Bases técnicas para la contratación del servicio global de impresión para Canal Extremadura

Transcripción

1 Bases técnicas para la contratación del servicio global de impresión para Canal Extremadura Correo electrónico: Canal Extremadura Avda. de la Constitución, s/n Edificio Severo Ochoa Mérida Tel

2 1 Índice 1 ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETO DEL CONTRATO CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO TIPOLOGÍA DE DISPOSITIVOS SISTEMA DE GESTIÓN PUESTA EN MARCHA ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO MEJORAS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. Página: 2 de 13

3 2 Introducción Canal Extremadura dispone de distinto equipamiento en propiedad, renting o bajo mantenimiento por copia, que soportan el servicio de impresión, copia, escaneo y fax. El equipamiento que presta el servicio es de distintas marcas, modelos y antigüedad lo que impiden una gestión normalizada y optimizar su uso y coste. Cada puesto de trabajo tiene asignada un conjunto de impresoras, que cada usuario tendrá al alcance por proximidad y funcionalidad requerida, siendo una de ellas la asignada como predeterminada en relación a su ubicación y funcionalidad. La relación de dispositivos actuales se refleja en el anexo I de este documento. 3 Objeto del contrato El objeto sería la contratación para Canal Extremadura del servicio de impresión, copia y escaneo mediante el suministro de equipamiento y software necesario para la prestación del mismo, así como el de un sistema de gestión documental, según las condiciones que se desarrollan en estas bases. Con la prestación de este servicio, se pretende homogeneizar los dispositivos, sus características y la gestión de la documentación y dispositivos, con el consiguiente ahorro de costes. En el mismo se debe incluir también cualquier tipo de material consumible (a excepción del papel) como tóner, fusores, etc necesarios para poder prestar el servicio, así como el mantenimiento asociado del sistema, en tanto al software, como la reparación y/o sustitución del equipamiento que fuera necesario, para cumplir con las condiciones de la prestación de este servicio. 4 Características del servicio Se podrá solicitar ver las instalaciones y equipos para comprobar in situ su distribución y estado. En las propuestas técnicas de cada oferta se debe reflejar cómo se hará la gestión y distribución del servicio de impresión: sistema de gestión, propuesta de distribución de equipamiento por funcionalidad y cercanía, etc Los servicios que el equipamiento, tanto de hardware como de software, deben prestar, tienen que estar tecnológicamente actualizados para poder ofrecer las máximas prestaciones, y ser en conjunto homogéneos, para poder hacer un uso eficiente y racional del mismo, consiguiendo un uso más sostenible e integrado del servicio, con el consiguiente ahorro energético y de recursos. Canal Extremadura pondrá a disposición del proyecto, el parque actual de dispositivos, así como el sistema actual utilizado para contabilizar el número de copias/impresiones y gestión de cuotas basado en el software Pcounter. En el proyecto se debe especificar cuales Página: 3 de 13

4 se van a reutilizar, teniendo en cuenta que el resto del equipamiento que se aporte, durante la vigencia del contrato, deberá ser nuevo, permitiéndose el uso de un dispositivo usado únicamente como contingencia en el caso de sustitución a un equipo averiado durante un periodo limitado de reparación del mismo. En el caso de que en la propuesta de reutilización fuera necesaria alguna adaptación del mismo, ésta siempre correrá a cargo del adjudicatario. El equipamiento que la empresa adjudicataria decida reutilizar, será mantenido en las mismas condiciones que el equipamiento nuevo que se instale. La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de la gestión de los residuos que se generen en la ejecución del servicio. Junto con la oferta técnica se presentarán referencia de prestaciones de servicios similares a las solicitadas. La propiedad de los dispositivos nuevos propuestos será en todo momento propiedad de la empresa adjudicataria, estando incluidos en la propuesta económica. La retirada, y reciclado en su caso de los equipos sustituidos, será por cuenta de la empresa adjudicataria. Tanto el importe del contrato anual, como el de copia en exceso no se verán modificados durante la vigencia del contrato. Las características aquí relacionadas en cuanto al hardware y software, deben considerarse como las mínimas exigidas. Se deberá presentar una factura mensual por el importe prorrateado a 12 meses de la oferta anual. Al finalizar cada año, se deberá incluir una factura extra con el cómputo de excesos, éstos deben ser validados por Canal Extremadura mes a mes. Durante el periodo de vigencia del contrato, se podrá modificar la ubicación y configuración de los dispositivos (de gran formato) y sistemas de gestión si las necesidades de Canal Extremadura así lo requiere. Los equipos deben permitir que por defecto, las impresiones y copias se deben realizar en B/N, la opción de imprimir en color deberá ser elegida por los usuarios y nunca podrá ser configurada por defecto, salvo en aquellos puestos de trabajo que decida Canal Extremadura. El importe de este contrato debe incluir un mínimo anual de copias/impresiones en blanco y negro de y en color. Las empresas podrán mejorar estas cifras incluyendo un volumen adicional de copias. El exceso de copias/impresiones, tendrá un valor máximo, iva no incluido, de 0, 0087 en blanco y negro, y de 0, 0522 en color. Página: 4 de 13

