Envío de documentos adjuntos I. Usando el Web- del Recinto de San Germán

Transcripción

1 Universidad Interamericana de Puerto Rico Centro de Estudios Graduados San Germán, Puerto Rico Envío de documentos adjuntos I. Usando el Web- del Recinto de San Germán 1. Puede usar la misma técnica con otros correos basados en la Web. Si tiene alguna pregunta sobre un correo basado en la Web, hágala en clase. Generalmente es el mismo procedimiento: a. Localizar el archivo en su computadora. b. Colocarlo en el encasillado correspondiente. c. Darle attach o adjuntar (o cualquier equivalente). d. Enviar el correo. 2. Abra el correo electrónico de la Universidad (Usted tiene una cuenta asignada ya en este servidor.) a. La dirección para acceder el Web es b. En el encasillado de USERNAME, escriba su nombre de usuario (sin la arroba ni lo que le sigue a la arroba, el sistema le completa este proceso). En el próximo encasillado, donde dice PASSWORD, entre su contraseña y haga clic en el botón de LOG IN. c. Si prefiere el interfaz en español, donde dice LANGUAGE, busque Español. d. Su dirección de correo es generalmente nombre_apellido, por ejemplo, el correo para Juan Campos es juan_campos e. Cuando le de su dirección a alguien, incluya la forma completa: nombre_apellido@sg.inter.edu, ejemplo: Juan_campos@sg.inter.edu 3. La primera vez que entre, será con la contraseña que se le dio en clase. Cámbiela inmediatamente usando la Opción de cambio de contraseña. Ésta opción se encuentra bajo PREFERENCES en el panel de la izquierda. 4. En la próxima pantalla aparecen sus casillas de correo como INBOX, SENT, etc. Usted puede crear nuevos apartados para sus diferentes tipos de correspondencia. 5. Para leer un mensaje solo haga doble clic en el mensaje correspondiente. Una ventana se abre con el mensaje. Si tiene un bloqueador de ventanas, desactívelo o incluya alpha.sg.inter.edu en su lista de aprobados.. 6. Para enviar un correo seleccione el botón de NEW. En el panel de la derecha se abre un correo nuevo. Note que tiene varios botones para formatear su correo. Página 1 de 5

2 7. Siga las instrucciones en la pantalla. Este proceso es similar a muchas otras cuentas de correo basadas en la Web. a. TO: aquí escriba la dirección para el envío de trabajos: homework@sg.inter.edu b. Si le rebota el correo, avíseme inmediatamente e imprima el mensaje que recibió de vuelta. c. SUBJECT: escriba el número del curso en el que está matriculado e inmediatamente el tema del mensaje. NO ESCRIBA SU NOMBRE AQUÍ. SOLO EL NÚMERO DEL CURSO SEGUIDO DE UN ESPACIO Y EL TEMA DEL MENSAJE. i. Ejemplo: 2060 tercera reflexion d. CC: Si quiere enviarle copia a alguien, utilice cualquiera de estos dos encasillados. e. En el cuerpo del mensaje escriba una nota y fírmela. Es simple cortesía firmar su correspondencia. Todavía no oprima el botón de SEND. Falta adjuntar el documento. Si quiere puede guardarlo para luego enviarlo usando SAVE TO DRAFTS. i. NUNCA envíe un documento adjunto con el cuerpo del mensaje en blanco. NO es apropiado enviarlo en blanco y será ignorado y asumido que NUNCA se recibió. ii. Escriba una nota diciendo su propósito. Puede decir algo como: Aquí va la reflexión que corresponde al día tal; El trabajo sobre la casetera está incluido para su corrección; etc. 8. Tan pronto seleccione el botón de ATTACHMENT, se abre una línea que dice FILE TO ATTACH: Busque su documento con el botón de BROWSE y siga las siguientes instrucciones. a. Proceda entonces a incorporar su documento como parte del mensaje. b. Asegúrese que el documento que va a enviar es el correcto y que aparece en su pantalla. c. Oprima el botón de enviar y voila! Ahí se fue el correo con el documento adjunto. d. Puede enviar más de un documento adjunto a la vez, siguiendo los mismos pasos. 9. La línea del SUBJECT debe reflejar el contenido del mensaje pero NO el nombre del archivo ni el nombre suyo, y debe comenzar también con el número del curso seguido de un espacio. Por ejemplo, si usted está enviando un trabajo sobre la cámara digital o una reflexión, y es del curso EDUC 2060, el asunto debe ser algo como 2060 trabajo sobre camara digital; si es para el curso LISC 5350, entonces sería algo como 5350 reflexion de la tercera clase. a. Note que no se usan acentos ni tildes al igual que en los nombres de los archivos. 10. Documentos adjuntos enviados sin línea de mensaje, o sin el número del curso como primer elemento de la línea del ASUNTO/SUBJECT, o una nota en el cuerpo del mensaje, serán ignorados y se asumirá NUNCA recibido. Por lo tanto, si sigue las instrucciones dadas, no tendrá problemas. Página 2 de 5

