Remark Office OMR Guía sugerida para utilizar el software

Transcripción

1 Remark Office OMR Guía sugerida para utilizar el software Preparado por: Sharon M. Alvalle-Vélez, MS División de Servicios Comunitarios Centro de Investigación y Evaluación Sociomédica

2 REMARK OFFICE OMR Remark Office OMR, es un software que reconoce marcas ópticas (burbujas y marcas de cotejo) imágenes y códigos de barras en cuestionarios diseñados previamente. Está diseñando para facilitar el proceso de entrada de datos. Resumen para utilizar Remark Office OMR: 1) Cree o modifique un cuestionario. 2) Escanee un cuestionario en blanco. 3) Seleccione y marque las regiones. 4) Escanee los cuestionarios completados por los participantes de la encuesta 5) Limpie la base de datos 6) Exporte los datos a su programa para hacer análisis (Excel, SPSS, etc.) Descripción General de la de Pantalla Remark: Una vez usted inicia el programa, le aparece la siguiente pantalla: New Form Template: Marcar regiones en Remark por primera vez Open form template: Abrir formularios con regiones marcadas previamente Cuando escanee los cuestionarios, aquí aparecen los datos Edit Form Template: Editar formularios creados previamente 1

3 I. Cree o Modifique su formulario PROCEDIMIENTOS PARA UTILIZAR REMARK: Remark cuenta con una serie de especificaciones que debe tomar en cuenta a la hora de crear o modificar su cuestionario. o Remark utiliza regiones para delimitar la zona donde debe leer sus respuestas. o Una vez usted instale el programa en su computadora, automáticamente Remark instalará varios tipos de letras (Bubbles y Códigos de Barra) en su procesador de palabras (Word). Es recomendable utilizar estas letras para las categorías de respuestas en su cuestionario. Burbujas Códigos de Barra Entre las categorías de respuestas, debe proveer espacio. Se recomienda un espacio de 1.15 a 1.5 entre cada categoría (ver ejemplo 2). Si desea utilizar checkbox, lo puede crear utilizando bullets: o Letra Wingdings o Tamaño 10 a 14 o No utilice bold ni cursivas **Asegúrese de que los checkboxes son iguales y estén alineados. Para esto, puede establecerlo en bullets** Si utiliza checkbox es recomendable que los participantes marque con X en lugar de!. Si en su cuestionario tiene tablas, entre sus categorías de respuestas no debe tener áreas sombreadas, líneas o cualquier otro diseño que el programa pueda leer como una respuesta (Ver ejemplo 1). 2

4 II. Escanee su formulario (en blanco) 1 Puede utilizar el escáner de su predilección. Una vez usted marque las regiones en su cuestionario, se recomienda utilizar el mismo escáner para los cuestionarios completados. Es importante que anote o recuerde como escaneó su cuestionario (face up/face down). Una vez haya administrado el cuestionario, debe escanear los cuestionarios completados exactamente de la misma forma. Instrucciones para escanear los formularios: Seleccione New Form Template B. Seleccione New Form Template (Panel izquierdo). Form template: Escriba el nombre del cuestionario Escriba un nombre para su cuestionario a. Size: Escoja el tamaño del papel b. Orientation: Escoja si el cuestionario es vertical u horizontal c. Seleccione: Next C. Select Method to use for Image Acquisition: a. Scanner Properties (verifique según su escáner y cuestionario) b. Read from Scanner: Acquire Images from Scanner; luego seleccione: OK c. Read from Image Files: Seleccione OK Seleccione el tamaño del papel Seleccione la orientación de su cuestionario Imagen Escaneada Si el cuestionario tiene varias páginas puede verlas, seleccionando el número de la página 1 Es recomendable utilizar una copia escaneada en lugar de imágenes. 3

5 III. Seleccione y Marque las Regiones A) Seleccione las regiones: Es importante que seleccione la región adecuada. **Si escoge la región incorrecta, los datos en la base serán incorrectos o el programa lo marcará como un error**. A continuación se definen las regiones. Definición de Regiones Básicas: Image Regions: se utilizan para obtener la información de las preguntas abiertas. Barcode Regions: sólo se utilizan cuando se incluyen códigos de barra como identificadores de los formularios. OMR Regions (incluye varios tipos de regiones): o Múltiple: utilícela para preguntas dicótomas o de selección múltiple o Linked: utilícela en categorías de respuestas que estén columnas separadas pero pertenecen a la misma pregunta. (ver Ejemplo 2) o Grid: utilícela para obtener información como Multiple número de identificación, número de teléfono, código postal, nombre, edad, etc. Grid Regiones más utilizadas: Linked Escriba en el espacio provisto su número de estudiante. Luego, rellene las burbujas o o o Add: utilícela cuando cada categoría de respuesta tenga un valor numérico y desea obtener la suma de esos valores. Boolean 2 : permite definir las categorías. (Por ejemplo: 0 = No, 1 = Sí) Binary: se utiliza cuando se desean todas las respuestas de las filas y las columnas en una sola celda. Es similar a la región Boolean, se asignan valores de 0 y 1. En el output el programa le indica las respuestas numéricas de acuerdo al orden de las categorías. Por ejemplo: (0 = No seleccionado, 1 = Seleccionado).! Verde = 1 Rojo = 0 Azul = 0 En la base de datos el resultado de esta pregunta sería No se recomienda utilizar región boolean para variables dicótomas. Todas las categorías que el participante seleccione, en la base de datos aparecerán como Sí y las que queden en blanco aparecerán como No. 4

