MANUAL DE USUARIO UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA

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1 2013 MANUAL DE USUARIO UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA GERENCIA DE BECAS

2 Contenido GENERALIDADES DEL PROGRAMA... 4 OBJETIVO... 4 MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO... 4 RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO... 5 Manutención:... 5 Matrícula y colegiatura:... 6 Costos de investigación, tesis y material bibliográfico:... 6 Pasajes de ida y vuelta al centro de estudios... 6 Seguro de salud y seguro de vida internacionales:... 6 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO... 7 INICIO DE CONTACTO CON LA UNIVERSIDAD PARA LOGRAR LA ACEPTACIÓN O INGRESO AL PROGRAMA DE ESTUDIOS... 8 BÚSQUEDA DE UNIVERSIDADES... 8 ENTREGA DE REQUISITOS DE INGRESO A LA UNIVERSIDAD... 8 CARTA DE ACEPTACIÓN... 9 INICIO DE POSTULACIÓ PARA APLICAR A LA BECA... 9 REQUISITOS PARA POSTULAR A LA BECA... 9 POSTULACIÓN EN LÍNEA... 9 FORMULARIO DE POSTULACIÓN EN LÍNEA PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA REVISIÓN DE POSTULACIONES ADJUDICACIÓN DE POSTULACIONES NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTRATO CÓMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO Y EN QUÉ CONSISTE EL MISMO CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA BECA MANUTENCIÓN MATRÍCULA Y COLEGIATURA PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS GERENCIA DE BECAS Página 2

3 SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO PROCESOS QUE EL BECARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA DE CONTRATO DE BECA ULTIMAR DETALLES DE INGRESO CON LA UNIVERSIDAD PROCESO DE SOLICITUD DE VISA PRIMER DESEMBOLSO DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS PERIODICIDAD DE PAGOS COMO JUSTIFICAR PAGOS SEGUIMIENTO ACADÉMICO SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA AUMENTO DE PRESUPUESTO... Error! Marcador no definido. CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIOS O UNIVERSIDAD... Error! Marcador no definido. CAMBIO DE TIEMPO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA... Error! Marcador no definido. SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA... Error! Marcador no definido. SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA... Error! Marcador no definido. POSTERGACIÓN DEL INICIO DE LA COMPENSACIÓN... Error! Marcador no definido. CAMBIO DE GARANTES... Error! Marcador no definido. REPROGRAMACIÓN DE PAGOS O REDISTRIBUCIÓN DE RUBROS Error! Marcador no definido. FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA PERÍODO DE COMPENSACIÓN GERNERALIDADES OBJETIVOS DURACIÓN POSTERGACIÓN DE LA COMPENSACIÓN POR CONTINUACIÓN DE ESTUDIOS A NIVEL SUPERIOR GENERALIDADES... Error! Marcador no definido. GERENCIA DE BECAS Página 3

4 GENERALIDADES DEL PROGRAMA OBJETIVO La beca es un financiamiento no reembolsable que tiene por objetivo financiar los estudios de tercer nivel de los/as ecuatorianos/as en una de las mejores 175 universidades en el exterior 1. El requisito fundamental para postular y acceder a una beca dentro de este programa es poseer la carta de aceptación de una de las universidad extranjera dentro del listado del programa 2, con esta se procede de inmediato al análisis de documentación, precalificación y evaluación para realizar la adjudicación de la beca, siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos. Estudios de tercer nivel Incluye el financiamiento de programas de reforzamiento o nivelación (Foundation programs) Requisito indispensable: Carta de aceptación 175 centros de estudios Universidades de Excelencia Académica a nivel mundial MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO La beca tiene un monto máximo referencial de US$ ,00 pero, si un adjudicatario de beca debe pagar por rubro de matrícula y colegiatura valores que sobrepasen el monto referencial antes mencionado, se puede garantizar la beca por el valor total presupuestado. 1 Revisar listados de universidades en: 2 Ver Anexo 1(Listado de Universidades) GERENCIA DE BECAS Página 4

