4to Foro de Avalúo Institucional: Mejorando procesos en las oficinas administrativas y de servicios al estudiante en UPRA

Transcripción

1 4to Foro de Avalúo Institucional: Mejorando procesos en las oficinas administrativas y de servicios al estudiante en UPRA Oficina de Planificación y Estudios Institucionales viernes, 27 de febrero de 2015

2 QUÉ ES AVALÚO EN UPRA? Es un proceso continuo de autoevaluación al que la Institución se somete voluntariamente para determinar fortalezas y limitaciones en el cumplimiento de su misión educadora, utilizando la información obtenida para corregir insuficiencias y desarrollar nuevas alternativas que le permitan alcanzar con efectividad y excelencia sus metas y objetivos. (Política Institucional sobre Avalúo - Certificación Núm del 24 de abril de 2003)

3 Áreas de Avalúo en UPRA Avalúo Avalúo del Aprendizaje Avalúo de Otras Actividades Académicas Avalúo de Servicios al Estudiante Avalúo de Procesos Administrativos Plan de Avalúo Institucional- Certificación Núm del 26 de enero de 2006

4 SATISFACCIÓN DE LOS GRADUANDOS CON LOS SERVICIOS Y PROCESOS ESTUDIANTILES AÑOS ACADÉMICOS AL Presentación por: Prof. María Y. Muñiz Santiago Investigadora Institucional (Oficina de Planificación y Estudios Institucionales)

5 POR QUÉ EVALUAR LA SATISFACCIÓN ES UN ASUNTO CRÍTICO? Asegura el mejoramiento continuo de la calidad Identifica los asuntos prioritarios o importantes para los estudiantes Identifica las fortalezas y debilidades de los servicios y procesos estudiantiles Es esencial para la retención y persistencia de los estudiantes Contribuye a evidenciar resultados de avalúo

6 PROMEDIO DE SATISFACCIÓN DE GRADUANDOS CON LOS SERVICIOS Y PROCESOS ESTUDIANTILES Años académicos al Mucho / Servicios/Procesos Bastante (%)* Graduandos Biblioteca 86 Programa Ley Admisión 82 Pagaduría 79 Recaudaciones 79 Registraduría 78 Servicio de Tutorías y Mentorías (CDATA) 71 Consejería y Servicios Psicológicos 70 Servicios Médicos 68 Procuraduría Estudiantil 67 Programa de Estudio y Trabajo 66 Asistencia Económica 62 Proceso de Matrícula** 58 *Promedio de la suma de mucho y bastante. **No incluye

7 SATISFACCIÓN DE LOS GRADUANDOS CON LOS SERVICIOS Y PROCESOS ESTUDIANTILES POR AÑO ACADÉMICO AL * Servicios/Procesos Años Académicos Promedio Biblioteca 89% 81% 84% 90% 83% 89% 84% 86% Programa Ley 51 87% 87% 82% 83% 85% Proceso de Admisión 83% 81% 85% 79% 80% 83% 85% 82% Pagaduría 78% 77% 77% 78% 80% 83% 83% 79% Recaudaciones 77% 79% 81% 79% 77% 79% 83% 79% Registraduría 81% 83% 77% 75% 75% 75% 78% 78% Centro de Tutorías y Mentorías (CDATA) 52% 56% 61% 79% 80% 84% 87% 71% Departamento de Consejería y Servicios 63% 60% 61% 71% 75% 79% 79% 70% Psicológicos Servicios Médicos 70% 65% 76% 69% 67% 65% 62% 68% Procuraduría Estudiantil 50% 51% 59% 75% 77% 82% 77% 67% Programa de Estudio y Trabajo 44% 45% 73% 76% 79% 77% 66% Asistencia Económica 60% 51% 56% 59% 63% 70% 77% 62% Proceso de Matrícula** 62% 62% 62% 59% 56% 47% 58% * Los por cientos equivalen a la suma de muy satisfecho y satisfecho. ** No incluye Fuente. Cuestionario de Graduandos.