5 4.1 Tipología de dispositivos Según las necesidades de Canal Extremadura se han establecido 6 tipos de dispositivos, clasificados por el volumen de usuarios a los que presta servicios y las funcionalidades ofrecidas por los mismos. Los requerimientos que los dispositivos deben cumplir son considerados como los mínimos admisibles, en el caso el equipamiento ofertado supere lo solicitado, será potestad de Canal Extremadura la evaluación de esta mejora como verdadera mejora y no como elemento y/o funcionalidad extra no requerido. La propuesta en cuanto a funcionalidades y número de dispositivos debe tener en cuenta como criterio general la distribución en base al parque actual, su ubicación, su funcionalidad y su nivel de producción, teniendo en cuenta en cualquier caso, que deberán de existir el número suficiente de equipos para garantizar que la parada de uno pueda ser suplida (hasta que se reponga el servicio) de forma inmediata por otro en una ubicación próxima al averiado. La sustitución de pequeños complementos como tóners o papel, y que no requieran de conocimientos técnicos especiales, se llevará a cabo por Por este motivo en el momento del suministro se proporcionaran los consumibles necesarios para su sustitución, que doten de autonomía de 15 días, con posterioridad y periódicamente se recogerán los consumibles agotados y se repondrán por otros. El número mínimo de dispositivos que conformarán el servicio será el siguiente: Dispositivo Cantidad Tipo 1 3 Tipo 2 5 Tipo 3 5 Tipo 4 6 Tipo 5 4 Tipo 6 15 Se podrá proponer un número superior al mínimo solicitado. Por necesidades del servicio Canal Extremadura durante el período de vigencia del contrato podrá solicitar adicionalmente incremento en 1 dispositivos Tipo 1/2, y 2 dispositivos Tipo 4/6 o similar, sin que suponga un coste añadido al contrato. Todos los dispositivos ofertados deberán de disponer de las siguientes características mínimas: Página: 5 de 13

6 Dispondrán de interfaz de red, y permitirán la gestión centralizada mediante la herramienta contemplada, tanto para el control de copias como para la gestión y mantenimiento del parque. Soportará el protocolo IP v4 y v6. Soportarán el lenguaje PCL6 La resolución mínima de impresión será de 600x600 dpi. Dispondrán de drivers en castellano válidos para los sistemas operativos: Windows XP, Windows 7 (32 y 64 bits), Windows Server 2003R2, Windows Server 2008R2 y Mac OS X v10.2. Permitirán la impresión y la alimentación de papel en modo dúplex. La tecnología de impresión será láser Dispositivo Tipo 1 Multifunción monocromo (fax, fotocopiadora, impresora, escáner) de gran volumen. Deberá de disponer de scanner en color a doble cara y soporte de envío de los documentos escaneados tanto mediante correo electrónico como a servidores de almacenamiento mediante protocolo SMB/CIFS. Velocidad mínima de 50 páginas por minuto. Soportará impresión, copia y escaneado en formato A3. Contará con un mínimo de dos bandejas para papel con capacidad para al menos 500 folios A4/A3 Dispondrá de un soporte/peana para ubicarla en el suelo. Al menos una de las máquinas ofertadas contará con módulo de grapadora automática. Tiempo máximo de calentamiento: 30 segundos. Tiempo máximo de impresión de primera copia: 9 segundos Dispositivo Tipo 2 Multifunción monocromo. (fax, fotocopiadora, impresora, escáner) de volumen medio. Deberá de disponer de scanner en color a doble cara y soporte de envío de los documentos escaneados tanto mediante correo electrónico como a servidores de almacenamiento mediante protocolo SMB/CIFS. Velocidad mínima de 35 páginas por minuto. Página: 6 de 13