5 Manutenció n Costos de Investigació n, tesis y mat. bibliográfico US$ Matrícula Valor total de la beca Seguro de salud y vida Pasajes RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO La beca es completa y financia el 100% de los costos de los estudios que se incluyan dentro de los siguientes rubros: MANUTENCIÓN Hasta US$2800 mensuales, dependiendo del país de estudios MATRÍCULA De acuerdo al costo especificado por el centro de estudios COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hasta US$14900 PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS Hasta US$4000 en total Manutención: Este rubro está destinado para financiar los costos de alojamiento o vivienda, alimentación, transporte interno, vestimenta, servicios básicos, internet, entre otros. El monto máximo a otorgarse, por becario, es de US$2.800,00 mensuales, de acuerdo a la Tabla de Costos de vida 3 que establece el monto previamente asignado a cada país y ciudad de destino del becario. Si el becario es jefe de hogar y viaja con sus dependientes, podrá recibir US$300,00 mensuales adicionales previa solicitud entregada al analista a cargo de la elaboración del presupuesto. Si el becario tiene discapacidad y cuenta con el carnet del organismo emisor que certifique la discapacidad que posee, podrá recibir US$300,00 mensuales adicionales a su manutención. SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL Hasta US$1200 anuales 3 Revisar Tabla de Costos de Vida: GERENCIA DE BECAS Página 5

6 Matrícula y colegiatura: Este rubro no tiene un monto máximo establecido, el monto dependerá de la documentación que el becario entregue (cartas o documentos de la universidad) que indiquen los costos académicos y administrativos que deberá pagar a lo largo de sus estudios. Para calcular el valor de los segundos y posteriores años, se aplicará un incremento del 11% anual al valor del primer año de estudios. Costos de investigación, tesis y material bibliográfico: Para este rubro se destina un valor total de US$14.900,00 que deben ser distribuidos indistintamente en el presupuesto en base a las necesidades del becario. Tomar en cuenta que si el becario necesita desplazarse de su lugar de estudios hacia otras ciudades o países con objetivos académicos o investigativos (debidamente avalados por la Universidad o centro de estudios) deberá utilizar este rubro para cubrir con los costos de traslado, pasajes y manutención. Pasajes de ida y vuelta al centro de estudios Para este rubro se destina un valor total de US$4.000,00 que deben ser distribuidos de acuerdo a las cotizaciones presentadas por el becario en el primer y último desembolso. El cálculo del pago de pasaje de ida se hará en base a la cotización presentada al momento de elaborar el presupuesto y el cálculo para el pasaje de retorno se hará en base a un incremento del 12% del valor cotizado en el pasaje de ida al centro de estudios. Seguro de salud y seguro de vida internacionales: Para este rubro se destina un valor de US$1.200,00 anuales para que el becario compre una póliza de seguro de vida y una póliza de seguro de salud. Si la universidad o el país de estudios exigen al becario la contratación o compra de un seguro específico, éste podrá estar cubierto por este rubro de la beca ajustándose al monto máximo mencionado; si este seguro cubre parcialmente las especificaciones antes mencionadas, el becario deberá contratar un seguro complementario, tomando en cuenta que no se otorgarán fondos adicionales en caso de que la sumatoria de las pólizas de seguro sobrepasen el monto máximo establecido. Este rubro podrá ser programado de acuerdo a las regulaciones de cada proveedor de seguros; es decir su pago se lo podrá hacer de manera anual o al inicio por la totalidad de años de estudio. GERENCIA DE BECAS Página 6

7 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO ESTUDIOS DE PREGRADO Modalidad Presencial Hasta 7 años Se incluye el financiamiento del foundation program (programas de reforzamiento) de hasta 1 año de duración Se podrán financiar todos los programas, independientemente del área de conocimiento,siempre y cuando sean de modalidad presencial por un tiempo máximo de 7 años. El financiamiento de programas de reforzamiento, propedéuticos o «FoundationPrograms» también está cubierto por la beca. GERENCIA DE BECAS Página 7