8 PROMEDIO DE SATISFACCIÓN DE GRADUANDOS CON LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA* Años académicos al % 84% 82% 80% 78% 76% 74% 72% 70% 85% Página de Internet de UPRA 75% Condición de los laboratorios de computadoras *Suma de los promedios de satisfecho y muy satisfecho

9 PROMEDIO DE SATISFACCIÓN DE GRADUANDOS DE HABER ESTUDIADO EN UPRA* Años académicos al % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 94% *Suma de los promedios de satisfecho y muy satisfecho

10 ÁREAS A MEJORAR (comentarios narrativos de los graduandos) Asuntos Estudiantiles Mejor trato y servicios para los estudiantes Mejor orientación a los estudiantes en su ingreso Más actividades extracurriculares integrando estudiantes, facultad y organizaciones estudiantiles Asuntos Administrativos Mejorar las instalaciones físicas: salones, baños, aire acondicionado, equipos, proyectores, materiales en los laboratorios, computadoras, impresoras y equipo técnicos actualizados. (incluye Enfermería) Más facilidades de estacionamiento e iluminación en todo el campus. Mejorar seguridad en el campus (noches) Mejorar las facilidades atléticas (ej. iluminación y baños)

11 Avalúo de Servicios al Estudiante

12 PRESENTACIÓN DE AVALÚO OFICINA DE REGISTRADURÍA Sra. Widilia Rodríguez Directora

13 MISIÓN La Oficina de Registraduría custodia, mantiene y vela por la privacidad de los expedientes académicos de estudiantes activos e inactivos, según requerido por ley y los cuerpos universitarios. Además, ofrece diversos servicios de naturaleza académica a los estudiantes y demás sectores de la comunidad universitaria.

14 INFORME DE AVALÚO Servicios/ Procesos Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avaluó Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/Acción Correctiva Agilizar el proceso de entrada de notas Total de días en procesar las notas Informes de procesamiento de notas días en completar el proceso de notas hasta el recibo de las mismas por parte de los estudiantes -Implantación del Sistema SIS. -Al inicio de la implantación, se ubicaron computadoras en el Centro de Estudiante para apoyar a los profesores. -Debido a una auditoria, se reforzó la seguridad de entrada de notas para que el profesor solo pudiera tener acceso a sus cursos. -El estudiante puede accesar sus notas desde el momento en que el profesor las adjudica en el sistema.

15 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ENTRADA DE NOTAS Proceso de Notas Impresión en hojas de scantron. Envío a los departamentos y distribución a la facultad. La facultad escribía la nota adjudicada y luego ennegrecía las calificaciones obtenidas. Entregar a Registraduría. La Registradora lo cotejaba y de todo estar correcto el profesor firmaba. Impresión del Split de nota para enviar a los estudiantes Realizar un cotejo manual. (Tardaba de 3 a 5 días) Completado el proceso, se procedía a leer en la lectora del CTI.

16 FLUJOGRAMA Proceso de entrada de notas a través del Sistema de Información Estudiantil (SIS) Acceso al Sistema SIS a través de la Pantalla 115 Completar la entrada de notas por parte de los profesores Preparación y Adiestramiento a la facultad de instrucciones para acceder al sistema Identificar los casos de notas en blanco y comunicarse con el profesor. Verificar y corregir en el sistema Imprimir las listas oficiales de notas en un papel triple. Proveer acceso al estudiante para ver sus notas desde el principio del proceso.

17 FLUJOGRAMA Proceso de entrada de notas a través de NEXT Acceso de los profesores para la adjudicación de notas en línea Durante el semestre en curso estaremos ofreciendo talleres para la entrada de notas en este nuevo sistema

18 PRESENTACIÓN DE AVALÚO OFICINA DE SERVICIOS MÉDICOS Sra. Tamara Quiñones Supervisora

19 MISIÓN Brindar atención médica primaria a los estudiantes y comunidad universitaria basándose en el ofrecimiento de un cuidado holístico.