7 Contará con un mínimo de una bandeja para papel con capacidad para 250 folios A4. Será de formato reducido, para poder situarse sobre un mueble/mesa. Tiempo máximo de calentamiento: 30 segundos. Tiempo máximo de impresión de primera copia: 9 segundos Dispositivo Tipo 3 Impresora departamental Blanco y Negro de gran volumen. Velocidad de impresión mínima 40 páginas por minuto. Contará con un mínimo de una bandeja para papel con capacidad para 250 folios A4. Será de formato reducido, para poder situarse sobre un mueble/mesa. Tiempo máximo de calentamiento: 30 segundos. Tiempo máximo de impresión de primera copia: 9 segundos Dispositivo Tipo 4 Impresora departamental Color de volumen medio. Velocidad de impresión mínima 35 páginas por minuto. Contará con un mínimo de una bandeja para papel con capacidad para 250 folios A4. Será de formato reducido, para poder situarse sobre un mueble/mesa. Permitirá la impresión como páginas sólo en b/n Dispositivo Tipo 5 Multifunción Color (fax, fotocopiadora, impresora, escáner). Deberá de disponer de scanner en color a doble cara y soporte de envío de los documentos escaneados tanto mediante correo electrónico como a servidores de almacenamiento mediante protocolo SMB/CIFS. Velocidad mínima de 25 páginas por minuto. Permitirá la impresión como páginas sólo en b/n. Contará con un mínimo de una bandeja para papel con capacidad para 250 folios A4. Deberá disponer además de interfaz Ethernet, conexión inalámbrica a/g Página: 7 de 13

8 4.1.6 Dispositivo Tipo 6 Impresora monocromo de bajo volumen. Velocidad de impresión mínima 25 páginas por minuto. Contará una bandeja para papel con capacidad para 250 folios A4. Tipo Descripción Número Fax Fotocopia Scanner color 1 Multifunción monocromo de gran volumen 2 Multifunción monocromo de volumen medio 3 Impresora monocromo volumen medio 4 Impresora color volumen medio 5 Multifunción color volumen medio 6 Impresora monocromo volumen bajo 3 Sí Sí Sí 5 Sí Sí Sí 5 No No No 6 No No No 4 Sí Sí Sí 15 No No No 4.2 Sistema de gestión El sistema de la gestión y monitorización, permitirá tanto a la empresa adjudicataria como a Canal Extremadura, la obtención de datos para las regularizaciones que deban efectuarse en el caso que las hubiera. Deberá ser implantado, configurado y soportado, por parte del adjudicatario, siendo además una herramienta de monitorización de equipos de impresión permitiendo recopilar de forma remota toda la información de los equipos y su gestión. Deberá de utilizarse para el conjunto de dispositivos que formen parte del sistema, ya sean nuevos o reutilizados. Como mínimo debe permitir: La monitorización y recogida automatizada de datos (de funcionamiento y contadores) de todos los dispositivos. Generación de alertas sobre consumibles y de funcionamiento (reflejando el estado del dispositivo) Página: 8 de 13

