3.2 Características mínimas Obligatorias de los Equipos 4. TIPOLOGIA DE LOS DISPOSITIVOS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE IMPRESORAS Y EQUIPOS MULTIFUNCION MEDIANTE LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO CON MANTENIMIENTO Página 1 de 20

2 INDICE 1 OBJETO 1.1 Objetivo 1.2 Criterios Generales 1.3 Gestión de Consumibles 2. ALCANCE 2.1 Distribución de los Equipos 2.2 Duración del Contrato 3. SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN 3.1 Descripción del Servicio 3.2 Características mínimas Obligatorias de los Equipos 3.3 Alcances 4. TIPOLOGIA DE LOS DISPOSITIVOS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 4.1 Equipos de Impresión y Multifunción 5. SISTEMAS DE CONTROL Y GESTIÓN REMOTA 6. GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE 7. NIVELES DE SERVICIO 8. SUMINISTRO E INSTALACIÓN 9. GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL 10. PLAN DE FACTURACIÓN Página 2 de 20

3 1. OBJETO. Constituye el objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT), establecer las características técnicas para la contratación en régimen de arrendamiento, en la modalidad de pago por página (PPP), de un sistema integral de impresión orientado a cubrir todas las necesidades de impresión y documentales de los distintos departamentos del Ayuntamiento de Paracuellos de Jarama. El contrato se licita mediante Procedimiento Abierto con adjudicación al precio más bajo, según se establece en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. 1.1 OBJETIVO Los objetivos principales a alcanzar son los siguientes: Proporcionar un parque de impresoras y equipos multifuncionales en las sedes que así se requiera. Proporcionar una garantía de los equipos a instalar durante toda la duración del contrato Facturación mensual según cuota individualizada de los equipos y precio por página establecido. Suministro y gestión de la reposición de los consumibles. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo in-situ del parque. Sustitución de equipos por avería. Control del servicio mediante la gestión y monitorización del mismo de forma remota a través del Departamento de Nuevas Tecnologías. Formación a los usuarios en el uso de los equipos Gestión de la recogida certificada de los consumibles usados. Página 3 de 20

4 1.2 CRITERIOS GENERALES El servicio a prestar se articulará a través del pago de Precio por Pagina (PPP), separando los costes de las impresiones y copias en B/N y las impresiones y copias en color e individualizando dichos costes por cada tipo de máquina. Dentro de las cuotas de arrendamiento irán incluidos los equipos, el servicio de asistencia técnica in situ, sustitución de piezas y todos los consumibles necesarios para el correcto funcionamiento (excepto papel). Asimismo, se entiende incluido el transporte y otros costes indirectos necesarios para la correcta ejecución de las prestaciones del contrato. Los equipos que proveerá el adjudicatario deberán ser completamente nuevos. En este pliego se incluyen el suministro y mantenimiento de los equipos de impresión y multifunción mediante el sistema de arrendamiento y precio por página (PPP). El presupuesto máximo de licitación anual, incluido coste de impresiones, copias y arrendamiento de los equipos según el tipo de alcance definido en el apartado 3.3: Alcance Mínimo Inicial Máximo Presupuesto máximo IVA IVA IVA Los licitadores, deberán hacer una oferta por el alcance inicial del pliego descrito en el apartado 3.3. Una vez adjudicado el contrato, se facturarán las cuotas de los equipos desplegados en el alcance inicial, incrementando o detrayendo mensualmente las cuotas de los equipos añadidos o quitados durante la vigencia del contrato, según lo descrito en la tabla de alcances. A su vez, se Página 4 de 20

5 facturarán las copias individualizadas para cada equipo operativo en el parque en el momento de facturación, en base a los precios por página individualizados adjudicados. Para el parque de equipos se deberá ofertar un único Precio por Página (copia/impresión, excluyendo imágenes de escáneres) tanto en blanco y negro como en color para cada tipo de máquina, siendo los importes máximos de la máquina con un PPP más alto, los siguientes: PPP COPIA/IMPRESIÓN B/N MÁXIMO 0,009 PPP COPIA/IMPRESION COLOR MÁXIMO 0,05 En lo referente a las cuotas de arrendamiento se deberá ofertar un importe mensual por cada tipo de equipos ofertados según la definición de tipos descrita en este pliego. Los licitadores deberán contar con la certificación ISO 9001:2008 y ó 2015 (Certificado de Calidad para la comercialización y servicio posventa de equipos ofimáticos e informáticos). Los licitadores deberán realizar una única oferta por empresa. 1.3 GESTIÓN DE CONSUMIBLES La sustitución in situ de todos los consumibles la realizara el Ayuntamiento a través del Departamento de Nuevas Tecnologías y los usuarios de los diferentes departamentos que recibirán la oportuna formación en el empleo y sustitución de los mismos. El suministro correrá a cargo del licitante durante toda la duración del contrato. Esto incluye cartuchos de tóner, fusores u otros recambios fungibles. Página 5 de 20