20 INFORME DE AVALÚO Servicios/ Procesos Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva -Una vez se discutió los resultados del cuestionario, se procedió a enviar una notificación a los estudiantes sobre el vencimiento de su plan médico previo al proceso de matrícula. -Otro cuestionario fue administrado en agosto 2014, resultando que un 57% indicaron que el proceso para remover hold flags fue efectivo. Un 28% contestó no aplica a esta premisa. Remoción de los Flags relacionado con los planes médicos Nivel de satisfacción de los estudiantes con los flags de Servicios Médicos Cuestionario de Avalúo sobre matrícula -- 90% de una muestra de estudiantes contestó estar insatisfecho ante la premisa de que se informa con anticipación los hold flags de Servicios Médicos. (Cuestionjario )

21 Sesión de preguntas

22 Avalúo de Procesos Administrativos

23 PRESENTACIÓN DE AVALÚO OFICINA FISCAL DE ASISTENCIA ECONÓMICA Preparado por: Elizabeth Cortés Pérez Presentado por: Jesús H. Valderrama

24 MISIÓN Brindar un servicio de orientación al estudiante relacionado al desembolso de sus becas; así como el cumplimiento con la reglamentación, procedimientos y políticas financieras, fiscales y administrativas aplicables a la UPR.

25 INFORME DE AVALÚO Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/Acción Correctiva Servicio de Depósito Directo en Estudio y Trabajo Porciento de estudiantes que recibieron pago de Estudio y Trabajo por Depósito Directo Informes sobre pagos de nóminas de Estudio y Trabajo En el primer informe de Avalúo de la Oficina de Pagaduría correspondiente al año , se incluyó el avalúo del servicio de pago de Estudio y Trabajo. En las recomendaciones que ofrecieron los estudiantes estuvo el que debía ser depósito directo el pago de Estudio y Trabajo. En un segundo Informe correspondiente al año , reflejó que de los estudiantes que reciben su pago en cheque un 71% se acogería a depósito directo, unos 68 participantes no contestaron la pregunta. La primera nómina que incluyó pago por depósito directo se procesó en verano , en esta un 97% del pago se hizo mediante este mecanismo. Durante los años y , más de un setenta porciento de los pagos se han realizado mediante depósito directo. Para el próximo año académico será obligatorio el que todo estudiante reciba sus pagos mediante depósito directo. Esto está establecido en las medidas cautelares del El pago mediante transferencia electronica es menos costoso para la UPR, que lo son los cheques. Además, permite el que el estudiante tenga más rápido y accessible el dinero pagado por la UPR.

26 DATOS ESTADÍSTICOS Estudiantes que recibieron pago de Estudio y Trabajo Año Académico % pagos mediante dep directo % pagos mediante cheques Mínimo Máximo % 24.37% 72.25% 77.21% % 27.97% 68.39% 78.26% (1er sem) 84.21% 15.79% 70.83% 91.75% Las columnas Mínimo y Máximo reflejan la nómina en el periodo correspondiente con el % mínimo ý máximo de estudiantes pagados por depósito directo

27 Oficina Fiscal de Asistencia Económica Servicio de Depósito Directo de Estudio y Trabajo Activación del Servicio de Depósito Directo al Estudiante Recibe del estudiante formulario Solicitud de Servicio de Depósito Directo con evidencia de la cuenta Registro de datos en sistema PROCESO DE NÓMINA DE ESTUDIO Y TRABAJO EN OFAE Registro de horas trabajadas en sistema Correr y verificar borrador de nómina Solciitar proceso de nómina final Recibir informes de nómina Enviar al banco transacciones de pago de depósito directo Solicitar a Pagaduría la impression de los cheques

28 PRESENTACIÓN DE AVALÚO OFICINA DE RECAUDACIONES Sra. Milena Velázquez Directora

29 MISIÓN Recaudar, contabilizar y depositar fondos procedentes de pagos de estudiantes y empleados, y otros ingresos de la Institución.

