados en la factura, no se muestren en referida visualización PDF, serán obviados por el destinatario de la factura. La documentación técnica presenta un listado detallado de los campos de facturae v3.2 que son visualizados en B2B connect Renfe. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 15 de 37

16 7. CREACIÓN MANUAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA (BORRADOR) El usuario al acceder a la opción del Menú de Borradores ve el listado de borradores ya creados y puede realizar consultas sobre estas facturas en proceso de creación (no enviadas) a través del formulario que se presenta y también puede crear una nueva factura CREAR BORRADOR Para la creación de un borrador de factura, el usuario puede crearla desde el botón de Nueva factura que se encuentra en la pantalla de Consulta de borradores. La creación se realizará en modo asistente pasando por las pantallas de datos generales, líneas y totales. El usuario puede navegar entre las pantallas pulsando en los botones de volver o siguiente Creación de cabecera de factura La primera pantalla con la que el usuario se encuentra es la de Datos generales de factura, donde se presenta un formulario con varios campos a rellenar, algunos serán obligatorios y otros opcionales. El formulario de datos de nueva factura es el siguiente: Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 16 de 37

17 Los campos que incluye el formulario son los siguientes: Formato Tipo de documento Clase de documento. Original (OO) ó rectificativa (OR) Vendedor. Se muestra un combo con todas las empresas vendedoras asociadas al usuario que accede. Código-centro vendedor y Rol. Solo le aparecerán sus empresas y sus posibles centros, si tuviera creados en B2B connect Renfe. En función de la empresa vendedora elegida, se cargará este combo con todos los posibles centros y sus roles. De entre los centros pre-existentes en B2B connect Renfe, el proveedor puede asociar uno o varios centros a la factura electrónica que está elaborando. Comprador. Se muestra un combo con todas las empresas compradoras relacionadas con el vendedor. Código-centro comprador y Rol. En función de la Sociedad del grupo Renfe elegida, se cargará este combo con todos los posibles centros de la sociedad del grupo Renfe. Número de Factura Número de Serie Fecha de emisión Fecha de Operación Fecha inicial periodo de facturación Fecha final periodo de facturación Divisa Tipo de cambio Fecha de tipo de cambio Observaciones. Campo opcional para indicar las notas que hacen referencia a la factura. Descripción del lugar de expedición Código postal del lugar de expedición Si en clase de documento se selecciona rectificativa, el usuario debe rellenar estos campos: Los campos que incluye esta parte del formulario son los siguientes: Número de factura rectificada: Campo que indica la factura que se rectifica Número de serie. Fecha Inicio periodo impositivo: Indica la fecha de emisión de la factura rectificada. Debe ser igual a la indicada en el campo Fecha Fin. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 17 de 37

18 Fecha Fin periodo impositivo. Método rectificación: Tipo de rectificación indicado en el proceso de creación. El usuario elegirá uno del desplegable. Motivo rectificación: Motivo seleccionado por el usuario en el proceso de creación. El usuario elegirá uno del desplegable. El usuario puede pulsar en: Limpiar. Los criterios indicados se borran y se muestran los valores por defecto. Guardar. Guardar la factura: el usuario puede pulsar este botón para guardar las modificaciones realizadas hasta el momento. Volver. Vuelve a la pantalla anterior, donde se puede ver el listado y el formulario de consulta de borradores. Siguiente. Pasa a la pantalla de creación de líneas de factura. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 18 de 37

19 Creación de líneas de factura El usuario puede añadir tantas líneas de factura como sean necesarias. En esta pantalla se muestra una tabla en la que se visualizan los siguientes campos: Descripción Código artículo Cantidad Precio neto El usuario puede realizar distintas acciones en esta pantalla: o Añadir una línea Añadir una línea de factura. Se muestra un formulario de creación de línea de factura que contiene los siguientes campos: Descripción: Campo para describir el concepto facturable. Código artículo: Campo para indicar el código. Cantidad: Campo donde se indica la cantidad a facturar. Precio neto: Es el precio unitario sin impuestos y siempre es un número positivo para facturas originales, y negativo para facturas rectificativas. Unidad de medida Observaciones Documentos: Se despliega un combo con las opciones: Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 19 de 37