6 Debiendo tener el Ayuntamiento un stock suficiente, de al menos dos recambios de tóner y fusores por cada tipo de equipo de los solicitados en este pliego. Dicha reposición deberá realizarse por parte de la empresa adjudicataria de forma proactiva antes de que el equipo quede fuera de servicio. Para ello se utilizara la herramienta de gestión que deberá detectar el nivel bajo de los mismos, que será controlada y reportado por el personal del Departamento de Nuevas Tecnologías. Por otra parte también podrán efectuarse peticiones específicas, por las personas autorizadas, a través de la web de peticiones, correo electrónico o teléfono. El licitador deberá incluir en su propuesta el servicio de recogida de tóner, fusores u otros recambios fungibles. 2. ALCANCE. El alcance de lo especificado en este pliego comprende la puesta en servicio de todo el equipamiento necesario para garantizar la plena operatividad del parque de impresoras y equipos multifuncionales, debiéndose mantener las prestaciones y condiciones descritas en el presente pliego de prescripciones técnicas durante todo el periodo de vigencia del servicio. 2.1 DISTRIBUCIÓN DE LOS EQUIPOS Los servicios especificados en el PPT comprenden las siguientes ubicaciones. SEDE DIRECCIÓN Casa Consistorial Plaza de la Constitución 1 Página 6 de 20

7 Edificio Gaspar de Morales Avda. Juan Pablo II 28 Edificio de Servicios Sociales c/ Algete, 7 Polideportivo y biblioteca c/ Extremadura s/n Escuela Municipal Infantil I c/ajalvir 31 Escuela Municipal Infantil II Escuela Municipal de Música Juzgado de Paz Centro Joven c/ Valencia s/n c/ Valencia s/n Paseo Radar s/n (esquina c/ La tierra) c/ Fuente grande Grupos Políticos Municipales c/ Real de Burgos DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato será de CUATRO años. El contrato se inicia con la firma del contrato. El primer equipo deberá suministrarse en el plazo máximo de 15 días a contar desde dicha fecha y el despliegue total del parque adjudicado en el alcance inicial, en el plazo máximo de 1 mes. 3. SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN. 3.1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO El adjudicatario suministrara, instalara y mantendrá los equipos en las distintas sedes del Ayuntamiento. Página 7 de 20

8 Las propuestas que no ofrezcan las características técnicas exigidas en este pliego serán excluidas. 3.2 CARACTERISTICAS MINIMAS OBLIGATORIAS DE LOS EQUIPOS A continuación se detallan las características técnicas mínimas de los diferentes equipos que deberán ser ofertados además de las condiciones o prestaciones incluidas en el resto del pliego: Los equipos contarán con conexión a red con la posibilidad de ser controlados y obtener estado e incidencia vía web. Los equipos ofertados dispondrán de controladores compatibles con Windows XP, Windows 7 y Windows 8, así como Windows Server 2003, Windows Server 2008 y Windows Server 2012 (equipos multifuncionales). Los equipos ofertados deberán poder trabajar en protocolos de red TCP/IP IPv4 e IPv6 Los equipos ofertados deberán ser nuevos y de reciente fabricación. Los equipos ofertados deberán pertenecer a una única marca para cada tipología definida. 3.3 ALCANCES Se establecen los siguientes alcances del contrato, con la finalidad de que el Ayuntamiento pueda reorganizar y adaptar el parque de equipos en base a las necesidades requeridas a lo largo de la vigencia del contrato: El parque estará comprendido por dispositivos según las siguientes tipologías, tipo 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 descritos en el punto 4.1 siguiente. Además de las máquinas solicitadas en este pliego, en el Alcance inicial, se estima una realización de impresiones y copias en B/N y en color, al año en los diferentes Página 8 de 20

