DIGITALIZACIÓN DE LA COLECCIÓN LOCAL.

Transcripción

1 Universidad de Murcia, Cursos de Promoción Educativa, DIGITALIZACIÓN DE LA COLECCIÓN LOCAL. Unidad didáctica 5 Segunda Parte Gestión del proyecto. Proyectos de Digitalización en Bibliotecas 1

2 Cuestiones previas Digitalización, qué es? Digitalización, para qué? Proyecto digitalización: elementos Política de selección Conversión Control de calidad Gestión colección Presentación Mantenimiento 2

3 Digitalización: qué es? Consiste en la reconversión de un documento mayoritariamente en formato papel a formato digital, con la pretensión de mejorar su preservación y acceso Técnicamente, consiste en convertir un contenido analógico en una secuencia de unos y ceros (código binario de lectura) para que pueda ser leído en un ordenador Suele utilizarse una técnica denominada Imaging, que consiste en convertir documentos impresos o en microfilm (incluso algunos en formato electrónico) a imágenes digitales: De cada documento se crea una imagen a base de puntos ( bitmap ). Para facilitar la visualización de la imagen, la misma aparece en formato TIFF (Tagged Image File Format, Formato de Archivo de Imágenes con Etiquetas) 3

4 Digitalización y colección bibliotecaria Desde la perspectiva de las TIC, las colecciones bibliotecarias se compondrán de tres categorías de documentos: Documentos digitalizados: conversión de documentos en formato papel o similares a documentos en formato digital ( Imaging ) Documentos electrónicos: CD-ROM, DVD, bases de datos, son documentos almacenados en formato electrónico y ubicados en soporte óptico, magnético o audiovisual Documentos digitales: documentos de acceso en línea o documentos web. Documentos creados específicamente para su gestión en entornos digitales, particularmente en Internet Computabilidad: la información se procesa en un equipo informático; carácter interactivo y multimedia de la información digital Virtualidad: la información se procesa y gestiona sin necesidad de estar presente físicamente ; un mismo documento puede ser consultado por varias personas en el mismo momento Capacidad: sin límites temporales o espaciales (cantidad de información y número de consultas) 4

5 Digitalización: para qué? Acceso Incrementar el acceso a documentos muy demandados (asegura la liberación del documento) Facilitar la consulta y mejorar servicios Preservación Salvaguardar la integridad física del documento original Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles (facilita la consulta de reproducciones de documentos originales) Desarrollo de la colección Colaboración en proyectos con otras instituciones (reunificación de colecciones dispersas) Creación de recursos que sean readaptados para usos no previstos Cambio de concepción de colección: de por si acaso a en el momento justo Beneficios estratégicos e institucionales Prestigio y marketing Mejoras internas Incorporación de nuevas infraestructuras y habilidades técnicas Investigación y educación Módulos curriculares en centros de enseñanza Investigación científica 5

6 Proyecto de digitalización Política de selección Razones Acceso Uso Preservación Criterios Contenido Demanda Estado físico Requisitos técnicos e implementación Conversión Atributos documentos Calidad imagen Calidad Principios Escáner Monitor Gestión colección Organización imágenes Metadatos Codificación Aspectos legales Derechos autor Autenticidad Gestión propiedad intelectual Depósito legal Presupuesto Costes y gastos Planificación de RR.HH. Formación Desarrollo y mantenimiento de servicios web Desarrollo contenido digital Formación equipo web Servicios Gestión del proyecto Redacción propuesta Estimación de costes Gestión ciclo digitalización Gestión flujos actividad 6

7 Antes de abordar el proyecto Debemos considerar Orientación del proyecto Recursos existentes Estudios previos 7

8 Antes de abordar el proyecto (II) Orientación del proyecto Proyecto como respuesta a una demanda Los usuarios demandan la digitalización de documentos de gran interés para su acceso y consulta (mejorados) Proyecto como respuesta a una viabilidad La biblioteca se encuentra con recursos económicos suficientes para llevar acabo el proyecto de digitalización Proyecto como respuesta a una necesidad La documentación existente es de un gran valor histórico- patrimonial y necesita de garantías extras de preservación, al tiempo que se quiere facilitar su consulta debido a una alta demanda por parte de los usuarios Proyecto como respuesta a una oportunidad El proyecto de digitalización puede generar ingresos económicos 8