20 Contrato, Transacción, Albarán, Expediente. Se podrán añadir y eliminar. Datos intrastat: estos campos se deberán indicar en caso de proveedores intracomunitarios que no tengan el mismo país que la empresa de Renfe a la que se factura (España). Los campos son: Código de mercancía intrastat. Peso en Kg Tipo de impuesto: Se despliega un combo con todos los diferentes tipos de impuestos disponibles y su porcentaje (%). Se podrán añadir y eliminar. Si se selecciona el tipo impositivo 0% se deberá indicar el motivo de exención o no sujeción. En esta pantalla el usuario puede realizar diferentes acciones: Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 20 de 37

21 Botón Limpiar, para limpiar todos los datos introducidos hasta el momento en esa pantalla. Botón Cancelar, para acceder al listado de líneas de factura sin guardar. Botón Aceptar. El sistema valida los datos de obligatoriedad si son correctos, y después si está todo correcto, se visualiza la línea en la tabla inicial de líneas de factura. o o Eliminar línea Eliminar una línea de factura ya creada pulsando en el icono. Modificar línea Modificar datos de una línea de factura ya creada. El usuario pulsa el icono y se muestra la pantalla con el formulario de línea de factura y los campos editables. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 21 de 37

22 Totales de líneas de factura A continuación, después de añadir todas las líneas de factura, se pasa a una pantalla donde se muestran los totales de factura. El usuario en esta pantalla visualiza los siguientes campos: Datos de totales de la factura: Importe bruto: campo obligatorio no editable que indica el Importe total de la factura: Total descuentos globales Total cargos globales Importe bruto A.I. (importe bruto antes de impuestos): campo obligatorio no editable que indica el importe antes de impuestos (cuando no hay descuentos ni cargos coincide con el importe bruto): Total impuestos repercutidos Total impuestos retenidos Total factura: Total anticipos Total subvenciones Total a pagar % IRPF: campo opcional que permite indicar el % de retención a aplicar sobre la factura. Si se indica no olvidar pulsar el botón recalcular. IRPF: campo obligatorio no editable que se calcula en base al campo anterior y cuando se pulsa en recalcular. Motivo Total suplidos Gastos financieros Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 22 de 37

23 Total a ejecutar: campo no editable y obligatorio correspondiente a la cantidad total a pagar menos la cuantía indicada en la retención en garantía. Divisa: divisa de la factura. Tipo de cambio Datos de vencimiento: Fecha de vencimiento Importe: campo obligatorio no editable que corresponde al total a ejecutar Método de pago: Cheque. Transferencia. Si se selecciona transferencia, el usuario debe indicar además: o IBAN, de manera obligatoria o BIC/SWIFT, de manera opcional. Pero si la cuenta IBAN no comienza por ES, será obligatorio cumplimentar este campo. Las opciones de esta pantalla son: Limpiar. Borra los datos introducidos manualmente en esta pantalla. Guardar la factura pulsando en el botón, de esta manera se guardan las modificaciones realizadas hasta el momento. Recalcular. Si se han indicado campos de IRPF o retenciones en garantía, el usuario debe pulsar en el botón Recalcular para que se actualicen los datos de totales. Esta opción no guarda la factura se deberá pulsar también el botón de guardar. Enviar. Si el usuario pulsa el botón, el sistema guarda los cambios y procede a enviar la factura previa confirmación de la acción. Si el usuario acepta, la factura se valida. Si es correcta se envía y el sistema informa de la acción. Si no es correcta, el sistema muestra los errores y la factura queda en el módulo de borradores. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 23 de 37

24 7.2. Consulta de borradores En esta pantalla de consulta aparece un formulario de entrada de datos compuesta por los campos que componen los criterios de búsqueda: Los campos que incluye el formulario son los siguientes: Vendedor (Proveedor). Se visualiza el nombre de la empresa vendedora, es la empresa emisora de la factura. Centro vendedor. Se precargará con los datos de los centros del vendedor y en función de los permisos del usuario. Comprador (Cliente). Se cargará con los datos de los compradores asociados al usuario y que tengan relación con el vendedor elegido o precargado. Centro comprador. Equivale al departamento que le facilitará su Gestor del contrato en Renfe y se precargará con los posibles departamentos que tengan las Sociedades del grupo Renfe. El centro comprador o Departamento de Proveedor de Renfe es un dato alfanumérico de diez (10) caracteres, las dos primeras dos letras (DP) seguido de ocho (8) números, que deberá informar. Número de Factura. Indica el número asignado en el proceso de creación. Número de Serie Divisa Fecha de emisión desde / hasta. Filtra por la fecha asignada de emisión de la factura. Fecha de operación desde / hasta. Filtra por la fecha de realización de la entrega del producto o servicio si fue distinta a la fecha de emisión Fecha de registro desde / hasta. Filtra por la fecha de creación o registro en el sistema El usuario puede pulsar en: Limpiar. Los criterios indicados se borrarán y se mostrarán los valores por defecto. Buscar. En este caso se ejecuta la consulta. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 24 de 37

