ORVE OFICINA DE REGISTRO VIRTUAL. Manual Usuario Final Versión 3.1 Fecha de revisión 06/04/2016 Realizado por Equipo de Desarrollo PHP ORVE - 2.

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1 ORVE OFICINA DE REGISTRO VIRTUAL Manual Usuario Final Versión 3.1 Fecha de revisión 06/04/2016 Realizado por Equipo de Desarrollo PHP ORVE / 1

2 CUADRO RESUMEN DEL DOCUMENTO Documento: Fichero: Autor: Revisado por: Manual de Usuario ORVE-manual-usuario SGAD SGAD CONTROL DE CAMBIOS Edición Fecha Descripción de la Modificación Visado por V2.7 28/11/2016 V2.8 15/12/2016 V2.9 03/02/2017 Inicio del control de versiones para el documento. Nuevos puntos: Nuevo Registro (Proceso Guiado). Nuevo Registro de Salida. Cambios de Logos y nuevo Anexo para generación y cotejo de CSV Añadido comentario sobre Original en sección Anexar documentos SGAD SGAD SGAD V3.0 04/04/2017 Nueva sección Requisitos de uso SGAD V3.1 20/04/2017 Explicación detallada de requisitos técnicos en la sección Requisitos de uso SGAD Modificación imágenes en alta de registro para incluir avisos DNI V3.2 09/05/2017 Actualizados textos de documentación física Nueva sección con informes de oficina SGAD Nueva sección con oficinas inactivas Aviso de acceso ORVE / 2

3 ÍNDICE Requisitos de uso... 5 Qué requisitos son necesarios para utilizar ORVE?... 6 Requisitos Técnicos... 6 Qué certificados son válidos para el uso de ORVE?... 8 Acceso a la Aplicación... 9 Nuevo Registro Nuevo Registro Gestión del campo Documentación Física / Soportes Anexar documentos Nuevo Registro (Proceso Guiado) Nuevo Registro de Salida Creación y Gestión de Plantillas Pendientes de Envío Recibidos Pendientes de Confirmar Entrada pendiente de confirmar Confirmados Rechazados Reenviados Enviados Esperando Confirmación Confirmados Rechazados Reenviados Rectificados Anulados Directorio Común Mi Oficina Datos de contacto Notificaciones Estadísticas Usuarios ORVE / 3

4 Informes Anexo I Configuración Java Anexo II Sección de Estados Anexo III Buscador y Bandeja de Búsqueda Anexo IV Etiquetas sobre Registros Anexo V Selección de Oficina por Defecto Anexo VI Firma de Documentos Adjuntos Anexo VII Generación y cotejo de documentos CSV ORVE / 4

5 Requisitos de uso ORVE / 5

6 Qué requisitos son necesarios para utilizar ORVE? Que mi entidad esté adherida al convenio/acuerdo correspondiente. Que mi entidad disponga de usuarios autorizados para el uso de ORVE. Que los usuarios dispongan de certificados digitales válidos para el uso de ORVE. Que las oficinas de registro dispongan de conexión a Internet. Que las oficinas de registro dispongan de equipamiento de digitalización. Que mi entidad implante, mediante instrucción interna, los procedimientos de uso, digitalización y registro de ORVE/SIR. Requisitos Técnicos A continuación se indica tabla de compatibilidades por Sistemas Operativos, Navegadores, máquina virtual de Java y tipos de Autenticación y Firmado disponibles en ORVE. Sistemas Operativos (64bits) Navegadores Clave Autenticación Miniapplet Afirma (no recomendado) Miniapplet Afirma Firmado Autofirma v1.4.2 (recomendado. No requiere Java) Windows XP SP3 Internet Explorer 8+ No Java 7+ Java 7+ Sí Firefox 52 ESR No Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42 Sí Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42+ Sí No Java 7+ Sí Windows 7 SP1+ Firefox 52 ESR Sí Java 7+ Java 7+ Sí Firefox 52+ Sí No No Sí Internet Explorer 8+ Sí Java 7+ Java 7+ Sí ORVE / 6

7 Chrome 42 Sí Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42+ Sí No Java 7+ Sí Windows 8 Firefox 52+ Sí No No Sí Internet Explorer 10+ Sí Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42 Sí Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42+ Sí No Java 7+ Sí Windows 10 Firefox 52+ Sí No No Sí Internet Explorer 10+ Sí Java 7+ Java 7+ Sí Chrome 42 Sí Java 7+ Java 7+ Sí Linux 2.6+ (Soporte para Ubuntu y Guadalinex) Chrome 42+ Sí No Java 7+ Sí Firefox 52+ Sí No No Sí Chrome 42 Sí Java 7+ Java 7+ Sí Mac OSX Chrome 42+ Sí No Java 7+ Sí Firefox 52+ Sí No No Sí ORVE / 7

8 Safari 5+ Sí No No Sí Recomendamos que No se use Windowx XP, y en el caso de usar Internet Explorer, usen versiones superiores a la 8. Qué certificados son válidos para el uso de ORVE? Es necesario que el certificado se encuentre entre los incorporados en la Puede encontrar información en el siguiente enlace: Anexo-PSC.pdf?idIniciativa=190&idElemento=2550 ORVE / 8