8 INICIO DE CONTACTO CON LA UNIVERSIDAD PARA LOGRAR LA ACEPTACIÓN O INGRESO AL PROGRAMA DE ESTUDIOS BÚSQUEDA DE UNIVERSIDADES UNIVERSIDAD DE EXCELENCIA Contactar a la universidad y establecer requisitos para estudios de modalidad presencial EVALUACIONES Y REQUISITOS DE INGRESO A UNIVERSIDAD Rendir exámenes y pruebas exigidas Entregar documentación a la universidad ACEPTACIÓN DE UNIVERSIDAD Verificar si la universidad ha aceptado la solicitud de ingreso POSTULACIÓN A BECA Iniciar postulación en portal Senescyt El primer paso que un interesado en acceder a una beca para estudios de pregrado del programa Universidad de Excelencia debe seguir es realizar una búsqueda de universidad 4 y carrera para establecer si podría financiarse dentro de este programa de becas. Se debe recordar que este programa financiará únicamente programas presenciales, por lo que es importante consultar si el programa de estudios en el que se está interesado está impartido bajo esta modalidad. Una vez confirmada la modalidad de estudios y la existencia de la universidad en los listados de universidades aceptados para el programa, se puede proceder con la solicitud directa a la universidad sobre los requisitos de ingreso al centro de estudios. Este proceso es completa responsabilidad del interesado y ni el IECE o la SENESCYT intervienen en el mismo. ENTREGA DE REQUISITOS DE INGRESO A LA UNIVERSIDAD El interesado deberá reunir los requisitos solicitados por la universidad, tales como exámenes de aptitud lingüística, académica, referencias, cartas de motivación, hoja de vida, etc., y remitirlos a la universidad por la vía previamente establecida por el centro de estudios. El financiamiento de estos procesos también es responsabilidad del interesado y la beca no financiará estos costos. 4 Ver Anexo 1(Listado de Universidades) GERENCIA DE BECAS Página 8

9 CARTA DE ACEPTACIÓN Se deberá respetar los procesos administrativos establecidos por los centros de estudios para la revisión de documentación, calificación de expediente, etc. y, una vez que la universidad le haya remitido su carta de aceptación al programa de estudios, confirmar si esta aceptación no tiene condiciones. La única condición permitida para que se pueda aplicar a la beca es la aprobación de los programas de reforzamiento o propedéuticos (foundationprograms) cuyo tiempo máximo de financiamiento será de 1 año calendario. Con la certeza de tener una aceptación incondicional se podrá iniciar la aplicación al programa de becas. INICIO DE POSTULACIÓ PARA UNA BECA REQUISITOS PARA POSTULAR A UNA BECA - Ser ciudadano/a ecuatoriano/a,o extranjero con carnet de refugiado - Contar con un título o documento habilitante que puede ser acta de grado, o documento de la institución de educación que certifique el cumplimiento de los estudios, al momento de la postulación. En el caso de postgrado y pregrado, el título habilitante se presentará para la firma del respectivo contrato de financiamiento. - Contar con una carta de aceptación a un programa de estudios en universidades, centros de estudios o institutos de investigación en el exterior, según listado del programa. - Presentar el listado de los requisitos mínimos que exige la Universidad para ser aceptado en la misma. Si dentro del listado de requisitos presentados no consta la rendición de un examen de ingreso para la Universidad, el expediente deberá pasar al análisis del Comité Ejecutivo de Becas, quien se reservará el derecho de solicitar al postulante que rinda un examen de aptitudes, dentro del cual deberá obtener un puntaje mínimo de 8,5/10. - No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como deudor y/o garante y no ser contratista incumplido o adjudicatario fallido del Estado. POSTULACIÓN EN LÍNEA La postulación para este programa de becas es completamente en línea, esto quiere decir, que el postulante no deberá presentar documentación física sino que deberá crear un usuario para generar un formulario electrónico y cargar los documentos solicitados en el mismo. GERENCIA DE BECAS Página 9

10 1. El postulante deberá dirigirse a: programasbecas.educacionsuperior.gob.ec 2. Escoger la opción Becas en el Exterior 3. Identificar el programa Universidades de Excelencia 4. Revisar los apartados: - Descripción - Áreas de estudio - Montos - Requisitos - Bases de postulación - Listado de universidades - Obligaciones Una vez revisados los apartados antes señalados se podrá dar paso a la postulación en línea. GERENCIA DE BECAS Página 10