25 Si hay resultados, se muestran en forma de lista con los resultados paginados alineados. El listado mostrará los siguientes campos: Comprador Fecha de emisión Número de factura Fecha de operación Fecha de registro Total ejecutable Divisa Se pueden realizar las siguientes acciones sobre cada borrador: o Modificar Esta opción permite acceder al detalle de la factura en creación. El usuario accederá a las pantallas de la factura para su edición. Después de modificar los datos generales de factura que se puedan editar de esta pantalla, pulsando en Siguiente se accederá a la pantalla de edición de líneas de factura, que también se pueden modificar, tal y como se explicó anteriormente, desde las opciones del listado de líneas de factura. o Copiar Para copiar la factura y crear una nueva con los mismos datos a excepción de número de factura y fecha de emisión, que pueden ser indicados por el usuario. Una vez creada la factura como borrador, el usuario podrá modificar los datos que desee. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 25 de 37

26 o Eliminar El usuario puede eliminar un borrador ya creado. El sistema le pedirá confirmación previa eliminación. Si el usuario pulsa en Aceptar, se borra la factura en creación. Si el usuario cancela, no se ejecutará el borrado y la factura seguirá disponible en el modulo. o Gestión de adjuntos A través de esta opción se podrá para anexar documentos en formato PDF. Si la factura no tiene adjuntos, se muestra una pantalla para anexar. El usuario pulsa en el botón Examinar y a través de un explorador navega hasta el directorio donde tiene almacenado el fichero a enviar. Una vez seleccionado: Si el usuario pulsa volver, no se guarda el adjunto. Si el usuario pulsa Subir adjunto, éste, previa validación del formato, queda anexado a la factura en creación. Si la factura tiene previamente anexado algún documento, se muestra en forma de listado el anexo. El usuario puede: Eliminar el adjunto pulsando en el icono Descargarlo, pulsando en el icono Renfe recomienda la utilización de adjuntos exclusivamente en formato PDF. El tamaño máximo de cada adjunto es de un (1) Mb. El número máximo de ficheros a adjuntar a una factura electrónica es de cinco (5). Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 26 de 37

27 8. CONSULTAR FACTURAS EMITIDAS Por defecto, al entrar en consulta de facturas emitidas se muestra un listado de facturas: El listado muestra la información relevante de cada factura emitida pudiendo realizar las consultas como se indica a continuación BÚSQUEDA SELECTIVA En la parte superior del listado se puede mostrar (u ocultar) un amplio formulario de consulta en el que el usuario podrá establecer los criterios de búsqueda de facturas. En los campos que disponen de un combo, el usuario podrá seleccionar una cualquiera de las opciones que se muestran en el desplegable. Los campos de búsqueda son: Vendedor: En el combo se cargará la empresa proveedora del usuario que accede. centro vendedor de la entidad vendedora, si estuviese activado. Comprador: En el combo se muestran las empresas compradoras relacionadas con el vendedor, empresas del grupo Renfe. centro comprador de la entidad compradora. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 27 de 37

