MANUAL DEL MODULO DE PROGRAMACION DE ACTIVIDADES SOFTWARE INFORMATICO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SIMONE ver 8.4

Transcripción

1 MANUAL DEL MODULO DE PROGRAMACION DE ACTIVIDADES SOFTWARE INFORMATICO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SIMONE ver 8.4 Justificación Como parte de los nuevos procedimientos implementados por el FM para las visitas in situ a ser realizadas por el Agente local del Fondo, se ha solicitado la generación de una herramienta, la que ha sido consensuada, validada y aprobada por el ALF, para sistematizar las actividades planificadas por los sub receptores de la sociedad civil. El RP y el ALF vieron por conveniente proveer de un módulo específico dentro del Software Simone a fin de que los sub receptores registren la programación de actividades detallando los datos necesarios, para la realización de las mismas y que posteriormente a una verificación conjunta de las mismas el RP pueda aprobarlas mismas y luego ser enviadas al ALF Objetivo Brindar a los sub receptores de la sociedad civil una herramienta que permita realizar la planificación de sus actividades de manera sistemática, ordenada y coordinada, ofreciendo información básica sobre el desarrollo de las mismas como insumo inicial para visitas in situ de diferentes actores incluyendo el RP, ALF y FM. Alcance del Módulo: El módulo de Programación de Actividades va dirigido a los Sub receptores de la sociedad civil con los cuales trabaja el RP,y que realizan diferentes actividades con la población HSH GB, mujeres TRANS, TS, y PVVs incluyendo las actividades de las Unidades móviles en los diferentes departamentos de Bolivia. El presente módulo será implementado a partir del mes de abril mediante una presentación y capacitación al personal responsable de la elaboración de la planificación que cada Sub receptor designe, y que a su vez deberán replicar los conocimientos a las personas que hacen el registro de la información en el Software Simone. Por lo tanto, a partir de la capacitación, todas las actividades programadas del Sub receptor, con fondos del Fondo Mundial serán registradas en el Software Simone, y aprobadas por el RP en el mismo modulo. Requerimientos: El Software Simone, es un instrumento que viene siendo a implementado por cada Sub Receptor de acuerdo a las actividades que cada uno desarrolla y cuyo información es vaciada a través de los módulos de registro de planillas de las actividades. Para reforzar la implementación de las actividades se vió necesario incluir el desarrollo de un Módulo diseñado para registrar la Programación de Actividades, que viene a cumplir el rol de una herramienta facilitadora para el Software inicial. Por ello, los requerimientos técnicos son los mismos a la implementación del Software Simone. Aun así, es necesario recalcar que se requiere: Acceso a Internet por parte del personal que hará registro (aconsejable equivalente a 2 Mg para 4 computadores) Un computador con Sistema Operativo Microsoft (Windows XP o superior) con conexión a Internet (aconsejable con 4 Gb de memoria RAM y 100 Mg de espacio libre en disco mínimamente).

2 Aconsejable Pantalla de 15 mínimamente o más amplia a fin de poder tener una visión completa de los datos. Microsoft Office con Excel 2007 o superior. Tener el acceso correspondiente al módulo con un usuario y clave que el RP proporcionará de forma oficial al Sub receptor (que puede ser el mismo que usa para acceso al módulo de Registro de Planillas) Flujo de Trabajo: Para el registro de las actividades, se ha establecido el siguiente flujo de trabajo:

3 Sub receptor Receptor Principal Inicio Definir Actividad Revisión de Planificación Registrar en Simone No Aprobado? Si Envío de Planificación Cerrar Actividad en Simone Si Requiere Reprogramar? No Solicitar RP Programación Reporte al ALF Fin Manual de Operación: Nota: Para ingresar al Software Simone, usted requiere de un usuario y clave autorizado que el RP puede proporcionarle de acuerdo a los requerimientos 1. Ingresar al Software Simone por la página web: Coloque el usuario y clave designados 2. Vaya a la opción INSTITUCIONES y dentro a la opción PROGRAMACION DE ACTIVIDADES 3. El sistema mostrara un listado inicial de las actividades del Sub Receptor que están en estado PENDIENTE en forma ordenada por fecha de registro (descendente) y por hora.