30 INFORME DE AVALUO Servicios/ Procesos Agilizar el proceso de aplicación del descuento de exención de matrícula a estudiantes. Indicador de Ejecución Número de pasos (o gestiones) que debe realizar el estudiante para obtener su exención de matrícula Estrategias/ Instrumentos de Avalúo -Informes de la Oficina -Cuestionario de avalúo del proceso de Matrícula Resultados Obtenidos Antes del 2009, el estudiante tenía que realizar cuatro (4) pasos para su exención de matrícula. Uso de los Resultados/ Acción Correctiva Desde el 2009, se establece un nuevo proceso para agilizar la matrícula, reduciendo el número de pasos a uno solo.

31 PAGO DE MATRÍCULA CON EXENCIÓN Estudiante en el Proceso de matrícula PROCESO ANTERIOR Recomendación de Exención-Director Grupo Artístico o Atlético Evaluación y Aprobación-Decano Asuntos Estudiantiles Aplicación de Exención Recaudaciones Confirmación de Matrícula

32 DOCUMENTO DE EXENCIÓN

33 PAGO DE MATRÍCULA CON EXENCIÓN PROCESO ACTUAL Estudiante recibe su factura con el descuento de Exención aplicado Confirmación de Matrícula El proceso de otorgación de exención de matrícula se coordina entre las oficinas concernientes, por lo que el estudiante ya no lo tramita en el proceso de matrícula.

34 PRESENTACIÓN DE AVALÚO OFICINA DE COMPRAS Sra. Rosaura Quintana Directora

35 MISIÓN Tramitar la adquisición de bienes y servicios no personales, de calidad, con el propósito que se lleven a cabo las tareas administrativas y académicas en la Institución. La misma se rige por la Certificación #30, Reglamento de Compras y Suministros de la Universidad de Puerto Rico.

36 INFORME DE AVALÚO Servicios/Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva Agilizar el pago en las órdenes de compras Cantidad de facturas y/o conduces tramitadas para pago a suplidores Informes de la Oficina a través de Oracle, Módulo de Compras, Purchase Order Summary. Dilación en el pago de las órdenes de compras a los suplidores. Desde 2008, sustitución de archivo numérico por el orden alfabético por suplidores. Accesibilidad a expedientes de orden de compra de manera que se pueda identificar la factura y/o conduce para que se pueda agilizar el pago de la misma.

37 FLUJOGRAMA Recibo de factura sin identificar Archivo orden alfabético por suplidor Identificar la factura Envío de factura identificada para procesar pago

38 Sesión de preguntas

39 Avalúo de Otras Actividades Académicas

40 PRESENTACIÓN DE AVALÚO DEPARTAMENTO DE CONSEJERÍA Y SERVICIOS PSICOLÓGICOS Presentación por: Elba J. Guzmán Faría, Ed.D.; M.R.C; M.P.A

41 MISIÓN Promover y facilitar el desarrollo del estudiante en las áreas educativa, vocacional y personal, utilizando un proceso de consejería o psicoterapia. De este modo se pretende lograr que el estudiante alcance sus metas y sea un ciudadano productivo en la sociedad.