11 FORMULARIO DE POSTULACIÓN EN LÍNEA El formulario de postulación en línea consiste en un conjunto de pantallas, las mismas que individualmente tienen el objetivo de solicitar información al postulante para obtener su perfil. 1. El postulante deberá indicar su información personal (nombres completos, datos de contacto, fecha de nacimiento, lugar de residencia, etc.) 2. El postulante deberá ingresar su información académica. 3. El postulante deberá ingresar su información laboral (en caso de haber tenido previamente vinculación laboral, no es un requisito obligatorio). 4. El postulante deberá ingresar información relacionada con el programa y la universidad de estudios para los cuales solicita la beca. 5. Finalmente, el postulante deberá cargar en formato *.pd 5 f todos los documentos que sustenten que el postulante cumple con los requisitos solicitados por este programa de becas: a. Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación vigentes. b. En caso de tener discapacidad, presentar el carné del CONADIS. 5 Sitios sugeridos para convertir formatos.doc.jpg.bmp, etc en formato.pdf: GERENCIA DE BECAS Página 11

12 c. Copia de la carta de aceptación a un programa de estudios en universidades, centros de estudios o institutos de investigación en el exterior, según listados. La carta de aceptación podrá estar condicionada únicamente al pago de la matrícula o colegiatura y a la consecución de un programa de reforzamiento (foundationprogram) de hasta 12 meses de duración; caso contrario no podrá ser adjudicatario/a de la beca. d. Listado de los requisitos mínimos que exige la Universidad para ser aceptado en la misma. e. Presentar certificado de duración de estudios, con fecha de inicio y finalización, costos, pensum, programa de estudios o malla curricular y sistema de calificaciones. f. Presentar presupuesto estimativo del costo de la beca solicitada por el/la postulante. g. Presentar hoja de vida de acuerdo a formato. Tomar en cuenta que el sistema sólo permite la carga de archivos cuyo tamaño máximo sea 2 MB 6 6. Cuando el postulante haya completado cada una de las pantallas y cargado todos los documentos de respaldo de postulación, deberá CERRAR su postulación. Este proceso genera una alerta para que la postulación sea revisada; si una postulación completa no está cerrada, ésta no será revisada hasta que el postulante proceda a cerrar la misma. PROCESOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA REVISIÓN Revisión de postulaciones cerradas 15 días hábiles ADJUDICACIÓ N Informe técnico 7 días hábiles 2 comités de adjudicación por mes NOTIFICACIÓ N Después de la reunión del comité Vía correo electrónico 3 días hábiles REVISIÓN DE POSTULACIONES Los analistas de becas revisan las postulaciones que se hayan cerrado en el transcurso de una semana laboral; en caso de que una postulación esté incompleta se procederá a contactar vía correo electrónico al postulante para que complete su información en un plazo determinado, 6 Sitios sugeridos para comprimir archivos.pdf para ajustarlo al tamaño de 2MB permitido por el sistema de postulación: GERENCIA DE BECAS Página 12

13 si el postulante no cumple con este plazo, la postulación quedará rechazada por no contar con información completa. Todas las postulaciones completas para becas de Excelencia de PREGRADO son enviadas a la Gerencia de Becas del IECE para la elaboración de un informe técnico que es posteriormente presentado al Comité de Becas del IECE. ADJUDICACIÓN DE BECAS Para realizar las adjudicaciones de becas del programa Universidades de Excelencia se realizan dos reuniones cada mes, en estas reuniones se analizan todos los expedientes que están completos y que reúnen todos los requisitos exigidos en la etapa de postulación. El Comité tiene la potestad de solicitar información adicional a los postulantes cuyas postulaciones no tengan información clara sobre modalidad de estudios, institución de otorgamiento del título, etc. Si las postulaciones no cuentan con observaciones por parte del Comité, son aprobadas y esta aprobación se notifica a través de correo electrónico a los ahora adjudicatarios de beca del programa universidades de Excelencia. Las postulaciones para becas de Excelencia de POSGRADO son analizadas por SENESCYT y su Comité Ejecutivo de Becas cada 15 días remite las decisiones respecto a la aprobación de becas de posgrado al IECE. NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA Las notificaciones se realizan a través de correo electrónico a los adjudicatarios, esta notificación se la hace hasta 48 horas después de la reunión del Comité. El correo de notificación consta de los siguientes documentos: - Guía del adjudicatario, que le informará sobre el proceso de firma de presupuesto y contrato de una manera clara y detallada. - Checklist con los documentos habilitantes que deberá presentar para suscribir su contrato de beca. - Anexos que deberán ser llenados para presentar junto con la documentación habilitante. - Bases de postulación del programa. GERENCIA DE BECAS Página 13