28 Número de Factura. Número de Serie de la factura. Número de Factura rectificada. Importe: Total a pagar. Desde Hasta. El usuario puede escribir un importe exacto o puede indicar un rango de valores entre los que buscar. Estado: En este combo se muestran todos los estados por los que puede pasar una factura; p.ej.: error, recibida, firmada, enviada, aceptada, pagada, etc. Clase de factura: Original, Rectificativa. Método de envío. Tipo de factura. Tipo de impuesto: En este combo se muestran todos los tipos de impuestos que pueden aplicarse sobre una factura y por los que puede realizarse la consulta. Ejemplo: IE, IGIC, IRPF, IVA, etc. Tasa. Divisa. Pedido Albarán Contrato Expediente Fecha de emisión: Indica la fecha de emisión indicada en la factura. Desde Hasta. El usuario puede indicar una fecha exacta o un rango de fechas. Fecha de operación: Filtra por la fecha de realización de la entrega del producto o servicio, si fue distinta a la fecha de emisión. Desde Hasta. El usuario puede indicar una fecha exacta o un rango de fechas. Fecha / Hora de registro: Indica la fecha y hora de creación o registro en el sistema (formato DDMMAAAAHHMM). Desde Hasta. El usuario puede indicar una fecha y hora exacta o un rango de fechas y horas. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 28 de 37

29 8.2. RESULTADOS El resultado de una búsqueda ofrece un listado donde se muestran los siguientes campos: Comprador: indica el comprador en la factura. Vendedor: indica el vendedor en la factura. Número de Factura: indica el número <XXX> de la factura. Fecha de emisión: indica la fecha de emisión <XXX> de la factura. Fecha de registro: indica la fecha de registro de la factura en el sistema. Importe a pagar: indica el importe total a pagar <XXX> de la factura. Divisa: indica la moneda <XXX> de la factura. Estado: indica el último estado del ciclo de vida de la factura. Método de envío Número de registro Sobre este listado el usuario puede cambiar el número de resultados mostrados y navegar entre las páginas de resultados, como se explica a continuación: Paginación: El usuario puede modificar el número de facturas por página que desea visualizar, cambiándolo a través del combo que se muestra en la parte superior del listado. Se pueden visualizar por página un máximo de 25, 40, 60 o 100 facturas. Si el listado tuviese varias páginas, el usuario podrá navegar a través de la paginación mediante los botones << < - > >> que se muestra debajo del listado de resultados:. Ir a la primera: << Ir a la anterior: < Ir la siguiente: > Ir a la última: >> También se podrá acceder a una página concreta pulsando en uno de los números mostrados. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 29 de 37

30 8.3. ACCIONES SOBRE LAS FACTURAS Sobre cada una de las facturas, se podrán realizar determinadas acciones: Visualización de la factura en formato pdf : El servicio permite descargar / visualizar la factura en un formato legible. Consulta de adjuntos : El servicio permite la consulta de adjuntos de una factura, pudiendo descargarlos. Eventos : Se permite el acceso al ciclo de vida o histórico de eventos acaecidos sobre una factura. Descarga en línea del original firmado : El usuario puede descargar / visualizar la factura electrónica en su formato original firmado. Exportar listado de facturas firmadas : Se permite exportar los listados en formato csv (comma-separated values), exportable a MS Excel. En el siguiente diagrama se muestra un ejemplo de lo que el usuario verá al clicar sobre cada botón de acción de las opciones del listado. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 30 de 37

31 8.4. ESTADOS DE TRAMITACIÓN DE FACTURAS Los diferentes estados por los que puede pasar una factura electrónica entregada en el servicio B2B connect Renfe son: Pendiente de firma si la factura no ha sido firmada previamente, o Pendiente de verificación si la factura se ha entregado con firma electrónica. Si en los procesos de firma electrónica o de verificación de la firma de la factura hay algún error, la factura pasará estado Error, se notificará al emisor, siempre que disponga de dirección de correo electrónico asociada. Si el proceso resulta correcto, la factura pasa a estado Firmada. Una vez en estado firmada, comienza la actuación de los gestores de Renfe, en estado Pendiente de aceptación. En este estado se realiza el proceso de aceptación de la factura atendiendo a su contenido, pudiendo pasar al estado Rechazada si la factura no es aceptada para su tramitación. Cuando la factura supera el proceso de aceptación es aceptada y se envía a tramitación en Renfe, pasando al nuevo estado En tramitación en el que seguirá su proceso. En este estado se realiza el proceso de tramitación de la factura, pudiendo pasar al estado Rechazada si la factura no supera la tramitación. Una vez superada la tramitación en Renfe, la factura electrónica pasa al estado de Enviada al pago. ERROR NO PENDIENTE DE VALIDACIÓN La firma electrónica es válida? PROCESO DE ACEPTACIÓN PROCESO DE TRAMITACIÓN Recibida SI Es una factura electrónica firmada? NO SI SI PENDIENTE DE ACEPTACIÓN Es aceptada por Renfe? NO SI EN TRAMITACIÓN Es tramitada por Renfe? NO SI ENVIADA AL PAGO PENDIENTE DE FIRMA Tiene firma electrónica en B2B connect Renfe? RECHAZADA RECHAZADA NO ERROR Estado provisional Proceso supervisado Estado final Línea de flujo Decisión Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 31 de 37