9 equipos. El adjudicatario deberá facturar aquellas copias que realice el Ayuntamiento al mes en los equipos desplegados durante la vigencia del contrato y sin un compromiso mínimo de copias por parte del Ayuntamiento. Alcance mínimo: El Ayuntamiento de Paracuellos de Jarama se obliga con el adjudicatario a contratar el arrendamiento de 22 equipos objeto de este contrato con las características indicadas en el presente Pliego. Alcance máximo: El Ayuntamiento se reserva el derecho de ampliar el parque según se requiera hasta un máximo de 43 equipos objeto de este contrato. Una vez contratado el Alcance Mínimo, la no contratación de todo o parte del Alcance Máximo, no supondrá ninguna responsabilidad para el Ayuntamiento, que cumplirá contratando únicamente el Alcance Mínimo. Alcance inicial: Inicialmente, el adjudicatario deberá suministrar e instalar los equipos descritos en este apartado. En base a las necesidades de reorganización y demanda interna, el Ayuntamiento podrá añadir o quitar máquinas de los tipos solicitados en este pliego dentro de los alcances máximos y mínimos mencionados. El adjudicatario deberá incluir o descontar en la facturación, en su caso, la correspondiente cuota mensual al equipo añadido o quitado, así como el número de copias realizado por dicho equipo si se trata de un equipo añadido al alcance inicial. En la siguiente tabla se cuantifican el número de equipos y tipos de los tres apartados: Página 9 de 20

10 TIPO Alcance mínimo (Uds.) Alcance inicial (Uds.) Alcance máximo (uds) total TIPOLOGIA DE LOS DISPOSITIVOS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Deben presentar las siguientes opciones de gestión, ya sea propia o a través de una herramienta dedicada al control y gestión de la flota de dispositivos para todas las impresoras y equipos multifunción: Posibilidad de obtener información detallada sobre el dispositivo. Visualización del estado de registro y log de errores. Permitir la modificación del estado del dispositivo. Posibilidad de modificar la configuración del dispositivo. A continuación se describen las características mínimas obligatorias y técnicas de los diferentes equipos, pertenecientes a las dos categorías citadas que deberán ser ofertados. Página 10 de 20

11 4.1 EQUIPOS DE IMPRESIÓN Y MULTIFUNCIÓN TIPO 1 Equipo de impresión A4 B/N para puesto de usuario. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 43ppm Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX Impresión a doble cara 28 ppm Formato de papel A4 Entrada de gestión de papel estándar 520 hojas Resolución 1200 x 1200 dpi Memoria interna de 512 MB Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 2 Equipo multifunción A4 B/N para grupo de trabajo bajo volumen con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red y fax. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 40ppm Conectividad Ethernet 10/100 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A4 Capacidad de entrada: Bandeja de entrada 520 hojas Resolución 1200 x 1200 dpi Memoria interna de 512 MB Copia: 38 CPM, resolución 600x600 dpi Escáner: compatibilidad TWAIN / WIA, destinos: Cliente, , FTP, SMB resolución 1200x1200 dpi Fax: marcación instantánea, marcación automática, re-llamada, multi-envío, envío retrasado Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web Página 11 de 20

12 TIPO 3 Equipo multifunción A4 B/N para grupo de trabajo medio volumen con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red y fax. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 43ppm Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A4 Capacidad de entrada: Bandeja de entrada 500 hojas Resolución 1200 x 1200 dpi Memoria: 2GB Copia: 43 CPM, resolución 1200x1200 dpi, dúplex integrado Escáner: 55 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 4800x4800 dpi Fax: marcación instantánea, marcación automática, re-llamada, multi-envío, envío retrasado Bandeja adicional y pedestal Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 4 Equipo multifunción A4 B/N para grupo de trabajo alto volumen con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red y fax. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 53ppm Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A4 Capacidad de entrada: Bandeja de entrada 500 hojas Resolución 1200 x 1200 dpi Memoria: 2GB Copia: 53 CPM, resolución 1200x1200 dpi, dúplex integrado Escáner: 55 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 4800x4800 dpi Fax: marcación instantánea, marcación automática, re-llamada, multi-envío, envío retrasado Bandeja adicional, pedestal y finisher de documentos Impresión segura Página 12 de 20

