Manual de Usuario GESDEP - Gestión del Depósito

Transcripción

1 Manual de Usuario GESDEP - Gestión del Depósito I. Objetivo El presente Manual de Usuario tiene como objetivo guiar al usuario en la Gestión del Depósito. II. Alcance Con la implementación de GESDEP se va a descentralizar la gestión de pedidos de bienes al depósito, llegando a nivel de UDAIs/Oficinas en el Centro A005 (Unidades de Atención) y a nivel de Coordinaciones en el centro A001 (Administración Central). La gestión abarca los siguientes Módulos: solicitud de pedido, modificación de solicitudes, recepción de pedidos y consulta de estado de las mismas. Centro A001 - Administración central Sigue sin gestionar stock. Se agrega la opción: 3. Aprobar Solicitudes Centro A005 - Jefaturas Regionales - UDAIs y Oficinas Gestionará stock. Se agregan las opciones: 3. Aprobar Solicitudes 6. Stock y Consumos III. Consideraciones Generales Cada Dirección es responsable por los agentes que autoriza al uso del Aplicativo. 1/22

2 IV. Detalle de Tareas Acceso a la aplicación: Intranet/Aplicaciones/SAP/Portal de ingreso/gestión del depósito En el Menú de la pantalla principal, se mostrarán las siguientes opciones: 1. Solicitud de Pedido 2. Modificar solicitudes 3. Aprobar Solicitudes 4. Recepción de Pedido 5. Stock y Consumos 6. Consulta de Solicitudes 1. Solicitud de Pedido 1.1. El usuario podrá generar un pedido haciendo click en Solicitud de Pedido Generación de Solicitud de Pedido El sistema mostrará Usuario y Solicitante. 2/22

3 1.3. Presionando Buscar, el sistema traerá los siguientes datos: Centro Almacén Dirección de entrega 1.4. El usuario debe verificar los datos que visualiza en la pantalla Si los datos que muestra el sistema son correctos, continuar en el punto Si los datos son incorrectos, el usuario deberá hacer click en el botón Datos Erróneos Se mostrará la siguiente pantalla para que el usuario tilde el/los campo/s equivocados. Una vez tildados, se habilitarán para que pueda ingresar el dato correcto. 3/22

4 Una vez realizadas todas las modificaciones correspondientes, hacer click en el botón Enviar. Aparecerá el siguiente mensaje: 1.5. El usuario deberá completar los siguientes campos: Piso: debe informar el piso del solicitante. Dato obligatorio. Sala: debe informar la Sala/oficina, en caso de no estar dividido el piso poner 0 (cero). Dato obligatorio. Fecha de entrega: Se posiciona sobre el campo en blanco y le mostrara un almanaque para que seleccione la fecha. 4/22

5 Clase de documento: elegir del desplegable la clase de documento que desea seleccionar Seleccionar Confirmar Carga de ítem de pedido de materiales: en esta pantalla podremos seleccionar los materiales que vamos a solicitar, realizando una búsqueda por Numero de material o texto de material (parte del nombre del material). 5/22

6 Búsqueda por Número de material: Ingresar el número de material y seleccionar Buscar. Se mostrarán todos los materiales que contienen ese número Para agregar unidades, seleccionar Editar del material elegido. Ingresar en el campo Cantidad el número a solicitar Seleccionar Ingresar y el sistema permitirá seguir agregando materiales (los que aparezcan con botón Editar ). Aquellos ya ingresados pueden ser eliminados haciendo click en el botón Quitar. 6/22

7 Búsqueda por Texto de material: permite buscar materiales ingresando nombre del material. Luego hacer click en botón Buscar. Ejemplo: ADHE Seleccionar el material correspondiente del desplegable, hacer click en el botón Editar e ingresar la cantidad necesaria. Confirmar con el botón Ingresar. 7/22

8 1.8. Podrá seguir buscando materiales haciendo click en el botón Nueva Búsqueda Una vez seleccionados todos los materiales, el usuario debe hacer click en el botón Grabar Solicitud El sistema preguntará si desea grabar la solicitud, hacer click en Aceptar Una vez grabada, aparecerá el mensaje de confirmación con un número de solicitud El validador recibirá un mail informándole que tiene una solicitud para liberar y el número de la misma. 8/22

9 2. Modificar Solicitudes 2.1. El usuario podrá modificar solicitudes de pedido haciendo click en Modificar solicitudes Solicitudes Pasibles de Modificación El sistema mostrará Usuario y Solicitante El sistema listará todas las solicitudes que pueden ser modificadas. Para hacerlo, el usuario debe hacer click en el botón Selección. 9/22

10 2.4. Una vez seleccionada la solicitud, se mostrará la pantalla con el detalle de la misma Presionamos en el botón Editar En esta pantalla podemos: Agregar materiales: ver el punto 1.7 de este manual. 10/22