9 Antes de abordar el proyecto (III) Recursos existentes Disponemos de los recursos económicos necesarios? Disponemos de la tecnología adecuada? Disponemos de la capacidad para llevar a cabo el trabajo? Es suficiente la infraestructura técnica con la que contamos? 9

10 Antes de abordar el proyecto (IV) Estudios previos Estudio de rendimiento Estudio de derechos de propiedad intelectual Estudio de viabilidad Estudio técnico experimental 10

11 Política de selección Por qué digitalizar? Para mejorar el acceso Para facilitar nuevas formas de acceso y uso Para la preservación Criterios de selección Contenido Demanda Estado físico 11

12 Política de selección (II) Por qué digitalizar? Mejorar acceso documentación Mejora acceso colección de investigación Creación único punto acceso documentos distintas instituciones sobre materia concreta Facilitar nuevas formas acceso y uso documentos Cuyos originales solo pueden consultarse visitando depósitos específicos Que se han deteriorado y necesitan apoyo tecnológico para su consulta y visualización Garantizar preservación materiales Documentos raros, únicos o frágiles, archivos y otros objetos de valor material que necesitan conservarse en su forma original Materiales originales con un importante valor intelectual, pero con un valor material relativamente bajo, utilizados intensivamente y dañados o frágiles Materiales originales muy deteriorados de un alto nivel intelectual, pero de un bajo valor material y con un bajo nivel de uso 12

13 Política de selección (III) Aunque se realice una copia digital del documento original, esto nunca debe suponer la eliminación del mismo. Solamente puede contemplarse la eliminación del original en programas de gestión de archivos, siempre y cuando la documentación ha sido evaluada previamente y su eliminación esté prevista. Su reproducción digital se utilizaría para facilitar un uso masivo durante su tiempo de vida Cualquier reproducción digital debe: Tener una autenticidad garantizada Formar parte de un plan de preservación 13

14 Criterios de selección Contenido: es el criterio principal a la hora de determinar la selección de materiales para su digitalización: justifica el contenido de este documento su valor para el usuario- todos los esfuerzos, costes y otros recursos necesarios? Colecciones virtuales: colecciones de documentos escaneados Reunificación documental Mejora investigación (integración materiales) Reunir una masa crítica de información Contar con un volumen mínimo de información ( toda la colección o parte de ella?) Demanda Usuarios mayoritarios o preferentes (misión institución, objetivos políticos, función social, ) Asesoramiento de especialistas e investigadores Comenzar con aquella documentación original más demandada/utilizada Estado físico En qué condiciones se encuentran los materiales? El material excesivamente frágil, dañado o en condiciones precarias puede salir perjudicado en el proceso de digitalización (costes adicionales) Calidad de las descripciones bibliográficas existentes 14

15 Criterios de selección (II) Se recomienda capturar una imagen de modo que sea posible utilizarla para satisfacer distintas necesidades y almacenarla como una imagen de archivo off-line en un soporte de almacenamiento barato y seguro (copia maestra). Las copias sustitutas de esta imagen se pueden utilizar para el acceso (ficheros de acceso) 15

16 Requisitos técnicos Conversión (anexo) Imagen digital (mapas de bits) Escáner o cámara digital Objetivo: capturar y representar, en formatos digitales, el contenido informativo más significativo de un único documento original o de una colección de documentos Características (atributos) documentos Dimensiones, tonos, modo de producción, condición física, Calidad imagen Resolución, número de bits, nivel de compresión, escaneado usado, etc. 16

17 Requisitos técnicos (II) Equipamiento básico: PC de nivel normal (procesador Intel Pentium o similar) Memoria acceso aleatorio (RAM) dos veces mayor que la recomendada para usos habituales 1 Gigabyte libre de espacio adicional en la memoria del disco duro 1 CD-Writer (copiar el producto digital en Cd-Rom) 1 Módem o una tarjeta de red Ethernet para acceso interno Escáner de bandeja plana A3 ópticamente capaz de resolución de 600 ppp Impresora de oficina en blanco y negro (impresiones para el control de calidad), y otra en color de calidad fotográfica de alta resolución (impresiones para venta) Sistema de alimentación ininterrumpida (SAI): suministro de electricidad En cuanto al SW, se recomiendan soluciones de código abierto para así no depender de los avatares del mercado En cuanto al SW de imágenes, se recomienda aquellos que permitan formatos de archivo normalizados como TIFF (blanco y negro) o JPEG (color) 17

