MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS VESPERTINOS ICIPEV-ICV

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS VESPERTINOS ICIPEV-ICV Estimado alumno(a): Junto con darle la bienvenida, a continuación le detallamos procedimientos que le servirán de guía durante sus años como estudiante en la Universidad Santa Maria. 1.- En el ámbito Académico y Administrativo: Inscripciones *: Revisar Instructivo de Inscripción de Asignaturas. No inscribir asignaturas en proceso de convalidación o opciones de convalidar. Para las asignaturas con trabajos grupales, es estrictamente necesario que el alumno asista a la primera clase, dado que en esa instancia es cuando se forman los grupos. Las asignaturas que en el horario trimestral se definen "sujetas a cupo", serán revisadas por la Coordinación durante el período de inscripción, confirmándose al final del período si se dictan. Inscripciones obligatorias: Si el alumno reprueba una asignatura y no la cursa en los próximos tres (3) trimestres SIGA se la inscribe como asignatura obligatoria (con candado) al ingresar a la ventana de preinscripción. Las asignaturas con candado no se pueden desinscribir, salvo que deba cursar más de una asignatura obligada en el mismo trimestre. En este caso la desinscripción debe solicitarla por solicitud durante el período de inscripción. Inscripciones sin prerrequisito*: Excepciones sin prerrequisitos para las asignaturas: MAT023, MAT024, IWQ111, MAT042, FIS020 y FIS140. Desinscripciones: Las desinscripciones sólo se pueden hacer por SIGA en los períodos establecidos e informados en el Calendario de Actividades. Convalidaciones *: Toda convalidación se realiza por medio de solicitud en secretaría (formulario especial) pagando $8.000 por c/u (excepto las asignaturas de complementos) y durante el período establecido en el Calendario de Actividades. Se deben adjuntar los programas oficiales personalizados de las asignaturas relacionadas de la carrera anterior y que estén aprobadas en su Concentración de Notas. De no haber entregado Concentración de Notas original al postular, ésta solicitud será rechazada. Por otro lado, para los alumnos de ICIPEV, se opta a convalidar sólo asignaturas entre el 1º y 6º módulo de la carrera y para los alumnos de ICV, se opta a asignaturas del 1er al 3er módulo más ICN320, ILN211, ILN250, ILN217 e ICN322; otras solicitudes de convalidación puede presentar, sólo si cursó asignaturas relacionadas en Post Grados o Post Títulos. En casos específicos, las comisiones que evalúan las convalidaciones, se reservan el derecho de solicitar adicionalmente al alumno un examen de suficiencia o entrevista. Para ex-alumnos USM, las asignaturas con igual sigla no necesitan ser presentadas a convalidar. Toda apelación debe ser pagada como una nueva solicitud de convalidación. Tercera oportunidad: En caso de que repruebe en segunda instancia cualquier asignatura, exceptuando los complementos, puede inscribirla directamente en SIGA, dado que no necesita autorización para inscribirla. La aprobación de una segunda tercera oportunidad en una asignatura, será evaluada por la Comisión Académica de los Programas Vespertinos y de la Dirección General de Docencia, según el avance académico y antecedentes que presente el alumno, adjuntos a la solicitud. Los alumnos bloqueados por terceras oportunidades no podrán tomar asignaturas ese trimestre, es responsabilidad del alumno no realizar pagos. Los alumnos con terceras oportunidades pendientes - cuyas asignaturas se dicten ese trimestre - deberán inscribir obligatoriamente la asignatura. Rebaja Académica Voluntaria o Botón de Pánico *: Se ha dispuesto que con posterioridad al período de modificaciones y en fechas publicadas al comienzo de cada trimestre en el Calendario de Actividades, todo alumno podrá realizar directamente por SIGA la desinscripción de una asignatura en el trimestre, con las siguientes restricciones: se excluyen asignaturas obligatorias (candados) y asignaturas que se estén cursando por tercera oportunidad (VTR 3); no podrá emplearse esta facultad por más de una vez en la misma asignatura. Se puede hacer uso de este beneficio académico hasta un máximo de tres (3) veces en toda su permanencia en la Universidad. Se hace presente un uso responsable de este instrumento y el énfasis en que pasado dicho plazo no habrá modificación de inscripciones de ningún tipo. La Rebaja Académica Voluntaria es sin abono de arancel Página 1 de 5.