32 9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL GRUPO RENFE 9.1. EMPRESAS DEL GRUPO RENFE El grupo Renfe, en adelante Renfe, está formado por la Entidad Pública Empresarial Renfe- Operadora y las sociedades mercantiles estatales creadas al amparo de la reestructuración empresarial llevada a cabo en cumplimiento con lo establecido en el Artículo 1 del Real Decreto-Ley 22/2012, de 20 de julio, y su normativa de desarrollo. Razón Social NIF Domicilio Social Renfe Operadora EPE Q J Avda. Pío XII Madrid. España Renfe Viajeros SME, S.A. A Avda. Pío XII Madrid. España Renfe Mercancías SME, S.A. A Avda. Pío XII Madrid. España Renfe Fabricación y Mantenimiento SME, S.A. Renfe Alquiler de Material Ferroviario SME, S.A. A A Avda. Pío XII Madrid. España Avda. Pío XII Madrid. España 9.2. DEPARTAMENTOS DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO RENFE Para la gestión de las facturas de proveedores, las empresas del grupo Renfe se estructuran en Departamentos de Proveedor, también conocidos como DP. Se trata de un dato alfanumérico de diez (10) caracteres, que comienza por los dos (2) caracteres DP, y que tiene ocho (8) caracteres numéricos, con la siguiente estructura: Razón Social Renfe Operadora EPE Estructura del Departamento de Proveedor DP1000NNNN Renfe Viajeros SME, S.A. Renfe Mercancías SME, S.A. Renfe Fabricación y Mantenimiento SME, S.A. Renfe Alquiler de Material Ferroviario SME, S.A. DP1400NNNN DP1500NNNN DP1600NNNN DP1700NNNN Para la adecuada gestión de las facturas que emitan a las empresas del grupo Renfe, este código del Departamento de Proveedor (DP) debe figurar siempre en la factura, como el Centro Administrativo que se encarga de la gestión en la empresa del grupo Renfe. Es, por tanto, un dato obligatorio. La ausencia del código del Departamento de Proveedor (DP), supondrá la devolución de la factura remitida. El Código de Proveedor es único por factura. El proveedor deberá solicitar al gestor de su contrato con Renfe la identificación del código del Departamento de Proveedor (PD) de forma previa a la emisión de la factura. Previo al envío de facturas, el Proveedor deberá enviar a Renfe, por una sola vez, una cuenta de correo electrónico donde recibirá información de interés sobre sus facturas. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 32 de 37

33 9.3. INFORMAR EL DEPARTAMENTO DEL PROVEEDOR EN LA GENERACIÓN MANUAL DE LA FACTURA Aquellos proveedores que elaboren la factura electrónica a través del portal web de B2B connect Renfe, deberán informar el código del Departamento de Proveedor (DP) seleccionando el Código Nombre centro del Comprador. Todas facturas creadas por los proveedores para las empresas del grupo Renfe, tienen como requerimiento tener asociado un Departamento de Proveedor (DP) con todos los datos de dirección, que mantiene Renfe. Este dato debe figurar siempre en la factura como Código Nombre centro del Comprador. Es, por lo tanto, un dato obligatorio. El Departamento de Proveedor (DP) que se informa en el Código Nombre centro debe ser único en la factura, por lo que se deberá indicar sólo un Código Nombre centro en la pantalla de datos generales de la factura del desplegable que aparecerá al pinchar en el combo. La ausencia del Departamento de Proveedor (DP) no permitirá el envío de la factura al sistema, y ésta quedará como borrador de factura. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 33 de 37