18 Presentación de la información Dónde se almacena la información para su consulta y visualización? Microformas (microfichas y microfilms) Pueden suponer, según las circunstancias, un paso previo a la digitalización CD-ROM Acceso limitado World Wide Web Acceso ilimitado 18

19 Digitalización y microfilmación Digitalización o microfilmación?, Digitalización y microfilmación? A favor La microfilmación aporta soportes de conservación de mayor duración La microfilmación es considerada más adecuada para la conservación de originales Especialmente indicada para publicaciones periódicas En contra El dudoso estado de conservación de los rollos de microfilm (escasa calidad resultados digitalización) Los controles de calidad son más fiables cuando se realizan sobre el material digitalizado (saltos de paginación frecuentes en microfilm) Desequilibrio calidad/precio. Prácticamente, cuesta lo mismo la digitalización directa que la digitalización mediada la microfilmación 19

20 Gestion del proyecto Redacción de la propuesta Introducción Visión y misión Evaluación de necesidades Actividades Indicadores de rendimiento Recursos humanos Calendario Estimación de costes Costes operativos Costes organizativos Costes de personal Gestión del ciclo de digitalización Material original Gestión datos Estándares imagen Alcance metadatos Formato publicación Sistemas presentación Gestión de los flujos de actividad Supervisión programa control calidad Justificación progresos Sistema seguimiento 20

21 Gestión del proyecto (II) Redacción de la propuesta Introducción Antecedentes Participantes Convenio de cooperación (BPE de Tarragona; BPE de Orihuela) Visión y misión Objetivo desarrollo ( qué beneficios aportará?) Objetivos inmediatos ( qué servicios/recursos se podrán ofrecer?) Evaluación de necesidades Deficiencias en materia de preservación, acceso y difusión Resultados previstos Actividades Etapas a seguir (desde la formación del personal hasta gestión de la colección de imágenes) Indicadores de rendimiento Registros digitalizados, tiempo dedicado, recursos utilizados, Recursos humanos Personal bibliotecario, personal técnico especialista,. Calendario Especificar los plazos de desarrollo previstos Comenzar como proyecto piloto (máximo 2 años) 21

22 Gestión del proyecto (III) Estimación de costes Reflejar el presupuesto por partidas Solicitud de subvenciones Análisis pormenorizado de gastos operativos, costes organizativos y de personal Gastos operativos Materiales, equipamiento, transporte, servicios Costes organizativos Gestión, administración, desarrollo organizativo, gastos generales Costes de personal Dedicación del personal (a tiempo completo, a tiempo parcial, contratado, consultores, ) 22

23 Gestión del proyecto (IV) Gestión del ciclo de digitalización Captura datos Indización y recuperación información Publicación electrónica Gestión propiedad intelectual Preservación y almacenamiento Colaboraciones y convenios con instituciones y especialistas 23

24 Gestión del proyecto (V) Gestión de los flujos de actividad Supervisión programa control calidad Seleccionar y mantener un estándar de captura de imágenes Justificación de progresos Informes periódicos Sistema seguimiento Revisión y retroalimentación 24

25 Proyectos de digitalización en bibliotecas Biblioteca Virtual de Prensa Histórica (Biblioteca Nacional) Biblioteca Virtual de Andalucía (Biblioteca de Andalucía) BIVALDI, Biblioteca Valenciana Digital (Biblioteca Valenciana) Colección digitalizada de publicaciones periódicas locales (Red de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona) Prensa histórica local (Bibliotecas Municipales de San Sebastián) 25

26 Proyectos de digitalización en bibliotecas (II) Para conocer mucho más de los principales proyectos de digitalización que se llevan a cabo en bibliotecas españolas, recomendamos consultar: Recolector de Recursos Digitales, desarrollado por el Ministerio de Cultura hispana.mcu.es/es/inicio/inicio.cmd Los apéndices actualizados a 2008 correspondientes a proyectos de digitalización en bibliotecas españolas, incluidos en las Directrices IFLA/ICA sobre gestión de proyectos de digitalización ://travesia.mcu.es /documentos/pautas_digitalizacion.pdf 26