14 PROCESOS CONTRACTUALES Y FINANCIEROS DE LA BECA PRESUPUESTO DE FINANCIAMIENTO CONTRATO DE BECA DESEMBOLSOS REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTRATO El adjudicatario debe reunir todos los documentos habilitantes indicados en el checklist para ser presentados ante un analista de becas en cualquier oficina del IECE a nivel nacional 7 con el objetivo de realizar su presupuesto y firmar su contrato. Es aconsejable que el adjudicatario se remita al listado de oficinas a nivel nacional del IECE que se adjuntó al correo electrónico de adjudicación para que se establezca una cita con el analista correspondiente. Para elaborar el presupuesto el adjudicatario deberá presentar obligatoriamente los siguientes documentos: Documento provisto por la universidad en el que se indiquen los costos de matrícula y colegiatura. Documento provisto por la universidad en el que se indiquen las fechas de inicio y terminación de estudios. Cotizaciones de pasajes aéreos. Cotizaciones de seguro de salud y vida. Si la universidad o el país de estudios exigen al becario la contratación o compra de un seguro específico, éste podrá estar cubierto por este rubro de la beca ajustándose al monto máximo mencionado; si este seguro cubre parcialmente las especificaciones antes mencionadas, el becario deberá contratar un seguro complementario, tomando en cuenta que no se otorgarán fondos adicionales en caso de que la sumatoria de las pólizas de seguro sobrepasen el monto máximo establecido. Checklist completo 8 7 Ver Anexo 4 (listado de agencias) GERENCIA DE BECAS Página 14

15 En caso de ser necesario, el analista podrá solicitar información adicional para finalizar la elaboración del presupuesto. FINIQUITAR PROCESOS DE BECAS NACIONALES El becario debe verificar si tiene programas de becas de otros componentes, como los programas de becas nacionales u otros programas internacionales, puesto que éstos deben finiquitarse antes de recibir el primer desembolso de la beca de Universidades de Excelencia, para lo cual deberá: 1. Realizar una liquidación financiera de su programa de becas anterior 2. Firmar un acta de finiquito del contrato de beca anterior o un acta de terminación de contrato por mutuo acuerdo CÓMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO Y EN QUÉ CONSISTE EL MISMO Documento provisto por la universidad en el que se indiquen los costos de matrícula y colegiatura Documento provisto por la universidad en el que se indiquen las fechas de inicio y terminación de estudios Cotizaciones de pasajes aéreos Cotizaciones de seguro de salud y vida El presupuesto es una programación semestral de los pagos de la beca, esta programación se hace en base al semestre calendario (6 meses) 9. El primer semestre consistirá de 2 pagos, el primer pago cubrirá: 8 Ver Anexo 3 Checklist de documentos habilitantes 9 Ver Anexo 2 (modelo de presupuesto semestral) GERENCIA DE BECAS Página 15

16 Rubro Manutención Pasaje de Ida Seguro de salud y vida internacional Tiempo 2 meses 1 año o el tiempo indicado por el becario El segundo pago, del primer semestre cubrirá: Rubro Manutención Matrícula y colegiatura Costos de investigación Tiempo 4 meses Por un año o un semestre, según indique el becario Por un año o un semestre, según indique el becario A partir del segundo semestre, no existen divisiones para pagos parciales dentro del mismo semestre, sino que el becario recibirá los rubros programados cada 6 meses. CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA BECA Los rubros se calculan de la siguiente forma: MANUTENCIÓN: El cálculo de este rubro se encuentra previamente establecido de acuerdo a la Tabla de Costos de Vida elaborada por la Senescyt para los programas de becas en el exterior 10. La beca otorga 45 días de financiamiento adicional que pueden ser distribuidos indistintamente antes del inicio de estudios o después de la finalización de los mismos, con el objetivo de que el becario cuente con tiempo financiado para realizar trámites administrativos inherentes a su programa de estudios. Se debe tomar en cuenta, que este período de 45 días no podrá otorgarse en caso de que ya se haya otorgado el tiempo máximo de financiamiento (7años) sólo para estudios. Ejemplo: MATRÍCULA Y COLEGIATURA: El becario debe presentar a su analista los sustentos del costo de la matrícula y colegiatura y el valor será establecido en base a estos documentos, por lo que es 10 Revisar Tabla de Costos de Vida: GERENCIA DE BECAS Página 16

