El Sistema de Evaluación

Transcripción

1 El Sistema de Evaluación de Desempeño en Línea de Expreso Brasilia es una alternativa sencilla y amigable de realizar, almacenar y analizar los resultados de las Evaluaciones a diferentes niveles. En este documento usted encontrará la orientación necesaria para utilizarlo eficientemente. Bienvenid@s al Sistema.! El Sistema de Evaluación Objetivo de este Manual Describir la metodología a seguir para la evaluación del desempeño por competencias de los empleados de Expreso Brasilia, Unitransco y Cootraxibus. Definiciones Evaluación de desempeño: actividad que permite verificar y valorar las conductas y comportamientos de los empleados frente a sus deberes y responsabilidades. Niveles incluyentes: Son los niveles definidos para la evaluación de cada competencia, empezando desde el nivel de menor dominio (básico), hasta el nivel de mayor dominio, de manera consecutiva, teniendo en cuenta que es posible llegar aun nivel mayor de esa competencia sin antes haber valorado el nivel anterior.

2 Matriz de cargos por rol y niveles de dominio: registro que nos permite ubicar nuestro cargo en el rol que le corresponde y nos muestra los niveles de dominio definidos para las competencias asignadas al mismo. Rol: descripción genérica de las características que tienen los cargos de acuerdo a su impacto en la organización, grado de autoridad, autonomía y tipo de tareas realizadas. Puede contener informacion acerca del nivel educativo requerido, su definición implica la identificación de las competencias necesarias para llevarlo a cabo. Matriz de evaluadores: Mecanismo para asignar los evaluadores de los cargos de la empresa, de acuerdo a su posibilidad de reconocer las conductas a evaluar. Niveles de dominio: grupo de conductas que debemos exhibir con respecto a una determinada competencia, de acuerdo a la necesidad de la misma para una adecuada ejecución del cargo. Nivel 0: Nivel 1: Nivel 2: Nivel 3: Nivel 4: Nivel 5: No necesaria / No aplicable Equivale a un Usuario básico o a personal en entrenamiento Equivale a un técnico o profesional que interpreta, utiliza y aplica Equivale a especialista que define Equivale a un Experto que sintetiza e innova Equivale a un Estratega que anticipa e investiga Ingreso al Sistema Antes de ingresar usted puede consultar las preguntas mas frecuentes (FAQ) en la página de entrada:

3 Ingrese su número de cédula (sin puntos ni otros caracteres) y su Clave de acceso: la que le asignó el Sistema o la que usted ingresó al modificarla. Si la ha olvidado, puede comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos donde le podrán resolver el problema. Si usted es un Afiliado, no olvide hacer click en el botón correspondiente. Ahora simplemente oprima el botón marcado con 'Continuar' y el Sistema verificará su cédula y clave y le dará acceso. Recuerde que el archivo de ayuda estará disponible siempre desde cualquier página del Sistema, a través del ícono que se encuentra en la parte inferior derecha de cada página:

4 Inicio del Proceso Cuando usted ingresa por primera vez al Sistema, una vez que el proceso de Evaluación en la Empresa se ha iniciado, el Sistema lo recibe con esta pantalla: En ella usted es reconocido y tiene la opción de modificar la clave que le asignó el Sistema, por otra que le sea más familiar. La nueva clave puede ser cualquier combinación de LETRAS y NUMEROS. No se aceptan otro tipo de caracteres, como signos de puntuación, matemáticos, etc. Una vez que usted hace click sobre cualquiera de los dos botones:, se dá inicio al proceso.

5 Las Tareas Asignadas La primera pantalla que usted vé le ofrece información sobre el funcionamiento del sistema y sobre las convenciones gráficas que lo guiarán a lo largo del proceso. Los elementos de esta pantalla, en orden de aparición de arriba a abajo, son: 1. el menú de opciones, con tres botones: evaluación que lo trajo hasta aquí y será el botón que usted usará con mayor frecuencia hasta terminar su tarea. Al hacer click nuevamente sobre el botón de Continuar, el Sistema lo llevará automáticamente a su formulario de AutoEvaluación. consultas le permite revisar, a lo largo del proceso, los diferentes formularios de evaluación que usted ha llenado, incluída su AutoEvaluación. salir es importante que usted orpima este botón antes de retirarse del computador, para evitar que cualquier otra persona pueda ingresar a las Evaluaciones bajo su responsabilidad. 2. La descripción de las convenciones gráficas de seguimiento que aparecerán en la parte superior de los formularios de evaluación. La barra azul representa los formularios que usted ha terminado, com porcentaje del total que debe completar. La barra verde representa el nivel de avance en el actual formulario de evaluación. 3. El listado alfabético de las evaluaciones que usted deberá completar, incluyendo su AutoEvaluación.