2 Retiro Temporal *: Para solicitar retiro temporal de la carrera, el alumno deberá llenar una solicitud especificando claramente el período y motivos que lo llevan a esta situación. Además, si requiere cambio de cheques, debe quedar explicito en la solicitud. Si tiene asignaturas inscritas en el trimestre, el retiro temporal implica perder el 5% del arancel del período más la matrícula respectiva. En caso de solicitar el retiro temporal sin haber inscrito asignaturas, se abona el 100% del arancel total del trimestre. La matricula no se abona en ningún caso. Para solicitar retiro temporal fuera del plazo establecido en el Calendario de Actividades, el alumno debe presentar antecedentes que avalen dicha excepción académica, esta solicitud será analizada en Comisión Académica de los Programas Vespertinos y en caso de ser aprobada, el abono se calculará proporcional al período transcurrido desde el comienzo del trimestre, pasada la decima semana (2/3 del trimestre), no se considerará abono. Los alumnos que en el período de modificaciones desinscriban todas sus asignaturas, se considerarán con retiro temporal del trimestre, lo cual implica perder un 5% del arancel del período más la matrícula respectiva. No existe el retiro temporal de una asignatura, si se opta por este camino, se desinscriben todos los ramos del trimestre. El retiro temporal es de todas las asignaturas del trimestre y no sólo de una. Abandono de Estudios: Según la normativa USM, un alumno no debe permanecer más de dos años con retiro temporal durante su carrera es decir, seis trimestres consecutivos o la suma de ellos, pasado este período el alumno pasa a Calidad de Abandono de Estudios. Para reincorporarse, deberá elevar solicitud adjuntando documentación que avale su ausencia, la que será presentada y evaluada por la Dirección General de Docencia. Eliminación: El alumno es eliminado de la carrera al reprobar dos veces una asignatura de complementos, reprobar más de una asignatura por segunda vez, superar en más del 50% el tiempo de duración de la carrera, por baja prioridad académica y por infracciones disciplinarias y conductas impropias, tanto dentro como fuera de los recintos de la Universidad. Retiro definitivo: No existe devolución de pagos por Retiro Definitivo (aprobado por Servicio Nacional del Consumidor), según consta en el Reglamento que firma el alumno al ingresar al Programa. Cambio de Carrera: En caso de ser aprobado el cambio de carrera, de ICIPEV a ICV o viceversa, el alumno paga arancel de su nueva carrera como alumno nuevo. Además deberá firmar contrato y reglamento de la carrera a la cual se cambia y cartas de compromisos, en caso de que deba hacer alguna de las asignaturas de Complementos. Según reglamentos de la Universidad, sólo está permitido un cambio de carrera dentro de la USM. Cambio de Campus o asignatura en otro Campus: Debe elevar solicitud dos semanas antes que comience el trimestre. Si el arancel es mayor al pagado, debe documentar la diferencia en el trimestre que se cambia. En caso contrario, la diferencia se abona para la próxima documentación de arancel. Cambio de plan de estudio: Se solicita a través del SGDI y sólo las personas que tengan aprobado su cambio de plan de estudio podrán inscribir las asignaturas del nuevo plan. Justificativos: De no asistir a alguna evaluación, el alumno cuenta con dos días hábiles para entregar justificativo (Licencia Médica o Carta del Empleador) en Secretaría del Programa. Este documento será evaluado por el profesor de la asignatura, quien es el único responsable de aceptar o rechazar el justificativo. *Fecha establecida en Calendario de Actividades de la carrera. Este calendario se publica al inicios de cada trimestre en la página web del programa Página 2 de 5.

3 2.- Sistemas Red de Alumnos WI-FI Para ingresar a la red inalámbrica USM, se debe acceder a la red usm_alumnos, clave UTFSMWIFI, posteriormente se debe abrir el navegador y loggearse con su mail USM y clave. Página del Programa: Inicio >> Noticias, se actualizan periódicamente con información general del Programa. Se recomienda revisar a diario. En sección Alumnos >> Información del Trimestre, encontrará información relevante como: horarios, postulación a beca Dr. Daniel Alkalay, consulta de cupos disponibles para el período de modificaciones, Calendario de Asignaturas y de Actividades. En sección Alumnos >> Información de la Carrera, encontrará reglamento, contrato, manual de procedimientos, instructivo de inscripción de asignaturas, proyección de asignaturas y programas de las asignaturas convalidables. SGDI (Sistema de Gestión del Departamento de Industrias): Es el sistema que da servicio a todos los programas del Departamento de Industrias. Aquí el alumno podrá consultar toda la información relacionada con sus asignaturas inscritas en el trimestre, apuntes y documentos, notas, noticias de cada asignatura y noticias importantes del programa. Tenemos un acceso directo al sitio SGDI desde la página de ICIPEV e ICV. Para acceder por Credenciales SG, se requiere ingresar con su rut sin puntos ni guión y la clave genérica son los 5 últimos números de su rut incluyendo el dígito verificador sin puntos ni guión o por Credenciales USM, con su usm y la clave del mismo. Cualquier duda comunicarse a Noticias de asignaturas por correo: en cuenta >> preferencias, el alumno puede suscribir su correo para ser notificado de las noticias de las asignaturas inscritas. SOLICITUDES ACADÉMICAS: mediante el sistema podrá solicitar en Accesos Directos >> Solicitudes Académicas o en la pestaña de Herramientas >> Solicitudes Académicas. 1.