17 muy importante que el becario tenga completa seguridad de que está entregando documentación completa para que su analista pueda establecer: - Periodicidad de pago (anual, semestral, trimestral, etc.) - Fechas límites de pago (pueden ser aproximadas) - Costo de cada crédito, materia u hora clase - Costos administrativos El analista programará los pagos de acuerdo a la periodicidad indicada por la universidad y se aplicará un incremento del 11% anual al valor presentado en los documentos de respaldo. PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS: El becario debe presentar a su analista una cotización (realizada en agencias de viajes, aerolíneas o vía internet) de un pasaje de una vía hacia la ciudad donde se encuentre ubicado el centro de estudios. El pasaje de ida se programa en el primer desembolso del primer semestre. Este rubro comprende la cobertura de cualquier medio de transporte, por lo que se deberá tomar en cuenta todos los pasajes que vayan a ser necesarios para que el becario llegue hasta la ciudad en donde esté ubicado su centro de estudios. Como solo debe presentar una cotización de una vía de ida, para calcular el valor del pasaje de regreso se aplica un incremento del 12% al valor cotizado. Este valor se programa en el último desembolso. SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL: El becario deberá presentar a su analista una cotización de póliza de salud y una cotización de póliza de vida, no es necesario que sean de la misma empresa y se puede cotizar el valor del seguro que la universidad o gobierno del país receptor exijan al becario como requisito para el inicio de los estudios. Tomar en cuenta que la sumatoria de los seguros no podrá superar los US$1.200,00 anuales, si supera este valor, la diferencia deberá ser asumida por el becario. La programación de pagos dependerá de la solicitud que haga el becario en base a la documentación presentada. COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: El becario no deberá presentar cotizaciones para el cálculo de este rubro, pero si deberá indicar a su analista como programar los pagos del mismo. Al momento de realizar la programación del presupuesto el becario deberá tomar en cuenta: - Fecha límite establecida por la universidad para realizar el primer pago de matrícula. - El IECE puede transferir directamente al centro de estudios el rubro de matrícula. - La beca no cubre costos de transferencias bancarias, Impuesto a la Salida de Divisas o diferenciales cambiarios que afecten al rubro desembolsado. GERENCIA DE BECAS Página 17

18 FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO Una vez elaborado el presupuesto y presentados los documentos habilitantes del checklist 11, se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. Se debe recordar que si no se ha entregado la documentación completa, la firma del contrato se postergará hasta que la documentación se haya completado satisfactoriamente. PROCESOS QUE EL BECARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA DE CONTRATO DE BECA ULTIMAR DETALLES DE INGRESO CON LA UNIVERSIDAD INICIO DE ESTUDIOS EN UNIVERSIDAD DE EXCELENCIA Contactar a la universidad y establecer requisitos para el inicio de los estudios RESERVA DE ALOJAMIENTO Cumplir con los requisitos exigidos por la universidad o país de estudios para reservar el alojamiento (vivienda) ORIENTACIÓN Es recomendable que los becarios asistan a la orientación impartida por el centro de estudios El becario deberá contactar a la universidad para establecer los requisitos que le soliciten para el inicio de estudios. Además, deberá cumplir con los requisitos exigidos por la universidad o el país anfitrión para realizar la reserva de su vivienda o alojamiento. Es recomendable que el becario asista a los procesos de orientación que imparten las universidades. 11 Ver Anexo 3 Checklist de documentos habilitantes GERENCIA DE BECAS Página 18

