GUÍA DE DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN Sistema de Evaluación al Desempeño (SED) Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

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1 GUÍA DE DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN Sistema de Evaluación al Desempeño (SED) Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

2 INDICE DE TEMAS SELECCIÓN DE UN PROYECTO... 2 REGISTRAR INFORMACIÓN... 3 REGISTRO DE DATOS GENERALES... 3 REGISTRO DE METAS... 5 DISTRIBUCIÓN TERRITORIAL DE LA META... 6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA META... 7 PONDERACIÓN DE ACTIVIDADES... 9 CALENDARIO DE CUMPLIMIENTO DE LA META... 9 CAPTURA DE BENEFICIARIOS PLURIANUALIDAD DEL PROYECTO EDITAR PROYECTO REGISTRADO ENVIAR UN PROYECTO A REVISIÓN REVISIÓN DEL PROYECTO (RETROALIMENTACIÓN) OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIÓN PREGUNTAS FRECUENTES Qué es un Proyecto Q? Cuántos tipos de proyecto existen y cuáles son? Qué es el Objetivo general del proyecto? Qué es un Objetivo particular? Qué es el Costo total del proyecto? Qué significa UR? Qué significa URD? Qué son los beneficiarios directos? Qué es la territorialidad? Qué son los hitos? Qué es la plurianualidad? PERSONAL DE SOPORTE... 20

3 La presente guía tiene como propósito orientar al usuario en el manejo y administración del Sistema de Evaluación al Desempeño (SED) en relación con los Proyectos de Inversión. Incluye la descripción de las funciones básicas para las etapas de planeación y programación del modelo de Planeación Basada en Resultados (PBR). SELECCIÓN DE UN PROYECTO Para que una iniciativa pueda ser considerada en el análisis e integración de la propuesta anual de cartera de inversión estatal debe ser documentada, revisada y calificada en el Banco Integrado de Proyectos (BIP). Una vez que la iniciativa ha sido ratificada por la dependencia y transferida del BIP a la sección de programación, se deberá documentar la información que se detalla en las diferentes secciones de esta guía. El primer paso para la documentación es seleccionar el proyecto. 1. Después de haber ingresado al SED en el ejercicio 2017, vaya al menú Etapas PBR y seleccione la opción Programación. Se desplegará un submenú, en el cual se debe elegir la opción PBR» y en el siguiente submenú se selecciona la opción Q- Proyectos». 2. Una vez que aparezca la lista de proyectos que ha sido transferidos del BIP, presione el botón para inicar la documentación de las secciones que integran la etapa de Programación.

4 REGISTRAR INFORMACIÓN 1. Al ingresar se mostrarán en varias pestañas las secciones que integran el proyecto. La primera corresponde a Datos generales. En cada sección deberá capturar la información solicitada en la pantalla. Los datos obligatorios se identifican con un asterisco (*) y una leyenda con letras en color rojo. Se requiere revisar y complementar los datos transferidos del BIP así como actualizar la información de aquellas iniciativas relacionadas con proyectos de continuidad. REGISTRO DE DATOS GENERALES 1. Los campos que integran la sección de Datos Generales son los siguientes: a) Clave Q.- Esta clave será asignada por el sistema de forma automática y servirá para identificar al proyecto de forma única, no es necesario capturarla. b) Clave K.- Esta clave se muestra cuando un proyecto es de continuidad, es decir, que ha sido registrado en el ejercicio 2013 o anteriores. c) Componente. Componente de la Matriz de Indicadores y Resultados (MIR) al cual está alineado el proyecto. Elemento transferido del BIP. d) Nombre del proyecto plurianual.- Corresponde al nombre del proyecto con el que se registró originalmente antes del ejercicio actual. e) Nombre del proyecto del ejercicio actual.- Nombre del proyecto con que se identifica actualmente. f) Ramo.- Corresponde al ramo al que pertenece el proyecto. Elemento transferido del BIP. g) Unidad Responsable.- Unidad Responsable del proyecto. Elemento transferido del BIP. h) Subfunción.- Se deberá seleccionar la subfunción relacionada con el proyecto. i) Finalidad.- Se determina por el sistema con base en la subfunción seleccionada, no es necesario capturarla. j) Función.- Se determina por el sistema con base en la subfunción seleccionada, no es necesario capturarla k) Tipo de proyecto.- Corresponde a la clasificación del proyecto mencionado en el Manual de Proyectos Qs 2017.