3 11. El enviar documentos usando su correo debe convertirse en segunda naturaleza para usted. Es muy conveniente que aprenda a manejarlo con soltura. 12. Nuevamente, NO enviar nada por duplicado ni tampoco a la dirección personal del profesor. 13. A partir del 5 de febrero de 2005, cualquier documento que usted envíe a mi casilla de correos privada será ignorado, al igual que correo enviado sin el número del curso como primer elemento del ASUNTO. 14. Gracias por su cooperación. 15. Ejemplo perfecto de envío de correo electrónico con la línea del ASUNTO/SUBJECT en la forma correcta y el archivo nombrado en la forma explicada en clase. Alguna pregunta? II. Configurando Outlook Express para leer y enviar su correo Para usar Outlook Express para manejar su correo tiene que saber quién es su proveedor de Internet. Si usted no tiene acceso a Internet en su casa, recuerde que usted paga cuotas universitarias para usar los computadores del Recinto. Si nunca ha usado el Outlook Express, y solamente usted lo va a usar, siga las instrucciones a continuación. Si ya lo tiene configurado, lo único que tiene que hacer es añadir una cuenta nueva para que recoja el correo de la Inter. 1. Busque el icono de Outlook Express (Puede estar en su Desktop o en el menú de Start ). Una vez lo encuentre, abra el programa. 2. Si es la primera vez que lo utiliza, le va a salir el asistente para ayudarle a establecer su cuenta. Si ya lo ha utilizado, vaya entonces al paso número 3. En la pantalla del asistente, asegúrese que está marcado Create a new Internet account como aparece abajo. Oprima NEXT. 4. Escriba su nombre según le pide el asistente y oprima NEXT. Página 3 de 5

4 5. En el próximo encasillado, escriba su correo de la Inter según le fue asignado. Cuando termine, oprima NEXT. a. Su correo generalmente es 6. Para poder bajar su correo, necesita decirle al asistente cual es el servidor de entrada (INCOMING MAIL SERVER) y para enviar su correo, necesita un servidor de salida (OUTGOING MAIL SERVER). Puede utilizar el de San Germán, pero si no le funciona, debe entonces usar el servidor de su proveedor de Internet. Si no conoce este detalle, visite la página de su proveedor o pregúntele. Ingrese en los encasillados correspondiente alpha.sg.inter.edu como se ve en la ilustración. Coteje que tiene señalado que es POP3. Una vez que termine de entrar esta información apriete NEXT. 7. Después entre la información de su cuenta. Donde dice ACCOUNT NAME, entre su nombre de usuario que le fue asignado (ejemplo, para Juan Campos, su nombre de cuenta es juan_campos) sin la arroba ni lo que le sigue a la arroba. Entre su contraseña en el encasillado apropiado. Si esto es en su propia PC, marque donde dice REMEMBER PASSWORD. Haga esto solo en su casa o en su propia laptop. Cuando termine, apriete NEXT. 8. Y con esto concluye el asistente. Oprima el botón de FINISH para terminar el proceso. Esto lo regresa al Outlook Express. 9. Puede hacer mas cambios y modificaciones a la cuenta usando el menú de TOOLS ACCOUNTS. 10. Cuando abra la caja de diálogo con las cuentas, apriete la pestaña de MAIL y oprima el botón de PROPERTIES al lado derecho de la caja de diálogo. Página 4 de 5

5 11. Cuando el recuadro de las PROPERTIES abra, haga los cambios necesarios. Puede cambiar el nombre con que va a aparecer la cuenta en la lista de cuentas de correo. En la pestaña de ADVANCE puede seleccionar dejar una copia en el servidor (NO se lo recomiendo) si es que piensa usar el interfaz Web y Outlook. Cuando termine, oprima el botón de APPLY para que tome efecto los cambios que hizo. 12. Con Outlook Express (o la versión completa) puede manejar mucho mejor su correo electrónico desde la comodidad de su computador. 13. También puede usar otros clientes de correo como Eudora, Incredimail, o Thunderbird. Este ultimo es absolutamente gratis y puede configurarlo siguiendo las instrucciones para el Outlook. III. Otros asuntos: Prefiera usar el correo de la universidad para enviar trabajos. Si el servidor no está disponible, puede usar su correo personal. Coteje frecuentemente su correo si lo mantiene en el servidor. Si lo baja a su PC, lo puede manejar mucho mejor. Aprenda a manejarlo efectivamente. Correos que NO comienzan con el número del curso, o que solamente dicen el número del curso, serán ignorados. Algunos trabajos serán requeridos a través del correo electrónico. La mayoría de los trabajos se envían a través de WebCT. Recuerde que cuando envía un documento adjunto, éste debe venir acompañado de una nota. NUNCA envíe anejos sin una nota; se simplemente cortesía para el que recibe el mensaje. Hay otros clientes de correo electrónico que puede bajar de la Internet. Estos se configuran como las instrucciones dadas arriba. Entre los programas mas populares están el Incredimail [ Thunderbird [ Eudora [ Todos le ayudan a manejar el correo electrónico, tanto el de su proveedor de Internet como el de la Universidad. Disponible también en formato de PDF Iván E. Calimano, Ph.D. Todos los derechos reservados. c:\documents and settings\owner\my documents\clases 2006\fall_q_2006\2006.instrucciones_correo.doc Página 5 de 5