42 INFORME DE AVALÚO Servicio/Proceso Evaluado Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/Acciones Correctivas Fortalecimiento de los servicios de Consejería/ Psicoterapia mediante el uso de la tecnología. Redacción de propuesta sometida a la Administración Universitaria para la adquisición de computadoras. Adquisición de computadoras y programados para el uso de los/as Profesionales de Ayuda (desktops, laptops, proyector). Estudio de Necesidades Evaluación de Expertos (Técnicos del CTI) Utilización del correo electrónico para citas, notificaciones y enviar información a los estudiantes. Consultorías entre profesionales a través de los medios electrónicos. Reemplazo paulatino de expediente en papel a electrónico. Actualización y puesta al día de la tecnología utilizada por los/as Profesionales de Ayuda (Titanium para digitalizar expedientes, Servidor). Educación continua y adiestramiento a los/as Profesionales de Ayuda en el uso y manejo de la tecnología (programados, SIS, Titanium, búsqueda en Internet, Excel, Word, PP, correo electrónico, agenda electrónica,etc.)

43 FLUJOGRAMA Fortalecer servicios con ayuda de la tecnología Estudio de Necesidades Evaluación de Expertos Redacción de Propuesta Adquisición de Tecnología Utilización de los Recursos Tecnológicos en los Servicios de Consejería/Psicoterapia ofrecidos al estudiante Agilización y optimización de los Procesos; digitalización de expedientes

44 ANTES Ofrecimiento de Servicios sin recursos tecnológicos Currículos Inventarios, Enciclopedias,DOT Manuales, catálogos Fotocopias de Información a entregar a Estudiantes Expedientes en Papel Gastos en Papel, Cartapacios, Recursos de Información, Correspondencia, Envíos

45 DESPUÉS Ofrecimiento de Servicios con recursos tecnológicos Currículos Inventarios, Enciclopedias,DOT Manuales, catálogos Búsqueda en Internet y envío a través de correo electrónico Expedientes en Titanium Gastos en Actualización de Tecnología

46 PRESENTACIÓN DE AVALÚO CENTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (CTI) Prof. Luis Colón Director

47 MISIÓN El Centro de Tecnologías de Información se compromete con la Institución en proveer tecnología confiable, contemporánea e integrada para asistir en el quehacer educativo y de investigación.

48 INFORME DE AVALÚO Servicios/ Procesos/ Actividades Indicadores de Ejecución o Efectividad Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva Proveer servicios diversos, ágiles y eficientes utilizando tecnología en línea al presente Total de servicios / procesos mejorados en línea Informe de Actualización de Páginas de Departamentos y Oficinas 2008 (0) 2015 ( ) Solicitar Certificación a los directores de Dpto y Oficina de Actualización del portal de sus respectivas áreas cada dos (2) años Total de servidores y cableados Informe de Mejoras a la infraestructura Tecnológica Informes de auditorías contestadas Reemplazar el cableado de cuartos de comunicaciones y documentar el proceso Total de computadoras disponibles para estudiantes ( )1,350 computadoras Total de teléfonos en voz sobre IP Nivel de satisfacción de graduandos con la página de internet Nivel de satisfacción de graduandos con el correo electrónico Nivel de satisfacción de graduandos con el Centro de Tecnologías (CTI) Informe/Certificación de Instalación Informes de auditorías internas Incremento de 41% en 5 años (0) 2015 (400) Perfil de Graduandos (OPEI) 2009 (81%) 2014 (88%) 2009 (77%) 2014 (93%) 2011 (78%) 2014 (90%) -Mejorar la presencia de asistencia tecnológica hacia los usuarios -Mediante el Comité de Cuota Tecnológica se ha mejorado la distribución de computadoras, programados y otros equipos tecnológicos -No programar cursos en los labs

49 FLUJOGRAMA PROVEER SERVICIOS DIVERSOS, ÁGILES Y EFICIENTES UTILIZANDO TECNOLOGÍA EN LÍNEA 2008 AL PRESENTE Identificar servicios o procesos a mejorar en línea Identificar la infraestructura necesaria para ofrecer servicios Adquirir los equipos y programas (incluyendo la seguridad) Ofrecer adiestramientos al personal del CTI sobre los nuevos sistemas de información Mantener actualizada la página de y los contenidos de los departamentos y oficinas

50 Sesión de preguntas

51 Muchas gracias Por favor, completen la hoja de evaluación