5 l) Costo total del proyecto.- El costo total del proyecto considera el monto requerido para el desarrollo de las diferentes etapas del proyecto, desde su conceptualización hasta su puesta en marcha. m) Monto solicitado El monto solicitado para el ejercicio 2017 corresponde al monto ratificado en el BIP.El dato no puede ser editado en el módulo de programación. n) Diagnóstico.- El diagnóstico del proyecto corresponde a los elementos registrados en la sección de Problemática del BIP. En la sección de Listado de archivos podrá anexar documentos adicionales si lo considera necesario. o) Objetivo general.- Este campo corresponde al propósito último que se desea alcanzar con el proyecto. p) Objetivos particulares.- A través de su cumplimiento permiten alcanzar el objetivo general. Si el proyecto así lo requiere, adicionalmente a los objetivos mostrados, presionando el botón se pueden agregar tantos objetivos particulares como sean necesarios. q) Descripción del proyecto.- En este campo se identifica en qué consiste el proyecto. La información transferida del BIP se puede editar. Si se considera necesario, en la sección de Listado de archivos podrá anexar documentos adicionales que permitan detallar los elementos que conforman el proyecto. r) Descripción del avance actual.- Registre el avance actual del proyecto de manera resumida. En la sección de Listado de archivos podrá anexar documentos que le permitan presentar información adicional sobre los avances que presenta el proyecto. s) Listado de archivos.- Adjunte los archivos que sean necesarios para describir el proyecto. Solamente se permite anexar archivos con cualquiera de las siguientes extensiones: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, pdf, rar y zip. t) Empleos generados. En este campo se debe indicar el número de empleos directos de carácter permanente, derivada de los efectos del proyecto en la población beneficiaria que se van a generar. No se consideran para tal efecto aquellos empleos asociados a la ejecución de las obras o a la operación de los programas. u) Área de influencia. Este indicador mide el grado de contribución al desarrollo regional, establecido en términos del número municipios en donde las obras o acciones derivadas de la realización del proyecto de inversión tienen influencia. v) Combate a la pobreza. Indica si el proyecto atiende algunas de las carencias sociales consideradas por CONEVAL en su medición multidimensional de la pobreza extrema. w) Líder y enlace del proyecto. Contienen los datos del funcionario público responsable del proceso y del enlace operativo respectivamente. Si la nómina de de los funcionarios seleccionados como líder y responsable es procesada por la Secretaría de Finanzas, entonces deberán llenarse los campos de Líder de proceso y Enlace operativo; por el contrario deberá llenarse los campos correspondientes a externos. * Guarde los datos capturados antes de continuar con otra sección.

6 REGISTRO DE METAS 1. La sección de Metas es la segunda a documentar en un proyecto de inversión. 2. De la sección de Alcances del BIP se transferirán los siguientes elementos: componente, unidad de medida, así como la cantidad de la meta y monto ratificados. 3. En la sección de Metas del proyecto deberá registrar la siguiente información: a. Objetivo particular.- Objetivo particular del cual se deriva la meta. b. Descripción de la meta.- Descripción breve de la meta. Se mostrará el componente que se registró en el BIP. La información puede editarse. c. Unidad de medida.- La unidad de medida de la meta registrada en el BIP. El campo puede editarse. d. Cantidad estatal.- La cantidad estatal mostrada corresponde a las cantidades especificadas en la distribución territorial de la meta. El primer dato que se muestra al ingresar a la sección es la cantidad ratificada en el BIP. e. Ponderación. Permite identificar el grado de importancia de la meta para el proyecto. Es un campo que se puede editar. f. Monto estatal.- El monto estatal se calcula sumando los montos declarados en la distribución territorial de la meta. El primer dato que se muestra al ingresar a la sección es el monto ratificado en el BIP. g. Monto de actividades.- El monto de actividades se calcula sumando los montos especificados en las actividades señaladas en el cronograma. No es necesario capturarlo (Ver sección de Cronograma de actividades de la meta). h. Monto de partidas. El monto de partidas se calcula sumando los montos de cada una de las partidas asociadas a las actividades, y que fueron enlazadas mediante una plantilla en excel. i. Fecha de fin.- La fecha de fin se determina por la actividad más lejana registrada en el cronograma de actividades de la meta. (Ver sección de Cronograma de actividades de la meta).