11 Editar o quitar los materiales solicitados: Una vez editada la solicitud, el estado del material cambiará a Modificado. Luego, deberá grabarse haciendo click en el botón Grabar Solicitud Aparecerá un mensaje de confirmación: 11/22

12 3. Aprobar Solicitudes 3.1. El usuario podrá modificar solicitudes de pedido haciendo click en Aprobar Solicitudes Aprobar Solicitudes En la próxima pantalla, el usuario podrá buscar las solicitudes aprobadas y las no aprobadas Aprobados: Se listarán las solicitudes ya aprobadas. 12/22

13 Seleccionando una solicitud, el usuario podrá visualizarla La solicitud puede desaprobarse haciendo click en el botón Desaprobar Las solicitudes ya tratadas, no pueden desaprobarse: No aprobados: El sistema listará las solicitudes no aprobadas 13/22

14 Seleccionando una solicitud, el usuario podrá Editarla o aprobarla Editar: ver el punto 2.4 de este mismo manual Aprobar: hacer click en el botón Aprobar. Aparecerá el mensaje de confirmación 4. Recepción de Pedido 4.1. El usuario podrá recepcionar pedidos haciendo click en Recepción de Pedidos Aprobar Solicitudes Para realizar la recepción del pedido, el usuario deberá ingresar el número de pedido de traslado que figura en el remito que le entregan junto al pedido físico de materiales. 14/22

15 4.3. Presionando el botón Buscar, el sistema traerá los siguientes datos: Usuario: quién está por recepcionar Solicitante: código y descripción del área a la que corresponde el pedido N de Pedido de Traslado: Número que identifica el pedido Fecha de remito: fecha de emisión del remito Texto cabecera: campo libre para hacer aclaraciones 4.4. Presionando el botón Detalle, el usuario podrá visualizar el detalle de los materiales recibidos. 15/22

16 4.5. El usuario deberá corroborar los materiales recepcionados en el remito de papel con los que figuran en la pantalla. Si son correctos, deberá seleccionar el botón Confirmar para finalizar la recepción Aparecerá el mensaje de confirmación: 5. Stock y Consumos 5.1. Stock a consumir (solo para el centro A005) El usuario podrá consumir stock haciendo click en Stock y consumos Stock a consumir El sistema mostrará el solicitante y permitirá que el usuario busque por: 16/22

17 Material: Nº de material a consumir Grupo de compras: del bien a consumir. Muestra todos los bienes a consumir del grupo de compras elegido Tipo de bienes: Activo fijo o de consumo El usuario deberá presionar el botón Editar del material a consumir. Se habilitará el campo para escribir la cantidad de material a consumir y hacer click en Ingresar. 17/22

18 Luego, el usuario deberá apretar el botón Grabar consumo Se mostrará el número de consumo generado Aceptando la confirmación, se mostrará el stock actualizado del material recientemente consumido Consumos realizados En esta sección, el usuario puede consultar los consumos. El sistema mostrará: 18/22

19 Solicitante: código y descripción del área a la que corresponde el pedido. Fecha: rango de fechas a consultar Clase de documento: elegir del material desplegable la opción buscada El sistema mostrará todos los consumos realizados según los filtros aplicados El usuario puede visualizar un consumo haciendo click en el botón Selección Puede anularse el consumo de uno o varios ítems haciendo click en Seleccionar y Anular Seleccionados o en Anular Todos El sistema mostrará un mensaje de alerta. 19/22

20 Aceptada la anulación, el sistema mostrará el número de anulación de consumo. 6. Consulta de Solicitudes 6.1. El usuario podrá consultar el estado de sus solicitudes de pedido haciendo click en Consulta de Solicitudes Consulta estado de solicitudes El sistema mostrará una pantalla con el dato del solicitante y los siguientes filtros de búsqueda: Fecha desde-hasta (rango de fechas a buscar) 20/22

21 Usuario Nº solicitud de pedido Nº de pedido de traslado Clase de documento 6.3. Se desplegará una tabla con los siguientes datos: Nº de SOLPE y Fecha crea. SOLPE: Datos de la solicitud de pedido Fecha aprob. SOLPE: Datos de la liberación de la solicitud de pedido Número de pedido de traslado y fecha de creación de pedido de traslado: Datos referidos del pedido de traslado Número de remito y fecha de remito: Datos de la elaboración del remito (Salida del pedido). Numero de recepción y fecha de recepción: Datos referidos a la recepción del pedido Cantidad días entre fecha de creación y fecha de recepción: Datos referidos a los días transcurridos entre la creación de la solicitud y la recepción de la misma 21/22

22 6.4. Haciendo click en el botón Selección de la última columna, se abre una ventana nueva con el detalle de la solicitud. El apartado anulaciones informa si los datos son los creados originalmente o si provienen de anulaciones anteriores. 22/22