9 Acceso a la Aplicación ORVE / 9

10 Para acceder a la aplicación oficina de registro virtual, es necesario estar dado de alta en el Portal de EELL ( Sin estar identificado en el portal, tanto pulsando en Acceder con certificado digital (Figura 1) como en el enlace Oficina de registro virtual (Figura 2) se procederá a la autentificación del usuario mediante certificado digital. Figura 1 Una vez en el portal de autentificación, se mostrará los métodos de autenticación, Cl@ve (Figura 2). Figura 2 Si se decide usar Cl@ve, se redireccionará al servicio, donde se podrá elegir el método de identificación que se quiera: ORVE / 10

11 Figura 3 Si se requiere ayuda para la identificación mediante Cl@ve puede obtenerse en este enlace. Si el método de autenticación seleccionado (método alternativo), tendremos lo siguiente al seleccionarlo: Figura 4 Pulsaremos en Entrar y nos saldrá un cuadro de diálogo donde podremos seleccionar el certificado con el que queremos autenticarnos en el portal. La identificación a través está obsoleta y será eliminada en futuras versiones. Únicamente se debe emplear este método si no es posible identificarse a través de Cl@ve. Una vez se haya accedido como usuario al portal en la sección aplicaciones, se encuentra el enlace OFICINA REGISTRO VIRTUAL, desde donde se accederá a la aplicación. ORVE / 11

12 En caso de haber pulsado el enlace antes de acceder como usuario al portal, aparecerá la pantalla de autentificación, una vez autenticado, el usuario vuelve al portal y deberá seleccionar de nuevo OFICINA DE REGISTRO VIRTUAL. En el caso de ser un usuario de una comunidad autónoma o de la AGE, deberá acceder al portal correspondiente portal de comunidades autónomas ( o y se podrá entrar de manera análoga al del portal de Entidades Locales. En caso de ser una entidad local, a la aplicación podrán entrar las personas con los siguientes cargos: Alcaldes. Entidades. Secretarios. Gestores designados. Usuario de Aplicaciones: Oficina de Registro Virtual de Entidades Locales Para un usuario de Comunidad Autónoma, el perfil con acceso será únicamente: Usuario de Aplicaciones: Oficina de Registro Virtual de Entidades Locales Gestión de Usuarios de los Portales Los portales, tanto de EELL como de CCAA, permiten una autogestión de usuarios por parte de las entidades / organismos. Esta gestión de usuarios está disponible para los Alcaldes / Presidentes, Secretarios, Gestores Designados de cada entidad / organismo, y Gestor de Usuarios. Al acceder cualquiera de estos perfiles al portal, tras identificarse, en el menú superior dispondrán de un enlace a Gestión de Entidad Accediendo a Listado de Usuarios, se le permite al gestor acceder al listado de usuarios y cargos de la entidad. Haciendo clic en NUEVO podrá crear usuarios y asignarles el perfil que desee, en nuestro caso, Usuario de Aplicaciones, y posteriormente, seleccionar ORVE / 12

13 Nuevo Registro ORVE / 13

14 El botón para acceder a esta funcionalidad se encuentra sobre el menú de las bandejas de entrada y salida de la página principal de la aplicación. El botón actúa de la siguiente manera en función de lo que se seleccione. Si hace clic en: Directamente en el botón NUEVO, accederá a la ventana de redacción de Nuevo Registro. Mediante la flecha de opciones anexa al botón Nuevo, puede acceder a: Nuevo (Proceso guiado): Esta funcionalidad permite crear un Nuevo Registro pero guiando y explicando cada una de las partes que componen un Registro en ORVE. Recomendamos su uso para usuarios que no estén familiarizados con la aplicación. Registro de Salida: Cuando queremos realizar un registro de salida. En este caso el interesado siempre será una de las unidades asignadas a la oficina que tenga activa el usuario actual. Plantillas: Permite seleccionar modelos o plantillas de registro previamente guardadas. Pulsando sobre la flecha se mostrarán las opciones comentadas anteriormente (Figura 4). Figura 4 Nuevo Registro En primer lugar se rellenarán los datos del origen y destino del registro, para lo cual se seleccionará la entidad registral desde una lista desplegable y la fecha de de envío. Para el destino se puede empezar a escribir el destino y aparecerá una ayuda para facilitar el dato (Figura 5). También se pueden consultar los posibles destinos pulsando el icono libreta. En esta ventana (Figura 6) los destinos que no estén disponibles no dispondrán del botón seleccionar. ORVE / 14

15 Figura 5 Figura 6 A continuación se introducen los datos del interesado, los cuales vienen divididos en los datos para contactarlo y su dirección (Figura 7). Únicamente los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. La validación del campo documento identificación será en función del campo Tipo de identificación. A la hora de introducir los datos de interesado es importante seleccionar el tipo de persona del mismo, pudiendo ser este persona física o persona jurídica. Por defecto, el formulario de recogida de datos del interesado aparece preparado para recoger los datos de una persona física, para cambiar el tipo a persona jurídica se deber hacer click en Cambiar a Persona Jurídica en la parte superior del bloque del formulario. Así mismo, para realizar el cambio inverso (Es decir, de persona jurídica a persona física) habrá que hacer click en la acción Cambiar a Persona Física en el mismo lugar. En cada uno de los casos el formulario mostrará los campos a rellenar para el tipo de persona seleccionado. Téngase en cuenta que un interesado de tipo Persona jurídica se denominará por su razón social y únicamente podrá tener como Tipo de documento de identificación el tipo CIF, mientras que un interesado de tipo Persona Física se denominará por su nombre y apellidos y podrá tener como Tipo de documento de identificación los tipos NIF, pasaporte, NIE u otros de persona física. ORVE / 15