7 Una vez que se registra la ponderación de la meta así como los ajustes a la descripción y unidad de medida, se deben guardar los cambios. Posteriormente se debe actualizar la territorialidad. DISTRIBUCIÓN TERRITORIAL DE LA META 1. Presione el botón para mostrar la pantalla de distribución territorial de la meta. 2. Como una referencia se mostrarán los siguientes elementos: Objetivo particular, descripción de la meta, costo total del proyecto y el monto solicitado De los elementos que fueron ratificados en el BIP, se mostrará la cantidad de la meta y el monto 2017 indicando el origen del recurso. 4. Se deberá actualizar la información de la distribución territorial de la meta, seleccionado aquellos municipios a los que les será asignado un monto y una cantidad. 5. También, de ser el caso se deberán actualizarán los datos de concurrencia, indicando el origen del recurso, el monto asignado al municipio y la cantidad de unidades que contribuyen al logro de la meta en el municipio seleccionado. 6. Se puede guardar la información presionado el botón Registrar información.

8 7. El sistema calculará el monto total para cada tipo de concurrencia. a. En caso de que el Monto Total Estatal sea mayor al Costo Total del Proyecto se mostrará el siguiente mensaje de advertencia: 8. Para finalizar la distribución territorial y que se habilite el registro del cronograma presione el botón Terminar distribución. * Guarde los datos capturados antes de continuar con otra sección. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA META 1. Una vez que concluya la distribución territorial la siguiente sección que debe documentar es el cronograma. 2. Presione el botón para mostrar la pantalla de captura de información de las actividades e inicie el registro del cronograma. a. Seleccione el tipo de actividad. Actividad.- Evento que al realizarse, apoyará al cumplimiento de la meta con una duración y montos específicos. Para las metas obra, la única actividad que requiere documentar, deberá de ser la relativa a la ejecución de la obra u obras. Hito.- Eventos clave o actividades más importantes de un proyecto, se les dará un seguimiento especial para identificar el avance de cumplimiento de la meta, su duración y costo son cero. Para las metas de obra, deberá documentarse como mínimo la siguiente estructura de hitos: 1. Inicio de licitación/adjudicación 2. Fallo de licitación/adjudicación 3. Contratación 4. Inicio de ejecución conforme a contrato 5. Término de ejecución conforme a contrato

9 b. Seleccione la fase en la que se llevará a cabo la actividad o hito: Iniciación.- Fase inicial del proyecto. Planeación.- Fase donde se realizan estimaciones de tiempo, costo y alcance del proyecto. Ejecución.- Fase donde se desarrollan las actividades de acuerdo a lo planeado. Cierre.- Fase donde se entregan los productos o servicios derivados del proyecto. c. Capture el nombre de la actividad. d. Capture la Entidad (Ente) responsable de la actividad. e. Capture la persona responsable de llevar a cabo la actividad. f. Indique la fecha de inicio y término de la actividad. g. Indique la actividad predecesora (previa) a la actividad. Puede dejar este campo en blanco si no hay una actividad predecesora. Para especificar más de una actividad predecesora, separe los números con comas (Ejemplo, 4, 5, 6). h. Indique el monto que se requiere para el desarrollo de la actividad, incluyendo decimales. i. Al presionar el botón de registrar cronograma se cierra la ventana de captura de actividades y se presenta el Diagrama de Gantt que muestra la secuencia lógica de las actividades j. Una vez registrado el cronograma se agregan los botones de ponderación de actividades y calendario de cumplimiento de la meta.