34 9.4. ADJUNTOS A LA FACTURA ELECTRÓNICA Se permite adjuntar documentos anexos a facturas electrónicas; el funcionamiento del anexado de ficheros, en función del método de integración, es mediante dos opciones: Al crear el borrador de la factura en la entrada manual, se puede adjuntar un fichero en el listado de borradores, antes de su envío a Renfe. Una vez enviada la factura, en la opción de consulta de facturas emitidas, dentro de la opción de gestión de adjuntos a la factura. Se podrán adjuntar ficheros hasta el momento de aprobación por el gestor de Renfe. Independientemente del método de integración, se indican las restricciones y recomendaciones sobre los adjuntos: Renfe recomienda la utilización de adjuntos exclusivamente en formato pdf. El tamaño máximo de cada adjunto es de un (1) Mb. El número máximo de ficheros a adjuntar a una factura electrónica es de cinco (5) VISUALIZACIÓN DE CAMPOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Los campos de la factura electrónica en formato xml facture v3.2.x que el destinatario puede visualizar en el proceso de gestión de la factura de proveedores es limitado. En el documento con la guía de la adecuación del formato xml facturae v3.2.x del servicio (D07-A2-Renfe-Esquema_facturae_v32x.pdf) se identifican todos aquellos campos visualizables, es decir, que el destinatario de la factura electrónica podrá visualizar. Cualquier información remitida en campos distintos a los identificados como visualizable no serán procesados ni extraídos ni considerados en el servicio B2B connect Renfe, careciendo pues de valor. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 34 de 37

35 10. DATOS INFORMATIVOS DE LAS FACTURAS DE PROVEEDORES Se detallan este apartado información a tener en cuenta por el emisor de la factura sobre las facturas remitidas a las empresas del grupo Renfe FECHA DE FACTURA No se admiten facturas con fecha de emisión anterior a cuatro (4) años desde la fecha de recepción de la factura en servicio B2B connect Renfe. No se admiten facturas con fecha de emisión posterior a la fecha de recepción en el servicio B2B connect Renfe. Si se informa la fecha de prestación del servicio o entrega del bien en el campo, no se admiten facturas con fecha de emisión anterior a la fecha de prestación del servicio o entrega del bien PEDIDO El pedido es un dato opcional en las facturas, si bien es recomendada su inclusión. Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del pedido debe estar informado en el campo Valor al seleccionar el Pedido del Receptor: Documento : Pedido Emisor/Receptor : Receptor Si en la factura se informa el pedido de Renfe, el detalle debe ser de un único pedido. Por lo tanto, todas las líneas de factura deben tener el mismo valor de pedido del receptor. Si se indican diferentes valores, en el momento de enviar la factura, se mostrará el error por pantalla y la factura quedará almacenada como borrador POSICIÓN DE PEDIDO Si en una factura electrónica se ha informado el dato pedido, el proveedor podrá indicar opcionalmente el dato posición del pedido. En las facturas elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información de la posición del pedido debe estar informada en la Línea del pedido: Documento : Línea de pedido Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 35 de 37

36 10.4. ELEMENTO PEP Para las facturas de inversión, el elemento PEP es un dato opcional, si bien es recomendada su inclusión. El elemento PEP tiene un formato establecido: se trata de un campo de dieciséis posiciones de caracteres alfanuméricos y símbolos con la estructura: A-NNNNNN-NNN-NNN. Según el tipo de proyecto, el carácter inicial es alfanumérico con los valores R, G, M, E, I o U. Su estructura ha de mantener los caracteres y símbolos descritos. En las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del elemento PEP debe estar informada en el campo Valor del Expediente: Documento : Expediente No se admiten facturas con varios elementos PEP. Por lo tanto, todas las líneas de factura deben tener el mismo valor HOJA DE ENTRADA Para las facturas de proveedores, la hoja de entrada es un dato opcional. Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del pedido debe estar informada en el Contrato del Receptor: Documento : Contrato Emisor/Receptor : Receptor Se admiten facturas con varias hojas de entrada. Por lo tanto, no todas las líneas de factura deberán tener el mismo dato en el campo ALBARÁN DE ENTREGA El albarán de entrega es un dato opcional en las facturas de proveedores, si bien su inclusión es recomendada. Para las facturas de proveedores elaboradas de forma manual en el portal web de B2B connect Renfe, la información del albarán debe estar informada en el Albarán: Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 36 de 37

37 Documento : Albarán Se admiten facturas con varios albaranes. Manual portal web B2B connect Renfe y especificaciones facturas al grupo Renfe Página 37 de 37