16 Figura 7a Bloque de interesado (Modo Persona Física ) Figura 7b Bloque de interesado (Modo Persona Jurídica ) En el caso de que el interesado disponga de un representante, este se podrá añadir marcando la casilla que se encuentra en la esquina inferior izquierda del cuadro de interesado (Figura 7). Los datos del representante vienen divididos de igual forma que los del interesado (Figura 8). En el bloque de representante se podrá seleccionar el tipo de persona (física o jurídica) del mismo modo que en el bloque de interesado. ORVE / 16

17 Figura 8 Pulsando el botón añadir interesado, aparecerá un nuevo cuadro como el que se acaba de rellenar, de modo que se podrán añadir varios interesados. En la parte superior derecha del recuadro del interesado, aparecerá un botón para eliminar los interesados añadidos que al final no sean necesarios. El asunto consiste en tres campos de texto, donde se especificará el resumen, que será el único cambo obligatorio, la referencia externa, y el número de expediente correspondiente (Figura 9). Figura 9 Para el apartado de Información complementaria y de control, solo hará falta rellenar los campos Tipo de transporte entrada, Número transporte entrada y observaciones apunte, el resto vendrán rellenos con la información del certificado, no obstante son editables (Figura 11). El apartado Expone y Solicita consta de dos campos opcionales (Figura 10): ORVE / 17

18 Figura Solicita: Este campo se cumplimentará, si es necesario, con la descripción del objeto de la solicitud. Si se cumplimenta el campo Expone, el capo Solicita tendrá que cumplimentarse. 2. Expone: Exposición de los hechos y antecedentes relacionados con la solicitud. Si se cumplimenta este campo deberá cumplimentarse el campo Solicita. Gestión del campo Documentación Física / Soportes El campo Documentación física soportes, indica si el registro viene acompañado con documentación física, o si por el contrario, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica El contenido de este campo es el siguiente: 3. Si el valor de este campo es Documentación física digitalizada, es indicativo de que NO acompaña al registro documentación en papel de ningún tipo, y por tanto, el registro puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con sus datos y sus anexos Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente y devuelta al ciudadano, siguiendo el procedimiento vigente. Si se actúa como RECEPTOR del registro, se puede continuar la tramitación por vía electrónica. Nota informativa En estos casos, el registro aparecerá en la bandeja sin ningún icono asociado. 4. Si el valor de este campo es Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes), es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel necesaria para la tramitación. ORVE / 18

19 Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación no pueda ser escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales, de acuerdo a las excepciones establecidas en el procedimiento vigente. Si se actúa como RECEPTOR del registro, se debe esperar a la llegada de la documentación física antes de realizar cualquier acción sobre el registro. Nota informativa En estos casos, el registro aparecerá en la bandeja con la marca 5. Si el valor de este campo es Documentación adjunta digitalizada y complementaria en papel es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación, ya que ha podido ser digitalizada con total validez. Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del organismo destino. Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente, pero no aplique la devolución al ciudadano y deba ser remitida al organismo destino. Si se actúa como RECEPTOR del registro, se puede continuar la tramitación por vía electrónica, aunque llegará el papel posteriormente y deberá custodiarse, o gestionarse de la forma habitual. Nota informativa En estos casos el registro aparecerá en la bandeja con la marca ORVE / 19

20 Figura 11 En recepción, la cabecera del registro muestra si un documento lleva documentación física adjunta. Indicando si es requerida o complementaria (Figura 12). Figura 12 Anexar documentos Por último se añaden los anexos. Pulsando Seleccionar fichero, se abrirá el explorador de archivos que permitirá seleccionar el archivo que necesite el usuario, se podrá indicar la validez del documento (viene definida por defecto, de acuerdo al Esquema Nacional de Interoperabilidad) entre Copia electrónica autentica, Copia u Original como validez del documento. Figura 13 Nuevo Registro (Proceso Guiado) Este método de creación de registros presenta las mismas secciones del formulario de Nuevo Registro, salvo que se guía al usuario a través de los distintos pasos que forman parte de la creación de un Registro en ORVE. Este método es recomendado para usuarios nuevos en ORVE, ya que además de realizar la cumplimentación completa del formulario de nuevo registro, se explica a alto nivel cada sección del formulario. ORVE / 20

21 Nuevo Registro de Salida En ORVE, un registro de salida es igual que uno de entrada pero el interesado es siempre una de las unidades de tramitación relacionadas con la oficina de origen. Por esto el usuario no tiene que rellenar la sección Interesado en el formulario de Nuevo Registro de Salida. Creación y Gestión de Plantillas La creación de plantillas parte de la ventana de Nuevo Registro, pero en vez de dar a Enviar se dispone la opción de Guardar como plantilla de manera que no se envía el registro sino que se deberá asignar un nombre a ese formulario tipo y luego, podrá ser recuperado a través, bien a través del botón de Nuevo, como se explica en el punto 2.1., donde se muestran las últimas 5 plantillas gestionadas, o bien: Pulsando el botón Mis Plantillas en el listado de bandejas, se mostrarán las plantillas del usuario (Figura 14). Para guardar un mensaje como plantilla, hay que pulsar el botón Guardar como plantilla situado bajo el formulario del mensaje. Entrando en cada plantilla se podrán editar y eliminar en cualquier momento. ORVE / 21