10 PONDERACIÓN DE ACTIVIDADES 1. Presione el botón para mostrar la pantalla de captura de información. 2. Para cada meta se mostrarán las actividades registradas en el cronograma. A cada actividad se le deberá asignar una ponderación en función de la importancia que tenga para el cumplimiento de la meta. La suma debe ser cien por ciento. 3. Para cada actividad se definirá una ponderación del cumplimiento mensual de la misma. Los porcentajes se distribuirán de enero a diciembre, la información se guarda presionando el botón Registrar. CALENDARIO DE CUMPLIMIENTO DE LA META 1. Al terminar la ponderación de actividades se deberá registrar el calendario de cumplimiento de la meta. 2. Es importante considerar que la programación mensual del cumplimiento de la meta es uno de los elementos que se tienen considerados para el proceso de seguimiento de los avances de un proyecto de inversión. Por lo que se sugiere que el calendario de cumplimiento se documente basándose en elementos como antecedentes de ejecución y cumplimiento de metas, calendarios de obra de los proyectos ejecutivos, términos de referencia entre otros. 3. Presione el botón para mostrar la pantalla de captura.

11 a. Se presentará como referencia: la descripción de la meta, el origen del recurso y la cantidad total de la meta. b. La información que se registra en esta sección es la programación del cumplimiento de la meta entre los meses de enero a diciembre. La suma del calendario se realiza en forma automática. CAPTURA DE BENEFICIARIOS 1. Seleccione la pestaña de Beneficiarios. 2. En la descripción del beneficio generado por el proyecto se transferirá el campo de Resultados esperados de la sección Alcances del BIP. El texto puede editarse. 3. La cantidad de beneficiarios directos y sus características se transferirán también de la sección de Alcances del BIP. 4. Se requiere actualizar de ser el caso, los datos de los beneficiarios directos y capturar la información de la población objetivo, la población universo y los beneficiarios indirectos. Para cada uno deberá registrar el nombre, la cantidad y las características que permiten identificar a cada tipo de beneficiario. Los datos obligatorios se identifican con un asterisco (*) y una leyenda con letras en color rojo. Los tipos de beneficiarios son: Directos. Es la población atendida, parte de la población objetivo que será beneficiada por el proyecto de inversión en un periodo específico. Población objetivo. Parte de la población universo que cumple con las características necesarias, para ser apoyada por el proyecto de inversión. Población Universo. Grupo de personas con una necesidad común. Beneficiarios indirectos. Se benefician del proyecto sin participar de él. * Guarde los datos capturados antes de continuar con otra sección.

12 PLURIANUALIDAD DEL PROYECTO 1. La sección de Plurianualidad tiene una serie de adecuaciones respecto del ejercicio Para ingresar seleccione la pestaña de Plurianualidad y se desplegará la siguiente pantalla. 2. Para visualizar los elementos de referencia, presione el botón. A la primera pantalla se mostrarán los siguientes elementos: la clave Q, el nombre del proyecto y la situación que guarda respecto de la continuidad. Debajo de estos datos informativos del proyecto, se muestra información financiera. El monto invertido, el cual corresponde a la sumatoria de recursos estatales y concurrentes de ejercicios anteriores, incluyendo el 2014, 2015 y 2016; así como el monto plurianual que contempla el recurso registrado para ejercicios subsecuentes incluyendo la propuesta Es importante considerar que los montos que se muestran en la plurianualidad por concurrencia, corresponden a los registrados en la sección de Alcances del BIP. 4. Si desea ocultar la información desplegada, presione el botón 5. En la parte inferior se muestran las metas dadas de alta para el ejercicio 2017.

13 6. El primer paso es presionar el botón para iniciar la documentación de esta sección. Se desplegará la siguiente pantalla 7. Inicialmente se incluirán los montos declarados en el BIP como inversiones plurianuales para la meta. 8. Con el botón se pueden agregar todas las filas que sean necesarias para agregar tantos años como municipios sean necesarios. 9. Se deberá editar el año del ejercicio, el municipio, el origen del recurso, el monto y la cantidad de la meta. 10. Si se considera que al momento del registro del proyecto no se dispone información que permita documentar la distribución territorial plurianual, se puede indicar la opción Por distribuir. 11. Si adicionalmente a las metas 2017 se tienen consideradas otras metas que inician a partir del 2017 se pueden dar de alta presionando el botón 12. Se deberá registrar la descripción y la unidad de medida. Para guardar se presiona el botón y posteriormente el botón territorial de la meta creada. para documentar los montos anuales y la distribución