6 B) Marque la Regiones: Image Region 1) En el panel izquierdo selección Image Region 2) Seleccione el área donde espera la respuesta. Image Region 3) Region Name: Seleccione el nombre de la variable 4) Region Type: Seleccione si desea que el programa guarde la imagen como texto, como imagen o ambas (data entry, image clip, data entry and image clip) a. En el caso de que haya seleccionado data entry: i. Data type: Seleccione numérico o texto, de acuerdo a su formulario b. En el caso de que seleccione image clip 3 : i. Target directory; seleccione donde desea guardar la imagen ii. Begin names with: escriba un identificador para la imagen iii. Clip file type: seleccione que tipo de imagen desea guardar 4 c. Grabe el formulario con las regiones marcadas Determine que hará Remark: 1) Guardar la imagen (Image Clip) 2) Tratar de leer el texto y grabar lo que entienda **Esta opción no es recomendable** 3) Grabar la imagen y leer el texto. 3 Se recomienda seleccionar image clip. 4 Se recomienda utilizar JPEG o PDF 5

7 Seleccione el formato en que desea guardar la imagen Barcode Region 1) En el panel superior seleccione Barcode 2) Seleccione con el cursos el área donde está el Barcode Seleccione Barcode Seleccione el área del barcode 3) Region Name: Seleccione el nombre de la variable 4) Region Type: Seleccione el tipo de barcode " OK 6

8 Escriba el nombre de la variable Seleccione el tipo de barcode que utilizará OMR Region 1) Seleccione en el panel izquierdo o en la parte superior entre las regiones básicas OMR Region 7

9 2) Con el cursor seleccione el área donde el participante debe marcar sus respuestas. a. Es importante que el cursor no toque es texto. 3) Region Definition: a. Region Name: Escriba el nombre que desea para esa variable i. En el caso de que desee utilizar SPSS para el análisis de sus datos, es importante que escriba el nombre de la variable de acuerdo a los requerimientos de SPSS. b. OMR Type: Escoja entre los tipos de regiones (ver Sección 3, definición de variables) c. Data Type: Seleccione si el valor es numérico o texto 4) Region Layout: a. Region Orientation: Seleccione si las categorías de respuestas están en filas o columnas b. Column & Row in the Region: Especifique cuantas columnas y filas hay en la región seleccionada 5) Possible Responses: Asigne valores a cada categoría de respuestas a. Si desea, puede grabar su escala para utilizarla en una próxima ocasión: i. Save Current Scale: Asigne el nombre a la escala: Seleccione Save Grabe su escala para utilizarla en futuras ocasiones IMPORTANTE: Preguntas con múltiples respuestas (Marque todas las que aplique) Una vez haya marcado su región siga las siguientes instrucciones: En el panel izquierdo seleccione Region Item Properties Busque Multiple Exception Handling (Inferior derecha) Seleccione Allow All: Ok 8

10 Region Item Properties Múltiples Respuestas: Se recomienda que seleccione Allow All Linked Region 1) Seleccione en el panel izquierdo entre las regiones básicas (esta es una opción de la Región OMR). 2) Con el cursor seleccione el área donde el participante debe marcar sus respuestas (solo podrá seleccionar 1 columna) 3) Defina la variable, según explicado anteriormente Aunque esta pregunta tiene dos columnas como categorías de respuestas, marcaremos en Column Region: 1 9

11 Para marcar la segunda columna, haga un right click y seleccione Append Linked Region Nuevamente aparecerá la ventana, pero esta vez con la variable definida. Solo debe definir las categorías restantes. Defina las categorías restantes. IV. Escanee los cuestionarios completados por los participantes de la encuesta siguiendo los siguientes pasos: a. Seleccione: Open form template b. Browse: Busque el documento donde lo haya guardo c. Seleccione: OK 10

12 Open Form Template e. Seleccione: Read Wizard a. Select Method to Use for Data Collection: Read from scanner: Read Read Wizard Read from Scanner Según vaya creando escaneando los cuestionarios, la base de datos se irá creando automáticamente. 11

13 V. Limpie la base de datos Debe verificar aquellas casillas que aparezcan en colores. A su izquierda aparece una leyenda con la definición de cada color. Limpie la base de datos y seleccione categorías de respuesta Leyenda para identificar los errores Declare Missing Values seleccionando Blank Acercar o aleje la imagen Gráfica con resultados Muestra las imágenes de las contestaciones en el cuestionario VI. Exporte los datos a) Seleccione: File b) Save data as c) Save as type (desplace el cursor hacia abajo) d) Seleccione el programa que desee: 1. SPSS 2. Excel 3. Lotus 4. Access 5. Entre otros e) Save headers (para que los nombres de las regiones, sean los nombres de sus variables en SPSS). 12

14 Save as type Desplace el cursor hasta que encuentre el programa que desea (SPSS, Excel, Access, Lotus, entre otros). Puede bajar el demo del software accesando: Puede obtener información adicional para aprender a utilizar el programa: 13