22 Figura 14 Para realizar un registro a partir de una plantilla, se ha de acceder a la plantilla, completar la información y hacer clic sobre la opción de Crear Registro y una vez creado, se enviará como un mensaje normal. Al editar una plantilla, aparecerá un recuadro amarillo indicando que se está editando la plantilla y no un registro: Figura 15 ORVE / 22

23 Pendientes de Envío ORVE / 23

24 En esta bandeja, se encuentran los registros que han sido editados pero que aun no han sido enviados, al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 16) dividido en diferentes secciones: origen, destino y estado de la entrada, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 16 Sobre esta información, se encuentran los botones con los que se actuará sobre las entradas (Figura 17). ORVE / 24

25 Figura 17 Anular: cambia el estado del registro de tal modo que queda anulado, sin seguir el resto del procedimiento de envío y pasa a estar en la bandeja de anulados. Editar: aparecerá una ventana como la de nuevo registro, pero con los datos rellenos, y en este caso se podrán modificar los datos que sean necesarios. Enviar: El registro será enviado al destinatario establecido. Justificante: Permite obtener el justificante para proporcionárselo al ciudadano. Replicar: Permite realizar una copia en Pendiente de envío por si se quiere replicar la vista actual del registro y obtener así otro identificador / justificante distinto. Nota informativa Si el registro incluye anexos se firmará digitalmente con el certificado que el usuario haya utilizado para acceder a la aplicación. ORVE / 25

26 Recibidos ORVE / 26

27 En esta bandeja se muestran los registros recibidos, tanto los tramitados como los pendientes. Al pulsar sobre una de las entradas de la bandeja de entrada, aparecerá una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 18) dividido en diferentes secciones: origen, destino y estado de la entrada, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 18 ORVE / 27

28 En este caso las acciones que se podrán realizar desde esta página, dependerán del estado en el que se encuentre la petición. Esta bandeja, al igual que la de salida, dispone de un filtro para facilitar la búsqueda de las entradas que el usuario necesite. Pendientes de Confirmar En este apartado de la bandeja de entrada, aparecen las entradas que han sido recibidas y aun están pendientes de confirmar. Figura 19 Los resultados se muestran en la tabla de la derecha, mostrando fecha, origen, interesado y asunto, del registro. Al lado del nombre de la sección en el menú de la bandeja de entrada aparece una notificación con las nuevas entradas, resaltando con un asterisco rojo donde hay tareas pendientes. En la parte superior de la pantalla aparece escrita la ruta de donde se encuentra trabajando el usuario (Figura19). Esta ruta aparece en todas las ventanas de la aplicación y permite navegar más fácilmente por la misma. Además al pasar el ratón por encima del ámbito se desplegarán los disponibles para el usuario. En el caso de haber más de diez oficinas, se mostrará un botón bajo el listado que llevará a una página con un listado con todas las oficinas (Figura 20 y 21). ORVE / 28

29 Figura 20 Figura 21 Nota informativa A la izquierda de cada registro aparece un icono indicativo de si acompaña documentación física, con los siguientes valores: Acompaña documentación física requerida. Acompaña documentación física complementaria. (Sin icono) No acompaña documentación física. Se debe evaluar el contenido de este campo respecto a las instrucciones del apartado Entrada pendiente de confirmar Al pulsar sobre una de las entradas de la bandeja de entrada, aparecerá una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 22) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. ORVE / 29

30 Figura 22 Sobre esta información, se encuentran los botones con los que se actuará sobre las entradas (Figura 23). Figura 23 Volver: Vuelve a la bandeja de entrada. Aceptar: Aprueba la entrada, asigna al registro un número de registro de entrada en la oficina de destino. El usuario de registro confirma que el asiento registral es competencia de su oficina. Un asiento que se ha aceptado no podrá ser modificado o intercambiado posteriormente. Rechazar: Rechaza la entrada. Aparecerá un cartel, donde se indica a quién se rechaza, y un apartado para añadir observaciones sobre el rechazo (Figura 24). ORVE / 30

31 Figura 24 Reenviar: Vuelve a mandar el registro a una entidad de nuestra elección, además pide una observación sobre el por qué del reenvío (Figura 25). Figura 25 Rectificar: Dado que el registro original no debe alterarse para garantizar su integridad con la información contenida en el justificante de registro entregado al ciudadano, la opción rectificar crea un nuevo registro copia del anterior que el usuario de registro puede modificar un vínculo entre ambos registros. El usuario deberá indicar el motivo de la rectificación que se incluirá en las observaciones del nuevo registro creado. Se modifica el estado del registro erróneo pasando a estar "Rectificado", y se incluye un enlace al registro nuevo y viceversa, para establecer el vínculo entre ambos (Figura 41). Esta operación solo se puede realizar sobre aquellos registros cuyo origen se diera en orve Confirmados En esta bandeja se encuentran los registros que el usuario ha aceptado. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 26) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. ORVE / 31

32 Figura 26 En este caso las acciones que se podrán realizar desde esta página, serán volver a la anterior y sacar un archivo PDF (Figura 27). ORVE / 32