6 Llenado de Formularios El primer formulario que usted llena es su propia Autoevaluación. Este orden de presentació de las Evaluaciones tiene dos propósitos: Permitirle familiarizarse con la herramienta antes de evaluar a otros funcionarios; Garantiza que su autoevaluación esté disponible cuando su jefe lo vaya a evaluar. El formato de presentación de todos los formularios es el mismo, se ofrecen las preguntas correspondientes a cada Competencia, de acuerdo con los parámetros de la Matriz de Nivel de Dominioy del Rol de su propio cargo, o del evaluado. Todas las preguntas deben ser respondidas antes de avanzar a la siguiente Competencia. Usted puede suspender la evaluación en cualquier momento y al regresar, el Sistema lo llevará exactamente al punto donde interrumpió, para que continúe. Ejemplo del formulario correspondiente a la primera Competencia de la Autoevaluación.

7 A medida que responde el Formulario, el sistema le informa cuánto ha avanzado. (Barra Verde) Al finalizar de llenar el formulario, el sistema se lo informa y actualiza el estatus de cumplimiento de esa evaluación. Completando la Tarea La metodología de Evaluación adoptada por Expresos Brasilia, rqeuiere que antes de efectiar la Evaluación, el Jefe y el Evaluado analicen cojuntamente la Autoevaluación de este último. En consecuencia, el Sistema no permite el avance de las Evaluaciones asignadas hasta que el evaluado haya realizado su AutoEvaluación.

8 Ejemplo de un evaluador 'bloqueado' por falta de Autoevaluaciones de sus evaluados:

9 Ejemplo de un evaluador que puede seleccionar a quien evaluar, previa discusión de su Autoevaluación: El Icono SIEMPRE le permitirá ver una Evaluación en una ventana adicional. En este caso debe usarse para analizar conjuntamente la Autoevaluación del Funcionario. Una vez terminado este análisis, el Evaluador hará click en el NOMBRE del evaluado para así iniciar el proceso de Evaluación. Después de iniciada una Evaluación, debe finalizarse antes de poder inicair otra.

10 Al finalizar todas las evaluaciones que le fueron asignadas, esta es la página que aparece cuando usted oprime el botón de

11 Consulta de Evaluaciones Durante el período de vigencia de cada Evaluación en la Empresa, usted puede revisar tanto su propia AutoEvaluación, como las Evaluaciones que ha hecho de los funcionarios a su cargo. Estas Evaluaciones son accesibles desde la opción de menú La primera opción le permite consultar su propia Autoevaluación. Esta opción es útil durante el proceso de análisis y discusion con su Jefe o Evaluador. La siguiente opción l permite escoger dentro de un listado, los formularios que usted ha Terminado durante la presetne vigencia de la Evaluación de Desempeño. Finalmente, la última opción le permite ver en tiempo real, el grado de avance de la Evaluación en toda la Empresa. A continuación, ejemplos de cada una de estas opciones.

12 AUTOEVALUACION

13 AVANCE DE LA EVALUACIÓN

14 Consulta de Resultados Una vez finalizado el período de la Evaluación de Desempeño en la Empresa, es posible consultar los resultados de la misma desde la opción del menú. Desde esta página usted podrá consultar tanto los resultados globales de cada una de las Evaluaciones, como sus propias evaluaciones y aquellas que usted hizo de otros funcionarios. Igualmente es posible consultar los múltiples parámetros de ponderación que se utilizaron para la tabulación de cada Evaluación:

15 MATRIZ DE PONDERACIONES

16 RESULTADOS GLOBALES

17 Preguntas Frecuentes 1-La clave siembre debe ir en mayúsculas? Solamente la que fué asignada por el sistema. Luego de ingresar por primera vez usted puede cambiarla por cualquier otra clave alfanumerica (solo números y letras). 2-Puedo suspender una evaluacion en cualquier momento? Si. Cuando regrese, el sistema lo llevará al punto en que suspendió. 3-Evaluador: Puedo evaluar al otra persona aunque no haya terminado la evaluación que inicié? No. Una evaluación debe finalizarse antes de iniciar otra. 4-Que cargos o rol NO llevan a cabo la auto evaluación. Los Conductores, Auxiliares de Buses, Aprendiz de Conductor, Guias de Pasajero y de Equipaje 5-Que pasa con un trabajador que esté incapacitado durante el periodo de evaluación? No es evaluado. Si es un evaluador, deberá identificarse un funcionario que lo reemplace. 6-Desde la casa se puede llevar a cabo o adelantar la evaluación? No. El sistema funciona sobre la Intranet y solo es accesible desde los computadores conectados físicamente a esa red. 7-Se puede avanzar a otra competencia sin haber terminado la anterior? No. Es necesario responder todas las preguntas de una Competencia antes de avanzar a la siguiente. 8-Una vez se ha avanzado en la evaluación, se puede devolver para corregir alguna respuesta realizada anteriormente que se considera se puede mejorar o desmejorar? No puede hacerse. Usted debe concentrarse en el proceso de evaluación y hacer una evaluación seria y definitiva. 9-En caso de que el director se encuentre de vacaciones durante el periodo que dura la evaluación el puede retomar posteriormente? No. Una vez cerrada la Evaluación, el sistema hace todas las tabulaciones y esos datos no son modificables.