19 PROCESO DE SOLICITUD DE VISA SOLICITUD DE CITA Solicitar la cita con la debida anticipación Respetar los tiempos establecidos REUNIR DOCUMENTACIÓN Documentación personal información financiera Información Académica Información de beca PRESENTACIÓ N EN EMBAJADA Presentar documentación completa Verificar que cumple con todos los requisitos El proceso de solicitud de visa es responsabilidad del becario o adjudicatario de la beca de Universidades de Excelencia, no obstante, el IECE puede facilitarle los documentos que como sponsor o responsable de financiamiento le soliciten en la embajada o consulado del país receptor. El adjudicatario recibe en su correo electrónico de adjudicación una Carta de Adjudicación, en inglés y español, en donde se indica: - Fecha del comité en el que se le otorgó la beca - Monto referencial de la beca (calculado en base al presupuesto referencial entregado en la postulación) - Tiempo máximo de financiamiento - Rubros de cobertura de la beca En caso de que el adjudicatario necesite una carta con datos adicionales o un formato distinto deberá solicitarla con la debida anticipación a la fecha de su cita para entrevista de visa y su pedido será atendido dentro de 48 horas laborales. DESEMBOLSOS DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO Los documentos que habilitan al pago del primer desembolso (1er pago del 1er semestre) son: - La firma del contrato de financiamiento - Finiquito o terminación de contratos de becas anteriores (en caso de que haya tenido una beca anterior) - Certificado bancario de una cuenta activa y a nombre únicamente del becario ( no se aceptan cuentas conjuntas) Una vez que el becario tenga toda esta documentación, su analista procesará su desembolso en un tiempo aproximado de 4días. El mismo se lo realizará a la cuenta GERENCIA DE BECAS Página 19

20 nacional que el becario haya indicado. En caso de que el becario ya cuente con una cuenta en el país de estudios, se puede solicitar la transferencia a dicha cuenta. SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS Entregar el certificado bancario de la cuenta internacional para recibir los desembolsos en dicha cuenta Facturas, comprobantes de pago o certificados de pago de matrícula y colegiatura Facturas, comprobantes de pago, tickets electrónicos de los pasajes y sus pases de abordar Factura del seguro de salud y vida Reporte de avance académico, calificaciones o certificado de estar matriculado PERIODICIDAD DE PAGOS Los pagos se realizan de manera semestral, cada 6 meses calendario, de acuerdo a la periodicidad establecida con el becario al momento de la suscripción de su presupuesto y contrato. El becario debe tomar en cuenta cuáles son las fechas programadas para sus pagos de tal forma que remita con la debida anticipación a su analista los justificativos correspondientes. Se recomienda que los justificativos lleguen a manos del analista con 1 mes de anticipación previa a la fecha programada del pago. CÓMO JUSTIFICAR PAGOS Existen rubros que sólo se justifican con la presentación de facturas, mientras que otros se justifican con la presentación del récord académico o certificado de asistencia a clases: RUBROS JUSTIFICADOS CON FACTURAS O COMPROBANTES DE PAGO RUBROS JUSTIFICADOS CON RÉCORD ACADÉMICO O CERTIFICADO DE ASISTENCIA GERENCIA DE BECAS Página 20

21 MATRÍCULA Y COLEGIATURA SEGURO DE SALUD Y VIDA PASAJES (adjuntar además los pases de abordar) MANUTENCIÓN COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO La justificación de los pagos recibidos habilita al becario a recibir su siguiente desembolso programado, es importante aclarar que si un rubro no se justifica, ese rubro no se entregará al becario sino hasta el momento que entregue el justificativo correspondiente. Los justificativos podrán recibirse de forma escaneada Para recibir los desembolsos en el exterior, el becario deberá abrir una cuenta y remitir al IECEel respectivo certificado bancario que indique: - tipo de cuenta - número de cuenta - Códigos de transferencia (SWIFT, ABBA) - En caso de necesitarse los datos de cuenta de un banco intermediario (banco que transformará los dólares enviados de Ecuador a la moneda del país de estudios), su analista realizará la solicitud directamente a su correo electrónico. Una vez que el analista recibe todos los justificativos y cuenta con el certificado bancario y los detalles para la transferencia en el exterior, procesará el pago; el cual toma aproximadamente 7días hábiles en procesarse. SEGUIMIENTO ACADÉMICO El becario debe presentar obligatoriamente su récord académico oficial una vez que la universidad lo emita al final de cada período de estudios, con esto su analista verificará el desempeño académico del becario. Se debe recordar que el becario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los procesos administrativos correspondientes con respecto a la beca. SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA GERENCIA DE BECAS Página 21