14 * Guarde los datos capturados antes de continuar con la revisión del proyecto

15 EDITAR PROYECTO REGISTRADO 1. En tanto no se envíe a revisión el proyecto, se pueden seguir editando las secciones del mismo. 2. Seleccione un proyecto del Listado de proyectos 3. Presione el botón para ingresar a la pantalla de captura. 4. Edite los campos de la sección que requiera, seleccionando en la pantalla de captura la pestaña correspondiente. ENVIAR UN PROYECTO A REVISIÓN 1. Para enviar un proyecto a revisión es necesario haber capturado los datos obligatorios de cada una de las secciones. 2. Una vez que finalice la captura de los datos, presione el botón de Enviar a Validación. Al presionarlo, se enviará a revisión el proyecto. Considere que una vez enviado no podrá editar la información registrada.

16 3. Al enviar a revisión el proyecto, en la pantalla de captura se agregará una nueva pestaña con el nombre de Revisión - Q Proyecto. Esto permite identificar que el proyecto ha sido enviado de manera exitosa. 4. El estatus del proyecto se modifica en la sección Listado de proyectos, ya que el segundo semáforo cambia a color naranja. REVISIÓN DEL PROYECTO (RETROALIMENTACIÓN) La revisión de proyecto consiste en la valoración de los datos capturados y la retroalimentación al usuario sobre adecuaciones a la información capturada. 1. Seleccione un proyecto. 2. La revisión del proyecto se realiza por medio de la pestaña Revisión Q Proyecto que se muestra en la pantalla de captura. 3. La pantalla de revisión está dividida en las cinco secciones en las cuales se documentó la información del proyecto: Datos Generales, Metas, Beneficiarios y Plurianualidad.

17 4. A su vez, cada sección se divide en dos: a) la correspondiente al Revisor, que es utilizada por el usuario que valora la información capturada y es quien registrará las observaciones o validará la documentación y b) La sección del Capturista que es utilizada por el usuario de la Dependencia o Entidad para dar respuesta a las solicitudes de ajustes de información realizadas por el Revisor. OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIÓN 1. Si el Revisor ha registrado observaciones a una sección del proyecto, el estatus de ésta se modificará en el Listado de Proyectos. El tercer semáforo cambiará a rojo. 2. Por otra parte, si la información de una sección ha sido revisada y no se tienen observaciones el tercer semáforo cambiará a verde. 3. Las secciones en la cuales se realizaron observaciones puede editarse. 4. El Capturista podrá visualizar las observaciones realizadas por el Revisor. Una vez que sean valoradas y atendidas, capturará el comentario correspondiente presionando el botón para enviar el comentario al Revisor.

18 5. El Revisor valorara los ajustes en la documentación así como el comentario realizado por el Capturista y de no tener más observaciones validará la información. 6. Una vez que las secciones han sido validadas el tercer semáforo cambiará a verde en el Listado de Proyectos. La información registrada ya no podrá ser editada.