33 Figura 27 Rechazados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido rechazados por el usuario. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 28) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. En la parte superior se indica quien ha rechazado la entrada, a quien se lo ha rechazado y el motivo del rechazo. Figura 28 ORVE / 33

34 En este caso la acción que se podrá realizar desde esta página, será volver a la anterior (Figura 29). Figura 29 Reenviados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido recibidos y reenviados por el usuario (mostrando el origen y el destino originales). Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 30) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura30 En este caso la única acción que se podrá realizar desde esta página, será volver a la anterior (Figura 31). ORVE / 34

35 Figura31 ORVE / 35

36 Enviados ORVE / 36

37 En esta bandeja se encuentran los registros que han sido enviados, previamente estuvieron en la bandeja de pendientes de enviar. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 32) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 32 En este caso las acciones que se podrán realizar desde esta página, dependerán del estado en el que se encuentre la petición. Pulsando el botón replicar registro (esta opción solo aparece cuando el registro ha sido enviado), situado en el menú de opciones para el registro, se accederá a un formulario con los datos del registro anterior listos para añadir las modificaciones necesarias para crear el nuevo. Es una forma sencilla de crear un registro parecido a otro. Al realizar esta acción el registro duplicado es almacenado en la bandeja de pendientes de envío. ORVE / 37

38 Esperando Confirmación En esta bandeja se encuentran los registros que han sido enviados, pero que aun no han sido confirmados por la oficina de registro destino. Al pulsar sobre alguna de las entradas de la bandeja se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 33) dividida en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado el asunto y los anexos. Figura 33 En este caso las acciones que se podrán realizar desde esta página, serán volver a la anterior y: Figura 34 Replicar Registro: abre un formulario con los datos del registro actual para hacer uno nuevo con datos similares de forma rápida. Justificante: Genera un PDF con el justificante del registro para entregárselo al ciudadano. ORVE / 38

39 Confirmados En esta bandeja se encuentran los registros quehan sido aceptados al usuario. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 35) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 35 En este caso las acciones que se podrán realizar desde esta página, serán volver a la anterior y: Figura 36 Replicar Registro: abre un formulario con los datos del registro actual para hacer uno nuevo con datos similares de forma rápida. Justificante: Genera un PDF con el justificante del registro para entregárselo al ciudadano. ORVE / 39

40 Rechazados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido rechazados por otras oficinas de registro. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 37) dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 37 En este caso las acciones que se podrá realizar desde esta página, será volver a la anterior. Figura 38 Replicar Registro: abre un formulario con los datos del registro actual para hacer uno nuevo con datos similares de forma rápida. Reenviar: Vuelve a mandar el registro a una entidad de nuestra elección, además pide una observación sobre el por qué del reenvío. Justificante: Genera un PDF con el justificante del registro para entregárselo al ciudadano. ORVE / 40

41 Reenviados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido recibidos y reenviados por el usuario (mostrando el origen y el destino nuevos). Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 39) dividido en diferentes secciones: nº de registro de entrada y estado de la misma, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 39 En este caso la única acción que se podrá realizar desde esta página, será volver a la anterior (Figura 40). Figura 40 Rectificados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido rectificados. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 41) dividido en diferentes secciones: nº de registro de entrada y estado de la misma, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. ORVE / 41

42 Figura 41 Anulados En esta bandeja se encuentran los registros que han sido Anulados. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra una nueva pantalla con los datos del registro (Figura 42) dividido en diferentes secciones: nº de registro de entrada y estado de la misma, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. Figura 42 ORVE / 42

43 Directorio Común ORVE / 43

44 A esta pantalla se puede acceder desde el menú superior de la aplicación. En el directorio común se encuentran todas las oficinas de registro disponibles en la aplicación y un filtro para hacer la búsqueda de las mismas más sencilla (Figura 38). Sobre el nombre de la unidad, en caso de disponer de una, se muestra el nombre de la unidad superior (marcado en rojo) Figura 43 Como se puede ver en la imagen, se puede buscar por nombre o código de oficina. ORVE / 44

45 Mi Oficina ORVE / 45

46 En esta sección se muestra información variada de la oficina, estadísticas, usuarios, datos de contacto y la configuración de las notificaciones. Datos de contacto Muestra la información básica de contacto de la oficina, tipo de vía, dirección, país, correo electrónico, etc. Notificaciones Aquí se configuran las notificaciones que se desean recibir para los registros recibidos, enviados, rechazados, confirmados, reenviados y rectificados. Marcando la casilla con un tick y posteriormente pulsando Guardar se enviarán correos electrónicos a las direcciones especificadas en el campo de la derecha. Para añadir varias hay que pulsar Añadir dirección de correo, entonces aparecerá un campo extra de texto para añadir una nueva dirección. Estadísticas Muestra unas estadísticas sencillas sobre los registros de la oficina, como los destinatarios más recientes, o los mensajes recibidos, permite agrupar los resultados por fecha. ORVE / 46

47 Usuarios Muestra los usuarios activos de nuestra oficina con su cargo correspondiente. Si el cargo del usuario es Administrador de aplicaciones podemos gestionar los usuarios de la oficina: Únicamente se permite dar de baja los usuarios de aplicaciones. Para crear nuevos usuarios hay que pinchar sobre el botón de Nuevo usuario y se mostrará un formulario de alta: Los campos obligatorios son Tratamiento, Unidad, NIF, Nombre y Primer apellido. ORVE / 47