13 Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 5 Equipo multifunción A4 B/N para grupo de trabajo alto volumen con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 53ppm Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A4 Capacidad de entrada: Bandeja de entrada 500 hojas Resolución 1200 x 1200 dpi Memoria: 2GB Copia: 53 CPM, resolución 1200x1200 dpi, dúplex integrado Escáner: 55 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 4800x4800 dpi Bandeja adicional, pedestal y finisher de documentos Impresión segura Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 6 Equipo multifunción A5-A3 B/N para grupo de trabajo medio volumen con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red y fax. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 22ppm B/N Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A5-A3 Capacidad de entrada: Bandeja de entrada 500 hojas Resolución 1800 x 600 dpi Memoria: 2GB Copia: 14 CPM, resolución 600x600 dpi, dúplex integrado Escáner: 45 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 600x600 dpi Fax:marcación instantánea, marcación automática, re-llamada, multi-envío, envío retrasado Página 13 de 20

14 Bandeja adicional, pedestal y finisher de documentos Impresión segura Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 7 Equipo multifunción A5-A3 B/N y COLOR para Reprografía 1 alto volumen y trabajos especiales con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 36ppm B/N y color, 18 ppm A3 B/N y color Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A5-A3 Bandejas: Bandeja gran capacidad A hojas, Bandejas A5-A3: 500 hojas Resolución impresora 1200 x 1200 dpi Memoria: 2GB Disco duro: 250 GB Copia: 36 ppm (b/n y color) A4 18ppm A3, resolución 600x600 dpi, dúplex integrado Escáner: 160 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 600x600 dpi 2 Bandejas adicionales, pedestal y finisher de documentos, alimentador automático, kit reprografía. Impresión segura Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web TIPO 8 Equipo multifunción A5-A3 B/N y COLOR para Reprografía 2 alto volumen y trabajos especiales con funciones de copiado, impresión en red, escáner de red. Requisitos mínimos: Velocidad de impresión 55ppm B/N y color 27 ppm Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base TX, USB 2.0 Impresión a doble cara integrada Formato de papel A5-A3 Página 14 de 20

15 Bandejas: Bandeja gran capacidad A hojas, Bandejas A5-A3: 500 hojas Resolución impresora 1200 x 1200 dpi Memoria: 2GB Disco duro: 250 GB Copia: 55ppm B/N y color 27 ppm, resolución 600x600 dpi, dúplex integrado Escáner: 160 imágenes por minuto compatibilidad TWAIN, destinos: Cliente, , FTP, SMB,HDD resolución 600x600 dpi 2 Bandejas adicionales, pedestal y finisher de documentos, alimentador automático, kit reprografía. Impresión segura Gestión remota del equipo desde PC a través de navegador web 5. SISTEMAS DE CONTROL Y GESTIÓN REMOTA. La oferta incluirá una herramienta de control y gestión remota que permita al Departamento de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento la supervisión de las alertas de los distintos dispositivos que conforman el parque, la gestión proactivareactiva de los mismos, así como estado de los consumibles mediante el control de envió y recepción de los mismos. Inicialmente, se desplegará el sistema de monitorización en los equipos conectados en la red principal municipal, no afectando a equipos desplegados en centro periféricos. Las funciones básicas de las que deberá disponer dicha aplicación serán las siguientes: Monitorización de los equipos conectados a la red y consulta de parámetros generales de estos, tales como modelo, número de serie, dirección IP, contadores, alertas, etc. Estado de consumibles en tiempo real y reposición proactiva de los mismos antes de que el dispositivo quede fuera de servicio. Gestión de alertas y condiciones de error de los dispositivos. Página 15 de 20

16 Monitorización proactiva de atascos, averías, falta de tóner y/o papel y otras anomalías. Reporte mensual al Departamento de Nuevas Tecnologías de las impresiones/copias realizadas por máquina y usuario. 6. GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE. La empresa adjudicataria proporcionara un sistema de soporte técnico a través de una página web y de un número de teléfono único, a su vez deberá ofertar un servicio que garantice el cumplimiento de los niveles de servicio recogidos en el presente pliego, siendo responsable, entre otras, de: Suministro y reposición de consumibles. Mantenimiento correctivo y preventivo. Sustitución de cuantas piezas sean necesarias para el normal funcionamiento del equipamiento. Resolución de la incidencia en la dependencia donde se ubique el equipo. El mantenimiento del parque de equipos será a cargo del adjudicatario, dicho servicio deberá incluir salidas y mano de obra, partes, piezas y repuestos en general necesarios para mantener en perfecto estado de funcionamiento, sin coste adicional para el Ayuntamiento. 7. NIVELES DE SERVICIO. Se definen dos niveles de servicio, uno Crítico aplicable a los equipos multifunción y otro Estándar aplicable a las impresoras de sobremesa: Página 16 de 20