- Solicitudes académicas: Puede pedir revisión de pagos y situación académica, retiro temporal y definitivo, solicitud de inscripción sin prerrequisito, tercera oportunidad, traslado de campus y todo tipo de solicitudes que no implique cambio de cheques ni entrega de documentos (para estos tipos debe realizar las solicitudes directamente en la Secretaría del Programa). 2.- Constancias: sólo información que no sea posible obtener por medio de certificados. 3.- Certificados de Asignación Familiar Otros certificados se solicitan directamente en la Secretaría del Programa, pagando $3.000 por concepto de estampillas No se tramitarán certificados y constancias ingresados como Solicitudes Académicas y viceversa. ESTADO: Después de ingresar a Solicitudes Académicas a través de Accesos Directos o por la pestaña de Herramientas, puede ver: - Estado de Solicitudes Académicas - Estado de Ingreso: Donde puede verificar; el estado de preselección al programa, si presenta algún documento pendiente y si debe rendir Complementos de Físicas y/o Matemáticas. RETROALIMENTACIÓN: en Accesos Directos >> Retroalimentación o en la pestaña de Herramientas >> Retroalimentación: en esta opción se pueden plantear temas para implementar, mejorar o corregir Página 3 de 5.

4 SIGA (Sistema de Información de Gestión Académica): Departamento de Industrias Sistema oficial de la Dirección de Estudios UTFSM para todos los alumnos de la Universidad, única modalidad para la inscripción de asignaturas y modificación de carga académica. Aquí es posible inscribir asignaturas, visualizar el resultado de sus inscripciones y revisar Prioridad Académica, Avance y Resumen Académico donde se muestra el total de asignaturas de la carrera junto al estado de cada una de esta: aprobada, reprobada, pendiente, incompleta 00I o convalidada 00C. Cabe destacar que estás notas son oficiales es decir, las que aparecerán en certificados y se considerarán como referencia al momento de revisar el cumplimiento de los prerrequisitos. Si el alumno detectará algún error deberá solicitar la revisión de éstas. La Prioridad Académica o PA es un indicador que se utiliza en la USM para medir el avance académico de los estudiantes y de la calidad del mismo. El cálculo de esta fórmula considera las calificaciones obtenidas (ponderadas por créditos), los trimestres de permanencia en la carrera y la proporción de créditos aprobados sobre el total de créditos cursados, además este valor es actualizado trimestralmente por la Dirección de Estudios y puede ser visualizado en la parte inferior del resumen académico. Desde el año 2009 este indicador se encuentra bajo evaluación de la Dirección General de Docencia para los Programas Vespertinos del Departamento de Industrias. Para ello se desarrolló una variante de la fórmula tradicional, que considera las diferencias de período y carga de créditos. Una vez establecida la fórmula definitiva y las equivalencias entre ambas jornadas, se aplicará la actual reglamentación USM, la que indica que aquellos alumnos con baja PA serán eliminados de la carrera al finalizar el año académico. Actualmente en la jornada diurna se exige una PA mínima de pts. 3.- De Pagos Las matrículas son trimestrales y se pagan en el período de pagos establecido en el Calendario de Actividades. La matrícula debe ser pagada al contado, ya sea en efectivo o cheque al día. No existe ningún tipo de descuento sobre el valor de la matrícula. No podrá matricularse el alumno que mantenga alguna situación financiera pendiente sin regularizar (cheques protestados o en cobranza judicial). Es responsabilidad del alumno regularizar este tema antes de comenzar el trimestre. Existen seis modalidades de pago para el arancel: Cheque al día, diez cheques, modalidad CORFO (seis cheques que se dividen en 4%, 4%, 4%, 22%, 33% y 33% del total a pagar), vale vista, factura y pago con tarjeta de crédito.. Pago con factura: Todo alumno que pague con factura, deberá completar solicitud en Secretaría del Programa, adjuntando solo orden de compra de la Empresa, donde se solicite la confección del mencionado documento, monto e ítems a facturar, forma de pago, datos de contacto de los encargados de pagar la factura y detalle de cualquier otro dato necesario a incluir en la factura. El alumno es responsable de informar la forma de pago de la factura. De no haber sido pagado dicha factura, el alumno no podrá inscribir asignaturas el trimestre siguiente. En caso de encontrarse en su último año debe pagar el arancel dentro de los trimestres que cursará las asignaturas, por ejemplo si al alumno le restan cuatro asignaturas por cursar en 2 trimestres, entonces deberá pagar arancel con un máximo de siete cheques. El Programa considera un descuento del 5% sobre el arancel al pagar al contado. Para acceder a este descuento, el alumno debe pagar el arancel anual (tres trimestres) en el período de inscripción, en la fecha indica en Calendario de Actividades. Cálculo de arancel La Coordinación estipula un arancel anual de nueve asignaturas. En caso que el alumno requiera inscribir un número menor de asignaturas, deberá calcularlo de la siguiente manera: Seis asignaturas en el año equivalen a 2/3 del arancel y tres asignaturas en el año a 1/3, a su vez doce asignaturas equivalen a 4/3 del arancel. Cualquier número intermedio de asignaturas se calcula sumando el valor de un ramo adicional. Ejemplo: Cinco asignaturas anuales equivalen a 1/3 del arancel anual más dos asignaturas adicionales. En el caso de las complementarias, se agrega valor de 1/2 asignatura adicional. El número de asignaturas que documente anualmente, debe distribuirlo durante los tres trimestres del período, si es que tiene pagos que involucren el año completo. El diferencial del arancel quedará abonado en dinero, para el próximo pago de arancel Página 4 de 5.