48 Informes Permite exportar un documento con los registros vinculados a la oficina pudiendo filtrar la consulta por varios campos: Fecha desde y Fecha hasta: Nos permiten reducir la búsqueda a las fechas comprendidas entre estos campos. Las fechas se introducirán a través de un selector. En caso de dejar uno o ambos campos en blanco no habrá límite de antigüedad (Fecha desde) y/o límite de novedad (Fecha hasta). Nota: La fecha introducida en el campo Fecha desde no debe ser igual o posterior a la fecha en el campo Fecha hasta. Entidad: Seleccionamos la entidad con la que interactuaremos. Es un campo con función de autocompletar, por lo que debemos comenzar a escribir parte del nombre o del identificador para buscar la deseada. Una vez localizada tan solo tendremos que pulsar sobre ella para seleccionarla: ORVE / 48

49 Seleccionador Origen/Destino: Debemos especificar cuál será el rol de la entidad seleccionada en el paso anterior. Si elegimos Origen la entidad seleccionada actuará como emisora de los registros y la oficina con la que estamos operando será la receptora. Del mismo modo, si seleccionamos Destino en selector la entidad será tratada como la encargada de recibirlos mientras que la oficina operadora será la emisora. Documentación: Nos permite elegir uno de los tres tipos de documentación posibles en los registros o no filtrar seleccionando Todos : Estado: Nos permite filtrar los registros por estado. Dependiendo del valor del selector Origen/Destino tendremos unas opciones u otras: Origen: Destino: ORVE / 49

50 Anexo I Configuración Java ORVE / 50

51 A continuación explicamos la configuración necesaria para autenticarse en el portal EELL y para la firma de registros en ORVE: 1. Instalación limpia de JAVA: Debe desinstalar TODAS las versiones de java (Panel de control > programas) después borre el directorio "%HOMEPATH%\AppData\LocalLow\Sun\Java" donde %HOMEPATH% es el directorio de usuario de la máquina. A continuación instale la última JRE de JAVA usando el siguiente enlace Tenga cuidado con Internet Explorer 64bits, hay JREs de Java específicas para este navegador. 2. Añadir ssweb a su lista de sitios de JAVA: a. Acceder a la configuración de Java: Panel de Control (Vista de Iconos) -> b. Java Acceder a la pestaña Seguridad c. Pulsar "Editar Lista de Sitios" d. Pulsar sobre Añadir y escribir la URL: e. Pulsar Ok y pulsar Ok para Aplicar la nueva configuración. 3. Añadir el certificado a la lista de certificados de confianza de JAVA: a. Acceder a la configuración de Java: Panel de Control (Vista de Iconos) -> Java b. Acceder a la pestaña de serguridad c. Pulsar en Gestionar Certificados d. Pulsar en importar y añadir el certificado empleado para acceder a ORVE 4. Ajustar comprobaciones de revocación certificados a. Acceder a la configuración de Java: Panel de Control (Vista de Iconos) -> Java b. Acceder a la pestaña de Avanzado c. En el listado de opciones ir a Realizar comprobaciones de revocación de certificado TLS en y marcar Certificado de servidor solo 5. Ajustar comprobaciones de revocación certificados a. Acceder a la configuración de Java: Panel de Control (Vista de Iconos) -> Java b. Acceder a la pestaña de Avanzado c. En el listado de opciones Ir a Realizar comprobaciones de revocación de certificado TLS en y marcar Certificado de servidor solo Recomendamos usar Cl@ve para la identificación. Para usuarios de Windows XP, deberán para acceder. Esta configuración está probada en los navegadores Firefox e Internet Explorer 8+, con versiones de Java posteriores a la Actualmente Chrome no soporta applets de Java por lo tanto no podrán usar este navegador. ORVE / 51

52 Anexo II Sección de Estados ORVE / 52

53 En la sección superior de cada mensaje se muestra la información de las oficinas y los cambios de estado, por las que el registro ha pasado. Por defecto se muestra un resumen donde se muestran los principales pasos, por lo que es posible que si el registro ha sufrido muchos cambios no se muestren todos. Pulsando el botón situado en la esquina superior derecha de esta sección se muestra una información más detallada de los pasos seguidos por el registro. ORVE / 53

54 Anexo III Buscador y Bandeja de Búsqueda ORVE / 54

55 Sobre las bandejas de registros se muestra un buscador, con un autocompletar que facilitará la búsqueda de registros. Se podrá seleccionar el parámetro por el que se realiza la búsqueda, y seleccionar en el listado la búsqueda que deseamos realizar. En el autocompletar se hará diferencia en los registros dependiendo de la bandeja en la que se encuentren. Al seleccionar, en este caso, una entidad origen que se encuentre en otras bandejas, se mostrará en la bandeja Resultados búsqueda los resultados que origina la consulta que estamos realizando. ORVE / 55