22 Todo becario podrá elevar una solicitud dirigida al Comité de Becas del IECE, la misma que debe ser entregada al analista para la revisión del caso y la documentación correspondiente; las siguientes solicitudes para que sean conocidas y resueltas en el pleno del mismo: AUMENTO DE PRESUPUESTO CAMBIO DE CARRERA DE ESTUDIOS CAMBIO DEL TIEMPO DE FINANCIAMIENTO SUSPENSIÓN DE BECA TEMPORAL SUSPENSIÓN DE BECA DEFINITIVA Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo Facturas, comprobantes de pago, cotizaciones Carta de aceptación incondicional a un programa Carta de la universidad o tutor Certificados médicos La Universidad debe estar en el listado de las bases de postulación Notas del último semestre o período académico Para mayor información, remitirse al documento Solicitudes de becarios 12 FIN DE ESTUDIOS Y LIQUIDACIÓN DE LA BECA Entregar el título o acta de grado Entregar el reporte final de notas acumuladas Entregar facturas, comprobantes de pago, tickets electrónicos de los pasajes y sus pases de abordar del último pago Entregar factura del seguro de salud y vida del último pago Una vez finalizado el tiempo de financiamiento de la beca, el becario cuenta con 60 días de gracia para retornar al Ecuador, presentar sus documentos que respalden la finalización de estudios y realizar su liquidación financiera GERENCIA DE BECAS Página 22

23 ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS El becario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos: - Copia del título apostillado 13 o certificado de título en trámite - Copia del récord de notas final (transcript) que indique el número de créditos y las notas correspondientes LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA El becario debe presentar además los justificativos del último pago recibido: - Facturas o comprobantes de pago de seguros de salud y vida, pasajes, pases de abordar, matrícula y colegiatura. - Récord migratorio para la verificación de los pagos de manutención. La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los montos entregados al becario y los justificativos que se hayan presentado con respecto a los pagos recibidos. Si el resultado es este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al becario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados se ajustan a los montos máximos establecidos en cada uno de los rubros de su presupuesto. Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de valores al IECE, al no haberse justificado debidamente. 13 Se sugiere que el becario retorne al país con su título apostillado puesto que este constituye un requisito para el iniciar el proceso de Registro de Títulos en el organismo pertinente GERENCIA DE BECAS Página 23

24 PERÍODO DE COMPENSACIÓN GERNERALIDADES El período de compensación corresponde a la etapa de devengación de la beca, cuyo objetivo es la aplicación de los conocimientos adquiridos por el becario en áreas relacionadas con la temática de sus estudios. OBJETIVOS El objetivo es la vinculación laborar del becario en cualquier tipo de empresa, sea esta pública, privada, sin fines de lucro o una empresa propia. DURACIÓN El tiempo de duración de la compensación será igual al doble del tiempo del financiamiento de sus estudios. Si el becario tiene, además de la beca de Universidades de Excelencia, compromisos de devengación adquiridos con otras becas, la compensación se acumulará de acuerdo a la sumatoria total de todos los períodos de compensación. POSTERGACIÓN DE LA COMPENSACIÓN POR CONTINUACIÓN DE ESTUDIOS A NIVEL SUPERIOR Si un becario opta por continuar su estudios a nivel superior (maestrías o doctorados) podrá solicitar una postergación del inicio del período de compensación hasta después de finalizar los estudios de nivel superior. Si el becario ha obtenido un nuevo financiamiento de beca por parte de la Senescyt o el IECE para continuar con estudios de nivel superior, deberá suscribir un Acta de Terminación de contrato por mutuo acuerdo de la presente beca, la cual dejará como pendiente la etapa de compensación que faltare realizar, la misma que se sumará al siguiente contrato de beca En caso de que no se solicite nuevo financiamiento, el contrato seguirá vigente hasta el día que se termine la etapa de compensación. FINIQUITO DE LA BECA La beca se entiende como finiquitada una vez que el becario ha cumplido con todas las obligaciones académicas, financieras y de compensación que conforman la beca. GERENCIA DE BECAS Página 24

25 El becario deberá firmar un acta de finiquito de la beca, la cual tiene como propósito dar por terminado el contrato en virtud del cumplimiento de todas las obligaciones, sólo después de haber firmado este documento la persona deja de ser becario del programa. GERENCIA DE BECAS Página 25

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