17 SLA DESCRIPCIÓN TIEMPO DE RESPUESTA TIEMPO DE RESOLUCIÓN HORARIO Estándar Impresoras sobremesa 8 horas laborables 24 horas desde apertura L a V de 8:00 A 15:00 Crítico Equipos multifunción 2 horas laborables 8 horas desde apertura L a V de 8:00 A 15:00 Si el 30% de los equipos pertenecientes al nivel de servicio Crítico no tuviera un correcto funcionamiento, ya sean por causas técnicas o por falta de consumibles, el Ayuntamiento se reservará el derecho de solicitar a la empresa adjudicataria la sustitución urgente de estos equipos por otros en óptimo estado. Las incidencias podrán ser abiertas por el Departamento de Nuevas Tecnologías en cualquier momento pero los tiempos comenzarán a contar dentro de la jornada laboral (de 8h a 15h de lunes a viernes) El cumplimento de los niveles de servicio será responsabilidad plena de la empresa adjudicataria. 8. SUMINISTRO E INSTALACIÓN. La puesta en marcha de los equipos debe realizarse en base a una programación realizada por la empresa adjudicataria en coordinación con el Departamento de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento, mediante una planificación detallada y consensuada con este. El suministro deberá comprender la puesta en marcha de los equipos y el mantenimiento. Sera por cuenta de la empresa adjudicataria: Transporte e instalación de cada uno de los dispositivos en la ubicación determinada, instalación de software, drivers, etc. (en coordinación con el Dpto. de Nuevas Tecnologías) Página 17 de 20

18 Instalación y configuración del sistema de gestión y control. (En coordinación con el Dpto. de Nuevas Tecnologías) Formación básica a los usuarios a medida que se realice el despliegue de dispositivos. Las medidas de protección medioambiental y de seguridad que sean necesarias. 9. GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL. Los equipos ofertados han de disponer de dispositivos de minimización del consumo energético cuando se hallen en situación de activación que no impliquen la realización de un proceso o tarea (estado de espera). Se indicará en relación con este aspecto, el cumplimiento de la normativa EnergyStar o similares. Asimismo, ha de facilitarse explícitamente los factores de carácter medioambiental de los equipos ofertados, han de disponer de programas de reciclado y reutilización de cualquier tipo de residuo del equipo, embalaje, accesorios, envases, consumibles a lo largo de su vida útil y contar con dispositivos de minimización de radiaciones, emisiones o ruidos. Los productos deberán incorporar el etiquetado de una baja incidencia medioambiental, tales como el Angel Azul (BlauerEngel), etiqueta ecológica de la UE o etiquetado energético europeo, entre otros. Para ello el licitador aportará los certificados expedidos por los organismos públicos o privados, nacionales e internacionales que acrediten el cumplimiento de las correspondientes normas y recomendaciones. El proveedor, como suministrador de los equipos y de sus respectivos consumibles (a excepción del papel), se compromete a retirar y gestionar, mediante gestores autorizados, todos los residuos de los consumibles generados por sus equipos, de Página 18 de 20

19 acuerdo con la normativa medioambiental vigente, debiendo presentar al Ayuntamiento, cuando ésta lo solicite, los documentos acreditativos de la gestión realizada de dichos residuos. En caso necesario, dentro de las tareas de mantenimiento se medirá el nivel acústico del equipo, retirando las piezas que, por su uso, sobrepasen el nivel acústico de origen. 10. PLAN DE FACTURACIÓN. La facturación al Ayuntamiento se realizará mensualmente y deberá disponer de la siguiente información, sin perjuicio de lo establecido en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares: Número total de copias/impresiones al mes, tanto para B/N como para color, desglosado por equipo y multiplicado por el precio por página para B/N y color de los diferentes equipos del parque. Cuota total de arrendamiento de equipos que forman el parque, identificando la cuota unitaria mensual y el número de unidades de cada tipo en el parque del Ayuntamiento, en el momento de facturación. En Paracuellos de Jarama a 19 de Septiembre de 2016 Luis Miguel Baeza Rojas Jefe del Dpto. de Nuevas Tecnologías Página 19 de 20

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