4 4. Usted puede cambiar el listado de actividades de acuerdo a los filtros utilizados en la parte inicial del listado: Permite buscar una palabra clave dentro de los campos: Lugar, Sub Receptor, Observaciones Permite filtrar el listado con las programaciones específicas de una actividad seleccionada Permite filtrar el listado con las programaciones específicas de una gestión Permite filtrar las programaciones Pendientes, las ya aprobadas o ambas Permite modificar el paginamiento del listado con más registros en cada página. 5. Registro de una nueva Programación: Seleccione el icono y verá la ventana de REGISTRO DE PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDAD, la cual aparece debajo del listado pendiente de actividades

5 Debe usted llenar o seleccionar los campos requeridos referidos a la actividad programada indicando la fecha y hora a realizarse (la hora puede ser aproximada). Adición de Tipo de Lugar En el caso de indicar Tipo Lugar, usted debe escoger el tipo de lugar en el cual se realizará la actividad, pero en caso de que usted no pueda identificar un tipo de lugar dentro del listado preexistente, puede registrar un nuevo Tipo de Lugar con el icono. Al presionar el icono, verá la ventana de REGISTRO DE TIPO DE LUGAR (en la parte inferior) Escriba el tipo de lugar, y presione Grabar y ya tendrá la opción de seleccionar el nuevo tipo de lugar en el campo indicado. Nota: Debe tratar de agrupar el Tipo de Lugar entre los existentes, a no ser que claramente sea un tipo totalmente diferente. Evite duplicidades, por ej. Discoteca y Discoteca - Karaoke, en tal caso, Discoteca Karaoke incluirá a las Discotecas también. Adición de Tema nuevo De igual forma usted puede especificar el Tema a darse en la actividad. El adicionar nuevos temas, estará sujeto a la aprobación del RP y con la aprobación del mismo podrá adicionar nuevos temas con el icono correspondiente. Al seleccionar el mismo, se abrirá la ventana de REGISTRO DE TEMAS

6 Como puede apreciar, el Tema está ligado a cada Sub Receptor, Actividad y Subactividad, por lo tanto, este registro debe ser completamente consensuado y coordinado con el RP. Una vez registrados todos los campos, presione el Botón Grabar En caso de existir algún error o problema, el Sistema mostrará el mensaje correspondiente al final de la pantalla. Ej. Una vez registrada la actividad, usted puede verla en el listado de pendientes inicial. En el listado, las actividades con el icono son aquellas que aún no han sido aprobadas, y pueden ser Editadas o Cerradas. Las actividades con el icono en la columna Est. identifican aquellas que están aprobadas y cerradas y ya no pueden ser modificadas. Aprobar y Cerrar una Programación de Actividad Solo el RP puede realizar la aprobación y poner en estado cerrado una actividad programada.

7 Por lo tanto, los usuarios con el nivel de acceso correspondientes, pueden darle click en el icono de la columna Cerrar del listado de actividades. Modificar una Actividad Programada antes de ser Cerrada Mientras una actividad NO ESTE CERRADA, es posible modificarla en cualquiera de los campos registrados, esto a través del icono Reprogramar una actividad ya cerrada de la columna Editar. Se comprende que una actividad programada debió ser planificada, pero en caso de que se requiera modificar las variables como ser la fecha de realización de las actividades, hora u algún otro dato correspondiente a la misma, y la actividad YA HAYA SIDO APROBADA Y CERRADA por el RP, la REPROGRAMACIÓN de la misma deberá ser efectuada comunicando al RP los motivos de la misma, y el RP coordinará con la unidad de Sistemas para que se pueda Abrir la actividad y poder Editarla y luego volver a Aprobarla y Cerrarla. Exportación de los datos a Excel Nota: Una vez registradas todas las actividades, estas pueden ser exportadas a un listado en Excel, el cual NO TIENE VALIDEZ considerando que después de la exportación es susceptible a modificaciones. Por lo tanto, lo que el Software Simone tenga registrado en sus datos ES LO QUE ES OFICIALMENTE VALIDO a fines de revisión y no así lo que el usuario pueda presentar a través de un Excel para fines de revisión. Para exportar los datos a Excel, simplemente seleccione el icono de la parte superior. Al momento usted exporta lo que está viendo en el listado con la aplicación de los filtros que haya aplicado, ej. Si solo pidió los pendientes de aprobación, en el Excel serán obviados aquellas actividades aprobadas y cerras. Ej.