9 Creación de informes de uso (por usuario, dispositivo, etc ). Donde se reflejen al menos el volumen de impresión (diferenciando b/n, color, A4, dúplex, etc ) Se deben contabilizar de forma diferenciada las impresiones, copias y escaneos por cada uno de los usuarios y dispositivo. Integración con el directorio activo corporativo Aplicación de políticas de restricción de uso: cuotas de impresión, funcionalidades (color, A3, ), restricción de acceso a dispositivos por usuario, etc.. La autenticación para la realización de copia y escaneo por usuario solo se pondrá en funcionamiento en el caso de ser solicitado por 5 Puesta en marcha La empresa adjudicataria asumirá la situación actual del mantenimiento, stock de tóner, etc... Hasta que se complete el despliegue definitivo, fecha a partir de la cual se pondrá en marcha el pago mensual ofertado. El adjudicatario deberá presentar un plan de implantación que debe finalizar antes del 31/12/2012, antes del cual deberá finalizar la instalación y configuración de los diferentes dispositivos y la configuración de los equipos de los usuarios, con las pruebas finales realizadas, así como el sistema de gestión y contabilización. Desde la adjudicación hasta esta fecha, el adjudicatario deberá asumir el mantenimiento total del equipamiento existente, incluidos los consumibles, no pudiéndose repercutir coste alguno El adjudicatario deberá coordinar y consensuar con el departamento técnico de Canal Extremadura este plan de implantación, de tal modo que se detallarán las ubicaciones, fechas de actuación, servicios, modelos por ubicación, fechas de implementación por equipo, configuraciones de los equipos, etc debiendo entregar en formato electrónico manuales de los dispositivos, así como los controladores, guías de uso, de reposición de consumibles, de soluciones en caso de atascos de papel, etc 6 Acuerdo de nivel de servicio La empresa adjudicataria debe garantizar la asistencia total para que el servicio de mantenimiento se preste siempre en las mejores condiciones, incluyendo el mantenimiento y las reparaciones necesarias para garantizar siempre el máximo nivel de calidad y prestación del servicio, por lo que deberá especificar en su oferta sus niveles de servicio. Las incidencias que necesiten de asistencia técnica se atenderán en un plazo máximo de 4 horas de 8:00 a 20:00 de L a V desde el momento de la generación de la incidencia. En este sentido, será necesaria una respuesta rápida para aquellas averías que supongan una parada total del dispositivo, así como las que puedan generar daños al propio equipo o a las Página: 9 de 13

10 instalaciones. Se debe especificar en las oferta la capacidad de respuesta en las intervenciones. Se dispondrá de un número de localización telefónica en el horario antes establecido y el resto mediante . En el caso que la avería implique la parada de un dispositivo, se penalizará de la siguiente manera hasta la reposición del servicio: Penalización = (Coste copia prorrateada) x (Factor penalización) x (nº días sin servicio) Coste copia prorrateada = (Precio de copia en exceso ofertado) x (Total copias anuales franquiciadas ofertadas) / (nº de dispositivos ofertados) / 365 Según el dispositivo, el tiempo máximo de parada sin penalización y el factor a aplicar si esta tuviese lugar sería: Tipo Máxima parada Factor de penalización Dispositivo Tipo 6 72 horas 5 Dispositivo resto 48 horas 10 Sistema de gestión 48 horas 10 En el caso de sustitución del dispositivo, la empresa adjudicataria deberá substituirlo por otros de iguales o superiores prestaciones, para garantizar que el subministro se presta con las máximas prestaciones. En cualquier caso estos plazos son máximos y se establecen como requisito obligatorio. En casos que se puedan asumir tiempos más cortos, el proveedor podrá proponer nuevos niveles de servicio que se tendrán en cuenta en los criterios de valoración. 7 Sistema de gestión documental Se propone como mejora un sistema de documentación digital avanzado, que permita la realización de flujos de trabajo para la digitalización de documentos (con posibilidad de OCR total o por zonas) desde determinados dispositivos, así como su catalogación y envío a la red de almacenamiento corporativa de Este sistema podrá utilizar preferentemente el sistema de escaneo de los dispositivos multifunción ofertados, en caso contrario, se deberá suministrar el número de equipos necesarios para ello especificando sus características. Deberán especificarse los servidores y almacenamiento necesarios, que en cualquier caso no se deberán suministrar y que se utilizaran los de Página: 10 de 13

11 Preferentemente se basara en un sistema opensource, en el caso de utilizar un sistema propietario, se deberá especificar el número de licencias disponibles y el coste de mantenimiento de las mismas una vez vencido el contrato vigente. Página: 11 de 13

12 8 Anexo I Cantidad Modelo 1 Canon ir2270/ir Canon MF Dell Color Laser 3110cn 1 Dell Laser Printer 3000cn 1 Dell HP Color LaserJet HP Color LaserJet CP HP LaserJet P HP LaserJet HP LaserJet 1022n 1 HP LaserJet HP LaserJet P HP LaserJet P HP LaserJet P HP Color LaserJet HP OfficeJet H470 1 HP Color Laserjet HP LaserJet P HP Laserjet P2055DN 1 HP Laserjet 2600N 1 Konica Minolta MC OKI C Ricoh SP C430dn 3 Ricoh Aficio Ricoh Aficio MP Ricoh Aficio MP 171 Página: 12 de 13

13 1 Ricoh Aficio MP Ricoh Aficio MP Ricoh Aficio MP Ricoh Aficio SP C410DN 1 Ricoh Aficio MP161SPF Página: 13 de 13