5 Si el alumno requiere inscribir un número mayor de asignaturas de las ya pagadas, podrá documentarlas en período de pagos. Las matrículas fuera de plazo, sólo se paga en el primer día del período de modificaciones. El Portal de Pagos USM no debe ser utilizado por los alumnos vespertinos. Taller de Título I no se paga. Taller de Título II tiene el valor de una asignatura normal (en caso de reprobar debe pagar nuevamente). El electivo no se paga, la excepción esta en los planes de estudio 6705 y 6805, que tienen el valor de una asignatura normal. Las asignaturas complementarias cuestan la mitad de un ramo adicional. Además los alumnos del Programa ICV no pagan las asignaturas de Ingles y Espíritu Empresarial. En caso que el alumno inscriba un número menor de asignaturas a las pagadas, deberá solicitar que se recalculen sus pagos y se abone la diferencia para el próximo pago de arancel. No se considera el cambio de cheques por menor carga académica ni devolución de dinero. La entrega de documentos para cambio de cheques debe efectuarse al menos ocho días hábiles anteriores a la fecha de vencimiento, en Secretaría del Programa. El costo de cambiar documentos consta de un cargo fijo de $5.000 más 1,5% mensual del monto del cheque. Los alumnos que paguen en modalidad CORFO, no podrán solicitar cambio de los tres primeros cheques (4% cada uno). La devolución de cheques demora aproximadamente seis semanas desde el día en que se aprueba la solicitud de cambio. No se devuelven cheques sin previa entrega de los nuevos documentos pactados. Los excedentes generados por menor carga académica bajo la modalidad de pago CORFO, serán abonados para posteriores pagos y no se devolverán al alumno. Los abonos de cualquier tipo (congelación, pago en exceso, becas, etc.) son en dinero y no en número de asignaturas y deberán ser utilizados para un próximo pago de arancel. El arancel no cursado se devolverá una vez que el alumno egrese de la carrera. Los cheques protestados deben ser aclarados en la caja USM. Los cheques en cobranza judicial deben ser aclarados con abogado USM. 4.- Importante Considerar El pago con cheques es responsabilidad del alumno, por lo que es obligación del mismo verificar el correcto pago de ellos. Dado lo anterior, la Universidad se reserva el derecho de cobros administrativos en caso de aclaración de protestos en forma retrasada. Los programas ICIPEV e ICV no informan deudas por SIGA, en caso de que el SIGA refleje deuda, esta corresponderá a alguna carrera previa cursada por el alumno en la Universidad, cheques protestados o en cobranza judicial, que debe solucionar para poder inscribir sus asignaturas. La caja de la Universidad atiende de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. Sólo los días de pagos de aranceles tiene horario extendido. Las resoluciones firmadas por el Director del Programa son los únicos documentos válidos a las respuestas emitidas de las solicitudes, y el alumno es el encargado de retirarlas en Secretaría. Es obligación del alumno revisar las respuestas de Coordinación, no hacerlo, lo puede conducir a errores que no son responsabilidad del Programa. Las convalidaciones sólo son oficiales una vez que aparecen en SIGA. El sistema de información SGDI es sólo un medio para entregar una pronta respuesta. Se solicita a los alumnos, revisar Contrato, Reglamento y Cartas de Compromiso que se firman al ingresar al Programa, dado que aquí se estipulan reglas básicas para todos los alumnos. Atentamente, Coordinadores Programas Vespertinos ICIPEV-ICV Página 5 de 5.

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