56 Anexo IV Etiquetas sobre Registros ORVE / 56

57 Sobre los registros visibles en cada una de las bandejas disponibles en la aplicación se permite la operación de etiquetado usando un conjunto de etiquetas definido por los usuarios de cada oficina. El propósito de esta funcionalidad es permitir a cada oficina establecer un etiquetado propio que permita mejorar la administración de los registros, de esta forma cada oficina podrá crear sus propias etiquetas del modo que más se ajuste a su mecánica de trabajo. Las etiquetas son únicamente de uso local para cada oficina, es decir, cada oficina usando ORVE es responsable de la creación y administración de las etiquetas que usará sobre sus registros. Cada oficina visualizará y podrá manipular únicamente sus propias etiquetas. Las etiquetas son globales a nivel de oficina, es decir, cualquier etiqueta que se asigne a un registro en una oficina será visible para todos los usuarios de la oficina. Cada etiqueta está compuesta por un texto de descripción y un color que permitan su identificación. Cada oficina puede tener un número ilimitado de etiquetas. Dada una bandeja con varios registros etiquetados se permite realizar el filtrado de dichos registros en función de las etiquetas asignadas. Creación de etiquetas: Se pueden crear nuevas etiquetas en la página de administración de etiquetas de la aplicación. Para añadir una nueva etiqueta se debe hacer clic en el botón Nueva Etiqueta, se mostrará un diálogo que permitirá definir el texto de descripción de la nueva etiqueta y el color que se le quiere asignar. ORVE / 57

58 Para completar el proceso se debe hacer clic en el botón guardar, si se cierra el diálogo o se hace clic en el botón cancelar se perderán los cambios realizados. En la figura superior se observa el aspecto que presentará la página de administración de etiquetas tras la creación de varias etiquetas. ORVE / 58

59 Modificación de etiquetas: Se pueden modificar etiquetas previamente existentes en la página de administración de etiquetas de la aplicación. Para ello hay que hacer clic en el botón editar sobre una etiqueta, de este modo se mostrará el diálogo de edición, que permite modificar tanto el texto de descripción como el color asignado a la etiqueta. Si se hace clic en cancelar se cerrará el diálogo sin aplicar los cambios a la etiqueta editada. Para guardar los cambios realizados es necesario hacer clic en el botón guardar del diálogo. La modificación de las propiedades de una etiqueta en ningún caso afectará a los registros etiquetados con la misma. Borrado de etiquetas: Se pueden eliminar las etiquetas existentes desde la página de administración de etiquetas de la aplicación, Para ello hay que hacer clic en el botón EEEEEEEE sobre una etiqueta. Se mostrará un diálogo solictando confirmación para la operación de borrado. Téngase en cuenta que no se puede deshacer la operación de borrado de una etiqueta. El borrado de una etiqueta en ningún caso afectará a los registros etiquetados con la misma. Etiquetado de un registro: Para etiquetar un registro se debe seguir el siguiente procedimiento desde alguna de las bandejas de registros. En la tabla que muestra los registros disponibles en la bandeja activa se dispone de una columna para la visualización y edición de las etiquetas de un registro. En dicha columna se dispone de un botón que permite editar las etiquetas asociadas a un registro. Hacer clic en el botón de la columna de etiquetas para comenzar el etiquetado de un registro. Se mostrará un diálogo que permitirá seleccionar las etiquetas disponibles para la oficina con la que se está trabajando (en caso de que la oficina todavía no disponga de etiquetas se mostrará un diálogo con un mensaje informativo y un enlace al área de administración de etiquetas de la oficina). ORVE / 59

60 Sobre el diálogo se deberán seleccionar las etiquetas que se desean asociar al registro. Para completar la acción se debe hacer clic sobre el botón guardar, en caso de cerrarse el diálogo o hacerse clic sobre la acción cancelar se perderán los cambios realizados sobre las etiquetas del registro. Modificación del etiquetado de un registro: Hacer clic en el botón de la columna de etiquetas de un registro previamente etiquetado para comenzar la modificación del etiquetado de un registro. Se mostrará el mismo diálogo que en el proceso de etiquetado de un registro, permitiendo modificar el estado de las etiquetas ya existentes y/o la adición de nuevas etiquetas al registro. Para completar la acción se debe hacer clic sobre el botón guardar, en caso de cerrarse el diálogo o hacerse clic sobre la acción cancelar se perderán los cambios realizados sobre las etiquetas del registro. ORVE / 60

61 Filtrado de una bandeja por etiquetas: Dada una bandeja que contenga registros se permite realizar el filtrado de la misma en función de las etiquetas asignadas a los registros contenidos en la misma. Para llevar a cabo el filtrado se deberá seleccionar la opción Etquetas en el desplegable del buscador de la bandeja. Al seleccionarse dicha opción se mostrará un selector para elegir la etiqueta por la que se quiere crear el filtro. Al seleccionarse una etiqueta se aplicará el filtro y se mostrarán únicamente los registros que tengan asignada dicha etiqueta. ORVE / 61

62 Anexo V Selección de Oficina por Defecto ORVE / 62

63 En los casos en los que un usuario de ORVE sea administrador de más de una oficina se ofrece la posibilidad de que se marque una oficina como Oficina por defecto. Cuando el usuario entre en la aplicación siempre se le mostrará su Oficina por defecto como la oficina activa. El usuario podrá cambiar de oficina haciendo de la manera habitual durante su sesión en la aplicación, del mismo modo, el usuario podrá cambiar su Oficina por defecto en cualquier momento. Definir oficina por defecto Para definir su oficina por defecto, un usuario deberá acceder al panel de selección de oficinas en la esquina superior derecha de la aplicación y hacer clic sobre la opción Seleccionar oficina por defecto. ORVE / 63