19 PREGUNTAS FRECUENTES Qué es un Proyecto Q? Los Proyectos de Inversión son identificados por medio de un código programático que inicia con la letra Q. Estos proyectos agrupan todos los elementos necesarios para ejecutar aquellas acciones sociales, obras e investigaciones que tienen una duración temporal, y que forman parte de los bienes y servicios (componente de la MIR) que son entregados a la población objetivo que por atribución el organismo está facultado a atender. Cuál es la diferencia entra una iniciativa y un proyecto? Una iniciativa es una propuesta que pretende corregir una problemática. Para que esta idea se materialice debe contar con un grado de preparación tal, que permita transformarla en un proyecto que entrega bienes y servicios a la sociedad. Cuántos tipos de proyecto existen y cuáles son? Obra. Edificaciones, vialidades, entre otros. Considera infraestructura nueva, ampliación (modernización) o rehabilitación de la ya existente. Se incluyen los estudios de preparación. Subprograma. Conjunto de acciones, obras o estudios, interrelacionados entre sí de manera coordinada, con características similares, que por sí solas no justifican un proyecto de inversión. Investigación.- Comprende el desarrollo de análisis o investigaciones sobre algún tema específico. Qué es el Objetivo general del proyecto? Corresponde al propósito último del proyecto. Es decir lo que se logrará con las acciones que se realizan a lo largo del tiempo de ejecución del mismo. Qué es un Objetivo particular? Es el alcance que tendrá el proyecto en el corto plazo. Es decir, son objetivos que al ser cumplidos permiten la consecución del objetivo general del proyecto. Qué es el Costo total del proyecto? Corresponde al recurso necesario para toda la vida del proyecto. Comprende los recursos requeridos para todas las etapas de ejecución de un proyecto, desde la preinversión hasta su cierre. Considera no sólo la parte de recurso estatal, incluye también la concurrencia federal, municipal, privada o de otro tipo. Qué significa UR? UR significa Unidad Responsable; funciona para identificar al centro gestor, ejecutor o área orgánica que dentro de la estructura de una Dependencia, se le encomienda la ejecución de un programa, proceso o proyecto. (Instituto para el Desarrollo Técnico de las Haciendas Públicas, Indetec) Qué significa URD? URD significa Unidad Responsable Descentralizada; funciona para identificar al centro gestor, ejecutor o área orgánica que dentro de la estructura de un Organismo del Sector Paraestatal y algunos Organismos Autónomos, se le encomienda la ejecución de un programa, proceso o proyecto. (Indetec)

20 Qué son los beneficiarios directos? Corresponde a la población atendida con el proyecto de inversión. Es la parte de la población objetivo que será beneficiada por el proyecto de inversión en un período específico y con cierta disponibilidad de recursos. Qué es la territorialidad? Corresponde a la identificación de los municipios del estado donde se otorgan los entregables de los proyectos. Qué son los hitos? Son eventos clave en el desarrollo un proyecto a los que se les debe dar un seguimiento especial. Pueden ser entregables o actividades importantes cuyo cumplimiento marca un punto de referencia en el tiempo, al definir el inicio o el término de una etapa del proyecto. Qué es la plurianualidad? Comprende una visión integral del largo plazo de varios de los elementos que integran el proyecto. Contiene información de los alcances de las metas, la territorialidad y la inversión que el proyecto requiere, considerando la identificación de los participantes que aportarán los recursos.

21 PERSONAL DE SOPORTE Cualquier duda o comentario sobre el registro de la información en el SED pueden comunicarse con: Encargada de la Dirección de Estrategia de Inversión Pública L.E. Rosa Elena Álvarez Navarro CALIDAD DE VIDA SDSH, CEAG, COVEG, IEMG, INJUG, IMUG LEM. Humberto Salvador Ayala Ortega Teléfono: (473) sayalao@guanajuato.gob.mx Ext SOP, ISAPEG, DIF, INGUDIS, IEE, PAOT-GTO L.E. Josué García Marín jgarciama@guanajuato.gob.mx Ext ECONOMÍA PARA LAS PERSONAS IECA, SDES, SECTUR, SDAyR, COFOCE, CONCYTEG, GPI L.A.F. Janice Marlene Angélica Bermudez Mosiño mbermudezmo@guanajuato.gob.mx Ext GUANAJUATO EDUCADO SEG, CECYTEG, CODE, CONALEP, EPRR, FCG, EDUCAFIN, INAEBA, INIFEG, IEC, ITESA, ITESG, ITESI, ITESP, ITESS, ITSUR, MIQ, SABES, UG, UPG, UPJR, UPP, UPB, UTLB, UTL, UTS, UTSMA, UTSOE, UVEG Ing. Gilberto Martínez León gmartinezl@guanajuato.gob.mx Ext GUANAJUATO SEGURO SG, SSP, PGJ, CECCEG, XTLI, UTEG, No sectorizadas (IPLANEG, SFIA, STyRC) y Autónomos (PJ, PL, PDH, TEEG, IEEG) L.E. Gladys Judith Garcia Ruiz gjgarciar@guanajuato.gob.mx Ext. 4082