64 A continuación aparecerá el panel de selección de oficinas con opción de filtrado. Para fijar una oficina como Oficina por defecto el usuario deberá hacer clic en el botón que muestra el icono de estrella en la fila de la oficina que se quiere marcar. Tras esta acción el icono estrella de la oficina seleccionada se marcará en rojo. A partir del siguiente acceso a la aplicación se cargará como oficina activa al inicio la oficina seleccionada. ORVE / 64

65 Oficina inactiva En ORVE podrá visualizar los registros pertenecientes a oficinas Inactivas (oficinas que no tengan ninguna unidad de tramitación asociada), que previamente hayan estado asignadas a su usuario. En caso de que la oficina esté inactiva esta aparecerá marcada en rojo. Las oficinas inactivas no permiten realizar ninguna acción sobre los registros (confirmación, rechazo, reenvío, rectificación, anulación), únicamente se permite visualizarlos. ORVE / 65

66 Anexo VI Firma de Documentos Adjuntos ORVE / 66

67 Métodos de firma Actualmente disponemos de dos métodos de firma en ORVE: Firma con sello de órgano: La firma de los anexos del registro se realiza con el sello electrónico para los servicios comunes de uso compartido prestados por la dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones (Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) en los servidores de ORVE. Éste método de firma debe habilitarse previamente por los administradores de ORVE para la oficina de registro, y el usuario de ORVE que va a realizar el envío del registro debe dar su consentimiento para delegar la firma del registro. Firma en cliente: La firma se realiza desde el equipo del usuario empleando su certificado de empleado público. Ésta firma se puede realizar de dos maneras: o Firma con applet La firma se realiza empleando un applet java instalado en el navegador del usurario. Éste método está obsoleto y desaconsejamos emplearlo salvo que no sea posible realizar la firma por otros medios (AUTOFIRMA). Actualmente los únicos navegadores compatibles son Internet Explorer y Mozilla Firefox y es previsible que, en futuras actualizaciones, dejen de soportarlo. Para saber más sobre la instalación y configuración del applet diríjase al Anexo I Configuración de JAVA de éste documento. o Firma con cliente AUTOFIRMA: La firma se realiza con el cliente AUTOFIRMA instalado en el equipo del usuario. Éste método es compatible con todos los navegadores y es el método recomendado para realizar la firma del registro desde el equipo del usuario. Para realizar la instalación del cliente AUTOFIRMA debe seguir los pasos descritos en el manual de instalación: gas/afv1-4-2-manual-instalacion-usuarios- ES.pdf?idIniciativa=138&idElemento=6682 En ambos métodos de firma (cliente o sello de órgano), el justificante que genera ORVE siempre se firma con sello de órgano. ORVE / 67

68 Firma con sello de órgano A continuación se detalla el proceso de firma con sello de órgano: 1. Marcamos la casilla de consentimiento para realizar la firma de los anexos con sello de órgano desde los servidores de ORVE. 2. Pulsamos en Enviar. 3. Se genera un fichero de firma binario por anexo con extensión.csig (firma CAdES). Puede verificar la validez de la firma pulsando en el botón de validar o bien accediendo al portal de Valide: ORVE / 68

69 Firma con AUTOFIRMA A continuación se detalla el proceso de firma con cliente de AUTOFIRMA. Se asume que el cliente está correctamente instalado en el equipo siguiendo las indicaciones del manual de instalación de AUTOFIRMA ( manual-instalacion-usuarios-es.pdf?idiniciativa=138&idelemento=6682) 1. Pulsamos en Enviar y seleccionamos AUTOFIRMA en el dialogo que aparece a continuación. 2. Seleccionamos el certificado para firmar. ORVE / 69

70 3. Se genera un fichero de firma xml por anexo con extensión.xsig (firma XAdES). Para el justificante se genera un fichero de firma.csig (firma CAdES) que se ha firmado con sello de órgano. Puede verificar la validez de la firma pulsando en el botón de validar o bien accediendo al portal de Valide: ORVE / 70

71 Validación de firma Una de las operaciones que se pueden realizar es la validación de la firma de un documento adjunto. Para ello se pulsa sobre el botón Validar. Se abrirá un diálogo con información de la validez de la firma, contrastando con el ORVE / 71

72 Firma CSV Podemos descargar el documento adjunto con la firma csv. Este módulo aporta la Generación de Códigos Seguros de Verificación, genera los informes de firma y consulta la autenticidad de los documentos firmados mediante el CSV. Pulsando sobre el botón CSV descargamos el documento. Así mismo se puede consultar su validez legal y descargar el original en la plataforma valida, pulsando sobre los enlaces del documento. ORVE / 72

73 Anexo VII Generación y cotejo de documentos CSV ORVE / 73

74 En ORVE se pueden generar Anexos con CSV incrustado para todos los registros intercambiados entre oficinas ORVE. A continuación un ejemplo del pie de página de un Anexo con CSV Incrustado: Y del lateral de la página girado: La generación de este Anexo con CSV incrustado se realiza pulsando el botón CSV disponible en la ficha del registro recibido: El cotejo del CSV de cada documento se puede realizar tanto en la sección de Validación de documentos electrónicos (CVE) de la Sede Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas: ORVE / 74

75 Como en la sección de Cotejo de documentos por CSV del Punto de Acceso General: Mediante estos dos formularios se podrán descargar los Documentos que aportó el ciudadano o la administración en la creación del registro en ORVE. ORVE / 75